VALIDASI PDPT APTIKESDA REGIONAL V

*P.T. Alih BINAP.T. baru yang berasal dari alih Bina (P.T. kesehatan dari Depkes ke Diknas) berlaku ketentuan sbb.Mahasiswa yang berasal dari P.T. Lama akan menjadi mahasiswa pindahan di P.T. BaruSemester awal program studi di P.T. Baru:P.S. yang berasal dari P.T. lama langsung berlaku pada semester terbitnya S.K.Untuk P.S. baru di P.T. baru, berawal pada Tahun Akademik baru berikutnya

*TRAKM vs TRNLM vs TRAKDKHS digunakan untuk mengisi TRAKM dan TRNLMJadwal kuliah digunakan untuk mengisi TRAKDKode M.K. yang ada di TRNLM harus ada di TRAKD karena setiap M.K. yang ditawarkan harus ada dosennya.Untuk KTI, pada TRAKD diisi dengan Koordinator KTI atau Ketua P.S.

*TRAKM vs TRNLM vs TRAKDSetiap NIM yang ada di TRAKM harus ada di TRNLMMahasiswa tinggal Skripsi saja, NIM diisikan di TRAKM dan di TRNLM diisi matakuliah Skripsi

*TRAKMNIM SKs Sem IPS SKS total IPK001 10 2,90 46 2,67TRNLMNIM M.K. SKS Nilai Bobot001 MK01 3 A 4 001 MK02 3 B 3001 MK03 2 C 2001 MK04 2 C 2TRAKDDOSEN M.K. KELAS RENC REALD023 MK01 01 16 15 D101 MK02 01 16 16D034 MK03 01 16 12D034 MK04 01 16 14IPS = 29/10 = 2,90KHSJadwalKuliah10

*TRNLM vs TRKRSTRNLM berisi nilai pada semester pelaporan (mis. 2012/1)TRKRS berisi KRS (kontrak m.k.) pada semester pelaporan + 1 (mis 2012/2)

*TRNLM vs TRKRSDalam kondisi yang tidak normal laporan masih dapat diterima setelah diperiksa datanya dengan disertai penjelasan dari P.T., misalnyaTidak ada mahasiswa baruMahasiswa baru < LulusanAda praktek lapangan, dll

*TRNLM vs TRKRSUntuk melihat lebih detil data TRNLM dan TRKRS dapat dilakukan melalui Create Data Analisis [5.A]Lakukan Create dan kemudian cetak melalui F10Pada cetakan tersebut dapat diperiksa berapa mahasiswa yang seharusnya ikut KRS dan berapa yang sudah ada di KRS

*TRNLM vs TRKRSUntuk memeriksa data KRS sudah didatakan semua atau belum sebenarnya harus dilihat beberapa item, yaitu:Jumlah recordJumlah mahasiswa di TRNLM dan TRKRSRata-2 sks diambil mahasiswa di TRNLM dan TRKRSMahasiswa yang lulus di semester pelaporan (mis. 2012/2) dan mahasiswa yang cuti, keluar, non-aktif, dan D.O. di semester pelaporan+1 (mis. 2013/1)

*Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSMPada verifikasi ini akan terbaca:Jumlah mahasiswa di TRAKM2012/1 = TRNLM2012/1Karena mahasiswa yang ada di TRAKM pasti ada nilainya di TRNLM, dan sebaliknyaSetiap mahasiswa harus ada statusnya dari satu semester ke semester berikutnyaPada 2012/1 ada mahasiswa yang:Kuliah/skripsi (ada di TRAKM dan TRNLM)Lulus (ada di TRAKM, TRNLM, TRLSM)C/N/K/D (ada di TRLSM)

*Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSMSemua mahasiswa dari 2012/1, kecuali yang Lulus/Keluar/D.O., harus berstatus di 2012/2Kuliah/skripsi (ada di TRKRS2012/2 )C/N/K/D (ada di TRLSM2012/2)Mahasiswa dari 2012/1 yang Cuti dan Non-aktif, pada 2012/2 bisa :Kuliah/skripsiC/N/K/D

*Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSMVerifikasinya dapat dihitung dari persamaan: TRAKM2012/2 + C/N2012/2 - Lulus2012/2 = TRKRS2013/1 - Baru2013/1 + C/N/K/D2013/1 TRAKM2012/1 + C/N2012/1 - Lulus2012/1 = TRKRS2012/2 - Pindahan2012/2 + C/N/K/D2012/2Bila data benar maka tanda ..?? jumlahnya NOL

*Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSMTRAKMKuliahTRLSMCutiNon-aktifKeluarDrop-OutLulusTRKRSTRLSMKuliahCutiNon-aktifKeluarDrop-OutBaruPindahanXX2012/12012/2

*Matriks Kemungkinan Mutasi

Dari2012/2Status pada 2013/1KuliahLulusCutiNon-aktifKeluarD.O.KuliahBelumLulusXXXXXXCutiXNon-aktifXKeluarXXXXXXD.O.XXXXXXBaru/PindahanXXXXX

*Verifikasi 2012/2 Yang BENARAli Kuliah di 2012/2 dan Lulus di 2012/2Budi Kuliah di 2012/2 dan Non-aktif di 2013/1Chicha Non-aktif di 2012/2 dan KRS di 2013/1Didu Cuti di 2012/2 dan KRS di 2013/1

NamaSem.AwalAKM2012-2NLM2012-2KRS2013-1StatusAli2009/14,004,000,00L-2012/2Budi2012/16,006,000,00N-2013/1Chicha2012/10,000,0020,00N-2012/2Didu2012/10,000,0018,00C-2012/2

*Verifikasi 2012/2 Yang SALAHIndah Kuliah di 2012/2 dan KRS di 2013/1, Lulus 20131Joy Kuliah di 2012/2 dan KRS di 2013/1, AKM # NLMKeny Keluar di 2012/2 dan KRS di 2013/2, K-131 ..??Lina Kuliah di 2012/2 dan Cuti di 2012/2, C-122 ..??

NamaSem.AwalAKM20122NLM20122KRS20131StatusIndah2009/120,0020,0016,00L-2013/1 ..??Joy2010/120,0014,0016,00..??Keny2009/10,000,006,00K-131 ..??Lina2009/112,0012,000,00C-122 ..??

*Mengapa Kita Perlu Data KRS ?Ketika P.T. melaporkan 2012/2 pada 15 Oktober akan diperoleh data mahasiswa terdaftar semester 2012/2Data mahasiswa ini adalah data riil mahasiswa pada Maret 2012, sudah 6 (enam) bulan yang laluLalu . . . Bagaimana kita mengetahui berapa mahasiswa yang riil aktif saat ini Oktober 2013 ?

*Mengapa Kita Perlu Data KRS ?Data dari TRKRS-lah yang dapat memberikan informasi tentang Jumlah riil Mahasiswa Aktif saat iniTanpa KRS data riil mahasiswa aktif tidak akan pernah diperoleh dan data kita selalu ketinggalan 6 bulanOleh karena itu betapa pentingnya peran TRKRS sehingga pengisian datanya harus dapat dipertanggung jawabkan akurasinya

*Koreksi Dosen di TBDOSDosen meninggal Aktif Mengajar (A) diubah menjadi M (Almarhum)Status Dosen Tetap (A) diubah menjadi D (Dosen Honorer), untuk status :Dosen KeluarDosen PensiunBUKAN Dosen Tetap

*Dosen Meninggal

*Dosen PNS Pensiun

*Dosen Tetap Keluar

*Datakan Studi Lanjut DosenDatakan semua dosen yang saat ini SEDANG studi lanjut dan BELUM SELESAIDia mulai studi pada semester pelaporan atau pun sejak semester-2 yang lalu dan hingga kini masih belum selesaiPendataan CUKUP satu kali saja untuk setiap jenjang studi dosen

*Semester Awal Mhs PindahanSemester Awal untuk mahasiswa pindahan adalah sesuai dengan semester awal ketika dia MASUK di program studi baruContoh: mahasiswa angkatan 2010 pindah ke P.T. lain pada 2012/1, maka:Semester Awal di MSMHS adalah 2012/1

*Nilai PindahanNilai pindahan didatakan pada fasilitas yang telah disediakanYang didatakan adalah matakuliah yang diakui di program studi penerimaSks dan nilai mengikuti ketentuan yang ada di program studi penerima

*Validasi dan Verifikasi

*Validasi dan VerifikasiJalankan [4] A. Cetak Validasi DataProgram ini harus dijalankan terlebih dahulu karena akan mengupdate data di TRAKMBila ada data yang tidak valid anda bisa melakukan pemeriksaan satu per satu melalui [4] B. Validasi per TabelSelesaikan masalahnya secara bertahap, per Tabel sehingga proses pekerjaan anda lebih mudah dan praktis

*Validasi dan VerifikasiSetelah itu barulah menjalankan program:[4] C. Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM[4] B. Cetak Rekapitulasi ValidasiApabila hasil dari Rekapitulasi Validasi masih ada yang belum valid anda bisa:Melihat datanya di Inquiry Rekap ValidasiMencetak Validasi per Tabel

*Inquiry Rekap Validasi

*Inquiry Rekapitulasi ValidasiInquiry ini dimaksudkan sebagai tampilan dari Rekapitulasi ValidasiBeberapa hal yang perlu diperhatikanRata-2 sks TRNLM dan TRKRS harus seimbang, perbedaannya tidak mencolok (sekitar 2 ~ 3 sks)Verifikasi Mhs Aktif pada Sem.Lapor dan Sem.Lapor+1 HARUS SAMA

*Rata-2 sks bedanya 4,7 sks

*Rata-2 sks bedanya 10,3 sks

*Rata-2 sks bedanya 10,2 sks

*Rata-2 sks bedanya 14,8 sks

*Perbedaan Validasi (?)Sering kali timbul keluhan bahwa Validasi di P.T. sudah valid namun menjadi tidak valid ketika Validasi di DiktiProgram validasi untuk P.T. dan Dikti adalah SAMA, tidak ada perbedaan (program) sama sekaliBedanya pada pembacaan file TBDOS:Dikti akan membaca TBDOS yang mutakhirDi P.T. membaca TBDOS yang sering tidak mutakhir

*Perbedaan Validasi (?)Masalah akan timbul bila ada NIDN di P.T. yang berubah karena, a.l.:Perbaikan tanggal lahir oleh P.T. lainDitemui adanya data dobelDosen yang diakui sebagai dosen tetap ternyata MILIK P.T. lain dan sudah dibuktikan dengan dokumen S.K. YayasanPerubahan seperti di atas sudah pasti akan mempengaruhi validasi sehingga menjadi tidak valid

*Sebagian Masalah Sudah Teratasi Sebagian besar masalah sudah dapat diatasi dan diminimalisir dengan :Homebase dosen tetap sudah berada di TBDOS sehingga satu dosen hanya satu homebase di P.T./Jenjang/P.S. tertentuPenyempurnaan program validasi untuk mengatasi berbagai variasi kondisi yang dapat menimbulkan masalahKesadaran pihak P.T. bahwa pencantuman dosen tetap yang tidak pada tempatnya akan menyusahkan diri sendiri

*Tips Untuk Menghindari MasalahData PDPT secara kumulatif harus berada di satu folder dan TIDAK dipisah-pisahkan per semester atau program studiBila anda perlu menggunakan program database untuk melihat isinya, gunakan program cdbf yang dapat di-download dari website evaluasiLakukan BACKUP folder PDPT setiap kali anda selesai mengerjakan laporan

*Tips Untuk Menghindari MasalahJANGAN membuka file database dengan program Excel karena :Sering terjadi Excel merubah field tanggal menjadi karakter/numerik, field karakter yang isinya angka, seperti kode PT, PS, NIDN, diubah menjadi field numerikBila anda ingin memeriksa isi database melalui program Excel, copy-kan file database ke folder lain dan buka file di folder tersebut dengan Excel