PEMBELIAN BERBASIS KOMPUTER DAN APLIKASI PENGELUARAN KAS

OTOMATISASI PROSEDUR PEMBELIAN DENGAN MENGGUNAKAN TEKNOLOGI PEMROSESAN BATCHBanyak dari berbagai manual di system batch dalam Figur 5-14 sama dengan yang berada dalam Figur 5-2. Perbedaan utamanya adalah bahwa berbagai kegiatan rutin akuntansi diotomatiskan. Bagian berikut ini menjelaskan berbagai urutan peristiwa yang terjadi dalam system ini.

BAGIAN PEMROSESAN DATA: TAHAP 1Proses pembelian dimulai dalam bagian pemrosesan data, dengan dijalankannya fungsi pengendalian persediaan. Siklus pendapatan (dalam perusahaan ritel) atau siklus konversi (dalam perusahaan manufaktur) sesungguhnya yang memulai aktivitas ini. Ketika persediaan berkurang karena penjualan ke pelanggan atau penggunaan dalam produksi, system akan menentukan apakah barang yang di dalam file buku besar pembantu persediaan (inventory subsidiary file) telah jatuh ke dalam titik pemesanan ulangnya. Jika demikian, maka akan dibuat catatan file permintaan terbuka. Tiap catatan dalam file permintaan terbuka menentukan barang persediaan yang berbeda yang akan diisi kembali. Catatan tersebut berisi nomor barang persediaan, deskripsi barangnya, jumlah yang akan dipesan, standar harga per untinya, dan nomor pemasok para pemasok utama. Informasi yang dibutuhkan untuk membuat catatan permintaan tersebut dipilih dari catatan buku pembantu persediaan. Catatan buku pembantu persediaan kemudiaan akan ditandai Sedang Dipesan untuk mencegah barang tersebut dipesan kembali sebelum barang dating. Figur 5-15 menunjukkan catatan yang menstruktur berbagai file yang digunakan dalam system ini.Pada akhir jam kerja, sistem akan menyortir berbagai file permintaan terbuka berdasarkan nomor pemasok dan mengonsolidasikan beberapa barang dari pemasok yang sama ke satu permintaan. Kemudian informasi surat-menyurat pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid (valid vendor file) untuk membuat dokumen permintaan pembeliaan. Salinan dari berbagai dokumen ini masuk ke prosedur manual dalam bagian pembelian dan utang usaha.

BAGIAN PEMBELIANSetelah menerima permintaan pembelian, bagian pembelian membuat pesanan pembelian yang terdiri atas lima bagian. Berbgai salinan itu dikirim ke pemasok, bagian utang usaha, bagian penerimaan, pemrosesan data, dan untuk file bagian pembelian sendiri.Sistem dalam Fitur 5-14 menggunakan prosedur manual untuk mengendalikan proses pemesanan. Program komputer yang mengidentifikasi kebutuhan persediaan dan membuat permintaan pembeliaan biasa, yang akan memungkinkan staf bagian pembelian menyerifikasi transaksi pembelian sebelum memasukkan pesanan. Beberapa perusahaan menggunakan teknik ini untuk mengurangi risko memasukkan pesanan yang tidak dibutuhkan ke pemasok karena adanya kesalahan komputer. Akan tetapi, cara semacam ini menciptakan penundaan dalam proses pemesanan. Jika pengendalian komputer yang memadai diterapkan untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan pembelian, maka prosedur pemesanan yang lebih efisien dapat diimplementasikan.Sebelum melanjutkan dengan contoh, perlu dibahas mengenai beberapa pendekatan alternative untuk otorisasi dan memesan persediaan. Figur 5-16 menggambarkan tiga metode yang berbeda. Dalam alternatif satu, sistem yang ada setelah prosedur ditunjukkan dalam Figur 5-14 satu langkah lebih jauh. Sistem ini membuat dokumen pesanan pembelian dan mengirimkannya ke bagian pembelian kemudian akan mengirimkannya ke bagian pembelian untuk di tinjau dan ditandatangani. Staf bagian pembelian kemudian akan mengirim pesanan pembelian yang telah disetujui ke para pemasok dan mendistribusikan berbagai salinannya ke para pemakai internal lainnya.

Sistem yang ditunjukkan dalam alternatif dua mempersingkat proses pemesanan melalui distribusi pesanan pembelian secara langsung ke para pemasok dan pengguna internal, hingga benar-benar melewati bagian pembelian. Sistem ini menghasilkan daftar transaksi barang yang dipesan untuk ditinjau oleh staf bagian pembelian.Alternatif tiga menyajikan teknologi rekayasa ulang yang disebut pertukaran data elektronik (electronic data interchange-EDI). Konsep ini diperkenalkan dalam Bab 4 untuk menggambarkan aplikasinya dalam siklus pendapatan. Metode ini tidak menghasilkan dokumen fisik (pesanan pembelian atau pesanan penjualan). Sebagai gantinya, sistem komputer dari perusahaan yang membeli dan menjual dikoneksikan melalui saluran telekomunikasi khusus. Pembeli dan penjual adalah pihak-pihak dalam perjanjian mitra dagang yang proses pemesanannya seluruh otomatis dan tidak ada intervensi manusia. Konsep EDI dan teknologinya dibahas dalam Bab 12.Dalam masing-masing alternatif dari ketiga alternatif yang ada, tahapan otorisasi dan pemesanan dalam proses tersebut dikonsolidasikan dan dilakukan oleh sistem komputer. Dokumen permintaan pembelian tidak ada gunanya dalam sistem semacam ini dan tidak dibuat. Akan tetapi, catatan permintaan mungkin masih ada dalam cakram atau pita magnetis sebagai jejak audit.

BAGIAN PEMROSESAN DATA: TAHAP 2Kembali ke Figur 5-14, pesanan pembelian digunakan untuk membuat catatan pesanan pembelian terbuka dan untuk mentransfer catatan yang terkait dalam file permintaan pembelian ke file permintaan pembelian tertutup.

BAGIAN PERMINTAANKetika barang tiba dari pemasok, staf adminitrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan. Salinannya akan dikirim ke bagian pembelian, utang usaha, dan pemrosesan data.

BAGIAN PEMROSESAN DATA: TAHAP 3Bagian pemrosesan data menjalankan pekerjaan secara batch (Tahap 3) yang akan memperbarui file buku besar pembantu persediaan berdasarkan laporan penerimaan dan menyingkirkan tanda Sedang Dipesan dari catatan persediaan. Sistem akan menghitung total batch penerimaan persediaan untuk prosedur memperbaharui buku besar dan kemudian menutup catatan yang terkait dalam file pesanan pembelian terbuka ke file pesanan pembelian tertutup.

BAGIAN UTANG USAHAKetika staf administrasi bagian utang usaha menerima faktur dari pemasok, dia akan merekonsiliasinya dengan berbagai dokumen pendukung yang sebelumnya dimasukkan ke dalam file tunda utang usaha. Staf administrasi kemudian akan membuat voucher, menyimpannya dalam file voucher terbuka, dan mengirimkan salinan voucher ke bagian pemrosesan data.

BAGIAN PEMROSESAN DATA: TAHAP 4Program batch akan menvalidasi berbagai catatan voucher dengan file pemasok valid, menambahkannya ke daftar voucher (atau ke file buku besar pembantu utang usaha), serta membuat total batch untuk dicatat kea kun pengendali utang usaha dalam buku besar.

PROSEDUR PENGELUARAN KAS

BAGIAN PEMROSESAN DATATiap hari, sistem akan memindai field Tanggal Jatuh Tempo dalam daftar voucher (lihat Figur 5-15) untuk mencari yang telah jatuh tempo. Cek yang telah jatuh tempo akan dicetak, dan tiap cek akan dicatat dalam daftar cek (jurnal pengeluaran kas). Nomor cek dicatat dalam daftar voucher untuk menutup voucher dan mentransfernya ke file utang usaha tertutup (closed accounts payable file). Cek-cek tersebut, bersama dengan daftar transaksi, akan dikirim ke bagian pengeluaran kas. Terakhir, total batch dari akun utang usaha dan pengeluaran kas akan dibuat untuk prosedur pembaruan buku besar.

Pada akhir jam kerja, total batch dari berbagai utang usaha yang terbuka (belum dibayar) dan tertutup (sudah dibayar), peningkatan persediaan, dan pengeluaran kas akan dicatat dalam akun pengendali utang usaha, pengendalian persediaan, dan akun kas di buku besar. Total dari utang usaha yang ditutup dengan pengeluaran kas harus sama.

BAGIAN PENGELUARAN KASStaf administrasi bagian pengeluaran kas merekonsiliasi berbagai cek dengan daftar transaksi dan menyerahkan bagian cek yang dapat dipindahtangankan ke pihak manajemen untuk ditandatangani. Cek-cek tersebut kemudian akan dikirimkan ke para pemasok. Satu salinan dari tiap cek dikirim ke bagian utang usaha, dan salinan lainnya disimpan dalam bagian pengeluaran kas bersama dengan daftar transaksi.

BAGIAN UTANG USAHASetelah menerima berbagai salinan cek, staf administrasi bagian utang usaha mencocokannya dengan voucher terbuka dan mentransfer berbagai cek ini ke file voucher tertutup. Proses siklus pengeluaran diakhiri di tahap ini.

MEREKAYASA ULANG SISTEM PEMBELIAN/PENGELUARAN KASSistem otomatis yang dijelaskan di atas hanya mereplikasi kebanyakan prosedur dalam sistem manualnya. Akan tetapi, pekerjaan bagian utang usaha untuk merekonsiliasi berbagai dokumen pendukung dengan faktur dari pemasok adalah pekerjaan yang membutuhkan banyak tenaga kerja dan mahal. Contoh berikut ini menunjukkan bagaimana rekayasa ulang atas proses ini dapat menghasilkan banyak penghematan.Ford Motor Company mempekerjakan lebih dari 500 staf administrasi di bagian utang dagangnya yang berlokasi di Amerika Utara. Analisis fungsi menunjukkan bahwa sebagian besar dari waktu staf administrasi dihabiskan untuk merekonsiliasi berbagai penyimpangan antara faktur dari pemasok, laporan penerimaan, dan pesanan pembelian. Tahap pertama untuk mengatasi masalah tersebut adalah mengubah lingkungan bisnisnya. Ford membuat kesepakatan mitra dagang dengan para pemasok yang berisi persetujuan mereka di depan atas berbagai syarat penjualan seperti harga, jumlah yang akan dikirim, diskon, dan waktu tunggu. Setelah berbagai sumber penyimpangan ini ditiadakan, Ford merekayasa ulang aliran kerj untuk memanfaatkan lingkungan yang baru. Bagan alir dalam Figur 5-17 menunjukkan berbagai fitur penting dari sistem direkayasa ulang tersebut.

PEMROSESAN DATABerbagai pekerjaan berikut ini dilakukan secara otomatis.

1. File persediaan akan diteliti untuk mencari barang yang jatuh dalam titik pemesanan ulang.2. Tiap barang yang akan diisi kembali dicatat ke dalam file permintaan pembelian.3. Permintaan akan dikonsolidasikan berdasarkan nomor pemasok.4. Informasi kontak pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid.5. Pesanan pembelian akan dibuat dan ditambahkan ke file pesanan pembelian terbuka.6. Daftar transaksi berbagai pesanan pembelian dikirimkan ke bagian pembelian untuk ditinjau.

BAGIAN PENERIMAAN Ketika barang tiba, staf administrasi bagian penerimaan membuka file pesanan pembelian terbuka secara real time dengan memasukkan nomor pesanan pembelian yang dilihat dari slip pengepakan. Layar di bagian penerimaan, seperti yang digambarkan di Figur 5-18, menerima staf administrasi untuk memasukkan jumlah yang diterima untuk tiap barang dalam pesanan pembelian.

PEMROSESAN DATABerbagai pekerjaan berikut ini dilakukan secara otomatis oleh sistem.1. Jumlah barang yang diterima akan dicocokkan dengan catatan pesanan pembelian terbuka, dan nilai Y akan dimasukkan dalam field yang terkait untuk menunjukkan penerimaan persediaan tersebut.2. Sebuah record akan ditambahkan ke file laporan penerimaan.3. Record buku besar pembantu persediaan diperbarui untuk mencerminkan penerimaan barang persediaan tersebut.4. Akun pengendali persediaan di buku besar akan diperbarui.5. Record dari file pesanan pembelian terbuka akan dipindahkan dan ditambahkan ke file utang usaha terbuka, dan tanggal jatuh tempo pembayaran akan dibuat.Tiap hari, field Tanggal Jatuh Tempo dalam record utang usaha akan diperiksa untuk melihat yang tiba saatnya dibayar. Berbagai prosedur berikut ini akan dilakukan untuk barang terpilih.1. Cek akan dicetak, ditandatangani, dan diteruskan ke ruang surat untuk dikirim ke para pemasok. EDI para pemasok menerima pembayaran secara elektronik. (Topik ini akan dibahas dalam bab 6)2. Pembayaran tersebut akan dicatat dalam file daftar cek.3. Barang yang dibayar akan ditransfer dari file utang usaha terbuka ke file utang usaha tertutup.4. Akun utang usaha dan akun kas di buku besar akan diperbarui.5. Record yang memerinci berbagai transaksi ini akan ditransmisikan melalui terminal ke bagian utang usaha dan pengeluaran kas untuk ditinjau oleh pihak manajemen dan disimpan.Karena informasi keuangan mengenai berbagai pembelian telah diketahui sebelumnya dari kesepakatan mitra dagang, faktur dari pemasok tidak memberikan informasi penting yang tidak dapat diambil dari laporan penerimaan. Dengan meniadakan sumber potensi penyimpangan ini, Ford dapat meniadakan pekerjaan merekonsiliasi berbagai faktur pemasok dengan berbagai dokumen pendukungnya untuk sebagian besar transaksi pembeliannya. Hasil dari usaha rekayasa ulang ini adalah Ford dapat mengurangi staf bagian utang usahanya dari 500 menjadi 125.

IMPLIKASI PENGENDALIANIsu pengendalian teknologi (yaitu yang terkait dengan penggunaan file berurutan versus file akses langsung) umum terjadi. Hal-hal yang ditunjukkan dalam bab sebelumnya berlaku juga untuk siklus pengeluaran. Oleh karenanya kita mempelajari hanya berbagai isu khusus dalam siklus ini dengan memfokuskan diri pada berbagai perbedaan antara sistem otomatis dengan yang direkayasa ulang.

SISTEM OTOMATISPerbaikan Pengendalian Persediaan. Keuntungan terbesar dari sistem otomatis (batch) jika dibandingkan dengan sistem manual adalah perbaikan kemampuan untuk mengelola kebutuhan persediaan. Kebutuhan persediaan dideteksi ketika muncul, dan diproses secara otomatis.sebahgai hasilnya, risiko mengakumulasi kelebihan persediaan atau kehabisan persediaan akan berkurang. Akan tetapi, selain keuntungan tersebut juga ada masalah dalam pengendalian. Peraturan otorisasi yang mengatur transaksi pembelian akan dikonsolidasikan dalam program komputer. Kesalahan program atau model persediaan yang tidak sempurna akan menyebabkan perusahaan tiba-tiba kelebihan persediaan atau benar-benar kekurangan persediaan. Oleh karenanya, sangatlah penting untuk memonitor keputusan yang diotomatisasi. Sistem yang dikendalikan dengan baik akan memberi pihak manajemen laporan ringkasan yang memadai mengenai pembelian persediaan, perputaran persediaan, pembuangan, dan barang persediaan yang jarang digunakan.Pengelolaan Kas yang Lebih Baik. Jenis sistem ini mendukung pengelolaan kas yang efektif dengan pemindaian file voucher per hari untuk melihat barang yang harus dibayar, hingga menghindarkan dari pembayaran dini dan terlewatnya tanggal jatuh tempo. Selain itu, dengan menulis cek secara otomatis, perusahaan mengurangi biaya tenaga kerja, menghemat waktu pemrosesan, dan meningkatkan akurasi.Sebagai pengendali atas pembayaran yang tidak sah, semua entri dalam file voucher divalidasi dengan membandingkan nomor pemasok di voucher dengan file pemasok yang valid. Jika nomor pemasok tidak berada dalam file tersebut, catatan tersebut akan dianggap tidak valid dan dialihkan ke file kesalahan agar ditinjau pihak manajemen.Dalam sistem ini, manajer di bagian pengeluaran kas akan menandatangani cek, sehingga memberikan pengendalikan atas pengeluaran kas. Akan tetapi, banyak sistem komputer dapat mengotomatiskan penandatanganan cek dengan perlengkapan cetak khusus, yang lebih efisien ketika jumlah cek banyak, tetapi akan meniadakan beberapa pengendalian. Untuk mengimbangi eksposur ini, perusahaan sering kali menetapkan batasan penting atau tidaknya penulisan cek. Cek yang nilainya dibawah batasan tersebut akan ditandatangani secara otomatis, dan yang nilainya di atas batasan akan ditandatangani oleh manajer yang berhak atau bendahara.Jeda Waktu. Terdapat jeda waktu Antara datangnya barang dibagian penerimaan dengan pencatatan penerimaan persediaan di file persediaan. Tergantung dari jenis system pemesanan penjualan yang digunakan, jeda waktu ini dapat memengaruhi penjualana secara negatif. Karena waktu tenggang inilah, staf administrasi bagian penjualan tidak akan mengetahui status persediaan yang terkirim dan dapat kehilangan penjualan.Kemacetan dalam Pembelian. Dalam system batch rekaan ini, bagian pembelian secara langsung akan terlihat dalam semua keputusan pembelian. Dalam banyak perusahaan, hal ini berarrti pekerjaan tambahan yang memperpanjang waktu tenggang dalam proses pemesanan. Banyak sekali pembelian rutin yang dapat di otomatiskan. Dengan membebaskan staf pembelian dari pekerjaan rutin seperti, membuat pesanan pembelian dan mengirimkannya ke para pemasok, maka perhatian dapat difokuskan pada masalah pemesanan seperti barang khusus, dan staf pembelian dapat diurangi.Dokumen Kertan yang Berlebih. Sistem batch dasar dibebani dengan dokumen kertas. Semua departemen operasional akan membuat dokumen, yang akan dikirimkan ke bagian pemrosesan data dan harus dikonversikan ke media magnetis. Banyak biaya yang berhubungan dengan dokumen kertas, karena kertas harus dibeli dan dokumen harus disimpan, diarsip, ditangani oleh bagian distribusi dengan transaksi yang sangat banyak akan mendapat keuntungan dari pengurangan atau peniadaan dokumen kertas dalam sistemnya.

SISTEM YANG DIREKAYASA ULANGSistem ini menangani banyak kelemahan operasional yang ditemukan dalam system batch biasa. Secara khusus, bagian penting dari system ini adalah (1) system ini menggunakan prosedur real time dan file akses langsung mempersingkat waktu tenggang dalam pencatatan, (2) sistem ini meniadakan berbagai prosedur manual rutin melalui otomatisasi, (3) system ini mewujudkan pengurangan dokumen kertas secara seignifikan dengan menggunakan komunikasi elektronik Antara berbagai depertemen dan dengan menyimpan bebrbagai record dalam media akses langsung. Akan tetapi, berbagai perbaikan operasional ini memeiliki implikasi pengendalian berikut ini.Pemisahan Tugas. System ini menghilangkan pemisahan mendasar Antara pemrosesan otorisasi dengan transaksi. Di sini, berbagai program computer akan mengotorisasi dan memoroses pesanan pembelian, serta mengotorisasi dan menerbitkan cek untuk para pemasok. Sebagai penyeimbang dari eksposur iini, system akan memberi pihak manajemen daftar transaksi terperinci dan laporan ringkasan. Berbagai dokumen ini menjelasan berbagai tindakan otomatis yang telah dilakukan oleh system hingga memungkinkan pihak manjemen mendeteksi kesalahan serta berbagai peristiwa khusus yang mengharuskan penyelidikan.Pengendalian Catatan Akuntansi dan Akses. System ini melihat catatan akuntansi secara eksklusif dalam disket magnetis. Untuk mempertahankan integritas berbagai record ini, perusahaan harus mengimplementasikan pengendalian yang membatasi akses ke disket tersebut. Akses tidak sah ke record magnetis menimbulkan konsekuensi yang sama dengan akses ke berbagai dokumen sumber, jurnal, dan buku besar dalam lingkungan manual. Perusahaan dapat menggunakan sejumlah teknik fisik dan peranti lunak untuk menyediakan pengendalian akses yang memadai. Akan tetapi, ingatlah selalu bahwa beberapa teknik itu mahal, dan pihak manajemen harus menjustifikasi berbagai biaya ini dengan perkiraan manfaatnya.