BAB 14

KANTOR MAYA

OTOMATISASI KANTOR Otomatisasi kantor bermula sekitar tahun 1960-an, ketika

IBM menciptkan istilah word processing dan dilanjutkan pada tahun 1964 dengan memasarklan mesin MT/ST (magnetic tape/selectric typewriter)

Otomatisasi dimulai di pabrik dan menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor (office outomation) atau OA.

Awalnya OA dimaksudkan untuk membantu pekerja sektarial dan administratif (clerical), tapi kemampuannya menarik para manajer dan profesional untuk memakainya

OA (Office Automation) mencakup sistem-sistem :o Sistem elektronik formal dan informalo Sistem komunikasi informasio Orang-orang di dalam dan di Luar Perusahaan

KANTOR MAYA Kantor maya adalah kemampuan utama dari OA

yaitu kemampuan untuk menghubungkan orang secara elktronik yang telah membuka cara baru dalam melakukan pekerjaan kantor

Dengan OA, maka oraang dapat melakukan pekerjaan tanpa terikat lokasi

Dampak utama dari kantor maya adalah semakin banyaknya orang yang bekerja dirumah dengan bantuan komputer dan peralatan komunikasi

Tahun 1970-an muncul istilah teleprocessing yang menggambarkan bagaimana pegawai dapat ;ulang-alik” (commute) ke tempat kerja secara elektronik

KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN KANTOR MAYA

Keuntungan :o Penguranagn biaya fasilitaso Pengurangan biaya peralatano Jaringan komunikasi formalo Pengurangan poenghentian kerjao Kontribusi sosial

Kerugian :o Rasa tidak memilikio Takut kehilangan pekerjaano Semangat kerja yang rendaho Ketegangan keluarga

STRATEGI KANTOR MAYA

Sediakan sumber daya komputer Sediakan akses ke sumber daya

informasi Sediakan perlengkapan nonkomputer Arrange for forwading phone calls Gunakan konferensi telepon Jadwalkan pertemuan rutin Lakukan rutinitas kerja Kerjasama yang semakin lebih baik

antara perusahaan dan pegawai

ORGANISASI MAYA Dalam organisasi maya, operasi di seluruh

perusahaan dirancang sehingga tidak terikat pada lokasi fisik

Industri yang paling tertarik pada strategi kantor maya adalah industri yang memberi nilai tambah dalam bentuk informasi, ide dan kecerdasan atau disebt juga dengan istilah Tree I Economy

Dampak utama dari kantor maya adalah terhadap penampilan fisik dan fungsi kota, karena permintaan terhapad gedung pencakar langit dan penglaju (commuters) berkurang dan mengakibatkan kota akan lebih tenang dan nyaman

MODEL OA (OFFICE AOTUMATION)

Database

mengubah

Lingkungan

Sistem otomatisasi

kantor

lingkungan

Output Sumber

Daya Fisk

Input Sumber

Daya Fisk

Pemecah masalah

lainPemecah masalah

perusahaan

Aplikasi OA komputerisa

si

Aplikasi OA nonkompute

r

Ket :Komunikasi ;Informasi :

APLIKASI OFFICE AUTOMATION

Pengolahan kata (word processing)adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk penyiapan dokumen yang di tik atau cetak

Surat elektronik (e-mail)adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan

Voice mailhampr sama dengan surat elektronik, kecuali dalam pengiriman pesan melalui telepon

Kalender elektronik (electronic calendaring)adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer

Kenferensi audioadalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi

Konferensi videoadalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungi para peserta konferensi yang tersebar secara geografis

APLIKASI OFFICE AUTOMATION Konferensi komputer

adalah adalah penggunan jaringan komputer yang memungkinkan para anggota dengan karakteristik bersama bertukar informasi mengenai topik tertentu

Transmisi faksimil atau faxadalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain

Videotexadalah penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan

Pencitraan (imaging)merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sekunder

Desktop publishingadalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkanoleh typesetter

PERAN KANTOR MAYA DAN OA DALAM PEMECAHAN MASALAH

Aplikasi otomatisasi kantor membuat informasi yang tersedia bagi pemecah masalah dalam bertuk :

o Salinan kertaso Tampilan layaro Audioo video Informasi tersebut dapat menghubungkan manajer

dengan orang lain yang berlokasi dimanapun, baik pada tingkat hierarki organisasi yang lebih tinggi (atasan), pada tinggkat yang lebih rendah (bawahan), pada tingkat yang sama (sejawat) dan pada lingkungan