oleh: muhammad sumitro direktur sumber daya...
TRANSCRIPT
Oleh:MUHAMMAD SUMITRO
DIREKTUR SUMBER DAYA MANSUAI KEARASIPAN DAN SERTIFIKASIARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
1. Mewujudkan arsip sebagai bukti akuntabilitas dalam rangka menjamin transparansi penyelenggaraanpemerintahan;
2. Mewujudkan pelindungan, penyelamatan, dan pelestarianarsip;
3. Mewujudkan sistem akses dan pelayanan arsip sesuaiperkembangan teknologi informasi dan komunikasi;
4. Mewujudkan sinergitas berkelanjutan antara ANRI denganlembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan membangun kerjasama yang menguntungkan dengan lembaga-lembaga kearsipan nasional negara lain.
DALAMBERBAGAIBENTUKDANMEDIASESUAIDENGANPERKEMBANGANTEKNOLOGIINFORMASIDANKOMUNIKASI
YANGDIBUATDANDITERIMA
OlehLEMBAGANEGARA,PEMERINTAHDAERAH,PERGURUANTINGGINEGERI,PERUSAHAAN,ORGANISASIPOLITIK,ORGANISASIKEMASYARAKATAN,DAN
PERSEORANGAN
DALAMPELAKSANAANKEHIDUPANBERMASYARAKAT,
BERBANGSA,DANBERNEGARA.
REKAMANKEGIATANATAUPERISTIWA
ARSIP
ARSIP
STRUKTUR
ISI
KONTEKS
FormatFisik(Bentuk)
FormatIntelektual(Susunan)
Data
faktaInformasi
Lingkungan Administrasi
Sistem yangdigunakandalam PenciptaanArsip
- Fond- Series- Item
KOMPONENARSIP
LAK DALHASIL
ORGANISASI SARANA
arsipSDM
arsipDANA
arsipORGANISASI
arsipSARANA
arsipPRASARANA
informasitentangkegiatan/transaksi
informasiperencanaan
informasipelaksanaan
informasipengendalian
informasipenilaian
SDM PRASARANADANA
REN
arsipHASIL
FileREN FileLAK-DAL FileHASIL
HASIL
SeriKEGIATAN
USE
CREATION
PROCESSING
PENGO
LAHANIN
FORM
ASI
8
KEBIJAKAN
TERMINOLOGI
WEWENANG
TANGGUNG JAWAB
• Koordinasi antarlembaga kearsipan & pencipta arsip
• Pemberian pedoman & standar
• Pemberian bimbingan, supervisi, konsultasi
• Diklat• Perencanaan,
penelitian, pemantauan, evaluasi
PEMBINAAN TERHADAP NO. 1, 2, 3 MELALUI
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
1 2 3 4
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP
PENCIPTAAN
PEMELIHARAAN & PENGGUNAAN
PENYUSUTAN
SUMBER DAYA PENDUKUNG
KELEMBAGAAN
PRASARANA & SARANA
S D M
PENDANAAN
ARSIPDINAMIS & STATIS
terpercaya, autentik, utuh
ARSIPDINAMIS & STATIS
terpercaya, autentik, utuh
PENGELOLAAN ARSIPPENGELOLAAN ARSIP
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL( SIKN )
JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL( JIKN )
INFORMASIKEARSIPANNASIONAL
SUMBER DAYASUMBER DAYA
KEBIJAKANKEBIJAKAN PEMBINAANPEMBINAAN
SISTEM KEARSIPAN NASIONAL ( SKN )
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN NASIONAL
ARSIPDINAMIS & STATIS
terpercaya, autentik, utuh
ARSIPDINAMIS & STATIS
terpercaya, autentik, utuh
PENGELOLAAN ARSIPPENGELOLAAN ARSIP
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL( SIKN )
JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL( JIKN )
INFORMASIKEARSIPANNASIONAL
SUMBER DAYASUMBER DAYA
KEBIJAKANKEBIJAKAN PEMBINAANPEMBINAANKEBIJAKANKEBIJAKAN PEMBINAANPEMBINAAN
SISTEM KEARSIPAN NASIONAL ( SKN )
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN NASIONALPENYELENGGARAAN NEGARAoleh Lembaga Negara dan Pemerintahan Daerah
Sumber: Bahan Tayangan Sosialisasi UUD 1945, MPR RI
(dalam konteks penyelenggaraan negara)
melaksanakan
peran arsip
instansional/daerah
peran arsip secara nasional
MASYARAKAT
kesamaan “struktur”
MENJAGA:q Terciptanya arsip;q Tersedianya arsip yang
otentik;q Pengelolaan dan pemanfaatan
arsip;q Keamanan dan keselamatan
arsip - untuk menjamin hakkeperdataan rakyat;
q Keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
q Keselamatan aset nasionalq MENYEDIAKAN
INFORMASI guna meningkatkan kualitas pelayanan publik
MENJAMIN:q Terciptanya arsip;q Tersedianya arsip yang otentik;q Pengelolaan dan pemanfaatan
arsip; Keamanan dankeselamatan arsip - untukmenjamin hak keperdataanrakyat;
q Keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
q Keselamatan aset nasionalq Mendinamiskan
penyelenggaraan kearsipannasional;
q Menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik
FUNGSI DAN TUGAS ARSIPARIS TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
TERTIB TATA KELOLA ARSIPTATA KELOLA PEMERINTAH
YANG BAIK
a. Pembinaan;b. Pengelolaan arsip;c. Pembangunan SKN, pembangunan
SIKN, dan pembentukan JIKN;d. Organisasi;e. Pengembangan sumber daya manusia;f. Prasarana dan sarana;g. Pelindungan dan penyelamatan arsip;h. Sosialisasi kearsipan;i. Kerja sama;j. Pendanaan.
KEWENANGAN ANRI
PERATURANPERUNDANGANKEPEGAWAIAN
qKEDUDUKAN, FUNSIDAN TUGAS;
qTUGAS INSTANSI PEMBINA;
qKATEGORI DAN JENJANG JABATAN
qPENILAIAN KINERJA;qPENGANGKATAN
DALAM JABATAN;qKENAIKAN PANGKAT
/JABATANq DIKLAT;q KOMPETENSIq UJI KOMPETENSI;q SERTIFIKASIq FORMASI;q INPASSING
q
qPEDOMAN PELAKSANAAN TUGAS
qSTANDAR KUALITAS HASIL KERJA
q STANDAR KOMPETENSIq DIKLAT KEARSIPANq KURIKULUMq PENGAWASAN DIKLAT q PEDOMAN FORMASIq SERTIFKASI q EVALUASI T UGASq PEMBINAAN ORGANISASI PROFESIq INPASSING
PERMENPAN –RBNO 48 TH 2014- JFA PERKA ANRI - JFA
PERATURANPERUNDANGANKEARSIPAN
PROGRAMREFORMASIBIROKRASI
PENGADAAN, PENGEMBANGAN KOMPETENSI DAN KEPROFESIONALAN, PENGATURAN PERAN DAN KEDUDUKAN,
PENYEDIAAN JAMINAN KESEHATAN DAN TUNJANGAN PROFESI
KEWENANGAN
ANRI
SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN
ARSIPARIS
SDMyangKompetendanProfesional
PNS
NON-PNS
Fungsional UmumBidang Kearsipan
qTNI,q POLRI,q BUMN/D,danq Peg.Swasta.
KepalaLembagaKearsipan:Ø ANRI;Ø ARDA(Prov/Kab/Kota)ØArsipPT
KepalaUnitKearsipan:v LembagaNegara,v Pemda(Prov/Kab/Kota),v PTN,danv BUMN/D
Fungsional,profesional,mandiri
ManajerialStruktural
SUMBERDAYA
MANUSIAKEARSIPAN
KEDUDUKAN ARSIPARIS
(PP 28/2013 Pasal 151 Ayat 1)
• Sebagai tenagaprofesional yang
memilikikemandirian dan
independendalam
melaksanakanfungsi dantugasnya
TUGAS DAN FUNGSI ARSIPARIS(PP 28/2012 Pasal 151 Ayat 2)
• Menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh LN, Pemda, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Orpol dan Ormas;
• Menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
• Menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
• Menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
• Menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sbgbukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
• Menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa;
• Menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
KEWENANGAN ARSIPARIS(PP 28/2012 Pasal 152)
• Menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung
jawabnya oleh pengguna arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan
informasi dan/atau fisik arsip;
• Menutup penggunaan arsipyang menjadi tanggung
jawabnya oleh pengguna arsipyang tidak berhak sesuai
dengan ketentuan peraturanperundang-undangan;
• Melakukan penelusuran arsippada pencipta arsip
berdasarkan penugasan oleh pimpinan pencipta arsip atau
kepala lembaga kearsipan sesuai dengan kewenangannya
dalam rangka penyelamatan arsip.
TUGASDANFUNGSIJABATANFUNGSIONALARSIPARIS
ARSIPARIS
PENGELOLAANARSIPDINAMIS
PENGELOLAANARSIPSTATIS
PEMBINAANKEARSIPAN
PEENGOLAHANDANPENYAJIANARSIPMENJADIINFORMASI
PEMIKIR
Utama danMadya
PENJAMIN MUTU:Madya, Muda, Penyelia
PELAKSANA TEKNISPertama, Mahir, Terampil
v Dasar pengembangan karier JFA adalah formasi, kinerja, dan kompetensi;
v Kinerja dibangun berdasarkan fungsi dan tugas yang tercantum dalam SKP;
v SKP dibuat berdasarkan “perjanjian kerja” diawal tahun.
v Setiap pelaksanaan kegiatan harus menghasilkan “suatu output/hasil/kinerja”.
v hasil /kinerja diukur dengan menggunakan standar kualitas hasil;
v Hasil/kinerja jabatan setiap jabatan berbeda/berjenjang;
v Setiap jenjang jabatan memiliki kompetensi tertentu;v Sebelum menduduki jabatan harus diukur
kompetensinya;
v Kenaikan jenjang jabatan mensyaratkan peningkatan komptensi;
v Pengukuran kompetensi tidak “dipaketkan” dengan pendidikan dan atau Diklat;
v Pengukuran kompetensi mengacu pada standar kompetensi;v Pengukuran kompetensi dilakukan dengan sertifikasi
kompetensi;v Sertifikasi kompetensi dilakukan melalui uji kompetensi;v Penempatan, mutasi dan penugasan arsiparis berbasis
kompetensi;v Pengukuran kompetensi dilakukan secara periodik sebelum
menduduki jabatan atau mutasi/penugasan;v Pelaksanaan kegiatan pada kategori dan jenjang yang berbeda
membutuhkan/mensyaratkjan kompetensi yang berbeda;q Kegiatan kearsipan dibagi secara berjenjang’q Pelaksanaan kegiatan sesuai dengan jenjang jababatan, kecuali
“darurat”.q Pelaksanaan kegiatan yang tidak sesuai dengan jenjang
jabatan menysaratkan terpenuhinya kompetensi.
PEJABAT STRUKTURAL DI
BIDANG KEARSIPAN
• Sarjana (S-1) Kearsipan; atau
• Sarjana (S-1) Non Kearsipan dan Diklat Kearsipan
ARSIPARIS TINGKAT AHLI
• Sarjana (S-1) Kearsipan; atau
• Sarjana (S-1) Non Kearsipan dan Diklat Kearsipan
• Duduk dalam jabatan yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan
ARSIPARIS TINGKAT TERAMPIL
• Diploma III (D-III) Kearsipan; atau
• Diploma III (D-III) Non Kearsipan dan Diklat Kearsipan
• Duduk dalam jabatan yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan
KOMPETENSI
kompetensi sosial kultural yangdiukur dari pengalaman kerjaberkaitan dengan masyarakatmajemuk dalam hal agama,suku, dan budaya sehinggamemiliki wawasan kebangsaan.
3. KOMPETENSI SOSIALKULTURAL 2. KOMPETENSI MANAJERIAL
1. KOMPETENSI TEKNIS
kompetensi manajerial yangdiukur dari tingkat pendidikan,pelatihan struktural ataumanajemen, dan pengalamankepemimpinan; dan
kompetensi teknis yang diukurdari tingkat dan spesialisasipendidikan, pelatihan teknisfungsional, dan pengalamanbekerja secara teknis;
• diukur dari kejujuran• kepatuhan terhadap ketentuan
peraturan perundang-undangan• kemampuan bekerja sama, dan• pengabdian kepada masyarakat,
bangsa dan negara
1• PENGADAAN ARSIPARIS
2• PENGEMBANGAN KOMPETENSI DAN KEPROFESIONALAN
ARSIPARIS MELALUI PENYELENGGARAAN, PENGATURAN, SERTA PENGAWASAN DIKLAT KEARSIPAN
3• PENGATURAN PERAN DAN KEDUDUKAN HUKUM
ARSIPARIS
4• PENYEDIAAN JAMINAN KESEHATAN DAN TUNJANGAN
PROFESI UNTUK SUMBER DAYA KEARSIPAN
21
ARSIPARIS
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PENGELOLAAN ARSIP STATIS
PEMBINAAN KEARSIPAN
PENGOLAHAN DAN PENYAJIAN ARSIP MENJADI
INFORMASI
MULAI DARI REGISRASI S/D EVALUASI DAN
PENILAIAN PAD (16)
MULAI DARI VERIFIKASI ARSIP
STATS S/D EVALUASI DAN PENILAIAN PAS
(13)
BINTEK S/D PERTIMBANGAN PENGHARGAAN KEARSIPAN (14)
INFORMASI ARSIP; AKTIF, INAKTIF, VITAL, TERJAGA,
DAN NINFORMASI EKARSIPAN (6)
PENGANGKATANDALAMJABATAN
INPASSING (PENYESUAIAN)
PENGANGKATAN PERTAMA
PERPINDAHAN DARI JABATAN LAIN
BAGI PNS YG BERLATAR
BELAKANG SLTA , D III, S1 atau D 4
UNTUK MENGISI FORMASI CPNS DLM JABATAN FUNGSIONAL
ARSIPARIS
BERASAL DARI JABATAN
FUNSIONAL ATAU STRUKTURAL
Dalam kategori Keterampilan dan
atau Keahlian
Dalam kategori Keterampilan dan keahlian
Dalam kategori Keterampilan dan
atau Keahlian
UNIT PENGOLAH
UNIT KEARSIPAN
LEMBAGA KEARSIPAN
DILINGKUNGAN LN, PEMDA
DAN PTN.SETINGKAT ESELON II
ATAU ESELON III
ARSIP NASIONAL RI
DINAS KEARSIPAN (POVINSI,
KABUPATEN/KOTA)
LEMBAGA KEARSIPAN PTN
DILINGKUNGAN LN, PEMDA
DAN PTN.SETINGKAT ESELON II
ATAU ESELON III
DILINGKUNGAN UNIT YANG
MEMILIKI FUNGSI DAN
TUGAS FASILITATIF
PELAKSANAANKEGIATANJFA
LEMBAGAKEARSIPAN
UNITKEARSIPAN(LN,PDDANPTN)
UNITPENGOLAH(UNITKERJA)
DILAKSANAKANOLEHARSIPARISKETERAMPILAN
DILAKSANKANOLEHARSIPARISTERAMPILDAN
AHLI
DIMUNGKINKANARSIPARIS
MENDUDUKIPUNCAKKARIER
JUMLAHARSIPARISDISESUAIKANDGN
JUMLAHUNITPENGOLAH/BEBANKERJA
JUMLAHARSIPARISDISESUAIKANDGN
JUMLAHUNITKEARSIPAN/BEBANKERJA
JUMLAHARSIPARISDISESUAIKANDGN
JUMLAHPENCIPTAARSIP/BEBANKERJA
¨ Kebocoran informasi/Ketahanan informasi kita rawanbilamana gagal mengamankan informasi yang bersifatstrategis bagi kepentingan negara/ pemerintah;
¨ Informasi akan dikelola dan dikuasai dan dikelola oleh tenagakerja asing
¨ Pangsa informasi yg besar sehingga diminati oleh tenaga kerjaasing
¨ SDM Kearsipan yang berasal dari luar negeri umumnya sudahdibekali dengan kemampuan penguasaan teknologi informasi;
¨ Rekaman kegiatan “arsip” negara (masyarakat, swasta dan pemerintah) sulit dikelola dan diselamatkan;
¨ Kehilangan jati diri dan memori kolektif;¨ Kedaulatan bangsa dan negara sulit dipertahankan;¨ Sumber informasi dalam membangun karakter bangsa hilang.
¨ Pemahaman dan kesadaran penyelenggara negara dan aparatur terkait dengan kearsipan yang masih rendah.
¨ Minimnya SDM di Indonesia yang berminat untuk menekuni pekerjaankearsipan
¨ Terbatasnya formasi untuk menduduki jabatan fungsional arsiparis terbatas;
¨ Disharmonis peraturan perundang-undangan terkait dengan kearsipan;
¨ Disharmonis kebijakan tentang jabatan fungsional dan jabatan pelaksana (jabatan fungsional umum –PERMENPANRB 25/2016);
¨ Perguruan tinggi yang menyelenggarakan pendidikan kearsipan sangat terbatas.
¨ Masih adanya pandangan orang Indonesia mengenai SDM Kearsipansebagai orang-orang yang terbuang dan ‘diarsipkan’
¨ Belum adanya pengakuan terhadap SDM Kearsipan dalam bentukpemberian tunjangan profesi khusus bagi pengelola arsip (sbg catatankhusus PNS sudah mendapat tunjangan jabatan)
¨ SDM Kearsipan Indonesia belum ‘bulat’ diakui sebagai suatu profesisehingga sulit berkembang sebagaimana profesi yg lain
¨ Meningkatkan kualitas dan kuantitas JFA sebagai tulang punggung penyelenggaraan kearsipan nasional;
¨ Merubah pola pikir /meluruskan pemaknaan dan sikpa tindak terkait dgn kearsipan;
¨ Mendirikan PTN Kearipan, kerjasama dengan PTN dan lembaga negara terkait dengan pendidikan kearsipan dan Diklat Kearsipan;
¨ Memanfaatkan kebijkan nasional pengangkatan JFA melalui inpassing;¨ Mendorong partisipasi masyarakat alam upaya peningkatan kompetensi dan
profesionalisme JFA;¨ Optimalkan organisasi kearsipan (unit dan lembaga kearsipan);¨ Upayakan peningkatan kesejahteraan;¨ Menyederhanakan pola kerja JFA¨ Mengoptimalkan peran arsip sebagai sumber daya dalam membangun ‘good
government’ :¨ Meningkatkan partisipasi publik & badan publik dalam layanan informasi
melalui pergeseran paradigma dari prinsip LAME (Limited Acces Maximum Exception) menuju MALE (Maximum Acces Limited Exception) yaituketerbukaan informasi publik
¨ Mendayagunakan pengelolaan arsip sbg informasi yang berkualitas & memenuhi standar internasional sesuai ISO bidang kearsipan maupunperaturan perudang-undangan .
q ANRI merencanakan pendirian Sekolah Tinggi Ilmu Kearsipanq ANRI melakukan kerjasama dgn perguruan tinggi untuk mengadakan
program vokasi kearsipan;q Membuka peluang dan mendorong arsiparis untuk meningkatkan
kompetensi melalui pendidikan dan atau diklat di dalam maupun diluar negeri.
q Mensyaratkan pemenuhan kompetensi sebelum menduduki jabatanatau mutasi (melalui uji kompetensi-sertifikasi)
q ANRI melakukan supervisi terhadap AAI untuk membentuk LSPKI(Lembaga Sertifikasi Profesi Kearsipan Indonesia) dalammemberikan/ mengeluarkan sertifikasi bagi profesi kearsipan
q ANRI delegasi pelaksanaan diklat kearsipan kepada para stakeholders;
q Mendorong partisipasi masyarakat ;q ANRI berupaya melakukan kerjasama dengan organisasi dewan
kearsipan internasional (ICA) & lembaga kearsipan ASEAN(SEARBICA) untuk meningkatkan kompetensi SDM Kearsipan dalammenghadapi isu strategis yang berkembang dalam pengelolaan arsip
KINERJA(SKP)- AKK
KOMPETENSI(SERTIFIKASI)
INTEGRITAS
FORMASI(ABK)
FORMASI
ANGKA KREDIT
DP 3
ARSIPARIS
STANDAR KOMPETENSI
ARSIPARIS
SKKNI Bid. Kearsipan
STANDAR KUALITAS
HASIL KERJA PEJABAT
FUNGSIONAL ARSIPARIS
SERTIFIKASI ARSIPARIS
SERTIFIKASI ARSIPARIS
MONEV JABFUNG
ARSIPARIS
KODE ETIK PROFESIREGULASI
KONTRAK KINRJA
TerimaKasih