NEGOSIASI DALAM PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH

Oleh Abu Sopian

Widyaiswara pada Balai Diklat Keuangan Palembang

Kata Kunci

Pelelangan umum, pelelangan terbatas, pelelangan sederhana, pemilihan

langsung, seleksi umum, seleksi sederhana, penunjukan langsung, pengadaan

langsung, harga perkiraan sendiri, negosiasi, gaji dasar, biaya personil, biaya non

personil, unit biaya personil, dan spesifikasi teknis barang/jasa.

Abstrak

Pengadaan barang dan jasa pemerintah dilakukan melalui dua cara yaitu 1) cara

swakelola dan 2) melalui penyedia barang/jasa. Pengadaan barang/jasa dengan cara

swakelola adalah pengadaan barang/jasa yang direncanakan, dikerjakan, dan diawasi

sendiri. Pengadaan melalui penyedia barang/jasa adalah pengadaan barang/jasa yang

dikerjakan penyedia barang/jasa. Yang dimaksud penyedia barang/jasa adalah orang

peseorangan atau badan usaha yang pekerjaannya menyediakan barang atau jasa.

Dalam hal pengadaan barang/jasa dilakukan melalui penyedia barang/jasa,

pihak pemerintah harus memilih dengan tepat penyedia barang/jasa yang akan ditunjuk

menjadi penyedia barang/jasa. Pertimbangan utama dalam memilih penyedia

barang/jasa adalah nilai harga penawaran dan kualitas atau spesifikasi teknis barang

yang ditawarkan. Pihak pemerintah sebagai pembeli tentu menginginkan barang/jasa

dengan kualitas atau spesifikasi teknis yang terbaik yang harga penawarannya murah.

Sedangkan pihak penyedia barang/jasa sebagai pengusaha yang menginginkan

keuntungan akan berupaya untuk menawarkan barang/jasa pada tingkat harga yang

setinggi mungkin untuk setiap spesifikasi atau kualitas barang.

Untuk mencapai suatu kesepakatan dimana harga dan kualitas teknis

barang/jasa sesuai dengan keinginan pihak pemerintah dan pihak penyedia barang/jasa

dapat dilakukan negosiasi antara pemerintah dan penyedia barang/jasa.

A. Tata Cara Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Dalam hal pengadaan barang/jasa pemerintah dilakukan melalui penyedia

barang/jasa, pemilihan penyedia barang dan jasa harus dilaksanakan dengan cara

yang telah ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan. Peraturan perundangan

yang khusus dibuat sebagai acuan utama dalam pengadaan barang/jasa adalah

Peraturan Presiden nomor 54 tahun 2010 sebagaimana telah direvisi dengan Peraturan

Presiden nomor 70 tahun 2012. Petunjuk teknis pelaksanaan Peraturan Presiden

tersebut adalah Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah (LKPP) nomor 14 tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Peraturan Presiden

Nomor 70 Tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden Nomor 54

Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Pemilihan penyedia barang/jasa dapat dilakukan dengan cara:

1. Pelelangan (Pelelangan Umum, Pelelangan Terbatas, Pelelangan Sederhana,

dan Pemilihan Langsung);

2. Seleksi (Seleksi Umum dan Seleksi Sederhana);

3. Penunjukan Langsung;

4. Pengadaan Langsung;

5. Sayembara; dan

6. Kontes.

Dalam hal pemilihan penyedia barang/jasa dilakukan dengan cara Seleksi,

Penunjukan Langsung, dan Pengadaan Langsung, kesepakatan antara pemerintah dan

penyedia tentang kualitas teknis dan harga barang/jasa harus dilakukan melalui proses

negosiasi. Sedangkan pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan dengan cara

Pelelangan, Sayembara, dan Kontes tidak boleh dilakukan negosiasi.

B. Dasar Hukum Negosiasi

Ketentuan yang mewajibkan dilakukannya negosiasi untuk setiap metode

pemilihan tersebut diatur di dalam Peraturan Presiden nomor 70 tahun 2012 sebagai

berikut:

1. Pasal 38 ayat (3) yang berbunyi Penunjukan langsung dilakukan dengan negosiasi

baik teknis maupun harga sehingga diperoleh harga yang sesuai dengan harga

pasar yang berlaku dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan.

2. Pasal 49 ayat (7) semua evaluasi penawaran Pekerjaan Jasa Konsultansi harus

diikuti dengan klarifikasi dan negosiasi, dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Harga satuan yang dapat dinegosiasikan yaitu biaya langsung non-personil

yang dapat diganti (reimburseable cost) dan/atau biaya langsung personil yang

dinilai tidak wajar.

b. Aspek biaya yang perlu diklarifikasi atau dinegosiasi terutama:

1) kesesuaian rencana kerja dengan jenis pengeluaran biaya;

2) volume kegiatan dan jenis pengeluaran; dan

3) biaya satuan dibandingkan dengan biaya yang berlaku di pasar/kewajaran

biaya;

c. Klarifikasi dan negosiasi terhadap unit biaya langsung dilakukan berdasarkan

daftar gaji yang telah diaudit dan/atau bukti setor Pajak Penghasilan tenaga

ahli konsultan yang bersangkutan;

d. Biaya satuan dari biaya langsung personil paling tinggi 4 (empat) kali gaji dasar

yang diterima tenaga ahli tetap dan paling tinggi 2,5 (dua koma lima) kali

penghasilan yang diterima tenaga ahli tidak tetap; dan

e. Unit biaya langsung personil dihitung berdasarkan satuan waktu yang telah

ditetapkan.

C. Tujuan Negosiasi

Negosiasi dilakukan bukan saja untuk mencapai kesepakatan tentang harga

dan kualitas teknis barang/jasa tetapi untuk memperoleh harga yang sesuai dengan

harga pasar yang berlaku dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan. Materi

pokok yang menjadi objek negosiasi adalah harga dan kualitas teknis barang/jasa. Dari

sisi harga tentu saja semakin tinggi harga yang disepakati semakin besar keuntungan

yang diperoleh penyedia. Dari sisi kualitas barang/jasa semakin tinggi kualitas

barang/jasa semakin sulit mengerjakannya dan semakin banyak membutuhkan biaya

untuk mewujudkan barang tersebut. Karena itu penyedia barang/jasa menginginkan

harga yang tinggi dan/atau kualitas barang/jasa yang rendah. Sebaliknya bagi

pemerintah sebagai pemilik anggaran dan penguna barang/jasa tentu menginginkan

harga yang rendah dan/atau kualitas barang/jasa yang tinggi.

Negosiasi dilakukan antara (Pokja ULP) Kelompok Kerja Unit Layanan

Pengadaan mewakili pemerintah dengan pimpinan perusahaan Penyedia Barang/jasa

yang telah terpilih (melalui proses seleksi atau melalui proses penunjukan langsung)

yang akan ditunjuk sebagai penyedia barang/jasa. Dalam proses negosiasi Pokja

ULP dan Pimpinan Perusahaan Penyedia Barang/Jasa mempunyai kedudukan yang

sama dan masing-masing pihak memiliki kebebasan untuk menerima atau menolak

keinginan pihak lainnya. Keputusan yang disepakati sebagai hasil negosiasi akan

dituangkan dalam Berita Acara Negosiasi yang akan ditindaklanjuti dengan

penandatangan kontrak. Karena itu negosiasi harus dilakukan dengan iktikad baik

dalam rangka mewujudkan akuntabilitas proses pengadaan barang/jasa pemerintah.

Meskipun para pihak yang melaksanakan negosiasi memiliki kebebasan untuk

menetapkan isi kesepakatan, termasuk bebas untuk tidak sepakat dengan apa yang

dikehendaki salah satu pihak, namun setiap pihak harus taat dan tunduk pada

ketentuan yang berlaku. Karena itu jika ada salah satu pihak memaksakan

kehendaknya yang tidak sesuai dengan ketentuan perundang-undangan, maka hal itu

tidak saja dapat berakibat kegagalan dalam negosiasi tetapi dapat menyebabkan

munculnya permasalahan hukum lainnya. Pokja ULP dapat membatalkan penetapan

pemenang jika pihak penyedia tetap mempertahankan harga yang terlalu tinggi. Pihak

penyedia yang dibatalkan sebagai penyedia akibat dari kegagalan proses negosiasi

tentu tidak akan menerima begitu saja kegagalan negosiasi tersebut. Jika terdapat

pelanggaran terhadap ketentuan perundang-undangan yang merugikan penyedia hal itu

dapat dijadikan alasan untuk melakukan gugatan melalui pengadilan.

D. Proses Pengadaan Yang Harus Melalui Negosiasi

Negosiasi hanya dilakukan dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa yang

dilakukan dengan cara Seleksi, Penunjukan Langsung, dan Pengadaan Langsung.

Sedangkan pada proses pemilihan penyedia barang/jasa yang dilaksanakan dengan

metode pelelangan, sayembara, dan kontes tidak dibolehkan negosiasi. Hal tersebut

secara eksplisit diatur dalam Peraturan Presiden nomor 70 tahun 2012 pasal 36 ayat

(4) yang berbunyi dalam pelelangan umum tidak ada negosiasi teknis dan harga dan

pasal 37 ayat (4) yang berbunyi dalam pelelangan sederhana tidak ada negosiasi

teknis dan harga.

Seleksi Umum adalah metode pemilihan penyedia jasa konsultansi untuk

pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua penyedia jasa konsultansi yang memenuhi

syarat. Seleksi Sederhana adalah metode pemilihan penyedia jasa konsultansi yang

bernilai paling tinggi Rp200.000.000,- (dua ratus juta rupiah). Penunjukan langsung

adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa dengan cara menunjuk langsung 1

(satu) penyedia barang/jasa. Pengadaan Langsung adalah pengadaan barang/jasa

langsung kepada penyedia barang/jasa tanpa melalui pelelangan/seleksi/penunjukan

langsung.

Pelelangan Umum adalah metode pemilihan penyedia barang/pekerjaan

konstruksi/jasa lainnya untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia

barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang memenuhi syarat. Pelelangan Terbatas

adalah metode pemilihan penyedia barang/pekerjaan konstruksi dengan jumlah

penyedia yang mampu melaksanakan diyakini terbatas dan untuk pekerjaan yang

kompleks. Pelelangan Sederhana adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa

lainnya untuk pekerjaan yang bernilai paling tinggi Rp5.000.000.000,- (lima miliar

rupiah). Sayembara adalah metode pemilihan penyedia jasa yang memperlombakan

gagasan orisinal, kreatifitas dan inovasi tertentu yang harga/biayanya tidak dapat

ditetapkan berdasarkan harga satuan. Kontes adalah metode pemilihan penyedia

barang yang memperlombakan barang/benda tertentu yang tidak mempunyai harga

pasar dan yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan harga satuan.

Pertanyaan yang sering ditanyakan terutama oleh para peserta Diklat

Pengadaan Barang/Jasa dan Pokja ULP adalah, mengapa negosiasi hanya dilakukan

pada proses Seleksi, Penunjukan Langsung, dan Pengadaan Langsung dan tidak

boleh dilakukan dalam proses pelelangan. Menurut hemat penulis hal tersebut

disebabkan karena dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan

dengan cara pelelangan, kontes, dan sayembara, faktor utama yang dipersaingankan

dalam menentukan pemenang adalah harga. Sebaliknya dalam proses pemilihan

penyedia yang dilaksanakan dengan cara seleksi faktor harga bukan merupakan faktor

utama yang dipersaingankan. Uraian lebih lanjut tentang hal ini silahkan baca artikel

yang ditulis oleh penulis dengan judul Larangan Negosiasi Dalam Proses Lelang.

Selain dalam tahapan pemilihan penyedia barang/jasa, negosiasi dapat juga

dilaksanakan pada masa pelaksanaan kontrak atau setelah kontrak ditandatangani.

Negosiasi dimaksud adalah negosiasi antara PPK (Pejabat Pembuat Komitmen)

dengan penyedia barang/jasa yang dilakukan dalam rangka perubahan kontrak.

Kemungkinan perubahan kontrak antara PPK dan penyedia dapat terjadi berdasarkan

pasal 87 Peraturan Presiden Nomor 70 tahun 2012 apabila terdapat perbedaan yang

signifikan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan dengan Kerangka Acuan

Kerja yang telah ditentukan dalam kontrak. Namun pelaksanaan pasal 87 tersebut

dibatasi oleh ketentuan pasal 51 ayat (1) Peraturan Presiden nomor 54 tahun 2010

yang tidak membolehkan adanya pekerjaan tambah kurang dalam kontrak lumpsum.

Karena itu perubahan kontrak yang diatur dalam pasal 87 Perpres 70 tahun 2012 hanya

untuk Kontrak Harga Satuan dan porsi harga satuan dalam Kontrak Gabungan (Lump

sum dan Harga Satuan).

Apabila terdapat perbedaan yang signifikan antara kondisi lapangan pada saat

pelaksanaan dengan Kerangka Acuan Kerja yang telah ditentukan dalam PPK

bersama penyedia dapat melakukan perubahan kontrak yang meliputi antara lain:

a) Menambah atau mengurangi volume pekerjaan yang tercantum dalam kontrak;

b) Mengurangi atau menambah jenis pekerjaan;

c) Mengubah spesifikasi pekerjaan sesuai dengan kebutuhan lapangan;

d) Melaksanakan pekerjaan tambah/kurang yang belum tercantum dalam kontrak

yang diperlukan untuk penyelesaian seluruh pekerjaan;

Perubahan kontrak tersebut hanya untuk kontrak lumpsum dan forsi harga satuan

dalam kontrak gabungan dengan ketentuan:

a. Tidak menyebabkan nilai kontrak naik lebih dari 10% nilai kontrak awal

b. Tersedia dana anggaran untuk pekerjaan tambah.

Perintah perubahan dibuat oleh PPK secara tertulis kepada penyedia, ditindaklanjuti

dengan negosiasi teknis dan biaya dengan tetap mengacu pada ketentuan yang

tercantum dalam kontrak awal. Hasil negosiasi tersebut dituangkan dalam Berita Acara

sebagai dasar penyusunan addendum kontrak.

E. Waktu Negosiasi

Berdasarkan pasal 58 ayat (1) dan (2) Perpres nomo 70 tahun 2012 dalam

tahap pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan dengan metode seleksi umum

maupun seleksi sederhana, negosiasi dilakukan setelah selesai masa sanggah dan

telah ada kepastian bahwa tidak ada peserta yang mengajukan sanggahan banding. Ini

berarti penyedia yang melaksanakan negosiasi dengan Pokja ULP adalah penyedia

yang telah ditetapkan dan telah diumumkan sebagai pemenang seleksi serta tidak

disanggah oleh peserta seleksi lainnya atau sanggahan yang diajukan peserta seleksi

telah dijawab oleh Pokja ULP dan atas jawaban sanggah tersebut tidak diajukan

sanggahan banding.

Jadwal waktu negosiasi yang diletakkan setelah habis masah sanggah

menunjukkan bahwa dalam proses seleksi hasil negosiasi teknis dan harga tidak

dijadikan dasar untuk menetapkan pemenang seleksi. Penetapan pemenang seleksi

didasarkan pada persyaratan administrasi, teknis, dan harga sesuai dengan yang telah

ditetapkan dalam dokumen pengadaan. Namun demikian menjelang akhir proses

pemilihan penyedia barang/jasa, Pokja ULP dan Penyedia yang telah menjadi

pemenang seleksi harus memastikan bahwa harga penawaran dan kualitas teknis yang

akan dijadikan dasar penyusunan kontrak adalah wajar dan dapat

dipertanggungjawabkan. Karena itu perlu dilakukan negosiasi teknis dan harga.

Apakah hasil negosiasi masih dapat dijadikan alasan untuk menggugurkan

atau membatalkan pemenang seleksi. Atas pertanyaan tersebut jawabnya, hasil

negosiasi dapat dijadikan dasar untuk untuk menggugurkan atau membatalkan

pemenang seleksi. Untuk itu diciptakan ketentuan yang memungkinkan Pokja ULP

dan Penyedia berada pada posisi tawar menawar yang seimbang. Di satu sisi, Pokja

ULP tidak dapat seenaknya meminta agar penyedia menurunkan harga dan/atau

menaikkan kualitas teknis penawarannya, di sisi lain, Penyedia tidak boleh bertahan

pada harga penawaran yang tidak wajar dan kualitas teknis yang tidak dapat

dipertanggungjawabkan.

F. Tata Cara Negosiasi

Negosiasi dilakukan oleh Pokja ULP terhadap penyedia yang telah ditetapkan

sebagai pemenang seleksi dengan ketentuan sebagai berikut:

1. Pihak penyedia adalah:

a) Direktur utama/pimpinan perusahaan/pengurus koperasi;

b) Penerima kuasa dari direktur utama/pimpinan perusahaan/pengurus koperasi

yang namanya tercantum dalam akta pendirian/anggaran dasar;

c) Pihak lain yang berstatus sebagai tenaga kerja tetap dan mendapat surat kuasa

atau pendelegasian wewenang yang sah dari direktur utama/pimpinan

perusahaan/pengurus koperasi;

d) Kepala cabang perusahaan yang diangkat oleh kantor pusat yang dibuktikan

dengan dokumen otentik;

e) Pejabat yang menurut perjanjian Kerja Sama Operasi (KSO) berhak mewakili

kemitraan.

2. Negosiasi memperhatikan kesesuaian antara bobot pekerjaan dengan tenaga ahli

dan/atau tenaga pendukung yang ditugaskan, serta mempertimbangkan kebutuhan

perangkat/fasilitas pendukung yang proporsional guna mencapai hasil kerja yang

optimal;

3. Negosiasi ditujukan untuk memperoleh kesepakatan biaya yang efisien dan efektif

dengan mempertahankan hasil yang ingin dicapai sesuai dengan penawaran teknis

yang diajukan penyedia;

4. Aspek biaya yang perlu diklarifikasi dan dinegosiasikan terutama:

a. Kesesuaian rencana dengan jenis pengeluaran biaya;

b. Volume kegiatan dan jenis pengeluaran;

c. Biaya satuan dibandingkan dengan biaya yang berlaku di pasaran.

5. Klarifikasi dan negosiasi terhadap biaya personil dilakukan berdasarkan daftar gaji

yang telah diaudit dan/atau bukti setor PPh tenaga ahli bersangkutan dengan

ketentuan:

a. Biaya satuan dari baya langsung personil maksimul 4 (empat) kali gaji dasar

yang diterima oleh tenaga ahli tetap dan/atau 2,5 (dua koma lima) kali gaji dasar

yang diterima oleh tenaga ahli tidak tetap.

b. Unit biaya personil dihitung berdasarkan satuan waktu yang dihitung

berdasarkan tingkat kehadiran dengan ketentuan:

1 (satu) bulan dihitung minimal 22 (dua puluh dua) hari kerja;

1 (satu) hari kerja dihitung minimal 8 (delapan) jam kerja.

6. Negosiasi terhadap biaya tenaga pendukung (tenaga teknik dan

penunjang/administrasi) dilakukan berdasarkan harga pasar tenaga pendukung

tersebut;

7. Harga satuan yang dapat dinegosiasikan yaitu biaya langsung non personil yang

dapat diganti (direct reimbursable cost) dan/atau biaya langsung personil

(remuneration) yang dinilai tidak wajar.

G. Kesimpulan

1. Negosiasi memiliki arti sangat penting dalam mencapai kesapakatan antara

pemerintah sebagai pengguna barang/jasa dan penyedia barang/jasa tentang

harga dan kualitas teknis barang/jasa;

2. Negosiasi hanya dibolehkan dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa yang

dilakukan dengan cara seleksi, penunjukan langsung, dan pengadaan langsung;

3. Negosiasi dilakukan oleh pihak yang berwenang;

4. Harga satuan yang dapat dinegosiasikan adalah biaya langsung non personil

yang dapat diganti (direct reimbursable cost) dan/atau biaya langsung personil

(remuneration) yang dinilai tidak wajar;

5. Negosiasi terhadap biaya personil (reminiration) dilakukan berdasarkan gaji

dasar yang telah diterima oleh tenaga ahli yang dibuktikan dengan hasil audit

atau bukti setor PPh;

c. Biaya satuan dari baya langsung personil maksimul 4 (empat) kali gaji dasar

yang diterima oleh tenaga ahli tetap dan/atau 2,5 (dua koma lima) kali gaji dasar

yang diterima oleh tenaga ahli tidak tetap.

d. Unit biaya personil dihitung berdasarkan satuan waktu yang dihitung

berdasarkan tingkat kehadiran dengan ketentuan:

1 (satu) bulan dihitung minimal 22 (dua puluh dua) hari kerja;

1 (satu) hari kerja dihitung minimal 8 (delapan) jam kerja.

Daftar Pustaka:

1. Peraturan Presiden nomor 54 tahun 2010

2. Peraturan Presiden nomor 70 tahun 2012

3. Peraturan Kepala LKPP nomor 14 tahun 2012

4. Peraturan Kepala LKPP nomor

5. Sopian, Abu. Dasar-Dasar Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Jakarta, In Media, 2014.

6. Sopian, Abu. Tata Cara Pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi, Jogjakarta, Pustaka Felicha,

2012.

7. Kuncoro. Agus. Begini Tender Yang Benar, Jogjakarta, Primaprint, 2013