PANDUAN

PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN

DAN

PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP

Hal. 2 dari 11

BAB I

DEFINISI

Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien utkmendapatkan pelayanan

kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya.. RSB ASIH harus menyediakan skrining

medis yang sesuai untuk setiap orang yang datang ke rumah sakit yang meminta pemeriksaan

atau pengobatan untuk suatu kondisi medis. Skrining medis harus dapat digunakan untuk

menentukan apakah pasien mempunyai kondisi medis yang emergensi. Suatu kondisi medis

yang emergensi berarti pasien dengan gejala akut yang cukup berat dan tanpa perhatian medis

yang segera dapat diperkirakan akan mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya yang

serius, gangguan fungsi tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau

bagian.

Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai dengan status

klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan pelayanan diluar

dari yang tersedia di RSB Asih, mereka akan dipindahkan/dirujuk ke fasilitas perawatan

kesehatan yang sesuai. RSB Asih mempunyai perjanjian dan hubungan dengan

organisasi/fasilitas agar dapat memberikan pasien perawatan yang sesuai jika sumber daya

yang dibutuhkan tidak tersedia di RSB Asih. Daftar dari fasilitas perawatan kesehatan yang

berafiliasi dapat dilihat di Ruang Emergensi.

Struktur dari kebijakan ini terdiri dari tiga bagian: Bagian I: Kebijakan Utama, bagian

II: ruang lingkup pelayanan di RSB Asih, bagian III: pedoman akses untuk perawatan dan

penerimaan. Walaupun terdapat perbedaan dalam setiap aspek menurut persyaratan praktis

dari pelayanan, persyaratan tersebut akan mempunyai prinsip umum yang sama.

Dokumen ini berlaku untuk semua petugas kesehatan yang bekerja di RSB Asih,

termasuk para manajer, bidan, perawat, dokter, dan petugas kesehatan yang berhubungan

atau siapapun yang membuat kontak pertama dengan pasien dan melakukan penilaian

mengenai kebutuhan pasien tersebut

A. Tujuan

1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan

pelayanan kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di

dalam satu catatan rekam medis pasien yang sama.

2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :

a. Untuk membangun repons yang sesuai oleh unit emergensi dalam menerima,

menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi klinis

darurat.

b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan pendaftaran

pelayanan pasien rawat jalan.

c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam

memberikan perawatan untuk proses akses bagi pasien untuk mendapat

perawatan, serta kontinuitas perawa

B. Tanggung Jawab

1. Direktur Utama (CEO) bertanggung jawab untuk memastikan bahwa

mekanisme/protokol yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang terkait

tersedia untuk implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini secara keseluruhan

serta dapat diakses dan dimengerti oleh semua staf terkait.

Hal. 3 dari 11

2. Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk

memastikan bahwa semua Kepala Instalasi:

a) Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka

b) Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi tanggung

jawab mereka

c) Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk terpenuhinya

kebijakan ini

d) Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui

kebijakan ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan ini

1) Semua Kepala Instalasi juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa

audit internal dilaksanakan.

2) Kepala Unit yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung jawab untuk

implementasi kebijakan ini di bagian yang mereka kelola dan harus

memastikan bahwa:

i. Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai

kebijakan ini serta kebijakan, SPO dan formulir lain yang terkait

ii. Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan

dipantau untuk kepatuhannya.

3) Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung

jawab untuk mengimplementasikan kebijakan ini dan harus memastikan

bahwa:

i. Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini

ii. Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua

kebijakan dan SPO lainnya

iii. Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan

indisiplin

iv. Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan

ketidak patuhan.

Hal. 4 dari 11

BAB II

RUANG LINGKUP

Pasien dapat mengakses layanan perawatan di unit emergensi dan VK 24 jam/hari, 7

hari/minggu, 52 minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan dikategorikan untuk penilaian dan

perawatan dapat dilakukan pada saat yang bersamaan.

Pasien dapat melakukan akses untuk mendapat perawatan :

ii. Rawat Jalan – Poliklinik dan one day care (ODC)

iii. Unit Emergensi

iv. VK

v. Pendaftaran langsung (Direct Admission) ke unit rawat inap (Booked

admission) sebagaiman diterangkan pada point 7.1 kebijakan ini.

Pasien dapat mengakses layanan perawatan di medical center dengan membuat

perjanjian atau dengan datang langsung. Medical center dapat diakses mulai dari senin

sampai sabtu, pagi hari mulai dari jam 08.00 sampai 14.00 dan sore hari mulai jam 17.00-

20.00.

.Pasien hanya dapat dilayani di RSB ASIH jika tersedia jenis layanan yang di

butuhkan. Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau tidak ada, maka pasien

harus di rujuk ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan jenis layanan yang dibutuhkan

pasien saat itu dengan sebelumnya dilakukan test pemeriksaan penunjang sebagai dasar

pengambilan keputusan sesuai standard pelayanan medis.

Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan pelayanan yang

sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di RSB ASIH atau jika pasien ingin untuk

dipindahkan ke rumah sakit dikarenakan asuransi atau masalah lainnya (merujuk kepada

kebijakan transfer pasien).

Pada pasien dengan hambatan/keterbatasan/kendala fisik / komunikasi / bahasa /

budaya, RSB Asih memfasilitasi untuk menyelesaikan kendala tersebut.

Hal. 5 dari 11

BAB III

TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan

mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan

mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi baru lahir),

pasien rawat jalan, dan pasien yang hanya memeriksakan spesimen (contoh: sample darah)

diregisterkan sebagai pasien. Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka

duplikasi registrasi. Jika pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal

ini dapat mengganggu pelayanan pasien.

A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan:

1. Pasien datang di bagian loket pendaftaran dan diterima oleh petugas loket

pendaftaran.

2. Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru (pasien yang baru

pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan kehilangan kartu) atau

pasien lama;

3. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar

pasien sbb:

Petugas pendaftaran melengkapi formulir rekam medis penerimaan pasien baru

dengan mewawancarai pasien tersebut;

1) Petugas pendaftaran mencetak KIB (Kartu Identitas Berobat) dan IUP (Index

Utama Pasien);

2) Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien;

3) Petugas pendaftaran membawa formulir rekam medis pasien kepoli / unit

pelayanan yang dituju;

4. Di Unit Pelayanan / Poliklinik: a) Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;

b) Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?

Jika Ya petugas, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;

Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian

farmasi;

c) Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran

di kasir.

Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar

pasien sebagai berikut:

Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien;

Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan dituju

dengan mewawancarai pasien tersebut;

Petugas membuat tracer berdasarkan KIB pasien;

Petugas mengambil berkas rekam medis pasien ke Filing sesuai dengan tracer

tersebut;

Apakah berkas rekam medis pasien sudah terkumpul?

Jika berkas belum terkumpul, maka petugas menunggu sampai berkas terkumpul

banyak di bagian admisi;

Jika berkas sudah terkumpul, maka petugas mendistribusikan semua berkas rekam

medis pasien ke poliklinik yang dituju;

Hal. 6 dari 11

Di Unit Pelayanan / Poliklinik:

Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;

Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?

Jika Ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;

Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian

farmasi.

Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir

Petugas mempersilahkan pasien pulang

Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas pendaftaran dan terkait, maka,

petugas yang bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen maupun direktur.

Merujuk ke prosedur registrasi pasien rawat jalan dan rawat inap untuk informasi proses yang

lebih rinci.

B. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap :

Pasien dapat didaftarkan masuk ke rumah sakit oleh dokter spesialis yang memiliki Surat

Ijin Praktek di RSB Asih. Dokter spesialis akan menjabarkan kondisi pasien dan diagnosis

sementara kepada admission dalam SPR. SPR tersebut berlaku tidak lebih dari 24 jam. Jika

lebih dari masa berlaku tersebut, pasien harus dikaji ulang. Penerimaan pasien non-emergensi

atau pasien rujukan ke RSB ASIH harus dilakukan verfikasi terlebih dahulu mengenai

kelayakan pasien serta kesediaan unit pelayanan sesuai kebutuhan pasien untuk dirawat di

RSB ASIH

Semua admission, tidak termasuk perinatologi, memerlukan kelengkapan lembar kerja

admission dari dokter spesialis atau dokter umum dengan instruksi dari dokter spesialis,

yaitu:

1. Lembar admission (Surat Pengantar Rawat ARM)

2. Diagnosis saat datang

Jenis-jenis pendaftaran :

i. Pendaftaran yang direncanakan (elektif): Pendaftaran yang sudah direncanakan

merupakan pendaftaran rawat inap dari pasien yang sudah direncanakan sebagai

tindak lanjut untuk mendapatkan pelayanan rawat inap. Semua data akan

dikumpulkan sebelum tanggal yang sudah ditentukan. Pasien diinstruksikan untuk

melapor ke bagian pendaftaran.

ii. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan: Pasien mungkin didaftarkan secara langsung dari

poliklinik RSb ASIH. Dokumen yang diperlukan akan dikirimkan ke bagian

pendaftaran dan pasien akan mendapatkan kamar perawatan yang sesuai dan

tersedia di unit rawat inap.

iii. Pendaftaran dari Unit Emergensi: Pasien dari Unit Emergensi memerlukan

pendaftaran rawat inap, harus mempunyai formulir dari pendaftaran dan

dikirimkan bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang

tersedia di ruang rawat inap.

iv. Pendaftaran pasien observasi: Pasien dapat di observasi di emergensi dan VK

maksimal 6 jam sejak pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus

memutuskan apakah pasien masuk dalam perawatan RS, rujuk ke rumah sakit lain

atau pasien di pulangkan dan di informasikan kepada pasien atau keluarga. Selama

observasi pasien dimonitor secara berkala. Ketika pasien diobservasi dan

diputuskan oleh dokter memerlukan perawatan rawat inap, harus melengkapi

Hal. 7 dari 11

formulir dan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar

rawat yang tersedia di ruang rawat inap.

v. Pasien transfer dari rumah sakit lain: Ketika permintaan transfer diterima oleh bagian

pendaftaran, selanjutnya dialihkan kepada dokter umum di Unit Emergensi.

Kemudian Unit Emergensi akan mengkoordinasikan transfer pasien dengan bagian

admission dan mengumpulkan data yang diperlukan..

Merujuk kepada prosedur di bawah ini:

i. Pendaftaran pasien- Pemesanan Kamar Rawat

ii. Pendaftaran pasien- Rawat jalan dan Unit Emergensi

iii. Pendaftaran pasien – Rawat Inap

iv. Penerimaan pelayanan di Emergensi

v. Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan

vi. Observasi pasien di Unit Emergensi

vii. Observasi pasien di VK

Proses penerimaan pasien rawat inap:

1. Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi

2. Petugas menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari poliklinik, UGD

maupun rujukan dari dokter swasta;

3. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada pasien

mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan;

4. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan;

5. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang lain;

a) Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain sesuai

permintaan pasien tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi form persetujuan;

b) Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar pasien

berdasarkan identifikasi data social pasien;

6. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai dengan

permintaan pasien;

a) Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan;

b) Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih tempat yang lain

selama tempat yang diinginkan belum ada;

c) Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat yang diinginkan

pasien;

d) Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain sesuai permintaan

pasien;

e) Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social pasien;

7. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru;

a) Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah disiapkan;

b) Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap;

8. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan bagi

pasien;

a) Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak;

b) Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka petugas memberikan formulir ke unit

pemeriksaan yang dituju;

c) Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap;

9. Petugas Rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah diperbolehkan

untuk pulang;

a) Jika diperbolehkan untuk pulang, maka petugas menginformasikan kepada pihak

pendaftaran ada pasien yang keluar / discharge;

Hal. 8 dari 11

b) Petugas mempersilahkan pasien untuk menyelesaikan administrasi pembayaran di

bagian kasir;

c) Petugas mempersilahkan pasien untuk pulang;

d) Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan

kesehatan rawat inap;

Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas rawat inap, maka petugas yang

bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihakmanajemen maupun Direktur Rumah

Sakit.

C. Pengaturan Kamar Rawat

Alokasi kamar di RS. Sehat Sejahtera dibedakan berdasarkan:

a) Lantai 1 untuk perawatan pasien, yang terdiri dari :

1) Kamar Kelas 1

2) Kamar kelas 2

3) Kamar kelas 3

4) Neonatus (nursery room)

b) Lantai 2untuk perawatan pasien, yang terdiri dari :

1. Kamar kelas Vip

2. Kamar kelas 2

Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien diperbolehkan

untuk memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali pasien dengan kebutuhan Ruang

isolasi atau pelayanan intensive setelah dikaji /assessment oleh dokter

Kelas ruangan meliputi:

1) VIP

2) Kelas Satu

3) Kelas dua

4) Kelas tiga

Jika kelas kamar yang diminta tidak ada akan ditawarkan kelas yang tersedia. Jika

pasien tetap menolak, permintaan pasien akan disampaikan kepada Manajemen untuk

ditindaklanjuti. Pasien yang sudah tidak ada indikasi rawat disegerakan untuk dipulangkan

dari RS untuk berobat Jalan.

Box neonatus yaitu. neonatus dengan ibu kelas 3, maka tarif kamar bayi yang berlaku

adalah kamar bayi kelas 3 tapi jika ibu dirawat di kelas 2, kelas 1, VIP dan Suite maka tarif

kamar bayi disesuaikan dengan kamar ibu.

Pasien dengan suspek atau penyakit menular :

A. Di dalam kebijakan rumah sakit, pasien yang diketahui atau diperkirakan dengan

penyakit menular harus (ketika dalam prakteknya) dirawat di satu ruangan dengan tanda

isolasi.

B. Semua kasus menular yang baru di dalam rumah sakit harus dilaporkan kepada tim

infection control secepatnya.

C. Jika jumlah pasien dengan diare dan/atau muntah- muntah meningkat di dalam satu area

bangsal, pertama tama harus dilaporkan ke tim infection control dan dilakukan rapat

tentang berjangkitnya penyakit tersebut mungkin diperlukan.

Hal. 9 dari 11

Hal. 10 dari 11

REFERENSI

1) Protocol on admissions to hospitals Shetland NHS Board, 2003.

2) Admission’s Policy, The Children’s Hospital at Westmead, Australia, Policy

#1/C/06:8310-01:03; Sept 2010.

Hal. 11 dari 11

Lampiran – Daftar Rumah Sakit / Instansi Rujukan

RUMAH

SAKIT ALAMAT

RA

DIU

S

NO. TELP FAX KETERAN

GAN

RS Mitra

Husada

Pringsewu

Jl. A. Yani No.14,

Pringsewu Km

RS Urip

Sumoharjo

Bandar

Lampung

Jl. Urip Sumoharjo

No.200, Sukarame Km

RS Advent

Bandar

Lampung

Jl. Teuku Umar No.48 Km

RS Bumi

Waras Bandar

Lampung

Jl. W olter Mongonsidi

No.235, Teluk Betung Km

RS Immanuel

Way Halim

Jl. Soekarno-Hatta,

Tromol pos I, Bandar

Lampung

Km