KERTAS KERJA PROYEK PERUBAHANKANTOR CAMAT EMPANG

KABUPATEN SUMBAWA

PELAYANAN INFORMASI PEMBANGUNAN MELALUI TATAKELOLA DATA POTENSI KECAMATAN BERBASIS

TEKNOLOGI INFORMASI DI KECAMATAN EMPANG

Disusun oleh :

TATA KOSTARA, S.Sos.NDH : 14

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN XVBADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PROVINSI JAWA TIMURTAHUN 2014

BAB IPENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

INFORMASI SUDAH MENJADI KEBUTUHAN POKOK BAGI SETIAPINDIVIDU

PEMERINTAH SEBAGAI SALAH SATU LEMBAGA YANG MEMBERIKAN LAYANAN INFORMASI KEPADA PUBLIK HARUS DAPAT MENYAJIKAN INFORMASI YANG BERKUALITAS YANG DAPAT DIAKSES OLEH MASYARAKAT

Layanan informasi yang akurat, tepat waktu, relevan, dan

lengkap kepada publikManfaatkan TEKNOLOGI

TEK. INFO(wikipedia)

teknologi apapun yang membantu manusia dalam membuat, mengubah,

menyimpan, mengkomunikasikan dan/atau menyebarkan ìnformasi

Manfaat : cepat, konsisten, tepat,

kepercayaan, meningkatkan produktivitas,

melahirkan kreativitas

Fungsi : pul data, penampilan, pangkalan data, cari & hantar

KOMPUTERSbg Pengolah Info

1.2. MASALAH

A. Semakin meningkatnya kebutuhan masyarakat akan informasi yang akurat, tepat waktu, relevan, dan lengkap melalui media yang menggunakan teknologi informasi berupa website.

B. Data dan informasi di Kantor Camat Empang belum tertata dengan baik.

C. Sistem layanan informasi yang menggunakan teknologi informasi dalam bentuk website belum ada di Kecamatan Empang

KECAMATAN EMPANG

DIPERLUKAN INOVASI DAN SENTUHAN TEKNOLOGI , AGAR INFO DPT DIAKSES OLEH MASY

WEBSITE KECAMATAN

1.3 . AREA DAN FOKUS PROYEK PERUBAHAN

Permenpan & RBNo 20 /2010

tentang Road Map Reformasi

Birokrasi

1. Manajemen perubahan (mind set dan culture set)

2. Penataan Peraturan Perundang-undangan.

3. Penataan dan Penguatan Organisasi. 4. Penataan Tata Laksana. 5. Penataan SDM Aparatur. 6. Penguatan Pengawasan. 7. Penguatan akuntabilitas kinerja..8. Peningkatan Kualitas Pelayanan

Publik..

8 area perubahan

Sasaran Proyek Perubahan

1. Manajemen Perubahan.Hasil yang akan dicapai pada area ini adalah terbangunnya polapikir, budaya kerja dan komitmen yang tinggi dari aparaturkecamatan dan desa selaku abdi negara dan abdi masyarakatserta meningkatkan partisipasi masyarakat dan dunia usahadalam proses pembangunan.

2. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik.Hasil yang akan dicapai dari proyek perubahan ini adalah untukmemudahkan masyarakat mendapatkan pelayanan informasiyang berkualitas tentang data, potensi dan kegiatan yang telahdilaksanakan di kecamatan secara cepat dan mudah

1.5 TUJUAN PROYEK PERUBAHAN

a. Tujuan Jangka Pendek (60 hari kerja) :

1. Terwujudnya koordinasi dengan Mentor,2. Terbentuknya TIM Pelaksana Kegiatan PC.3. Terwujudnya Inventarisasi data Potensi Kecamatan4. Terwujudnya perangkat IT berbasis Webside Kecamatan5. Tersusunnya Standart Operating Procedures (SOP)

pengeloaan Webside potensi Kecamatan6. Terlaksananya ujicoba perangkat IT berbasis Webside

potensi Kecamatan7. Terlaksananya sosialisasi Webside.8. Terlaksananya pengoperasian Website.9. Terlaksananya peresmian Webside.10. Laporan pelaksanaan

b. Tujuan Jangka Menengah (antara 1-2) tahun adalah :Tersedianya informasi pembangunan yang dapat diaksesoleh masyarakat.

1.6 MANFAAT PROYEK PERUBAHAN

Terwujudnya sistem pelayanan informasi di Kecamatan Empang Kabupaten Sumbawa yang berbasis IT, informasi potensi kecamatan dapat diakses dan akan memudahkan masyarakatuntuk melihat perkembangan pembangunan dan potensi yang ada di Kecamatan Empang

1.7 RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN

Menyiapkan secara optimal tersedianya berbagai macaminformasi pembangunan ( Update ) bagi seluruh stakeholderKecamatan Empang Kabupaten Sumbawa, yang meliputi :•Menyiapkan Inventarisasi data Potensi pembangunan•Melaksanakan terbangunnya perangkat Informasipembangunan dalam bentuk Website•Mengoperasionalisasikan website•Membuat laporan hasil pembuatan website kecamatan

BAB IIDESKRIPSI RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

2.1 Output Kunci Proyek Perubahan

2.1.1 Output Kunci Proyek Perubahan Jangka Pendek :a. Terwujudnya koordinasi dengan Mentor,b. Terbentuknya TIM Pelaksana Kegiatan PC.c. Terwujudnya Inventarisasi data Potensi Kecamatand. Terwujudnya perangkat IT berbasis Webside Kecamatane. Tersusunnya Standart Operating Procedures (SOP) pengeloaan Webside

potensi Kecamatanf. Terlaksananya ujicoba perangkat IT berbasis Webside potensi Kecamatang. Terlaksananya sosialisasi Webside.h. Terlaksananya pengoperasian Website.i. Terlaksananya peresmian Webside.j. Laporan pelaksanaan

2.1.2 Output Kunci Proyek Perubahan Jangka Menengahadalah tersedianya informasi pembangunan kecamatan yang dapat di aksesoleh masyarakat

2.1.2 Kriteria Keberhasilan

Tersedianya berbagai macam informasi pembangunan (Update) berbasis IT (melalui operasionalisasi WEBSITE Kecamatan) bagiseluruh stakeholder Kecamatan Empang melalui :•Adanya Kordinasi seluruh komponen dalam :

- Membentuk Tim pelaksana Kegiatan.- Inventarisasi Kebutuhan Input data

•Perangkat Website potensi data pembangunan kecamatanEmpang terealisasi.

• Perangkat Website potensi pembangunan kecamatan dapatdioperasionalkan dan akses dengan seluruh stakeholder telahterbangun.

• Hasil pembuatan Website dilaporkan pada Mentor/atasanlangsung

2.2 Identifikasi Stakeholder

S

T

A

K

E

H

O

L

D

E

R

PERMENPAN&RB10 /2011

MANAJEMEN PERUBAHAN

UTAMA

PEN DUKUNG

KUNCI

Sekcam, Para Kepala Seksi, Stafdan Pihak ke III.

ASISTEN I

Kepala UPT danKepala Desa

2.3 Rencana Aksi Proyek Perubahan

No Aksi / Kegiatan W a k t u Output

1. Tahap Jangka Pendek 60 Haria. Melakukan koordinasi dengan Mentor. 7 – 11 Juli

2014Persetujuan danarahan mentor

b. Melakukan rapat koordinasi dengan Staf

Minggu 2 Bulan Agst2014

SK Tim PelaksanaKegiatan, format data potensi

c. Rapat Kordinasi dengan Tim, UPT,Desa dan stakeholder lainnya

Minggu 2 sampai 4 Agst2014

Undangan, materirapat, data potensi, hasilrapat, dokumentasi

d. Membuat situs Website potensiKecamatan

Minggu 2 Agst- Minggu 4 Sept 2014

Informasi potensikec, situs Website

2.3.1 Pentahapan Proyek Perubahan

e. Menyusun SOP Minggu 2-3 Sept 2014

Dokumen SOP

f. Melaksanakan uji coba penggunaansitus Website

Minggu 4 Sept 2014

Uji cobasitus Website

g. Melaksanakan sosialisasi situsWebsite potensi Kecamatan

Minggu 1 Okt2014

Sosialisasi situsWebsite

h. Melaksanakan operasionalisasi situsWebsite potensi Kecamatan

Minggu 2 Okt2014

Berfungsinyasitus Website

i. Melaksanakan peresmian situsWebsite potensi Kecamatan

Minggu 3 Okt2014

Beroperasinyasitus Website

j. Pembuatan laporan hasilpelaksanaan sistem informasi kecamatan

Minggu 3-4 Okt 2014

Laporan hasilpelaksanaan PC

2. Tahapan Jangka Menengah Tahun I & II

Tersedianya informasi kecamatan yang dibutuhkan masyarakat

1 – 2 Tahun Website dapatdiakses

2.3.2 Tata Kelola Proyek Perubahan

MENTOR

DR. H. MUHAMMAD IKHSAN, M.Pd.

(Asisten Administrasi Pemerintahan Sekretaris Daerah

Kab. Sumbawa)

COACH

Ir. BAMBANG BASUKI H, MM

PROJECT LEADER

TATA KOSTARA, S.Sos

(Camat Empang Kab. Sumbawa)

SEKCAMKASI

PEM

KASI

TRANTIB

KASI

EKBANG

KASI

SOSMAS

PIHAK

III

STAF STAFSTAF STAFSTAF

MENTOR

PROJEK LEADER

COACH

- Memberikan persetujuan dan dukungan- Mendukung mobilisasi sumber daya yg digunakan-Memberikan bimbingan dan arahan-membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi

-Jamin terlaks PC sesuai jdwl & arahan Mentor & Coach.-Melak kom yg intensif dg stakeholder (internal/eksternal)-Melak evaluasi scr berkala dan bertahap thd PC

-Beri info & bimb kpd peserta ttg cara susun PC sampai imple-nya, terutama saat tahap lab.kepemimpinan.

-Beri motivasi pd peserta melalui konsultasi langsung maupun tidak langsung

TIM TEKNIS

-Himpun & Pul data, Buat Web, input data,koord tahapanpelak teknis PC

-Melak monitoring & evaluasi tahapan PC & lapor pd Project Leader

2.3.3 Identifikasi Potensi Masalah / Kendala

a. Keterbatasan sumberdaya manusia (SDM) staf yang memiliki kemampuan untuk membuat dan mengolah website.

b. Kegiatan kedinasan maupun non dinas yang cukup banyak memerlukan kiat untuk mensiasati waktu dalam penyelesaian proyek perubahan.

2.3.4 Faktor Kunci Keberhasilan Proyek Perubahan

Komitmen atau dukungan yang kuat dari Asisten Administrasi

Pemerintahan

kesamaan pandangan website kecamatan merupakan salah satu cara untuk memperkenalkan potensi unggulan

motivasi yang kuat dari semua stakeholder

2.3.5 Target Capaian Kinerja

Target Jangka Pendek

1. Terwujudnya koordinasi dengan Mentor

7. Terlaksananya sosialisasi Website potensi kecamatan

10. Terlaksananya pelaporan

9. Terlaksananya peresmian Website potensi kecamatan

8. Terlaksananya operasionalisasi Website potensi kecamatan

2. Terbentuknya TIM Pelaksana Kegiatan

3. Terwujudnya inventasisasi data potensi kecamatan

4. Terwujudnya perangkat IT berbasis Webside potensi Kec

5. Tersusunnya SOP Pengelolaan Website Potensi Kecamatan

6. Terlaksananya uji coba Website potensi kecamatan

Target Jangka Menengah

Tersedianya informasi pembangunan kecamatan yang dapat di akses oleh masyarakat

BAB IIIPELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

PENGALAMAN & HASIL MEMIMPIM PC

a. Tahap Persiapan

Koordinasi dengan Mentor Penentuan judul n perkembangan PC

Hasil 100 %

Hasil 100 %

b. Memimpin Implementasi

1. Rapat Staf Dukungan Staf Tim Pengelola Website

Kep Camat Empang No. 18 thn 2014 tgl 19 Agustus 2014

Hasil 100 %

2.Rakor Dukungan Stakeholder Inventarisir Data

Hasil 100 %3. Pembuatan website

Hasil 100 %

4. Penyusunan SOPa. SOP Pengelolaan Website Kec Empang No. 07/Empang/IX/2014 tgl 18 September 2014b. SOP Penanganan Informasi Masy di Website Kec Empang No. 08/Empang/IX/2014 tgl 18 September 2014

Hasil 100 %

5. Ujicoba Websitea. Memastikan website dpt dioperasionalkan,

menilai dan mengoreksi data & informasi yang dimasukan

b. Domain http://kecamatan-empang.blogspot.com

Hasil 100 %

6. Sosialisasi Websitea. Menyampaikan informasi website kpd

stakeholderb. Memanfaatkan kegiatan dinas maupun non

dinasc. Surat Edaran No. 12/SEKRT/IX/2014 Tgl 1

Sept 2014

Hasil 100 %

7. OpersionalisasiWebsite a. Untuk mengetahui laman dpt dibukab. Diharapkan tanggapan masyc. Website terkoneksi dg beberapa situs

pemerintah, Twitter & Facebook

Hasil 100 %

8. Peresmian Website a. Peresmian hari Senin Tgl 13 Okt 2014 jam 20.00 Wita di Lapangan Umum Kec. Empang oleh Bupati Sumbawa

b. Dihadiri oleh Sekda, Asisten, Kepala SKPD, Muspika, Kepala UPT, Kades, Kepsek, Toga, Toma, Masy

Hasil 100 %

9. Pelaporana. Dibuat dlam bentuk Kertas Kerjab. Nota Dinas kpd Mentor No.555/159/X/2014 tgl

21 Oktober 2014

Kendala Internal a. Sumberdaya Manusia (SDM) Stafb. Kegiatan Rutinc. Penganggaran

KENDALA DAN STRATEGI MENGATASI KENDALA

STRATEGI MENGATASI

a. Kerjasama dg Pihak III utk membuat Websiteb. Pihak III melatih operator / admin dlm

mengoperasikan website

a. Mensiasati waktub. Pendelegasian kpd sekcam / kasi u

menyelesaikan masalah

a. Meminimalisir biayab. Blogspot domain gratisc. Kedepan, website kecamatan terkoneksi dg

situs pemda

KENDALA DAN STRATEGI MENGATASI KENDALA

Kendala Eksternal a. Pengumpulan Datab. Kegiatan Kemasyarakatan dan

Kegiatan Tingkat Kabupaten

Strategi Mengatasi

a. Sistem jemput langsung

a. Mensiasati waktub. Pendelegasian kpd sekcam / kasi u

menyelesaikan masalah

BAB IVPENUTUP

Kesimpulan

1. Kegiatan hrs dilakukan dengan perencanaan (planning) yang jelas, detil,matang, terukur dengan mempertimbangkan beberapa kendala/ hambatanyang akan dihadapi baik dari lingkungan internal maupun eksternal.

2. Komunikasi pemimpin (leader) dg stakeholder hrs baik Agar target dpttercapai.

3. Seluruh tahapan yang direncanakan telah dapat dilaksanakan seluruhnyaatau mencapai 100 %.

Rekomendasi

1. Pembekalan terutama yang berkaitan dengan area perubahan yang akandiambil oleh calon peserta Diklat sebagai proyek perubahan instansionalnya

2. Agar PC tidak sia-sia, tidak dimanfaatkan atau diimplementasikan lebihlanjut, perlu diatur kebijakan untuk dijadikan Pilot Project di daerah / instansipengirim