pembelajaran manajemen proyek

8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek

1/47

PROJECT MANAGEMENT

Elisa Kusrini

[email protected]

1


2/47

Materi Training

Introduction to Management Project Framework

Project Integration Management

Project Scope Management

Project Time Management

Project Cost Management

Project Quality Management

Project Human Resource Management

Project Communications Management

Project Risk Management

Project Procurement Management

2


3/47

Materi Training 1

A. Pengertian manajemen Proyek

B. Project cycle

C. Tahapan proyek dan PMBOKD. Software manajemen proyek

E. Faktor kesuksesan dan kegagalan manajemen

proyekF. Work breakdown structure

3


4/47

A. Pengertian manajemen proyek

ProyekSuatu proyek adalah suatu kegiatan/usaha sementara/temporer yang dikerjakan untuk menyelesaikan suatutujuan tertentu dengan batas waktu tertentu.

MANAJEMEN PROYEK (PMI)

Kegiatan merencanakan,mengorganisasi,

mengarahkan dan mengendalikan sumber daya yang

terdiri dari manusiadan materialdengan menggunakanteknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang

telah ditentukan, yaitu lingkup, MUTU, JADWAL, dan BIAYA

serta memenuhi keinginan para STAKEHOLDER

4


5/47

Tujuan Proyek

Manajemen proyek untuk mengelolasumberdaya agar dapat mencapai tujuan

proyek.Scope

Biaya

Mutu

Waktu

K3

Kepuasan

Pelanggan

Tujuan

Proyek

Sumberdaya:Manusia

Material

AlatFinansial

Dll


6/47

B. Baums Project Cycle (1978)

Identification

Preparation

AppraisalImplementation

Evaluation


7/47

IdentificationIdentifikasi proyek, karena:

Kebutuhan (need base)

Peluang memanfaatkan sumber daya yang

ada (resource base)

Permintaan pasar / peluang bisnis (market

base)Identification

Preparation:

Studi kelayakan


Evaluation

Seleksi beberapa

program / proyek

yang diusulkan


8/47

Identification

Pertanyaan dibawah ini perlu diperhatikan

dalam tahap identifikasi:

Mengapa proyek akan diwujudkan

/dilaksanakan?

Apa tujuan proyek?

Profit / Non Profit ?


9/47

Preparation (Persiapan )

Studi Kelayakan (feasibility studies):

mengkaji aspek-aspek kelayakan proyek

(hukum, sosbud, teknis, ekonomi, finansial,

lingkungan, dll)

Design

Identification

Preparation:

Studi kelayakan


Evaluation


10/47

Studi Kelayakan

Studi kelayakan adalah penelitian yang

menyangkut berbagai aspek seperti aspek

hukum, sosial, ekonomi, budaya, pasar, teknis,

teknologi, manajemen dan keuangan.

Digunakan untuk mengambil keputusan

apakah suatu proyek akan dikerjakan

ditundaatau tidak dikerjakan.


11/47

Aspekaspek studi kelayakan

Hukum: Perijinan, peraturan pemerintah

Sosial budaya: dampak sosial, adat

Ekonomi: meningkatkan / menurunan ekonomi masyarakat

Pasar: jumlah konsumen, daya beli Teknis: persyaratan teknis, keamanan, dapat dikerjakan

Keuangan: sumber dana, NPV, ERR, payback period, resiko

Lingkungan: Amdal

Kondisi saat ini & akan datang


12/47

Appraisal Penilaian apakah proyek akan

dijalankan / tidak Review dan planning secara

komprehensif semua aspekproyek (teknis, ekonomi,finansial, )

Identification

Preparation:

Studi kelayakan

Appraisal

Implementation

Evaluation

Dibuat dokumen informasi proyek terkini(updated), termasuk anggaran proyek.

Negosiasi & approval

Persiapan pelaksanaan


13/47

Implementation

Procurement / Project Delivery

Pelaksanaan /Konstruksi

Pengawasan Progress Reporting

Hasil Identification

Preparation


Evaluation


14/47

Evaluation

Apakah tujuanproyek tercapai

Apakah proyek sesuai

dengan yangdiharapkan.

Juga 3 pertanyaan dibawah ini untuk evaluasi:

What went well during the project?

What didnt go so well?

What would project leaders and team members do

differently during future projects?

Identification

Preparation:

Studi kelayakan


Evaluation


15/47

C. Phases of Project Management

(PMBOK)

Initiation Planning Execution

Monitoring&

Controlling

Closing


16/47

Initiation

Review tujuan proyek.

Koordinasi dengan stakeholders.

Mengetahui wewenang unsur-unsur

proyek. Siapa saja?

Ruang lingkup, kemungkinan perubahan

(Change Orders)

Identifikasi karakter kegiatan, bukan

membuat daftar kegiatan

Review anggaran, waktu pelaksanaan

Initiation Planning ExecutionMonitoring &

ControllingClosing


17/47

Planning

Buat daftar kegiatan yang akan dikerjakanbisa dibantu dengan Work Breakdown

Structure (WBS)

Kegiatan-kegiatan diurutkan secara logisnetwork diagram

Waktu masing-masing kegiatan sehingga

dapat dihitung kapan selesainya proyek


ControllingClosing


18/47

Execution

Disebut juga tahap implementasi Pada dasarnya pelaksanaan rencana yang dibuat

dalam tahap Planning

Penggunaanproject management software

akan sangat membantu (MS Project, Primavera)

Pelaksanaan dapat lebih cepat / sesuai / lebih

lambat dari rencana

Mengelola penggunaan sumber daya

Mengelola biaya, mutu, waktu, resiko,

perubahan

Progres pelaksanaan terkoordinasi dengan

semua unsur proyek


ControllingClosing


19/47

Monitoring

Mengamati pelaksanaan sesuai rencana.

Jika terjadi banyak perubahan mungkin perlu

kembali ke tahap Planning untuk membuat

rencana ulang dan reschedule.


ControllingClosing


20/47

Closing

Membuat laporan akhir daftar kegiatan,waktu, biaya, perubahan, dll.

Tanda tangan penerimaan proyek

(Penyerahan I / II).


ControllingClosing


21/47

21

Project Management Framework

(Kerangka Manajemen Proyek)


22/47

9 Knowledge Areas of Project

Management (PMBOK)

1. Project Integration Management

2. Project Scope Management

3. Project Time Management

4. Project Cost Management

5. Project Quality Management

6. Project Human Resource Management

7. Project Communications Management8. Project Risk Management

9. Project Procurement Management


23/47

1. Project Integration Management

Menguasai secara terintegrasi proses-prosesyang diperlukan dalam mencapai tujuan proyek.

Proses:1. Pembuatanproject charter

2. Penentuan scope (ruang lingkup) proyek

3. Project management plan development4. Project execution

5. Monitoring and control of project work


24/47

PENGELOLAAN INTEGRASI (PROJECT

INTEGRATION MANAGEMENT)

PenyusunanRencana (Plan

Development)

PelaksanaanRencana (Plan

Execution)

Pengendalian

Perubahan (Integrated

Change Control)

OutputPerencanaan Proyek

Keterangan Pendukung

OutputWork Result

Change requests

Output

Tindakan Koreksi

Revisi Perencanaan

Teknik & Metode bersangkutan

24


25/47

2. Project Scope Management

Menentukan dan mengendalikan apa yang termasukdan tidak termasuk dalam proyek

Proses termasuk:1. scope planning

2. scope definition

3. creation of a Work Breakdown Schedule

4. scope verification

5. scope control


26/47

PENGELOLAAN LINGKUP (SCOPE

MANAGEMENT)

Inisialisasi ProyekKomitmen perush terhdp

pengadaan proyek

Perencanaan danDefinisi Lingkup

Pengendalian dan

Verifikasi Lingkup

OutputOtorisasi Mulai Penentuan Pimpro

Project Charter

OutputUraian Lingkup

Work Breakdown Structure

Output

Tindakan Koreksi

Scope Change

Formal Acceptance

Teknik & Metode

Bersangkutan sepertiSeleksi Proyek dengan

Studi Kelayakan yg

Dilihat dari berbagai

Aspek (Finance,

Ekonomi, dll)

Cost and Benefit Ratio)

26


27/47

3. Project Time Management

Agar proyek dapat diselesaikan tepat waktu.

Proses termasuk:

1. defining activities2. sequencing activities

3. estimating resource activities

4. estimating duration of activities

5. developing the project schedule

6. controlling the project schedule


28/47

PENGELOLAAN WAKTU DAN JADWAL

(TIME & SCHEDULE MANAGEMENT)

Identifikasi

Kegiatan

Output

Daftar kegiatan

Penyususan

Urutan

Kegiatan

Output

Daftar kegiatan

Jaringan Kerja

Perkiraan

Kurun Waktu

Output

Jaringan kerja dgn

kurun waktu

Penyusunan

Jadwal

Output

Jadwal Induk

Pengendalian

Waktu dan

Jadwal

Output

Tindakan Koreksi

Jadwal Revisi

Teknik & MetodeBersangkutan antara lain :

Bagan Balok, CPM, PERT,

, Historical Record,

Resource Leveling

(Pemerataan Alokasi Sumber Daya), dll

28


29/47

4. Project Cost Management

Merencanakan biaya, estimating, budgeting dan

mengendalikan biaya agar proyek dapat diselesaikan

sesuai anggaran.

Proses termasuk:

1. cost estimating

2. cost budgeting3. cost control


30/47

PENGELOLAAN BIAYA (COST

MANAGEMENT)

PerencanaanSumber Daya

Perkiraan

Biaya

Budgeting

OutputKeperluan Sumber Daya

perkegiatan

Output

Estimasi Biaya

Data Pendukung

Output

Tindakan Koreksi

Revisi angka Anggaran

Pengendalian

Biaya

Output

Budget perkegiatan

Renc. Penarikan Dana

Teknik & Metode

Bersangkutan (Data History,

Data Bank, Katalog, Parametris,

Cost & Schedule Control)

30


31/47

5. Project Quality Management

Kegiatan yang menentukan kebijakan kualitas,

tujuan dan tanggung jawab agar hasil

pekerjaan memuaskan kebutuhan

Proses termasuk:

1. quality planning

2. performing quality assurance

3. performing quality control


32/47

PENGELOLAAN MUTU (QUALITY

MANAGEMENT)

Program

PengelolahanMutu

Quality

Assurance

Quality

Control

Output

Policy, Organisasi, RencanaKerja

Output

Document QA / QC

Output

Hasil Test, Hasil Inspeksi,

Acceptance, Rework

Teknik & Metode

Bersangkutan antar lain :

Destruction Test,

Performance Test,

Control Chart, Sampling

32


33/47

6. Project Human Resource

Management

Mengorganisasi dan memenej tim proyek

Proses termasuk:

1. human resource planning

2. acquiring the project team

3. developing the project team4. managing the project team


34/47

PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA

(HR MANAGEMENT)

Perencanaan

Organisasi

Pengisian

Personil

Pembentukan

Team Work

Output

Struktur Organisasi, UraianTugas, Staffing Plan

Output

Personil Proyek, Staf

Proyek

Output

Team Work, Peningkatan

Kinerja

Teknik & Metode


Teori Umum Organisasi,

Kebijakan dan Prosedur

Perusahaan, Pelatihan,

Kontrak Berjangka

34


35/47

7. Project Communications

Management

Kegiatan untuk memastikan informasi proyek yang

benar, diperoleh dengan benar, tepat waktu, dan

didistribusikan dengan benar.

Proses termasuk:

1. communications planning

2. information distribution3. performance reporting

4. managing stakeholders

PENGELOLAAN KOMUNIKASI


36/47

PENGELOLAAN KOMUNIKASI

(COMMUNICATION MANAGEMENT)

Perencanaan

Komunikasi

Distribusi

Informasi

Laporan

Kinerja

Output

Lembaran perencanaan

komunikasi

Output

Lembaran Catatan Informasi

Output

Proposal Kinerja

Teknik & Metode


Pertemuan, Rapat,

Membuat Laporan Tertulis, SIM

Penutupan

AdministrasiOutput

Arsip Proyek, Laporan

Penutupan

36


37/47

8. Project Risk Management

Proses untuk meningkatkan kemungkinan / dampak suatukejadian positif dan mengurangi kemungkinan/ dampak suatukejadian negatif.

Di-update sepanjang pelaksanaan proyek

Proses termasuk:1. risk management planning

2. risk identification

3. qualitative risk analysis

4. quantitative risk analysis

5. risk response planning

6. risk monitoring and control

PENGELOLAAN RESIKO (RISK


38/47

PENGELOLAAN RESIKO (RISK

MANAGEMENT)

Identifikasi &

KlasifikasiRisiko

Kuantifikasi

Risiko

PembentukanTanggapan

thdp Risiko

Output

Daftar Sumber Risiko &

Penggolongan Risiko

Output

Tingkatan Besar/Kecilnya

Risiko, Potensi Terjadinya

Risiko

Output

Rencana Penanganan,

Asuransi.

Teknik & Metode


Simulasi, Ilmu Statistik

Program

Pemantauan&

Pengendalian

Output

Tindakan Koreksi 38


39/47

9. Project Procurement Management

Proses untuk membeli/ mengadakan produk,material, jasa atau hasil yang diperlukan untukmelaksanakan pekerjaan proyek.

Termasuk contract management dan change control

processes untuk order pengadaan

Proses termasuk:1. planning purchases and acquisitions

2. contract planning

3. requesting seller responses

4. selecting sellers

5. contract administration

6. contract closure

PENGELOLAAN PENGADAAN DAN KONTRAK


40/47

PENGELOLAAN PENGADAAN DAN KONTRAK

(PROCUREMENT MANAGEMENT)

Perencanaan

pengadaan

Penyiapan

Dokumen

Proses Lelang

Output

Kebijakan Pengadaan,

Daftar Pengadaan

Output

Rancangan Kontrak,

Dokumen Lelang

OutputProposal Kontrak

Teknik & Metode


Analisis Sewa Beli,

Pemilihan Jenis Kontrak,

Cara Pembayaran,

Pengendalian Perubahan,

(Closure2 yang ada pada kontrak)

Administrasi

Kontrak Output

Penyerahan dan

Pembayaran, Acceptance

40


41/47

PM Knowledge Areas & Process GroupsPM Process

Groups /

Knowledge Area

Processes

Initiating Process

Group

Planning Process Group Executing Process Group Monitoring & Controlling

Process Group

Closing

Process

Group

Project

Management

Integration

Develop Project Charter

Develop Prelim Project

Scope Statement

Develop Project Management Plan Direct and Manage Project

Execution

Monitor and Control Project Work

Integrated Change Control

Close Project

Project Scope

Management

Scope Planning

Scope Definition

Create WBS

Scope Verification

Scope Control

Project Time

Management

Activity Definition & Sequencing

Resource Estimating

Duration EstimatingSchedule Development

Schedule Control

Project Cost

Management

Cost Estimating

Cost Budgeting

Cost Control

Project Quality

Management

Quality Planning Perform Quality Assurance Perform Quality Control

Project HR

Management

Human Resources Planning Acquire Project Team

Develop Project Team

Manage Project Team

ProjectCommunications

Management

Communications Planning Information Distribution Performance ReportingManage Stakeholders

Project Risk

Management

Risk Management Planning

Risk Identification

Qualitative / Quantitative Risk

Analysis

Risk Response Planning

Risk Monitoring and Control

Project Procurement

Management

Plan Purchases and Acquisitions

Plan Contracting

Request Seller Responses

Select Sellers

Contract Administration Contract Closure


42/47

D. Software Manajemen Proyek The Project Management Institute (PMI) melakukan survey terhadap

software manajemen proyek tahun 1999 yang melakukan perbandingan

lebih dari 200 software.

www.ALLPM.COMadalah situs internet untuk informasi teknologi

manajemen proyek.

Beberapa software populer al:

Primavera (Primavera system Inc.)

MacProject (Apple computer Corp.)

Pertmaster (Westminster Software,Inc.)

VisiSchedule (Paladin Software Corp.)

TimeLine (Symantec Corp.)

MS Project (Microsoft Corp)

42
http://www.allpm.com/http://www.allpm.com/


43/47

Software Scheduling

Software ada yang murah hingga yang mahal. Antara $500 -$4000 untuk personal computer.

Yang murah dapat menangani scheduling untuk beberaparatus kegiatan, sedangkan yang mahal dapat menangani

pekerjaan hingga tak terbatas.

Software scheduling dapat:

Membantu penghitungan early & late dates

Mencetak diagram dalam laporan-laporan

Melakukan rekalkulasi schedule dengan cepat


44/47

Software Scheduling

Meskipun demikian penjadwalan tetapdikerjakan oleh orang, bukan komputer.

Komputer tidak dapat menentukan hubungan

antar pekerjaan, dll. Komputer hanya membantu penghitungan,

sorting, storing dan matching data. Dengankomputer scheduling dapat dilakukan denganlebih teliti dan cepat.


45/47

E. Faktor Keberhasilan dan Kegagalan

Manajemen Proyek

Penyebab Kegagalan Proyek(http://www.projectperfect.com.au/info_it_projects_fail.php )

1. Perencanaan yang buruk

2. Ruang lingkup proyek tidak Jelas

3. Berubahnya spesifikasi kebutuhan ditengah-tengahjalannya proyek

4. Jangka waktu implementasi yang tidak realistis

5. Kurangnya dukungan manajeman dan keterlibatan

user6. Gagalnya komunikasi antar anggota tim

7. Keahlian SDM yang tidak memadai

45
http://www.projectperfect.com.au/info_it_projects_fail.phphttp://www.projectperfect.com.au/info_it_projects_fail.php


46/47

(1)Tujuan dan Misi proyek yang didefinisikan dengan jelas

(2)Dukungan top management

(3)Perencanaan Proyek,(4)Keterlibatan client/Pelanggan

(5)Tim Pelaksana

(6)Teknis dan teknologi

(7)Penerimaan Pelanggan

(8)Pengawasan proyek dan Umpan balik

(9)Komunikasi

(10)Troubleshooting/ Pemecahan masalah.

Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan

operasionalisasi manajemen proyek :

(Pinto dan Slevin (1986), Shtub et.al (1994))

46


47/47

Faktor SDM Dalam Manajemen Proyek

Hasil Penelitian menyatakan Kemampuan seorang

manajer proyek dapat menentukan kesuksesan dariproyek.

Projek Manajer yang Baik:Communicator

ManagerInovatorTechnically competent,Respected and aware

AdministratorLeader

Able to work under pressureGoal-orientedKnowledgeable about the companySenior

pembelajaran manajemen proyek

Documents