PELAKSANAAN PELATIHAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK (AIMA)DAN JADWAL PELAKSANAAN AIMA2 JUNI 2009

Oleh :Prof. Dr. H. Abdul Azis Wahab, M.A

Menjamin pencapaian standar mutu akademik Universitas/Fakultas/ Jurusan yang telah ditetapkan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholders memperoleh kepuasan atas lulusan yang dihasilkan.

Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan standar yang tetah ditentukan;Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan mutu yang tetah ditentukan;Memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem mutu;Memenuhi syarat-syarat peraturan/perundangan.

Tingkat Universitas:Kebijakan AkademikStandar AkademikPeraturan AkademikManual Mutu AkademikManual Prosedur Implementasi Penjaminan MutuDokumen Pendukung (Rencana Strategis Universitas, Statuta dll.)

Tingkat Fakultas:Kebijakan AkademikStandar AkademikPeraturan AkademikManual Mutu AkademikManual Prosedur Implementasi sistem penjaminan mutu akademik Dokumen Pendukung (Evaluasi Diri Fakultas, Rencana Strategis Fakultas, Borang)

Tingkat Jurusan/Program Studi:Manual Prosedur Instruksi KerjaSpesifikasi Program StudiKompetensi LulusanDokumen Pendukung (Evaluasi Diri Program studi, Rencana Strategis Jurusan, Borang)

Memfasilitasi evaluasi kinerja, sistem kontrol dan prosedur penjaminan mutu.Meyakinkan bahwa institusi akuntabel pada mutu dan standar yang telah ditentukan.Meningkatkan kemampuan institusi untuk memprioritaskan lingkup tertentu dan memfasilitasi pengambilan keputusan.

Memudahkan institusi untuk memberikan tanggapan lebih baik pada persyaratan yang diminta audit mutu eksternal serta menilai mutu.Menyediakan sarana bagi identifikasi cara kerja yang baik untuk disebarluaskan.Merupakan sarana untuk peningkatan dan pengembangan mutu.

merencanakan audit, mengatur piranti kerja untuk anggota tim dan mengarahkan tim auditmembuat jadwal audit yang disepakati oleh terauditmelaporkan dengan segera setiap ketidaksesuaian dan hambatan yang dihadapi dalam melaksanakan audit kepada ketua AIMAmelaporkan hasil audit kepada ketua AIMA.

mengkaji ulang kelengkapan dokumen mutu akademik yang bertaku (audit system)menggali dan menganalisis bukti yang relevan agar dapat menyimpulkan pelaksanaan sistem mutu yang diaudit,mempelajari indikasi yang dapat mempengaruhi hasil audit atau mungkin memerlukan audit lebih lanjut,pada saat kegiatan konsultasi dapat menjawab pertanyaan tentang: (1) prosedur, dokumen, atau informasi lain yang menggambarkan atau mendukung unsur-unsur sistem mutu yang diperlukan, diketahui, tersedia, dipahami dan digunakan oleh teraudit, (2) semua dokumen dan informasi lain yang digunakan untuk menggambarkan sistem mutu yang memadai untuk mencapai tujuan mutu.

menginformasikan kepada penanggung-jawab unit kerja yang akan diaudit tentang tujuan dan lingkup audit,menyepakati jadwal audit yang ditawarkan oleh Tim auditmenunjuk staf yang bertugas mendampingi tim audit,menyepakati lingkup audit,menyediakan dokumen dan ruang yang diperlukan oleh tim audit untuk menjamin efektivitas dan efisiensi proses audit,

membuka akses ke fasilitas dan bukti material yang diminta auditor,melakukan kerjasama sinergis dengan auditor agar tujuan audit tercapai, menerima laporan hasil audit melalui Rektor atau Dekan,menentukan dan berinisiatif melaksanakan tindakan koreksi berdasarkan laporan audit.

Uraian Tugas dalam AuditInisiasi AuditPersiapan AuditPenugasan Tim AuditDokumen KerjaPelaksanaan AuditDokumen Laporan AuditKelengkapan Pelaksanaan AuditTindak Lanjut Permintaan Tindakan Koreksi

Mengusulkan auditor yang akan dilibatkan dalam suatu penugasan audit;Melakukan penilaian terhadap laporan tim dan dokumen pendukung;Melakukan penilaian terhadap proses audit;Melakukan penilaian terhadap sistem dan proses pengolahan data;Menindaklanjuti hasil laporan audit untuk menentukan permintaan koreksi yang akan diusulkan ke Rektor.

Merencanakan kegiatan audit;Mengatur dan mengarahkan kegiatan audit;Mengkoordinasikan pelaksanaan audit,Mengevatuasi prosedur yang ada untuk memperoleh keyakinan bahwa tujuan dan sasaran dari Fakuttas dan/atau program dapat dicapai secara optimal,Melaporkan kegiatannya secara rutin kepada Rektor melalui Ketua SPM.

perencanaan pengembangan UPI secara menyeluruh untuk melaksanakan audit. Audit dilaksanakan berdasarkan pada Standar, Manual Prosedur dan Kode Etik Auditor AIMA. Tim AIMA juga Auditor yang bersertifikat, kompeten, independen dan obyektif.

fungsi akuntabilitas dan fungsi peningkatan. Fungsi akuntabilitas meliputi pemeriksaan dan verifikasi kesesuaian antara pelaksanaan dengan dokumen mutu, serta menyusun laporan audit. Fungsi peningkatan dilakukan dengan memberi umpan batik (Permintaan Tindakan Koreksi) bagi unit petaksana akademik, sehingga kondisi yang ada dapat diidentifikasi kekuatan dan kelemahannya serta dapat dilakukan penyempurnaan dan kebijakan dan praktek penyelenggaraan akademik .

PELAKSANAAN PELATIHAN AIMAPertemuan Pertama.Hari: SeninTanggal: 13 April 2009Pukul: 09.00 s.d. 16.00 WIBTempat: Ruang rapat 2 lantai 3 UPI CenterPemateri: Dr. Ir. Diah Kusumastuty, M.Sc.Materi : Pelaksanaan AIMA di Perguruan TinggiPertemuan Kedua.Hari: JumatTanggal: 8 Mei 2009Pukul: 09.00 s.d. 16.00 WIBTempat: Ruang Auditorium Balai Bahasa UPI Pemateri: David Sakti Satyawan, ST., M.BA. (Binus University)Materi: Strategi dan Pelaksanaan Parkatek AIMAPertemuan Pertama.Hari: SelasaTanggal: 29 Mei 2009Pukul: 09.00 s.d. 15.00 WIBTempat: Ruang rapat 2 lantai 3 UPI CenterPemateri: Prof. Dr. H. Rochman Natawidjaya Materi: Pengisian Borang Akreditasi

Hasil Kegiatan Pelatihan Para peserta kegiatan dari setiap unit kerja memperoleh pemahaman dan pengalaman yang relatif komprehensif dan utuh tentang audit internal mutu akademik;

Peserta dapat melaksanakan pemeriksaan terhadap unit dasar tentang kesesuaian komponen peningkatan mutu akademik dengan standar yang telah ditetapkan;

Peserta dapat melaksanakan pemeriksaan terhadap unit dasar tentang hasil proses pencapaian mutu yang telah dilaksanakannya;

Hasil Kegiatan Pelatihan. (Lanjutan)Menyiapkan sarana (laporan) kepada kepada auditee sebagai dasar perbaikan mutu selanjutnya;

Membantu institusi/fakultas/jurusan dalam mempersiapkan diri untuk audit eksternal;

Perserta dapat menganalisis hasil audit yang telah dipraktekkan di jurusan Biologi dan Laboratorium Kimia FPMIPA.

Calon Auditor Internal Mutu Akademik UPI

Calon Auditor Internal Mutu Akademik UPI. (Lanjutan)

JADWAL PELAKSANAAN AIMA

JADWAL PELAKSANAAN AIMA. (Lanjutan)

SELESAI