NALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SDK SANG TIMUR BATIKAN

KECAMATAN UMBULHARJO

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Nobertus Dake

09.12.3785

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA 2013

ANALYSIS AND DESIGN OF ACADEMIC INFORMATION SYSTEM AT KANISIUS

SANG TIMUR ELEMENTARY SCHOOL BATIKAN UMBULHARJO DISTRICT

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA

SDK SANG TIMUR BATIKAN KECAMATAN UMBULHARJO

Nobertus Dake Jurusan Sistem Informasi

STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA

Currently, SDK Sang Timur Batikan still use manual written report cards as a study report for parents/guardians of students. The Number of students and limited time will bother homeroom. The Academic Information Systems at SDK Sang Timur Batikan is a software that can help solve the problems mentioned above. In addition, these information systems could also helps the administrator for data storage, include data of students, teachers, and employees. This information system is built with Visual Studio 2010 (VB.Net), SQL 2005 Express, and Crystal Report. Keywords: Information System, Academic.

1. Pendahuluan

Sebagai makluk hidup yang menghuni muka bumi ini, menginginkan agar

hidupnya bahagia dan mampu menghadapi permasalahan hidupnya. Mengatasi

permasalahan hidupnya itu tentu melalui beberapa prosedur tertentu sehingga

permasalahan tersebut dapat teratasi, agar pekerjaan yang diupayakan mencapai

kehidupan bahagia. Pekerjaan yang dilakukan manusia terkadang tidak sesuai dengan

pilihannya, namun di pihak lain karena sesuatu dan lain hal menuntutnya demikian.

Pekerjaan manusia ini dilakukan selain untuk mencari nafkah, juga proses memilih minat,

bakat dan sebagai kebanggaan bagi orang lain dan diri sendiri.

Salah satu pekerjaan yang dialami dalam suatu lembaga atau institusi resmi

adalah menyangkut Sistem Informasi Akademik di sekolah yang merupakan tolak ukur

menentukan perkembangan suatu lembaga khususnya pengelolaan data untuk

kelancaran dan kelengkapan administrasi. Sistem informasi akademik sekolah adalah

bagian penting erat hubungannya dengan dunia pendidikan. Dengan adanya informasi

pihak sekolah dapat mengetahui kemampuan, kelemahan, kekuatan, peluang serta

ancaman yang datang sehingga mampu menentukan strategi untuk lebih maju dan

menghasilkan kualitas informasi terjamin.

Pemanfaatan sistem informasi bagi pihak sekolah, akan membantu pihak

sekolah dalam menjaga kualitas informasi yang membantu dalam proses administrasi

pengelolaan data-data yang ada seperti data guru, data siswa, data kelas serta beberapa

mata pelajaran. Dalam hal ini data tersebut akan bermanfaat dan memudahkan wali

kelas serta pencetakan raport siswa dengan menggunakan sistem informasi akademik.

2. Landasan Teori

2.1 Sistem Informasi Akademik

Pengertian akademik berasal dari kata Yunani yakni academos sebuah taman

umum di Athena. Academos sendiri adalah pahlawan legendaris Troya, kemudian oleh

Socrates kata academos menjadi akademik berarti semacam tempat perguruan,

akademist. Akademik adalah keadaan orang-orang bisa menyampaikan dan menerima

gagasan, pemikiran, ilmu pengetahuan, dan sekaligus dapat mengujinya secara jujur,

terbuka, dan leluasa.1

2.2 Konsep Data Base

Basis data merupakan sekumpulan data yang saling terintegrasi satu dengan

yang lainnya dan terorganisasi sesuai dengan skema atau struktur tertentu dan

tersimpan dalam sebuah hardware komputer2

1 http://www.unp.ac.id/downloads/pkmb08/bab-4.pdf.

2 M. Rudyanto Arief, Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server

2000, (Yogyakarta: Penerbit ANDI, 2006), hal. 33.

Basis data menurut Kusrini, M.Kom dalam bukunya, mendefenisikan berbagai sudut

pandang sebagai berikut:3

1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang mana diorganisir

sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah.

2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama

sedemikian rupa tanpa adanya perulangan (redudancy) yang tidak perlu untuk

memenuhi kebutuhan.

3. Kumpulan file, tabel atau arsip yang saling berhubungan yang disimpan di dalam

satu penyimpanan elektronik.

Basis data bertujuan untuk mengatur data, sehingga ditemukan kemudahan dan

ketepatan dalam mengambil kembali. Untuk tindakan seperti itu maka perlu ada syarat

basis data yang baik yakni tidak adanya redudansi dan inkosistensi data bahwa tidak

terjadi suatu informasi tersimpan dibeberapa tempat. Akibat dari redudansi ini akan

mengakibatkan inkosistensi data. Redudansi data bisa terjadi pada beberapa tabel dan

juga bisa terjadi dalam beberapa tabel yang sama.

2.3 Software yang digunakan

2.3.1 SQL Server 2005 Express

SQL Server 2005 Express merupakan edisi gratis dari Microsoft yang memiliki fitur paling

minumun jika dibandingkan dengan edisi-edisi lainnya.4 Akan tetapi meski memiliki fitur

paling minimum, fitur tersebut sudah lebih dari cukup untuk membangun sebuah aplikasi

yang dapat mengolah data menjadi informasi yang berguna.

Agar dapat memanipulasi data, SQL Server menggunakan sebuah bahasa

pemrograman yang biasa dikenal dengan istilah T-SQL (Transact SQL) yang dapat

dikelompokkan dalam dua bagian yakni:5

1. DDL (Data Defenition Language)6

Merupakan perintah - perintah dasar dalam kategori ini yakni:

a. CREATE TABLE : Membuat tabel

b. CREATE INDEX : Membuat index

c. ALTER TABLE : Mengubah struktur tabel

d. DROP TABLE : Menghapus tabel

e. DROP INDEX : Menghapus index

f. GRANT : Memberikan hak akses

g. REVOKE : Menghapus hak akses

3 Kusrini, M.Kom., Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, (Yogyakarta: Penerbit ANDI, 2007),

hal. 2 4 Rangga Praduwiratna, Bermain Data dengan SQL Server, (Bandung, 2010), hal. 7 5 Ibid, hal.9

6 Op.cit, hal. 25-26

2. DML (Data Manipulation Language)

Merupakan perintah-perintah dasar yang masuk dalam kategori ini adalah:

a. SELECT : Menampilkan record dari tabel atau view

b. INSERT : Menyisipkan record ke dalam tabel

c. UPDATE : Mengubah record dari tabel

d. DELETE : Menghapus record dari tabel

e. COMMIT : Menuliskan perubahan ke dalam disk

f. ROLLBACK : Membatalkan perubahan yang dilakukan

setelah perintah COMMIT terakhir.

2.3.2 Microsoft Visual Basic 2010

VB .Net (Visual Basic .Net) yang sudah mendapat tambahan beberapa fitur baru seperti

VB6. Visual Basic .Net merupakan bahasa baru yang sudah di-redesign dan

direstrukturisasi. Terutama penggunaan bahasa yang sudah lebih modern dengan

penambahan fitur baru pada objek design, data akses, form dan tentu masih banyak lagi

fitur tambahan terutama perubahan pada format filenya.7

Komponen-komponen yang terdapat pada Visual Basic .Net 20108

1. Toolbox adalah tempat sekumpulan komponen atau objek digunakan

merancang dan menata komponen untuk objek aplikasi.

2. Solution Exporer, adalah bagian yang berfungsi melihat beberapa item

menyusun sebuah project.

3. Properties adalah berfungsi untuk menampung nilai property dari sebuah

objek atau class.

4. Code Editor, merupakan suatu text area yang digunakan untuk sebuah

objek atau class.

5. Code Editor, adalah suatu text area yang digunakan untuk merancang dan

menata sebuah kode aplikasi dalam bentuk kode-kode baris program.

6. Menu, adalah kontrol Visual Studio yang berisi sekumpulan jalan pintas

atau shortcut untuk mengakses perintah pengelolaan, pengaturan, dan

lain-lain.

7. Toolbar, berfungsi sebagai shorcut untuk sebagian fungsi-fungsi yang

sering digunakan di menu.

8. Server Explorer, merupakan bagian yang berfungsi sebagai tempat untuk

manajemen database.

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Identifikasi Masalah

7 http://netindonesia.net/files/folders/vbnotebook/entry 183787.aspx

8 Alexander F.K. Sibero, Dasar-dasar VIsual Basic .Net, (Yogyakarta: Mediakom, 2010). hal.20

Pembuatan sistem yang baru memerlukan analisis sistem yang digunakan untuk

panduan arah kepada permasalahan yang dihadapi dalam menggunakan sistem yang

dibangun serta menganalisa kebutuhan sistem yang diperlukan.

Dari hasil penelitian penulis pada objek pada bagian tata usaha SDK Sang

Timur, ada beberapa masalah yang dihadapi, yakni:

1. Secara umum beberapa data sudah disimpan secara komputerisasi, tetapi media

penyimpanannya masih belum rapi. Hal ini menyulitkan pegawai saat melakukan

pencaharian data.

2. Pengelolaan data-data akademik masih berlaku manual, seperti pencatatan

secara manual, maka besar kemungkinan terjadi kesalahan penulisan data.

3. Pada pengisian dan penulisan raport siswa, masih ditulis dengan sistem manual

oleh masing-masing wali kelas. Hal ini tentu merepotkan wali kelas memberikan

nilainya, sementara ada beberapa guru yang juga mengajar di tempat lain

sehingga waktu penulisan raport sangat terbatas.

4. Setiap waktu yang telah ditentukan diadakan pemeriksaan baik oleh kepada

sekolah atau dinas pendidikan setempat, mengenai informasi data terakhir.

Dalam hal ini, bagian tata usaha mengalami keterlambatan memberikan informasi

tersebut karena masih mencari dan mengumpulkan file atau data yang tidak tersimpan

rapi.

3.2 Sasaran dan Batasan Sistem

Kinerja dari sistem bagian akademik pada SDK Sang Timur Batikan dirasa

kurang efesien dan kurang efektif, jika dilihat dari hasil Throughput dan Respon time.

Throughput merupakan jumlah pekerjaan yang mampu dilaksanakan oleh sistem dalam

waktu tertentu. Sedangkan response time adalah keterlambatan rata-rata antara satu

transaksi dengan tanggapan yang diberikan terhadap transaksi tersebut.

3.3 Analisis PIECES

Analisis ini dilakukan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan sistem yang

sedang berjalan atau sedang digunakan. Dari hasil analisis pada objek yang penulis

temukan adalah adanya beberapa masalah yang menyebabkan sistem bekerja tidak

optimal, sehingga perlu diupayakan pencaharian solusi permasalahannya. Analisis ini

dilakukan dengan mengedepankan beberapa faktor yakni pengukuran pekerjaan,

kehandalan, teknologi, laporan serta dokumentasi.

3.4 Flowchart yang diusulkan

Gambar 3.2 Flowchart Sistem yang Diusulkan

3.4 Data Flow Diagram

Gambar 3.3 Diagram Konteks

Pada gambar DFD di atas, memperjelas aliran input dan output dari sistem

informasi akademik ini. Ada pihak pelaku yang terlibat dalam sistem ini, yakni tata usaha

dan wali kelas.

3.6 Data Flow Diagram Level 1

Gambar 3.4 DFD Level 1 ( Tata Usaha)

Pada DFD level 1 ini menjelaskan secara lebih rinci proses yang dilakukan dalam

sistem baru. Level DFD 1 dibedakan menjadi dua, yakni bagian tata usaha dan untuk

wali kelas. Tata usaha mempunyai hak penuh terhadap sistem, termasuk pengaturan

data user. Dalam hal ini proses pencatatan data guru mengawali pencatatan data

berikutnya, dan dibagi menjadi sepuluh proses utama. Kemudian data guru digunakan

dalam pencatatan data kelas dan mata pelajaran. Sesudah melakukan aktivitas

pencatatan data mata pelajaran, data orang tua dan data siswa bisa dilakukan. Data

siswa yang telah diinputkan kemudian akan digunakan untuk melakukan pencatatan nilai

dan proses kenaikan kelas. Untuk tahap akhir akan menghasilkan proses akhir dalam

bentuk pembuatan laporan.

4 Implementasi dan Pembahasan

4.1 Implementasi Tabel

4.1.1 Form Login

Masukan username, password dan status kemudian klik tombol login. Jika

username, password dan statusnya benar maka akan masuk ke halaman utama sistem

ini. Tampilan ini adalah tampilan awal setiap kali program dijalankan.

4.1.2 Form Menu Utama

Form ini akan terbuka bila login berhasil. Dalam Form Home user akan dapat

menambahkan data baru, mengubah dan menghapus data yang sudah ada adapun isi

dari form home sebagai berikut.

1. Master Data

Pada form ini digunakan untuk mengolah data masukan yakni:

a. Olah data Guru

b. Olah data Kelas

c. Olah data Mata Pelajaran

d. Olah data Siswa

e. Olah data Kenaikan Kelas

f. Olah data Nilai

g. Olah data Pengguna

h. Olah data Tahun Ajaran

i. Olah data Orang Tua Siswa

j. Olah data Mengajar

2. Laporan-Laporan

Dapat menghasilkan laporan data berupa;

a. Data Siswa

b. Data Guru

c. Data Orang Tua/Wali

d. Data Mata Pelajaran

e. Data Kelas

f. Roport Siswa

3. Pengaturan

Digunakan untuk mengubah data user yakni data Tata Usaha dan Wali Kelas

5 Penutup

5.1 Kesimpulan

Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan di Sekolah Dasar Kanisius Sang

Timur Batikan dapat diambil kesimpulan:

1. Permasalahan operasional yang ada pada bagian Tata Usaha SD Kanisius Sang

Timur Batikan ini, adalah terletak pada proses pencatatan dan data akademik

serta pembuatan laporan.

2. Berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan pengguna dan sistem, pada

bagian tata usaha SD Kanisius Sang Timur Batikan, membutuhkan sistem yang

dapat mendukung dan menangani kegiatan operasional, Kegiatan tersebut

meliputi pencatatan data akademik dan pembuatan raport siswa.

3. Penelitian dan studi kasus yang dilakukan pada bagian tata usaha SD Kanisius

Sang Timur Batikan, menghasilkan beberapa analisis, seperti analisis kelemahan

sistem, analisis kebutuhan sistem, dan analisis kelayakan sistem. Pada tahapan

analisis ini digunakan untuk merancang sistem baru sehingga sesuai kebutuhan.

4. Pengujian dilakukan dengan metoda white-box dan black-box. Konversi

dilakukan dengan metoda pararel, maksudnya bahwa, sistem lama dan baru

dijalankan secara bersama selama masa uji.

5. Perancangan dan implementasi sistem dilakukan dengan cara membuat desain

proses, desain basis data, serta perancangan interface. Hasil desain ini

diterapkan ke dalam DBMS dengan membuat table, trigger, view. Selanjutnya

dikembangkan dengan aplikasi berbasis desktop dengan menggunakan Visual

Studio 2010 yang mana tersambung dengan DBMS. Hasil keluaran dari aplikasi

ini adalah laporan data akademik dan raport siswa.

5.2 Saran

Berdasarkan analisis dari kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan bagi SD

Kanisius Sang Timur Batikan dalam usaha untuk meningkatkan proses meningkatkan

kinerja sistem, saran yang ingin disampaikan adalah :

1. Dalam perancangan sistem baru ini, masih berbasis desktop, konektifitasnya

belum menggunakan jaringan internet sebagai media komunikasi data. Bila

dilihat dari luas dan cakupan akses data dengan menggunakan teknologi internet

lebih cepat. Namun dalam hal ini perlu juga diperhatikan faktor keamanan sistem.

2. Pada bagian tata usaha SD Kanisius Sang Timur Batikan, dapat

mempertimbangkan penerapan sistem informasi ini. Karena dengan adanya

sistem ini pencatatan data akademik dan pembuatan laporan akan mudah

diatasi. Dengan minimnya tenaga yang bekerja pada bagian tata usaha, sistem

ini cukup memberi solusi bagi terselenggaranya sistem yang selama ini sudah

berjalan, meski sistem ini masih jauh dari kesempurnaan.

3. Penerapan sistem baru akan berjalan dengan baik dan lancar apabila setiap

pihak yang terkait mendukung penerapan sistem tersebut.Program ini belum

sepenuhnya sempurna memenuhi harapan semua orang, semoga peneliti

berikutnya terbantu dengan hasil karya ini.

Demikian skripsi ini disusun, semoga dapat membantu kinerja sistem di SD Kanisius

Sang Timur Batikan, sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat, tepat dan

akurat. Semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat untuk bagian tata usaha, pembaca

dan peneliti selanjutnya.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit ANDI.

Arief, M. Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL

dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Penerbit ANDI

Jogiyanto, H.M. 2005. Sistem Teknologi Informasi Edisi II. Yogyakarta: Penerbit ANDI

Darmayuda, Ketut. 2010. Pemrograman Apli kasi Database dengan Microsoft Visual

Basic .NET 2008. Bandung: Penerbit INFORMATIKA

F.K. Sibero, Alexander. 2010. Dasar-dasar Visual Basic .NET. Yogyakarta: Mediakom.

Hartono, Jogiyanto. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit ANDI

http://junindar.blogspot.com/2008/12/menampilkan-data-dari-table-ke-dalam.html,

diakses tanggal 28 Nopember 2012

http://netindonesia.net/files/folders/vbnetebook/entry183778.aspx, diakses tanggal 28

Nopember 2012

http://www.unp.ac.id/downloads/pkmb08/bab-4.pdf, diakses tanggal 17 Desember 2012

Kadir, Abdul. 1999. Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta: Penerbit

ANDI.

Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit ANDI.

Kusrini. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta: Penerbit

ANDI.

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit

ANDI.

Praduwiratna, Rangga. 2010. Bermain Data dengan SQL Server.

http://mugi.or.id/blogs/ranggapraduwiratna/archive/2010/02/03/e-book-gratis-

bermain-data-dengan-sql-server.aspx, diakses tanggal 27 Nopember 2012.

Robert A. Leitch, K. Roscoe Davis. 1983. Accounting Information System. New Jersey:

PrenticeHall