z

MONITORING & EVALUASI PELAYANAN REKAM

MEDISPrima Soultoni Akbar SST MPH

Prodi D3 PMIK, Jurusan KesehatanTerapan

Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang

KEMAMPUAN AKHIR YANG DIHARAPKAN

Mahasiswa mampu mengetahui monitoring

dan evaluasi pelayanan rekam medis

Materi

1. Pengertian monitoring dan evaluasi pelayanan Rekam Medis

2. Kegiatan pelayanan Rekam Medis

3. Tujuan monitoring dan evaluasi pelayanan Rekam Medis

4. Bentuk kegiatan monitoring dan evaluasi pelayanan RekamMedis

5. Rencana tindak lanjut evaluasi pelayanan rekam medis

Manajemen

Manajemen adalah proses perencanaan,

pengorganisasian dan memimpin berbagai

kegiatan suatu organisasi secara formal. (Hatta

G, 2008)

Fungsi Manajemen

Monitoring

Monitoring adalah upaya yang dilakukan secara rutin untuk

mengidentifikasi pelaksanaan dari berbagai komponen program

sebagaimana telah direncanakan, waktu pelaksanaan program

sebagaimana telah dijadwalkan, dan kemajuan dalam mencapai tujuan

program (UNESCO).

Monitoring

Kegiatan melakukan pemantauan untuk perbaikan selama pekerjaan

masih berjalan, apakah sudah sesuai perencanaan atau tidak.

Pengawasan tidak dapat dilaksanakan jika tidak ada perencanaan.

Memastikan bahwa sistem tata kerja unit rekam medis

terimplementasi dengan baik

Fungsi Monitoring

Fungsi manajemen yang berkesinambungan untuk memberikan

rekomendasi untuk melakukan tindakan koreksi kepada pimpinan

pelayanan kesehatan. Bila kemudian tindakan koreksi dilakukan maka

fungsi pengendalian akan terlaksana secara lengkap.

Hasil Monitoring

Hasil monitoring dan pengendalian yang telah

dianalisis dan diolah dapat dijadikan sebagai informasi

yang dapat dipahami dengan mudah oleh manajer/

kepala rekam medis untuk dasar pengambilan

keputusan tindak lanjut, baik menyangkut kegiatan

yang sedang berjalan maupun kegiatan yang akan

datang.

Tujuan Monitoring pelayananrekam medis

▪ Compliance (Kesesuaian/ kepatuhan)

Menentukan apakah implementasi kebijakan tersebut sesuai dengan standard dan prosedur

yang telah ditentukan.

▪ Auditing (pemeriksaan)

Menentukan apakah sumber-sumber/pelayanan kepada kelompok sasaran (target groups)

memang benar-benar sampai kepada mereka.

▪ Accounting (Akuntansi)

Menentukan perubahan apa saja yang terjadi setelah implementasi sejumlah kebijakan publik

dari waktu ke waktu.

▪ Explanation (Penjelasan)

Menjelaskan mengenai hasil-hasil kebijakan yang berbeda dengan tujuan kebijaka

Evaluasi

Kegiatan yang terkait tentang penilaian efektifitas kinerja rekam

medis secara kontinyu.

Tujuan:

Menjamin agar kegiatan yang dialaksanakan dapat mencapai

tujuan yang telah direncana kan atau ditetapkan. Selain itu juga

untuk mengetahui bahwa kegiatan yang dilakukan adalah tepat

sasaran, metode, waktu, biaya dll.

Evaluasi Menurut TahapPelaksanaan

• Evaluasi pada perencanaan atau ketikakegiatan belum dilaksanakan

feedforward evaluation

• Evaluasi kegiatan yang sedang berjalanatau pada proses pelaksanaan kegiatan

Concurrent Evaluation

• Evaluasi setelah kegiatan selesai dilaksanakan (evaluasi Akhir)

feedback evaluation

Tahapan Proses Evaluasi

➢ Penetapan indicator pengukurandan standar pelaksanaan kegiatan,

➢ Penentuan pengukuranpelaksanaan kegiatan

➢ Pengukuran pelaksanaan kegiatannyata

➢ Pembandingan hasil ukur denganstandar

➢ Merancang dan melakuAkantindakan koreksi, bila diperlukan

Definisi Standar

Standar suatu tingkat dari

pelayanan yang diharapkan,

biasanya disusun oleh ikatan atau

asosiasi profesi sebagai sutu

metode optimal (Hatta G, 2008)

Definisi Indikator(Depkes, 2003)

➢ Indikator adalah variabel yang membantu kita dalam mengukur perubahan

perubahan yang terjadi baik secara langsung maupun tidak langsung (WHO,

1981)

➢ Indikator adalah suatu ukuran tidak langsung dari suatu kejadian atau kondisi

➢ Indikator adalah statistik dari hal normatif yang menjadi perhatian kita yang

dapat membantu kita dalam membuat penilaian ringkas, komprehensif, dan

berimbang terhadap kondisi-kondisi atau aspek-aspek penting dari suatu

masyarakat

➢ Indikator adalah variable-variabel yang mengindikasi atau member petunjuk

kepada kita tentang suatu keadaan tertentu, sehingga dapat digunakan untuk

mengukur perubahan.

Penetapkan indikator yang akan menjadi alat ukur

Syarat indikator harus:

Simple (Sederhana)

Measurable (Dapat diukur)

Attributable (Bermanfaat)

Reliable (Dapat dipercaya)

Timely (Tepat Waktu)

SMART

Simple (sederhana)

Indikator yang ditetapkan sedapat mungkin sederhana dalam

pengumpulan data maupun dalam rumus penghitungan untuk

mendapatkannya

SMART

Measurable (dapat diukur)

Indikator yang ditetapkan harus mempresentasikan informasinya

dan jelas ukurannya. Dengan demikian dapat digunakan untuk

perbandingan antara satu tempat dengan tempat lain atau antara

satu waktu lain. Kejelasan pengukuran juga akan menunjukkan

bagaimana cara mendapatkan datanya.

SMART

Attributable (bermanfaat)

Indikator yang ditetapkan harus bermanfaat untuk kepentingan

pengambilan keputusan. Ini berarti bahwa indicator itu harus

merupakan pengejahwantahan dari informasi yang memang

dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.jadi harus spesifik

untuk pengambilan keputusan tertentu

SMART

Reliable (dapat dipercaya)

Iindikator yang ditetapkan harus dapat didukung oleh

pengumpulan data yang baik, benar dan teliti. Indikator yang

tidak/belum bisa didukung oleh pengumpulan data yang baik,

benar dan teliti, seyogyanya tidak digunakan dulu.

SMART

Timely (tepat waktu)

Indikator yang ditetapkan

harus dapat didukung oleh

pengumpulan data dan

pengolahan data

Tahap Penilaian Mutu

1. Menetapkan standar

2. Menilai kinerja yang ada

3. Upaya memperbaiki kinerja yang

menyimpang dari standar yang sudah

ditetapkan

Prinsip Monitoring dan EvaluasiRekam medis

Prinsip Monitoring dan Evaluasi Rekam

medisAudit Medis

Pedoman Audit Medis di RS

Kemenkes RI No 496/Meneks/SK/IV/2005 tujuan dari audit medissangat terkait dengan upaya peningkatan mutu dan standarisasi

Tujuan Umum:

Tercapainya pelayanan medis prima di rumah sakit

Tujuan Khusus:

➢ Melaksanakan evaluasi mutu pelayanan medis

➢ mengetahui standar pelayanan medis

➢ Melakukan perbaikan-perbaikan pelayanan medis sesuai dengankebutuhan pasien dan standar pelayanan medis

Kegiatan pelayananRekam Medis

▪ Sistem penulisan nama

▪ Sistem pencatatan data pelayanan klinis

▪ Sistem penomoran rekam medis

▪ Sistem penyimpanan Dokumen Rekam medis (DRM)

▪ Sistem retensi dan pemusnahan

▪ Sistem pelepasan informasi rekam medis

▪ Sistem pengindeksan

▪ Sistem pelaporan

Contoh kasus

Saudara menemukan banyak rekam medis yang dipinjam oleh

bagian keperawatan dan belum kembali. Keadaan ini

memperlambat pelayanan pasien yang akan berobat ulang.

Saudara ingin melihat berapa lama ruang perawatan menyimpan

rekam medis dan ruangan manakah yang terbanyak. Indikator

apa yang Saudara akan monitor?

Contoh Kasus

Saudara menemukan banyak rekam medis yang

disimpan di ruang perawatan, sehingga

memperlambat pelayanan pasien yang akan

berobat ulang. Saudara ingin melihat berapa lama

ruang perawatan menyimpan rekam medis dan

ruangan manakah yang terbanyak. Indikator apa

yang Saudara akan monitor?

Sebutkan bentuk kegiatanmonitoring pelayanan Rekam

Medis lainnya?

RTL

Rencana

Tindak

Lanjut

Kriteria RTL

➢ Rasional

➢ Inovatif

➢ Operasional

➢ Terjangkau

➢ Target & Sasaran jelas

➢ Terprogram

➢ Efisien

Pokok PenyusunanRTL

➢ Memotret fakta lapangan menjadi keharusan yang dilakukan

➢ Menentukan program kegiatan

➢ Memperkirakan target secara realistis

➢ Menentukan indikator keberhasilan

➢ Merumuskan strategi & daya dukung

➢ Menentukan waktu yang tepat dan pelaksana