PANDUAN PENCARIAN REKAM MEDIS DALAM DATABASE

1. Buka file sesuai dengan kelurahan tempat tinggal pasien berdasarkan kartu keluarga (KK).

2. Tekan ctrl + F untuk membuka bantuan “Find and Replace”

3. Setelah muncul tampilan bantuan “Find and Replace”, tekan option untuk memunculkan

tampilan tambahan. Ganti pilihan within “sheet” menjadi “workbook” agar pencarian data

dapat dilakukan pada seluruh worksheet yang ada dalam file tersebut.

4. Masukkan kata kunci yang akan dicari dalam file ke dalam kolom “find what” kemudian

tekan tombol “find all” untuk mencari kata kunci dalam seluruh file. Tekan nama yang ingin

dicari.

Kata kunci yang dapat dimasukkan berupa: nama lengkap kepala keluarga pada

kartu keluarga atau nomor rekam medis (RM) yang sudah pernah dimiliki pasien

atau nama lengkap pasien yang berobat.

Hati – hati bila mendapatkan nama KK di sheet “lain – lain”. Sheet “lain – lain” terdiri

atas daftar KK yang TIDAK TERDAFTAR dalam kantor lurah tetapi sudah pernah

berobat di Puskesmas. Maka map status pasien pasti sudah ada. Namun ada

beberapa RISIKO yang menyebabkan tidak ditemukan map rekam medis karena:

o Kesalahan pengejaan nama saat pendaftaran pertama kali.

o Penggunaan nama panggilan sebagai nama pendaftaran.

o Nama yang tercatat bukan nama lengkap sehingga terdapat nama yang

sama berkali – kali.

Untuk mengatasi kesalahan pemberian rekam medis, sebaiknya dikonfirmasi

kembali riwayat kunjungan pengobatan di Puskesmas.

5. Bila pada file excel sudah ditemukan hasilnya. Lihat apakah sudah pernah ada nomor rekam

medis (RM) yang tertera.

Bila sudah ditemukan nama yang diinginkan, lihatlah kolom nomor RM.

Bila sudah ada nomor RM maka pasien sudah pernah berobat dan statusnya ada.

Bila belum ada nomor RM maka pasien belum pernah berobat

*) Keterangan:

Nama yang tertera pada nomor 1 adalah kepala keluarga dalam kartu keluarga.

Keluarga Johan Nurdin sudah pernah berobat sehingga memilliki Map dan Nomor RM (tanda

dilingkar).

Tanda kotak bukan menandakan belum berobat (memang sengaja dikosongkan).

Nasarudin (yang ditunjuk panah) merupakan pasien yang masuk ke dalam map KK atas nama

Johan Nurdin namun “tidak terdaftar” dalam kartu keluarga tetapi “sudah pernah berobat” ke

Puskesmas (mungkin anggota keluarga baru atau sensus yang lama).

Pasien yang sudah pernah berobat menandakan status pasien sudah pernah ada.

Pada contoh keluarga ini, memiliki 2 nomor RM. Ini menandakan ada dua format penomoran

RM. Pakailah yang terbaru sesuai ketentuan penomoran RM puskesmas terbaru (Kalau bisa

langsung diperbaiki bila ditemukan keadaan seperti ini) .

Bila keterangan pasien sesuai dengan yang di database, maka map Rekam Medik pasti ada. Kalau

tidak menemukan, coba cari di kelurahan lain.

6. Bila pasien lama mengalami perubahan identitas harap ditukar sesuai identitas terbaru,

misalnya: Alamat berubah.