Pasos para implementar un Sistema Integrado de

Gestión

Sistema de Gestión

Se entiende por Sistema de Gestión al conjunto de elementos mutuamente relacionados, o que interactúan entre sí, para establecer la Política y los Objetivos que ha formalizado la Alta Dirección.

La implementación de un Sistema de gestión es una decisión estratégica de la organización.

Ciclo de mejora continua

Planificar

HacerVerificar

Actuar

Actuar: Tomar acciones para la mejora

Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo a los requisitos y las políticas de la organización.

Hacer: Implementar los procesos.Verificar: Medir el desempeño de los procesos, de acuerdo a los objetivos perseguidos.

Requisitos comunes de los Sistemas de gestión Política

Planificación

Aplicación y operaciónEvaluación del desempeñoMejora

¿Cómo implementar un SGI?1. Compromiso de parte de Gerencia con el sistema

de gestión.2. Realizar diagnóstico.3. Planificar implementación.4. Determinación de Competencias y Formación.5. Identificar procesos y necesidades de

documentación.6. Documentar el sistema.7. Implementar la documentación.8. Auditorías.9. Análisis y Mejora.

Compromiso con el sistema de gestión

Un Sistema de Gestión eficaz sólo se logra con el compromiso de la Alta Dirección y la participación del personal.

Es función de la Alta Dirección:Motivar al personal en función del mejoramiento

continuo.Proporcionar los recursos necesarios para el

funcionamiento del sistema.Propiciar los canales de comunicación necesarios para

el logro de los objetivos. Con respecto a esto último, se dice de la comunicación lo siguiente:

La comunicación es el proceso mediante el cual se puede transmitir información de una entidad a otra, alterando el estado de conocimiento de la entidad receptora. La comunicación se ha definido como “el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante el habla, escritura u otro tipo de señales”

Todas las formas de comunicación requieren de un emisor, un mensaje y un receptor destinado, pero el receptor no necesita estar presente ni consciente del intento comunicativo por parte del emisor para que el acto de comunicación se realice. En el proceso comunicativo, la información es incluida por el emisor en un paquete y canalizada hacia el receptor a través del medio. Una vez recibido el mensaje, el receptor lo decodifica y proporciona una respuesta.

Que es la Comunicación

Verbal

Oral

Escrita

Ej: conversaciones, juntas, entrevistas, memorandos, cartas, tableros de avisos, correo electrónico, páginas de internet, etc.

No Verbal: En las organizaciones, la comunicación no verbal se da por las asignaciones de espacios físicos, la manera en que se sientan las personas en las juntas, la forma cómo se visten etc.

Gráfica: Se refiere a los apoyos gráficos que se utilizan tanto para apoyar un mensaje, como para transmitir una idea completa. Las organizaciones utilizan diagramas de avance, mapas logotipos, íconos y otro tipo de gráficos para complementar la actividad de comunicación.

Mecanismos de comunicación con las partes interesadas

Metodología con las partes interesadas para la comunicación

Comunicación Externa

Para recibir, documentar y responder a inquietudes de partes interesadas.

GERENCIA ACCIONISTAS PROVEEDORES

Comunicación InternaEntre los diferentes niveles y funciones de la organización

Gerencia Conjunto de empleados que se encargan de dirigir y gestionar los asuntos de una empresa

Línea de mandoSe encarga de bajar y subir información, posibilitando la comunicación entre el alto mando y los trabajadores

Supervisores SupervisoresSupervisores

Se encargan de supervisar el correcto desempeño de un trabajo o una actividad realizados por otra persona

Trabajador Persona que realiza un trabajo a cambio de un salario

Diagnóstico Comparar las prácticas actuales

con los requisitos de los Sistemas de Gestión (Criterios del diagnóstico).

Pasos:Definir alcance y metodología.Selección del ente que ejecutará

el diagnóstico.Ejecución diagnóstico.Informar hallazgos y

conclusiones.No es necesario que el diagnóstico inicial tenga un alto nivel de detalle. Solo se pretende evaluar el sistema de manera general como punto de partida.

Planificar la implementación

Con base en los resultados del diagnóstico, en comparación con los requisitos del SIG, se elabora el plan de trabajo a seguir.

Incluye:Cronograma de ejecución.Asignación de responsabilidades.Determinación y asignación de

recursos.Necesidades de formación y

adiestramiento

Esta fase corresponde a la primera etapa del ciclo PHVA. Una correcta planificación es el punto de partida para una implementación eficaz del SIG.

Determinación de competencias y formación Previa determinación de las

necesidades, basadas en los resultados del diagnóstico, se elabora el programa de formación personal.

Se debe considerar el adiestramiento relacionado con:Información general relativa a los Sistemas de

gestión.Requisitos específicos de cada sistema.Los procesos operativos.Técnicas de medición y mejora continua del

SGC

Determinación de procesos y necesidad de documentación

Identificar los procesos que afectan de forma crítica al funcionamiento del SGI, sus interrelaciones, alcance, objetivo, entradas, salidas, clientes, proveedores y los documentos necesarios para su desempeño.

Documentar el Sistema Elaborar todos los documentos necesario

para el desempeño eficaz de los procesos. Crear los mecanismos necesarios para el adecuado control de los mismos.

Doc

umen

tos

nece

sari

osPolíticas y objetivos.Manuales.Procedimientos requeridos por normativa.Documentos requeridos por la

organización para el desenvolvimiento de los procesos. (Manuales, procedimientos, instructivos, planes de la calidad, mapas de procesos, formularios etc.)

Dentro de estos procedimientos se encuentra el de Emergencias, que tiene por finalidad planificar y ejecutar los procedimientos de prevención, respuesta y rehabilitación ante una emergencia.

Por emergencia se entiende a un asunto o situación de imprevistos que requieren una especial atención y que deben solucionarse lo antes posible.

PROC

EDIM

IENT

O DE

EM

ERGE

NCIA

SALCANCE Y CAMPO DE

APLICACION

DEFINICIONES

RESPONSABILIDADES

ACCIONES A SEGUIR

DE LA INSTITUCION

ORGANIZACIÓN DE EMERGENCIAS

Para la elaboración de un procedimiento de emergencias primero se debe identificar a que situaciones de emergencia podemos estar afectos, luego definir los siguientes puntos:

Alcance de aplicación: es decir, quiénes estarán insertos ante una eventual emergencia y posterior puesta en marcha del procedimiento.

Objetivos: es decir, cuáles son los principales objetivos que queremos alcanzar en materia de prevención y reacción.

Definiciones: es decir, se debe definir cada uno de los ítems técnicos, para una comprensión universal de todas las personas implicadas.

Responsabilidades: es decir, quiénes serán los encargados de llevar la dirección ante la implementación del procedimiento.

Acciones: es decir, cuál será la metodología en cada una de las eventuales emergencias identificadas.

La previa elaboración de cualquier documento que se genere debe nacer de una necesidad de querer registrar alguna actividad, también por que esté establecido como organización o solo por querer tener un respaldo ante cualquier requerimiento posterior.

ELABORACION

SE IMPLEMENTA A TRAVES DE

UNA NECESIDAD

UNA OBLIGACION

UNA VOLUNTARIEDAD

APLICACIÓN POR LOS TRABAJADORES

CONTROL POR LA LÍNEA DE MANDO

ANÁLISIS (DATOS) POR LA ALTA DIRECCIÓN, TÉCNICOS

A TRAVÉS DE

REGISTROS

Control de Documentos

Según el apartado 4.2.3. de Norma ISO 9001:2008, el control de documentos es un requisito que establece las bases para elaborar, mantener y actualizar el soporte documental de los sistemas de gestión de la calidad. Los distintos documentos del sistema definen y determinan las pautas de trabajo a desarrollar para el desempeño del sistema de gestión.

Documentos de un Sistema de Gestión

Requisitos

Los requisitos establecidos a la hora de querer implementar un sistema de gestión son:- La política y los objetivos de SST.- La descripción del alcance del sistema de gestión de la SST.- La descripción de los elementos principales del sistema de gestión de

la SST y su interacción.- Los documentos, incluyendo los registros, requeridos por este estándar

OHSAS.- Los documentos, incluyendo los registros, determinados por la

organización.

Forma de Control

Para llevar un control documental debemos tener en cuenta los siguientes puntos:

- Aprobar los documentos antes de su emisión.- Revisar y actualizar los documentos.- Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión

actual de los documentos.- Asegurarse de que las versiones pertinentes están disponibles en los

puntos de uso.- Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente

identificables.- Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se

controla su distribución.- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

Implementar la Documentación

Ejecutar los procesos tal cual como se han documentado y verificar la validez de la documentación. Realizar los cambios y ajustes que sean necesarios.

Las fases anteriores corresponden a la segunda etapa del ciclo PHVA.

Auditoría

Basada en los mismos principios del diagnóstico inicial pero revisando en forma más detallada cada uno de los requisitos del SGI, haciendo énfasis en la búsqueda de evidencia objetiva (registros).

Esta fase corresponde a la tercera etapa del ciclo PHVA.

Análisis y mejora

De acuerdo con los resultados de la auditoría, se identifican las oportunidades de mejora.

Se realizan los análisis de datos que sean necesarios para llevar a cabo las acciones correctivas y preventivas pertinentes.

Esta fase corresponde a la cuarta etapa del ciclo PHVA