pedoman tata naskah dinas - · pdf fileadministrasi perkantoran ... tercapainya efektivitas...
TRANSCRIPT
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS oleh :
Robaini, S.IP
Badan Pengawas Obat dan Makanan
Jakarta, Juli 2016
MATERI
ADMINISTRASI PERKANTORAN
TUJUAN :
Setelah mengikuti pelatihan peserta diharapkan memiliki pengetahuan dan
kemampuan melaksanakan tugas administrasi perkantoran secara baik dan
benar sesuai dengan peraturan .
PERMASALAHAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
Kurangnya pemahaman terhadap Pedoman Tata Naskah Dinas (TND)
Kurangnya kepatuhan terhadap Pedoman TND
Perlunya sosialisasi yang lebih intensif
MAKSUD DAN TUJUAN
a. Menggunakan acuan yang sama dalam
penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan
Badan Pengawas Obat dan Makanan.
b. Menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang
efektif dan efisien dalam penyelenggaraan
pemerintahan.
SASARAN
a. Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam
penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Badan
Pengawas Obat dan Makanan;
b. Terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah
dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi
umum;
c. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi
tulis;
d. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata
naskah dinas.
ASAS
ASAS TATA
NASKAH DINAS
EFEKTIF DAN EFISIEN, PEMBAKUAN
PERTNGGUNGJAWABAN, KETERKAITAN
KECEPATAN, KETEPATAN DAN KEAMANAN
JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS
Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah
dinas arahan dan naskah dinas korespondensi.
A. NASKAH DINAS ARAHAN
Naskah Dinas Arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan
pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dijadikan pedoman dan
dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan di lingkungan
Badan Pengawas Obat dan Makanan berupa produk hukum yang
bersifat pengaturan, penetapan dan penugasan
WEWENANG PENETAPAN DAN PENANDATANGANAN
Pejabat yang berwenang menetapkan dan
menandatangani Peraturan adalah Kepala Badan
Pengawas Obat dan Makanan.
Pengundangan Agar setiap orang mengetahuinya, peraturan yang telah
ditetapkan oleh Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan
diundangkan dalam Berita Negara Republik Indonesia melalui
Kementerian Hukum dan HAM c.q. Direktorat Jenderal Peraturan
Perundangundangan.
Pengabsahan Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum
digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Peraturan telah
dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang
bertanggung jawab di bidang hukum.
B. NASKAH DINAS KORESPONDENSI
1. Intern ----- Nota Dinas + Memorandum/Memo Dinas 2. Ekstern ---- Surat Dinas C. NASKAH DINAS KHUSUS 1. Surat Perjanjian - Dalam Negeri - - Internasional 2. Surat Kuasa 3. Berita Acara (BA) 4. Surat Keterangan 5. Surat Pengantar 6. Pengumuman
SYARAT PENYUSUNAN NASKAH DINAS
1. Ketelitian
Dalam menyusun naskah dinas harus tercermin ketelitian dan kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan pengambilan keputusan/kebijakan.
2. Kejelasan
Naskah dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik dan materi.
3. Singkat dan Padat
Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (bahasa formal, efektif,
singkat, padat dan lengkap).
4. Logis dan Meyakinkan
Naskah dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas.
5. Pembakuan
Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format maupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan dan memperlancar pemahaman isi naskah dinas.
CARA PENOMORAN NASKAH DINAS
Contoh penomoran Instruksi:
INSTRUKSI KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN
NOMOR: HK.05.01.1.22.06.13.001
Keterangan :
a) HK.05.01 : Kode Klasifikasi instruksi
b) 1 : Kode unit kerja pejabat penandatangan
(Kepala Badan POM)
c) 22 : Kode unit kerja pembuat surat
d) 06.13 : Bulan dan tahun terbit
e) 001 : Nomor (nomor urut dalam satu tahun takwim)
CARA PEMBUBUHAN PARAF
Setiap konsep surat dinas sebelum ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang dibubuhi paraf terlebih dahulu
oleh para pejabat dua tingkat di bawahnya yang bertugas
menyiapkan konsep surat dinas tersebut.
Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut.
(a) Paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah
pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di
sebelah kiri/ sebelum nama pejabat penanda tangan
surat.
(b) Paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah
pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di
sebelah kanan/ setelah nama pejabat penanda tangan.
KEWENANGAN PEJABAT PENANDA TANGAN NASKAH
PENGAMANAN NASKAH DINAS
Kategori klasifikasi keamanan untuk naskah dinas, terdiri dari :
1. Sangat rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan keselamatan negara;
2. Rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang
tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber
daya nasional, ketertiban umum, termasuk terhadap ekonomi makro. Apabila informasi yang
terdapat dalam naskah dinas bersifat sensitif baik bagi lembaga maupun perorangan akan
menimbulkan kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya
kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi;
3. Terbatas adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang
tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga,
seperti kerugian finansial yang signifikan; dan
4. Biasa/Terbuka adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya dibuka untuk umum tidak
membawa dampak apapun terhadap keamanan negara.
PEMBERKASAN
Pengaturan dan penyimpanan arsip scr logis dan
sistematis dgn menggunakan huruf, nomor atau
kombinasi huruf dan nomor yg digunakan sebagai
identitas arsip yg akan disimpan.
TUJUAN PEMBERKASAN ARSIP
1. Menjaga kesatuan dan keamanan informasi
2. Mempercepat penemuan kembali arsip secara cepat
dan lengkap
3. Membantu saat proses penyusutan
PERALATAN YANG DIGUNAKAN
1. Filing cabinet/lemari penyimpanan arsip
2. Guide/sekat : pembatas antar file, biasanya terbuat dari karton tebal yang mempunyai tab
3. Out Indikator : sebagai alat untuk mengganti arsip yang dipinjam
a. Out Guide: mengganti folder yang diambil/dipinjam
b. Out Sheet : mengganti arsip yang diambil/dipinjam, diletakkan di folder dimana arsip itu diambil
18
SARANA PEMBERKASAN
PERANGKAT KERAS :
FILING CABINET,
LEMARI ARSIP,
SEKAT/GUIDE, FOLDER
PERANGKAT LUNAK :
KODE KLASIFIKASI
INDEKS
TUNJUK SILANG
PENYIMPANAN ARSIP
PENYIMPANAN ARSIP AKTIF
1. Dilaksanakan di tiap unit pengolah
2. Penyimpanan dilaksanakan sesuai materi
arsip (alfabetis, numerik, subjek, geografis)
3. Didasarkan pada pola klasifikasi (subjek)
4. Prosedur:
a. Pemeriksaan
b. Penentuan indeks
c. Pemberian kode
d. Tunjuk silang
e. Penyortiran
f. Penempatan arsip
PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF
1. Dilaksanakan di Unit Kearsipan Departemen
dan Unit Kearsipan Unit Utama atau lembaga
kearsipan di provinsi, Kabupaten/kota;
2. Prinsip original order dan provenance
3. Prosedur:
a. Penerimaan
b. Pemeriksaan kesesuaian arsip
dengan daftarnya.
c. Jika terjadi kesalahan melakukan
perbaikan penataan fisik dan daftar
d. Penandatanganan BA pemindahan arsip
e. Penataan arsip dalam boks
f. Pelabelan
g. Penataan boks dalam rak
h. Penyusunan daftar dengan
memperhatikan daftar arsip yang
dipindahkan
PERALATAN YANG DIGUNAKAN
3. Folder atau Map : berfungsi untuk menempatkan arsip. Mempunyai tab untuk menuliskan kode & indeks berkas.
4. Guide & Folder Miscellaneous sebagai penampung sementara terhadap surat-surat yang jumlahnya masih sedikit (kurang dari 5 lembar)
Sosialisasi SE Kearsipan
21
TAB
FOLDER
35,5 cm
24 cm
2 cm
8 cm
Folder dengan tab di atas
Tab
24 cm
35,5 cm
2 cm
8 cm
Folder dengan tab disamping
TE
FOLDER
SEKUNDER PRIMER
GUIDE ATAU SEKAT
TERSIER
PERDATA
PIDANA
HK.O3 BANTUAN HUKUM
HK. HUKUM
OUT INDIKATOR
NO NAMA
PEMINJAM
JENIS
ARSIP
KODE
ARSIP
TANGGAL
PINJAM
TANGGAL
KEMBALI
PARAF
PEMINJAM
PARAF
KEMBALI
Sosialisasi SE Kearsipan
26
TATA CARA
PEMBERKASAN
PROSEDUR PEMBERKASAN
1. PEMERIKSAAN
memeriksa surat/berkas yang akan
disimpan, dengan cara :
- lihat disposisi (simpan, file, arsip)
- Kelengkapan surat
- Kondisi fisik
2. PENENTUAN INDEKS
- tentukan kata tangkap, berupa nama orang, nama lokasi,
nama organisasi, masalah atau subyek, nama yang sering
disebut atau digunakan,
- singkat dan jelas
- Mewakili topik yang ada dalam arsip,
- Spesifik
- Mudah dikenali dan mudah dipahami
- Lazim digunakan
CONTOH CARA MENGINDEKS:
Surat tentang Rencana Kunjungan Anggota DPRD
Kodenya :
Primer : HM. HUBUNGAN MASYARAKAT
Sekunder : HM.02. Protokoler
Tersier : HM.02.01. Kunjungan
Indeksnya : Kunjungan DPRD
3. PEMBERIAN KODE KLASIFIKASI
Setiap surat yang akan diberkaskan diberi
kode klasifikasi terlebih dahulu sesuai
dengan Kode Klasifikasi.
KEGUNAAN KLASIFIKASI
MENGELOMPOKKAN ARSIP YANG MASALAHNYA SAMA
DALAM SATU BERKAS;
MENGATUR PENYIMPANAN ARSIP SECARA LOGIS DAN
SISTEMATIS;
UNTUK MEMUDAHKAN DALAM KEGIATAN PENEMUAN
KEMBALI
PENGERTIAN KLASIFIKASI
Klasifikasi Arsip adalah penggolongan naskah dinas
berdasarkan masalah dan merupakan pedoman
untuk pengaturan, penataan dan penemuan kembali
arsip.
KLASIFIKASI
Kode Klasifikasi Arsip adalah tanda pengenal
urusan atau masalah dalam bentuk angka, huruf
atau keduanya.
berfungsi sebagai alat untuk mengenali masalah
yang dikandung arsip.
CARA PENGGUNAAN KLASIFIKASI
Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan kegiatan pemerintahan, pembangunan, pembinaan dll.
Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum ke khusus. Terdiri dari pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah.
4. TUNJUK SILANG
• JIKA SATU SURAT MEMPUNYAI 2 MASALAH ATAU LEBIH
• JIKA ADA PERUBAHAN NAMA, BAIK ORANG, TEMPAT ATAU ORGANISASI
• JIKA SURAT MEMPUNYAI LAMPIRAN YANG BUKAN MERUPAKAN SURAT SEPERTI DISKET, FOTO, BUKU, DLL.
TUNJUK SILANG
Jenis:
1. Lembaran
Digunakan untuk menggantikan arsip yang disimpan di tempat lain.
2. Guide/ Folder
Digunakan untuk menghubungan antara berkas yang satu dengan berkas lainnya karna saling berhubungan atau saling melengkapi.
5. PENEMPATAN ARSIP
yaitu kegiatan menempatkan arsip pada folder dan
menatanya ke dalam rak arsip/filing kabinet
g
KP. KEPEGAWAIAN
KP.09. Kesejahteraan
Kp.09.01. Cuti
Cuti Tahunan
188 - TAHUN 2007
Cuti alasaN PENTING
Simulasi pemberkasan
Arsip Kepegawaian
400 – KESEJAHTERAAN RAKYAT
470 - KEPENDUDUKAN
471 – KARTU KELUARGA
471 - DUSUN LEREP
471 - DUSUN MANDALA
471 - DUSUN ADIREJO
Simulasi penataan
arsip
kependudukan
41
PEMBERKASAN ARSIP
Almari Arsip
FILING CABINET
Tampak Depan Tampak Samping
arsip tertib 5
DAFTAR BERKAS
Bertujuan untuk mengetahui jumlah arsip di instansi yang akan
dibenahi
Out Put : Daftar Ikhtisar Arsip
Nama Instansi :
Alamat :
UNIT
PENGOLAH
NOMOR
BERKAS
KODE
KLASIFIKASI
URAIAN
INFORMASI
BERKAS
KURUN
WAKTU
JUMLAH KET
DAFTAR ISI BERKAS
Bertujuan untuk mengetahui jumlah arsip di instansi yang akan
dibenahi
Out Put : Daftar Ikhtisar Arsip
Nama Instansi :
Alamat :
NO.
BERKAS
NO. ITEM
ARSIP
KODE
KLASIFIKASI
URAIAN
INFORMASI
BERKAS
TGL JUMLAH KET
LAYANAN DAN PENGGUNAAN ARSIP
1. Arsip hanya digunakan untuk kepentingan dinas.
2. Arsip hanya digunakan oleh pegawai yang berwenang.
3. Pengaturan kewenangan didasarkan pada:
a. Level Jabatan
b. Keterkaitan Tugas dan Fungsi dengan arsip yang digunakan.
LAYANAN DAN PENGGUNAAN ARSIP
4. Karena sifatnya tertutup perlu ada batasan, siapa yg berhak meminjam arsip & siapa yg berhak mengijinkan
5. Jangka waktu peminjaman dibatasi maksimal 1 minggu dan dpt diperpanjang
6. Ada pengendalian/ pencatatan sbg bukti terjadinya transaksi peminjaman
7. Menempatkan kembali arsip yg dipinjam sesuai dgn penempatan semula
PERALATAN PEMINJAMAN ARSIP
Buku Peminjaman Arsip
NO.
URUT
KODE /
NO.SURAT ISI RINGKAS JUMLAH
BERKAS
NAMA
PEMINJAM
PARAF / TGL
PINJAM
PARAF / TGL
KEMBALI
OUT INDICATOR
Sebagai pengganti arsip yang dipinjam.
1 folder outguide
1 atau beberapa lembar outsheet
OUT SHEET
No Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminjam Paraf
OUT GUIDE
No Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminjam Paraf
TERIMA KASIH
ATAS PERHATIANNYA