pedoman pelaporan & evaluasi program pendidikan … · monitoring dan evaluasi (monev) serta...

1

PEDOMAN PELAPORAN & EVALUASI

PROGRAM PENDIDIKAN ISLAM

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA

KANTOR KAB. SUMBAWA

2

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam rangka peningkatan mutu program Pendidikan Islam, tuntutan

penjaminan mutu (quality assurance) merupakan keharusan karena penyelenggaraan

pemerintah yang bermutu merupakan bagian dari akuntabilitas. Guna mencapai

akuntabilitas terhadap penyelenggaraan pemerintahan diperlukan kegiatan

monitoring dan evaluasi (monev) serta pelaporan kegiatan sebagai wahana kontrol

dan pengendalian program mulai dari proses perencanaan, pelaksanaan serta output

dan outcome yang dihasilkan.

Direktur Jendral Pendidikan Islam sebagai salah satu unit kerja Kementerian

Agama telah menyusun serangkaian kebijakan dan perumusan program/kegiatan

yang bertujuan untuk meningkatkan mutu pendidikan Islam. Serangkaian kegiatan

dan program tersebut harus dilihat sebagai upaya untuk pengembangan kelembagaan

pendidikan islam, pendidikan potensi dan daya saing peserta didik dan tenaga

kependidikan. Program dan kegiatan dilingkungan Direktor dan Jendral Pendidikan

Islam Kementrian Agama pada hakikatnya merupakan upaya

Intervensi untuk meningkatkan kualitas pendidikan islam di indonesia, sebagaimana

visi yang telah dicanangkan yaitu “Mencetak Generasi Islam Yang Berakhlak Mulia,

Cerdas, Dan Kompetitif”. Dalam upaya perwujudan visi tersebut setiap kegiatan

haruslah dapat menghasilkan output yang secara akumulatif dapat memberikan

mamfaat bagi kemauan program yang pada akhirnya berpengaruh pada pencapaian

visi pembangunan pendidikan islam.

Dalam rangka peningkatan mutu program dan kegiatan di lingkungan

Direktorat Jenderal Pendidikan Islam Kementerian Agama, tuntutan penjaminan

mutu (quality assurance) merupakan keharusan. Penyelenggaraan program dan

kegiatan Pendidikan Islam yang bermutu merupakan bagian dari akuntabilitas.

Dalam akuntabilitas itu sendiri digunakan prinsip-prinsipyang menjaga kesesuaian

perencanaan dan implementasi program dan kegiatan. Oleh karena itu munculnya

ketidak sesuaian (gap) antara perencanaan dan implementasiprogram/kegiatan dapat

mengindikasikan adanya penyimpangan, yang berarti program dan kegiatan yang

dilaksanakan menjadi tidak akuntabel dan juga menjadi indikasi tidak tercapainya

tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mengantisipasi ketidaksesuaian antara

perencanaan dan implementasi program/kegiatan tersebut, maka Monitoring dan

pengendalian pelaksanaan program/kegiatan merupakan suatu keniscayaan dan

sebagai upaya untuk memastikan serta mengendalikan keserasian pelaksanaan

program/kegiatan dengan perencanaan yang telah ditetapkan.

Adapun amanat dari Peraturan Pemerintah Nomor 39 Pasal 2 ayat 2 tahun

2006 tentang tata cara pengendalian dan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan

yang menyatakan bahwa pengendalian pelaksanaan program dan kegiatan

merupakan tugas dan fungsi yang melekat pada masing-masing

kementerian/lembaga/SKPD. Didalamnya ditetapkan bahwa pimpinan kementerian

melakukan pemantauan pelaksanaan Rencana Kerja (Renja)dan Rencana Strategi

3

(Renstra) Kementrian yang meliputi pelaksanaan program dan kegiatan sesuai

dengan tugas dan kewenangannya. Sedangkan dalam Praturan Pemerintah Nomor 60

Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, dalam pasal 4

dinyatakan bahwa pimpinan instansi pemerintah wajib menciptakan dan memelihara

lingkungan pengendalian yang menimbulkan perilaku positif dan kondusif untuk

penerapan sistem pengendalian internal dalam lingkungan kerjanya. Dari kedua

pasal tersebut dapat dipahami bahwa program Monitoring dan Evaluasi menjadi

suatu keharusan yang melekat pada setiap pelaksanaan program.

Sebagai organisasi yang telah menjalankan serangkaian program dan

kegiatan Direktorat Jendral Pendidikan Islam dalam rangka proses pengendalian

program dan kegiatan selain melakukan monitoring dan pengendalian pelaksanaan

programdiharuskan juga membuat laporan pelaksanaan program dan kegiatan dalam

kurun waktu satu tahun anggaran sebagai bahan dalam pengambilan kebijakan.

Program dan kegiatan pada Direktorat Jendral Pendidikan Islam disusun dan

dilaksanakan sesuai dengan alokasi dana dan program kerja TUPOKSI masing-

masing unit kerja.

Dalam rangka menjamin efektifitas program dan kegiatan, diperlukan

konsistensi dan sinkronisasi pada seluruh tahapan perencanaan, pelaksanaan,

pengendalian, sampai dengan pelaporan dan evaluasi . tidak sedikit dengan

intervensi dalam wujud program pendidikan islam masih dirasakan tidak membawa

perubahan hanya dikarenakan adanya kegagalan pada salah satu dari tahapan-

tahapan pengelolaan program dan kegiatan. Untuk meminimalisasi kegagalan ini,

pelaksanaan program dan kegiatan sangat diperlukan aktifitas monitoring

pengendalian dan evaluasi untuk selanjudnya direkam dan didokumentasikan

dalambentuk laporan yang jelas, terukur dan teratur serta tersistematis.

Untuk melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi sebagai upaya

pengendalian pelaksanaan program dan kegiatan maka perlu dibuat buku pedoman

tentang pelaporan dan evaluasi pelaksanaan program dan kegiatan dilingkungan

Direktorat Jendral Pendidikan Islam.

B. Landasan Hukum

1. Undang-Undang No. 28 Tahun 1999 tentang penyelenggaraan Negara Yang

Bersih dan Bebas Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme yang memberikan landasan

dalam penyelenggaraan negara atas dasar asas kepastian hukum, tertib, berpihak

kepada kepentingan umum, keterbukaan,proporsionalitas,proporsionalitas,dan

akuntabilitas;

2. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 Tentang Keuangan Negara (Lembaga

Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara

Republik Indonesia Nomor 4286);

3. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang sistem Perencanaan

Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004

Nomor 104, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4421);

4. Peraturan pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 Tentang Tata Cara Pengendalian

dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan;

4

5. Peraturan Republik Indonesia No. 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian

Intern Pemerintah;

6. Praturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi

kementrian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan

Peraturan Presiden Nomor 92 Tahun 2011 tentang Perubahan Kedua Atas

Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan

Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi Eselon I

Kementrian Negara;

7. Praturan Presiden Nomor 63 Tahun 2011 Tentang Organisasi dan Tata Kerja

Instansi Vertikal Kementrian Agama.

8. Praturan Mentri Agama Nomor 10 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tatat

Kerja Kementerian Agama;

9. Peraturan Menteri Agama Nomor 13 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata

Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama;

10. Peraturan Menteri Agama Nomor 172 Tahun 2014 tentang petunjuk Pelaksanaan

Penyusunan Penetapan Kinerja dan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja di

Lingkungan Kementerian Agama;

11. Peraturan Menteri Agama Nomor 47 Tahun 2014 tentang Monitoring

Pelaksanaan Anggaran Secara Elektronik pada Kementrian Agama.

C. Tujuan

Tujuan Umum Penyusunan Pedoman Pelaporan dan Evaluasi Program ini

adalah untuk memberikan panduan kepada seluruh satuan kerja tentang mekanisme

Pengendalian/Pemantauan, pedoman penyusunan laporan dan evaluasi atas

pelaksanaan rencana program dan kegiatan berdasarkan tanggung jawab,

kewenangan, tugas dan kewajiban masing-masing unit kerja, dengan beberapa

sistem pengendalian, monitoring pelaksanaan program/kegiatan yang telah

ditetapkan baik sesuai dengan ketentuan dari Kementerian Perencanaan

Pembangunan Nasional/Bappenas sebagaimana tertuang dalam lampiran peraturan

pemerintah nomor 39 tahun 2006, dan sistem pengendalian intern yang telah

ditetapkan oleh Kementerian Agama sebagai alat pengendalian. Adapun tujuan

khusus dari buku pedoman pelaporan bdan evaluasi pelaksanaan kegiatan program

pendidikan islam ini antara lain:

a. Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam proses pengendalian,

pemantauan, monitoring dan evaluasi pelaksanaan program/kegiatan di

lingkungan Direktorat Jendral Pendidikan Islam Kementerian Agama.

b. Sebagai pedoman dan acuan dalam pembuatan laporan pelaksanaan program dan

kegiatan di lingkungan Direktorat Jendral Pendidikan Islam.

c. Meningkatkan tata kelola sistem pelaporan dan pemantauan pelaksanaan

kegiatan secara transparan dan akuntabel sehingga kinerja program dan kegiatan

dapat terwujud.

d. Memberikan panduan (guide) dalam penyusunan dan melaksanakan pelaporan

pelaksanaan kegiatan program pendidikan islam.

5

D. Ruang lingkup buku pedoman pelaporan dan evaluasi program pendidikan islam ini

meliputi tata cara penyusunan dan pelaksanaan kegiatan, mekanisme pemantauan,

monitoring dan pengendalian pelaksanaan program dan kegiatan serta tata cara

evaluasi program yang mengacu pada ketentuan dan kebijakan yang telah ditetapkan

baik dari lembaga eksternal antara lain Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006,

juga sistem pengendalian dan pelaporan internal direktorat Jendral Pendidikan Islam.

Serta tata cara pembuatan pelaporan pelaksanaan kegiatan.

E. Pengertian/Istilah

1. Pengendalian adalah serangkaian kegiatan manajemen yang dimaksudkan untuk

menjamin agar suatu program/kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana

yang ditetapkan.

2. Monitoring atau Pemantauan adalah kegiatan mengamati perkembangan

pelaksanaan rencana pembangunan, mengidentifikasi serta mengantisipasi

permasalahan yang timbul dan/atau timbul untuk dapat diambil tindakan sedini

mungkin.

3. Evaluasi adalah rangkaian kegiatan mengembangkan realisasi masukan (input,

keluaran (output), dan hasil (outcome) terhadap rencana dan standar.

4. Perencanaan adalah suatu proses untuk menetukan tindakan masa depan yang

tepat, melalui urutan pilihan, dengan memperhitungkan sumber daya yang

tersedia.

5. Rencana pembangunan jangka Mencagah, yang selanjudnya disingkat RPJM,

adalah dokumen perencanaan untuk priode 5 (lima) tahun.

6. Rencana pembangunan jangka menengah kementrian/lembaga, yang selanjudnya

disebut Rencana Strategis Kementerian/Lembaga (Renstra-K/L), adalah

dokumen perencanaan kementrian/lembaga untuk priode 5 (lima) tahun.

7. Rencana Pembangunan Tahunan Nasional, yang selanjudnya disebut Rencana

Kerja Pemerintah (RKP), adalah dokumen perencanaan Nasional untuk priode 1

(satu) tahun.

8. Rencana Pembangunan Tahunan Kementerian/Lembaga, yang selanjudnya

disebut Rencana Kerja Kementrian/Lembaga (Renja-K/L), adalah dokumen

perencanaan kementerian/Lembaga untuk priode 1 (satu) tahun.

9. Rencana kerja dan anggaran kemeterian Negara/Lembaga, yang selanjudnya

disebut RKA-K/L, adalah dokumen perencanaan dan penganggaran yang berisi

program dan kegiatan suatu kementerian Negara/Lembaga yang merupakan

penjabaran dari rencana kerja pemerintah dan rencana strategis kementerian

Negara/Lembaga yang bersangkutan dalam suatu tahun anggaran serta anggaran

yang diperlukan untuk melaksanakannya.

10. Program adalah instrumen kebijakan yang berisi satu atau lebih kegiatan yang

dilaksanakan oleh instansi pemerintah/lembaga untuk mencapai sasaran dan

tujuan serta memperoleh alokasi anggaran, atau kegiatan masyarakat yang

dikoordinasikan oleh instansi pemerintah.

11. Kegiatan adalah bagian dari program yang dilaksanakan oleh suatu atau beberapa

satuan kerja sebagai bagian dari pencapaian sasaran terukur pada suatu program

6

dan terdiri dari sekumpulan tindakan pengarahan sumber daya baik yang berupa

personal (sumber daya manusia), barang modal termasuk peralatan teknologi,

dana, atau kombinasi dari beberapa atau kesemua jenis sumber daya tersebut

sebagai masukan (input) untuk mengsasilkan keluaran (output) dalam bentuk

barang /jasa.

12. Keluaran (output) adalah barang atau jasa yang dihasilkan oleh kegiatan yang

dilaksanakan untuk mendukung pencapaian sasaran dan tujuan program dan

kebijakan.

13. Hasil (outcome) adalah segala sesuatu yang mencerminkan berfungsinya

keluaran dari kegiatan-kegiatan dalam suatu program.

14. Periode pelaporan adalah masa waktu yang ditetapkan untuk melalukan

pelaporan atas hasil dari kegiatan pemantauan dan evaluasi.

F. Sistematika

Sistematika Penulisan Pedoman Pelaporan dan Evaluasi Program Pendidikan Islam

adalah sebagai berikut:

BAB I : Pendahuluan

BAB II : Pengertian dasar monitoring, evaluasi,

pengendalian, dan pelaporan

pelaksanaan program dan kegiatan

BAB III : Organisasi Pelaksana

BAB IV : Sistem Pemantauan, Pengendalian dan

Pelaporan Program

BAB V : Tata cara penyusunan laporan dan evaluasi

program pendidikan islam

BAB VI : Penutup

7

BAB II

PENGERTIAN DASAR MONITORING, EVALUASI,

PENGENDALIAN DAN PELAPORAN PROGRAM

A. Pengertian

Monitoring dan evaluasi (monev) merupakan kegiatan rutin yang

berkesinambungan dan harus terus menerus dilakukan. Pada dasarnya monev

merupakan kegiatan penentuan pelaksanaan kegiatan bukan suatu kegiatan yang

mencari kesalahan,tetapi membantu melakukan tindakan perbaikan secara terus

menerus. Monev dilakukan sebagai usaha untuk menentukan apa yang sedang

dilaksanakan dengan cara membantu hasil/prestasi yang dicapai dan jika terdapat

penyimpangan dari standar yang telah ditentukan, maka segera diadakan perbaikan,

sehingga semua hasil/prestasi yang dicapai dapat sesuai dengan rencana.

1. Pengertian Umum

a. Monitoring

Monitoring adalah pengamatan (review, assesment) atas pelaksanaan

rencana. Hasil monitoring menjadi masukan untuk evaluasi, yang secara

umum berupa informasi mengenai:

1. Indikator keluaran (output)

2. Sasaran dan realisasi fisik

Monitoring pelaksanaan pembangunan mempunyai 2 tujuan utama, yaitu:

1. Menyediakan sumber informasi kinerja utama bagi para pimpinan.

2. Memberikan masukan terhadap pelaksanaan untuk mengatasi hambatan

yang dihadapi oleh pelaksanaan kegiatan melalui identifikasi

permasalahan dalam pelaksanaan program dan kegiatan.

3. Manajemen kesesuaian pelaksanaan program dan kegiatan sesuai dengan

rencana yang telah ditetapkan.

4. Mendukung usaha penyempurnaan penyusunan perencanaan berikutnya

dengan menyediakan informasi tentang status perkembangan suatu

program/kegiatan melalui laporan hasil monitoring.

b. Evaluasi

Evaluasi merupakan kegiatan membandingkan hasil implamentasi dengan

kriteria dan standar yang telah ditetapkan untuk melihat keberhasilannya.

Dari evaluasi kemudian akan tersedia informasi mengenai sejauh mana suatu

kegiatan tertentu telah dicapai sehingga bisa diketahui bila terdapat selisih

antara standart yang telah ditetapkan dengan hasil yang bisa dicapai.

Berdasarkan pelaksanaan evaluasi terhadap pelaksanaan perencanaan,

dikenal 3 (tiga) jenis evaluasi:

1. Ex- ante evaluation

Ex-ante evaluation adalah suatu evaluasi yang dilaksanakan sebelum

pengambilan keputusan atau tepat pengambilan kesimpulan (infrensi)

pembangunan dimulai. Tujuan evaluasi pada saat program belum berjalan

8

penekanannya adalah untuk menjawab apakah program yang

direncanakan telah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai serta mampu

mengatasi kendala yang diperkirakan akan dihadapi.

2. On-Going atau Formative Evaluation

On-Going atau Formative Evaluation adalah suatu jenis proses evaluasi

yang dilaksanakan ketika pelaksanaan program/kegiatan untuk

mendapatkan informasi yang mengendalikan pengembangan program

/kegiatan.

Tujuan evaluasi pada saat program tengah berjalan (on-going)atau

formative evaluation lebih menekankan pada ketersediaan data tentang

pelaksanaan program/kegiatan sebagai bahan pertimbangan jika

diperlukan adanya antisipasi sedini mungkin sebagai akibat

ditemukannya masalah pada pelaksanaan program/kegiatan. Selain itu

tujuan evaluasi atas pelaksanaan program/kegiatan yang sedang

dikerjakan (on-going evaluation) juga untuk mendapatkan keputusan

dalam meneruskan pelaksanaan sampai dengan tercapainya target/sasaran

yang sudah direncanakan. On-going atau Formative evaluation biasanya

memberikan umpan balik kepada pengelola program/kegiatan dan

petugas yang lain mengenai program yang sedang berjalan dan yang

memerlukan perubahan.

3. Post evaluation

Post evaluation adalah suatu jenis evaluasi menyeluruh atas suatu

intervensi, biasanya dilakukan setelah intervensi selesai dilakukan.

Tujuan post-evaluation adalah untuk memahami faktor-faktor

keberhasilan dan kegagalan, mengkaji keluaran (outcome), dampak yang

berkelanjutan hasil-hasil, dan membuat kesimpulan yang dapat menjadi

masukan untuk intervensi terhadap penyusunan rencana

program/kegiatan yang serupa dikemudian hari. Selain itu tujuan evaluasi

jenis ini adalah untuk mengetahui keputusan tentang kelanjutan

program/kegiatan yang sama untuk tahun maupun untuk tempat sasaran

berikutnya.

c. Pengendalian

Adalah merupakan serangkaian kegiatan manajemen yang dimaksudkan

untuk menjamin agar suatu program dan kegiatan yang dilaksanakan sesuai

dengan rencana yang telah ditetapkan. Pengendalian bertujuan untuk

mencapai pelaksanaan program dan kegiatan secara efektif dan efesien sesuai

dengan sasaran dan tujuan sebagaimana tercantum dalam DIPA yang telah

dirumuskan.

Pengendalian dan pengawasan mempunyai posisi yang sangat vital untuk

meyakinkan bahwa pelaksanaan kegiatan organisasi tetap berada dalam jalur

9

yang sesuai untuk pencapaian visi dan misi organisasi. Pengendalian dan

pengawasan mempunyai peran vital bagi keberhasilan organisasi, semakin

besar dan kompleksnya suatu organisasi semakin diperlukan pengawasan

mengingat dengan rentang kendali yang sedemikian panjang dan rumitnya,

tentunya sulit untuk dilakukan oleh manusia sendiri-sendiri.

d. Laporan

Pengertian secara umum bahwa laporan adalah bentuk penyajian fakta

tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Pada dasarnya fakta yang

disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si

pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan berdasarkan

keadaan objektif yang dialami sendiri oleh pelapor ketika pelapor melakukan

suatu kegiatan, kemudian laporan itu diberitahukan. Sehingga Laporan

adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu

kegiatan/kejadian.

Laporan kegiatan adalah suatu bentuk penyampaian keterangan mengenai

pelaksanaan kegiatan yang telah dikerjakan. Laporan kegiatan juga

merupakan salah satu bentuk komunikasi dari pihak yang diberikan tugas

(panitia pelaksana) dengan pihak yang memberikan tugas.

Pembuatan sebuah laporan kegiatan merupakan suatu bentuk pertanggung

jawaban dari panitia pelaksanaan kegiatan kepada pihak yang telah

memberinya tugas untuk melaksanakannya kegiatan tersebut. Laporan

kegiatan ditulis berdasarkan fakta-fakta yang terjadi saat dilaksanakannya

kegiatan. Fakta tersebut merupakan bahan atau keterangan berdasarkan

keadaan yang dialami oleh pihak yang melakukan kegiatan baik yang dilihat,

didengar, atau dirasakan saat kegiatan berlangsung.

2. Pengertian Monitoring Dan Evaluasi Menurut Peraturan Pemerintah

Nomor 39 Tahun 2006

Monitoring dan evaluasi merupakansalah satu instrumen utama bagi

pengendalian pelaksanaan rencana pembangunan sebagaimana disebutkan dalam

Penjelasan Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006. Dalam perspektif

manajemen, monitoring dan evaluasi sangat berperan dalam meningkatkan

akuntabilitas pelaksanaan rencana program/kegiatan.

Di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 istilah “monitoring” tidak

ada, dan digunakan istilah “pemantauan” untuk maksud yang sama. Peraturan

Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 menetapkan hal pemantauan pada Bab 2

pasal 4. Pemantauan didefinisikan sebagai kegiatan mengamati perkembangan

pelaksanaan rencana pembangunan, mengidentifikasi serta mengantisipasi

10

permasalahan yang timbul dan/akan timbul untuk dapat diambil tindakan sedini

mungkin.

Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 menyebutkan bahwa evaluasi

didefinisikan sebagai rangkaian kegiatan menbandingkan realisasi masukan

(infut), keluaran (output), dan hasil (outcome) terhadap rencana dan standar.

B. Prinsip Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi

Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip sebagai

berikut:

1. Kejelasan tujuan dan hasil yang diperoleh dari monitoring dan evaluasi;

2. Pelaksanaan dilakukan secara objektif;

3. Dilakukan oleh petugas yang memahami konsep, teori dan proses serta

berpengalaman dalam melaksanakan pemantauan dan evaluasi agar hasilnya

sahih dan handal;

4. Pelaksanaan dilakukan secara terbuka;

5. Melibatkan berbagai pihak yang dipandang perlu dan berkepentingan secara

proaktif;

6. Pelaksanaannya dapat dipertanggung jawabkan secara internal dan eksternal;

7. Mencakup seluruh objek agar dapat menggambarkan secara utuh kondisi dan

situasi sasaran pemantauan dan evaluasi;

8. Pelaksanaan dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dan pada saat

yang tepat agar tidak kehilangan momentum yang sedang terjadi;

9. Dilaksanakan secara berkala dan berkelanjutan;

10. Berbasis indikator kinerja, yaitu kriteria/indikator yang dikembangkan

berdasarkan program yang dilaksanakan oleh kementerian agama;

11. Efektif dan efesien.

C. Obyek Monitoring dan Evaluasi

Mengacu Pada Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006, monitoring dan

evaluasi di Direktor Jendral. Pendidikan islam dilakukan terhadap program

pendidikan islam sebagai tugas utama dari Ditjen pendidikan islam yaitu mengelola

dan memajukan pembangunan bidang pendidikan agama dan pendidikan

keagamaan. Monitoring dan evaluasi dilakukan terhadap pelaksanaan perencanaan

jangka pendek dan menengah.

1. Monitoring dan Evaluasi Terhadap Perencanaan Jangka Pendek

Perencanaan jangka pendek biasanya tanpa memperhitungkan faktor waktu.

Selama pelaksanaan rencana seluruh variabel tidak mengalami perubahan apapun

secara berarti. Dalam Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional, yang

dimaksud dengan rencana jangka pendek adalah rencana kerja pemerintah

(RKP) yang merupakan dasar bagi penyusunan program/kegiatan bagi

kementerian negara/lembaga dalam kurun waktu satu tahun. Perencanaan jangka

11

pendek lainnya adalah rencana kerja (Renja) kementerian yang merupakan

penjabaran dan renstra kementerian negara/lembaga dan telah diselenggarakan

dengan RKP.

Praktik monitoring dan evaluasi terhadap rencana jangka pendek umumnya

fokus terhadap:

Pengaruh faktor yang diperhitungkan dalam perencanaan jangka pendek

terhadap pelaksanaan program maupun kegiatan;

Pencapaian tujuan dan sasaran dalam perencanaan jangka pendek;

Pencapaian indikator kinerja dalam perencanaan jangka pendek;

Monitoring dan evaluasi perencanaan jangka pendek di Direktorat Jendral

Pendidikan Islam dilakukan terhadap pelaksanaan renja Direktor Jendral

Pendidikan Islam, yang meliputi pelaksanaan program/kegiatan masing-masing

unit organisasi dan unit kerja di lingkungan Direktor Jendral Pendidikan Islam

yang berada di pusat maupun di daerah. Sebagai bagian dari pengendalian

pelaksanaan rencana program/kegiatan, Direktor Jendral melakukan pemantauan

terhadap perkembangan realisasi penyerapan dana, realisasi pencapaian target

keluaran (output) dan kendala yang dihadapi. Pemantauan tersebut didasarkan

atas hasil pemantauan yang dilaksanaan secara berjenjang dari unit organisasi

dan unit kerja dilingkungan Direktorat Jendral Pendidikan Islam, yang

dituangkan dalam laporan masing-masing kegiatan, bulanan dan triwulanan.

Kepala Unit Kerja dilingkungan Direktorat Jendral Pendidikan Islam menyusun

dan menyampaikan laporan dan triwulan kepada Kepala Unit Organisasi.

Selanjutnya Kepala Unit Organisasi menyusun dan menyampaikan laporan

triwulan kepada Menteri Agama. Akhirnya, berdasarkan laporan triwulan Kepala

Unit Organisasi, Menteri Agama menyusun dan menyampaikan laporan triwulan

kepada Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan

Nasional (Menteri PPN/Kepala Bappenas), Menteri Keuangan Serta Menteri

Reformasi Birokrasi Dan Pemberdayaan Aparatur Negara.

2. Monitoring dan Evaluasi Terhadap Perencanaan Jangka Menengah

Perencanaan jangka menengah harus memperhitungkan faktor perubahan selama

rentang waktu rencana. Dalam hal tersebut sangat mungkin akan terjadi

pertambahannya karakter dan variabel-variabel yang diperhitungkan dalam

penyusunan rencana. Dalam sistem perencanaan pembangunan nasional, yang

dimaksud dengan rencana jangka menengah adalah rencana pembangunan

jangka menengah (RPJM) yang merupakan penjabaran dan visi dan program

presiden hasil pemilihan umum dan menjadi pedoman bagi kementerian

negara/lembaga dalam menyusun rencana strategi (Renstra) yang akan

diselesaikan dalam kurun waktu 5 (Lima) tahun.

12

Praktik monitoring dan evaluasi terhadap rencana jangka menengah umumnya

fokus terhadap:

Pengaruh faktor-faktor yang memperhitungkan dalam perencanaan

jangka menengah terhadap pelaksanaan program maupun kegiatan,

Pencapaian Tujuan dan sasaran dalam perencanaan jangka menengah,

Pencapaian indikator kinerja dan perencanaan jangka menengah

Monitoring dan evaluasi perencana jangka menengah di Direktorat Jendral

Pendidikan Islamdilakukan terhadap pelaksanaan renstra pelaksanaan

kementerian agama khususnya bidang pendidikan. Evaluasi dilakukan terhadap

pelaksanaan program-program yang diselenggarakan oleh unit kerja direktorat

jendral pendidikan islam sebagaimana tercantum dalam renstra kementerian

agama. Hasil evaluasi tersebut selanjudnya disampaikan kepada menteri

PPN/kepala Bappenas, selanjudnya berdasarkan berdasarkan hasil evaluasi yang

dilakukan terhadap renstra kementerian agama, menteri agama dapat mengajukan

usulan program perubahan program kepada menteri PPN/Kepada Bappenas.

13

Sumber : Bappenas

Gambar 2.1 : Mekanisme evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan jangka

pendek dan menengah

2 Bulan setelah anggaran

Menteri/

Kepala lembaga

evaluasi Renja-KL Evaluasi

Lembaga evaluasi

prlaksanaan renja-

KL

Menteri

perencanaan

Evaluasi RKP Evaluasi Laporan evaluasi

pelaksanaan RKP

14

4 Bulan sebelum RPJMN berakhir

Usul perubahan program

Evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan jangka menengah

Menteri Kepala

Lembaga Evaluasi

16

BAB III

ORGANISASI PELAKSANA

A. Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam manajemen dan

pengorganisasian didefinisikan sebagai peroses kegiatan penyusunan struktur

organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan

demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi. Menurut Terry (1986),

istilah pengorganisasian berasl dari kata organism (organisme) yang merupakan

sebuah entitas dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga

hubungan mereka satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka terhadap

keseluruhan. Lebih jauh istilah ini diartikan sebagai tindakan mengusahakan

hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang hingga mereka dapat

bekerja sama secara efesien dan memperoleh kepuasan pribadi dalam melaksanakan

tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau

sasaran tertentu.

Pengertian pengorganisasian lebih lengkap dikemukakan oleh Kadarman, yaitu

pengorganisasian adalah peroses penetapan struktur peran-peran melalui penentuan

aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan bagian-

bagiannya, pengelompokan aktivitas-aktifitas, penugasan kelompok aktivitas kepada

manajer pendelegasian wewenang untuk melaksanakannya, pengkoordinasian

hubungan-hubungan wewenang dan informasi baik horizontal maupun vertikal dalam

struktur organisasi. Struktur organisasi plaksana pengendalian dan pelaporan program

di lingkungan Direktorat Jendral Pendidikan islam tidak bisa dipisahkan dari struktur

dari kementerian agama yang ditata kerja kementerian agama yang mengatur tentang

struktur organisasi kementerian agama tingkat pusat, Peraturan Mentri Agama.

17

B. Struktur Organisasi

Secara umum tugas dan tanggung jawab terhadap pelaporan dan evaluasi pelaksanaan

dan capaian program dan kegiatan dijajaran Direktorat Jendral Pendidikan islam

adalah pada sub bagian pelaporan dan evaluasi program yang merupakan salah satu

sub bagian pada bagian perencanaan dan sistem informasi dan sistem informasi

sekretariat Ditjen Pendidikan Islam.

Sesuai dengan tuntutan perkembangan organisasi kementerian agama maka pada awal

tahun 2011 diberlakukan peraturan Menteri Agama RI (PMA) nomor 10 tahun 2010

tentang organisasi dan tata kerja kementerian agama RI, maka pembagian perencanaan

dan sistem informasi mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan perencanaan

program dan anggaran, pengembangan sistem informasi, serta penyusunan pelaporan

dan evaluasi program. Sehubungan dengan tugas tersebut, Bagian Perencanaan dan

Sistem Informasi melakukan koordinasi dan pembagian tugas ke dalam, sebagai

berikut:

1. Pelaksanaan tugas penyusunan perencanaan program dan anggaran, dibawah

koordinasi subbag perencanaan dan anggaran.

2. Pelaksanaan tugas dan pengembangan sistem informasi dibawah koordinasi

subbag sistem informasi, dan

3. Pelaksanaan tugas penyusunan pelaporan dan evaluasi program, sibawah

koordinasi subbag sistem pelaporan dan evaluasi program.

Dari hal di atas dipastikan bahwa pelaksanaan pemantauan pengendalian dan

penyediaan laporan serta evaluasi pelaksanaan program berada pada koordinasi subbag

Pelaporan dan Evaluasi Program. Dalam menjalankan tugas pokoknya yaitu

melakukan penyiapan bahan penyusunan pelaporan dan evaluasi program, subbag

pelaporan dan evaluasi program menjalankan fungsinya melakukan hal-hal sebagai

berikut yaitu:

1. Mengkoordinasikan penyediaan, penyiapan dan pembuatan pelaporan serta

mengevaluasi pelaksanaan program dan kegiatan ;

2. Mengkoordinasikan tugas dan penyajian informasi progres report baik secara

bulanan, triwulan maupun tahunan melalui internet/website;

3. Mengkoordinasikan pelaksanaan penyusunan rencana program/kegiatan untuk

tahun akan datang, pelaksanaan dan penyusunan laporan kegiatan ditahun berjalan

dari program pendidikan islam;

4. Memberikan masukan dan hasil evaluasi pelaksanaan program terhadap

perumusan program dan kegiatan.

Secara khusus Struktur Organisasi Direktorat Jendral Pendidikan Islam adalah sebagai

berikut:

18

Struktur Organisasi Direktorat Jendral Pendidikan Islam

Kementerian Agama RI

Direktorat

Jendral

Pendidikan Islam

Sekretariat Ditjen

Pendidikan Islam

Bagian

Perencanaan

Dan Sistem

informasi

Bagian

Keuangan

Bagian

umum

Bagian

Direktorat

pendidikan

madrasah

Direktorat

pendidikan

diniyah dan

pondok pesantren

Direktorat

Pendidikan

Tinggi Islam

Direktorat

Pendidikan

Agama Islam

19

Gambar 3.2 : Bagan Struktur Organisasi Ditjen Pendis

Dalam hubungan ke dalam subbag pelaporan dan evaluasi bertugas pula dalam

pelayanan koordinasi dan kondisi kepada 5 (lima) unit kerja di lingkungan Ditjen

Pendidikan islam,yaitu Direktorat Pendidikan Madrasah, Direktorat Pendidikan

Diniyah dan Pondok Pesantren, Direktorat Pendidikan Tinggi Islam, Direktorat

Pendidikan Agama Islam, dan Sekretariat Ditjen Pendidikan Islam.

C. Penanggung Jawab Program dan Kegiatan

Secara substantip, Program yang ada di Direktorat Jendral Pendidikan Islam hanya

satu yaitu Program Pendidikan Islam. Direktor Jendral Pendidikan Islam

mempunyai tanggung jawab untuk pelaksanaan mulai dari satuan kerja di tingkat

pusat maupun yang berada pada satuan kerja di tingkat daerah. Program pendidikan

islam mempunyai 5 jenis kegiatan yang penanggung jawabanmya adalah masing-

masing unit eselon II secara rinci adalah sebagai berikut:

No PROGRAM/KEGIATAN UNIT/SATUAN

ORGANISASI

1 Program Pendidikan Islam Ditjen Pendidikan Islam

Peningkatan Akses, Mutu, Kesejahteraan,

dan Subsidi Pendidikan Agama Islam

Direktoran Pendidikan

Agama Islam

Peningkatan Akses, Mutu, Kesahteraan,

dan Subsidi Pendidikan Keagamaan

Islam

Sirektorat Pendidikan

Diniyah dan Pondok

Pesantren

Peningkatan Akses, Mutu, Kesejahteraan,

dan Subsidi RA/BA dan Madrasah

Direktorat Pendidikan

Madrasah

Peningkatan, Akses, Mutu,

Kesejahteraan, dan Subsidi Pendidikan

Tinggi Islam

Direktorat Pendidikan

Tinggi Islam

Dukungan Manajemen Pendidikan dan

Pelayanan Tugas Teknis Lainnya

Pendidikan Islam

Sekretariat Ditjen

Pendidikan Islam

Secara administratif, mekanisme pelaksanaan monitoring dan evaluasi terhadap

program dan kegiatan di lingkungan Direktorat Jendral Pendidikan Islam tidak

dapat terlepas dari bentuk struktur dan rentang kendali organisasi Kementerian

20

Agama secara keseluruhan yang dalam hal ini khususnya pada Direktorat Jendral

Pendidikan Islam berada di dalamnya sebagai unit kerja pelaksanaan anggaran.

Terkait dengan struktur Kementerian Agama, penanggung jawab masing-masing

pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan program dan kegiatan di

lingkungan Kementerian Agama adalah sebagai berikut:

1. Menteri agama sebagai pengguna anggaran (PA) bertanggung jawab atas

pelaksanaan pengendalian dan pelaporan program yang ada dalam lingkungan

Kementerian Agama.

2. Pejabat Eselon I (Sekjen, Irjen, Dirjen, Kabalitbag dan Diklat)selaku pejabat

yang ditunjuk sebagai kuasa pengguna Anggaran merupakan penanggung jawab

dan pembina terhadap pelaksanaan pengendalian dan pelaporan program yang

menjadi tanggung jawabnya. Konsolidasi pelaporan hasil monev pelaksanaan

program dilakukan dibawah koordinasi sekretaris jendral.

3. Kepala Kanwil, Rektor UIN/IAIN/IHDN, Ketua

STAIN/STAKN/STAHN/STABN, ka Balai, Ka KENKEMENAG, Ka MAN,

MTsN, MIN selaku pejabat yang ditunjuk sebagai Pengguna Anggaran

(PA)/Kuasa Pengguna Anggara (KPA) merupakan penanggung jawab dan

pembina sehari-hari terhadap pelaksanaan pengendalian dan pelaporan program

dalam lingkungan satuan kerja yang dipimpinnya.

4. Pelaksanaan kegiatan bertanggung jawab atas penyelesaian dan penyampaian

laporan dan penyelenggaraan pelaksanaan kegiatan tepat pada waktunya.

D. Wewenang

Wewenang penanggung jawab program adalah sebagai berikut:

1. Memberikan arahan petunjuk teknis pelaksanaan, pengendalian dan evaluasi

program.

2. Mengadakan pengawasan terhadap penanggung jawab dan pembina

pelaksanaan teknis pada setiap satuan kerja baik di pusat maupun di daerah. (Ka

Kanwil, Rektor UIN/IAIN, Ketua STAIN dan Pejabat Eselon II) atas

pelaksanaan pengendalian, pelaporan dan evaluasi program;

3. Menampung masalah-masalah pelaksanaan program program/kegiatan, yang

disampaikan oleh pelaksanaan program.

4. Melakukan pemantauan secara tertib dan teratur serta membuat laporan

konsolidasi pelaksanaan program/kegiatan yang membuat ralisasi kemajuan

pelaksanaan fisik dan keuangan serta penyebab hambatan/ketidak lancaran

pelaksanaannya.

Wewnang penanggung jawab Kegiatan adalah berikut:

1. Memberikan petunjuk teknis pelaksanaan pengendalian dan evaluasi kegiatan.

2. Mengetahui dan menelaah hasil pelaksanaan kegiatan secara berkala.

21

3. Menampung dan menyelesaikan masalah yang timbul yang disampaikan oleh

pelaksanaan kegiatan.

4. Menyampaikan maslah yang perlu diselesaikan kepada penanggung jawab

program untuk memperoleh penyelesaian lebih lanjut.

5. Memantau semua pelaksanaan kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya

selama tanhun anggaran berjalan agar pelaksanaan kegiatan berjalan sesuai

dengan rencana yang telah ditetapkan.

E. Tugas dan Kewajiban

Pelaksanaan monitoring/pemantauan, pelaporan dan evaluasi mempunyai tugas dan

kewajiban untuk:

1. Menyusun rencana dan jadwal pelaksanaan pengendalian dan pelaporan.

2. Mengendalikan dan melaporkan setiap pelaksanaan kegiatan mulai tahap

perencanaan, pelaksanaan sampai dengan evaluasi sebelum maupun

sesudahnya, kepada pimpinan satuan kerja dan pejabat yang berkepentingan.

3. Melakukan konsultasi priodik dengan atasan langsung tentang pelaksanaan

pengendalian dan pelaporan.

4. Memantau, mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan program/kegiatan.

5. Melaporkan kepada pimpinan satuan kerja atas pelaksanaan program dan

kegiatan yang telah berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

F. Struktur Penanggung Jawab Pelaporan

Secara nasional pengendalian dan pelaporan program/kegiatan telah di atur oleh

praturan pemerintah nomor 39 tahun 2006. Peraturan pemerintah tersebut

mewajibkan semua kementerian/lembaga dan aparat daerah untuk melaksanakan

kegiatan monitoring/pemerintah, pelaporan dan evaluasi. Di dalam peraturan

pemerintah tersebut secara umum telah diatur mengenai penanggung jawab

pelaporan secara berjentang disertai dengan jenis formulir yang harus digunakan.

Dengan mengacu pada peraturan pemerintah tersebut serta mempertimbangkan

srtuktur organisasi kementerian agama secara khusu, berikut ini struktur

penanggung jawab pelaporan hasil monitoring/pemantauan dan evaluasi menurut

tingkatnya, baik pusat maupun daerah.

22

Gambar 3.3. : Struktur Penanggung Jawaban Pelaporan

1. Penanggung Jawab Pelaporan Pelaksanaan Kegiatan

Penyampaian Laporan Pelaksanaan Kegiatan diatur sebagai berikut:

a. Penanggung jawab kegiatan/pimpinan unit kerja di lingkungan Direktorat

Jendral Pendidikan Islam secara triwulanan menyampaikan laporan kepada

penanggung jawab program/pimpinan unit organisasi. Kegiatan yang berada di

daerah, laporan tersebut juga ditembuskan kepada kepala

provinsi/kabupaten/kota di mana lokasi kegiatan berada.

b. Penanggung jawab pelaporan pelaksanaan kegiatan di tingkat pusat adalah:

SATUAN KERJA PENANGGUNG JAWAB

Ditjen Pendidikan

Islam

Sekretaris/Direktur

c. Penanggung jawab pelaporan pelaksanaan kegiatan di tingkat daerah adalah:

SATUAN KERJA PENANGGUNG JAWABAN

Kanwil Kemenag

Provinsi

UIN/IAIN

STAIN

Kenkemenag

Kasubbag/Kasi/Penyelenggara

Ka Biro/Dekan

Kabag

Kasubag/Kasi/Penyelenggara

Presiden RI

Men.DN

Men. PPN

Men.Keu

Men.PAN

Men.Agama

SATUAN KERJA

PUSAT

SATUAN KERJA DAERAH

KANWIL

PROVINSI

KANKEMENAG

MADRASAH

PIAN

BALAI DIKLAT.

LITBANG & LAJNAH

23

Kab/Kota

MAN

MTsN

MIN

Ka MAN

Ka MTsN

Ka MIN

2. Penanggung Jawab Pelaporan Pelaksanaan Program

Penyampaian laporan pelaksanaan program diatur sebagai berikut:

a. Penanggung jawab program /pimpinan unit organisasi di lingkungan direktorat

jendral pendidikan islam secara triwulan menyampaikan laporan kepada

pimpinan unit kerja bersangkutan.

b. Penanggung jawab pelaporan pelaksanaan program di tingkat pusat meliputi:


Ditjen pendidikan islam

Dirjen pendidikan islam

c. Penanggung Jawab Pelaporan Pelaksanaan Program di tingkat Daerah, meliputi:


Kanwil kemenag

provinsi

UIN/IAIN

STAIN

Kenkemenag

Kab/Kota

MAN

MTsN

MIN

24

BAB IV

SISTEM PEMANTAUAN, PENGENDALIAN

DAN PELAPORAN PROGRAM

A. SISTEM ELEKTRONIK MONITORING PELAKSANAAN ANGGARAN

PROGRAM PENDIDIKAN ISLAM (APLIKASI e_MPA)

Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi pada lembaga pemerintahan

semakin meningkat sehingga harus dipastikan bahwa pemanfaatan teknologi

informasi dan komunikasi tersebut benar-benar mendukung tujuan penyelenggaraan

pemerintah. Pemamfaatan teknologi informasi dan komunikasi akan mendukung

terwujudnya good governance yang akan menjamin transparansi, partisipasi,

akuntabilitas, efesien dan efektivitas pada penyelenggaraan pemerintah.

Sistem Elektronik Monitoring Pelaksanaan Anggaran Kementerian Agama atau

yang di sebut dengan e_MPA merupakan sistem yang di kembangkan oleh tim yang

dibentuk oleh sekretasis jendral sebagai sarana pengendalian internal dalam rangka

monitoring pelaksanaan anggaran pada tingkat satuan kerja di lingkungan

kementerian agama. Monitoring pelaksanaan anggaran tersebut diberlakukan untuk

seluruh satuan kerja dari pusat hingga daerah. Sistem di bangun dalam rangka

memenuhi kebutuhan pimpinan kementerian agama dalam melaporkan pelaksanaan

anggaran dan program di lingkungan kementerian agama kepada presiden, DPR,

Internal dan masyarakat terutama terkait dengan pelaksanaan kunci yang terdiri dari

rencana kegiatan pemerintah (RKP), instruksi presiden dan kegiatan prioritas

kementerian agama. Dalam rangka memudahkan transaksi data dari satuan kerja

yang tersebar diseluruh indonesia, maka sistem dikembangkan dalam bentuk online

berbasis web yang di integrasikan dengan webseite kementerian agama yang

beralamat http://e-mpa.kemenag.go.id. Dalam rangka implementasi sistem tersebut,

seluruh satuan kerja berkewajiban melakukan persiapan secara mandiri dari seluruh

aspek insprastruktur, menyusun laporan dan penggunaan sistem. Sistem ini

merupakan bagian dari salah satu alat dalam rangka pelaksanaan fungsi

pengendalian dan pelaporan pelaksanaan program secara keseluruhan.

1. Pengertian

Monitoringpelaksanaan anggaran secara elektronik yang selanjudnya disebut e-

MPA adalah suatu sistem pengendalian dan pemantauan kinerja perencanaan,

pelaksanaan, dan pertanggung jawaban kegiatan anggaran secara elektronik

melalui aplikasi e-MPA. Aplikasi ini akan mengintegrasikan proses

pengumpulan data, penyusunan perencanaan, pelaksanaan, pemantauan,

pengendalian dan evaluasi pelaksanaan program dan anggaran berbasis

teknologi informasi dan komunikasi.

http://e-mpa.kemenag.go.id/

25

Inisiatif pembangunan aplikasi e-MPA dilakukan sejak bulan februari 2012 dan

diluncurkan pada bulan maret 2012 dengan mengundang seluruh KPA setker

induk di seluruh indonesia. Aplikasi e-MPA merupakan sebuah aplikasi yang

dijalankan secara online melalui jaringan internet dan bangunan untuk

memantau pelaksanaan anggaran secara langsung dari Satuan Kerja Pusat dan

Daerah di lingkungan Kementerian Agama.

2. Tujuan

Sistem aplikasi e-MPA dibangun dengan tujuan antara lain:

a. Untuk menyediakan data dan informasi terkait pelaksanaan program dan

anggaran sebagai bahan penyusunan perencanaan, pelaksanaan,

pemantauan, pengendalian dan evaluasi program dan anggaran dalam

rangka mewujudkan kinerja pelaksanaan program dan anggaran yang

transparan, efektif, efesien dan akuntabel. Sistem ini dilaksanakan dengan

dengan menjunjung tinggi prinsif partisipasif, efesien, efektif, mudah,

handal, akuran, cepat dan aman.

b. Meningkatkan kualitas pelaporan rencana dan realisasi pelaksanaan

anggaran dan kegiatan.

c. Mempercepat pelaksanaan program dan kegiatan sesuai dengan jadwal dan

target yang telah ditetapkan

d. Pengendalian terhadap pelaksanaan kegiatan dan anggaran di lingkungan

Kementerian Agama RI.

3. Jenjang pengelolaan e-MPA

Jenjang pengelolaan sistem aplikasi ini terdiri dari:

a. Tingkat Kementerian Agama

b. Tingkan Unit Eselon I Pusat

c. Tingkat Kantor Wilayah Kementerian Agama Propinsi

d. Tingkat Kantor Kementerian Agama Kab/Kota

e. Tingkat Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri

f. Tingkat Madrasah Negeri

g. Tingkat Lanjud Pentashihan Mushaf Al-Qur’an, Balai Litbag, Balai Diklat

dan Kantor Urusan Haji Indonesia

4. Pengelola e-MPA

A. Penanggung jawab

a. Tingkat Pusat

Penanggung jawab pengelolaan e-MPA tingkat unit eselon I Pusat adalah

pimpinan Unit Eselon I Pusat. Untuk Direktorat Jendral Pendidikan Islam

sebagai penanggung jawab adalah Direktur Jendral Pendidikan Islam, yang

mempunyai tugas antara lain:

26

a. Melaksanakan e-MPA dan melakukan pembinaan pelaksanaan e-MPA

b. Melakukan monitoring, pengendalian, dan evaluasi pelaksanaan e-MPA;

c. Menyediakan dan memelihara sarana dan prasarana e-MPA;

d. Mendorong Unit Eselon II untuk menyediakan data program dan

kegiatan sesuai tugas dan fungsinya sebagai bahan input aplikasi e-

MPA.

Dalam melaksanakan tugasnya pimpinan unit eselon satu (Direktur Jendral

Pendidikan Islam) di bantu oleh tim pengelola e-MPA yang paling sedikit

terdiri dari koordinator dan operator. Tim tersebut ditetapkan oleh Direktur

Jendral Pendidikan Islam.

b. Tingkat Kanwil

Penanggung jawab pengelolaan e-MPA tingkat Kantor Wilayah

Kementerian Agama Propinsi adalah Kepala Kantor Wilayah Kementerian

Agama Propinsi, yang mempunyai tugas antara lain:


b. Melakukan monitoring, pengendalian, dan preasarana e-MPA;


d. Mendorong pimpinan unit terkait (kabag, kasubbag, kepala bidang dan

satuan kerja yang berada di bawah koordinasi wilayahnya baik di tingkat

Kab/Kota) untuk menyediakan data program dan kegiatan sesuai tugas

dan fungsinya sebagai bahan input aplikasi e-MPA.

Dalam melaksanakan tugas Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama

Propinsi dibantu oleh Tim pengelola e-MPA yang paling sedikit terdiri dari

koordinator dan operator. Tim tersebut direrapkan oleh Kepala Kantor

Wilayah Kementerian Agama Propinsi. Unsur yang ada dalam tim harus

melibatkan semua perwakilan unit termasuk bidang penyelenggaraan

program pendidikan islam (Madrasah, PD. Pontren, Pakis, Pendis).

c. Tingkat Kab/Kota

Penanggung jawab pengelolaan e-MPA tingkat Kantor Kementerian Agama

Kab/Kota adalah Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Kab/Kota,

yang mempunyai tugas antara lain:


b. Melakukan monitoring, pengendalian dan evaluasi pelaksanaan e-MPA

c. Menyediakan dan memelihara sarana dan prasarana e-MPA

d. Mendorong pimpinan unit terkait (subbagian, kepala seksi,

penyelenggara dan satuan madrasah negeri) untuk menyediakan data

program dan kegiatan sesuai tugas dan fungsinya sebagai bahan input

aplikasi e-MPA

27

Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Kementerian Agama

Kabupaten/Kota dabantu oleh Tim pengelola e-MPA yang paling sedikit

terdiri dari koordinator dan operator. Tim tersebut ditetapkan oleh Kepla

Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota. Unsur yang ada dalam tim

harus melibatkan semua perwakilan unit termasuk bidang penyelenggara

program pendidikan islam (Madrasah, PD. Pontren, PAI)

d. Tingkat PTKIN (Pengaruh Tinggi Keagamaan Islam Negeri)

Penanggung jawab pengelola e-MPA tingkat PTKIN adalah Rektor/Ketua

Perguruan Tinggi Keagamaan Islam Negeri, yang mempunyai tugas antara

lain:

a. Melaksanakan e-MPA dan melakukan pembinaan pelaksanaan e-MPA ;



d. Mendorong pimpinan unit terkait (Kepala Biro, Dekan, Kepala Bagian

dan Ketua Jurusan pada Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri) untuk

menyediakan data program dan kegiatan sesuai tugas dan fungsinya

sebagai bahan input aplikasi e-MPA.

Dalam melaksanakan tugasnya Rektor/Ketua PRKIN dibantu oleh tim

pengelola e-MPA yang paling sedikit terdiri dari koordinator dan operator.

Tim tersebut ditetapkan oleh Rektor/Ketua PTKIN.

e. Tingkat Madrasah Negeri

Penanggung jawab pengelolaan e-MPA tingkat Madrasa Negeri adalah

Kepala Madrasa Negeri (MIN, MTsN, MAN) yang mempunyai tugas antara

lain:

a. Melaksanakan e-MPA dan melakukan pembinaan pelaksanaan e-MPA;



Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Madrasa Negeri dibantu oleh Tim

Pengelola e-MPA yang paling sedikit terdiri dari koordinator dan operator.

Tim tersebut ditetapkan oleh kepala Madrasah Negeri.

B. Koordinator

Koordinator mempunyai tugas mengkoordinasikan pengelolaan e-MPA

pada satuan kerja masing-masing. Dalam melaksanakan tugas tersebut

koordinator menyelenggarakan fungsi:

a. Penjaminan ketersediaan data e-MPA

b. Verifikasi data dan laporan e-MPA pada satkler di lingkungannya;

c. Evaluasi pelaksanaan e-MPA pada satuan kerja.

C. Operator

28

Operator mempunyai tugas melakukan entri data ke dalam aplikasi e-MPA.

Dalam melaksanakan tugas tersebut operator menyelenggarakan fungsi

antara lain:

a. Penghimpunan data;

b. Pengisian dan pemutakhiran data

c. Penyajian data

d. Pendokumentasian data

Output data aplikasi e-MPA dihaparkan dapat memenuhi kebutuhan

pelaporan kepada:

1. TEPPA (April, Agustus dan November)

2. UKP4 (B03, B06, dan B12)

3. Laporan akhir tahun capaian kinerja Kabinet ke Presiden (Oktober)

4. Laporan akhir tahun capaian kinerja tahunan anggaran Kementerian

Agama.

Berdasarkan tugas dan tanggung jawabnya maka sistem pelaporan ini

diharapkan dapat berfungsi:

a. Terwujudnya penyediaan dan pelayanan dan informasi laporan dan

capaian pelaksanaan program/kegiatan program pendidikan islam

sehingga kebutuhan sebagai bahan pendukung perencanaan dan kebijkan

pendidikan islam.

b. Terwujudnya penyediaan dan laporan yang akurat, tepat waktudan dapat

dipertanggung jawabkan dilingkungan ditjen pendidikan islam sehingga

menjadi bahan masukan yang berguna dalam proses pembangunan di

masa berikutnya.

c. Terwujudnya rencana program/kegiatan tahun akan datang, rencana

pelaksanaan program/kegiatan tahun berjalan dan laporan pelaksanaan

kegiatan di tahun berjalan serta berjalannya proses pengendalian

program pendidikan islam di lingkungan serta terwujudnya Pelaporan

dan Evaluasi Program sebagai bentuk pertanggung jawaban.

Direktorat Jendran Pendidikan Islam sebagai salah satu unit kerja pada

Kementerian Agama mempunyai tanggung jawab dalam pelaksanaan

implamentasi dan berkelangsungan sistem pelaporan ini baik pada satuan

kerja di pusat maupun pada satuan keja yang berada di daerah.

B. HIRARKI TANGGUNG JAWAB PELAKSANAAN PELAPORAN PROGRAM

PENDIDIKAN ISLAM

Direktorat Jendral Pendidikan Islam sebagai pelaksanaan Program Pendidikan

Islam akan bertanggung jawab terhadap sistem pelaporan dan evaluasi program

yang telah dikembangkannya. Sebagaiman ketetapan sekretaris Jendral

29

Kementerian Agama bahwa masing-masing unit eselon I akan bertanggung jawab

terhadap realisasi dan pelaksanaan dari program yang menjadi tugasnya sesuai

dengan kebijakan restrukturasi program. Sehingga Direktorat Jendral Pendidikan

Islam bertanggung jawab atas pelaksanaan pemantauan dan pelaporan serta evaluasi

terhadap program yang menjadi tugasnya yaitu program pendidikan islam pada

satker pusat sampai satuan kerja di daerah (PTAIN, Kanwil, Kenkemenag,

Madrasah Negri).

Hal-hal yang dilakukan oleh setiap satuan kerja di jajaran Direktorat Jendral

Pendidikan Islam dalam rangka mengimplementasikan sistem pemantauan, dan

pelaporan pelaksanaan program antara lain:

Menunjuk Person In Charge (PIC) atau operator yang berada pada salah satu

bidang penyelenggara program Pendidikan Islam (bidang Mapenda/PD.

Pontren/PAIS/Pakis/Pendis)

Dalam rangka pencapaian implementasi e-MPA Satuan Kerja dapat

membentuk Tim Monitoring Pelaksanaan Anggaran pada tingkat satuan

kerja.

Melakukan identifikasi dan telaah atas pelaksanaan kegiatan kunci yang

tertuang dalam dokumen RKAKL yang mencakup anggaran dan sasaran.

Menyusun rencana serapan anggaran (disbursementplan) untuk pagu

anggaran yang tetuang dalam DIPA berdasarkan jenis belanja.

Menyusun target bulanan dari setiap pelaksanaan kegiatan RKP

Melakukan realisasi serapan anggaran berdasarkan dokumen SP2D yang

telah terbit secara bulanan.

Melaporkan capaian target bulanan dari pelaksanaan kegiatan kunci (RKP)

yang disertai dengan realisasi anggaran berdasarkan dokumen SP2D dan

didukung dengan bukti dokumen lainnya

Mengidentifikasi kegiatan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan

Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012

Membuat rancangan pelaporan berdasarkan formulir yang telah disiapkan

guna mempermudah pada saat proses entri data.

Melaporkan seluruh rangkaian pelaksanaan anggaran sistem e-MPA yang

telah disediakan.

Alur kerja tanggung jawab penyelesaian laporan Program Pendidikan Islam

pusat dan daerah dapat dilihat pada gambar berikut:

30

Gambar 4.1 : Alur Kerja Tanggung Jawab Pelaporan

DITJEN PENDIS

SEKRETARIAT

DIKTIS MADRASAH PD. PONTREN PAIS

PTAN

KANWIL PROV.

KENKEMENAG

MADRASAH NEGERI

31

1. Tingkat pusat

Direktorat jendral pendidikan islam terdapat suatu bagian yang bertanggung jawab

yang melakukan pengendalian dan pelaporan pelaksanaan program yaitu bagian

perencana dan sistem informasi. Bagian perencana dan sistem informasi berada pada

naungan sekretariat ditjen pendidikan islam. Secara tekmis pekerjaan pengendalian,

dan pelaporan pelaksanaan program berada pada naungan subbag pelaporan dan

evaluasi program. Adapun tugas dan tanggung jawab subbag pelaporan dan evaluasi

program tersebut adalah:

1. Mengkoordinir pengumpulkan pelaporan pelaksanaan kegiatan program pendidikan

islam pada aplikasi berbasis web-online baik di pusat maupun di daerah.

2. Melakukan input data-data pelaporan pelaksanaan kegiatan pada sistem aplikasi.

3. Menyediakan bahan-bahan laporan program dan kegiatan yang dibutuhkan pejabat

baik pada satker di tingkat pusat, maupun daerah.

4. Mempersiapkan keterampilan SDM penyusunan laporan di tingkat pusat maupun

daerah.

5. Memberikan konsultasai kepada petugas pelaporan (operator) di tingkat propinsi,

kenkemenag kab/kota, madrasah dan PTAIN dalam penggunaan dan pemanfaatan

aplikasi.

6. Mempersiapkan dan mengajukan pembangunan sistem aplikasi pengendalian dan

pelaporan program pendidikan islam kepada pimpinan.

7. Merencanakan/melaksanakan kegiatan-kegiatan yang mendukung pelaksanaan

pengendalian dan pelaporan serta evaluasi program.

8. Melaksanakan kajian serta menganalisis pelaksanaan program mulai dari tahap

perencanaan, pelaksanaan sampai pelaporan program.

9. Menyediakan informasi realisasi dan capaian pelaksanaan program yang akurat dan

terpercaya untuk mengambil keputusan dan pelaksanaan kebijakan perumusan

program pendidikan.

10. Memelihara jaringan dan sistem informasi untuk memudahkan informasi untuk

memudahkan komunikasi dalam pelaporan program.

11. Melkukan koordinasi dan konsultasi ke sekretariat jendral dalam pembangunan sistem

pelaporan.

12. Melaporkan progres raport disetiap akhir bulan terhadap perkembangan pelaksanaan

program dan kegiatan secara nasional.

2. Tingkat Kanwil Propinsi

Pada tingkat propinsi, di masing-masing kanwil terdapat suatu unit kerja yang

bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program pengendalian islam, yaitu bidang

Mapenda dan Bidang Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren (PD. PONTREN),

bidang PAIS. Bidang mapenda bertanggung jawab melakukan pembinaan dan

pengawasan terhadap kegiatan program dan kegiatan yang meliputi pembinaan

pengembangan Raudhul Athfal/Bustanul athfal (RA/BA), madrasah ibtidaiyah

(MA), madrasah Tsanawiyah (MTs), madrasah aliyah (MA). Pendidikan agama

islam pada sekolah di tangani oleh bidang PAIS. Bidang pekaponteren bertanggung

32

jawab melakukan pembinaan dan pengembangan lembaga pendidikan pada pondok

pesantren dan madrasah diniyah. Untuk tipologi masing-masing wilayah

menyesuaikan pada jumlah dan jenis bidang yang ada dan sesuai dengan KMA nya.

Di daerah yang menggunakan tipologi bidang pendis maka unit kerja yang

bertanggung jawab melakukan pembinaan dan pengawasan serta perumusan

program terhadap kegiatan program pendidikan islam seluruh lembaga pendidikan

agama dan keagamaan yang ada di lingkungan Direktorat Jendral Pendidikan Islam

yakni, RA/BA,MI,MTs,MA,Pondok Pesantren<madrasah Diniyah (Pendidikan

Diniyah). Adapun tungas dan tanggung jawab propinsiadalah:

a. Melakukan koordinasi dengan satuan kerja di tingkat kabupaten/kota, dan

lembaga pendidikan satuan kerja di wilayahnya.

b. Melakukan input data pelaporan data dan pelaksanaan kegiatan pada unit kerja

(bidang mapeda, PD pontren,PAIS) pada aplikasih.

c. Memantau dan memonitor pelaksanaan program pendidikan islam pada satuan

kerja kabupaten/kota serta unit pendidikan.

d. Melaporkan hasil pelaksanaan program pendidikan islam pada satuan kerja yang

menjadi tanggung jawab pada unit masing-masing.

e. Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan sekretariat kanwil (PIC TU

Kanwil) serta koordinasi dan konsultasi ke Ditjen Pendis jika mengalami

kendala teknis dengan aplikasi pengendaliuan dan pelaporan program.

f. Memberikan progres report disetiap akhir bulan terhadap perkembangan

pelaksanaan program dan kegiatan untuk wilayah masing-masing kepada

bagian perencanaan dan sistem informasi.

3. Tingkat Kabupaten/Kota

Satuan kerja pada tingkat kabupaten/kota secara umum menjadi penanggung jawab

terhadap pembinaan dan pengembangan terhadap peningkatan kualitas pendidikan

yang berada di wilayahnya. Program pendidikan islam di jalankan pada seksi

Mapeda/Pekapontren/Kependais sesuai typology yang ada di tingkat kanwil.

Adapun tugas dan tanggung jawab tingkat kabupaten/kota adalah:

a. Melakukan koordinasi dengan unit kerja di bawahnya yaitu lembaga-lembaga

pendidikan yang berada di wilayahnya, dan selalu berkoordinasi dengan kanwil.

b. Mengumpulkan dan menyampaikan laporan program dan kegiatan yang telak

dilakukan baik di internal kabupaten/kota melalui aplikasi.

c. Melakukan pembinaan terhadap lembaga-lembaga pendidikan yang berada di

wilayahnya.

4. Tingkat Perguruan Tinggi Keagamaan Islam Negeri (PTKIN)

Keterlibatan dan partisipasi aktif dari seluruh unit pendidikan/lembaga pendidikan

agama dan keagamaam sebagai sumber data dan informasi, dirasakan sangat penting

dalam menunjang keberhasilanb peningkatan mutu pendidikan islam khusunya

dalam pelaksanaan program/kegiatan dalam lingkup lembaga pendidikan tersebut.

Saat ini jumlah lembaga pendidikan tinggi (PTKIN) merupakan satuan kerja yang

33

memiliki DIPA tersendiri, sehingga mempunyai konsekuensi dalam melaporkan dan

menginformasikan capaian-capaian program pendidikan islam yang berada di

wilayah masing-masing. Adapun tugas dan tanggung jawab lembaga pendidikan

adalah sebagai berikut:

a. Untuk lembaga PTKIN (UIN,IAIN dan STAIN) menginput secara mandiri dan

lamgsung menguapdatenya setiap bulan.

b. Masing-masing lembaga pendidikan PTKIN melakukan konsultasi dengan tim

ditjen pendis jika mengalami kendala teknis dengan aplikasi pengendalian dan

pelaporan program.

c. Melakukan pembinbaan dan koordinasi dengan unit-unit terkait dalam rangka

proses pelaporan.

5. Tingkat Madrasah Negeri (MIN,MTsN,MAN)

Saat in i sejumlah lembaga pendidikan tinggi madrasah negeri (MIN,MysN,MAN)

merupakan satuan kerja yang memilika DIPA tersendiri, sehingga mempunyai

konsekuensi dalam melaporkan dan mengimformasikan capaian-capaian program

pendidikan islam yang telah dilaksanakan. Adapun tugas dan tanggung jawab

lembaga pendidikan adalah sebagai berikut:

a. Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan tingkat kab/kota dalam

pengembangan lembaga pendidikannya.

b. Untuk lembaga pendidikan madrasah negeri (MIN,MTsN,Man) menginput

secara mandiri dan langsung menguapdatenya setiap bulan melalui aplikasih.

c. Masing-masing lembaga pendidikan madrasah negeri melakukan konsultasi

dengan kanwil dan ditjen pendis jika mengalami kendala teknis dengan aplikasi

pengendalian dan pelaporan program.

C. TAHAPAN KERJA PELAPORAN

Pelaporan menjadi bagian penting dalam pemantauan, pengawasan, dan evaluasi

pelaksanaan, sebab dengan pelaporan pelaksanaan program dan kegiatan dapat diketahui

capaian dan hasil dari sebuah program di rumuskan. Pelaporan adalah penyediaan data dan

informasi yang up to date guna kepentingan analisa sehingga hasil pelaksanaan program

dan kegiatan dapat di evaluasi ataupun dimonitoring.

1. Prosedur Kerja Penyusunan Pelaporan Berbasis Web

Prosedur kerja penyusunan pelaporan berbasis web dapat di gambarkan sebagai

berikut :

34

Identifikasi

Program Dan

Kegiatan

Penentuan

Rencana Aksi

Input

Program/Kegiata

n Dan Realisasi

Pada Aplikasi

Publikasi

Pengelolaan Data

Dan Penyelesaian

Laporan

35

2. Identifikasi Program Dan Kegiatan Pada RKA KL

Langka pertama yang dilakukan dalam penyusunan pelaporan berbasis web

adalah dengan mengidentifikasi program dan kegiatan yang terdapat dalam

rencana kerja dan anggaran kementerian /lembaga (RKAKL) masing-masing unit

kerja. Identifikasi setiap komponen kegiatan meliputi hal-hal sebagai berikut :

a. Jenis Prioritas

Komponen kegiatan diidentifikasi apakah termasuk kedalam prioritas RKP

ataukan prioritas K/L.

b. Sumber Dana

Pelaksanaan komponen kegiatan dapat bersumber dari APBN ataupun

loan/hibah.

c. Volume dan Anggaran

Dalam RKAKL tercantum besaran volume dan anggaran masing-masing

komponen kegiatan

d. Jangka Waktu

Lamanya waktu pelaksanaan kegiatan bervariasi tergantung p[ada jenis

kegiatan. Satuan waktu pelaksanaan kegiatan dapat berbentuk hari,

bulan,tahin dan multiyears.

e. Indikator Keberhasilan

Langka terakhir dalam identifikasi program dan kegiatan adalah penentuan

indikator keberhasilan masing-masing komponen kegiatan.

3. Penentuan Rencana Aksi/Target Capaian

Rencana aksi merupakan hal-hal akan dilakukan pada bulan tertentu. Rencana

aksi menjelakan langkah teknis yang akan dilakukan dalam rangka pencapaian

indikator keberhasilan yang telah ditentukan.

4. Input Program dan Kegiatan Serta Realisasinya Ke Dalam Aplikasi

Berbasis Web

Langka selanjudnya yang dilakukan adalah melakukan input data kedalam

sistem aplikasi pengendalian berbasis web.

5. Pengelolaan Data dan Penyelesaian Laporan

Pada akhir tahun anggaran, ditjen pendidikan islam melakukan pengelolaan data

terhadap capaian program dan kegiatan pendidikan islam yang telah di input

oleh semua unit kerja di seluruh indonesia. Setelah data diolah, langka

selanjudnya yang dilakukan adalah penyelesaian laporan. Hasil input data

laporan akan dipakasi sebagai bahan laporan capaian secara keseluruhan

pelaksanaan program pendidikan islam.

36

6. Publikasi

Tahap akhir prosedur kerja sistem pengendalian dan pelaporan berbasis web

adalah publikasi. Laporan yang telah dibuat selanjudnya telah dipublikasikan

mnelalui web dan hasil buku cetakan, kepada pihak terkait dalam rangkja

evaluasi dan bahan pertimbangan dalam penyusunan kebijakan pada masa

mendatang.

37

BAB V

TATA CARA PENYUSUNAN LAPORAN

DAN EVALUASI PROGRAM PENDIDIKAN ISLAM

A. Ketentuan Umum Pelaksanaan Kegiatan

Dalam rangka penerbitan administrasi dalam pelaksanaan program/kegiatan maka

Direktorat Jendral Pendidikan Islam telah merumuskan ketentuan-ketentuan yang dapat

mengatur seluruh kegiatan yang ada pada direktorat jendral p[endidikan islam. Adapun

ketentuannya adalah sebagai berikut :

1. Sesuai dengan tugas dan fungsinya, Direktorat Jendral Pendidikan Islam

menjalankan program pendidikan islam yang berdasarkan pada kebijakan umum

dan Rencana Strategis Direktorat Jendral Pendidikan Islam. Berdasarkan

perkembangan kebijakan Restrukturaisasi Program Direktorat Jendral Pendidikan

Islam menjalankan satu program yaitu program pendidikan islam yang memuat 5

kegiatan utama, antara lain:

Peningkatan Akses, Mutu, Kesejahteraan, dan Subsidi RA/BA dan

Madrasah

Peningkatan Akses, Mutu, Kesejahteraan, dan Subsidi Pendidikan

Keagamaan Islam

Peningkatan Akses, Mutu, Kesejahteraan, dan Subsidi Pendidikan Tinggi

Islam.

Peningkatan, Akses, Mutu, Kesejahteraan, dan Subsidi Pendidikan Agama

Islam

Dukungan Manajemen dan Pelayanan Tugas Teknis lainnya Direktorat

Jendral Pendidikan Islam

2. Agar tercapainya tujuan dan masing-masing kegiatan maka tiap-tiap kegiatan akan

dikelompokkan sesuai jenis-jenis sub kegiatan yang mempunyai karekteristik

tersendiri untuk setiap bentuk dan jenisnya.

3. Secara garis besar bentuk maupun jenis sub kegiatan yang ada pada masing-masing

kegiatan tersebut dapat terdiri dari:

Bentuk pertemuan (rapat, seminar, pelatihan, uji publik, sosialisasi dll)

Bentuk Penyaluran Bantuan (rehabilitasi, operasional, inisiatif,beasiswa dll)

Bentuk penyusunan dan Tim Kerja (permenag, juklak, juknis,

pendataan,penyusunan panduan/buku dll)

Bentuk publikasi (penerbitan, konfrensi pers, iklan, talkshow dll)

Bentuk perjalanan (monitoring, pemetaan,dll)

Bentukpelelangan

(pengadaan,pengandaan,penunjukan,pemilihan,pemeliharaan dll)

38

4. Sebelum memulai pelaksanaan program/kegiatan pada tahun berjalan, setiap

Direktorat/sekretariat serta satuan kerja di daerah harus mengidentifikasi semua

bentuk dan jenis kegiatan tersebut sesuai dengan dokumen DIPA/RKA-KL yang

ada.

5. Setiap jenis kegiatan yang akan dilaksanakan harus ditetapkan dalam surat

Keputusan Direktur Jendral Pendidikan Islam atau pejabat yang telah ditetapkan

pada masing-masing satker.

6. Setiap kegiatan yang diajukan minimal harus melampirkan:

Kerangka Acuan Kerja/Term Of Reference (TOR)

Surat Keputusan Dirjen (untuk penetapan panitia, tim kerja,

narasumber,moderator,penerima bantuan dll)

Rencana Anggaran Belanja (RAB)

Jadwal dan Pendukung lainnya.

7. Setelah kegiatan dilaksanakan perlu dilaporkan kepada Direktur Jendral Pendidikan

Islam sebagai kuasa pengguna anggaran.

8. Setelah kegiatan dilaksanakan penanggung jawab kegiatan juga harus membuat

laporan secara tertulis dan laporan penanggung jawab keuangan. Laporan harus

dibuat dan disusun paling lambat 1 minggu setelah berakhirnya kegiatan.

9. Laporan pelaksanaan kegiatan disusun dengan mengikuti ketentuan penyusunan

laporan kegiatan Direktorat Jendral Pendidikan Islam.

10. Dalam pelaksanaan setiap jenis kegiatan harus mengikuti beberapa tahapan, yaitu :

Persiapan

Pelaksanaan

Pelaporan

11. Setiap tahapan harus dilaksanakan secara seksama untuk memperoleh hasil

pekerjaan yang lebih baik,efesien dan efektif.

12. Untuk tertib administratif dan tata kelola pelaksanaan program, maka kepala

seluruh pejabat pembuat komitmen dan penanggung jawab kegiatan agar

memenuhi ketentuan ini sebagai proses pengendalian tahapan pelaksanaan

program/kegiatan.

B. Tata Cara Penyusunan Laporan Pelaksanaan Kegiatan

Pelaporan merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting didalam proses

pembangunan. Kegiatan pelaporan di lakukan untuk memberikan informasi yang cepat,

tepat dan akurat kepada pemangku kepentingan sebagai bahan pengambilan keputusan

sesuai dengan kondisi yang terjadi serta penentuan kebijakan yang relevan. Didalam

pelaksanaannya kegiatan pelaporan dilakukan secara berkala dan berjenjang. Berkala

dimaksudkan adalah dalam jenjang waktu terentu secara bertahap, dimulai dari

selesainya suatu kegiatan yaitu laporan kegiatan, laporan bulanan, laporan triwulan, dan

laporan tahunan. Sedangkan berjenjang dimaksudkan adalah dari satu unit kerja paling

bawah dalam suatu organisasi sampai kepada puncak pimpinan organisasi.

39

Penyusunan laporan pada Direktorat jendral pendidikan islam meliputi semua aktifitas

penggunaan anggaran pada program pendidikan islam yang memuat 5 kegiatan utama,

antara lain :

Peningkatan Akses, Mutu, Kesejahteraan, dan Subsidi RA/BA dan

Madrasah

Peningkatan Akses, Mutu, Kesejahteraan, dan Subsidi Pendidikan

Keagamaan Islam

Peningkatan Akses, Mutu, Kesejahteraan, dan Subsidi Pendidikan Tinggi

Islam.

Peningkatan, Akses, Mutu, Kesejahteraan, dan Subsidi Pendidikan Agama

Islam

Dukungan Manajemen dan Pelayanan Tugas Teknis lainnya Direktorat

Jendral Pendidikan Islam

Secara garis besar bentuk maupun jenis sub kegiatan yang ada pada masing-masing

kegiatan tersebut dapat terdiri dari :

Bentuk pertemuan (rapat, semunar, pelatihan, uji publik,sosialisasi dll)

Bentuk penyaluran bantuan (rehabilitasi, operasional, insentif, beasiswa dll)

Bentuk penyusunan dan tim kerja (permenag, juklak, juknis, pendataan,

penyusunan panduan/buku dll)

Bentuk perjalanan (monitoring, pemetaan dll)

Bentuk pelelangan (pengadaan, penggandaan,penunjukan,pemilihan,

pemeliharaan dll).

Jenis pelaporan yang harus dilakukan dalam rangka memenuhi tanggung jawab dalam

pelaksanaan program dan kegiatan dapat dirinci sebagaimana uraian berikut :

1. Laporan Kegiatan

Laporan pelaksanaan kegiatan ini dibuat setelah 1 (satu) minggu kegiatan selesai

dilaksanakan. Panitia/penanggung jawab sebuah kegiatan/program segera

diwajibkan membuat laporan kegiatan sebagai bahan evaluasi suatu kegiatan.

Laporan pelaksanaan kegiatan disajikan dalam bentuk laporan narasi dan laporan

keuangan. Laporan narasi disertai dengan rekapitulasi realisasi anggaran dari setiap

jenis kegiatan yang dilaksanakan.

1. Laporan Narasi

Laporan narasi adalah sajian informasi yang lengkap menyangkut kegiatan yang

telah dilaksanakan, bagaimana prosesnya dan apa keluarannya. Laporan bentuk

paparan diskriptif (menguraikan fakta dan pristiwa) dan naratif (bersifat ceria),

paparan tersebut bersifat spesifik dan khusus untuk setiap jenis kegiatan.

Sistematika dan paparan minimal yang dimuat pada laporan kegiatan dapat

dilihat dibawah ini.

40

1. Laporan narasi pelaksanaan kegiatan pertemuan, dengan sistematika dan

lingkup paparan minimal sebagai berikut :

No KOMPONEN KETERANGAN

1 Pengantar Berupa kata-kata pengantar yang

disampaikan dan ditandatangani oleh

penanggung jawab kegiatan/ketua

panitia, maksimal 1 halaman.

2 Ringkasan Eksekutif Paparan ringkas mengenai kegiatan

yang telah dilaksanakan, maksimal 1

halaman

3 Latar Belakang Paparan menyangkut pokok-pokok

pikiran mengapa kegiatan

diselenggarakan

4 Tujuan Paparan mengenai apa tujuan

penyelenggaraan

5 Dasar Hukum Paparan mengenai ketentuan yang

menjadi dasar hukum yang terkait

dalam penyelenggaraan kegiatan

6 sasaran Paparan mengenai siapa yang menjadi

sasaran atau menerima mamfaat

kegiatan


7 Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan :

7.1. waktu dan Tempat Paparan mengenai kapan dan dimana

kegiatan dilaksanakan

7.2. kronologis kegiatan Paparan mengenai pelaksanaan kegiatan

tahap demi tahap, mulai dari

persiapan/pembukaan hingga penutupan

kegiatan

7.3. Keluaran Paparan mengenai apa keluaran (output)

dari kegiatan yang telah dilaksanakan

7.4. Nara

Sumber/Fasilitator/Tim

Penyusun

Paparan mengenai siapa saja

sumber/fasilitator/tim penyusunan yang

terlibat dalam kegiatan menjelaskan

siapa dan apa tema yang ditangani oleh

masing-masing

narasumber/fasilitator/tim penyusun.

7.5. Panitia Paparan mengenai siapa saja panitia

kegiatan dan peran masing-masing

Penutup Kata-kata penutup laporan

41

Lampiran -TOR

-RAB

-SK Panitia

-Daftar peserta/biodata (nama &

jabatan)

-Daftar nara sumber/biodata dan materi

-Jadwal kegiatan

-Bahan/materi nara sumber

-Surat-surat (undangan)

-Notulasi kegiatan

-Laporan rekapitulasi realisasi keuangan

- Foto-foto kegiatan

2. Laporan narasi kegiatan pemberian bantuan, dengan sistematika dan

lingkup paparan sebagai berikut :

NO KOMPONEN KETERANGAN



penanggung jawab program, maksimal

1 halaman

2 Ringkasan Eksekutif Paparan ringkasan mengenai prosedur

pemberian bantuan yang yang telah

dilaksanakan, maksimal 1 halaman

3 Latar Belakang Paparan penyangkut pokok-pokok

pikiran mengapa bantuan diberikan

4 Tujuan Paparan mengenai apa tujuan pemberian

bantuan



dalam penyelenggaraan kegiatan.

6 Sasaran Paparan mengenai

siapa/instansi/lembaga yang menjadi

sasaran atau penerima manfaat

pemberian bantuan

7 Deskripsi Pelaksanaan Pemberian Bantuan

7.1. Waktu dan sasaran Paparan mengenai kapan dan kemana

bantuan diberikan

7.2. Kronologis

Pemberian Bantuan

Paparan mengenai pelaksanaan

pemberian bantuan tahap demi

42

tahap,mulai dari persiapan/membuat

edaran,seleksi,pembuatan SK,penerima

persyaratan hingga distribusi bantuan


dari kegiatan pemberian bantuan yang

telah dilaksanakan

7.4. Tim Seleksi Paparan mengenai siapa saja tim seleksi

penentu penerima bantuan

8 Penutup Kata-kata penutup laporan

9 Lampiran -TOR

-SK Tim Panitia/Seleksi

-SK Penetapan Penerima Bantuan

-Jadwal mulai pemberian sampai

distribusi bantuan

-Juknis Bantuan dan Petunjuk

pemanfaatan bantuan

-Data/profile

instansi/lembaga/perorangan penerima

bantuan

-edaran dan formulir persyaratan

-rekap dokumen penyaluran

(No.SPM/SP2D)

-laporan realisasi penyaluran dana

-Foto-foto lampiran instansi/lembaga

penerima bantuan

3. Laporan narasi kegiatan penyusunan, dengan sistematika dan lingkup

paparan sebagai berikut:




penanggung jawab program, maksimal

1 halaman

2 Ringkasan Eksekutif Paparan ringkasan mengenai kegiatan

penyusunan yang telah dilaksanakan,

maksimal 1 halaman

3 Latar Belakang Paparan penyangkut pokok-pokok

pikiran mengapa kegiatan penyusunan

diselenggarakan

4 Tujuan Paparan mengenai apa tujuan pemberian

bantuan


43


dalam penyelenggaraan kegiatan.

6 Sasaran Paparan mengenai pemanfaatan dari

hasil/output yang dihasilkan

7 Deskripsi Pelaksanaan Pemberian Bantuan

7.1. Waktu dan tempat Paparan mengenai kapan dan dimana

kegiatan penyusunan dilaksanakan

7.2. Kronologis

Pemberian Bantuan

Paparan mengenai pelaksanaan kegiatan

penyusunan tahap demi tahap,mulai dari

persiapan/pembukaan hingga selesainya

hasil keluaran/produk


produk dari kegiatan penyusunan yang

telah dilaksanakan

7.4. Nara

sumber/fasilitator/tim

penyusunan

Paparan mengenai siapa saja

sumber/fasilitator/tim penyusunan yang

terlibat dalam kegiatan penyusunan;

menjelaskan guideline penyusunan dari

hasil kesepakatan tim

7.5. Panitia Paparan mengenai siapa saja panitia

kegiatan penyusunan dan peran masing-

masing


9 Lampiran -TOR

-RAB

-SK Panitia dan SK Tim Penyusunan

serta daftar tim dan panitia

-Daftar nara sumber/fasilitator dan

materi yang diberikan

-Jadwal langkah-langkah penyusunan

-Bahan?materi nara sumber,

guideline/layout penyusunan

-Daftar naskah yang disusun

-laporan rekapitulasi realisasi keuangan

-Foto-foto kegiatan

44

4. Laporan narasi kegiatan publikasi, dengan sistematika dan lingkup

paparan sebagai berikut :


1 Pengantar Berupa kata pengantar yang


penanggung jawab program/kegiatan,

maksimal 1 halaman


publikasi yang telah

dilaksanakan,maksimal 1 halaman


pikiran mengapa kegiatan publikasi

diselenggarakan

4 Tujuan Paparan mengenai apa tujuan dilakukan

publikasi




6 Sasaran Paparan mengenai siapa-siapa objek

dari kegiatan publikasi/pemanfaatan

dari publikasi yang dilakukan

7 Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan Publikasi


kegiatan publikasi dilakukan

7.2. Kronologis Kegiatan Paparan mengenai pelaksanaan kegiatan

publikasi tahap demi tahap, mulai dari

persiapan sehingga selesainya acara

publikasi

7.3. Keluaran Paparan mengenai apa saja yang

dipublikasikan dan apa mamfaat

publikasi tersebut bagi sasaran

7.4. Tim Pelaksanaan

Publikasi

Paparan mengenai siapa saja yang

terlibat pada kegiatan publikasi


9 Lampiran -TOR

-RAB

-SK Tim pelaksana publikasi

-MOU kerjasama apabila dilakukan

kerja sama dengan media/surat kabar

-jadwal langkah-langkah pelaksanaan

publikasi

-layout publikasi

45

-bahan-bahan/bentuk/produk publikasi

-Laporan rekapitulasirealisasi keuangan

-Foto-foto kegiatan publikasi

5. laporan narasi kegiatan perjalanan, dengan sistematika dan lingkup

paparan minimal sebagai berikut:




penanggun g jawab program/kegiatan

maksimal 1 halaman


perjalanan yang telah dilaksanakan,

maksimal 1 halaman


pikiran mengapa kegiatan perjanan

tersebut diselenggarakan

4 Tujuan Paparan mengenai apa tujuan perjalanan




6 Sasaran Paparan mengenai siapa petugas

perjalanan dan sasaran/tempat yang

dituju untuk kegiatan perjalanan sesuai

tujuan perjalanan; hasil apa yang akan

didapat dari perjalanan tersebut

7 Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan perjalanan:

7.1. Waktu dan tempat Paparan mengenai kapan, siapa dan

kemana kegiatan perjalanan

dilaksanakan


perjalanan tahap demi tahap,mulai dari

persiapan,pembuatan,

isntrumen,rencana pemberangkatan,

pelaksanaan tugas, hingga pengelolaan

hasil dan pembuatan laporan.


dari kegiatan perjalanan yang telah

dilaksanakan

7.4. Tim Pelaksanaan

Publikasi

Paparan mengenai siapa saja yang

menjadi petugas, tugas/kewajiban dan

46

hak petugas


9 Lampiran -TOR

-RAB

-Daftar petugas dan surat tugas

-jadwal pelaksanaan perjalanan

-bahan/materi/monitoring/evaluasi

-Dokumentasi perjalanan

(SPPD.panduan dll)

-Laporan individual perjalanan

perpetugas

- Laporan Rekapitulasi keuangan

-foto-foto kegiatan perjalanan

-hasil pengelolaan data/analisis

instrumen monitoring perjalanan

6. Laporan narasi proses pelelangan pengadaan/penggandaan, dengan

sistematika dan lingkup paparan sebagai berikut:




penanggun jawab program/kegiatan

atau ketua panitia lelang,maksimal 1

halaman


pelelangan yang telah dilaksanakan,

maksimal 1 halaman


pikiran mengapa kegiatan pelelangan

diselenggarakan, dan alasan dilakukan

pelelangan berdasarkan jenis lelang

(penunjukan,pemilihan dan pelelangan

umum)

4 Tujuan Paparan mengenai apa tujuan

pelelangan




6 Sasaran Paparan mengenai siapa saja yang dapat

mengikuti pelelangan, siapa yang akan

menerima output/keluaran/produk dari

pelelangan atau penerima mamfaat

47

kegiatan

7 Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan :


kegiatan pelelangan dilakukan


pelelangan tahap demi tahap, mulai dari

pengumuman penetuan spesifikasi,

pembuatan RKS, penyusunan jadwal,

pengumuman pendaftaran,

penjelasan,pemasukan

dokumen,pelelangan, hasil pelelangan

sampai penerbitan SPK

7.3. Keluaran Paparan mengenai siapa pemenang

lelang, harga pemenang, kapan

dilaksanakan, berapa lama pemenuhan

pengadaan dll; termasuk didalamnya no.

SPK nya

7.4. peserta pelelang Paparan memgenai berapa yang

mendaftar, berapa yang memasukkan

penawarsan, dan siapa sebagai

pemenang,(dapat dibuatkan daftar

identitas PT/CV)

8 7.5. Panitia Paparan mengenai siapa saja panitia

pelelangan


10 Lampiran -TOR

-RKS

-Jadwal Lelang

-Spesifikasi barang/jasa

-SK panitia lelang

-Pengumuman dan lelang

-Daftar peserta lelang (mendaftar,masuk

dokumen,calon pemenang)

-Notulen per tahapan kegiatan lelang

-Bahan/Materi/dokumen yang akan

digunakan (penggandaan/pengiriman)

-SK penetapan pemenang, SPK

-BA Pemeriksaan

-Dokumen pembayaran

-SK distribusi barang/jasa

Foto-foto kegiatan

-dll berkaitan dengan pelelangan

48

2. Laporan Keuangan

Laporan keuangan adalah sajian informasi mengenai realisasi anggaran atau

pengeluaran dana terkait dengan kegiatan yang telah dilaksanakan untuk

selanjudnya dilampirkan dalam setiap dokumen laporan hasil pelaksanaan

masing-masing kegiatan. Sedangkan laporan pertanggung jawaban khusu

keunagan lebih detail dengan disertai lampiran-lampiran bukti pengeluaran

dibuat dan dibundel tersendiri, dan menjadi dokumen pengeluaran dan

penggunaan anggaran.

Contoh tekapitulasi laporan keuangan:

REKAPITULASI/LAPORAN

PENGGUNAAN ANGGARAN

KEGIATAN

NO MAK KOMPONEN PAGU REALISASI SISA

1 521119 Belanja

barang

2 521213 Honor yang

terkait

dengan

output

kegiatan

3 522113 Belanja jasa

profesi

4 524119 Belanja

perjalanan

lainnya

Jumlah

Jakarta

Penggung jawab program/kegiatan

NIP.

49

2. Laporan Bulanan

Laporan bulanan dilakukan untuk pengendalian pelaksanaan program dan

penggunaan anggaran untuk setiap bulan oleh penanggung jawab program/kegiatan

dan pimpinan di atasnya. Laporan bulanan cukup dilakukan dalam bentuk laporan

keuangan, yang dapat pengikuti format sebagai berikut :

50

LAPORAN BULANAN PERKEMBANGAN

KEGIATAN PROGRAM PENDIDIKAN ISLAM

TANHUN ANGGARAN.............

Nomor DIPA :

Bulan :

Unit kerja :

Th. Anggaran :

Satuan Kerja :

Jumlah Anggaran : RP

No Nama

Kegiatan

Pagu

(Rp)

Realisasi

Anggaran

Sisa Dana % Fisi

K

Cat

Rp % Rp %

1

2

3

4

5

6

7

8

Jumlah

Jakarta,

Mengetahui Penanggung Jawab Pejabat

Pejabat Pembuat Komitmen Program/Kegiatan

Pejabat Pembuat Komitmen

NIP. NIP.

51

Format laporan bulanan yang telah diisi untuk satuan kerja pusat selain dikirim ke

Direktur Jendral Pendidikan Islam melalui bagian perencanaan dan sistem informasi

juga dikirim ke bagian keuangan Direktorat jendral pendidikan islam. Sedangkan

untuk satuan kerja daerah (Kanwil dan PTAIN) dari masing-masing penanggung

jawab akan direkap menjadi laporan bulanan seluruh program pendidikan islam

untuk selanjudnya didokumentasikan dan dilaporkan kepada Direktor Jendral

Pendidikan Islam.

3. Laporan Triwulan

laporan triwulan selain untuk memenuhi kepentingan pengendalian program dan

penggunaan anggaran di lingkungan Ditjen Pendidikan Islam, juga untuk memenuhi

ketentuan pada peraturan pemerintah Republik Indonesia Nomor 39 Tahun

2006,sebagai suatu pengendalian dan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan.

Laporan triwulan merupakan laporan perkembangan pelaksanaan program disusun

oleh setiap satuan kerja pusat maupun di daerah untuk setiap 3 bulan, yang kemudian

dilakukan rekapitulasi laporan oleh Ditjen Pendidikan Islam. Laporan perkembangan

pelaksanaan program teiwulanan disajikan dalam bentuk laporan narasi dan laporan

keuangan.

a. Laporan Narasi

Narasi laporan triwulanan, dibuat dengan sistematika dan lingkup paparan minimal

sebagai berikut :




pimpinan unit kerja/direktur/pejabat

pembuatan komitmen, 1-3 halamann.

2 Daftar isi Rincian isi bab dan sub bab dari laporan

dan letak halaman

3 Ringkasan Eksekutif Paparan ringkasan mengenai program

yang diselenggarakan oleh unit kerja

beserta kegiatan-kegiatan yang

dilaksanakan, kemajuan yang telah

dicapai dalam 3 bulan berjalan dan

lesson learned (hal penting yang bisa

dipelajari untuk perbaikan ke depan).

Maksimal 1 halaman

4 Pendahuluan Paparan mengenai pokok-pokok pikiran

dan landasan hukum yang menjadi

konteks dari pelaksanaan program dan

kegiatan Direktorat/sekretariat pada

52

tahun berjalan.

4.1. Latar Belakang Paparan mengenai kondisi aktual

pendidikan islam yang menjadi garapan

dari direktorat /sekretariat substandi

peraturan dan perundang-undangan yang

mengatur bidang pendidikan islam

terkait perkembangan pendidikan islam

terkait tantangan dan problematika yang

dihadapi

4.2. Dasar Hukum Penyebutan daftar peraturan perundang-

undang yang menjadi landasan legal

formal pelaksanaan program dan

kegiatan oleh direktorat/secretariat

4.3.Tujuan Paparan mengenai tujuan dari laporan ini

4.4. Sistematika Penyebutan sistematika laporan

5 Program dan kegiatan

terlaksana

Paparan menyangkut program dan

kegiatan apa saja yang telah

dilaksanakan.

5.1. Daftar program dan

kegiatan terlaksana

Daftar program dan kegiatan yang telah

dilaksanakan oleh direktorat/sekretariat,

termasuk informasi menyangkut

waktu,tempat,subdit/bagian yang

melaksanakan partisipan/mitra/rekanan

(disajikan dalam tabel)

5.2. Penjelasan program dan

Kegiatan Terlaksana

Paparan naratip menyangkut tiap-tiap

program dan kegiatan yang telah

dilakukan oleh direktorat/sekretariat,

terutama menyangkut gambaran proses,

keluaran dan hasilnya.

5.3. Kemajuan yang dicapai Paparan menyangkut kemajuan penting

yang bisa dicapai dalam 3 bulan

berjalan, ditinjau dari 3 arah

pembangunan pendidikan islam dan

kemajuan penting yang disampaikan itu

memang bisa diukur/dirasakan oleh

berbagai pihak.

5.4. Kendala yang dihadapi Paparan menyangkut kendala-kendala

yang dihadapi selama pelaksanaan

program dan kegiatan selama 3 bulan

berjalan serta bagaimana solusi untuk

menghadapi permasalahan tersebut

5.5. kritik dan saran

stakeholder

Paparan menyangkut kritik dan saran

yang diterima direktorat/sekretariat yang

53

disampaikan oleh pihak pemangku

kepentingan

5.6. Lesson Learned Paparan menyangkut pelajaran penting

apa yang didapat selama pelaksanaan

program dan kegiatan pada 3 bulan

berjalan, yang merupakan dasar untuk

upaya perbaikan di masa depan.

6 Lampiran -Laporan keuangan Triwulan

-Sampel-sampel foto kegiatan

-Dokumen Yuridis (SK yang terkait

dengan setiap kegiatan)

-Berkas-berkas lain yang relevan

54

b. Laporan Keuangan

Laporan keuangan triwulan dilakukan untuk pengendalian penggunaan anggaran

dan memantau daya serap anggaran dengan tahapan 3 bulan,sesuai format :

N

o

KOD

E

NAMA

KEGI

ATAN

PA

GU

REALISASI

ANGGRAN (Rp)

SISA

PAGU

FISIK CAT*

s.d.

TW

lalu

TW

ini

s.d.

TW

ini

Rp %

1

2

3

ds

t

JUMLAH

*catatan diisi dengan kondisi realisasi (selesai, dalam proses, belum dilaksanakan)

Mengetahui

Penanggung

Jawab Pejabat

Pembuat Komitmen Program/Kegiatan

4. Laporan Akhir Tahun

Laporan akhir tahun digunakan untuk memenuhi kepentingan evaluasi pelaksanaan

program dan penggunaan anggaran dilingkungan ditjen pendidikan islam per tahun

anggaran. Laporan akhir tahun ini disusun oleh setiap satuan kerja pusat maupun

daerah di lingkungan ditjen pendidikan islam kementerian agama RI (sesuai

dengan program/kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya). Laporan akhir tahun

disajikan dalam bentuk laporan narasi dan laporan keuangan.

a. Laporan Narasi

Narasi laporan akhir tahun, dibuat dengan sistematika dan lengkap paparan

minimal sebagai berikut :




pimpinan unit kerja/direktur/pejabat

pembuatan komitmen

2 Daftar Isi Rincian isi bab dan sub bab laporan &

letak halaman

3 Pendahuluan Paparan mengenai pokok-pokok pikiran

dan landasan hukum yang menjadi

55

konteks dari pelaksanaan program dan

kegiatan Direktorat/sekretariat pada tahun

berjalan

4.1. Latar belakang Paparan mengenai kondisi aktual

pendidikan islamyang menjadi garapan

dari direktorat/sekretariat substansi

peraturan dan perundang-undangan yang

mengatur bidang pendidikan islam terkait

perkembangan pendidikan islam

4.2. Arah Kebijakan Paparan mengenai arah kebijakan

pendidikan islam yang merupakan

penjabaran pencapaian visi dan misi.

Kebijakan ini meliputi kebijakan umum

dan khusus.

4.3. Tujuan dan Dasar

Hukum

Paparan mengetahui tujuan dan dasar

hukum dari laporan ini

4.4. Sistematika Penyebut sistematika laporan

5 Profil Direktorat

Jendral/Satuan Kerja

Paparan mengenai tugas, fungsi dan

struktur organisasi, visi dan misi,kerangka

kebijakan strategis Ditjen Pendidikan

Islam

6 Target Kinerja dan

Kebijakan

Direktorat/Sekretariat

Paparan menyangkut apa sesungguhnya

target hasil dan danpak yang ingin diraih

pada tahun penyelenggaraan program dan

kegiatan, dan kebijakan apa yang telah

ditetapkan mengenai program dan

kegiatan di tahun terkait

6.1. Target hasil (outcome) Paparan menyangkut perbaikan aktual

yang ingin dihasilkan melalui pelaksanaan

program dan kegiatan

6.2. Target Dampak

(impact)

Paparan menyangkut perubahan jangka

panjang yang ingin dicapai melalui

pelaksanaan program dan kegiatan

7 Kegiatan dan Anggaran

Program Pendidikan Islam

Paparan menyangkut program dan

kegiatan beserta jumlah anggaran yang

ada pada satuan kerja pusat maupun

daerah

8 Capaian Kinerja Paparan menyangkut program dan

kegiatan apa saja yang telah dilaksanakan

selama tahun anggaran berjalan

8.1. Realisasi Anggaran Paparan mengenai realisasi anggaran

program pendidikan islam

8.2. capaian kinerja Daftar program dan kegiatan yang telaj

direalisasikan baik dari capaian output dan

56

volume kegiatan yang telah berjalan

9 Penjelasan program dan

kegiatan terlaksana

Paparan naratif menyangkut tiap-tiap

program dan kegiatan yang telah

dilakukan terutama menyangkut gambaran

proses, keluaran dan hasilnya

10 Kendala-kendala yang

dihadapi

Paparan menyangkut kendala-kendala

yang dihadapi selama pelaksanaan

program dan kegiatan selam 1 tahun

anggaran berjalan

11 solusi Papran menyangkut alternatif pemecahan

atau solusi yang telah dilakukan

sehubungan dengan kendala yang ada

12 Lampiran -laporan realisasi anggaran

-foto kegiatan/program

-berkas-berkas lain yang relevan

b. Laporan Keuangan

Laporan keuangan tahun dilakukan untuk meninjau dan mengevaluasi penggunaan

anggaran (daya serap anggaran) untuk 1 tahun anggaran berjalan, sesuai format :

57

LAPORAN REALISASI ANGGARAN TAHUNAN

PROGRAM PENDIDIKAN ISLAM

TAHUN ANGGARAN.

Satuan Kerja/ :.............................

Nomor DIPA :.............................

Unit Kerja :.............................

Tanggal :.............................

Jumlah Dana :..............................

NO KODE URAIAN

KEGIATAN

PAGU REALISASI

ANGGARAN

SISA PAGU FISIK

(%)

Rp % Rp %

1

2

3

4

5

Dst

JUMLAH

A. Tata Cara Evaluasi Program Dan Kegiatan

Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan

Evaluasi adalah proses penilaian terhadap perencanaan yang ditetapkan dengan

hasil implamentasi menurut kriteria yang disepakati. Dengan demikian yang

dimaksud dengan evaluasi adalah rangkaian kegiatan untuk membandingkan

realisasi masukan (input), keluaran (output) dan hasil (outcome) terhadap

rencana dan standar. Evaluasi dilaksanakan secara sistematis, obyektif, dan

transparan. Pengertian dari evaluasi, dalam konteks monitoring dan evaluasi

pelaksanaan perencanaan pembangunan, adalah kegiatan membandingkan

target/sasaran yang direncanakan dengan pencapaian pelaksanaan dengan

menggunakan indikator-indikator yang ditetapkan untuk suatu

program/kegiatan tertentu

Pengertian laporan evaluasi adalah laporan hasil analisa dan pembandingan

antara indikator-indikator yang digunakan untuk menilai pelaksanaan

program/kegiatan dengan hasil-hasil yang dicapai, termasuk efisien dan

efektifitaspelaksanaannya. Laporan evaluasi paca pelaksanaan selain meliputi

hal tersebut jika mencangkup keluaran, hasil dan damfak pelaksanaan

program/kegiatan. Berpedoman kepada peraturan pemerintah nomor 39 tahun

2006 tentang tat cara pengendalian dan evaluasi pelaksanaan rencana

pembangunan, maka evaluasi dilakukan terhadap :

58

Pelaksanaan Renja-dan RKP

Pelaksanaan rencana kerja (renja) Kementerian/Lembaga dan rencana

kerja pemerintah (RKP) untuk menilai keberhasilan pelaksanaan dari

suatu program/kegiatan berdasar indikator dan sasaran kinerja yang

tercantum dalam Renstra-Kementerian/Lembaga dan RPJM Nasional.

Pimpinan kementerian melakukan evaluasi pelaksanaan Renja-

Kementerian priode sebelumnya. Evaluasi dilakukan terhadap

pencapain sasaran sumber daya yang digunakan, indikator dan sasaran

kinerja keluaran (output) untuk masing-masing kegiatan. Hasil evaluasi

tersebut diatas akan digunakan untuk menilai pemcapaian indikator dan

sasaran hasil (outcome). Pimpinan kementerian menyampaikan laporan

hasil evaluasi pelaksanaan Renja-Kementerian kepada Menteri

PPN/Bappenas paling lambat 2 (dua)bulan setelah tahun anggaran

berakhir. Menteri PPN/Bappenas melakukan evaluasi pelaksanaan RKP

priode sebelumnya berdasarkan laporan hasil evaluasi pelaksanaan

Renja-Kementerian. Menteri PPN/Bappenas menggunakan hasil

evaluasi RKP guna penyusunan rancangan RKP untuk priode 2 (dua)

tahun berikutnya.

Pelaksanaan renja pembangunan jangka menengah (RPJM) nasional

dan renstra-Kementerian untuk menilai efesiensi, efektivitas, manfaat,

danpak, dan berkelanjutan dari suatu program. Pimpinan kementerian

melakukan evaluasi pelaksanaan renstra kementerian. Evaluasi

dilakukan terhadap pelaksanaan program-program dalam Renstra

kementerian. Hasil evaluasi disampaikan kementeri PPN/Bappenas

paling lambat 4 (empat) bulan sebelum RPJM Nasional berakhir.

Menteri PPN/Bappenas melakukan evaluasi RPJM nasional

menggunakan hasil evaluasi renstra kementerian dan hasil evaluasi

pelaksanaan RKP priode RPJM nasional yang berjalan. Evaluasi

pelaksanaan RPJM nasional dilakukan untuk menilai pencapaian

pelaksanaan strategi pembangunan nasional,kebijakan umum, program

dan kegiatan pokok, serta kerangka ekonomi makro sebagaimana

ditetapkan dalam dokumen RPJM nasional priode berjalan.

Berdasarkan hasil evaluasi terhadap pelaksanaan Renstra., pimpinan

kementerian dapat mengajukan usulan perubahan program kepada

menteri PPN/Bappenas.

Priode dan Mekanisme Evaluasi

Pelaporan evaluasi dilakukan secara berjenjang dan terus

menerus/berkesinambungan. Pengertian berjenjang diartikan bahwa pimpinan

kementerian/lembaga setelah selesai melakukan evaluasi menyampaikan

laporannya kepada menteri PPN. Pengertian menerus diartikan bahwa proses

evaluasi merupakan suatu siklus dan mengikuti kerangka waktunya (time

frame); dimulai dari rencana, pelaksanaan rencana, evaluasi pelaksanaan,

menyusun rencana baru, pelaksanaan rencana baru, dst. Dengan asumsi bahwa

59

evaluasi pelaksanaan rencana dilakukan pada tahun awal (T), maka timeframe

evaluasi terhadap pelaksanaan rencana dan rencana berikutnya dapat dilihat

sebagaimana gambar berikut.

60

Timeframe evaluasi terhadap pelaksanaan rencana dan rencana berikutnya.

T-1 T

0 T

1 T

2

Berpedoman kepada peraturan pemerintah Nomor 39 Tahun 2006

tentang tata cara pengendalian dan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan, priode

evaluasi dan mekanisme setiap laporan dapat dilihat pada tabel berikut:

Gambar 5.1 : Priodesasi Perencanaan, Pelaksanaan Dan Evaluasi Perencanaan

Pembangunan

Rencana Pelaksanaan

rencana

Evaluasi

pelaksanaan Rencana

baru

Pelaksanaan

rencana

Evaluasi

pelaks renja

KL & RKP

T0

Evaluasi

pelaksanaan

renja KL &

RKP T1

Evaluasi

pelaksanaan

renja KL &

RKP T2

Evaluasi

pelaksanaan

renja KL &

RKP T3

Evaluasi

pelaksanaan

renja KL &

RKP T4

Pelaksana

Renja KL-&

RKP T1

Pelaksana

Renja KL-&

RKP T2

Pelaksana

Renja KL-&

RKP T3

Pelaksana

Renja KL-&

RKP T4

Pelaksana

Renja KL-

& RKP T5

Penyusunan

renja-KL &

RKP T2

Penyusunan

renja-KL &

RKP T3

Penyusunan

renja-KL &

RKP T4

Penyusunan

renja-KL &

RKP T5

Penyusunan

renja-KL &

RKP T6

Pelaksanaan Renstra – KL & RPJM

Evaluasi Renstra-KL

& RPJM

Penyusunan &

penetapan renstra-KL &

RPJMberikutnya

61

PERIODESASI DAN MEKANISME

Gambar 5.2. PELAPORAN PELAKSANAAN RENCANA PEMBANGUNAN

NO JENIS

PELA

POR

AN

PERIOD

E

PELAPO

RAN

PELAP

OR

ISI LAPORAN PENYAMP

AIAN

LAPORAN

PEMERI

MA

LAPORA

N

TE

MB

USA

N

1 RENJ

A

KEM

ENTE

RIAN

TAHUN

AN

a.

MENT

ERI

Pencapaian

sasaran sumber

daya yang

digunakan

indikator dan

sasaran kinerja

keluaran

(output) untuk

masing-masing

kegiatan. Hasil

evaluasi

digunakan untuk

menilai

pencapaian

indikator dan

sasaran hasil

(outcome)

Paling

lambat 2

(dua) bulan

setelah

tahun

anggaran

berakhir

a. menteri

PPN/Bapp

enas

2 Restra Tahun b.

materi

Pelaksanaan

program-

program dalam

renstra

kementerian

Paling

lambat 4

(empat)

bulan

sebelum

RPJM

nasional

berakhir

b. menteri

PPN/Bapp

enas

62

Tata Cara Pelaporan Evaluasi Program Pendis

Evaluasi pelaksanaan perencanaan perlu dilakukan dengan baik agar dapat menjadi

bahan masukan yang benar dan akurat dalam penyusunan rencana pembangunan

nasional priode berikutnya. Agar pemantauan dan evaluasi yang dilakukan dapat

berhasil dengan baik, bebrapa hal perlu diperhatikan hal dalam pelaksanaan kegiatan

evaluasi, yaitu :

Evaluasi dilakukan terhadap pelaksanaan renja program pendidikan

islam/ditjen pendidikan islam untuk menilai keberhasilan pelaksanaan dari

program/kegiatan berdasar indikator dan sasaran kinerja yang tercantum

dalam renstra direktorat jendral pendidikan islam dan dokumen perencanaan

nasional lainnya (RKP dan RPJM)

Evaluasi dilakukan terhadap pelaksanaan renstra ditjen pendidikan islam

untuk menilai efesiensi, efektivitas, manfaat, danpak, dan berkelanjutan dari

suatu program pendidikan.

Evaluasi dilakukan berdasarkan sumber daya yang digunakan serta :

a. indikator dan sasaran kinerja keluaran untuk kegiatan; dan/atau

b. indikator dan sasaran kinerja untuk hasil untuk program

Evaluasi pelaksanaan Renstra Ditjen Pendidikan Islam dilakukan paling

sedikit 1 (satu) kali dan dilaksanakan pada tahun terakhir berakhirnya priode

rencana.

Evaluasi dilaksanakan berdasarkan sumber daya yang digunakan serta :

a. indikator dan sasaran kinerja keluaran untuk kegiatan pokok; dan/atau

b. indikator dan sasaran kinerja hasil untuk program.

Sebelum evaluasi dimulai, masing-masing pelaksanaan perlu melakukan beberapa

hal,yaitu:

Menentukan teknis pelaksanaan dengan secara jelas

(kualitatif/kuantitatif/terukur)

Menetukan output, outcome, dampak, tingkat efesiensi, tingkat efektifitas

yang diharapkan untuk setiap program/kegiatan.

Menyusun kriteria/standar/parameteruntuk menjadi acuan dalam pelaksanaan

monitoring dan evaluasi setiap program/kegiatan

Menyusun mekanisme monitoring dan evaluasi atas setiap program/kegiatan

untuk mendapatkan hasil yang dapat dipertanggung jawabkan.

Selanjudnya, berikut ini merupakan uraian mengenai tata cara pelaksanaan dan

pelaporan evaluasi untuk rencana kerja (renja) dan rencana strategi (renstra) :

1.Tata Cara Pelaksanaan Evaluasi Dan Pelaporan Renja Program Pendis

A. Evaluasi Renja

63

1. Pengertian Renja

Renja Ditjen Pendidikan Islam adalah dokumen perencanaan Direktorat

Jendral untuk priode 1 tahun.

Renja Ditjen Pendidikan Islam disusun dengan berpedoman pada Renstra

direktorat jendral pendidikan islam yang merupakan penjabaran dari renstra

kementerian dan mengacu pada prioritas pembangunan nasional.

Dokumen renja meliputi program/kegiatan pokok,kegiatan

sasaran/keluaran/output,indikator sasaran, kebijakan,serta instansi pelaksana.

2. Tujuan Evaluasi Renja

Untuk menilai keberhasilan pelaksanaan dari suatu program/kegiatan

berdasarkan indikator dan sarana kinerja yang tercantum dalam renstra

kementerian dan RPJM Nasional

Untuk memberikan rekomendasi konstruktif terhadap program / kegiatan

selanjutnya

Memberikan rekomendasi yang penting guna peningkatan kinerja organisasi

dan peningkatan akuntabilitasnya.

3. Instrumen Evaluasi Renja Kementerian

Program dan kegiatan (jumlah program, jumlah kegiatan, jumlah DIPA,

jumlah SATKER)

Laporan pelaksanaan program triwulan-an

4. Evaluasi Renja

Pada bagian ini dibandingkan mengenai pencapaian program/kegiatan dengan

renja direktorat jendral pendidikan islam (indikator kinerja keluaran/ooutput,

outcome,benefit,impact)

Pimpinan mengevaluasi renja priode sebelumnya, dengan tujuan :

Mengetahui pencapaian sumber daya (resources) yang digunakan

Mengetahui pencapaian indikator dan sasaran kinerja keluaran

(output)

Evaluasi atas pencapaian kinerja program, kegiatan, dan sasaran yang

tercantum dalam renja.

Evaluasi dilakukan per kegiatan. Pimpinan menilai pencapaian indikator dan

sasaran hasil (outcome)berdasarkan hasil evaluasi.

Tahapan evaluasi renja

Identifikasi program dan kegiatan (jumlah program, jumlah kegiatan,

jumlah DIPA, jumlah SATKER)

Kompilasi data pelaksanaan program triwulan-an berikut kinerja

Analisis /pengukuran kinerja

Evaluasi pelaksanaan program

Hasil evaluasi renja diarahkan untuk bisa menjelaskan

64

Keluaran dari masing-masing kegiatan dari suatu program dalam

mendukung pencapaian hasil yang diharapkan dari program yang

bersangkutan.

Konstribusi / hasil program-program pembangunan dalam mendukung

pencapaian sasaran pembangunan nasional yang ditetapkan dalam

rencana pembangunan jangka menengah nasiona.

B. Pelaporan

Hasil pelaksanaan evaluasi adalah berupa laporan yang isinya merupakan resume

hasil evaluasi

Kerangka laporan (outline) hasil pelaksanaan evaluasi renja adalah sebagai

berikut :

BAB I : URAIAN HASIL EVALUASI

A Latar Belakang

B Dasar Evaluasi

C Tujuan Evaluasi

D Ruang Lingkup Evaluasi

E Metode Evaluasi

BAB II : MATERI RENJA

A Program dan Kegiatan Pokok

B Kegiatan

C sasaran/keluaran/output

D Indikator Sasaran

E Instansi Pelaksana

BAB III : PELAKSANA RENJA (Resume Laporan Evaluasi Triwulan 1

s/d 4)

A Konsolidasi Fungsi/program/kegiatan

B Kendala dan Tindak Lanjud Yang Diperlukan

C Instansi Pelaksanaan (Pusat, Daerah)

BAB IV : EVALUASI RENSTRA

A Kinerja Program dan Kegiatan

Efesiensi

Efektivitas

Manfaat

Danfak

Keberlanjutan

B Tingkat Keberhasilan

Pelaksanaan Program/kegiatan menurut Fungsi

C Konstribusi Pelaksanaan Program/kegiatan terhadap

perwujudan sasaran RPJM

BAB V : KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

A Kesimpulan

B Rekomendasi

pedoman pelaporan & evaluasi program pendidikan … · monitoring dan evaluasi (monev) serta...

Documents