oumm3203 topik 5 pendekatan organisasi dalam menambah baik kelakuan etika

TTooppiikk

55 Pendekatan

Organisasi dalam Menambah Baik Kelakuan Etika

Pada akhir topik ini, anda seharusnya dapat:

1. Membincangkan empat pendekatan dalam menambah baik iklimetika;

2. Mengenal pasti punca kelakuan tidak beretika dalam organisasi;

3. Mengenal pasti kaedah bagi mengatasi masalah kelakuan tidakberetika dalam organisasi; dan

4. Membincangkan tanggungjawab pengurusan dalam menanganimasalah etika.

HASIL PEMBELAJARAN

TOPIK 5 PENDEKATAN ORGANISASI DALAM MENAMBAH BAIK KELAKUAN ETIKA 84

PENGENALAN

Rajah 5.1: Situasi kelakuan tidak beretika

Apa yang anda fikirkan setelah melihat Rajah 5.1 tadi? Adakah anda merasakan bahawa tindakan meminta wang atau rasuah sama seperti melanggar kod-kod etika yang telah disediakan dalam sesebuah organisasi? Kita boleh mengandaikan bahawa eksekutif-eksekutif kanan di kebanyakan firma perniagaan ingin kakitangan mereka bertindak mengikut apa yang mereka anggap sebagai betul, sesuai dan adil. Kita juga yakin bahawa mereka ingin kakitangan mereka bertindak tanpa menyinggung penduduk majoriti dan tidak menimbulkan publisiti buruk oleh pihak media. Namun begitu, kelakuan tidak beretika masih kerap terjadi. Mengapa ia terjadi dan apa yang boleh dilakukan untuk mencegahnya? Dalam topik kelima ini, kita akan meneliti beberapa cara mencegah kelakuan tidak beretika dan membincangkan punca-punca serta jalan penyelesaiannya.

TOPIK 5 PENDEKATAN ORGANISASI DALAM MENAMBAH BAIK KELAKUAN ETIKA

85

MENAMBAH BAIK IKLIM ETIKA DALAM ORGANISASI

Tahukah anda bahawa pengurusan atasan boleh menggunakan pelbagai pendekatan etika untuk menambah baik iklim etika sesebuah organisasi? Terdapat empat pendekatan yang boleh dipraktikkan seperti yang disenaraikan dalam Rajah 5.2 berikut:

Rajah 5.2: Empat pendekatan untuk menambah baik iklim etika dalam organisasi Kita akan mempelajari setiap pendekatan ini dengan lebih lanjut dalam subtopik seterusnya. Selain itu, kita juga akan melihat bagaimana pendekatan ini digunakan dalam menambah baik persekitaran etika organisasi.

5.1.1 Kod Etika

Apakah definisi bagi kod etika? Mari kita lihat definisi yang diberikan.

Norma dan kepercayaan ini biasanya dicadang, dibincang dan didefinisikan oleh eksekutif-eksekutif kanan organisasi sebelum ia diterbit dan diedarkan kepada semua kakitangan.

Kod etika adalah pernyataan tentang nnorma dan kkepercayaan sesebuah organisasi.

5.1


Sekarang, mari kita lihat apakah kod etika bagi norma dan kepercayaan dengan merujuk Jadual 5.1 berikut:

Jadual 5.1: Kod Etika bagi Norma dan Kepercayaan

Aspek Norma Kepercayaan

Definisi Norma ialah piawaian kelakuan.

Ia adalah cara bagaimana pihak pengurusan kanan organisasi mahu kakitangan mereka bertindak apabila berhadapan dengan situasi tertentu.

Kepercayaan ialah piawaian pemikiran. Ia adalah cara pemikiran yang perlu digunakan oleh kakitangan menurut pihak pengurusan kanan organisasi.

Walau bagaimanapun, ia bukanlah satu bentuk penapisan. Ia bertujuan menggalakkan cara pemikiran dan corak sikap ke arah kelakuan yang diinginkan.

Bentuk yang dinyatakan

Norma adalah kod etika yang umumnya dinyatakan sebagai suatu siri kenyataan negatif. Ini adalah kerana secara umumnya, kita lebih mudah menyenaraikan secara tepat perkara-perkara yang tidak harus dilakukan, berbanding dengan perkara-perkara yang harus dilakukan.

Kepercayaan kepada kod etika umumnya dinyatakan dalam bentuk positif.

Contoh Kakitangan syarikat tidak boleh menerima hadiah peribadi melebihi nilai RM25 daripada mana-mana rakan/sekutu perniagaan.

Kakitangan mungkin perlu membayar kos makanan, jamuan atau aktiviti yang melebihi nilai RM25.

Tanggungjawab utama kita adalah kepada pelanggan kita.

Kita ingin menyediakan perkhidmatan yang baik untuk komuniti di mana kita beroperasi.

Adakah kod-kod etika ini dianggap berjaya? Dapatkah ia membantu menyampaikan piawaian moral yang dipilih oleh lembaga pengarah dan presiden syarikat kepada semua kakitangannya? Jawapan sebenarnya ialah tidak.


87

Mengapa ini berlaku? Masalah ini berlaku kerana norma dan kepercayaan organisasi adalah relatif kepada pelbagai kumpulan (kakitangan, pelanggan, pembekal, pengedar, pemegang saham dan orang awam). Ia tidak mungkin dapat dinyatakan secara jelas dan eksplisit tanpa menyinggung salah satu kumpulan tersebut. Sebagai contoh, tidak mungkin sebuah syarikat boleh mengatakan bahawa ia menganggap kakitangannya lebih penting untuk kejayaan firma berbanding dengan pemegang saham. Dengan mengatakan sebegitu, syarikat telah menandakan bahawa keuntungan dan dividen adalah perkara yang kedua terpenting. Ia bercanggah dengan matlamat kebanyakan organisasi perniagaan. Akibatnya, kod-kod etika biasanya ditulis dalam bentuk umum, di mana ia mencatatkan kewajipan kepada setiap kumpulan tanpa menyebut pihak mana yang lebih penting dalam sesuatu keadaan. Kesukaran mentakrifkan kod-kod etika wujud kerana ia tidak menetapkan keutamaan antara norma dan kepercayaan. Keutamaan merupakan nilai sebenar sesebuah firma. Sebagai contoh, jualan dan keuntungan di salah satu bahagian sebuah firma didapati merosot. Oleh itu, firma akan menghadapi persoalan sama ada ia harus mengurangkan kakitangan pengurusan pertengahan untuk menjimatkan kos overhednya (keputusan pengecilan yang klasik). Salah satu bahagian dalam kod etika pula mengatakan bahawa firma perlu menghormati kakitangannya, manakala bahagian lain pula mengatakan ia menjangkakan pencapaian keuntungan yang saksama. Bagaimana harus kita memutuskan tindakan mana yang terbaik? Apakah dia kesaksamaan yang dimaksudkan dalam situasi ini? Malangnya, kod etika tidak dapat memberikan jawapan yang terbaik. Dilema etika merupakan konflik antara prestasi ekonomi dengan sosial. Prestasi sosial dinyatakan sebagai kewajipan terhadap kakitangan, pelanggan, pembekal, pengedar dan orang awam. Walaupun kod-kod etika boleh menyatakan secara umum kewajipan terhadap kumpulan-kumpulan tersebut mengikut pertimbangan pihak pengurusan kanan, namun, ia tidak dapat membantu pengurus-pengurus peringkat pertengahan atau bawahan untuk membuat pilihan antara kumpulan atau antara prestasi ekonomi dengan sosial.

AKTIVITI 5.1

Berikan dua contoh kepercayaan positif yang harus dimiliki organisasi.Bincangkan bersama rakan sekelas anda.


5.1.2 Jawatan Ombudsman

Pernahkah anda mendengar perkataan ombudsman? Apakah maksudnya?

Tahukah anda bahawa istilah ombudsman berasal daripada bahasa Sweden? Dalam bahasa Sweden, ia bermaksud:

Adakah jawatan ombudsman ini berjaya? Sebenarnya tidak juga. Masalah yang timbul adalah kakitangan yang melaporkan sesuatu insiden itu sebenarnya tidak terlepas daripada pembabitan. Kita boleh mengandaikan bahawa ombudsman secara umumnya bersikap berhati-hati dalam perbualannya dengan seseorang pesalah laku. Namun begitu, sumber maklumat ombudsman (iaitu pengadu asal) biasanya jelas diketahui. Dia semestinya seseorang dalam organisasi yang mempunyai maklumat tentang amalan salah tersebut dan merasa bersalah jika ia berdiam diri. Kebiasaannya, pemberi maklumat adalah seseorang yang telah berhubung dengan pesalah laku tentang kesalahannya. Ombudsman tidak perlu mengambil tahu tentang hukuman tetapi pemberi maklumat selalunya akan berasa bimbang jika terbabit.

Seorang agen kerajaan dalam negara yang telah dilantik khas untuk menyiasat aduan-aduan individu warga negara terhadap pegawai-pegawai awam disebabkan oleh penyalahgunaan kuasa atau bersikap tidak mengambil peduli. Selalunya, ombudsman boleh melampaui tugas kaunseling atau penyiasatan dan bertindak secara tidak formal untuk menyelesaikan masalah.

Ombudsman ialah seseorang dalam sesebuah organisasi; kebiasaannya seorang ppengurus yang lebih tua, dihormati dan hampir bersara. Dia dilepaskan daripada tanggungjawab operasi dan diberi tugas memberi kaunseling kepada kakitangan yang lebih muda berkenaan masalah kerjaya, kesukaran yang dihadapi dalam organisasi dan isu-isu etika.

AKTIVITI 5.2

Pada pendapat anda, bolehkah seorang ombudsman memainkanperanan yang berkesan dalam menyelesaikan kes-kes yang melibatkanisu etika? Terangkan sebab-sebab anda.


89

5.1.3 Talian Penting Etika

Kadangkala kakitangan mungkin menghadapi isu etika tetapi keberatan untuk mengutarakannya kepada pengurus atau rakan sekerja mereka. Bagi kakitangan yang tidak mahu dilihat berada bersama pegawai etika, talian penting etika boleh menyediakan saluran untuk melapor atau bertanyakan berkenaan etika tanpa mendedahkan identiti mereka. Sebagai contoh, syarikat Telekom Malaysia (TM) telah menyediakan talian penting etika yang beroperasi 24 jam sehari untuk kakitangan mendapatkan nasihat tentang isu-isu atau kebimbangan berkaitan etika. Talian penting etika ini boleh menjadi satu pendekatan yang berkesan untuk merahsiakan identiti pemanggil di samping mengumpul maklumat-maklumat penting yang diperlukan untuk menyelesaikan aduan atau tuduhan berkaitan dengan etika. Mari kita lihat satu contoh lagi dalam Rajah 5.3 berikut.

Rajah 5.3: Paparan skrin talian penting etika bagi organisasi Ernst & Young

Sumber: http://secure.ethicspoint.com

Syarikat korporat terkenal Ernst & Young menyediakan kemudahan melalui rangkaian Internet dengan mewujudkan talian penting etika bagi kakitangan mereka yang ingin melaporkan kelakuan yang mungkin tidak beretika, menyalahi undang-undang, mencabuli piawaian profesional atau tidak menepati kod-kod kelakuan organisasi.


5.1.4 Latihan Etika

Sesuatu program pematuhan oleh organisasi perlu diwartakan sebagai program latihan etika dan sistem komunikasi untuk mendidik kakitangan tentang piawaian etika syarikat. Latihan etika ini kebiasaannya melibatkan kuliah untuk para pengurus dan disampaikan oleh jurulatih syarikat. Untuk memberi kesan yang baik, latihan etika harus dikaitkan dengan situasi sebenar yang dialami oleh kakitangan sewaktu bekerja, agar penyelesaian yang terbaik dapat dihasilkan. Umumnya, program latihan etika harus mendidik kakitangan organisasi tentang polisi dan jangkaan, peraturan dan undang-undang yang relevan, serta piawaian sosial am. Latihan etika yang berkesan akan turut menyedarkan kakitangan tentang sumber-sumber sedia ada, sistem-sistem sokongan, kakitangan yang boleh membantu berkaitan etika dan khidmat nasihat guaman. Menurut Thorne, Ferrell dan Ferrell (2008), sesuatu latihan etika organisasi mempunyai tiga matlamat. Matlamat latihan etika adalah bertujuan untuk memastikan supaya kakitangan:

(a) Mengenali situasi-situasi yang memerlukan keputusan etika;

(b) Memahami nilai dan budaya organisasi; dan

(c) Menilai impak keputusan etika ke atas syarikat.

SEMAK KENDIRI 5.1

Apakah empat pendekatan etika yang boleh digunakan bagimenangani persekitaran etika organisasi? Bincangkan dengan ringkasbagi setiap pendekatan.


91

PUNCA KELAKUAN TIDAK BERETIKA

Kita telah mempelajari bahawa kod-kod etika kelakuan mahupun ombudsman tidak dapat memastikan piawaian moral yang dipilih oleh presiden dan lembaga pengarah sesebuah syarikat dipatuhi oleh seluruh warga firma. Oleh itu, kita perlu beralih dan mengenal pasti punca-punca bagi kelakuan yang tidak beretika dan menimbang sama ada punca-punca berkenaan boleh dihapuskan. Sebagai contoh, mari kita lihat organisasi-organisasi besar seperti General Electric, General Dynamics, E. F. Hutton dan Thorp Division di syarikat ITT. Tahukah anda bahawa organisasi-organisasi ini mempunyai masalah etika? Mari kita cuba fahami faktor-faktor yang menyebabkan para pengurus produk di General Electric menipu kerajaan dan mengapa pula para pengurus kawasan di E. F. Hutton menipu bank.

Kebanyakan syarikat besar hari ini menjalankan pelbagai kegiatan perniagaan dalam pelbagai bahagian. Struktur yang mempunyai banyak bahagian sebegini umumnya bersifat tterpencar atau berpecah, di mana kuasa keputusan produk, pasaran dan proses diserahkan kepada pengurus bahagian masing-masing yang bertanggungjawab ke atas prestasi ekonominya. Namun, terdapat ddua masalah utama dalam struktur organisasi yang terbahagi dan terpencar ini iaitu:

(a) PPerhubungan antara bahagian (seperti bahagian produk, pasaran, proses atau teknologi) adalah tidak efisien dan tidak dapat digunakan sebagai asas mencapai ekonomi skala atau ekonomi skop akibat sifat mereka yang terasing; dan

5.2

Pengurus-pengurus organisasi besar ini telah menipu kerajaan, bank dan pelanggan tetapi mereka tidak menerima sebarang manfaat langsung daripada tindakan tidak beretika mereka. Ini bukanlah suatu kelakuan ketidakjujuran oleh pengurus kerana tiada bayaran balasan, pakej percutian atau hadiah yang terlibat. Walau bagaimanapun, individu-individu terbabit telah menerima mmanfaat secara tidak langsung. Oleh itu, kita perlu memahami manfaat tidak langsung ini kerana ia merupakan punca bagi kelakuan tidak beretika dalam organisasi.


(b) Pengurusan korporat dalam sesuatu struktur yang terpencar memiliki hanya ssedikit kuasa kawalan ke atas strategi bahagian-bahagian, melainkan setelah berlaku sesuatu kejayaan atau kegagalan yang menonjol. Fungsi mereka terhad setakat langkah kajian semula yang tidak berkesan. Masalah ini telah membawa perubahan ke atas kaedah mengurus kepelbagaian, bermula sekitar tahun 1975.

Sebelum kita ke bahagian seterusnya, mari kita cuba latihan berikut:

PENYELESAIAN TERHADAP PUNCA STRUKTUR KELAKUAN TIDAK BERETIKA

Apakah yang boleh anda lakukan untuk menghapuskan punca struktur yang menyebabkan kelakuan tidak beretika dalam organisasi? Malangnya, tidak banyak yang boleh dilakukan. Dalam topik sebelum ini, kita telah mempelajari bahawa individu tidak mempunyai sesuatu cara yang terbaik untuk mencapai keputusan apabila berhadapan dengan dilema etika. Teknik pelbagai analisis (menggunakan pertimbangan berbentuk ekonomi, undang-undang dan etika) kelihatan membantu dalam menjelaskan isu dan keputusan-keputusan yang sesuai, betul dan adil. Walau bagaimanapun, proses tersebut tidak menjamin kesepakatan kerana nilai dan keutamaan yang timbul akibat pengaruh ekonomi, undang-undang dan etika berbeza-beza antara warga organisasi. Oleh itu, tidak terdapat cara yang cukup memuaskan bagi mengubah sistem-sistem perancangan, kawalan dan motivasi untuk memastikan piawaian moral eksekutif-eksekutif kanan diikuti.

5.3

LATIHAN 5.1

1. Apakah kod etika? 2. Adakah kod etika berkesan? Nyatakan sebab-sebab anda. 3. Adakah anda fikir latihan etika berkesan dalam menambah baik

kelakuan etika seseorang kakitangan? Nyatakan sebab anda. 4. Apakah punca-punca struktur bagi kelakuan tidak beretika?


93

Kita boleh bersikap kurang mementingkan pengukuran prestasi kewangan (seperti hasil jualan, kos berubah, perbelanjaan tetap dan keuntungan suku tahunan) dan lebih menekankan pengukuran numerik (seperti aduan pelanggan, penurunan kualiti, ketidakhadiran pekerja, sikap komuniti dan kelengahan bertindak balas kepada pertanyaan tentang dividen). Walau bagaimanapun, langkah-langkah ini sahaja tidak akan menyelesaikan masalah pengurusan yang mewakili konflik antara prestasi ekonomi dengan prestasi sosial sesebuah organisasi. Apakah yang anda fikir akan berlaku jika konflik ini tidak ditangani dan diselesaikan oleh eksekutif-eksekutif kanan firma dengan baik? Jika ia tidak dapat diselesaikan dengan baik oleh eksekutif-eksekutif kanan firma, pengurus peringkat pertengahan dan operasi kebiasaannya akan lebih cenderung untuk mencapai prestasi ekonomi organisasi. Ini adalah kerana sistem-sistem pengurusan sekarang mengukur prestasi berdasarkan kriteria ekonomi yang akan menentukan masa depan mereka.

TANGGUNGJAWAB ETIKA PIHAK PENGURUSAN

Akhir sekali, mari kita pelajari tanggungjawab etika pihak pengurusan. Sebelum itu, mari bayangkan diri anda sebagai seorang eksekutif kanan sebuah firma. Bagaimanakah anda menangani dan menyelesaikan konflik antara prestasi ekonomi dan sosial? Penyelesaian konflik perlu dilakukan sebagai sebahagian daripada proses perancangan strategik. Isu-isu etika pula perlu dijadikan sebahagian proses tersebut dan bukannya diketepikan atau diserahkan kepada peringkat operasi. Bagi persoalan-persoalan etika yang sukar pula, ia hendaklah dikemukakan kepada para pengurus bahagian dan eksekutif-eksekutif korporat hendaklah memberikan jawapan beretika yang tepat terhadap persoalan-persoalan tersebut.

5.4

AKTIVITI 5.3

Jika anda sebagai pengurus yang perlu menyelesaikan masalahkelakuan tidak beretika dalam organisasi anda, bagaimanakah andaakan melakukannya? Bincangkan dengan rakan sekelas anda.


Oleh itu, sebagai seorang eksekutif korporat, bagaimana harus anda menjawab persoalan-persoalan yang sukar seperti berikut:

(a) Salah satu klien utama kita mendesak untuk meletakkan pernyataan yang tidak tepat dalam iklan mereka. Haruskah kita terus berurusan dengan mereka?

(b) Kita boleh mengurangkan kos dengan menyingkirkan pengedar-pengedar borong yang telah membantu kita mengembangkan pasaran. Haruskah kita mula menghantar produk-produk terus ke stor untuk dijual?

Pada dasarnya, respons anda harus mempunyai komponen-komponen berikut: (a) Keperibadian Keperibadian yang tinggi diperlukan untuk menghadapi isu-isu yang

mempunyai impak sosial berkaitan setiap keputusan alternatif. (b) Keberanian Keberanian diperlukan untuk menilai dengan teliti setiap alternatif

mengikut kaedah pertimbangan ekonomi, undang-undang dan etika. Selain itu, kita juga memerlukan keperibadian yang tinggi untuk mengenal pasti kos-kos peribadi yang berkaitan dengan setiap alternatif yang dipilih dan keberanian untuk menanggungnya. Walau bagaimanapun, orang lain mungkin tidak bersetuju dengan keputusan tersebut disebabkan oleh perbezaan-perbezaan berikut:

(a) Perbezaan perspektif di dalam firma; atau

(b) Perbezaan kepercayaan terhadap kepentingan hasil ekonomi, keperluan undang-undang, prinsip-prinsip moral (bermurah hati dan bersifat konsisten), nilai-nilai moral keadilan dan kebebasan.

Terdapat banyak akibat ekonomi, undang-undang dan etika, keperluan, prinsip dan nilai terhadap diri kita tetapi kesemuanya bersifat tidak teratur dengan jelas. Namun begitu, ia bukan suatu alasan untuk kita mengelak daripada membuat keputusan yang beretika dalam pengurusan. Kita hendaklah membuat keputusan berdasarkan rasa tanggungjawab kita terhadap orang lain kerana itulah dugaan terhadap keperibadian kita dan menjadi ukuran keberanian kita.


95

Mari uji kefahaman anda dengan menjawab soalan-soalan berikut:

Terdapat empat pendekatan utama dalam menangani iklim etika sesebuah

organisasi iaitu kod etika, jawatan ombudsman, talian penting etika dan latihan etika.

Kod etika adalah senarai pernyataan yang mengandungi norma-norma dan kepercayaan-kepercayaan sesebuah organisasi yang diterbit dan diedarkan kepada seluruh warga firma.

Ombudsman kebiasaannya ialah seseorang yang sudah berumur dan dihormati dalam organisasi. Dia telah dilepaskan daripada tanggungjawab operasi dan ditugaskan untuk memberi kaunseling kepada kakitangan yang lebih muda tentang isu-isu etika.

Pembahagian dan pemencaran kuasa dipercayai menjadi punca utama terhadap kelakuan-kelakuan yang tidak beretika.

Penyelesaian bagi kelakuan tidak beretika adalah dengan mengurangkan kepentingan yang diletakkan ke atas ukuran prestasi kewangan dan lebih menekankan ukuran numerik.

SEMAK KENDIRI 5.2

Apakah yang boleh dilakukan untuk menyelesaikan punca-puncastruktur terhadap kelakuan tidak beretika yang wujud dalamorganisasi?

LATIHAN 5.2

Bagaimanakah respons pihak pengurusan dalam menangani masalahetika dalam sesebuah organisasi? Terangkan.


96

Pihak pengurusan hendaklah mengambil keputusan berkaitan kelakuan tidak beretika berdasarkan rasa tanggungjawab kepada orang lain kerana ia merupakan dugaan dan ujian terhadap keperibadian serta ukuran keberanian mereka.

Kepercayaan

Kod etika

Latihan etika

Norma

Ombudsman

Pembahagian

Pemencaran kuasa

Talian penting etika

oumm3203 topik 5 pendekatan organisasi dalam menambah baik kelakuan etika

Documents