pedoman mutu pps unj -...

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGIUNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

PROGRAM PASCA SARJANAKampus Universitas Negeri Jakarta, Jl. Rawamangun Muka, Jakarta 13220Telp. (021) 4721340, Website: http//pps.unj.ac.id, e-mail:[email protected]

PEDOMAN MUTUEdisi 01 Rev 00 Tgl. Berlaku

4 September 2015 Hal. 1 dari 15

PEDOMAN MUTUPPs UNJ

Jabatan Tanda Tangan

Dibuat oleh Tim ISO

Diperiksa oleh Prof.Dr.Nadiroh,M.PdManagement Representative

Disetujui oleh Direktur Program Pascasarjana UNJ

Prof.Dr. Moch. Asmawi, M.Pd





DAFTAR ISI PEDOMAN MUTU

halaman1. Ruang lingkup2. Sistem Manajemen Mutu3. Tanggung Jawab Manajemen4. Pengelolaan Sumber Daya5. Pengukuran , Analisis dan Perbaikan

LAMPIRANLampiran A Interaksi antar ProsesLampiran B Daftar ProsedurLampiran C Struktur OrganisasiLampiran D Tanggung Jawab dan Kewenangan MR





1. Ruang Lingkup

Sasaran dan ruang lingkup implementasi sistem penjaminan mutu di ProgramPascasarjana Universitas Negeri Jakarta adalah seluruh kegiatan pelaksanaan tridarmaperguruan tinggi dan sarana penunjangnya. Kegiatan tridarma perguruan tinggimeliputi pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat, masing-masingkegiatan sasarannya mencakup masukan, proses, dan hasil. Sarana penunjang kegiatantridarma perguruan tinggi meliputi sarana, prasana, keuangan, serta manajemenadministrasinya.

Lingkup pelaksanaan sistem manajemen mutu Program Pascasarjana UniversitasNegeri Jakarta mencakup pemenuhan standar oleh elemen terkait yang diikutipengendalian agar sesuai standar serta peningkatan standar proses bidang tri darmaperguruan tinggi. sesuai persyaratan ISO 9001 : 2008. Setiap bagian dan lapisanmanajemen Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta dalam upaya mencapai,mempertahankan serta meningkatkan mutu hasil program tridarma perguruan tinggitersebut di lingkungan Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta. Mengingatluas cakupan lingkup program tridarma tersebut maka dibuat prioritas yang ditetapkandalam periode waktu tertentu. Supaya semua proses tersebut mencapai mutu yangtelah ditetapkan maka Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta haruslahmenyusun Pedoman Mutu dan melaksanakannya secara utuh.

Pedoman Mutu ini merupakan kebijakan Program Pascasarjana Universitas NegeriJakarta terhadap ketentuan yang disyaratkan oleh sistem manajemen mutu ISO 9001 :2008. Pedoman ini tidak bersifat statis dan bias, dapat direvisi kapan saja bila ditinjauperlu atau dapat ditinjau ulang untuk perbaikan sekali dalam setahun. Setiapperubahan ke arah perbaikan dapat diajukan oleh setiap sivitas akademika ProgramPascasarjana Universitas Negeri Jakarta tanpa memandang posisi dalam manajemen.Usulan disampaikan ke Management Representative (MR) untuk didiskusikan, dikajidan diuji. Setelah dianggap memuaskan diajukan ke Top Management/Direktur untukdisahkan.

Semua data merupakan tanggung jawab Top Management/Direktur dan MR untukmengelolanya sesuai dengan tingkatan manajemennya, serta segala data dan informasiyang perlu diketahui merupakan tanggung jawab Top Management/Direktur dan MR





untuk menyampaikannya secara rinci dan jelas untuk menghindari kesalahpahaman,interpretasi, salah persepsi maupun salah asumsi.

Pedoman Mutu ini diperbaiki dan dikembangkan secara berkala sesuai denganmasukan atau ide, perkembangan dan peningkatan standar mutu agar ProgramPascasarjana Universitas Negeri Jakarta tetap mampu memperbaiki kinerja secaraberkesinambungan.

Penerapan sistem manajemen mutu di Program Pascasarjana Universitas NegeriJakarta meliputi unit :1. SOP yang Berkaitan dengan Program Studi S2 dan S3

1.1. SOP Penyusunan/Revisi Kurikulum1.2. SOP Penyusunan Sebaran Matakuliah Setiap Semester1.3. SOP Penentuan Dosen Pengampu Matakuliah1.4. SOP Pelaksanaan Perkuliahan1.5. SOP Evaluasi Proses Pembelajaran1.6. SOP Penentuan Pembimbing/Promotor Untuk Tesis/Disertasi1.7. SOP Pembimbingan Tesis/Disertasi1.8. SOP Verifikasi Topik Penelitian Tesis/Disertasi1.9. SOP Pelaksanaan Komprehensif1.10. SOP Pelaksanaan Seminar Proposal Tesis/Disertasi1.11. SOP Penerbitan Jurnal Nasional Yang Bereputasi1.12. SOP Penerbitan Jurnal Internasional Yang Bereputasi1.13. SOP Penentuan Penguji Seminar Proposal/Kelayakan Disertasi/Ujian

Tertutup/Ujian Terbuka1.14. SOP Seminar Kelayakan /Tertutup/Terbuka dan Ujian Tesis1.15. SOP Penyiapan Akreditasi Prodi1.16. SOP Pelaksanaan Seminar Akademik1.17. SOP Pelaksanaan KKL1.18. SOP Penyelenggaraan Kuliah Umum1.19. SOP Pelaksanaan kuliah Dosen Tamu1.20. SOP Pembukaan Program Studi Baru

2. SOP yang Berkaitan dengan Layanan Akademik2.1. SOP Penjadwalan Kuliah Setiap Semester2.2. SOP Pelaksanaan Reviu Disertasi





2.3. SOP Pelaksanaan Reviu Artikel2.4. SOP Seminar Kelayakan S32.5. SOP Ujian tertutup S32.6. SOP Ujian Terbuka S32.7. SOP Seminar Proposal Tesis2.8. SOP Ujian Formatif Tesis2.9. SOP Ujian Sumatif Tesis2.10. SOP Pelaksanaan Yudisium2.11. SOP Menangani Arti Kelilmiah Mahasiswa2.12. SOP Proses Bea Siswa2.13. SOP Mempublikasi artikel ilmiah melalui OJS (Open Journal System)2.14. SOP Penerimaan Mahasiswa Pindahan2.15. SOP Penerimaan Mahasiswa Luar Negeri

3. SOP yang Berkaitan dengan Layanan Perpustakaan3.1. SOP Peminjaman Buku/Jurnal3.2. SOP Bebaspinjaman Buku Dari Perpustakaan3.3. SOP Sumbangan Buku/Jurnal3.4. SOP Pendataan Buku/Jurnal/Disertasi/Tesis

4. SOP Yang Berkaitan Dengan Layanan Keuangan4.1. SOP Merancang Anggaran Program Kegiatan Setiap Unit4.2. SOP Pencairan Dana Untuk Program Kegiatan Setiap Unit4.3. SOP Pendokumentasian Bukti Pedukung Keuangan4.4. SOP Membuat Laporan Pertanggungjawaban Keuangan

5. SOP Yang Berkaitan Layanan Umum (Kepegawaian dan Perlengkapan)5.1. SOP Pengadaan Sarana dan Prasarana/IT5.2. SOP Pemeliharaan Sarana Dan Prasarana5.3. SOP Pendataan Sarana Dan Prasarana5.4. SOP Pemantauan Kebersihan Dan Keindahan5.5. SOP Proses Peminjaman Sarana Dan Prasarana

6. SOP Yang Berkaitan Layanan Kerjasama/ Kemahasiswaan/Alumni6.1. SOP Kerjasama6.2. SOP Pendataan Mahasiswaa6.3. SOP Pendataan Alumni





6.4. SOP Pembinaan Kemahasiswa6.5. SOP Pengusulan HAKI6.6. SOP Pelaksanaan Benchmarking Ke Perguruan Tinggi lain

1. Sistem Manajemen Mutu

1.1. Visi Program Pascasarjana Universitas Negeri JakartaMenjadi Program Pascasarjana Unggul, Terkemuka Dan Daya Saing Tinggi DiTingkat Nasional, Regional, Dan Internasional Pada Tahun 2020

1.2. Misi UNJ1. Menyelenggarakan kegiatan pendidikan Magister dan Doktor yang berorientasi

pada keunggulan, kejujuran, integritas, dan kewibawaan akademik yangmenjunjung tinggi nilai-nilai kemanusiaan dan demokrasi untuk menghasilkanlulusan yang mandiri, profesional, kompetitif dan berakhlak mulia.

2. Mengembangkan kemampuan adaptif, kreatif dan inovatif melalui risetsehingga mampu beradaptasi untuk mengantisipasi perubahan danperkembangan ilmu, teknologi, dan seni mutakhir secara berkelanjutan.

3. Mengembangkan kapasitas kelembagaan program studi yang dapatmeningkatkan kualitas kinerja dan keunggulan kompetitif dalam persainganglobal.

4. Menyediakan berbagai jenis layanan pendidikan dalam pengembangankeilmuan melalui kerjasama kemitraan dengan berbagai pihak sesuai denganperkembangan kebutuhan masyarakat baik di tingkat nasional, regional, daninternasional.

1.3. Visi dan Misi GPjM Program Pascasarjana Universitas Negeri

Visi GPjM Program Pascasarjana Universitas Negeri :

Pada tahun 2020 menjadi salah satu gugus penjaminan mutu ProgramPascasarjana Universitas terbaik di tingkat nasional untuk menjadikan ProgramPascasarjana Universitas Negeri Jakarta memiliki keungggulan dibidangpendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat serta layanan akademik dannon akademik

Misi GPjM Program Pascasarjana Universitas Negeri :





1. Menyusun pedoman mutu, standar mutu penjaminan mutu akademik dannon akademik di linkungan Program Pascasarjana Universitas NegeriJakarta

2. Melaksanakan siklus penjaminan mutu akademik dan non akademik secaraberkelanjutan pada seluruh unit kerja di lingkungan Program PascasarjanaUniversitas Negeri Jakarta

3. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan sikluspenjaminan mutu akademik dan non akademik pada seluruh unit kerja dilingkungan Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta.

4. Melakukan audit mutu akademik internal dalam bidang pendidikan,penelitian dan pengabdian kepada masyarakat untuk semua program studipendidikan dan non pendidikan pada Program Magister dan Doktor, sertaaudit mutu non akademik.

5. Secara berkelanjutan melakukan peningkatan kualitas penjaminan mutuakademik dan non akademik di lingkungan Program PascasarjanaUniveristas Negeri Jakarta

1.4. GPjM Program Pascasarjana Universitas Negeri mengidentifikasi proses-prosesyang diperlukan dalam Sistem Manajemen Mutu dan menentukan urutan sertainteraksi antar proses (Lampiran A).

1.5. Proses ini dikelola sesuai persyaratan pelanggan, mengacu kepada persyaratanISO 9001 : 2008 dan Buku Panduan Akademik Program Pascasarjana.

1.6. Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Program Pascasarjana Universitas NegeriJakarta mencakup :1.6.1. Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu1.6.2. Pedoman Mutu1.6.3. Prosedur Mutu (prosedur wajib yang ditetapkan standard ISO)1.6.4. Dokumen diperlukan untuk merencanakan, menjalankan dan

mengendalikan proses-proses keagiatan akademik dan non-akademik1.6.5. Rekaman –Rekaman hasil kegiatan akademik dan non-akademik

1.7. Kebijakan Mutu Program Pascasarjana Universitas Negeri ditetapkan dan disahkanoleh Top Management/Direktur, serta disosialisasikan keseluruh Personal untukdipahami. Kebijakan Mutu ini ditinjau kesesuaiannya secara berkala sesuaikebutuhan, mengacu kepada pasal 5.3 ISO 9001:2008.

Kebijakan mutu Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta adalah :





1.7.1. Menjadikan penjaminan mutu sebagai dasar dan jiwa seluruh civitasakademika Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta dalammenjalankan fungsi terbaiknya di bidang pendidikan, penelitian, danpengabdian kepada masyarakat serta layanan akademik secaraberkelanjutan

1.7.2. Menjadikan penjaminan mutu sebagai dasar dan jiwa seluruh tenagakependidikan Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta dalammenjalankan fungsi terbaiknya di bidang non akademik secaraberkelanjutan

1.7.3. Mendorong peningkatan mutu Program Pascasarjana Universitas NegeriJakarta menjadi Program Pascasarjana yang berkualitas dalam bidangpendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di tingkatnasional dan internasional.

1.8. Sasaran Mutu Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta terdiri darisasaran mutu Program Pascasarjana secara keseluruhan, sasaran mutu programstudi S2/S3 dan sasaran mutu tiap layanan. Sasaran Mutu ini ditunjang olehperencanaan untuk dapat dicapai dan dilakukan pemantauan terhadap hasilsecara periodik. Sasaran Mutu yang tidak tercapai akan dilakukan analisis dantindakan koreksi yang sesuai.

1.9. Sasaran Mutu yang ditetapkan selalu mencerminkan Kebijakan ProgramPascasarjana Universitas Negeri Jakarta dan mengacu kepada RenstraUniversitas Negeri Jakarta

1.10. Manual Mutu Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta ini mencakupklausal yang dipersyaratkan oleh pasal 4.2.2 ISO 9001:2008.

1.11. Prosedur Mutu yang diterapkan di Program Pascasarjana Universitas NegeriJakarta mencakup apa yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2008 dan yangdiperlukan untuk merencanakan, menjalankan, serta mengendalikan prosessecara efektif. Semua Prosedur Mutu tersebut ada dalam daftar “DaftarProsedur Mutu”

1.12. Semua rekaman/arsip disimpan dan dipelihara oleh Program PascasarjanaUniversitas Negeri Jakarta mencakup yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2008dan yang diperlukan sebagai bukti objektif atas efektifitas proses-proses yangada.





1.13. Semua dokumen dalam Sistem Manajemen Mutu dikendalikan. Tata carapengendalian dokumen sebagaimana dipersyaratkan ISO 9001:2008 pasal 4.2.3tercakup dalam“ Posedur Mutu Pengendalian Dokumen”.

1.14. Semua rekaman/arsip dikendalikan sebagaimana yang dipersyaratkan ISO9001:2008 pasal 4.2.4 dan tata caranya diuraikan dalam “Prosedur MutuPengendalian Rekaman”.

2. Tanggung Jawab Manajemen

2.1. Manajemen Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta memberikankomitmen dan bukti keterlibatannya dalam pengembangan dan penerapan SistemManajemen Mutu dengan :2.1.1. Menetapkan dan mengesahkan kebijakan mutu yang isinya mencakup apa

yang dipersyaratkan ISO 9001:2008 pasal 5.3.2.1.2. Mengkomunikasikan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan

peraturan lainnya kedalam Program Pascasarjana Universitas NegeriJakarta

2.1.3. Memastikan sasaran mutu ditetapkan pada semua bidang kerja/layanan diProgram Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta.

2.1.4. Melakukan tinjauan manajemen dan menyediakan sumber daya yangdiperlukan.

2.2. Manajemen memberi perhatian kepada pemenuhan persyaratan pelanggan yangditetapkan dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Untuk itumanajemen mengkomunikasikan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggandalam setiap rapat yang dipimpinnya.

Manajemen juga memberi perhatian terhadap keluhan dari pelanggan untukdiselesaikan. Selain itu Manajemen mengukur tingkat kepuasan pelanggan melaluimetoda yang ditentukan (kuesioner) dan menganalisa hasil-hasilnya yangpelaksanaannya diserahkan kepada Management Representative ProgramPascasarjana Universitas Negeri Jakarta

2.3. Manajemen memastikan adanya rencana mutu atau program kerja yangdiarahkan untuk mendukung tercapainya Sasaran Mutu Program PascasarjanaUniversitas Negeri Jakarta. Manajemen juga memastikan terjadinya komunikasiyang efektif melalui media komunikasi yang tersedia seperti rapat kerja, rapatrutin, pesan elektronik, dan lain-lain.




4 September 2015Hal. 10 dari

15

2.4. Manajemen menetapkan dan mensahkan struktur organisasi yang mencerminkantanggung jawab dan wewenang yang berlaku di Program Pascasarjana UniversitasNegeri Jakarta (lampiran B)

2.5. Dalam menjalankan tugas untuk memastikan sistem manajemen mutu diterapkandan dipelihara, serta untuk membangkitkan kesadaran Personal tentangpentingnya memenuhi persyaratan pelanggan. Manajemen menunjuk seseoranguntuk menjadi Management Representative yang mempunyai tanggung jawabsebagaimana dipersyaratkan dalam ISO 9001:2008 pasal 5.5.2. dan diangkat olehSK Direktur

2.6. Manajemen mengadakan tinjauan manajemen sekurang-kurang 1 (satu) kalidalam satu tahun dengan agenda pembahasan dan keluaran yang dipersyaratkandalam ISO 9001:2008 dan pelaksanaannya diatur dalam pasal 5.6 .

3. Pengelolaan Sumber Daya

3.1. Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta mengidentifikasi, menetapkandan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk keefektifan sistemmanajemen mutu, dan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Sumber dayatersebut mencakup sumber daya manusia, sarana prasarana dan suasanaakademik.

3.2. Semua personal Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta harusmemenuhi kompetensi dan kualifikasi yang dipersyaratkan.

3.3. Semua prasarana kerja, termasuk alat kantor serta sarana lainnya disediakandan dipelihara.

3.4. Suasana akademik yang diperlukan untuk menjaga kesesuaian produk dan untukmemenuhi persyaratan pelanggan atau peraturan perundang-undangan yangberlaku, disediakan dan dikelola oleh Program Pascasarjana Universitas NegeriJakarta. Hal ini mencakup kegiatan penataan area kampus, pemeliharaan dankebersihan lingkungan kampus

4. Realisasi Produk/Tri Darma Perguruan Tinggi

Prosess untuk merealisasikan tri darma perguruan tinggi tercermin dalam perencanaandan realisasinya dijelaskan dalam Sasaran Mutu. (Lampiran C)4.1. Rencana Program





15

Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta melakukan pengembanganprogram-program dalam mencapai tri darma perguruan tinggi.

4.2. Perancangan dan PengembanganProgram Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta menyusun rencana programkegiatan yang lebih operasional dengan menyesuaikan Sasaran Mutu,perkembangan ilmu dan teknologi yang terus maju serta berkembang secaracepat.

4.3. Penyediaan Perangkat Lunak/Keras Penunjang Pelaksanaan ProgramProgram Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta menyusun program kerjaberdasarkan ketentuan adminstrasi dan anggaran sesuai dengan ketentuan BLU.

4.4. Proses PelaksanaanProgram Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta melaksanakan programkegiatan yang secara garis besar terdiri dari :

4.4.1 Penetapan dan Pengembangan StandarBerdasarkan peraturan, visi dan misi, kebijakan, kebutuhan, dan kondisiinternal disusun dan ditetapkan standar. Selanjutnya standar inidijabarkan menjadi standar yang lebih operasional oleh unsur pelaksanauntuk dipenuhi yakni SOP dan Buku Panduan Akademik

4.4.2 Pengendalian standar melalui monitoring, evaluasi, dan audit mutu olehGPjM Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta.

5. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan

5.1. Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta merencanakan dan melakukanproses-proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan untuk programyang bersifat umum terhadap hasil yang dicapai oleh unsur terkait yangmenjalankan standar yang ditetapkan Program Pascasarjana Universitas NegeriJakarta.

5.2. Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta melakukan audit internalminimal 1 (satu) kali dalam satu tahun, dan mempertimbangkan status danpentingnya proses/bidang yang diaudit. Audit internal dilakukan oleh personelyang berkompeten sesuai dengan yang ada dalam daftar auditor. Semua elemendalam sistem manajemen mutu harus tercakup dalam kegiatan audit. Tata carapelaksanaan proses tersebut diuraikan dalam “Prosedur Mutu Audit Internal”.





15

5.3. Semua proses dalam Sistem Manajemen Mutu di lingkungan ProgramPascasarjana Universitas Negeri Jakarta dipantau atau diukur untuk mengetahuitingkat pencapaian hasil yang direncanakan. Setiap penyimpangan dari rencanadilakukan koreksi dan tindakan koreksi yang sesuai.

5.4. Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta berkoordinasi dengan pihakyang melaksanakan akreditasi untuk mengidentifikasi dan memverifikasi melaluipengukuran dalam pencapaian tri dharma perguruan tinggi. Kegiatan inidilakukan Porgran Pascasrjana, program studi dan unit layanan lainnya.

5.5.5.6. Semua pencapaian tri dharma perguruan tinggi yang tidak sesuai dengan

persyaratan diidentifikasi dan dikendalikan. Tata caranya dijelaskan dalam“Prosedur Mutu Pengendalian Produk Yang Tidak Sesuai”. Rekamanketidaksesuain dan tindakan yang dilakukan didokumentasikan

5.7. Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta melakukan analisis data tentangkepuasan pelanggan, kesesuaian pencapaian tri dharma perguruan tinggi,sebagaimana yang dipersyaratkan dalam ISO 9001:2008 pasal 8.4. Metoda yangdigunakan untuk analisa data diupayakan untuk menerapkan statistika deskriptif.

5.8. Perbaikan berlanjut dilakukan dengan menggunakan hasil audit, analisis data,sasaran mutu, kebijakan mutu, tinjauan manajemen, tindakan koreksi dantindakan pencegahan.

5.9. Tindakan koreksi dilakukan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yangditemukan dan mencegah terulangnya, Uraian kegiatan tersebut dijelaskan dalam“ Prosedur Mutu Tindakan Koreksi”

5.10. Tindakan pencegahan dilakukan untuk menghilangkan penyebab dan potensiketidaksesuaian yang ditemukan dan mencegah terjadinya. Uraianpelaksanaannya dijelaskan dalam “Prosedur Mutu Tindakan pencegahan.”





15

LAMPIRAN A

INTERAKSI ANTAR PROSES

Arah dan Perencanaan ManajemenKomitmen, Fokus Pelanggan, Manajemen Sumberdaya,

Komunikasi yang Efektif, Tinjauan Manajement

Kinerja ProsesMonitor & Pengukuran Proses, Survey Pelanggan, InternalAudit, Tindakan Koreksi & Pencegahan, PerbaikanBerlanjut

Pera

tura

npe

rund

anga

nVi

si U

NJ

Keb

utuh

an/H

arap

an P

elan

ggan

Has

il : d

okum

en s

tand

ar d

an d

okum

en m

utu

Rek

omen

dasi

ke

pim

pina

n /K

epua

san

Pela

ngga

n

Pene

tapa

n St

anda

run

tuk

dipe

nuhi

ole

hun

sur t

erka

it

Pere

ncan

aan

Prog

ram

Keg

iata

n

Peng

enda

lian

stan

dar

Mel

alui

mon

itorin

g,ev

alua

si, a

udit

dan

benc

hmar

k

Proses PendukungBelanja (barang/jasa), Sarana dan Prasarana, Lingkungan,

Suasana Akademik, Komunikasi Pelanggan, PengembanganSumber daya Manusia dan Kesekretariatan





15

LAMPIRAN B

KEBIJAKAN MUTUPROGRAM PASCASARJANA

UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

1. Menjadikan Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta (PPs UNJ) sebagai

pusat keunggulan akademik dalam bidang pendidikan.

2. Meningkatkan kualitas dan kuantitas penelitian unggulan dalam bidang pendidikan.

3. Meningkatkan kualitas dan kuantitas kegiatan pengabdian kepada masyarakat.

4. Memiliki Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas untuk seluruh program studi

S2 dan S3.

5. Menghasilkan lulusan S2 dan S3 yang memenuhi Standar Nasional Pendidikan Tinggi

dan Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI).

6. Mengembangkan pencitraan publik dengan memperluas akses pendidikan yang

bermutu dan jejaring kemitraan baik di tingkat regional, nasional, dan internasional.

7. Memiliki sarana dan prasarana yang memadai dan mencukupi





15

LAMPIRAN C

SASARAN MUTU PROGRAM PASCASARJANAUNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

PADA TAHUN 2015

1. Menerbitkan Buku Panduan Akademik dan buku Pedoman Penulisan Tesis dan

Disertasi Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta.

2. Tercapainya 80% revisi kurikulum KKNI Program Studi S2 dan S3 Pascasarjana

Universitas Negeri Jakarta.

3. Tersedianya 70% Rencana Pembelajaran Semester (RPS) untuk setiap matakuliah

pada setiap Program Studi S2 dan S3.

4. Terselenggaranya seminar untuk setiap prodi

5. Tersedianya 50% database mahasiswa S2 dan S3 pada setiap Program Studi untuk

3 tahun terakhir

6. Tersedianya 30% database dosen Program Studi S2 dan S3 Pascasarjana Universitas

Negeri Jakarta.

7. Tercapainya setifikasi ISO 9001:2008.

8. Setiap Program Studi menghasilkan 4 (empat) penelitian dan 4 (empat)

pengabdian kepada masyarakat.

9. Setiap Program Studi (2 orang) mengikuti seminar internasional.

10. Terlaksananya 1 (satu) seminar internasional bekerjasama dengan perguruan

tinggi di dalam dan luar negeri.

11. Setiap Program Studi menghasilkan 1 (satu) jurnal.

12. Setiap Program Studi menghadirkan 1 (satu) dosen tamu dalam atau luar negeri

13. Diterbitkannya 4 (empat) jurnal internasional.





15

LAMPIRAN D

DESKRIPSI TUGAS dan TANGGUNGJAWAB

No Uraian Deskripsi Tugas

1 Direktur Program Pascasarjana Direktur memimpin seluruh kegiatan ProgramPascasarjana, baik yang bersifat akademik,administratif, maupun pengembangan dankerjasama.

Direktur bertanggung jawab kepada Rektor.

2 Asisten Direktur I Asisten Direktur I melaksanakan kegiatan

1) Kurikulum Program Studi

2) Sistem Perkuliahan

3) Monitoring Perkuliahan

4) Pelaksanaan Seminar Kelayakan/UjianTertutup/Ujian Terbuka untuk ProgramDoktor

5) Pelaksanaan Ujian Tesis untuk ProgramMagister

6) Pelaksanaan Yudisium

Bersama Asisten Direktur III, melaksanakan

7) Pembukaan prodi baru

8) Akreditasi program studi

9) Sistem manajemen mutu

10) Pelaksanaan Reviu Disertasi

Asisten Direktur I bertanggung jawab kepadaDirektur





15


3 Asisten Direktur II Asisten Direktur II melaksanakan kegiatanProgram Pascasarjana

1) Administrasi keuangan

2) Kepegawaian

3) Perlengkapan/Sarana Prasarana

4) Sistem Pelayanan Keuangan melalui Banksecara online

5) Perpustakaan

6) Laboratorium Komputer/Bahasa/PAUD

7) Manajemen Gedung

8) Database Dosen dan Karyawan

Asisten Direktur II bertanggung jawab kepadaDirektur

4 Asisten Direktur III Asisten Direktur III melaksanakan kegiatanProgram Pascasarjana

1) Bidang kemahasiswaan,

2) Kerjasama

3) Alumni.

4) Publikasi Artikel/Jurnal Prodi dan JurnalInternasional melalu OJS (Open JournalSystem)

5) Teknologi Informasi

Bersama dengan Asisten Direktur Imelaksanakan

6) Pembukaan prodi baru

7) Akreditasi program studi

8) Sistem manajemen mutu





15


Asisten Direktur III bertanggung jawab kepadaDirektur

5 Ketua Program Studi Ketua Program Studi melaksanakan kegiatanakademik pada program studi tertentu.1) Penyusunan/Revisi Kurikulum2) Penyusunan Sebaran Matakuliah Setiap

Semester3) Penentuan Dosen Pengampu Matakuliah4) Pelaksanaan Perkuliahan5) Evaluasi Proses Pembelajaran6) Penentuan Pembimbing/Promotor

Untuk Tesis/Disertasi7) Pembimbingan Tesis/Disertasi8) Verifikasi Topic Penelitian Tesis/Disertasi9) Pelaksanaan Komprehensif10) Pelaksanaan Seminar Proposal

Tesis/Disertasi11) Pengadaan Jurnal Nasional Yang

Bereputasi12) Pengadaan Jurnal Internasional Yang

Bereputasi13) Penentuan Penguji Seminar

Proposal/Kelayakan Disertasi/UjianTertutup/Ujian Terbuka

14) Proposal/Kelayakan/Tertutup/Terbukadan Ujian Tesis

15) Penyiapan Akreditasi Prodi16) Pelaksanaan Seminar Akademik17) Pelaksanaan KKL18) Penyelenggaraan Kuliah Umum19) Pelaksanaan kuliah Dosen Tamu20) Pembukaan Prodi BaruKaprog bertanggung jawab kepada Direktur





15


6 Sekretaris Program Studi Sekretaris Program Studi (Sekprog) membantuKetua Program Studi (Kaprog) dalam:1) Pelaksanaan kegiatan akademik

2) Pelaksanaan administrasi akademikprogram studi

Sekretaris Program Studi bertanggung jawabkepada Ketua Program Studi

7 Kasubag TU Kasubag TU melaksanakan kegiatan sekretariatdalam:1) Persuratan2) Pencatatan seperti daftar mahasiswa,

inventaris, dan perlengkapan kantor,3) Pelayanan administratif seperti mempro-

ses surat izin melakukan uji cobainstrumen, pengembalian mahasiswakepada instansi induk dan surat kete-rangan.

Kasubag TU bertanggung jawab kepadaDirektur PPs, Asisten Direktur I, AsistenDirektur II, Asisten Direktur III.

8 Bendahara Bendahara melaksanakan1) Merancang anggaran program kegiatan2) Pencairan dana3) Pendokumentasian bukti pedukung

keuangan4) Membuat laporan pertanggungjawaban

keuangan

Bendahara bertanggung jawab kepadaDirektur PPs dan Asisten Direktur II.





15


9 Penanggungjawab LayananAkademik

Penanggungjawab Layanan Akademik melaksa-nakan1) Penjadwalan Kuliah Setiap Semester2) Pembuatan KRS dan KHS.3) Pelaksanaan Reviu Disertasi4) Pelaksanaan Reviu Artikel5) Seminar Kelayakan S36) Ujian tertutup S37) Ujian Terbuka S38) Seminar Proposal Tesis9) Ujian Formatif Tesis10) Ujian Sumatif Tesis11) Pelaksanaan Yudisium12) Menangani Arti Kelilmiah Mahasiswa13) Proses Bea Siswa14) Mempublikasi artikel ilmiah melalui OJS

(Open Journal System)15) Penerimaan Mahasiswa Pindahan16) Penerimaan Mahasiswa Luar Negeri17) Penjadwalan Seminar kelayakan/Ujian

Tertutup/Ujian Terbuka untuk programDoktor.

18) Penjadwalan Ujian Tesis untuk programMagister.

19) Pelaksanaan Yudisium.20) Mengumpulkan mendata bank artikel

ilmiah mahasiswa.

Kepala Layanan Akademik bertanggung jawabkepada Asisten Direktur I.

10 Penanggungjawab LayananUmum

Penanggungjawab Layanan Umum melaksa-nakan





15


1) Pengadaan Sarana dan Prasarana/IT

2) Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

3) Pendataan Sarana dan Prasarana

4) Pemantauan Kebersihan an Keindahan

5) Proses Peminjaman Sarana dan Prasarana

Kepala Layanan Umum bertanggung jawabkepada Asisten Direktur II.

11 Kepala Layanan Perpustakan Kepala Layanan Perpustakan melaksanakan

1) Peminjaman buku/jurnal,

2) Bebas pustaka,

3) Sumbangan buku/jurnal,

4) Pendataan buku/jurnal/disertasi/tesis,

5) Pengadaan buku/jurnaldaripasca,

6) Sumbangan buku/ jurnal dari mahsiswa

Kepala Layanan Perpustakan bertang-gungjawab kepada Asisten Direktur II.

12 Kepala Layanankerjasama/Mahasiswa/Alumni

Kepala Layanan kerjasama/Mahasiswa/Alumnimelaksanakan

1) Kerjasama2) Database Mahasiswaa3) Pendataan Alumni4) Pembinaan Kemahasiswa5) Pengusulan HAKI6) Pelaksanaan Benchmarking Ke Perguruan

Tinggi lain7) Menerima Kunjungan dari Perguruan

Tinggi lain





15

No Uraian Deskripsi Tugas8) Merancang MOA (Memorandum of

Agreement)9) Pelaksanaan Seminar Nasional/

Internasional

Kepala Layanan kerjasama/Mahasiswa/Alumnibertanggungjawab kepada Asisten Direktur III

13 Management Representative Management Representative (MR)1) Menetapkan, menerapkan dan

memelihara Sistem Manajemen Mutuberdasar Standar ISO 9001 : 2008, didalam setiap proses kegiatan di ProgramPascasarjana Universitas Negeri Jakarta

2) Melaporkan secara rutin hasil daripenerapan Sistem Manajemen Mutu danperbaikan-perbaikannya bila diperlukankepada Top Manajemen di dalam rapatTinjauan Manajemen.

3) Sosialisasi Sistem Manajemen Mutuberdasar standar ISO 9001 : 2008 kepadaseluruh civitas Akademika ProgramPascasarjana.

4) Pengendalian ketidaksesuaian5) Tindakan koreksi6) Tindakan pencegahan7) Survei kepuasan pelanggan

Management Representative (MR) bertang-gungjawab kepada Top Manajemen/Direktur

14 Kendali Dokumen Kendali Dokumen melaksanakan1) Pengendalian dokumen2) Pengendalian rekaman

14 Gugus Penjaminan Mutu Gugus Penjaminan Mutu (GPjM) melaksanakan

Pendalian Mutu yaitu





15

No Uraian Deskripsi Tugas1) Menetapkan, menerapkan dan memeli-

hara Standar Mutu dalam setiap proseskegiatan di Program Pascasarjana Univer-sitas Negeri Jakarta dalam hal menetap-kan Standar Mutu S2/S3 PPs UNJ

2) Melaporkan secara rutin hasil daripenerapan Sistem Manajemen Mutu danperbaikan-perbaikannya kepada MR

3) Sosialisasi Sistem Manajemen Mutuberdasar standar Mutu kepada seluruhcivitas Akademika Program Pascasarjana.

4) Pengendalian ketidaksesuaian5) Tindakan koreksi6) Tindakan pencegahan7) Survei kepuasan pelanggan





15

LAMPIRAN E

STRUKTUR ORGANISASI PROGRAM PASCASARJANA





15

LAMPIRAN F

STRUKTUR TIM ISOPROGRAM PASCASARJANA





15

LAMPIRAN G

SK/SURAT TUGAS





15

RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN

NO REVKE

TGLREVISI SEBELUM REVISI SESUDAH REVISI HAL

1

2

3

4

PENGESAHANNama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

DibuatOleh

DiperiksaOleh

DisahkanOleh

pedoman mutu pps unj -...

Documents