pedoman audit kinerja ukm (kuesioner)

PEDOMAN

AUDIT KINERJA

USAHA KECIL DAN MENENGAH (UKM)

KEMENTERIAN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI RI

DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS

DIREKTORAT PRODUKTIVITAS

2013

PENGANTAR

Keinginan untuk mengembangkan Usaha Kecil yang merupakan aset bangsa yang

telah terbukti sangat berperan bagi peningkatan pendapatan dan penanggulangan

pengangguran, sering tidak menjadi kenyataan karena barbagai hal, selain karena

keterbatasan anggaran pemerintah, juga disebabkan karena tidak adanya suatu konsep

pengukuran kinerja dan pembinaanya.

Sesuai konsep menejemen dan produktivitas masa kini disebutkan bahwa, apabila tidak

bisa mengukurnya maka tidak bisa memenejnya. Oleh karena itu Direktorat

Produktivitas Ditjen Binalattas Depnakertrans sesuai fungsi dan tugasnya

mengembangkan konsep audit untuk mengukur kinerja usaha kecil yang selanjutnya

menindak lanjutinya dengan usaha perbaikan.

Buku Pedoman Audit Kinerja Usaha Kecil merupakan pengembangan atau

penyempurnaan dari konsep yang sudah ada, berdasarkan masukan dari usaha kecil

yang menginginkan agar konsep yang telah diuji coba pada tahun 2005 yang

mengadopsi 7 Kriteria Malcolm Baldrige, lebih diserderhanakan sehingga mudah bagi

usaha kecil menerapkannya.

Tentu saja tidak ada yang terbaik, melainkan selalu ada yang lebih baik. Perbaikan

adalah perubahan untuk menyempurnakan, maka untuk itu harus sering dilakukan

perubahan. Perubahan datangnya dari usulan pemakai, pemakai adalah pelanggan

kami, maka kami berusaha memuaskan mereka.

Kepada UKM yang menunjukkan produktivitas dan kualitasnya unggul, akan diberikan

penghargaan Produktivitas dan Kualitas Indonesia “SIDDHAKARYA” untuk tingkat

provinsi yang diserahkan oleh Gubernur setiap tahun genap dan penghargaan

“PARAMAKARYA” untuk tingkat nasional yang diserahkan oleh Presiden RI setiap

tahun ganjil.

Kiranya dengan tersusunnya buku Pedoman Audit Usaha Kecil ini pelaksanaan

pemberian anugerah produktivitas “PARAMAKARYA” dan “SIDDHAKARYA” dapat

berjalan lancar sebagaimana yang diharapkan.

Jakarta, Maret 2013

Direktur

Produktivitas dan Kewirausahaan

Ir. D A R W A N T O

NIP. 19590801 198603 1 001

i

DAFTAR ISI

Halaman

Kata Pengantar i

Daftar Isi ii

BAB I PENDAHULUAN 1

A. Latar Belakang 1

B. Maksud dan Tujuan 1

C. Dasar Pelaksanaan 1

D. Pengertian 2

BAB II KRITERIA PERUSAHAAN BERKINERJA UNGGUL 4

A. Tujuh Kategori 4

B. Delapan Kelas Kualifikasi 6

BAB III AUDIT KINERJA 8

A. Daftar Pertanyaan 8

B. Petunjuk Pengisian 11

BAB IV PEDOMAN VERIVIKASI BAGI AUDITOR 19

A. Kategori 1 s/d 6 19

B. Kategori 7 21

BAB V PENUTUP 23

Lampiran:

A. Daftar Pertanyaan dan Isian

B. Petunjuk Pengisian

ii

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Tidak seperti usaha menengah, usaha kecil didefenisikan sebagai suatu Badan

Usaha milik warga negara Indonesia baik perorangan, tidak berbadan hukum

maupun berbadan hukum yang memiliki kekayaan bersih tidak termasuk tanah dan

bangunan sebanyak-banyaknya Rp.200 juta atau memiliki hasil penjualan tahunan

paling banyak Rp.1 milyar, sudah tentu perlu pembinaan agar menjadi perusahaan

yang produktif, berdaya saing tinggi sehingga dapat berkembang menjadi besar.

Walaupun perhatian dan fasilitas yang diberikan kepada Usaha Kecil sangat rendah,

namun sumbanganya terhadap terhadap PDB dan terhadap penyediaan lapangan

kerja cukup besar. Dari data tahun 1999 dikatahui UKM di Indonesia berjumlah

36.813.578 (99,99 %), sedangkan perusahaan besar hanya 1.831 (0.01 %).

Sumbangan UKM terhadap PDB sebasar 59,36 %, sedangakan sumbangan

perusahaan besar 40,64 %. Sumbangan UKM terhadap penyediaan lapangan kerja

bagi rakyat sebesar 99,44 %, sedangakan sumbangan perusahaan besar hanya

0,56 %. Sampai dengan tahun 2005 kondisi ini tidak banyak berubah.

Untuk mendorong pertumbuhan Usaha Kecil yang lebih besar lagi dipandang perlu

melakukan pembinaan secara terpadu, berkesimbungan dan bagi yang berhasil

diberi penghargaan. Berkenaan dengan hal ini, disusun panduan audit kinerja usaha

kecil seperti uraian di bawah ini.

B. Maksud dan Tujuan

Maksud:

Memberi pedoman kepada pengusaha kecil dan karyawan dalam menjawab

pertanyaan kriteria kinerja unggul (Excellent Performance Criteria).

Tujuan:

1. Mengetahui kelemahan dan keunggulan perusahaan.

2. Melakukan perbaikan untuk mencapai kriteria kinerja unggul yaitu perusahaan

produktiv dan berdaya saing.

3. Memberi motivasi dalam bentuk penghargaan bagi perusahaan kecil yang telah

menunjukan perbaikan.

C. Dasar Pelaksanaan:

1. Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003, Tentang Ketenaga Kerjaan.

2. Undang-undang Nomor 10 Tahun 1995 Tentang Usaha Kecil.

D. Pengertian:

1. Perusahaan Kecil.

Yang dimaksud dengan perusahaan kecil sesuai dengan UU No.10/1995 tentang

Usaha Kecil adalah:

a) Suatu Badan Usaha milik warga negara Indonesia baik perorangan, tidak

berbadan hukum maupun berbadan hukum yang memiliki kekayaan bersih

tidak termasuk tanah dan bangunan sebanyak-banyaknya Rp.200 juta atau

memiliki hasil penjualan tahunan paling banyak Rp.1 milyar;

b) Berdiri sendiri, bukan merupakan anak perusahaan atau cabang perusahaan

yang dimiliki, dikuasai atau berafiliasi baik langsung maupun tidak langsung

dengan usaha menengah atau usaha besar.

2. Audit.

Audit adalah suatu kegiatan sistematis untuk mencari bukti-bukti kesesuaian

dengan persyaratan atau standar, bertujuan melakukan evaluasi, penilaian dan

pengembangan perusahaan.

Fungsi Audit :

a. Mencari kesesuaian dengan persyaratan.

b. Mencari bukti-bukti apakah telah memenuhi standar ideal.

Tujuan Audit :

a. Mengevaluasi kesesuaian perencanaan dengan realisasi produk,

persyaratan standar sistem dan perusahaan.

b. Menilai kekuatan dan kelemahan.

c. Mengidentifikasi peluang penyempurnaan kinerja.

3. Mission ( Misi )

Misi adalah semua fungsi perusahaan atau perusahaan. Misi menjawab

pertanyaan: Apa yang hendak dicapai oleh perusahaan ? Misi mungkin

menetapkan pelanggan atau pasar yang dimasuki, kompetensi atau teknologi

yang digunakan.

4

4. Values ( Nilai-nilai )

Nilai-nilai adalah azas penuntun, dan atau perilaku yang mewujudkan bagaimana

perusahaan dan para pekerjanya beroperasi atau berperilaku. Nilai-nilai

merefleksikan penegakkan budaya perusahaan yang diinginkan. Nilai-nilai

menyokong dan menuntun pengambilan keputusan oleh semua pekerja serta

membantu perusahaan menyelesaikan misinya untuk mendapatkan visi yang

baik.

5

BAB II

KRITERIA PERUSAHAAN BERKINERJA UNGGUL

A. Tujuh Kategori

Perusahaan unggul adalah, perusahaan yang mampu menciptakan suatu nilai

tambah yang bermanfaat bagi semua pihak guna mendapatkan hasil usaha yang

sebesar-besarnya. Persyaratan nilai yang diciptakan harus sesuai dengan

permintaan pelanggan (memuaskan pelanggan). Untuk menyesuaikan dengan

persyaratan pelanggan, maka mutu proses penciptaan nilai harus senantiasa

ditingkatkan. Mutu proses penciptaan nilai tergantung pada kepemimpinan

perusahaan dalam mengalokasikan semua sumber daya, khususnya Sumberdaya

Manusia (SDM) melalui perencanaan strategis berdasarkan analisis data dan

informasi dari pelanggan, mitra kerja, industri sejenis dan pesaing.

Kriteria perusahaan unggul meliputi 7 (tujuh) kategori yaitu: Kepemimpinan;

Perencanaan Strategis; Fokus Sumberdaya Manusia; Fokus Pelnggan dan Pasar;

Data, Informasi dan Analisis; Menejemen Proses dan Hasil Usaha, dengan jumlah

nilai keseluruhan 1.000, seperti pada tabel di bawah ini:

Tabel 1.Tujuh Kategori Penilaian

No Kategori Bobot

1 Kepemimpinan 150

2 Perencanaan Strategis 80

3 Fokus Sumberdaya Manusia 110

4 Fokus Pelanggan 100

5 Data, Informasi dan Analisis 80

6 Menejemen Proses 80

7 Hasil usaha 400

Total nilai 1.000

Hasil usaha (Result) merupakan akibat dari kualitas kepemimpinan (Driver);

perencanaan strategis, sumberdaya manusia, analisis data dan informasi,

menejemen proses; kepuasan pelanggan dan semua pemangku kepentingan

(Sistem).

Dengan kata lain dapat dijelaskan bahwa untuk mendapatkan hasil usaha yang baik,

harus memperhatikan loyalitas pelanggan, agar dapat memuaskan pelanggan

proses internal harus disesuaikan. Guna mendapatkan proses internal yang baik

harus didukung oleh tenaga kerja terampil dan termotivasi. Untuk dapat mengelola

6

semua hal tersebut maka pemimpin menyusun rancana strategis melalui

pegumpulan, pengolahan dan analisis data seperti ditunjukkan pada ilustrasi berikut.

1. Kepemimpinan

Pemimpin perusahaan yang mempunyai pandangan ke depan (visioner

leadership) dan berjiwa salesmenship adalah piminpin yang mampu menuntun

perusahaan /perusahaan menetapkan nilai-nilai, arah dan kinerja yang

diharapkan. Pemimpin mampu berkomunikasi dan memahami karyawan, mampu

mereview kinerja perusahaan, mampu menciptakan situasi yang kondusif untuk

mendorong kearah kinerja unggul.

2. Perencanaan Strategis

Pemimpin mempunyai visi, misi, nilai-nilai dan sasaran strategis yang didukung

secara terpadu oleh semua. Mampu menterjemahkan strategi ke dalam rencana

kegiatan (action plan) dan target serta pencapaian target tersebut. Memiliki

strategi kunci agar kualitas hasil produk sesuai dengan persyaratan yang

dikehendaki pelanggan.

3. Fokus Sumber daya Manusia

Memiliki sistem pengelolaan SDM, pengembangan keterampilan, karier, motivasi

sehingga tercipta kinerja tempat kerja unggul. Karyawan cepat menyesuaikan diri

dengan perubahan-perubahan.

4. Fokus Pelanggan dan Pasar

Selalu memuaskan pelanggan, mencari pemahaman terhadap suara-suara

(harapan) pelanggan dan pasar, mengelompokkan pelanggan dan pasar,

meningkatkan loyalitas pelanggan. Mengetahui siapa yang menjadi pesaing

utama, dimana, kapan dan bilamana, apa keunggulan dan kelemahan pesaing.

Serta apa kunci keunggulan pesaing utama.

5. Data, Informasi dan Analisa

Mengumpulkan, mengolah, menganalisa dan memanfatkan data untuk

mengambil keputusan cepat dan tindakan perbaikan kinerja dan daya saing

perusahaan tersedia dan mudah diakses data, informasi dan analisis sebagai

bahan pengukuran. Kunci kemanfaatan penggunaan data dan informasi terletak

pada ketersediaan data dan informasi yang akurat, memiliki pengukuran, analisis

dan menejemen pengetahuan.:

7

6. Manajemen Proses

Memiliki cara pengelolaan semua proses yang merupakan inti dari peningkatan

efisiensi dan efektivitas. Memiliki konsep perbaikan secara terus-menerus.

Memiliki agility (kemampuan menyesuaikan diri secara cepat, fleksibel dan efektif

terhadap perubahan). Perubahan produksi secara cepat kepada produksi lain,

kecepatan menjawab perubahan permintaan, atau kemampuan memproduksi

suatu jasa yang disesuaikan dengan lingkup yang luas. Memiliki fleksible

manufacturing dengan inovasi, ECRS, R & D, QRS dll.

7. Hasil usaha.

Mengevaluasi hasil usaha dan menindak lanjuti temuan. Memiliki data dan

analisis tentang seberapa baik hasil usaha. Memiliki hasil evaluasi yang

memuaskan dari pelanggan terhadap:

a. kualitas dan kuantitas produk (barang/ jasa),

b. kinerja keuangan dan pemasaran,

c. kinerja karyawan,

d. struktur pengawasan dan pengendalian,

e. tanggung jawab kepada pemerintah dan sosial,

f. hasil semua proses dan kegiatan perbaikan proses untuk dibandingkan

dengan data hasil usaha pesaing.

Semua kategori ini kelihatannya sederhana tetapi sebenarnya tidak sesedarhana

itu, karena untuk pertanyaan selanjutnya apakah ada konsep tertulis, apa konsep

tersebut sudah disosialisasikan dan diterapkan dan apakah semua

melakukannya secara terintegrasi.

B. Delapan Kelas Kualifikasi.

Menurut Malcolm Baldige Criteria, kualifikasi kinerja perusahaan dibagi ke dalam 8

kelas, mulai dari perusahaan pemula sampai dengan perusahaan kelas dunia.

seperti ditunjukkan pada tabel 3 di bawah ini.

8

Tabel 3. Kualifikasi Perusahaan Menurut Kriteria Malcolm Baldrige.

No Kualifikasi Nilai

1 Perusahaan Unggul (World Class business) 850-1000

2 Perusahaan Pemimpin teladan (Benchmarking leader) 750-850

3 Pemimpin dalam Industri (Industry leader) 650-750

4 Pemimpin baru (Emerging leader) 550-650

5 Berkinerja Baik (Good performance) 450-550

6 Mulai berbenah (Beginning improvement) 350-450

7 Mulai menghasilkan (Early results) 250-350

8 Mulai bertumbuh (new business) 0-250

Sesuai dengan kesepakatan Panitia Nasional Anugerah Produktivitas dan Kualitas

Indonesia tahun 2005, kualifikasi usaha kecil di Indonesia sebagai berikut:

Tabel 4. Kualifikasi Usaha Kecil menurut Panitia Nasional Anugerah Produktivitas

dan Kualitas Indonesia tahun 2005,

No Kualifikasi Nilai

1 Berkinerja Baik (Good performance) 450-550

2 Mulai berbenah (Beginning improvement) 350-450

3 Mulai menghasilkan (Early results) 250-350

4 Mulai bertumbuh (new business) 000-250

9

BAB III

AUDIT KINERJA

A. Daftar Pertanyaan.

Pilih salah satu jawaban dengan jujur, sesuai dengan fakta yang saudara alami sehari-

hari di perusahaan dengan memberi tanda ( √ ) pada :

kolom a apabila anda Sangat Tidak Setuju dengan pernyataan

kolom b apabila anda Tidak Setuju,

kolom c apabila Ragu-Ragu

kolom d apabila Setuju

kolom e apabila Sangat Setuju

Setiap pilihan anda harus disertai bukti-bukti, dokumentasi, karena auditor akan

memferifikasi bukti tersebut. Selanjutnya untuk lebih jelasnya baca pada bagian B

(petunjuk pengisian).

a b c d e

1 Kepemimpinan Perusahaan

1a) Saya tau visi, misi, nilai-nilai dan sasaran

perusahaan saya (itulah yang akan kami kerjakan)

1b) Pemimpin perusahaan menggunakan nilai-nilai

perusahaan kami dalam membina kami

1c) Pemimpin perusahaan saya menciptakan kondisi

kerja kondusif sehingga membantu saya dalam

mengerjakan pekerjaan saya

1d) Pemimpin perusahaan berbagi (sharing) informasi

tentang perusahaan

1e) Pemimpin perusahaan memmberi dorongan

belajar sehingga membantu dalam meningkatkan

karier saya

1f) Perusahaan saya memberi peluang bagi saya

untuk mengetahui hal-hal yang sangat penting

buat perusahaan.

1g) Perusahaan saya menanyakan apa yang saya

pikirkan.

2 Perencanaan Strategi a b c d e

10

2a) Dalam menyusun perencanaan perusahaan saya,

menanyakan apa ide dari saya

2b) Saya tau bagian dari rencana perusahaan yang

mempengaruhi saya dan pekerjaan saya.

2c) Saya tahu apa yang akan saya katakan jika kami

maju dalam pekerjaan kelompok yang merupakan

bagian dari perencanaan.

3 Fokus Sumber Daya Manusia a b c d e

3a) Saya dapat melakukan perubahan untuk

memperbaiki pekerjaan saya.

3b) Orang-orang di tempat saya bekerja melakukan

kerjasama dan bekerja sebagai sebuah tim

3c) Pemimpin saya memberi semangat kepada saya

untuk mengembangkan ketrampilan kerja saya,

sehingga saya dapat meningkatkan karier saya.

3d) Saya diakui karena pekerjaan saya.

3e) Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan aman.

3f) Bos saya dan perusahaan saya sangat

memperhatikan saya.

4 Fokus Pelanggan dan Pasar a b c d e

4a) Saya tau siapa pelanggan utama saya

4b) Saya tetap berhubungan dengan pelanggan saya

4c) Pelanggan saya memberi tahu saya, apa yang

mereka inginkan.

4d) Saya selalu menanyakan pelanggan saya apa

kepuasan dan ketidak puasan mereka terhadap

pekerjaan saya.

4e) Saya diijinkan membuat keputusan sendiri untuk

memecahkan permasalahan yang berhubungan

dengan pelanggan

5 Informasi dan Analisis a b c d e

5a) Saya tau bagaimana mengukur kualitas kerja

saya

11

5b) Saya tau bagaimana menganalisis atau mengukur

kualitas pekerjaan saya untuk melihat apakah

perlu ada perubahan

5c) Saya menggunakan hasil analisis ini untuk

membuat keputusan memperbaiki pekerjaan saya

5d) Saya tau bagaimana ukuran / cara yang saya

terapkan di pekerjaan saya, disesuaikan dengan

cara perbaikan perusahaan keseluruhan.

5e) Saya mendapatkan semua informasi yang saya

butuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan saya.

5f) Saya mendapatkan semua informasi yang saya

butuhkan untuk mengetahui apa yang dilakukan

oleh perusahaan saya.

6 Menejemen Proses a b c d e

6a) Saya mendapat apa yang saya butuhkan untuk

pekerjaan saya.

6b) Saya mengumpulkan semua informasi (data)

tentang pekerjaan saya.

6c) Kami memiliki proses yang baik dalam

mengerjakan pekerjaan kami

6d) Saya mengendalikan semua proses pekerjaan

saya

7 Hasil-hasil Usaha a b c d e

7a) Pelanggan saya puas dengan hasil kerja saya

7b) Hasil pekerjaan saya memenuhi semua apa yang

diharapkan pelanggan.

7c) Saya tau apa yang dilakukan oleh perusahaan

saya dalam hal keuangan.

7d) Perusahaan saya dapat memanfaatkan semua

waktu dan talenta yang saya miliki dengan baik.

7e) Perusahaan saya menghilangkan semua hal yang

menjadi hambatan pada kemajuan oraganisasi.

7f) Perusahaan saya mematuhi semua peraturan

perundangan.

7g) Perusahaan saya memiliki etika dan standar yang

12

tinggi.

7h) Perusahaan saya membantu saya membantu

masyarakat.

7i) Saya puas dengan pekerjaan saya

B. Petunjuk Pengisian

1. Kepemimpinan,

a b c d e


1a) Saya tau “Visi, Misi dan nilai-nilai ”

perusahaan saya (itulah yang akan kami

kerjakan)

1b) Pemimpin perusahaan menggunakan nilai-

nilai perusahaan kami dalam membina

kami.

1c) Pemimpin perusahaan saya menciptakan

kondisi kerja kondusif sehingga membantu

saya dalam mengerjakan pekerjaan saya

1d) Pemimpin perusahaan berbagi bagi

informasi tentang perusahaan

1e) Pemimpin perusahaan memberi dorongan

belajar sehingga membantu dalam

meningkatkan karier saya

1f) Perusahaan saya memberi peluang bagi

saya untuk mengetahui hal-hal yang sangat

penting buat perusahaan.

1g) Perusahaan saya menanyakan apa yang

saya pikirkan.

Harus dipahami bahwa untuk menciptakan suatu perusahaan unggul, kepemimpinan

yang dikehendaki adalah pemimpin visioner (berpandangan kedepan), mampu

menuntun perusahaan, menetapkan arah, visi, misi, nilai-nilai perusahaan dan

kinerja yang diharapkan. Pemimpin harus memahami bagaimana berkomunikasi

dengan karyawan untuk memotivasi (membangun sistem komunikasi dua arah),

mengevaluasi kinerja perusahaan dan menciptakan suatu kondisi kondusif yang

mendorong ke arah kinerja unggul: Bukti yang diperlukan adalah:

13

1a) Ada Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki, terdokumentasi,

disosialisasikan dan diterapkan oleh semua.

1b) Ada sistem menejemen dalam mensosialisasikan dan menerapkan Ada Visi,

Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki.

1c) Ada konsep/cara/metode menciptakan kondisi kondusif/memotivasi dalam

mensosialisasikan dan menerapkan Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang

dikehendaki.

1d) Ada konsep keterbukaan, pembelajaran bagi semua karyawan, dalam


dikehendaki.

1e) Ada konsep memberi dorongan belajar, meningkatkan kompetensi dalam

menyusun dan menerapkan Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki.

1f) Ada konsep / akses dalam memberi peluang mengetahui hal-hal yang sangat


1g) Ada konsep pemberian saran dalam menghimpun informasi pada penyusunan

Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki.

2. Perencanaan Strategis,


2a) Dalam menyusun perencanaan, perusahaan

saya, menanyakan apa ide dari saya.

2b) Saya tau bagian dari rencana perusahaan

yang mempengaruhi saya dan pekerjaan

saya.

2c) Saya tahu apa yang akan saya katakan jika

kami maju dalam pekerjaan kelompok yang

merupakan bagian dari perencanaan.

Untuk menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan adalah bagaimana

menyusun sasaran strategi dan bagaimana menyusun perencanaan kegiatan untuk

mencapai sasaran tersebut. Bagaimana menyebarkannya? Bagaimana merubahnya

jika suatu waktu situasi perekonomian berubah ? Bukti yang diperlukan adalah:

2a) Ada konsep penyusunan perencanaan strategy (forcast, proyeksi, scenario,

melibatkan pemasok, distributor, mitra kerja dan pelanggan), konsep

mensosialisasikan sasaran strategis. Konsep menyusun rencana kegiatan dan

konsep mensosialisasikan dan menerapkan.

14

2b) Ada konsep untuk mendapatkan perubahan teknologi, perubahan permintaan

pasar, perubahan persaingan dan perubahan peraturan perundangan.

(pengumpulan informasi dari pelanggan dan pasar).

2c) Ada konsep menganalisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman

terhadap perusahaan anda, (SWOT Analysis). Ada konsep menyeimbangkan

sasaran jangka pendek dan jangka panjang dan bagaimana memenuhi

harapan semua pemangku kepentingan. (Standar mutu, spesifikasi, kecepatan

pelayanan dll).

3. Fokus Sumberdaya Manusia




3b) Orang-orang di tempat saya bekerja

melakukan kerjasama dan bekerja sebagai

sebuah tim.

3c) Bos saya memberi semangat kepada saya

untuk mengembangkan ketrampilan kerja

saya sehingga saya dapat meningkatkan

karier saya.


3e) Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan

aman.


memperhatikan saya.

Dalam menjawab pertanyaan ini yang penting diperhatikan adalah semua perlakuan

terhadap SDM (pembelajaran, motivasi) untuk mengembangkan dan menggunakan

seluruh potensi yang padanya dalam mendukung sasaran, strategi dan rencana

kegiatan. Apa usaha-usaha perusahaan dalam memelihara kondisi kondusif untuk

mencapai kinerja unggul dan pertumbuhan perusahaan. Bukti yang diperlukan

adalah:

3a) Ada metode mengorganisir dan mengelola pekerjaan termasuk mengelola

keterampilan, kerjasama, inisiatif, pemberdayaan, inovasi dan budaya

sehingga selalu sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan,

disosialisasikan dan diterapkan.

3b) Ada konsep membangun tim kerja serta metode memanfaatkan perbedaan

pendapat (ide), perbedaan budaya dan cara berpikir dari semua karyawan juga

15

dari pelanggan, serta mampu berkomunikasi dengan lintas unit kerja,

disosialisasikan dan diterapkan

3c) Ada konsep mengidentifikasi tingkat keterampilan yang dibutuhkan perusahaan

dan cara agar pekerja betah disosialisasikan dan diterapkan di seluruh

perusahaan disosialisasikan dan diterapkan.

3d) Ada konsep mengukur kinerja, pemberian penghargaan disosialisasikan dan

diterapkan di seluruh perusahaan disosialisasikan dan diterapkan.

3d) Ada konsep 5S .(good house keeping) disosialisasikan dan di seluruh tempat

kerja di perusahaan.

3e) Ada konsep pengembangan karier, mempersiapkan kepeminpinan masa depan

(suksesi), diinformasikan dan diterapkan.

4. Fokus Pelanggan dan pasar.



4b) Saya tetap berhubungan dengan

pelanggan saya.

4c) Pelanggan saya memberi tahu saya apa

yang mereka inginkan.

4d) Saya selalu menanyakan pelanggan saya

apa kepuasan dan ketidak puasan mereka

terhadap pekerjaan saya.

4e) Saya diijinkan membuat keputusan sendiri

untuk memecahkan permasalahan yang

berhubungan dengan pelanggan

Untuk menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan, adalah bagaimana

perusahaan mencari informasi tentang keinginan pelanggan dan pasar. Bagaimana

menjaga hubungan dengan pelanggan. Bagaimanan memuaskan pelanggan. Bukti

yang diperlukan adalah:

4a) Ada konsep identifikasi pelanggan, mengelompokkan pelanggan,

mensegmentasi pasar untuk barang atau jasa tertentu, pelagannya pesaing

disosialisasikan dan diterapkan oleh semua karyawan.

4b) Ada konsep membangun hubungan baik dengan pelanggan, akses dan

mekanisme untuk mendapat informasi dan komplein. (termasuk pemberian

insentif).

16

4c) Ada konsep mendapatkan keinginan pelanggan yang beremacam-macam dan

dan konsep melakukan tindakan perbaikan. (termasuk menyediakan alat

komunikasi yang mudah mereka akses).

4d) Ada konsep pelayanan pelanggan yang baik.

4e) Untuk memuaskan pelanggan, anda tidak harus menunggu perintah.

5. Data, Informasi dan Analisa,



saya.

5b) Saya tau bagaimana menganalisis atau

mengukur kualitas pekerjaan saya untuk

melihat apakah perlu ada perubaan.


membuat keputusan memperbaiki pekerjaan

saya

5d) Saya tau bagaimana ukuran / cara yang

saya terapkan di pekerjaan saya,

disesuaikan dengan cara perbaikan

perusahaan keseluruhan.

5e) Saya mendapatkan semua informasi yang

saya butukan dalam menyelesaikan

pekerjaan saya.

5f) Saya mendapatkan semua informasi yang

saya butukan untuk mengetahui apa yang

dilakukan oleh perusahaan saya.

Dalam menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan adalah bagaimana

memperoleh data dan informasi yang akurat. Data, Informasi dan Analisa bertujuan

untuk perbaikan kinerja perusahaan. Bukti yang harus disediakan adalah.

5a) Ada konsep pengukuran kinerja, baik perusahaan, proses maupun individu.

(Profitability, Productivity, ROE dll)

5b) Ada cara mengumpulkan data dan informasi akurat, menganalisis data

membandingkan hasil dengan target yang direncanakan.

5c) Ada akses untuk menggunakan hasil analisis untuk mengambil keputusan

untuk perbaikan proses kerja.

5d) Tersedia data standard kinerja.

5e) Tersedia data internal perusahaan atau unit.

17

5f) Tersedia data dan informasi eksternal yang dibutuhkan untuk peningkatan

kinerja dan mudah mengakses. (data pelanggan, pasar, karo, mikro)

6. Manajemen Proses,


6a) Saya dapatkan apa yang saya butuhkan

untuk pekerjaan saya.

6b) Saya mengumpulkan semua informasi

(data) tentang pekerjaan saya.



6d) Saya mengendalikan semua proses

pekerjaan saya.


mengelola semua proses kunci kreasi nilai tambah di dalam perusahaan yang

merupakan kunci peningkatan efisiensi dan efektivitas melalui perbaikan terus-

menerus. Bukti yang diperlukan adalah:

6a) Ada proses kunci kreasi nilai tambah, untuk menghasilkan produk kunci,


6b) Ada data standard dan data harian proses yang disosislisasikan dan digunakan

oleh semua.

6c) Ada metode mengetahui kualitas proses.

6d) Ada metode untuk selalu melakukan perubahan dan perbaikan proses,

disosialisasikan dan diterepkan oleh semua.

7. Hasil Usaha,


7a) Pelanggan saya puas dengan hasil kerja

saya

7b) Hasil pekerjaan saya memenuhi semua apa

yang diharapkan pelanggan.

7c) Saya tau apa yang dilakukan oleh

perusahaan saya dalam hal keuangan.

7d) Perusahaan saya dapat memanfaatkan

semua waktu dan talenta yang saya miliki

dengan baik.

18

7e) Perusahaan saya menghilangkan semua hal

yang menjadi hambatan pada kemajuan

oraganisasi.

7f) Perusahaan saya mematuhi semua

peraturan perundangan.

7g) Perusahaan saya memiliki standar yang

tinggi dan etika.

7h) Perusahaan saya membantu saya

membantu masyarakat.


yaitu evaluasi dari pelanggan terhadap produk barang dan jasa, kinerja keuangan

dan pemasaran, struktur pengawasan dan pengendalian, tanggung jawab sosial dan

hasil semua proses kegiatan, bukti yang diperlukan adalah.

7a) Ada data kepuasan pelanggan dan disosialisasikan kepada pekerja.

7b) Ada data hasil evaluasi kinerja dan disosialisasikan kepada pekerja.

7c) Ada data keuangan dan transparant kepada pekerja.

7d) Ada data efisiensi dan kualitas.

7e) Ada data perbaikan dan peningkatan.

7f) Ada data pelanggaran peraturan (termasuk pemenuhan kewajiban kepada

pemerintah)

7g) Ada standar kerja dan record kedisplinan

7h) Ada data pembantuan dan komplainmasyarakat

19

BAB III

PEDOMAN VERIVIKASI BAGI AUDITOR

A. KATEGORI 1 S/D 6

Auditor melakukan verifikasi apakah jawaban perusahaan sesuai dengan fakta di

lapangan, dengan berpedoman kepada ADLI (Aproach, Deployment, Learning,

Integration). Sebagai contoh: Perusahaan merespons Pernyataan 1a) dengan

memberi tanda check pada kolom 5 yang berarti sangat setuju.

a b c d e



perusahaan saya (itulah yang akan kami kerjakan) x

Sangat setuju berarti memenuhi kriteria ADLI yaitu :

- Ada konsep tertulis, terdokumentasi (Aproach)

- Telah dilakukan sosialisasi dengan menggunakan suatu sistem menejemen

(Deployment)

- Telah diterapkan dan ada perbaikan (ada sistem penerapan dan sisitem

perbaikan (Learning)

- Diterima oleh semua, dilaksanakan oleh semua secara terintegrasi (Integration)

Auditor harus memferifikasi apakah benar perusahaan telah memenuhi ADLI kalau

tidak, maka perlu dievaluasi ulang dimana sebenarnya posisi perusahaan.

Lihat penjelasan berikut ini untuk uraian rinci tentang apa yang dimaksud dengan ADLI.

1. Approach (Konsep) :

Approach adalah Konsep/ Metode /Sistem yang gunakan untuk meningkatkan

semua kinerja perusahaan perusahaan, atau metode yang digunakan untuk

menyelesaikan semua proses.

Apakah pendekatan tersebut disusun secara:

1. Sistematis, terencana dengan baik, logis, sesuai dengan faktor-faktor kunci

usaha.

2. Berorientasi pencegahan.

3. Berdasarkan analisa kebutuhan dan hambatan.

4. Secara rutin dievaluasi dan diperbaiki.

5. Inovatif dan unik.

20

2. Deployment (Sosialisasi).

Deployment diartikan sebagai sosialisasi. Ada suatu sistem menejemen

sosialisasi terdokumentasi.

Dengan menggunakan sistem menejemen tersebut, konsep disosialisasikan

kepada :

1. Semua transaksi terhadap pelanggan, pemasok dan publik

2. Semua operasi, fasilitas dan bisnis

3. Semua produk dan jasa

4. Semua tingkat dan fungsi karyawan

3. Learning (Pembelajaran) :

Learning diartikan sebagai pembelajaran, artinya ada metoda pembelajaran

kepada semua, di praktekan, dilakukan penyesuaian dan dilakukan perbaikan

untuk menyempurnakan.

1. Penyaringan (penyesuaian) metode melalui daur evaluasi dan perbaikan.

2. Penggerakkan perubahan pemecahan masalah pendekatan atau metoda

melalui inovasi

3. Sharing pengalaman penyaringan dan inovasi dengan unit lain yang relevan

dan dengan proses lain dalam perusahaan

4. Integration (Keterpaduan) :

Integration diartikan sebagai keterpaduan, kesesuain, keseragam diseluruh

perusahaan

1. Konsep dan metoda sesuai dengan perusahaan

2. Ukuran dan informasi serta sistem perbaikan saling melengkapi antar proses

dan antar unit kerja

3. Perencanaan, proses, hasil-hasil, analisis, pembelajaran dan tindakan semua

harmonis antar proses dan antar unit kerja dalam mendukung seluruh tujuan

perusahaan.

21

B. KATEGORI 7

1. Performance Level (Le) :

Level diartikan sebagai angka yang menunjukkan posisi hasil atau kinerja

perusahaan dalam bentuk skala yang memberi makna. Tingkat kinerja

memungkinkan evaluasi yaitu membandingkannya dengan kinerja masa lalu,

proyeksi, tujuan dan pembanding yang sesuai.

Apakah hasil kunci hilang ?

Seberapa tinggi tingkat kinerja yang ditunjukkan ?

Apakah skala ukuran memberi makna yang berarti ?

2. Trends (T)

Trend diartikan sebagai kecenderungan yaitu angka yang menunjukkan arah dan

derajat kemiringan (slope dan kecenderungan) dan luasnya (seberapa luas

penyebaran.

Apakah trend ditunjukkan ?

Apakah interval antara ukuran atau frekwensi cukup memadai ?

Apakah kecenderungan positif, negatif atau datar ?

Seberapa besar perubahan (slope dan trend)

3. Comparison (C)

Comparison diartikan sebagai perbandingan yaitu nilai yang dihasilkan dengan

menggunakan ukuran yang sama atau sepadan. Perbandingan dapat dilakukan

terhadap hasil dari pesaing, rata-rata industri, atau terhadap hasil terbaik dalam

perusahaan sekelas.

Apakah perbandingan ditunjukkan ?

Apakah perbandingan dilakukan terhadap rata-rata industri, pesaing kunci,

atau hasil terbaik perusahaan sekelas ?

Bagaimana kinerja perusahaan ini dibandingkan dengan perusahaan lain ?

4. Linkage (Li)

Linkage diartikan sebagai keterkaitan atau hubungan dengan pelanggan kunci,

produk barang dan jasa, pasar, proses dan rencana kegiatan pada profile

perusahaan dan Item.

Seberapa kuat hubungan hasil dengan key faktor dan proses Item (mis. :

pelanggan penting, produk barang dan jasa, pasar, proses dan persyaratan

rencana kegiatan kinerja) ?

Apakah hasil disegmen untuk membantu perusahaan melakukan perbaikan

(mis. : kelompok pelanggan, type pekerja, proses dan jasa) ?

22

BAB IV

P E N U T U P

Pedoman audit kinerja usaha kecil ini sengaja dibuat sesederhana mungkin dan

dilengkapi dengan software sederhana agar mudah dipahami dan diterapkan oleh

usaha kecil sesuai dengan permintaan para pengusaha pada waktu uji coba

penerapannya.

Kiranya pedoman ini dapat membantu usaha kecil mengukur kinerja usahanya

berdasarkan kriteria yang telah dibakukan dan mengembangkan usahanya lebih

produktiv dan berdaya saing sehingga menciptakan lebih banyak lapangan kerja untuk

kesejahteraan rakyat.

24

Lampiran 1:

PERBANDINGAN PEMBOBOTAN ATAU PEMBERIAN SCORE

MENURUT MALCOLM BALDRIGE CTRITERIA DAN INDONESIAN PRODUCTIVITY

AND QUALITY.

Malcolm Baldrige Indonesia

No Kategori Bobot No Kategori Bobot

1 Kepemimpinan 120 1 Kepemimpinan 150

2 Perencanaan Steategis 85 2 Perencanaan Steategis 80

3 Fokus Pelanggan dan Psr 85 3 Fokus SDM 110

4 Data , Informasi, analisis 90 4 Fokus Pelanggan dan Psr 100

5 Fokus SDM 85 5 Data , Informasi, analisis 80

6 Menejemen Proses 85 6 Menejemen Proses 80

7 Hasil Usaha 450 7 Hasil Usaha 400

Jumlah 1.000 Jumlah 1.000

1. Bobot kepemimpinan dinaikan 120 – 150 hal ini dilakukan karena sikap

kepemimpinan di Indonesia sangat berpengaruh. Akibatnya bobot Perencanaan

strategis turun dari 85 – 80. dan Menejemen Proses turun dari 85-80.

2. Urutan SDM dan Bobot dinaikan dari ututan ke 5 menjadi urutan ke 3 dan dari

bobot 85 – 110, karena faktor manusia di Indonesia terutama keterampilan

sangat mempengaruhi.

25

Lampiran 2:

PERBANDINGAN KUALIFIKASI

MENURUT MALCOLM BALDRIGE CTRITERIA DAN

INDONESIAN PRODUCTIVITY AND QUALITY.

MALCOLM BALDRIGE IPQA

No Kelas Nilai

1 Perusahaan Unggul (World

Class business)

850-1000

2 Perusahaan Pemimpin

teladan (Benchmarking

leader)

750-850

3 Pemimpin dalam Industri

(Industry leader)

650-750

4 Pemimpin baru (Emerging

leader)

550-650

5 Berkinerja Baik (Good

performance)

450-550 Berkinerja Baik (Good

performance)

450-550

6 Mulai berbenah (Beginning

improvement)

350-450 Mulai berbenah

(Beginning improvement)

350-450

7 Mulai menghasilkan (Early

results)

250-350 Mulai menghasilkan

(Early results)

250-350

8 Mulai bertumbuh (new

business)

0-250 Mulai bertumbuh (new

business)

0-250

Konversi:

550:1000 X 100 = 55 %

1. 0.55 X 150 = 82,5

2. 0.55 X 80 = 44

3. 0.55 X 110 = 60,5

4. 0.55 X 100 = 55

5. 0.55 X 80 = 44

6. 0.55 X 80 = 44

7. 0.55 X 400 = 220

Jumlah = 550

26

Lampiran 3:

Perhitungan Nilai.

a b c d e

1 Kepemimpinan Perusahaan 20% 40% 60% 80% 100%



kerjakan) 2.4 4.7 7.1 9.4 11.81b) Pemimpin perusahaan menggunakan nilai-


kami 2.4 4.7 7.1 9.4 11.81c) Pemimpin perusahaan saya menciptakan


saya dalam mengerjakan pekerjaan saya 2.4 4.7 7.1 9.4 11.81d) Pemimpin perusahaan berbagi bagi

informasi tentang perusahaan 2.4 4.7 7.1 9.4 11.81e) Pemimpin perusahaan memmberi

dorongan belajar sehingga membantu

dalam meningkatkan karier saya 2.4 4.7 7.1 9.4 11.81f) Perusahaan saya memberi peluang bagi


penting buat perusahaan. 2.4 4.7 7.1 9.4 11.81g) Perusahaan saya menanyakan apa yang

saya pikirkan. 2.4 4.7 7.1 9.4 11.8

Malcolm Baldrige: 150 82,6

2 Perencanaan Strategi 20% 40% 60% 80% 100%

2a) Dalam menyusun perencanaan

perusahaan saya, menanyakan apa ide

dari saya 2.9 5.9 8.8 11.7 14.72b) Saya tau bagian dari rencana perusahaan


saya. 2.9 5.9 8.8 11.7 14.72c) Saya tahu apa yang akan saya katakan jika


merupakan bagian dari perencanaan. 2.9 5.9 8.8 11.7 14.780 44

27

3 Fokus Sumber Daya Manusia 20% 40% 60% 80% 100%


memperbaiki pekerjaan saya. 2.0 4.0 6.1 8.1 10.13b) Orang-orang di tempat saya bekerja


sebuah tim 2.0 4.0 6.1 8.1 10.13c) Bos saya memberi semangat kepada saya


saya sehingga saya sapat meningkatkan

karier saya. 2.0 4.0 6.1 8.1 10.13d) Saya diakui karena pekerjaan saya. 2.0 4.0 6.1 8.1 10.13e) Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan

aman. 2.0 4.0 6.1 8.1 10.13f) Bos saya dan perusahaan saya sangat

memperhatikan saya. 2.0 4.0 6.1 8.1 10.1110 60,5

4 Fokus Pelanggan dan Pasar 20% 40% 60% 80% 100%

4a) Saya tau siapa pelanggan utama saya 2.2 4.4 6.6 8.8 11.04b) Saya tetap berhubungan dengan

pelanggan saya 2.2 4.4 6.6 8.8 11.04c) Pelanggan saya memberi tahu saya apa

yang mereka inginkan. 2.2 4.4 6.6 8.8 11.04d) Saya selalu menanyakan pelanggan saya


terhadap pekerjaan saya. 2.2 4.4 6.6 8.8 11.04e) Saya diijinkan membuat keputusan sendiri


berhubungan dengan pelanggan 2.2 4.4 6.6 8.8 11.0100 55

5 Informasi dan Analisis 20% 40% 60% 80% 100%

5a) Saya tau bagaimana mengukur kualitas

kerja saya 1.5 2.9 4.4 5.9 7.35b) Saya tau bagaimana menganalisis atau


melihat apakah perlu ada perubaan 1.5 2.9 4.4 5.9 7.35c) Saya menggunakan hasil analisis ini untuk

membuat keputusan memperbaiki

1.5 2.9 4.4 5.9 7.3

28

pekerjaan saya




perusahaan keseluruhan. 1.5 2.9 4.4 5.9 7.35e) Saya mendapatkan semua informasi yang


peperjaan saya. 1.5 2.9 4.4 5.9 7.35f) Saya mendapatkan semua informasi yang


dilakukan oleh perusahaan saya. 1.5 2.9 4.4 5.9 7.380 44

6 Menejemen Proses 20% 40% 60% 80% 100%


untuk pekerjaan saya. 2.2 4.4 6.6 8.8 11.06b) Saya mengumpulkan semua informasi

(data) tentang pekerjaa saya. 2.2 4.4 6.6 8.8 11.06c) Kami memiliki proses yang baik dalam

mengerjakan pekerjaan kami 2.2 4.4 6.6 8.8 11.06d) Saya mengendalikan semua proses

pekerjaan saya 2.2 4.4 6.6 8.8 11.080 44

7 Hasil-hasil Usaha 20% 40% 60% 80% 100%


saya 4.9 9.8 14.7 19.6 24.47b) Hasil pekerjaan saya memenuhi semua

apa yang diharapkan. 4.9 9.8 14.7 19.6 24.47c) Saya tau apa yang dilakukan oleh

perusahaan saya dalam hal keuangan. 4.9 9.8 14.7 19.6 24.47d) Perusahaan saya dapat memmanfaatkan


dengan baik. 4.9 9.8 14.7 19.6 24.47e) Perusahaan saya menghilangkan semua

hal yang menjadi hambatan pada

kemajuan oraganisasi. 4.9 9.8 14.7 19.6 24.47f) Perusahaan saya mematuhi semua

peraturan perundangan. 4.9 9.8 14.7 19.6 24.4

29


tinggi dan etika. 4.9 9.8 14.7 19.6 24.47h) Perusahaan saya membantu saya

membantu masyarakat. 4.9 9.8 14.7 19.6 24.47i) Saya puas dengan pekerjaan saya 4.9 9.8 14.7 19.6 24.4

400 220

1.000 550

30

Lampiran 4.

PETUNJUK PEMAKAIAN SOFTWARE

1. Tutup file ini kemudian Copy folder AUDIT KINERJA USAHA KECIL 2006 ke

computer anda.

2. Buka file Word Pedoman Audit Kinerja PEDOMAN AUDIT KINERJA USAHA

KECIL 2006

3. Pergi ke halaman 30, PETUNJUK PEMAKAIAN SOFTWARE

4. Tekan CTRL kemudian Click kotak berikut untuk membuka DATA ENTRY.

5. Disediakan hanya 5 sheet data entry.

6. Isi nama perusahaan.

7. Isi pilihan jawaban dengan mengetik angka 1 pada salah satu kolom pilihan

sesuai dengan fakta yang anda alami di perusahaan :

Pilihan:

- kolom a apabila Sangat Tidak Setuju,

- Kolom b apabila Tidak Setuju,

- Kolom c apabila Ragu-Ragu, atau antara setuju dan tudak setuju,

- Kolom d apabila Setuju,

- Kolom e apababila Sangat Setuju.

Catatan:

Untuk menghapus atau mengganti pilihan jangan tekan spacebar, gunakan del

agar rumus tidak terganggu.

8. Setelah selesai mengisi pilihan 7 kategori, Safe.

9. Untuk melihat hasil, buka sheet Rekap.

31

SOFTWARE AUDIT UK 2006.xls

BAGIAN A

DAFTAR PERTANYAAN DAN ISIAN

i

DAFTAR PERTANYAAN DAN ISIAN

Pilih salah satu jawaban dengan jujur, sesuai dengan fakta yang saudara alami

sehari-hari di perusahaan dengan memberi tanda ( √ ) pada :

kolom a apabila anda Sangat Tidak Setuju dengan pernyataan

kolom b apabila anda Tidak Setuju,

kolom c apabila Ragu-Ragu

kolom d apabila Setuju

kolom e apabila Sangat Setuju

Sebelum anda menentukan pilihan, ingat bahwa harus ada bukti-bukti

terdokumentasi, karena auditor akan memferifikasi bukti tersebut. Selanjutnya untuk

lebih jelasnya baca pada bagian B (petunjuk pengisian).

A b c d e



perusahaan saya (itulah yang akan kami kerjakan)

1b) Pemimpin perusahaan menggunakan nilai-nilai

perusahaan kami dalam membina kami

1c) Pemimpin perusahaan saya menciptakan kondisi

kerja kondusif sehingga membantu saya dalam

mengerjakan pekerjaan saya

1d) Pemimpin perusahaan berbagi bagi informasi

tentang perusahaan

1e) Pemimpin perusahaan memmberi dorongan

belajar sehingga membantu dalam meningkatkan

karier saya

1f) Perusahaan saya memberi peluang bagi saya

untuk mengetahui hal-hal yang sangat penting

buat perusahaan.

1g) Perusahaan saya menanyakan apa yang saya

pikirkan.

1


2a) Dalam menyusun perencanaan perusahaan saya,

menanyakan apa ide dari saya

2b) Saya tau bagian dari rencana perusahaan yang

mempengaruhi saya dan pekerjaan saya.

2c) Saya tahu apa yang akan saya katakan jika kami

maju dalam pekerjaan kelompok yang merupakan

bagian dari perencanaan.




3b) Orang-orang di tempat saya bekerja melakukan

kerjasama dan bekerja sebagai sebuah tim

3c) Pemimpin saya memberi semangat kepada saya

untuk mengembangkan ketrampilan kerja saya,

sehingga saya dapat meningkatkan karier saya.


3e) Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan aman.


memperhatikan saya.



4b) Saya tetap berhubungan dengan pelanggan saya

4c) Pelanggan saya memberi tahu saya, apa yang

mereka inginkan.

4d) Saya selalu menanyakan pelanggan saya apa

kepuasan dan ketidak puasan mereka terhadap

pekerjaan saya.

4e) Saya diijinkan membuat keputusan sendiri untuk

memecahkan permasalahan yang berhubungan

dengan pelanggan

2



saya

5b) Saya tau bagaimana menganalisis atau mengukur

kualitas pekerjaan saya untuk melihat apakah

perlu ada perubaan


membuat keputusan memperbaiki pekerjaan saya

5d) Saya tau bagaimana ukuran / cara yang saya

terapkan di pekerjaan saya, disesuaikan dengan

cara perbaikan perusahaan keseluruhan.

5e) Saya mendapatkan semua informasi yang saya

butukan dalam menyelesaikan pekerjaan saya.

5f) Saya mendapatkan semua informasi yang saya

butukan untuk mengetahui apa yang dilakukan

oleh perusahaan saya.


6a) Saya mendapat apa yang saya butuhkan untuk

pekerjaan saya.

6b) Saya mengumpulkan semua informasi (data)

tentang pekerjaan saya.



6d) Saya mengendalikan semua proses pekerjaan

saya

3


7a) Pelanggan saya puas dengan hasil kerja saya

7b) Hasil pekerjaan saya memenuhi semua apa yang

diharapkan.

7c) Saya tau apa yang dilakukan oleh perusahaan

saya dalam hal keuangan.

7d) Perusahaan saya dapat memmanfaatkan semua

waktu dan talenta yang saya miliki dengan baik.

7e) Perusahaan saya menghilangkan semua hal yang

menjadi hambatan pada kemajuan oraganisasi.

7f) Perusahaan saya mematuhi semua peraturan

perundangan.

7g) Perusahaan saya memiliki etika dan standar yang

tinggi.

7h) Perusahaan saya membantu saya membantu

masyarakat.


4

BAGIAN B

PETUNJUK PENGISIAN

5

PETUNJUK PENGISIAN

1. Kepemimpinan,

a b c d e


1a) Saya tau “Visi, Misi dan nilai-nilai ”


kerjakan)

1b) Pemimpin perusahaan menggunakan nilai-


kami.

1c) Pemimpin perusahaan saya menciptakan


saya dalam mengerjakan pekerjaan saya

1d) Pemimpin perusahaan berbagi bagi

informasi tentang perusahaan

1e) Pemimpin perusahaan memberi dorongan

belajar sehingga membantu dalam

meningkatkan karier saya

1f) Perusahaan saya memberi peluang bagi



1g) Perusahaan saya menanyakan apa yang

saya pikirkan.

Harus dipahami bahwa untuk menciptakan suatu perusahaan unggul,

kepemimpinan yang dikehendaki adalah pemimpin visioner (berpandangan

kedepan), mampu menuntun perusahaan, menetapkan arah, visi, misi, nilai-nilai

perusahaan dan kinerja yang diharapkan. Pemimpin harus memahami bagaimana

berkomunikasi dengan karyawan untuk memotivasi (membangun sistem

komunikasi dua arah), mengevaluasi kinerja perusahaan dan menciptakan suatu

kondisi kondusif yang mendorong ke arah kinerja unggul: Bukti yang diperlukan

adalah:

1a) Ada Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki, terdokumentasi,


6

1b) Ada sistem menejemen dalam mensosialisasikan dan menerapkan Ada Visi,

Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki.

1c) Ada konsep/cara/metode menciptakan kondisi kondusif/memotivasi dalam


dikehendaki.

1d) Ada konsep keterbukaan, pembelajaran bagi semua karyawan, dalam


dikehendaki.

1e) Ada konsep memberi dorongan belajar, meningkatkan kompetensi dalam

menyusun dan menerapkan Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang

dikehendaki.

1f) Ada konsep / akses dalam memberi peluang mengetahui hal-hal yang sangat


1g) Ada konsep pemberian saran dalam menghimpun informasi pada

penyusunan Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki.

2. Perencanaan Strategis,


2a) Dalam menyusun perencanaan, perusahaan

saya, menanyakan apa ide dari saya.

2b) Saya tau bagian dari rencana perusahaan


saya.

2c) Saya tahu apa yang akan saya katakan jika


merupakan bagian dari perencanaan.

Untuk menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan adalah bagaimana

menyusun sasaran strategi dan bagaimana menyusun perencanaan kegiatan

untuk mencapai sasaran tersebut. Bagaimana menyebarkannya? Bagaimana

merubahnya jika suatu waktu situasi perekonomian berubah ? Bukti yang

diperlukan adalah:

2a) Ada konsep penyusunan perencanaan strategy (forcast, proyeksi, scenario,

melibatkan pemasok, distributor, mitra kerja dan pelanggan), konsep

mensosialisasikan sasaran strategis. Konsep menyusun rencana kegiatan

dan konsep mensosialisasikan dan menerapkan.

7

2b) Ada konsep untuk mendapatkan perubahan teknologi, perubahan permintaan

pasar, perubahan persaingan dan perubahan peraturan perundangan.

(pengumpulan informasi dari pelanggan dan pasar).

2c) Ada konsep menganalisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman

terhadap perusahaan anda, (SWOT Analysis). Ada konsep menyeimbangkan

sasaran jangka pendek dan jangka panjang dan bagaimana memenuhi

harapan semua pemangku kepentingan. (Standar mutu, spesifikasi,

kecepatan pelayanan dll).

3. Fokus Sumberdaya Manusia




3b) Orang-orang di tempat saya bekerja


sebuah tim.

3c) Bos saya memberi semangat kepada saya


saya sehingga saya dapat meningkatkan

karier saya.


3e) Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan

aman.


memperhatikan saya.

Dalam menjawab pertanyaan ini yang penting diperhatikan adalah semua

perlakuan terhadap SDM (pembelajaran, motivasi) untuk mengembangkan dan

menggunakan seluruh potensi yang padanya dalam mendukung sasaran, strategi

dan rencana kegiatan. Apa usaha-usaha perusahaan dalam memelihara kondisi

kondusif untuk mencapai kinerja unggul dan pertumbuhan perusahaan. Bukti yang

diperlukan adalah:

3a) Ada metode mengorganisir dan mengelola pekerjaan termasuk mengelola

keterampilan, kerjasama, inisiatif, pemberdayaan, inovasi dan budaya

sehingga selalu sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan,

disosialisasikan dan diterapkan.

8

3b) Ada konsep membangun tim kerja serta metode memanfaatkan perbedaan

pendapat (ide), perbedaan budaya dan cara berpikir dari semua karyawan

juga dari pelanggan, serta mampu berkomunikasi dengan lintas unit kerja,

disosialisasikan dan diterapkan

3c) Ada konsep mengidentifikasi tingkat keterampilan yang dibutuhkan

perusahaan dan cara agar pekerja betah disosialisasikan dan diterapkan di

seluruh perusahaan disosialisasikan dan diterapkan.

3d) Ada konsep mengukur kinerja, pemberian penghargaan disosialisasikan dan

diterapkan di seluruh perusahaan disosialisasikan dan diterapkan.

3d) Ada konsep 5S .(good house keeping) disosialisasikan dan di seluruh tempat

kerja di perusahaan.

3e) Ada konsep pengembangan karier, mempersiapkan kepeminpinan masa

depan (suksesi), diinformasikan dan diterapkan.

4. Fokus Pelanggan dan pasar.



4b) Saya tetap berhubungan dengan

pelanggan saya.

4c) Pelanggan saya memberi tahu saya apa

yang mereka inginkan.

4d) Saya selalu menanyakan pelanggan saya


terhadap pekerjaan saya.

4e) Saya diijinkan membuat keputusan sendiri


berhubungan dengan pelanggan

Untuk menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan, adalah bagaimana

perusahaan mencari informasi tentang keinginan pelanggan dan pasar.

Bagaimana menjaga hubungan dengan pelanggan. Bagaimanan memuaskan

pelanggan. Bukti yang diperlukan adalah:

4a) Ada konsep identifikasi pelanggan, mengelompokkan pelanggan,

mensegmentasi pasar untuk barang atau jasa tertentu, pelagannya pesaing

disosialisasikan dan diterapkan oleh semua karyawan.

9

4b) Ada konsep membangun hubungan baik dengan pelanggan, akses dan

mekanisme untuk mendapat informasi dan komplein. (termasuk pemberian

insentif).

4c) Ada konsep mendapatkan keinginan pelanggan yang beremacam-macam

dan dan konsep melakukan tindakan perbaikan. (termasuk menyediakan alat

komunikasi yang mudah mereka akses).

4d) Ada konsep pelayanan pelanggan yang baik.

4e) Untuk memuaskan pelanggan, anda tidak harus menunggu perintah.

5. Data, Informasi dan Analisa,



saya.

5b) Saya tau bagaimana menganalisis atau


melihat apakah perlu ada perubaan.


membuat keputusan memperbaiki pekerjaan

saya




perusahaan keseluruhan.

5e) Saya mendapatkan semua informasi yang


pekerjaan saya.

5f) Saya mendapatkan semua informasi yang


dilakukan oleh perusahaan saya.


memperoleh data dan informasi yang akurat. Data, Informasi dan Analisa

bertujuan untuk perbaikan kinerja perusahaan. Bukti yang harus disediakan

adalah.

5a) Ada konsep pengukuran kinerja, baik perusahaan, proses maupun individu.

(Profitability, Productivity, ROE dll)

10

5b) Ada cara mengumpulkan data dan informasi akurat, menganalisis data

membandingkan hasil dengan target yang direncanakan.

5c) Ada akses untuk menggunakan hasil analisis untuk mengambil keputusan

untuk perbaikan proses kerja.

5d) Tersedia data standard kinerja.

5e) Tersedia data internal perusahaan atau unit.

5f) Tersedia data dan informasi eksternal yang dibutuhkan untuk peningkatan

kinerja dan mudah mengakses. (data pelanggan, pasar, karo, mikro)

6. Manajemen Proses,



untuk pekerjaan saya.

6b) Saya mengumpulkan semua informasi

(data) tentang pekerjaan saya.



6d) Saya mengendalikan semua proses

pekerjaan saya.


mengelola semua proses kunci kreasi nilai tambah di dalam perusahaan yang

merupakan kunci peningkatan efisiensi dan efektivitas melalui perbaikan terus-

menerus. Bukti yang diperlukan adalah:

6a) Ada proses kunci kreasi nilai tambah, untuk menghasilkan produk kunci,


6b) Ada data standard dan data harian proses yang disosislisasikan dan

digunakan oleh semua.

6c) Ada metode mengetahui kualitas proses.

6d) Ada metode untuk selalu melakukan perubahan dan perbaikan proses,

disosialisasikan dan diterepkan oleh semua.

7. Hasil Usaha,

11



saya

7b) Hasil pekerjaan saya memenuhi semua apa

yang diharapkan.

7c) Saya tau apa yang dilakukan oleh

perusahaan saya dalam hal keuangan.

7d) Perusahaan saya dapat memmanfaatkan


dengan baik.

7e) Perusahaan saya menghilangkan semua hal

yang menjadi hambatan pada kemajuan

oraganisasi.

7f) Perusahaan saya mematuhi semua

peraturan perundangan.


tinggi dan etika.

7h) Perusahaan saya membantu saya

membantu masyarakat.


yaitu evaluasi dari pelanggan terhadap produk barang dan jasa, kinerja keuangan

dan pemasaran, struktur pengawasan dan pengendalian, tanggung jawab sosial

dan hasil semua proses kegiatan, bukti yang diperlukan adalah.

7a) Ada data kepuasan pelanggan dan disosialisasikan kepada pekerja.

7b) Ada data hasil evaluasi kinerja dan disosialisasikan kepada pekerja.

7c) Ada data keuangan dan transparant kepada pekerja.

7d) Ada data efisiensi dan kualitas.

7e) Ada data perbaikan dan peningkatan.

7f) Ada data pelanggaran peraturan (termasuk pemenuhan kewajiban kepada

pemerintah)

7g) Ada standar kerja dan record kedisplinan

7h) Ada data pembantuan dan komplainmasyarakat

12

pedoman audit kinerja ukm (kuesioner)

Business