1

Panduan, Tips, dan Teknik Penting Excel untuk Akuntan

Contents 2003 vs 2007-10, Semua ada di Versi Terbaru! ..................................................................................... 2

Excel 2003 vs. Excel 2007 & 10 ............................................................................................................. 2

Berpindah sheet menggunakan Sheet Tabs .......................................................................................... 2

Gunakan AutoCorrect saat Mengetik Teks ........................................................................................... 3

Autosum (∑) untuk Menjumlahkan Baris dan Kolom ............................................................................ 3

Mengatur Ukuran Formula Bar ............................................................................................................. 3

Stempel Tanggal dan Waktu ................................................................................................................. 4

Memilih Range yang hanya Terlihat (Visible Cells)................................................................................ 4

Menggunakan Format Angka Accounting, Single dan Double Underlines ............................................ 4

Custom Number Formats ...................................................................................................................... 5

Custom Date Formats ........................................................................................................................... 7

Angka Nol (Zero) dan Precision as Displayed ........................................................................................ 8

Cleanup Data dengan Text To Columns ................................................................................................ 9

Data Validation ................................................................................................................................... 10

Menggunakan Solver untuk Menemukan Nilai Tertentu .................................................................... 10

Page Settings untuk Beberapa Worksheet .......................................................................................... 12

Page Layout View dan Header/Footer ................................................................................................ 12

Menyusun Format Laporan menggunakan Camera atau Paste as Linked Picture .............................. 13

Multiple Print Settings tiap Worksheet dengan Custom Views .......................................................... 14

Referensi: www.k2e.com

Disusun oleh: Nur Fuad

Email: nurfuad85@gmail.com

2

2003 vs 2007-10, Semua ada di Versi Terbaru! Semua perintah dan fungsi yang terdapat di Excel 2003 masih ada di Excel 2003 & 2010. Meskipun sebagian tidak tampak di tampilan ribbon, semuanya masih bisa dicari di Excel yang lebih baru kecuali OLAP Cube Wizard. Microsoft telah membuat panduan interaktif di websitenya dengan screenshot berikut:

Klik di sini.

Excel 2003 vs. Excel 2007 & 10 Format file, jumlah baris, kolom, sortir, dan conditional formatting. Banyak hal yang ditingkatkan di Excel 2007 & 10 untuk menyediakan ruang kerja yang lebih baik.

Berpindah sheet menggunakan Sheet Tabs Pada workbook dengan jumlah sheet yang banyak, seringkali berpindah ke sheet yang kita tuju cukup sulit. Untuk berpindah secara cepat, gunakan klik kanan pada worksheet scroll button dan pilih sheet yang dituju.

Klik kanan pada scroll button untuk melihat daftar sheet

3

Gunakan AutoCorrect saat Mengetik Teks AutoCorrect adalah tool hebat, jarang digunakan, malah kadang membuat frustasi bagi pemakai Excel. Fungsinya untuk mengetik simbol atau teks tertentu dengan cepat, misalnya untuk mengetik simbol © anda cukup mengetik (c), dengan syarat AutoCorrect untuk teks tersebut telah dimasukkan ke daftar AutoCorrect. Anda bisa menambah atau mengedit daftar tersebut di Excel Option Proofing, lihat gambar berikut:

Frustasi muncul saat hasil dari AutoCorrect bukan teks yang diinginkan. Misalnya, teks “123(c)” diganti dengan “123©”. Gunakan shortcut Ctrl+Z untuk membatalkan hasil AutoCorrect.

Autosum (∑) untuk Menjumlahkan Baris dan Kolom Mungkin sebagian besar dari kita sudah tahu AutoSum akan menjumlahkan angka-angka dalam suatu baris atau kolom. Tapi, tahukah Anda jika kita menyorot suatu range angka termasuk satu kolom dan baris kosong di kanan dan bawahnya lalu klik perintah AutoSum atau tekan Ctrl+=, maka otomatis akan dihasilkan foote dan cross foote. Lihat gambar dibawah.

Mengatur Ukuran Formula Bar Secara default, Formula Bar hanya menampilkan satu baris formula atau teks. Untuk melihat isi Formula Bar dengan mudah, Anda bisa menggunkan panah drop-down dan scroll bar di sebelah kanan. Anda juga dapat menggeser (drag) batas bawah Formula Bar untuk memperbesar ukurannya.

4

Untuk memecah formula menjadi baris-baris terpisah agar mudah terbaca, letakkan kursor di dalam formula lalu tekan ALT+ENTER . Lihat gambar berikut:

Stempel Tanggal dan Waktu Gunakan Keyboard Shortcut berikut untuk memasukkan tanggal dan waktu saat ini, sesuai dengan setting di komputer Anda.

Memilih Range yang hanya Terlihat (Visible Cells) Ketika meng-copy suatu range di Excel, anda bisa meng-copy hanya cell-cell yang terlihat. Hal ini berguna misalnya saat meng-copy hasil dari perintah Sub Total. Untuk melakukannya gunakan Select Visible Cells melalui Home Find & Select Go To Special Visible Cells Only. Untuk membuka dialog Go To Special anda juga bisa dengan menerkan Ctrl+G.

Menggunakan Format Angka Accounting, Single dan Double Underlines Untuk membuat format laporan keuangan seperti di bawah ini:

5

Lihat garis bawah menyisakan sedikit ruang (spasi) dan Anda tidak perlu membuat kolom tambahan untuk memisahkan data antar kolom supaya laporan keuangan mudah dibaca. Format angka meliputi simbol mata uang (Rp atau $), pemisah ribuan, sen atau angka di belakang koma dan garis bawah (underline) single atau doble bisa di atur melalui toolbar di Excel.

Perhatian! Agar single dan double underlines terlihat dan tercetak dengan tepat pada cell yang berisi teks, pastikan format single atau double underlines diterapkan setelah melakukan format angka accounting.

Custom Number Formats Customs format bisa mem-format angka dan teks yang cocok untuk laporan keuangan. Misalnya, laporan keuangan perlu dilaporkan dalam ribuan dan jutaan. Mungkin banyak akuntan yang melakukannya dengan cara membagi data aktual (asli) dengan pembagi tertentu, hasil yang sama sebenarnya bisa dilakukan dengan custom number format. Lihat gambar berikut:

6

Untuk membuat custom format angka dalam ribuan atau jutaan, langkah pertama format cell-cell yang dimaksud dengan format angka accounting yang diinginkan - dengan atau tanpa desimal dan tanda mata uang. Selanjutnya, buka dialog format cells (tekan Ctrl+1), edit format code pada Type box dengan cara menyisipkan .(titik) atau ,(koma) - tergantung dari setting pemisah ribuan di komputer Anda- di belakang masing-masing bagian kode untuk angka positif dan negatif. Pada gambar di atas, pemisah ribuannya menggunakan koma. Sisipkan satu koma untuk mem-format angka dalam ribuan, dua koma untuk jutaan. Kode format angka terdiri dari empat bagian dengan urutan: Positive Number; Negative Number; Zero; Label (Teks)

7

Untuk menampilkan dan mencetak angka negatif berwarna merah, edit format angka dengan menambahkan tag [red] di depan bagian kode untuk angka negatif. Selain warna red, warna berikut juga bisa digunakan: black, white, green, blue, magenta, yellow, dan cyan.

Custom Date Formats Tanggal juga bisa diformat sebagaimana angka. Kode pada tabel berikut bisa digunakan sebagai panduan untuk memformat tanggal sesuai kebutuhan kita.

Contoh penggunaanya misalnya untuk memasukkan nama-nama bulan, kita bisa memasukkan tanggal lalu format custom dengan kode “mmm”. Lihat gambar!

8

Dengan begitu, anda bisa mengaitkan judul laporan dengan judul bulan terakhir yang dilaporkan sehingga dengan judul bisa terupdate otomatis setelah kita mengetik tanggal di bulan agustus di atas.

Angka Nol (Zero) dan Precision as Displayed Salah satu masalah yang ada ketika menggunakan format angka (accounting, currency, dan number) adalah tampilan nol (zero). Anda ingat bagian ketiga dari kode number custom format mengatur tentang tampilan nol (zero). Kode format nol tersebut dijalankan ketika nilai pada suatu cell sama dengan nol, bukan angka mendekati nol yang tampak nol ketika dibulatkan. Masalah muncul ketika kita menggunakan format angka accounting karena isi cell bisa ditampilkan sebagai nol,nol positip, dan nol negatip. Lihat gambar!

Agar tampilan nol dalam laporan seragam dan konsisten, Anda bisa mengubah nilai aktual menjadi nol secara manual. Tetapi cara ini bisa membuat formula yang diedit menjadi rusak dan tidak menghasilkan hitungan yang benar. Untuk mengatasi masalah ini ada dua solusi yang dipakai. Solusi yang umum membulatkan hasil hitungan ke bawah sejumlah jumlah angka desimal. Dengan kata lain, nilai 0.001 atau -0.001 (atau lebih kecil) dibulatkan dua angka desimal akan menghasilkan nilai nol (zero), sehingga akan ditampilan dalam format accounting sama dengan nilai nol. Formula yang digunakan ROUND(cell,2). Solusi kedua, dengan mengaktifkan global rounding dalam suatu workbook. Sehingga seluruh nilai angka dibulatkan sesuai dengan format yang digunakan. Peringatan! Sebelum mengaktifkan Set precision as displayed, Anda harus menyimpan data aktual berupa konstanta dengan format angka biasa tanpa pembulatan dan jangan dijadikan format ribuan,

9

jutaan, dan seterusnya. Jika datanya berupa berisi formula anda tidak perlu menghawatirkan hal tersebut karena anda bisa mengembalikan ke kondisi sebelumnya. Hal ini menjelaskan mengapa Excel memberikan warning berikut:

Cara untuk mengaktifkannya: Excel Options Advanced Section labeled “When Calculating this workbook, lalu cek pilihan Set precision as displayed Ok. Gambar berikut bisa menjelaskan perbedaan hasil perhitungan ketika Set precision as displayed tidak diaktifkan (disabled) dan ketika diaktifkan (enabled).

Cleanup Data dengan Text To Columns Kemampuan excel untuk parsing (memecah unsur-unsur dari record) data memang hebat tetap seringkali Anda berujung pada kumpulan cell-cell yang janggal. Ketika menghadapi teks yang kelihatan seperti angka, jalankan perintah Text to Columns, pilih delimited, tapi pilih no delimiter. Langkah ini akan menjalankan pembersihan data secara standar dan menyelesaikan masalah. Selain itu, anda bisa menggunakan tooltips yang dimunculkan Excel, lihat gambar!

10

Data Validation Anda bisa mengontrol apa yang diisikan user pada suatu cell. Bahkan bisa memunculkan input message (petunjuk pengisian) dan error message. Masing-masing cell akan memiliki data valid yang diinginkan.

Menggunakan Solver untuk Menemukan Nilai Tertentu Solver adalah sebuah add-in di Excel. Aktifkan dan Anda bisa membuat pemodelan yang canggih. Misalnya anda bisa menemukan nilai-nilai tertentu dari angka-angka lain dengan tujuan dan batasan-batasan (constraints) yang ditetapkan. Contohnya ada mempunyai problem dengan tujuan (goal) dan batasan seperti tampak pada gambar:

11

Lalu anda aktifkan solver (tekan Alt – T – I) dan buat setting parameter seperti ini:

Maka akan dihasilkan pemecahan masalah seperti berikut:

Berisi formula

12

Page Settings untuk Beberapa Worksheet Seringkali kita perlu membuat setting halaman untuk beberapa worksheet seperti header dan footer. Caranya adalah dengan:

1. Mengaktifkan dan memilih worksheet mana saja yang kita inginkan. Gunakan tombol CTRL sambil meng-klik worksheet yang dituju. Tab worksheet yang dipilih akan tersorot.

2. Lakukan setting halaman yang diinginkan dalam kondisi beberapa worksheet sudah dijadikan satu

group. Setting halaman dalam suatu worksheet bisa diterapkan dan ditransfer ke worksheet yang lain dalam satu workbook. Tetapi perlu diingat, worksheet yang ingin dicopy settingnya harus diaktifkan/dipilih dahulu. Setelah itu dari Ribbon pilih Page Layout Klik untuk mengaktifkan dialog Page Setup Klik OK.

Page Layout View dan Header/Footer Pemakai Excel bisa menambahkan header/footer dengan cara biasa melalui dialog box Page Setup. Ada cara lain yang lebih baik menggunakan tampilan Page Layout seperti tampak pada gambar berikut.

13

Menyusun Format Laporan menggunakan Camera atau Paste as Linked Picture Kita bisa membuat beberapa print area dalam satu worksheet, tetapi masing-masing print area akan menjadi satu halaman tersendiri. Seringkali, pemakai Excel ingin beberapa print area tersusun dalam dalam satu halaman dengan layout tertentu yang kita sebut report form. Jika kita melakukan copy lalu paste dengan cara biasa kita akan kesulitan membuatnya karena lebar kolom atau baris berbeda-beda. Untuk menyiasati masalah tersebut, Excel menyediakan Camera tool. Camera itu akan membuat kita bisa melakukan copy dan paste suatu range data sebagai gambar yang dinamis. Kemudian bisa disusun sesuai layout yang diinginkan. Untuk meng-aktifkan Camera tool masuk ke Customize Quick Access Toolbar More Commands pilih Commands Not in the Ribbon Scroll sampai menemukan Camera tool lalu pilih Klik Add lalu OK. Lihat gambar!

Caranya menggunakan Camera tool mirip operasi cut dan paste. Sorot range yang akan dicopy lalu klik Camera tool. Sekarang, Anda menuju ke bagian report form tempat range tersebut lalu klik dengan mouse. Untuk mendapatkan hasil yang sama dengan camera tool, Anda juga bisa menggunakan Copy Paste as Linked Picture.

14

Multiple Print Settings tiap Worksheet dengan Custom Views Salah satu fitur di Excel yang jarang diketahui adalah kemampuannya untuk membuat setting beberapa tampilan suatu worksheet. Fitur tersebut bernama Custom Views, dapat digunakan untuk navigasi (perpindahan area) atau menyimpan beberapa setting pencetakan. Print setting yang bisa diatur termasuk orientasi halaman, marjin, header footer, dsb. Untuk membuat Customs View:

1. Atur kembali tampilan worksheet di layar sesuai keinginan, termasuk peletakan kursor. 2. Pilih tab View Custom Views Add Beri nama.

Untuk menggunakannya, pilih dialog Custom Views klik Show

Anda bisa menambahkan Custom Views selection box pada Quick Access Toolbar (QAT) untuk mengubah-ubah tampilan worksheet dengan cepat. View setting meliputi pengaturan untuk hidden row and column, freeze panes, window split, data filter, dan printing.