BUKU PEDOMANLAYANAN PERPUSTAKAAN

UPT PERPUSTAKAANINSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

UPT PerpustakaanInstitut Teknologi Bandung

2012

BUKU PEDOMAN LAYANAN PERPUSTAKAANUPT PERPUSTAKAAN INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNGEdisi Pertama

Disusun oleh:Ena Sukmana, S.Sos.

ISBN:

Penerbit:UPT Perpustakaan Institut Teknologi Bandung

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

Bandung, ..... 2012Kepala UPT PerpustakaanInstitut Teknologi Bandung

Drs. Mahmudin, SIP.

PRAKATA

Edisi pertama buku ini berjudul “Buku Pedoman Layanan Perpustakaan : UPT Perpustakaan Institut Teknologi Bandung” ditulis dengan maksud dan tujuan agar menjadi dokumen resmi yang menjadi pedoman, acuan dan rujukan dalam menyelenggarakan layanan pustaka dan informasi di UPT Perpustakaan Institut Teknologi Bandung. Penyusunan buku ini dilakukan pada bulan Mei 2012, merupakan saat yang tepat untuk merancang dan mengembangkan sistem layanan terpadu di UPT Perpustakaan ITB. Hal ini disebabkan bahwa pada saat yang sama dengan dukungan program revitalisasi dari Direktorat Pengembangan ITB, UPT Perpustakaan ITB tengah menjalankan kegiatan revitalisasi, salah satu kegiatannya adalah renovasi gedung UPT Perpustakaan ITB yang rencananya akan berakhir pada bulan Desember 2012. Dengan memiliki tampilan ruang gedung yang dilengkapi fasilitas pendukung, UPT Perpustakaan ITB pada awal tahun 2013 diharapkan juga memiliki sistem layanan pustaka dan informasi yang terpadu berbasis teknologi informasi dan komunikasi, serta mampu memenuhi kebutuhan informasi sivitas akademika ITB pada khususnya, dan masyarakat luas pada umumnya.

Sumber rujukan penyusunan buku pedoman ini diambil dari peraturan hukum yang berkaitan dengan penyelenggaraan perpustakaan, khususnya perpustakaan perguruan tinggi; dokumen standard; dan buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi. Dengan rujukan tersebut, diharapkan buku pedoman ini sesuai dengan peraturan hukum yang ada, standard yang berlaku, pedoman penyelenggaraan perpustakaan yang berlaku. Hal ini dilakukan dalam rangka usaha UPT Perpustakaan ITB mencapai status perpustakaan perguruan tinggi yang sesuai dengan standard, baik Standard Nasional seperti Standar Nasional Indonesia (SNI) ataupun Standar Nasional Perpustakaan (SNP), standard internasional (ISO), maupun kriteria perpustakaan kelas dunia (World Class University Library).

Sudah barang tentu, buku ini belum dapat dikatakan sempurna. Buku ini memiliki berbagai kekurangan, apalagi kalau dikaitkan dengan perkembangan ilmu pengetahuan bidang ilmu perpustakaan dan informasi serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Selain itu, sebuah buku pedoman tidak selalu memecahkan setiap masalah yang dihadapi oleh setiap perpustakaan. Walaupun demikian, buku pedoman ini diharapkan dapat menjadi dokumen resmi sebagai panduan, acuan, dan rujukan dalam menyelenggarakan layanan pustaka dan informasi di UPT Perpustakaan ITB. Dan selain itu, buku pedoman ini dapat juga dijadikan pedoman bagi unit audit internal ITB atau badan audit eksternal dalam melaksanakan tugas penilaian akreditasi perguruan tinggi.Bandung, 12 Mei 2012 Penulis

BAGIAN I

PENDAHULUAN

BAB 1VISI, MISI, TUGAS POKOK DAN FUNGSI

UPT PERPUSTAKAAN ITB

1. VISI

UPT Perpustakaan ITB sebagai perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu unsur penunjang di ITB yang ikut berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi ITB.

1.1. VISI ITB 2011 -2015

Menjadi PT yang unggul, bermartabat, mandiri, dan diakui dunia serta memandu perubahan yang mampu meningkatkan kesejahteraan bangsa Indonesia dan dunia (Sumber: Senat Akademik No. 09/SK/I1-SA/OT/2011)

1.2. VISI UPT PERPUSTAKAAN

1.2.1. Visi Umum

Menunjang keberhasilan visi ITB dengan menyediakan layanan serta menghimpun pustaka dan akses informasi bagi sivitas akademika ITB untuk mendukung pelaksanaan tridharma perguruan tinggi, dan bagi masyarakat untuk mendukung tercapainya masyarakat Indonesia berbasis pengetahuan.

1.2.2. Visi 2011-2015

UPT Perpustakaan sebagai perpustakaan Perguruan Tinggi berstandard Nasional (SNI), menunjang keberhasilan visi ITB dengan menyediakan layanan serta menghimpun pustaka dan akses informasi bagi sivitas akademika ITB untuk mendukung pelaksanaan tridharma perguruan tinggi, dan masyarakat untuk mendukung tercapainya masyarakat Indonesia berbasis pengetahuan.

1.2.3. Visi 2016-2020

UPT Perpustakaan sebagai perpustakaan Perguruan Tinggi berstandard Internasional (ISO), menunjang keberhasilan visi ITB dengan menyediakan layanan serta menghimpun pustaka dan akses informasi bagi sivitas akademika ITB untuk mendukung pelaksanaan tridharma perguruan tinggi, dan masyarakat untuk mendukung tercapainya masyarakat Indonesia berbasis pengetahuan.

1.2.4. Visi 2021-2025

UPT Perpustakaan sebagai perpustakaan Perguruan Tinggi kelas dunia, menunjang keberhasilan visi ITB dengan menyediakan layanan serta menghimpun pustaka dan akses informasi bagi sivitas akademika ITB untuk mendukung pelaksanaan tridharma perguruan tinggi, dan masyarakat untuk mendukung tercapainya masyarakat Indonesia berbasis pengetahuan.

2. MISI

2.1. MISI ITB 2011-2015

Menciptakan, berbagi dan menerapkan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, dan kemanusiaan serta menghasilkan sumber daya insani yang unggul untuk menjadikan Indonesia dan dunia lebih baik.(Sumber: Senat Akademik No. 09/SK/I1-SA/OT/2011)

2.2. MISI UPT PERPUSTAKAAN

1. Menunjang keberhasilan Misi ITB dengan menyediakan dan memberikan layanan serta menghimpun pustaka dan akses informasi yang sebaik-baiknya.

2. Menjadi mitra profesional bagi para peneliti dan pendidik.3. Mengembangkan, mengorganisasi, dan mendayagunakan koleksi ilmu

pengetahuan, teknologi, seni, manajemen dan bisnis, serta kemanusiaan sebagai bahan rujukan bagi sivitas akademika dan masyarakat sehingga tercipta masyarakat produsen informasi.

4. Menyebarluaskan dan berbagi informasi, khususnya intellectual capital ITB, agar dapat dimanfaatkan oleh sivitas akademik ITB dan juga masyarakat di seluruh dunia, dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi yang ada dan yang akan ada.

5. Menjalin kerjasama dengan berbagai institusi di dalam dan luar negeri untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan oleh sivitas akademika dan masyarakat.

3. TUGAS POKOK

Adapun tugas pokok UPT Perpustakaan adalah

1. Menghimpun, mengembangkan pustaka dan akses informasi baik format cetak maupun digital yang mendukung pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi di lingkungan ITB.

2. Mengolah dan merawat koleksi perpustakaan.3. Menyediakan dan memberikan layanan kepustakaan dan informasi.4. Melaksanakan administrasi perpustakaan

4. FUNGSI

Sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, UPT Perpustakaan memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:

1. Fungsi Edukasia. Mendukung pencapaian tujuan pembelajaranb. Menunjang pengembangan akademikc. Menunjang pelaksanaan program pendidikan dan program pengabdian

masyarakat, serta penelitiand. Membantu dan menunjang proses belajar dan mengajar

2. Fungsi Informasia. Menjadi sumber informasi yang mudah diakses oleh sivitas akademika

ITBb. Menunjang sistem jaringan informasi pada perguruan tinggi di tingkat

nasionalc. Mengumpulkan, mengorganisasi dan meneybarluaskan publikasi ilmiah

3. Fungsi Riseta. Menunjang kegiatan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan,

teknologi, dan seni.b. Memberikan layanan asistensi bibliografi untuk kegiatan penelitian

4. Fungsi Rekreasia. Menjadi fasilitas rekreatif dengan menyediakan koleksi inspiratif dan

rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi bagi sivitas akademika ITB.

5. Fungsi Publikasia. Menunjang kegiatan publikasi karya ilmiah yang dihasilkan sivitas

akademika ITB

6. Fungsi Deposita. Menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang

dihasilkan sivitas akademika ITB, baik berupa tugas akhir mahasiswa (S1, S2, dan S3), laporan penelitian, publikasi tentang ITB, publikasi yang diterbitkan ITB, dan literatur kelabu.

b. Menjadi tempat pelestarian ilmu pengetahuan

7. Fungsi Interpretasia. Melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-

sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu sivitas akademika dalam melaksanakan tri dharma perguruan tinggi

BAB 2LANDASAN HUKUM

Penyelenggaraan layanan di UPT Perpustakaan didasari dengan landasan hukum sebagai berikut:

1. Undang-Undang no. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik2. Undang-Undang no. 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi

Elektronik3. Undang-Undang no. 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan4. Undang-Undang no. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional5. Undang-Undang no. 4 tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan

Karya Rekam6. Peraturan Pemerintah RI no. 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi7. Peraturan Pemerintah RI no. 70 tahun 1991 tentang Pelaksanaan Serah

Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam8. Peraturan Pemerintah RI no. 6 tahun 1959 tanggal 28 Februari 1959 tentang

Pendirian ITB9. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara RI No.

132/KEP/M.PAN/2002 tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya

10.Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI no. 234/U/2000 tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi

11.Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI no. 0207/O/1995 tentang Organisasi dan Tata Kerja ITB

12.Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI no. 0437/O/1992 tentang Statuta ITB

13.Keputusan Bersama Kepala Perpustakaan Nasional RI dan Kepala Badan Kepegawaian Negara No. 21 tahun 2003, dan No. 23 tahun 2003.

14.Standard Nasional Indonesia (SNI) nomor SNI 7330:2009 tentang Perpustakaan Perguruan Tinggi

15.Keputusan Senat Akademik Institut Teknologi Bandung nomor 09/SK/I1-SA/OT/2011 tanggal 25 Mei 2011 tentang Visi dan Misi Institut Teknologi Bandung

16.Keputusan Rektor Institut Teknologi Bandung nomor 267/SK/K01/OT/2008 tanggal 21 November 2008 tentang Pendirian dan Peresmian Nama Institut Teknologi Bandung

17.Keputusan Rektor Institut Teknologi Bandung nomor 043/SK/K01/OT/2008 tanggal 26 Februari 2008 tentang Pembentukan Organisasi Perpustakan Institut Teknologi Bandung

BAB 3STRUKTUR ORGANISASI DAN HUBUNGAN KERJA

3.1. UPT Perpustakaan dalam Struktur Organisasi ITBBerdasarkan UU RI No. 43 tahun 2007 pasal 24, setiap perguruan tinggi menyelenggarakan perpustakaan yang memenuhi standar nasional perpustakaan dengan memperhatikan Standar Nasional Pendidikan serta mengalokasikan dana untuk pengembangan perpustakaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan guna memenuhi standar nasional pendidikan dan standar nasional perpustakaan. Perpustakaan perguruan tinggi diamanatkan untuk:

1. Memiliki koleksi, baik jumlah judul maupun jumlah eksemplarnya, yang mencukupi untuk mendukung pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

2. Mengembangkan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi.

Sebagai unsur penting penunjang kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, UPT Perpustakaan adalah unit kerja yang berada di luar lingkup fakultas dan bertanggungjawab langsung kepada Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan. Berdasarkan SK Rektor ITB no. 046/SK/K01/KP/2010 tanggal 6 Februari 2010 dan no. 136/SK/K01/OT/2010, hubungan organisasi antara perpustakaan dan unsur lainnya di lingkungan ITB diperlihatkan pada Gambar 1. Pada gambar terlihat bahwa rektor mendelegasikan wewenangnya kepada wakil rektor yang terkait. Dalam kegiatan sehari-hari, Kepala UPT Perpustakaan berhubungan dengan Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan (WRAM).

Gambar 1 Struktur Organisasi Institut Teknologi Bandung (terlampir)

3.2. Organisasi UPT Perpustakaan

Organisasi perpustakaan perguruan tinggi dapat disusun berdasarkan 2 hal, yaitu fungsi dan subjek. Organisasi perpustakaan yang disusun berdasarkan subjek, maka perpustakaan secara terkoordinasi dibagi dalam beberapa koleksi bidang ilmu, lengkap dengan bagian pelayanan masing-masing. Sedangkan organisasi perpustakaan yang disusun berdasarkan fungsi, maka perpustakaan secara terkoordinasi dibagi dalam 2 (dua) bagian besar pelayanan, yaitu layanan pengguna dan layanan teknis. UPT Perpustakaan mengadopsi susunan organisasi berdasarkan fungsi.

3.2.1. Struktur Organisasi Kepemimpinan UPT Perpustakaan

Berdasarkan SK Rektor No. ?, Struktur organisasi kepemimpinan UPT Perpustakaan adalah sebagai berikut:

UPT Perpustakaan dipimpin oleh seorang kepala. Berdasarkan SNI no. 7330-2009 poin 8.1, Perpustakaan dipimpin oleh seorang kepala yang bertanggungjawab kepada pimpinan perguruan tinggi. Kualifikasi kepala perpustakaan adalah tenaga berpendidikan sekurang-kurangnya magister di bidang ilmu perpustakaan dan informasi atau sarjana di bidang lain ditambah dengan pendidikan kesarjanaan ilmu perpustakaan dan informasi.

Dalam menjalankan tugasnya memimpin kegiatan penyelenggaraan layanan perpustakaan, untuk periode 2012-2014 Kepala UPT Perpustakaan dibantu oleh 2 Kepala Bidang, yaitu Kepala Bidang Administrasi Umum dan Kepala Bidang Layanan.

Adapun tugas dan tanggung jawab dari unsur kepemimpinan UPT Perpustakaan, adalah sebagai berikut:

Kepala

Kepala Bidang Administrasi Umum

Kepala Bidang Layanan

Gambar 2 Struktur Organisasi Kepemimpinan UPT Perpustakaan

1. Kepala

a. Menyusun rencana, program kerja, dan anggaran perpustakaan;b. Membuat perencanaan pengembangan perpustakaan dikaitkan dengan

kehadiran teknologi informasi dan komunikasi;c. Menyusun konsep kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan;d. Menyusun skala prioritas kebutuhan koleksi perpustakaan berdasarkan

kebijakan pengembangan koleksi;e. Menjalin kerjasama dengan institusi yang relevan (dalam dan luar negeri)

untuk pengembangan perpustakaan;f. Memonitor pelaksanaan pengadaan koleksi perpustakaan;g. Memonitor permintaan-permintaan informasi dari luar yang dikirim melalui

email ke bagian dan unit layanan yang terkait;h. Memonitor pelaksanaan kerjasama silanglayan antar perpustakaan;i. Menjadi penanggung jawab dalam pemberian informasi teknis perpustakaan;j. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan di lingkungan

UPT Perpustakaan;k. Memonitor dan evaluasi pelaksanaan tugas Bidang Administrasi Umum dan

Bidang Layanan;l. Menugaskan Kepala Bidang untuk menyiapkan laporan bulanan, tengah

tahunan dan tahunan;m. Menugaskan Kepala Bidang untuk membuat program, rencana kerja serta

target capaian;n. Memonitor dan mengevaluasi rencana implementasi RBA tahun berjalan;o. Menyusun penempatan staf pada struktur organisai internal perpustakaan

sesuai dengan kompetensinya;p. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan tahunan.

2. Kepala Bidang Administrasi Umum

a. Menyusun rencana dan program kerja Bidang Administrasi Umum;b. Memberi masukan kepada pimpinan dalam hal kebutuhan anggaran untuk

ATK sebagai bahan pertimbangan dalam RKA Tahunan;c. Menyusun pedoman kerja untuk semua kegiatan Bidang Administrasi Umum;d. Menilai prestasi kinerja bawahan;e. Mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan administrasi persuratan, kepegawaian,

perlengkapan/barang (sarana & prasarana), keuangan perpustakaan, serta bersama Bagian Preservasi dan Konservasi Koleksi melaksanakan kegiatan perawatan dan pemeliharaan koleksi (penjilidan & fumigasi);

f. Melaksanakan proses administrasi bagi pegawai yang bertugas di perpustakaan;

g. Menyusun konsep usulan permintaan Karpeg, Taspen, Askes, Karis, Karsu, Cuti;

h. Mengalokasikan keuangan menurut rencana implementasi RKA, sesuai dengan arahan dari Pimpinan Perpustakaan;

i. Mengecek pencatatan dan penyimpanan arsip bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran uang dalam pembukuan;

j. Membantu melaksanakan pembuatan laporan keuangan;k. Melaksanakan penerimaan dan pencatatan buku dan jurnal yang diperoleh

dari sumber pembelian baik dana DIPA maupun Dana Masyarakat;l. Menghimpun data statistik kegiatan unit-unit untuk laporan bulanan, laporan

tengah tahunan dan laporan tahunan;m. Melaksanakan koordinasi dengan bidang lain di lingkungan perpustakaan;n. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam keamanan

perpustakaan;o. Melakukan evaluasi dan pelaporan;

3. Kepala Bidang Layanan

a. Mengkoordinasi kegiatan di Bagian Pengembangan Koleksi (baik koleksi tercetak maupun koleksi digital dan multimedia), Bagian Layanan Sirkulasi, Bagian Layanan Pemanduan, Pemustaka dan Humas, Bagian Layanan Jurnal, Bagian Layanan Digital dan Multimedia, serta Bagian Layanan Koleksi Umum;

b. Mengkoordinasi kegiatan digitalisasi dan pengunggahan (uploading) karya sivitas akademika ITB ke perpustakaan digital;

c. Merespon masukan dan permintaan informasi dari pengguna baik layanan perpustakaan tradisional maupun layanan Perpustakaan Digital ITB;

d. Menyusun rencana dan program kerja di Bagian Pengembangan Koleksi, baik koleksi cetak maupun koleksi digital dan multimedia, untuk pengembangan konten sistem otomasi perpustakaan berbasis web dan perpustakaan digital;

e. Menyusun rencana dan program kerja di semua Bagian Layanan;f. Menyusun konsep pedoman pengolahan pustaka;g. Menyusun konsep pedoman layanan perpustakaan baik sistem

pelayanannya maupun sistem peminjamannnya;h. Menyusun identifikasi dan analisis pengadministrasian layanan perpustakaan;i. Menyusun identifikasi dan analisis layanan sirkulasi bahan pustaka dan

seluruh layanan;j. Melaksanakan koordinasi dengan bidang lain di lingkungan perpustakaan;k. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan/statistik dari seluruh bagian layanan;l. Menyusun data statistik bulanan, tengah tahunan dan tahunan untuk semua

bagian yang menjadi koordinasi bidangnya;m. Mengecek data mahasiswa yang meminta bebas pinjam (bulanan dan

tahunan) yang dibuat oleh staf di bawah koordinasinya;n. Mengecek kelancaran kegiatan yang ada hubungannya dengan teknologi

informasi dan jaringan (internet) di perpustakaan;o. Berkoordinasi dengan tim teknologi informasi yang membantu perpustakaan,

apabila ada masalah yang berhubungan dengan sistem otomasi dan sistem perpustakaan digital ITB;

3.2.2. Struktur Organisasi Internal UPT Perpustakaan

Agar mampu menjalankan tugas pokok dan fungsinya sebagai perpustakaan perguruan tinggi, dan memperhatikan masukan dari para pustakawan senior serta

hasil evaluasi kinerja lembaga, Kepala menyusun organisasi internal UPT Perpustakaan. Adapun struktur organisasi internal UPT Perpustakaan adalah sebagai berikut.

Gambar 3 Struktur Organisasi Internal UPT Perpustakaan (terlampir)

3.2.2.1. Dewan Perpustakaan

UU No. 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan mengamanatkan secara tidak langsung bahwa perpustakaan perlu memiliki Dewan Perpustakaan atau Tim Perpustakaan, seperti yang dianjurkan juga oleh Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi. Dewan Perpustakaan terdiri atas staf akademik yang mewakili kelompok bidang ilmu dan keahlian tertentu, dan diangkat untuk kurun waktu tertentu yang diusulkan oleh Dekan Fakultas / Sekolah atas masukan dari Ketua Program Studi di lingkungan ITB sebagai narapustaka.

Tugas Dewan Perpustakaan adalah sebagai berikut:

1. Membantu pustakawan dalam menerjemahkan program dan kebijakan perguruan tinggi ke dalam kebijakan dan program perpustakaan

2. Turut serta “memperjuangkan” kepentingan perpustakaan kepada pimpinan perguruan tinggi

3. Turut serta mensosialisasikan / menyebarluaskan informasi kebijakan dan program kegiatan UPT Perpustakaan kepada sivitas akademik ITB

4. Memberikan masukan dalam seleksi pengadaan bahan perpustakaan baik tercetak maupun elektronik/digital.

5. Memberi masukan dalam proses seleksi penyiangan koleksi.3.2.2.2. Sidang Pustakawan

Pembentukan Sidang Pustakawan dianjurkan dalam Buku Pedoman Perpustakaan perguruan Tinggi. Sidang pustakawan terdiri atas kelompok pustakawan berpengalaman yang bertugas membantu kepala perpustakaan dalam menentukan kebijakan dan memecahkan berbagai masalah yang dihadapi, serta mengkaji berbagai kemungkinan penelitian dan pengembangan perpustakaan di masa depan.

Dewan Perpustakaan Kepala

KaBid Administrasi Umum

SubBid Kepegawaian dan

KearsipanSubBid Keuangan SubBid Fasilitas

Bag. Sarana dan Prasarana

Bag. TIK dan Jaringan

KaBid Layanan

SubBid Layanan Pengguna

Bag. Layanan Sirkulasi

Bag. yan Pmanduan,

Pemustaka & Humas

Bag. Layanan Jurnal

Bag. Layanan Digital dan Multimedia

Bag. Layanan Koleksi Umum

SubBid Layanan Teknis

Bag. Pengembangan Koleksi Cetak

Bag. Pengembangan

Kol.Digital/Multimedia

SubBag. Pengadaan Koleksi Digital/Multimedia

SubBag. Pengolahan Koleksi

Digital/Media

Bag. Preservasi dan Konservasi Koleksi

Sidang Pustakawan

3.2.2.3. Delegasi Keorganisasian

Seperti telah digambarkan di atas, organisasi UPT Perpustakaan terbagi dalam 2 bidang, yaitu Bidang Administrasi Umum dan Bidang Layanan.

Bidang Administrasi Umum terbagi menjadi 3 Sub Bidang (SubBid), yaitu:

1. SubBidKepegawaian dan KearsipanSubBid Kepegawaian dan Kearsipan mengelola kegiatan yang terkait dengan kepegawaian, kesekretariatan, kearsipan.

2. SubBid KeuanganBidang Keuangan mengelola kegiatan yang terkait dengan masalah keuangan.

3. SubBid FasilitasSubBid Fasilitas mengelola kegiatan yang terkait dengan sarana dan prasarana fisik, serta layanan teknis terkait teknologi informasi komunikasi dan jaringan. SubBid fasilitas terdiri dari 2 Bagian, yaitu:

a. Bagian Sarana dan PrasaranaBagian Sarana dan Prasarana mengelola kegiatan yang berkaitan dengan perlengkapan, kerumahtangaan, dan utilitas gedung.

b. Bagian Teknologi informasi komunikasi (TIK) dan jaringanBagian Teknologi informasi komunikasi dan jaringan mengelola kegiatan yang berkaitan dengan sarana dan prasarana bidang teknologi informasi komunikasi dan jaringan.

Bidang Layanan terbagi menjadi 2 Sub Bidang, yaitu Sub Bidang Layanan Pengguna dan Sub Bidang Layanan Teknis.

Sub Bidang Layanan Pengguna adalah sub bidang yang mengelola kegiatan yang berhubungan langsung dengan pengguna. Sub Bidang Layanan Pengguna dipimpin oleh seorang koordinator Layanan Pengguna yang mempunyai tugas sebagai berikut:

1. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan layanan pengguna.2. Memonitor dan menjaga keberlangsungan implementasi sistem layanan

pengguna3. Membuat jadwal petugas attendance4. Membimbing staff training dan siswa/mahasiswa PKL5. Memberikan materi pelatihan6. Membuat rekapitulasi statistik pelaporan Bidang layanan pengguna7. Membuat rekapitulasi usulan rencana kerja dan barang kebutuhan di

lingkungan Bidang Layanan Pengguna.

Sub Bidang Layanan Pengguna terdiri dari 5 bagian, yaitu:

1. Bagian Layanan Sirkulasi

Staf di Bagian Layanan Sirkulasi terbagi dalam 2 grup. Masing-masing grup dipimpin oleh seorang Koordinator Grup Layanan Sirkulasi. Koordinator Grup layanan Sirkulasi bertugas untuk:a. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan layanan sirkulasi dan akses terhadap

koleksi Mingguan, koleksi Cadangan, Koleksi TPBb. Memonitor dan menjaga keberlangsungan implementasi sistem layanan

sirkulasic. Menyediakan konten promosid. Membimbing staff training dan siswa/mahasiswa PKLe. Memberikan asistensi pelatihanf. Menyiapkan data untuk statistik pelaporan Sub Bagian Layanan Sirkulasig. Menyiapkan data untuk usulan rencana kerja dan barang kebutuhan

Bagian Layanan Sirkulasi

Bagian Layanan Sirkulasi bertugas untuk mengelola kegiatan :a. Layanan Peminjamanb. Layanan Pengembalianc. Layanan Perpanjangan pinjamand. Layanan Pesan pinjame. Layanan Bebas Pinjamf. Layanan baca koleksi cadangang. Layanan interlibrary-loan

2. Bagian Layanan Pemanduan, Pemustaka, dan Hubungan masyarakat

Bagian Layanan Pemanduan, Pemustaka, dan Hubungan masyarakat dipimpin oleh seorang Koordinator. Koordinator Layanan Pemanduan, Pemustaka, dan Hubungan masyarakat mempunyai tugas sebagai berikut:a. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan layanan pemanduan, pemustaka,

dan hubungan masyarakat serta akses terhadap koleksi Referensi, American Corner, Koleksi Khusus.

b. Memonitor dan menjaga keberlangsungan implementasi sistem layanan pemanduan, pemustaka, dan hubungan masyarakat.

c. Membuat jadwal petugas jaga layanan pemanduan dan layanan penitipan tas.

d. Menyediakan materi promosi dan membuat materi promosie. Menyediakan, mempersiapkan materi informasi bagi pimpinan dalam

rangka menjalin komunikasi dengan pihak eksternal, atau berdasarkan penunjukan mewakili pimpinan untuk menjalin komunikasi dengan pihak eksternal.

f. Membimbing staff training dan siswa/mahasiswa PKLg. Memberikan materi pelatihanh. Menyiapkan data untuk statistik pelaporan Bagian Layanan Pemanduan,

Pemustaka, dan Hubungan Masyarakat

i. Menyiapkan data usulan rencana kerja dan barang kebutuhan Bagian Layanan Pemanduan, Pemustaka, dan Humas

Bagian Layanan Pemanduan, Pemustaka, dan Hubungan masyarakat bertugas untuk mengelola kegiatan:

a. Layanan penelusuran dan permintaan informasib. Layanan bantuan / izin fotokopic. Layanan promosi koleksi dan program kegiatan ilmiah / sosialisasi /

pamerand. Layanan bimbingan pengguna / literasi informasie. Layanan penerimaan rombongan tamu kunjungan resmif. Layanan penerimaan saran dan keluhang. Layanan Keanggotaan dan pengunjungh. Pemeliharaan informasi berita dan agenda pada media offline dan onlinei. Layanan penitipan tas

3. Bagian Layanan Jurnal

Bagian Layanan Jurnal dipimpin oleh seorang koordinator. Koordinator Layanan Jurnal mempunyai tugas sebagai berikut:a. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan layanan jurnal dan akses terhadap

koleksi jurnal dan majalah tercetak.b. Memonitor dan menjaga keberlangsungan implementasi sistem layanan

jurnalc. Membuat daftar petugas pengarsipan artikel e-journal dan e-booksd. Menyediakan konten promosie. Membimbing staff training dan siswa/mahasiswa PKLf. Memberikan materi pelatihang. Menyiapkan data untuk statistik pelaporan Bagian Layanan Jurnalh. Menyiapkan data untuk usulan rencana kerja dan barang kebutuhan

Bidang Layanan Jurnal

Bagian Layanan Jurnal bertugas untuk mengelola kegiatan:a. Layanan penelusuran jurnal dan artikel jurnalb. Layanan pengarsipan artikel e-journal dan e-booksc. Layanan baca jurnal cetakd. Layanan Kliping cetak dan elektronik

4. Bagian Layanan Digital dan Multimedia

Bagian Layanan Digital dan Multimedia dipimpin oleh seorang koordinator. Koordinator Layanan Digital dan Multimedia mempunyai tugas sebagai berikut:a. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan layanan Digital dan Multimedia, serta

akses terhadap koleksi e-journal dan e-booksb. Memonitor dan menjaga keberlangsungan implementasi sistem layanan

digital dan multimediac. Menyediakan konten promosi

d. Membimbing staff training dan siswa/mahasiswa PKLe. Memberikan materi pelatihanf. Menyiapkan data untuk statistik pelaporan Bagian Layanan Digital dan

Multimediag. Menyiapkan data untuk usulan rencana kerja dan barang kebutuhan

Bagian Layanan Digital dan Multimedia

Bagian Layanan Digital dan Multimedia bertugas untuk mengelola kegiatan:a. Layanan penelusuran informasi digital dan multimediab. Layanan akses informasi koleksi digital dan mekanisme akses sistemc. Layanan baca/pemanfaatan koleksi multimedia

5. Bagian Layanan Koleksi Umum

Bagian Layanan Koleksi Umum dipimpin langsung oleh Koordinator Layanan Koleksi Umum. Koordinator Layanan Koleksi Umum mempunyai tugas sebagai berikut:a. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan layanan Koleksi Umum dan akses

terhadap koleksi Umum.b. Memonitor dan menjaga keberlangsungan implementasi sistem layanan

koleksi umumc. Menyediakan konten promosid. Membimbing staff training dan siswa/mahasiswa PKLe. Memberikan asistensi pelatihanf. Menyiapkan data untuk statistik pelaporan Bagian Layanan Koleksi Umumg. Menyiapkan data untuk usulan rencana kerja dan barang kebutuhan

Bagian Layanan Koleksi Umum

Bagian Layanan Koleksi Umum bertugas untuk :a. Layanan peminjaman koleksi umum.b. Layanan pengembalian koleksi umum.c. Layanan perpanjangan pinjaman koleksi umum.d. Layanan pesan pinjam koleksi umum

Sub Bidang Layanan Teknis adalah sub bidang yang mengelola kegiatan yang sebagian besar tidak berkaitan langsung dengan pemustaka. Sub Bidang Layanan Teknis dipimpin oleh seorang koordinator. Koordinator Layanan Teknis mempunyai tugas sebagai berikut:

1. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Layanan Teknis.2. Memonitor dan menjaga keberlangsungan implementasi sistem layanan

teknis.3. Menyediakan konten promosi4. Mengkoordinasikan kegiatan pengerakan (shelving)5. Membuat jadwal petugas shelving6. Membimbing staff training dan siswa/mahasiswa PKL7. Memberikan materi training8. Membuat rekapitulasi usulan rencana kerja dan barang kebutuhan di

lingkungan Sub Bidang Layanan Teknis

9. Membuat rekapitulasi statistik Layanan Teknis

Sub Bidang Layanan Teknis terdiri dari 3 Bagian, yaitu:

1. Bagian Pengembangan Koleksi Cetak/Analog

Sub Bagian Pengembangan Koleksi Cetak/Analog dipimpin oleh seorang koordinator. Koordinator Pengembangan Koleksi Cetak/Analog mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Pengembangan Koleksi Cetak/Analogb. Memonitor dan menjaga keberlangsungan implementasi sistem

pengembangan koleksi cetak/analog.c. Menyediakan konten promosid. Mengkoordinasi pustakawan dalam kegiatan katalogisasi (input data) dan

klasifikasie. Membuat jadwal katalogisasi dan klasifikasi untuk pustakawan fungsional

dan berkoordinasi dengan Tim Penilai Pustakawan Fungsional.f. Mengkoordinasikan kegiatan cacah ulang (stock opname)g. Membimbing staf training dan siswa/mahasiswa PKLh. Memberikan materi pelatihani. Menyiapkan data statistik kegiatan Bagian Pengembangan Koleksi

Cetak/Analogj. Menyiapkan data usulan rencana kerja dan barang kebutuhan Bagian

Pengembangan Koleksi Cetak/Analog.

Bagian Pengembangan Koleksi Cetak/Analog mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Pembuatan daftar standing order buku dan jurnal cetakb. Pembuatan daftar pesanan buku dan jurnal cetak berdasarkan kurikulum

dan usulan Kelompok Keahlian / Program Studi / Fakultas / Sekolah dengan memperhatikan Kebijakan Pengembangan Koleksi, Standar Akreditasi Program Studi BAN-PT, SNI dan ISO.

c. Penerimaan koleksi cetak baik melalui metode hadiah/hibah, pertukaran, maupun pembelian.

d. Administrasi koleksi buku dan jurnal cetak Pemberian cap Pemberian nomor induk

e. Katalogisasi (input data) dan klasifikasi buku dan jurnal cetakf. Rekatalogisasi buku dan jurnal cetakg. Pengolahan buku dan jurnal cetak

Pencetakan label Penempelan label Penempelan RFID Proses tagging RFID

h. Pembuatan Daftar Penambahan Koleksi Baru (Accession List)i. Perbaikan koleksi cetak dalam kondisi rusak ringan

j. Melakukan proses cacah ulang (stock opname) sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 3 (tiga) tahun; sesuai kriteria dan Kebijakan Pengembangan Koleksi.

2. Bagian Pengembangan Koleksi Digital/Multimedia

Bagian Pengembangan Koleksi Digital/Multimedia dipimpin oleh seorang koordinator. Koordinator Pengadaan dan Pengolahan Koleksi Digital/Multimedia mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Pengembangan Koleksi Digital/Multimedia

b. Memonitor dan menjaga keberlangsungan implementasi sistem Pengembangan Koleksi Digital/Multimedia

c. Memonitor dan menata situs perpustakaan digital (digilib) dan e-collection (e.lib)

d. Menyediakan konten promosie. Mengkoordinasikan pustakawan dalam kegiatan upload metadata dan

koleksi digitalf. Membuat jadwal kegiatan unggah metadata untuk pustakawan fungsional

dan berkoordinasi dengan Tim Penilai Pustakawan Fungsional.g. Membuat konsep standarisasi pengolahan koleksi digitalh. Membimbing staf training dan siswa/mahasiswa PKLi. Memberikan materi pelatihanj. Merekapitulasi data statistik kegiatan Bagian Pengembangan Koleksi

Digital/Multimediak. Merekapitulasi data usulan rencana kerja dan barang kebutuhan Bagian

Pengembangan Koleksi Digital/Multimedia

Bagian Pengembangan Koleksi Digital/Multimedia dibagi menjadi 2 Sub Bagian yaitu Sub Bagian Pengadaan Koleksi Digital/Multimedia dan Sub Bagian Pengolahan Koleksi Digital/Multimedia. Setiap Sub Bagian dipimpin oleh seorang koordinator.

Koordinator Sub Bagian Pengadaan Koleksi Digital /Multimedia mempunyai tugas sebagai berikut:a. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan pengadaan koleksi

Digital/Multimediab. Memonitor dan menjaga keberlangsungan implementasi sistem

pengadaan koleksi digital/multimediac. Membimbing staf training dan siswa/mahasiswa PKLd. Memberikan asistensi pelatihane. Menyiapkan data statistik kegiatan Sub Bagian Pengadaan koleksi

digital/multimediaf. Menyiapkan data usulan rencana kerja dan barang kebutuhan Sub Bagian

pengadaan koleksi digital/multimedia

Sub Bagian Pengadaan Koleksi Digital/Multimedia melaksanakan tugas / kegiatan sebagai berikut:

a. Pembuatan daftar standing order e-journal dan e-booksb. Pembuatan daftar pesanan e-journal dan e-books berdasarkan kurikulum

dan usulan Kelompok Keahlian / Program Studi / Fakultas / Sekolah dengan memperhatikan Kebijakan Pengembangan Koleksi, Standar Akreditasi Program Studi BAN-PT, SNI dan ISO.

c. Penerimaan koleksi digital/multimedia, baik melalui metode hadiah/hibah, pertukaran, maupun pembelian.

d. Administrasi koleksi digital/multimedia Pendataan koleksi digital/multimedia

Koordinator Sub Bagian Pengolahan Koleksi Digital/Multimedia mempunyai tugas sebagai berikut:a. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan pengolahan koleksi

digital/multimediab. Memonitor dan menjaga keberlangsungan implementasi sistem

pengolahan koleksi digital/multimediac. Membimbing staf training dan siswa/mahasiswa PKLd. Memberikan asistensi pelatihane. Menyiapkan data statistik kegiatan Sub Bagian Pengolahan koleksi

digital/multimediaf. Menyiapkan data usulan rencana kerja dan barang kebutuhan Sub Bagian

pengolahan koleksi digital/multimedia

Sub Bagian Pengolahan Koleksi Digital/Multimedia melaksanakan tugas/ kegiatan sebagai berikut:

a. Pengolahan koleksi digital/multimedia koleksi karya ilmiah siva untuk situs digilib

b. Pengolahan koleksi digital/multimedia artikel e-journal, e-books, dan alih media koleksi UPT Perpustakaan selain hasil karya ilmiah siva ITB untuk situs e.lib melalui koordinasi dengan Bagian Preservasi dan Konservasi Koleksi

3. Bagian Preservasi dan Konservasi Koleksi

Bagian Preservasi dan Konservasi Koleksi dipimpin oleh seorang Koordinator. Koordinator Preservasi dan Konservasi Koleksi mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Preservasi dan Konservasi Koleksib. Memonitor dan menjaga keberlangsungan sistem preservasi dan

konservasi koleksic. Mengkoordinasikan kegiatan penyiangan (weeding) bersama Bagian

Pengembangan Koleksi Cetak/Analogd. Menyediakan konten promosie. Membimbing staf training dan siswa/mahasiswa PKLf. Memberikan materi pelatihan

g. Menyiapkan data usulan rencana kegiatan dan barang kebutuhan Bagian Preservasi dan Konservasi Koleksi

h. Menyiapkan data statistik kegiatan Bagian Preservasi dan Konservasi Koleksi

Bagian Preservasi dan Konservasi Koleksi melaksanakan tugas / kegiatan sebagai berikut:

a. Memonitor dan mendata koleksi rusak berat di rakb. Melakukan kegiatan pencegahan kerusakan koleksi, berkoordinasi dengan

Bagian Sarana dan Prasarana Menghindarkan koleksi dari sinar matahari langsung Mengatur peredaran udara, kelembaban, dan suhu udara ruangan Memberikan bimbingan tentang cara menggunakan koleksi secara

baik Membersihkan ruang dari debu dan kotoran secara teratur Melarang orang merokok dan makan di dalam ruangan

perpustakaan Menyuntik lantai dengan obat anti rayap Melakukan sterilisasi koleksi dari hama secara berkala Menyediakan sarana pemadam api Membuat rambu-rambu peringatan atau peraturan tertulis yang

mudah dipahami maksudnyac. Melakukan kegiatan pelestarian koleksi

Memperbaiki koleksi agar dapat digunakan kembali Melakukan penjilidan ulang koleksi dalam kondisi rusak berat sesuai

kriteria, skala prioritas dan Kebijakan Pengembangan Koleksi. Melaminasi koleksi Menyampul koleksi Melakukan koordinasi dengan Sub Bidang Pengolahan Koleksi

Digital/Multimedia dalam kegiatan alih media koleksi UPT Perpustakaan selain hasil karya ilmiah sivitas akademika ITB.

d. Melakukan penyiangan koleksi (weeding) melalui koordinasi dengan Bidang Pengembangan Koleksi Cetak/Analog dengan mempertimbangkan kriteria penyiangan, skala prioritas, dan kebijakan pengembangan koleksi.

e. Membuat peralatan / kelengkapan yang dibutuhkan untuk mendukung proses layanan

3.3. UPT Perpustakaan dan Perpustakaan Program Studi/Fakultas/ Sekolah

Sampai bulan Mei 2012, selain UPT Perpustakaan, ITB memiliki perpustakaan Program Studi dan Fakultas / Sekolah. Pengelolaan perpustakaan program studi dan fakultas/sekolah berada dibawah tanggung jawab masing-masing program studi dan fakultas/sekolah. UPT Perpustakaan berpartisipasi dalam pengembangan perpustakaan program studi dan fakultas/sekolah melalui pembinaan fungsional pustakawan.

Dalam kurun waktu tahun 2000, muncul wacana bahwa 1 (satu) perguruan tinggi memiliki 1 (satu) perpustakaan. Sehingga lahirlah konsep 1 (one)-lib system di lingkungan ITB. Pada awalnya konsep 1(one)-lib system tersebut, mempertimbangkan penyatuan perpustakaan program studi dan fakultas/sekolah secara fisik dengan UPT Perpustakaan sebagai perpustakaan pusat. Tetapi karena jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan program studi dan fakultas/sekolah terlalu besar, sehingga kapasitas gedung UPT Perpustakaan tidak mencukupi, maka konsep penyatuan perpustakaan secara fisik tidak terwujud.

Berdasarkan pertimbangan batalnya penyatuan perpustakaan program studi dan fakultas/sekolah secara fisik, maka konsep 1(one)-lib system diarahkan untuk mengintegrasikan sistem perpustakaan yang digunakan. Pada kurun tahun 2000-an digagas program perpustakaan digital. Aplikasi GDL sebagai perangkat lunak sistem perpustakaan digital diinstal di setiap perpustakaan program studi disertai penyerahan perangkat keras berupa 1 set komputer dan 1 buah scanner jenis flatbad, serta program pelatihan penggunaan sistem perpustakaan digital. Implementasi program integrasi sistem perpustakaan digital sempat berjalan di perpustakaan program studi dan fakultas/sekolah. Sampai tahun 2010, perpustakaan digital yang masih berjalan sesuai program adalah perpustakaan digital Program Studi Teknik Fisika. Gagalnya implementasi konsep 1(one)-lib versi integrasi sistem perpustakaan digital dinilai merupakan akibat dari hal-hal berikut, yaitu:

1. Kekurangan sumberdaya manusia (pustakawan) yang mengelola perpustakaan program studi dan fakultas / sekolah.

2. Kurangnya dukungan dari Program Studi dan Fakultas/Sekolah terhadap konsep 1(one)-lib system.

3. Adanya kebijakan dari Program Studi dan Fakultas/Sekolah yang dinilai dapat menghambat implementasi konsep 1(one)-lib system.

Pada tahun 2011, ITB melalui Direktorat Pengembangan melaksanakan program “Revitalisasi Gedung Perpustakaan”. Program ini sudah berjalan kurang lebih sejak bulan Oktober 2011. Dan program revitalisasi gedung perpustakaan diselesaikan pada akhir tahun 2012. Melalui program revitalisasi tersebut, UPT Perpustakaan diperkirakan akan mempunyai gedung dengan tampilan yang baru dan modern. ITB tentunya berharap dan mendorong agar UPT Perpustakaan mempunyai sistem penyelenggaraan /pengelolaan perpustakaan yang modern dan lebih baik dari sistem yang digunakan sebelumnya, juga lebih baik dari sistem yang digunakan oleh perpustakaan perguruan tinggi lainnya. Oleh karena itu, tahun 2012 ini merupakan saat yang tepat bagi UPT Perpustakaan untuk memperbaiki diri dengan menata sistem penyelenggaraan/pengelolaan perpustakaan yang modern sesuai dengan standard, dan peraturan hukum yang berlaku, serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Penataan sistem tidak hanya dilakukan terhadap sistem informasi dan manajemen layanan UPT Perpustakaan saja, tetapi juga penataan sistem pengelolaan perpustakaan program studi dan fakultas/sekolah. Dalam rangka menata sistem pengelolaan perpustakaan program studi dan fakultas / sekolah, UPT Perpustakaan mengusulkan konsep 1(one)-lib system dengan memperhatikan kepentingan program studi dan fakultas / sekolah, sistem akreditasi BAN-PT maupun ABET, standarisasi perpustakaan (perguruan tinggi) baik lingkup nasional maupun

internasional, serta peraturan hukum yang berlaku terkait penyelenggaraan perpustakaan.

Konsep yang diusulkan adalah konsep 1(one)-lib system yang menyeluruh, dengan deskripsi sebagai berikut:

1. Perpustakaan Program Studi dan Fakultas / Sekolah merupakan bagian dari organisasi UPT Perpustakaan.

2. Perpustakaan Program Studi dan Fakultas / Sekolah merupakan cabang atau titik layanan dari UPT Perpustakaan dengan lokasi fisik tetap berada di Fakultas / Sekolah yang terkait. Konsep ini sudah berhasil dilaksanakan oleh National University of Singapore (NUS).

3. Sistem informasi dan manajemen layanan perpustakaan yang digunakan hanya 1 sistem yang diakomodasi oleh UPT Perpustakaan. Dengan demikian tidak terjadi lagi penggunaan sistem yang berbeda dan penyediaan server di perpustakaan program studi dan Fakultas / Sekolah.

4. Sivitas akademika ITB dapat memperoleh layanan perpustakaan di semua perpustakaan cabang. Sivitas akademika ITB dapat melakukan proses peminjaman, pengembalian, pesan pinjam, bebas pinjam dan transaksi layanan perpustakaan lainnya di perpustakaan yang terdekat, tanpa memandang asal program studi dan fakultas / sekolah.

5. Koleksi yang disimpan di perpustakaan cabang, memiliki kriteria sebagai berikut:

a. Koleksi yang memiliki subjek spesifik sesuai bidang studi yang ada di Fakultas/Sekolah yang bersangkutan.

b. Koleksi yang sering digunakan oleh sivitas akademika di Fakultas/Sekolah yang bersangkutan.

c. Koleksi tugas akhir (S1, S2, S3) hanya tersedia dalam format digital yang dapat diakses melalui sarana komputer dan internet yang telah disediakan. Komputer dan internet yang disediakan, dapat digunakan pula untuk mengakses informasi ilmiah dari e-journal dan e-books yang dilanggan ITB.

d. Pengadaan koleksi baru akan didistribusikan ke perpustakaan cabang sesuai cakupan bidang studi Fakultas/Sekolah yang bersangkutan.

6. Layanan yang tersedia di perpustakaan cabang hanya layanan sirkulasi dan layanan pemanduan/informasi.

7. SDM yang menjalankan layanan di perpustakaan cabang, minimal sebanyak 4 (empat) orang sesuai dengan SNI 7330-2009 poin 8.2. Koordinator Perpustakaan Cabang adalah pustakawan yang sebelumnya merupakan koordinator perpustakaan program studi/Fakultas/Sekolah. Hal ini dilakukan agar hubungan baik yang telah terjaga dengan dosen dan pimpinan di lingkungan Program Studi, Fakultas, dan Sekolah yang terkait dapat dipertahankan. Koordinasi Perpustakaan cabang dengan UPT Perpustakaan dilakukan oleh Koordinator Perpustakaan cabang dengan Koordinator Layanan Pengguna UPT Perpustakaan.

8. Koordinator perpustakaan / narapustaka yang ditetapkan oleh Program Studi/Fakultas/Sekolah menjadi anggota Dewan Perpustakaan. Hal ini dilakukan agar pihak Program Studi / Fakultas / Sekolah masih memiliki akses dengan perpustakaan terkait dengan kepentingan Program Studi / Fakultas / Sekolah, terutama mengenai masalah assessmen atau akreditasi.

9. Anggaran penyelenggaraan perpustakaan cabang merupakan bagian dari RKA UPT Perpustakaan, karena perpustakaan cabang merupakan bagian dari organisasi UPT Perpustakaan.

10.Data pelaporan kinerja UPT Perpustakaan akan menjadi menyeluruh dan lengkap serta lebih valid.

BAB 3DANA

Untuk menjalankan aktivitasnya, setiap organisasi memerlukan anggaran dana. Demikian pula dengan perpustakaan, sebagai suatu organisasi perpustakaan perlu didukung oleh anggaran dana. Jumlah dana yang memadai harus disediakan agar perpustakaan mampu dengan baik menunjang kurikulum, pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat yang dilaksanakan oleh perguruan tingginya. UU no. 43/2007 pasal 39 mengamanatkan bahwa pendanaan perpustakaan menjadi tanggung jawab penyelenggara perpustakaan. Penyelenggara perpustakaan perguruan tinggi adalah institusi perguruan tinggi (UU No. 43/2007 pasal 24). Pendanaan perpustakaan didasarkan pada prinsip kecukupan dan berkelanjutan (UU No. 43/2007 pasal 40 ayat 1).

Berdasarkan SNI 7330-2009 point 12, anggaran perpustakaan sekurang-kurangnya 5% dari total anggaran perguruan tinggi diluar belanja pegawai.

Tugas perpustakaan terkait dana ialah menyusun rencana kerja dan anggaran setiap tahun, yang merinci keperluan dana selama tahun anggaran bersangkutan. Di samping untuk keperluan yang lazim bagi sebuah lembaga, yaitu kelangsungan operasional, seperti gaji pegawai, bahan habis pakai, perlengkapan kantor, dan pemeliharaan gedung, dana perpustakaan juga harus dianggarkan untuk program pengembangan, seperti untuk mengembangkan koleksi, membeli perlengkapan perpustakaan misalnya perlengkapan pandang-dengar, komputer, atau rak buku, serta peningkatan sistem informasi dan manajemen perpustakaan.

Menurut UU no. 43/2007 pengelolaan dana perpustakaan dilakukan secara efisien, berkeadilan, terbuka, terukur, dan bertanggung jawab. Salah satu langkah pengelolaan dana perpustakaan secara efisien adalah melakukan penghematan dana. Langkah penghematan dana dapat dijalankan dengan berbagai cara, seperti:

1. Membangun 1 (satu) perpustakaan dalam 1 (satu) kampus, sehingga duplikasi koleksi dapat dihindari dan titik layanan dapat dikurangi. Hal ini berarti efisiensi terhadap sumber daya manusia dan sumber daya lainnya

2. Menempatkan terminal komputer yang terhubung dalam jaringan lokasl (intranet) dan /atau global (internet) di program studi dan unit lain untuk mempermudah sivitas akademika mengakses informasi dan memanfaatkan layanan yang disediakan oleh perpustakaan.

3. Melakukan kerja sama antar perpustakaan dalam bidang pengembangan koleksi dan layanan, yang akan mengurangi duplikasi pengadaan bahan perpustakaan di perpustakaan yang menjadi anggota jaringan kerja sama. Selain itu, kerjasama perpustakaan dapat dilakukan dalam pengolahan bahan perpustakaan, seperti misalnya pembuatan katalog oleh penyalur buku atau pihak lain di luar perpustakaan. Kerjasama antar-perpustakaan ini secara nyata sudah dijalankan dengan perpustakaan program studi, misalnya kerjasama dalam usulan pengadaan koleksi, pelaksanaan kegiatan ilmiah seperti seminar, sosialisasi dan sebagainya.

Menurut UU tentang Perpustakaan no. 43/2007 pasal 40 ayat 2, Pendanaan perpustakaan bersumber dari :

1. Anggaran pendapatan dan belanja negara dan / atau anggara pendapatan dan belanja daerah,

2. Sebagian anggaran pendidikan,3. Sumbangan masyarakat yang tidak mengikat,4. Kerja sama yang saling menguntungkan,5. Bantuan luar negeri yang tidak mengikat,6. Hasil usaha jasa perpustakaan, dan/atau7. Sumber lain yang sah berdasarkan ketentuan peraturan perundang-

undangan.

Dalam proses perencanaan anggaran, perpustakaan biasanya membagi anggaran ke dalam 2 bagian, yaitu anggaran rutin/kelangsungan operasi dan anggaran pembangunan/pengembangan.Anggaran rutin/kelangsungan operasi biasanya bersumber dari anggaran pemerintah, seperti dana DIPA. Anggaran rutin umumnya digunakan untuk membiayai keperluan kantor (alat tulis kantor, dan lain-lain).

Sedangkan anggaran pembangunan/pengembangan biasanya bersumber dari dana masyarakat. Anggaran pembangunan tidak tetap besarnya, bergantung kepada usulan yang diajukan oleh perguruan tinggi masing-masing melalui Daftar Usulan Proyek (DUP). Dalam hubungan ini perpustakaan harus selalu merencanakan kegiatan yang mendukung kegiatan perguruan tingginya, dan kegiatan lain dalam rangka pengembangan perpustakaan. Sumber dana lainnya yang berasal dari dana masyarakat, berupa Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP), yang besarnya berbeda untuk setiap perguruan tinggi. Dapat dicatat pula bahwa pemerintah daerah, lembaga di dalam dan luar negeri, perorangan, dan pihak-pihak lain pemerhati perpustakaan juga merupakan sumber dana.

Perpustakaan perlu memperhatikan berawal dan berakhirnya tahun anggaran. Anggaran berawal pada tanggal 1 Januari dan berakhir pada tanggal 31 Desember. Dana yang sifatnya tambahan (suplemen) bergantung kepada tahun anggaran pemberi dana. Dana yang berasal dari berbagai sumber itu, hendaknya dimanfaatkan dengan bijaksana, agar jangan terjadi pembelanjaan yang tumpang tindih. Jika perlu, perpustakaan memetakan setiap kegiatan dengan sumber dana yang membiayainya. Sebagai contoh dapat dilihat dalam tabel di bawah ini (Wijayanti : 2004).

Tabel 1 Pendanaan kegiatan perpustakaan dan sumber dana

No KegiatanSumber Dana

Rutin SPP/DPP

Pembangunan Suplemen Dana

lain1. Pengadaan koleksi :            Bahan tercetak V V V   V  Bahan non-cetak

(multimedia) V V V   V  Bahan elektronik V V V   V             2. Pengolahan koleksi :            Buku Induk Registrasi V V   V    Kartu Katalog

(manual/komputer) V V   V    Kartu buku V V   V    Kantong buku V V   V    Label buku V V   V    Kartu Majalah (cardex) V V   V    Lembar tanggal kembali V V   V    Penerbitan (katalog,

tambahan koleksi) V V   V  

  RFID dan perangkat terkait V V   V  

  Alat tulis kantor lainnya V V   V               3. Preservasi koleksi :            Sampul buku plastik V V   V    Penjilidan (buku, berkala) V V   V    Pemberantasan hama V V   V    dan lain-lain V V   V               4. Pelayanan kepada

pengguna :            Kartu anggota V V   V    Kartu peminjaman V V   V    Kartu tagihan V V   V    Kartu lepas keanggotaan V V   V    Borang statistik V V   V    Biaya fotokopi V V   V    Penerbitan (statistik,

informasi mutakhir) V V   V  

  Promosi (pameran, penerbitan brosur) V V   V  

  dan lain-lain V V   V               5. Kerja sama          

perpustakaan :  aneka borang silang layan V V   V    Media penyimpan data

komputer V V   V    Peralatan pencetakan V V   V    Biaya pos/telepon/fax V V   V    Alat tulis kantor V V   V    dan lain-lain V V   V               6. Administrasi

perpustakaan :          

 Upah (lembur, honorarium, insentif, rapat, dll.)

V V   V  

  Rumah tangga (kebutuhan harian) V V      

 ATK kesekretariatan/kepegawaian/perlengkapan/keuangan)

V V   V  

 Pengadaan perlengkapan perpustakaan (perabot dan peralatan)

V V V V V

  Pemeliharaan gedung, lingkungan, perlengkapan   V      

  dan lain-lain.   V                   7. Pengembangan profesi :            Pendidikan dan pelatihan   V V V V  Pertemuan-pertemuan V V      

 Kegiatan ilmiah (lokakarya/seminar/kongres, dll)

  V V V V

  Studi banding   V   V V  Penulisan   V   V V  dan lain-lain   V   V V

DAFTAR PUSTAKA

INDONESIA. Badan Standardisasi Nasional. 2009. Standar Nasional Indonesia (SNI) nomor 7330 tahun 2009 tentang Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : Badan Standardisasi Nasional.

INDONESIA. Menteri Pendidikan Nasional. 2000. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia nomor 234/U/2000 tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi. Jakarta: Kementerian Pendidikan Nasional

INDONESIA. Perpustakaan Nasional. 2003. Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI.

INDONESIA. Presiden. 2008. Undang-Undang Republik Indonesia nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Jakarta: Sekretariat Negara RI.

INDONESIA. Presiden. 2008. Undang-Undang Republik Indonesia nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Jakarta: Sekretariat Negara RI.

INDONESIA. Presiden. 2007. Undang-Undang Republik Indonesia nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan. Jakarta : Sekretariat Negara RI.

INDONESIA. Presiden. 1999. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi. Jakarta: Sekretariat Negara RI.

INDONESIA. Presiden. 1991. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 70 tahun 1991 tentang Pelaksanaan UU No. 4 tahun 1990 tentang Wajib Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam. Jakarta: Sekretariat Negara RI.

INDONESIA. Presiden. 1990. Undang-Undang Republik Indonesia nomor 4 tahun 1990 tentang Wajib Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam. Jakarta Sekretariat Negara RI.

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG. 2010. Struktur Organisasi Institut Teknologi Bandung. http://www.itb.ac.id [diakses pada tanggal 10 Mei 2012]. Bandung: Institut Teknologi Bandung.

ROWLEY, Jennifer and FARROW, John. 2000. Organizing knowledge : an introduction to managing access to information, 3rd ed. Aldershot, Hamphsire, England: Gower.

WIJAYANTI, Luki (ed.). 2004. Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman. Jakarta : Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional RI.

BAGIAN

LAMPIRAN

Dewan Perpustakaan Kepala

KaBid Administrasi Umum

SubBid Kepegawaian dan Kearsipan SubBid Keuangan SubBid Fasilitas

Bag. Sarana dan Prasarana

Bag. Teknologi Informasi Komunikasi dan

Jaringan

KaBid Layanan

SubBid Layanan Pengguna

Bag. Layanan Sirkulasi

Bag. Layanan Pemanduan,

Pemustaka, dan Humas

Bag. Layanan Jurnal

Bag. Layanan Digital dan Multimedia

Bag. Layanan Koleksi Umum

SubBid Layanan Teknis

Bag. Pengembangan Koleksi Cetak

Bag. Pengembangan Kol.Digital/Multimedia

SubBag. Pengadaan Koleksi

Digital/Multimedia

SubBag. Pengolahan Koleksi Digital/Media

Bag. Preservasi dan Konservasi Koleksi

Sidang Pustakawan

Lampiran ? Contoh Kebijakan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi

Latar Belakang

Pada waktu ini sangat dirasakan pentingnya perpustakaan memiliki kebijakan tertulis mengenai pengembangan koleksi sebagai pedoman dalam memilih bahan perpustakaan. Kebijakan ini makin dirasakan perlunya mengingat bahan perpustakaan makin banyak dan beragam, dan biaya untuk pembelian dan pengolahannya meningkat. Kebijakan ini perlu ditinjau kembali secara teratur, dan sebaiknya setiap tahun agar kebutuhan akan informasi dalam situasi yang selalu berubah dapat dipenuhi.

Tujuan Perpustakaan

Kebijakan pengembangan koleksi hendaknya selalu dapat mencerminkan fungsi perpustakaan sebagai penunjang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat (PP No. 60, tahun 1999, pasal 34). Sebagai unsur penunjang visi dan misi perguruan tinggi, perpustakaan merumuskan tujuannya sebagai berikut:1. Mengadakan dan merawat buku, jurnal, dan bahan perpustakaan lainnya untuk

dipakai oleh dosen, mahasiswa, dan staf lainnya bagi kelancaran program pengajaran dan penelitian di perguruan tinggi.

2. Mengusahakan, menyimpan, dan merawat bahan perpustakaan yang bernilai sejarah, yang memiliki kandungan informasi lokal, dan yang dihasilkan oleh sivitas akademika, untuk dimanfaatkan kembali sebagai sumber pembelajaran (learning resources).

3. Menyediakan sarana temu kembali untuk menunjang pemakaian bahan perpustakaan

4. Menyediakan tenaga profesional serta penuh dedikasi untuk melayani kebutuhan pengguna perpustakaan, dan bila perlu mampu memberikan pelatihan cara penggunaan bahan perpustakaan.

5. Bekerja sama dengan perpustakaan lain untuk mengembangkan program perpustakaan.

Tanggung-jawab Pemilihan dan Keputusan Pengadaan

Pemilihan bahan perpustakaan merupakan usaha bersama antara staf pengajar dan staf perpustakaan. Usaha ini bisa dituangkan dalam bentuk kepanitiaan. Walaupun setiap staf pengajar berhak memilih dan mengajukan permintaan bahan perpustakaan, hal tersebut perlu mendapat persetujuan dari ketua jurusan atau yang mewakilinya untuk urusan perpustakaan. Staf perpustakaan dapat pula mengajukan usul pengadaan bahan perpustakaan tertentu kepada kepala perpustakaan, terutama bahan perpustakaan yang kurang atau belum mendapat perhatian dari staf pengajar. Hal ini dimaksudkan agar diperoleh koleksi yang memuat informasi yang seimbang. Kepala perpustakaan mempunyai wewenang

terakhir untuk memutuskan diadakan atau tidaknya bahan perpustakaan tertentu. Keputusan ini dibuat setelah mempertimbangkan berbagai macam aspek seperti biaya dan kriteria pemilihan.

Kriteria Pemilihan

Terdapat beberapa asas yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan bahan

terakhir untuk memutuskan diadakan atau tidaknya bahan perpustakaan tertentu. Keputusan ini dibuat setelah mempertimbangkan berbagai macam aspek seperti biaya dan kriteria pemilihan.

Kriteria Pemilihan

Terdapat beberapa asas yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan bahan

Bahan perpustakaan rujukan diadakan dengan mempertimbangkan:

1. Susunan2. Macam entri yang digunakan3. Ada tidaknya indeks4. Kelengkapan dan ketelitian rujukan5. Kualitas terbitan6. Kepakaran penulis, dll.

Bahan perpustakaan rujukan diadakan dengan mempertimbangkan:

1. Susunan2. Macam entri yang digunakan3. Ada tidaknya indeks4. Kelengkapan dan ketelitian rujukan5. Kualitas terbitan6. Kepakaran penulis, dll.

1. Perlu disediakan perangkat keras (komputer), perangkat lunak, dan sambungan internet untuk akses maya

2. Reliabilitas dan kecepatan sambungan internet (bandwidth) yang relatif masih lambat di Indonesia

3. Ketertinggalan teknologi (technological obsolence) dari perangkat keras, perangkat lunak, maupun media penyimpanan elektronik/digital.

Untuk mengatasi kelemahan-kelemahan di atas perpustakaan perlu mengadakan peningkatan (upgrading) perangkat keras dan lunak yang digunakan untuk mengakses informasi dari terbitan berkala dalam media CD ROM. Jika pemasok

1. Perlu disediakan perangkat keras (komputer), perangkat lunak, dan sambungan internet untuk akses maya

2. Reliabilitas dan kecepatan sambungan internet (bandwidth) yang relatif masih lambat di Indonesia

3. Ketertinggalan teknologi (technological obsolence) dari perangkat keras, perangkat lunak, maupun media penyimpanan elektronik/digital.

Untuk mengatasi kelemahan-kelemahan di atas perpustakaan perlu mengadakan peningkatan (upgrading) perangkat keras dan lunak yang digunakan untuk mengakses informasi dari terbitan berkala dalam media CD ROM. Jika pemasok