nota kesepakatan 2011-2012

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA (BEM)FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS SRIWIJAYA

Zona F kampus UNSRI Indralaya Jl. Raya Prabumulih KM 32 Indralaya Kab. OI 30662 atauKampus B FK UNSRI Palembang Jl. Dr. Moh. Ali Komp. RSMH Palembang 30126

Web: www.bemfkunsri.org

NOTA KESEPAKATAN KEADMINISTRASIAN

BEM FK 2011-2012

1. Setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh seluruh organisasi mahasiswa di FK Unsri harus sepengetahuan Gubernur Mahasiswa BEM FK Unsri. Jika tidak, maka acara tersebut dianggap ILLEGAL.

2. Proposal Kegiatan (Hard copy) harus sebanyak dua eksemplar, satu proposal untuk diurus ke dekanat, satu proposal lagi (ditambah soft copy) untuk diarsipkan oleh Sekum BEM FK Unsri.

3. Pemberian proposal maksimal H-7 (menjadi tanggung jawab Ketua BO dan Kepala Departemen masing-masing untuk mengingatkan stafnya). Jika tidak, maka :

\ Proposal tersebut harus sudah fix maksimal H-5 acara (Persetujuan PD3)\ Jika pada H-5 proposal tersebut masih belum fix, maka acara tersebut dengan

sangat terpaksa harus mundur dan mencari waktu pelaksanaan lain yang lebih tepat.

\ Jika ada perubahan pada proposal yang sudah diberikan pada sekum, maka setiap panitia acara wajib mengubahnya kembali dan menyerahkan data tersebut maksimal H-3 acara (hardcopy + softcopy)

\ khusus acara regional, nasional dan internasional maksimal H-1 bulan4. Laporan Pertanggungjawaban (hardcopy + softcopy + foto-foto lengkap) acara

maksimal 2 pekan setelah kegiatan sudah diberikan ke sekum. Khusus acara regional, nasional dan internasional maksimal H-1 bulan

5. Cap BEM berjumlah dua buah :\ Satu buah dipegang oleh SEKUM (siapa yang mau meminjam, harus

mengecap apapun itu di depan sekum, dalam artian tidak boleh dipinjam untuk dibawa)

\ Satu buah lagi, cap yang boleh dipinjam untuk dibawa. Pengembalian cap, harus sesuai dengan perjanjian, maksimal 2x24 jam. Peminjam terakhir yang meminjam sepengetahuan sekum, yang bertanggung jawab atas cap tersebut. (waktu penggunaan bisa flexible, tetapi atas kesepakatan dengan sekum)

6. Setiap Departemen dan BO harus memiliki buku notulensi masing-masing, yang diisi rutin sebagai fungsi record kegiatan yang dilaksanakan, selain itu buku notulensi ini juga dapat berfungsi sebagai pencerdasan dan arahan jelas ke pengurus departemen atau BO tersebut selanjutnya, sehingga setiap kesalahan tidak terulang lagi dan apa apa yang belum dapat berjalan dengan maksimal dapat terus di-upgrade. Buku notulensi minimal berisi :

\ Daftar hadir peserta Rapat Internal, serta peserta yang tidak hadir dengan alasannya

\ Draft per-kegiatan beserta panitia per-kegiatan tersebut, jelaskan pula apa apa yang harus dikerjakan oleh masing-masing sie dalam kegiatan tersebut,




beserta deadline, koordinator, dsb, semacam juklak (melingkupi seluruh kegiatan/proker dalam departemen atau BO tesebut, beserta kronologisya)

\ Di akhir penyelesaian proker (reses) atau kegiatan, monitoring evaluasi (monev) juga harus dilaksanakan, agar perbaikan di setiap lini dapat terus dilakukan.

7. Scan TTD PD3, Gubma, dan atau sekum diperbolehkan dengan izin yang bersangkutan.

8. Format nomor surat dan sertifikat (terlampir)

9. Alur surat masuk : seluruhnya harus segera disampaikan ke Gubma Sekum KIK (dipublikasikan) & Departemen bersangkutan (ditindaklanjuti) sekum (untuk arsip, maksimal 1 pekan setelah pelaksanaan kegiatan)

\ SMS untuk minta nomor surat dengan format :Hal/surat ditujukan pada/acara apa/departemen apa/No resmi Sekum : 0878 97699009

\ Nomor sertifikat langsung diberikan saat H-3 acara fix (persetujuan PD 3), langsung konfirmasi ulang ke sekum.

Palembang, 29 November 2011Sekum BEM FK 2011-2012,

Stella Handayani 04101001079

Menyetujui,

Kepala Depatemen KIK Kepala Departemen Danus Kepala Departemen Kastrad

Fitki Oktaria P. Laisa Azka Sriwulan Rosalinda P04101001009 04101001001 04101001100

Kepala Departemen Pengmas Kepala Departemen Eksternal Kepala Departemen Pendpro

Husin Tindar A Nadia Ayu Tiarasari Melani04101001104 04101901001 04101001012




Kepala Departemen PSDMO Kepala Departemen Senior Kepala Dept. Infokom

Fadel Fikri Suharto Leonardus Kolong Yoshua Alexander04101001035 04101001113 04101001108

Kepala Departemen Kesma

Lia Damayanti04101001063

Bendum

Emelda

Ketua Umum Ketua Umum Ketua UmumBPPM IBNU SINA AMSA FKIA

Ammar Setyawan Afifurrahman Agus Mahendra04101001057

Ketua Umum Ketua Umum MEDIFKA TBMS

Yohanes Febrianto Indra Hakim Nasution04101001089




Gubernur Mahasiswa Wakil Gubernur Mahasiswa

M. Habibi Nst Muh. Anugerah Yusro04101001082 04101001044

SEKUM BEM FK 2011-2012RIZKY AMALIA RAHMA04091001098

Fungsi :\ Mengelola sistem organisasi (Proposal Global, mengatasi bentrok waktu

pelaksanaan, efektivitas pelaksanaan kegiatan, dan fungsi kontrol terhadap manfaat dari pelaksanaan setiap kegiatan tersebut), sistem administrasi (pengarsipan seluruh kegiatan yang berlangsung selama masa kepengurusan, contoh : Proposal + Surat-surat + LPJ) dan sistem informasi (menerima dan menyebarluaskan secara efektif dan efisien seluruh informasi yang berhubungan dengan mahasiswa FK UNSRI)

\ Garis kontrol langsung terhadap Departemen KIK BEM dan sekretaris masing-masing BO

nota kesepakatan 2011-2012

Documents