Modul Mata Kuliah Manajemen Proyek Perangkat Lunak

II. TEKNOLOGI INFORMASI DALAM ORGANISASI

Secara ringkas bagian ini menguraikan hal – hal sebagai berikut

Posisi ideal produk atau solusi teknologi di suatu organisasi

Landasan dan arahan yang idealnya menjadi dasar pelaksanaan proyek – proyek

teknologi dalam suatu organisasi

Perencanaan Strategis Sistem Informasi (PSSI) sebagai alat pengarah,

pengendali, dan pemantau implementasi sistem informasi bagi manajemen

organisasi

Pentingnya pelaksanan proyek teknologi informasi yang sejalan dan mendukung

kebijakan dan tujuan organisasi serta strategi dan program teknologi informasi

II. 1. Corporate Governance

Akhir – akhir ini Corporate Governance (CG) meningkat secara signifikan sebagai

suatu kebutuhan kunci bagi manajemen organisasi yang baik. Kesalahan

pengelolaan (mismanagement) telah mengakibatkan tumbangnya perusahaan –

perusahaan besar (kasus Enron, WorldCom sebagai contoh). Tetapi apa sebenarnya

CG ? Tidak ada definisi global yang seragam mengenai CG, namun beberapa

dicuplik di sini antara lain [12]:

“Corporate governance is concerned with improving the performance of

companies for the benefit of the conduct of and relationship between the board of

directors, managers and the company shareholders.” Investment and

FinancialServices Association Guidance No. 2.00

“Corporate governance generally refers to the processes by which organizations

are directed, controlled and held to account. It encompasses authority,

accountability and stewardship, leadership, direction, and control exercised in the

organization.” Principles of Corporate Governance, Organization for Economic

Cooperation and Development

“IT governance is the responsibility of the board of directors

and executive management. It is an integral part of enterprise

governance and consists of the leadership and organizational

structures and processes that ensure that the organisation’s IT

sustains and extends the organisation’s strategies and

objectives.”—Board Briefing on IT Governance, 2nd Edition,

IT Governance Institute

1

Corporate governance extends to the organization’s IT

environment.

Definisi Corporate Governance (Tata Kelola Korporasi) yang paling banyak diacu

adalah definisi yang diperkenalkan oleh Sir Adrian Cadbury [10]. Sir Adrian Cadbury

mendefinisikan CG sebagai “the system by which business corporation are directed

and controlled. Lebih khusus CG adalah seperangkat tanggung jawab dan praktek –

praktek yang digunakan oleh manajemen suatu korporasi (dapat juga pemerintahan,

atau organisasi yang lain) untuk membuat arahan yang bersifat strategis sehingga

dengan demikian memastikan tujuan – tujuan korporasi dapat tercapai, risiko dapat

dikelola dengan benar, dan sumber daya korporasi dapat diberdayakan.

OECD (Organisation for Economic Co-operation and Development) menyatakan “CG

melibatkan relasi antara manajemen perusahaan, board, pemangku kepentingan

internal (shareholder), pemangku kepentingan eksternal (stakeholder). CG juga

menyediakan suatu struktur yang melaluinya : obyektif – obyektif perusahaan

ditetapkan, cara – cara untuk mencapai obyektif serta pemantauan kinerja ditentukan

”

Dalam kontek tata kelola layanan publik (public governance) OECD menyatakan

“Good effective public governance helps to strengthen democracy and human rights,

promote economic prosperity and social cohesion, reduce poverty, enhance

environment protection and the sustainable use of natural resources and deepend

convident in government and public administration” [7]

Dalam kaitan dengan pembahasan topic buku ini, CG perlu dikemukakan karena CG

merupakan payung dari ITG. ITG akan mengarahkan strategi IT dalam suatu

organisasi. Proyek teknologi informasi (idealnya) merupakan salah satu

implementasi program dari strategi TI suatu organisasi.

II. 2. IT Governance

IT Governance (ITG) merupakan salah satu domain CG. Dengan demikian

keberadaan IT Governance harus sinergi dan mendukung obyektif – obyektif CG.

Salah datu definisi IT Governance secara adalah suatu kerangka kerja (frame work)

yang mendukung pengelolaan semua sumber daya informasi (SDM, biaya,

infrastruktur) dalam usaha mencapai tujuan – tujuan korporasi secara efektif dan

efisien [11]. Dua perhatian utama dari ITG adalah : bagaimana TI dapat memberikan

2

nilai yang memadai kepada bisnis dan bagaimana risiko yang ada dan timbul dari

keberadaan TI dapat dikelola.

II.2.1. Praktik Terbaik (Best Practice) ITG

ITG memungkinkan suatu organisasi untuk sepenuhnya memanfaatkan keuntungan

yang diperoleh dari keberadaan informasi yang dimiliki, dan dengannya memaksimal

benefit, mengkapitalisasi kesempatan, mendapatkan keunggulan dalam

berkompetisi. ITG merupakan suatu struktur relasi dan proses yang digunakan untuk

mengarahkan dan mengendalikan organisasi untuk mencapai tujuan – tujuan yang

ditetapkan, memberikan nilai lebih dan tetap menjaga keseimbangan antara risiko

dan pengembalian dari TI dan proses – proses yang terkait dengan TI.

Hal – hal yang menjadi perhatian manajemen dalam mengarahkan TI dalam

organisasinya terfokus pada empat hal, seperti dijelaskan pada gambar di bawah [7],

CISA Review Manual 2010.

Gambar II-1 Area Fokus ITG

Strategic Aligment : Strategi, perencanaan dan operasional IT harus inline dan

sinergi dengan strategi, perencanaan dan operasional organisasi

Value Delivery : Penerapan TI dalam organisasi harus mampu memberikan nilai

seperti yang direncakan, biayayang dikeluarkan sesuai dengan nilai/benefit yang

didapatkan.

Risk Management : Adanya kepedulian dari manajamen tingkat atas terhadap

risiko – risiko yang mungkin timbul, pemahaman yang jelas mengenai tingkat

3

risiko yang dapat diterima, pemahaman akan kebutuhan – kebutuhan terhadap

kepatuhan, transparansi tentang risiko bagi seluruh korporasi serta

pendelegasian wewenang dan tanggungjawab penanganan risiko bagi pihak –

pihak dalam organisasi.

Resources Management : Optimalisasi sumber daya TI dalam organisasi

termasuk : aplikasi, informasi, infrastruktur, SDM.

Performance Management : Bagaimana mengendalikan dan mengawasi

pelaksanaan strategi, penyelesaian proyek, penggunaaan sumber daya,

performansi proses dan penyediaan layanan dengan menggunakan alat kendali

yang sesuai standard.

II.2.2. Mengapa diperlukan IT Governance?

Tingkat ketergantungan organisasi (korporasi, pemerintahan, institusi pendidikan, dll)

terhadp TI semakin hari semakin tinggi dan meningkat secara signifikan pada 20

tahun terakhir [11]. Bisnis proses yang tidak menggunakan TI sebagai pendukung

utama semakin lama semakin sulit ditemukan. Untuk beberapa industri, TI telah

menjadi nyawa keberlangsungan operasinya. Sehingga dengan demikian tanpa TI

bisa jadi bisnis atau layanan terhenti.

Sebagai konsekuensi pertumbuhan ketergantungan terhadap TI tersebut, biaya yang

diperlukan untuk pembangunan, implementasi dan pemeliharaan TI semakin besar.

Teknologi Informasi semakin hari semakin komplek dan melibatkan semakin banyak

pihak meskipun memberikan hasil perbaikan yang signifikan. Pada awal – awal

komputasi sistem informasi, komputasi dan pengolahan data diserahkan kepada

computer besar. Namun akhir – akhir ini bisa kita lihat komputasi sistem informasi

dapat dilakukan oleh berbagi peralatan : server, pc, bahkan peralatan mobile. Pada

dekade 1960 – 1970 keputusan investasi TI mayoritas masih merupakan tanggung

jawab departemen EDP (Electronic Data Processing) [11]. Manajemen hanya melihat

TI sebagai kotak hitam dan menyerahkan segala keputusan di dalamnya kepada

departemen EDP. Saat ini, karena begitu pentingnya TI keputusan terkait TI

ditangani oleh lebih banyak pihak dengan posisi yang lebih penting. Bahkan untuk

korporasi besar diperlukan seorang setara direktur untuk mengelola IT.

Semakin bertambah kompleknya teknologi dan pihak yang terlibat tersebut tentu saja

meningkatkan risiko yang mungkin dihadapi. Peningkatan ketergantungan terhadap

IT meningkatkan biaya investasi baik untuk pembangunan, operasional maupun

pemeliharaan. Sebagai konsekuensi, tentu saja diperlukan pengelolaan terhadap

investasi tersebut sehingga dapat dipastikan bahwa benefit/profit yang diinginkan

4

dapat direalisasikan. Oleh karena itu diperlukan suatu mekanisme untuk

mengarahkan dan mengendalikan IT mencapai tujuan tersebut. Kurang lebih inilah

alasan diperlukannya ITG.

Alasan diperlukannya ITG yang sesuai dapat diurai lebih rinci sebagai berikut [7],

[11]:

Memastikan strategi IT sinergi dengan strategi korporasi, menghindari

/meminimalkan keputusan yang salah terkait investasi TI

Memastikan peng eluaran terkait TI terkendali

Memastikan akurasi informasi terkait biaya actual TI

Memastikan kecukupan pemantauan dan pengukuran kinerja TI

Memastikan kepatuhan korporasi terhadap peraturan ataupun kebijakan

pemerintah

Memastikan terkendalinya risiko yang mungkin timbul akibat semakin

kompleknya TI seperti risiko keamanan jaringan, risiko bisnis, dll.

Membantu korporasi dalam usaha memenuhi standard-standard yang diterima

dan ditetapkan dalam suatu industri untuk kepentingan kepatuhan maupun nama

baik (brand image)

II.2.3. Kerangak Kerja IT Governance

Paparan definisi mengenai IT G tidak akan dapat membantu pemahaman secara

nyata, karena memang IT G per definisi hanya suatu konsep. Beberapa institusi

professional TI maupun pemerintahan membangun kerangka kerja ITG. Beberapa di

antaranya adalah :

II. 3. 2. 1. CObIT® (Control Objective for Information and related Technology).

COBIT® disusun oleh IT Governance Institute (ITGITM) untuk mendukung

implementasi ITG dengan menyediakan kerangka kerja untuk memastikan bahwa :

TI inline dan bersinergi dengan bisnis organisasi, TI menjadi penggerak bisnis dan

memaksimalkan benefit, sumber daya TI digunakan dalam kerangka tanggung

jawab, dan risiko – risiko terkait TI dapat dikelola secara mencukupi. Dalam COBIT®

tersedia alat untuk meng-asses dan mengukur kinerja dari 34 proses TI dalam suatu

organisasi [7]

II. 3. 2. 2. ITILTM (Information Technology Infrastructure Library).

Disusun oleh Office of Goevernment Commerce(OGC) UK bekerja sama dengan IT

Service Management Forum. ITIL merupakan kerangka kerja IT yang memberikan

panduan bagaimana mencapai keberhasilan dalam operasional pengelolaan layanan

TI (IT Services Management). ITIL terdiri dari 8 kumpulan panduan : Service

Delivery, Service Support, Planning to Implement Service Management, ICT

5

Infrastructure Management, Software Asset Management, Business Perspective,

Security Management dan Application Management. [13]

II. 3. 2. 3. ISO/IEC 27001(ISO 27001),

Berisi sekumpulan standard best practice berupa panduan bagi organisasi dalam

mengimplementasikan dan memaintain program keamanan informasi. ISO 27001

asalnya dipublikasikan oleh pemerintah Inggris (UK) sebagai British Standard 7799

(BS 7799). [7]

II. 3. 2. 4. AS8015-2005,

Kerangka kerja / model standard ITG Pemerintah Australia seperti digambarkan di

bawah. [11]

Gambar II-2 AS8015- Governance Scorecard Perspectives & Cause Effect Relationship, [11]

II. 3. 2. 5. ISO/IEC 38500:2008,

IT G yang mengadopsi AS8015-2005. Kerangka kerjanya dapat diaplikasikan oleh

semua organisasi baik korporasi maupun pemerintahan. Membantu mereka yang

berada pada tingkatan organisasi tertiniggi untuk dengan mudah memahami dan

memenuhi persyaratan dari sisi hukum, peraturan, etik dalam organisasi dalam hal

penggunaan TI. [7]

II. 3. Pemantauan dan Pengendalian TI oleh Manajemen Eksekutif

Secara tradisional manajemen / eksekutif pada tingkatan tertinggi suatu korporasi /

pejabat teras pemerintahan tidak merasa perlu untuk terlibat dalam pemantauan dan

pengendalian operasionalisasi TI dalam organisasinya [11]. Penerapan IT G,

sebaliknya, mengharuskan semakin banyak pemangku kepentingan dalam

6

organisasi terlibat dalam pengambilan keputusan terkait dengan TI dalam

organisasinya. Permasalahannya, sering terjadi kerancuan antara praktik

pengelolaan yang baik dan kerangka kerja pengendalian TI. ITG menyediakan

sistem bagi para direktur / pejabat teras dalam mengendalikan dan memantau

pelaksanaan TI yang diimplementasikan dalam bentuk pengelolaan sistem informasi.

Bagian berikut menjelaskan praktik terbaik (best practice) metoda – metoda dan

kerangka kerja yang biasa digunakan dalam pemantauan dan pengendalian TI

dalam organsisasi sehingga mampu mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan

mendukung obyektif organisasi secara keseluruhan.

II.3.1. Perencanaan Strategis Teknologi / Sistem Informasi (PSSI)

Diperlukan investasi dan usaha yang relatif besar bagi organisasi untuk membangun

dan mengimplementasikan sistem informasi dalam organisasinya. Investasi dan

usaha ini tentu saja diharapkan pada akhirnya diharapkan dapat memberikan nilai

baik profit maupun benefit yang seimbang. Sistem Informasi dapat dikelompokan

dalam rekayasa dan teknologi tinggi sehingga diperlukan keahlian dan kemampuan

tersendiri dalam membangun, mengimplementasikan maupun memeliharnya.

Teknologi dan sistem informasi semakin hari semakin memudahkan aktivitas

organisasi maupun SDM di dalamnya. Demikian juga semakin hari semakin banyak

organisasi yang bergantung kepada teknologi informasi untuk mendukung bisnis

atau layanannya dan mendapatkan keunggulan daya saing. Namun di balik

kemudahan dan kenyamanan yang dapat diperoleh dari teknologi dan sistem

informasi, tersimpan masalah semakin kompleknya teknologi informasi tersebut.

Teknologi semakin cepat berkembang, dengan tantangan dan ancaman yang juga

(misalnya sekarang kita kenal cyber crime dan computer crime dengan segala

variasinya).

Dua hal yang diuraikan dalam dua paragraf di atas cukup sebagai alasan mengenai

perlunya suatu strategi dan perencanaan teknologi dan sistem informasi dalam suatu

organisasi. Tuntutan bahwa teknologi dan sistem informasi harus sejalan dan

mendukung obyektif organisasi seperti yang disaratkan dalam ITG, merupakan

pemicu perlunya strategi dan perencanaan teknologi / sistem informasi [20].

Perencanaan sistem informasi , seperti juga perencanaan sistem lainnya, dimulai

dengan melakukan identifikasi kebutuhan. Agar efektif, maka penggunaan sistem

informasi harus sebagai respon atas kebutuhan baik kebutuhan (arahan) dari

7

manajemen tingkat atas maupun pada tingkat teknis misalnya pengolahan data /

transaksi. Seperti halnya perancanaan strategis manajemen, obyektif, prioritas,

otoritas atas proyek – proyek perlu ditetapkan secara formal. Perenacanaan

pembangunan dan implementasi harus mampu mengidentifikasi setiap proyek

teknolo informasi ke depan. Demikian juga, dari perencanaan tersebut harus cukup

dipahami mengapa aplikasi – aplikasi tertentu dirperlukan, di mana posisi aplikasi

dan prioritas pengembangan aplikasi tertentu di antara aplikasi/teknologi yang lain.

[22]

Beberapa model/kerangka PSSI yang dapat dikemukakan antara lain: Ward dan

Peppard, James Martin, Be Vissta Planning, Tozer, Wetherbe, dan Josip Brumec

[23]. Secara umum kerangka kerja PSSI ini mengandung tahapan – tahapan :

Identifikasi & Analisa : dilakukan identifikasi dan analisa internal dan eksternal

organisasi dari sisi bisnis maupun teknologi. Dari sisi bisnis misalnya analisa

SWOT, identifikasi dan analisa target dan obyektif teknologi/sistem informasi.

Dari sisi teknologi misalnya identifikasi dan analisa sistem yang digunakan saat

ini, perkembangan dan kecenderungan teknologi di luar dan seterusny.

Perencanaan. Meliputi arsitektur informasi, portofolio aplikasi, sumber daya

manusia dan teknologi, perencanaan alokasi waktu pelaksanaan, perencanaan

sumber daya pendukung teknologi informasi.

Tidak semua model / kerangka kerja tersebut dibahas dalam buku ini mengingat

PSSI bukan fokus topik bahasan melainkan cukup untuk menggambarkan

bagaimana seharusnya proyek – proyek teknologi informasi ditempatkan. Yaitu

sebagai turunan dari PSSI. Metoda Ward & Peppard akan digambarkan di bagian

selanjutnya.

II.3.2. Model / Kerangka Kerja Ward & Peppard

Kerangka kerja penyusunan Perencanaan Strategis SI/TI Ward & Peppard terdiri dari

dua langkah utama : analisa (masukan) dan formulasi (keluaran), seperti

diilustrasikan dalam gambar di bawah.

8

Gambar II-3 Model Perencanaan Strategi SI/TI Ward & Peppard [23]

II. 2. 3. 1. Tahapan Analisa

Pada Ward & Peppard, tahapan identifikasi dan analisa dilakukan atas komponen –

komponen lingkungan ektsternal dan internal baik bisnis maupun SI / TI.

Identifikasi & analisa lingkungan bisnis internal dapat mencakup aspek – aspek

strategi bisnis yang ada (atau strategi layanan untuk institusi nir laba), sasaran

dan tujuan organisasi, kualitas dan kuantitas sumber daya yang dimiliki, proses

bisnis/layanan internal, nilai – nilai dan budaya yang dianut organisasi, peraturan

perundangan dan atau kebijakan yang harus dipatuhi, dll.

Identifikasi dan analisa lingkungan bisnis eksternal dapat meliputi : daya saing,

kedaaan pasar, kondisi kompetitor, kondisi pasar (atau tuntutan publik untuk

layanan organisasi nir laba), iklim usaha, aspek ekonomi sosial kemasyaraktan,

aspek politik, dll.

Identifikasi dan analisa SI / TI internal meliputi kondisi SI/TI saat ini, kontribusi

yang dapat diberikan kepada organisasi, sumber daya pendukung, infrastruktur

teknologi, aplikasi dan data yang tersedia, termasuk portofolio aplikasi saat ini.

Identifikasi dan analisas SI / TI eksternal antara lain mengenai perkembangan

teknologi informasi, peluang dan tantangan pemanfaatannya, kondisi SI / TI

pihak eksternal (pemasok, kompetitor, pasar (publik/pelaku usaha untuk

organisasi pemerintahan).

Alat analisa yang dapat digunakan antara lain:

Analisis SWOT

9

Metode ini digunakan untuk menganalisis kekuatan (strengths), kelemahan

(weaknesses), kesempatan (opportunities), dan ancaman (threats). Metode ini

diperkenalkan oleh Albert Humphrey pada sekitar tahun 1960-1970an.

Analisis PEST

Metode ini digunakan untuk menganalisis faktor-faktor eksternal yang

mempengaruhi organisasi, yaitu politik, ekonomi, sosial-budaya, dan teknologi.

Metode ini digunakan untuk menunjang hasil dari analisis SWOT. Hasil

penggabungan antara analisis SWOT dengan PEST diharapkan dapat

meningkatkan ketepatan pembuatan strategi organisasi.

Balanced Scorecard

Balanced Scorecard diperkenalkan oleh Robert S. Kaplan dan David P. Norton

pada sekitar tahun 1996. Pada awalnya, Balanced Scorecard digunakan untuk

melengkapi kekurangan penilaian kinerja perusahaan yang saat itu hanya dilihat

dari sisi finansial. Pada Balanced Scorecard ada 4 perspektif yang digunakan

untuk menilai kinerja perusahaan, yaitu perspektif finansial, customer, internal

business process, dan learn and growth. Tujuan dari Balanced Scorecard adalah

memetakan tujuan organisasi pada sesuatu yang dapat diukur.

CSF

Critical Success Factor (CSF) adalah istilah dari suatu substansi yang diperlukan

organisasi untuk mencapai misinya. Konsep ini diperkenalkan pertama kali oleh

D. Ronald Daniel pada tahun 1961 dan dilengkapi oleh Jack F. Rockhart pada

tahun 1986. CSF diturunkan dari obyektif organisasi, dan obyektif organisasi

diturunkan dari visi dan misi organisasi

II. 2. 3. 2. Tahapan Formulasi Perencanaan Strategi

Proses strategi SI / TI adalah formulasi perencanaan strategi. Hasil formulasi ini

adalah masing – masing :

Strategi Bisnis Sistem Informasi mencakup kebutuhan dukungan SI / TI untuk

tiap unit fungsi / divisi dalam organisasi dalam mencapai sasaran, arsitektur dan

keterkaitan antar aplikasi dan bagaimana portofolio aplikasi yang direncanakan

Strategi Teknologi Informasi mencakup strategi dan kebijakan pengelolaan

infrastruktur teknologi informasi serta sumber daya manusia pendukungnya.

Strategi Pengelolaan SI / TI, mencakup pengelolaan elemen – elemen SI/TI oleh

organisasi untuk memastikan kesesuaian proses dan hasil yang dicapai sesuai

dengan kebijakan dan parameter yang telah ditetapkan.

II. 2. 3. 3. Portofolio Aplikasi & Enterprise Architecture

Portofolio Aplikasi

10

Pada akhirnya ujung dari proses formulasi Perencanaan Strategi SI / TI adalah

Portololio Aplikasi Mendatang (PAM) yang juga perlu mengacu kepada portofolio

aplikasi saat ini. Secara garis besar PAM berisi kumpulan aplikasi – aplikasi yang

dibutuhkan di masa yang akan datang (pengertian ‘di masa yang akan datang’

adalah relatif tergantung keputusan organisasi). Tingkat kebutuhan terhadap aplikasi

– aplikasi tentu saja berbeda – beda sesuai dengan prioritas yang diputuskan oleh

manajemen organisasi. Namun panduan McFarlan dkk [26] dalam Model McFarlan

Strategic Grid dapat dijadikan acuan. Model McFarlan Strategic Grid

mengkategorikan ke delam 4 (four quadrant) kelompok : Strategis, Potensi Tinggi,

Kunci Oper asi, dan dukungan. Gambar di bawah memperlihatkan McFarlan Grid.

Gambar II-4 Portofolio Aplikasi Model McFarlnd Grid

Portofolio Aplikasi

Pada akhirnya ujung dari proses formulasi Perencanaan Strategi SI / TI adalah

Portololio Aplikasi Mendatang (PAM) yang juga perlu mengacu kepada portofolio

aplikasi saat ini. Secara garis besar PAM berisi kumpulan aplikasi – aplikasi yang

dibutuhkan di masa yang akan datang (pengertian ‘di masa yang akan datang’

adalah relatif tergantung keputusan organisasi). Tingkat kebutuhan terhadap aplikasi

– aplikasi tentu saja berbeda – beda sesuai dengan prioritas yang diputuskan oleh

manajemen organisasi. Namun panduan McFarlan dkk [26] dalam Model McFarlan

11

Strategic Grid dapat dijadikan acuan. Model McFarlan Strategic Grid

mengkategorikan ke delam 4 (four quadrant) kelompok : Strategis, Potensi Tinggi,

Kunci Operasi, dan dukungan. Gambar di bawah memperlihatkan McFarlan Grid.

12

Daftar Pustaka

Wajib:

1. Marchewka, Jack T., 2006, Information Technology Project Management,

John Wiley & Sons, Inc, ISBN-13 978-0-471-71539-9

2. Pressman, R. 2000. Software Engineering : A Practioners Approach 5TH

Editon. Boston : Mc Graw Hill.

Anjuran :

1. Hughes, B., and Cotteral, M. 1999. Software Project Management Second

Edition. London : McGraw Hill.

2. ForsBerg, K., dkk. 1996. Visualizing Project Management 2TH. New York :

John Willey & sons.

13