modul
TRANSCRIPT
MODUL PILOT PROJECT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PRAJABATAN GOLONGAN III (Students Book)
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia2009
DAFTAR ISI
SAMBUTANiiiKATA PENGANTARvDAFTAR ISIviiBAB IPENDAHULUAN1A. Latar Belakang1B. Deskripsi Singkat4C. Hasil Belajar4D. Materi Pokok5E. Manfaat6
BAB IIKONSEP DAN RUANG LINGKUP ORGANISASIDAN METODA7A. Pengertian Organisasi dan Metoda7B. Kegiatan Pengorganisasian18C. Tujuan dan Keuntungan O & M19D. Prinsip-Prinsip O & M20E. Ruang Lingkup O & M22BAB IIISOP DALAM PELAKSANAAN TUGAS JABATAN25 A. Konsepsi SOP (Standard Operating Procedures)25B. Cakupan SOP27C. Tujuan SOP28
BAB IVKETERKAITAN SOP DENGAN KEBERHASILAN ORGANISASI30A. SOP dan Hasil yang Diharapkan30B. Kinerja Organisasi30C. Pengukuran Kinerja36BAB VPENYUSUNAN SOP44A. Format SOP (Standard Operating Procedures)44B. Format yang Digunakan45C. Teknik Penulisan SOP50D. Klasifikasi Kegiatan52E. Penetapan Judul Kegiatan56F. Penyusunan Langkah Pelaksanaan (Procedures)SOP57GPengisian Format SOP60BAB VIKELEMAHAN SOP64A. Validasi dan Evaluasi64B. Penjadwalan Kegiatan Penulisan SOP69C. Mendeteksi Kelemahan SOP69
BAB VIIPENYEMPURNAAN SOP ORGANISASI72A.Strategi Pengukuran Kinerja72B. Kinerja Organisasi dan Penyempurnaan SOP80C. Komponen Penting dalam PenyempurnaanSOP Komunikasi dan Sosialisasi SOP95
BAB VIIIPENERAPAN SOP DALAM ORGANISASI102A.Relevansi SOP Organisasi102B.O & M dan Penerapan SOP114C.Prinsip-Prinsip O & M dalam Penerapan SOP122
BAB IX PENUTUP125
DAFTAR KEPUSTAKAAN127
ii
i
BAB IPENDAHULUAN
A. Latar BelakangReformasi birokrasi adalah salah satu upaya pemerintah menuju kepemeriatahan yang baik (good governance). Upaya ini dapat berjalan secara optimal ketika didukung oleh aparatur pemerintah yang memiliki kompetensi dan komitmen dalam bekerja. Komitmen dan kompetensi aparatur pemerintah diwujudkan dalam kinerja mereka, jika mereka didukung oleh sistem kerja yang baik dan didukung oleh semua komponen organisasi. Sinkronisasi dan integralisasi suatu mekanisme kerja penting dalam rangka mencapai efisiensi dan efektifitas. Oleh karena itu, maka metoda, tata kerja, dan prosedur kerja penting dirumuskan dalam suatu prosedur yang baku, yang populer dengan nomenklatur standard operating procedures (SOP)Peserta Diklat Prajabatan Golongan III sebagai aparatur pemerintah membutuhkan pemahaman yang benar tentang keseluruhan upaya meningkatkan kinerja satuan kerja, lembaga tempatnya bekerja, dan mekanisme kerja organisasi. Oleh karena itu SOP Organisasi mutlak diperlukan didasarkan pada postulat sebagai landasan dan titik tolak berpikir, bertindak, dan bekerja. Di antara postulat yang teramat penting dalam bekerja untuk diperhatikan adalah pentingnya efisiensi dan efektivitas.Setiap organisasi mutlak memegang prinsip efisiensi dan efektivitas. Secara sederhana prinsip efisiensi dan efektivitas pada dasarnya berarti menghindari segala bentuk pemborosan. Dalam hal ini SOP Organisasi dapat dijadikan alat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi setiap unit kerja. SOP juga dapat digunakan untuk kegiatan mendeteksi, mendiagnosa, dan memberi saran-saran yang obyektif dalam memecahkan masalah-masalah yang terjadi dalam organisasi secara keseluruhan.Mengingat kenyataan bahwa kemampuan suatu organisasi mengadakan dan memiliki sarana dan prasarana kerja yang juga disebut sebagai sumber dana dan daya yang diperlukan untuk menjalankan roda organisasi selalu terbatas, pada hal tujuan organisasi yang ingin dicapai tidak terbatas, maka tidak pernah ada pembenaran dalam mekanisme kerja untuk membiarkan pemborosan (ineficiency) terjadi.Pengalaman dari berbagai organisasi pemerintah baik Departemen maupun non Departemen menunjukkan dengan jelas bahwa banyak faktor penyebab terjadinya inefiensi, misalnya, pemborosan dapat timbul karena perilaku yang bersifat disfungsional dari para anggota organisasi dan karena ketidaksesuaian pengetahuan dan keterampilan para pelaku dalam hal ini aparatur pemerintah dalam menggunakan dan memanfaatkan sarana dan prasarana yang telah dimiliki itu. Berbagai sumber daya dan dana yang ada dalam organisasi merupakan benda mati, walaupun demikian sumber daya dan dana tersebut harus digunakan sedemikian rupa sehingga dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya selama dimungkinkan. Berbagai cara dapat ditempuh oleh suatu organisasi untuk mengadakan sarana dan prasarana yang dimaksud. Cara apapun yang digunakan untuk pengadaannya, sarana prasarana juga harus dipelihara dengan cermat dan digunakan dengan hati-hati. Pentingnya penggunaan dan pemeliharaan seperti yang disebutkan di atas harus pula dikaitkan dengan kenyataan, bahwa tidak sedikit dari sarana dan prasarana tersebut yang mahal harganya, ada pula yang langka sifatnya dan bahkan ada pula yang tidak mungkin diperbarui, oleh karena itu kompetensi pegawai negeri sipil harus dipersiapkan sebaik-baiknya.Sumber daya manusia merupakan elemen yang penting yang paling strategis dalam pelaksanaan organisasi secara komprehensif, harus diakui dan diterima oleh manajemen. Peningkatan produktivitas kerja dengan memanfaatkan SOP hanya mungkin dilakukan oleh manusia. Sebaliknya sumber daya manusia pula yang dapat menjadi penyebab terjadinya pemborosan (inefisiency) dalam berbagai bentuknya. Kerena itu memberikan perhatian kepada unsur manusia dalam hal ini calon pegawai negeri sipil (CPNS) sejak awal merupakan salah satu tuntutan dalam keseluruhan upaya meningkatkan produktivitas kerja. Upaya peningkatan produktivitas kerja seyogyanya tidak dipandang hanya sebagai hal yang bersifat teknis. Segi-segi lainnya yang bahkan dapat berperan sebagai faktor penentu keberhasilan upaya tersebut antara lain perumusan tujuan organisasi yang jelas, perumusan visi dan misi yang dipahami oleh semua anggota organisasi, penentuan strategi organisasi, dan pemanfaatan teknologi dan produktivitas kerja, penataan dan perencanaan tata ruang. Atas dasar komponen-komponen tersebut, dapat dilakukan penyusunan dan pemahaman SOP standard operasional procedure (SOP) organisasi. yang berfungsi sebagai panduan dalam bekerja
B. Deskiripsi SingkatSecara garis besar pembahasan Mata Diklat SOP Organisasi disistematisasikan ke dalam tujuh kegiatan pembelajaran dengan materi pokok dan submateri pokok, secara singkat diidentifikasi berikut ini.1. Konsepsi & Ruang Lingkup Organisasi dan Metoda, 2. Pengertian dan Manfaat SOP Organisasi dalam Pelaksanaan Tugas Jabatan,3. Keterkaitan antara SOP dan Keberhasilan Organisasi,4. Teknik Penyusunan SOP, 5. Kelemahan SOP, 6. Penyempurnaan SOP,7. Penerapan SOP
C. Hasil BelajarHasil belajar yang diinginkan dapat dicapai oleh peserta dalam kegiatan pembelajaran mata diklat ini dijabarkan menjadi dua kategori yaitu kompetensi dasar dan indikator capaian hasil belajar, yang diuraikan berikut ini.Kompetensi DasarSetelah mengikuti pembelajaran mata diklat SOP Organisasi ini, peserta Diklat prajabatan mampu menerapkan SOP dalam pelaksanaan tugas jabatannya, setelah calon pegawai negeri sipil (CPNS) diangkat menjadi pegawai negeri sipil (PNS) Indikator Kompetensi Capaian Hasil BelajarSetelah peserta mengikuti semua sesi pembelajaran Mata Diklat ini, peserta mampu menunjukkan indikator capaian hasil belajar yang dapat diukur sebagai berikut.1. Menjelaskan pengertian, prinsip-prinsip, & ruang lingkup organisasi dan metoda2. Menjelaskan pengertian dan manfaat SOP dan keberhasilan organisasi3. Menjelaskan keterkaitan antara SOP dalam pelaksanaan tugas jabatan 4. Menyusun SOP dalam pelaksanaan tugas.5. Mengidentifikasi kelemahan SOP pada unit kerja6. Memberi masukan penyempurnaan SOP pada unit organisasi. 7. Menerapkan SOP dalam pelaksanaan tugas jabatan
D. Materi PokokMateri pokok Mata Diklat SOP Organisasi diklasifikasikan menjadi tujuh materi pokok, secara singkat diidentifikasi sebagai berikut.1. Konsepsi & Ruang Lingkup Organisasi & Metoda, 2. Pengertian dan Manfaat SOP dalam Pelaksanaan Tugas Jabatan,3. Keterkaitan SOP dengan Keberhasilan Organisasi,4. Teknik Penyusunan SOP, 5. Identifikasi Kelemahan SOP, 6. Penyempurmaan SOP,7. Penerapan SOP dalam Pelaksanaan Tugas JabatanTujuh materi pokok ini dijabarkan lagi ke dalam submateri pokok seperti tertera dalam Garis Besar Program Pembelajaran (lihat Lampiran 1 GBPP).
E. ManfaatManfaat mata diklat ini bagi peserta prajabatan golongan III atau calon pegawai negeri sipil (CPNS) yang akan segera diangkat menjadi pegawai negeri sipil (PNS) adalah sebagai berikut.1. Memperluas wawasan peserta tentang konsep SOP Organisasi 2. Membekali peserta tentang bagaimana memanfaatkan SOP dalam rangka memperbaiki kinerja satuan kerjanya instansi pemerintah3. Meningkatkan pemahaman peserta mengenai sistem, prinsip-prinsip, dan nilai-nilai (values) dalam SOP yang dapat diacu oleh aparatur dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.4. Meningkatkan kesadaran, pemahaman, dan daya analisis CPNS yang akan jadi PNS tentang permasalahan SOP yang terjadi di lingkungan organisasinya masing-masing, sehingga pada akhirnya mereka mampu menyempurnakan SOP yang dapat menjamin pelaksanan pekerjaan secara efisien dan efektif.
2SOP Dalam OrganisasiModul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 120
125
BAB IIKONSEP & RUANG LINGKUP ORGANISASI & METODA
A. Pengertian Organisasi & MetodaOrganisasi merupakan infrastruktur atau sarana yang harus dimiliki oleh suatu lembaga apa pun, agar sasaran yang ingin dicapai dapat dilaksanakan melalui satu struktur yang jelas. Aturan main melalui dan di atas infrastruktur jelas pula. Tanpa disadari, banyak pimpinan yang telah melalui perubahan sebagian maupun menyeluruh dan struktur pun harus berubah. Demikian juga kita bisa mengenali adanya struktur organisasi yang tidak sesuai dengan strategi dan misi yang ingin dicapai. Pengorganisasian merupakan fungsi manajemen yang teramat penting karena tanpa organisasi yang jelas, sulit melakukan proses manajemen yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang diperlukan untuk mencapai tujuan institusi ataupun pemerintah.Definisi organisasi kepemerintahan, secara sederhana dapat diartikan sebagai wadah bergeraknya manajemen dalam rangka menjalankan pembangunan sesuai dengan bidang dan sektor yang menjadi tanggung jawab setiap departemen atau non departemen dan atau lembaga-lembaga kepemerintahan lainnya. Untuk mendapatkan pemahaman mengenai definisi atau pengertian tentang O & M secara komprehensif, dapat dijelaskan sebagai berikut.
1. Pengertian OrganisasiPengertian organisasi adalah sekelompok orang (dua orang atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. PengorganisasianPengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam manajemen. Pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan linkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah stuktur organisasi. Struktur OrganisasiStruktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain dari pada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah, dan penyampaian laporan. Bagan OrganisasiStruktur-organisasi pada umumnya kemudian digambarkan dalam suatu bagan yang disebut bagan organisasi. Bagan organisasi adalah suatu gambar struktur organisasi yang formal, di mana dalam gambar tersebut ada garis-garis yang menunjukkan kewenangan dan komunikasi formal, yang tersusun secara hierarkhis. Aspek-Aspek OrganisasiOrganisasi dapat dilihat dari 2 aspek, yaitu.1) Aspek struktur organisasi ini meliputi.a. Pengelompokan orang secara formal.b. Digambarkan dalam bagan organisasi. 2) Aspek Proses PerilakuSetelah struktur organisasi diisi dengan manusia/orang, maka terjadi proses perilaku. Proses perilaku adalah aktivitas kehidupan dalam struktur organisasi, yang antara lain.a. Komunikasi.b. Pembuatan keputusan.c. Motivasi.d. Kepemimpinan. Organisasi Formal dan Organisasi InformalOrganisasi secara khusus dapat ditinjau dari aspek hubungan di antara orang-orang / anggota organisasi. Hubungan ini dapat dilihat dari dua sudut pandang, yakni.a. Hubungan yang bersifat formal, terdapat dalam organisasi formal.b. Hubungan yang bersifat informal, terdapat dalam organisasi informal (FX. Soedjadi, 1983).Mengenai organisasi formal ini, F.X. Soedjadi, (1989) mengemukakan: Organisasi formal adalah organisasi yang dengan penuh kesadaran dan dengan sengaja dibentuk, di mana di dalamnya terdapat suatu sistem dan hierarkhi, hubungan, wewenang, tugas, dan tanggung jawab para anggota demi terlaksananya suatu kerjasama dalam rangka tercapainya tujuan. Sedangkan organisasi informal timbul dengan tidak sengaja dibentuk, yang terjadi tidak karena ditentukan oleh peraturan-perundang-undangan, melainkan terjadi dengan spontan sebagai berikut.a. Adanya persamaan kebutuhan, perasaan, hobi, dan lain-lain. Misalnya para anggota yang mempunyai hobi mancing, hobi bulutangkis, kemudian mereka berkelompok secara informal.b. Adanya persamaan asal daerahnya, persamaan alumni suatu unversitas, dan lain-lain.Pentingnya organisasi informal adalah untuk : memperlancar komunikasi. Dalam organisasi informal komunikasi tidak melalui hierarkhi yang formal, mereka dapat berkomunikasi secara informal. Unsur-unsur dalam Struktur OganisasiDalam rangka analisis, struktur organisasi perlu dibagi dalam unsur-unsurnya, yaitu :1) Spesialisasi KegiatanSpesialisasi kegiatan ini dikelola berkaitan dengan penting penugasan SDM dengan spesialisasi keahlian yang dimiliki agar kinerjanya dapat dipertanggungjawabkan secara profesional dalam manajemen suatu organiasi. Baik tugas individu maupun tugas kelompok dalam organisasi dilakukan pembagian kerja dan mengelompokkan tugas-tugas tersebut ke dalam unit kerja, kegiatan ini dikenal dengan departementasi.2) Standardisasi Kegiatan OperasionalStandardisasi kegiatan operasional ini berkaitan dengan standardisasi tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang digunakan dalam organisasi. Banyak sistem dan prosedur kerja, termasuk di dalamnya struktur organisasi dan bagan organisasi, yang dikembangkan melalui peraturan-peraturan tentang kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan kerja yang ada dalam organisasi atau dapat pula dimasukkan ke dalam manual organisasi. Dalam perkembangannya telah banyak organisasi pemerintah yang memerinci atau menjabarkan mekanisme kerja satuan-satuan kerja organisasi mereka ke dalam suatu standart operational prosedure (SOP)3) Koordinasi KegiatanKoordinasi kegiatan ini berkaitan dengan pengintergrasian dan penyelarasan fungsi-fungsi dan unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dan saling ketergantungan. 4) Sentralisasi dan DesentralisasiSentralisasi dan desentralisasi ini berkaitan dengan letak pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi yang disentralisasikan, pengambilan keputusan dilakukan oleh para top manajer saja. Dalam desentralisasi, kekuasan pengambilan keputusan didelegasikan kepada individu-individu pada tingkat-tingkat manajemen menengah dan bawah. Faktor-Faktor yang Memengaruhi Struktur Organisasi 1) Tujuan OrganisasiSetiap organisasi mempunyai tujuan. Tujuan organisasi yang satu berbeda dengan tujuan organisasi yang lain. Hal ini mengakibatkan struktur organisasi yang satu berbeda pula dengan struktur organisasi yang lainnya. Tujuan organisasi sangat ditentukan oleh mengapa suatu organisasi didirikan. Dengan kata lain struktur organisasi sangat tergantung pada latar belakang dan tujuan didirikannya suatu organisasi 2) Teknologi Informasi dan KomunikasiTeknolog informasi dan komunikasi yang digunakan akan memengaruhi struktur organisasi. Misalnya : Organisasi publik yang menggunakan teknologi produksi massa akan berbeda dengan yang memproduksi berdasarkan pesanan. 3) Manusia (SDM)SDM yang terlibat dalam kegiatan organisasi ini dapat memengaruhi organisasi. Misalnya adanya orang-orang yang memiliki keahlian (spesialisasi) yang berbeda-beda. Juga orang-orang yang luar organisasi dapat memengaruhi struktur organisasi.Contoh : konsumen, rekanan, dan sebagainya. 4) Besar Kecilnya OrganisasiBesar atau kecilnya suatu organisasi turut menentukan komplek atau tidaknya struktur organisasi. Organisasi yang besar bersifat kompleks dan struktur organisasinya juga bersifat kompleks. HierarkhiHierarkhi berkaitan dengan adanya tingkat-tingkat kekuasaan yang menimbulkan adanya apa yang disebut atasan dan bawahan dalam struktur organisasi. Aspek-aspek hierarkhi diuraikan berikut ini.1) Lini dan staf (line and staff)Orang-orang lini (unit lini) adalah mereka (unit-unit) yang terlibat dalam pelaksanaan tugas pokok, misalnya mereka atau unit-unit yang menghasilkan produk akhir. Sedangkan orang-orang / staf (unit staf) adalah orang-orang (unit-unit) yang bertugas memberikan bantuan atau nasehat pada orang-orang lini (unit lini) dalam melaksanakan tugas pokoknya. 2) Rentang kendali (span of control)Rentang kendali ini berkaitan dengan jumlah bawahan yang secara efektif dapat diawasi oleh seorang atasan untuk setiap tingkat dalam organisasi. 3) Komite (panitia) dan Task force (satuan tugas)a. Komite (panitia)Pada umumnya, suatu organisasi membentuk sejumlah panitia tetap. Setiap panitia dibentuk untuk tujuan-tujuan khusus, misalnya panitia penerimaan pegawai, dan sebagainya.b. Task force (satuan tugas)Satuan tugas ini seperti panitia yang dibentuk untuk tujuan-tujuan khusus, tetapi hanya bersifat sementara dan jangka pendek. Azas-azas OrganisasiLembaga Administrasi Negara Rl (1997) mengemukakan adanya 13 azas organisasi dalam penyusunan kelembagaan pemerintah, yaitu:1) Azas Kejelasan TujuanOrganisasi diciptakan untuk mencapai tujuan, oleh karena itu dalam penyusunan organisasi harus jelas kaitannya dengan tujuan yang ingin dicapai.2) Azas Pembagian Tugas Tugas umum pemerintah dan pembangunan perlu dibagi habis ke dalam tugas-tugas departemen, non dapertemen, lembaga dan organisasi pemerintah lain, sehingga dapat dijamin adanya tanggung jawab dalam penyelenggaraan.3) Azas FungsionalisasiDalam pelaksanaan tugas pemerintah harus ada satu instansi yang secara fungsional paling bertanggungjawab dalam penyelenggaraan. 4) Azas Pengembangan Jabatan FungsionalAzas pengembangan jabatan fungsional ini dimaksudkan agar tugas dan fungsi lembaga dapat dilaksanakan secara profesional. Pengembangan jabatan tidak hanya berorientasi pada jabatan struktural melainkan juga kepada jabatan fungsional. Hal ini dalam rangka meminimalkan kekuasaan yang diberikan kepada pejabat struktural, guna mendukung upaya pemerintah menuju kepemerintahan yang baik. Hasil penelitian menunjukkan bahwa ketika seorang aparatur pemerintah memiliki kekuasaan (power) maka besar peluang baginya untuk melakukan korupsi (power tend to corrupt absolutly) 5) Azas KoordinasiDalam penyusunan organisasi agar memungkinkan terwujudnya koordinasi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi setiap satuan kerja. Koordinasi lebih efektif ketika dilakukan sejak awal penyusunan kebijakan 6) Azas KesinambunganHarus ada kesinambungan kebijakan dan program. Kebijakan dan program disusun berdasarkan rencana strategis (renstra) dan pemahaman terhadap visi dan misi lembaga. Kebijakan dan program tidak semata-mata ditetapkan oleh pejabat dengan kata lain bahwa penyusunan kebijakan tanpa ketergantungan pada pejabat tertentu. 7) Azas KesederhanaanOrganisasi harus secara mudah menggambarkan dengan jelas siapa/unit kerja apa mengerjakan apa, bekerja sama dengan siapa / unit kerja, dan dengan cara bagaimana. 8) Azas KeluwesanHendaknya organisasi selalu mengikuti dan menyesuaikan diri dengan perkembangan dan perubahan keadaan. 9) Azas AkordionOrganisasi dapat berkembang atau menciut sesuai dengan beban kerjanya, tetapi tidak boleh menghilangkan fungsi-fungsi (substantive) lembaga yang harus dilaksanakan. 10) Azas Pendelegasian WewenangMenentukan tugas-tugas atau wewenang apa yang perlu didelegasikan dan tugas-tugas atau wewenang apa yang dipegang oleh pimpinan puncak. 11) Azas Rentang KendaliDalam menentukan jumlah satuan organisasi atau orang-orang yang dibawahi seorang pejabat / pimpinan perlu diperhitungkan secara rasional. Jumlah staf masih berada dalam rentang kendali pejabat/ pimpinan 12) Azas Jalur dan StafDalam menyusun organisasi, perlu adanya kejelasan antara tugas pokok dan penunjang (substntive and facilitative). 13) Azas Kejelasan PembagananMengharuskan setiap organisasi yang dibentuk mampu memberi gambaran struktur organisasinya dalam bentuk bagan organisasi yang jelas dan efektif. Bentuk-bentuk OrganisasiDalam perkembangan hingga saat ini, ada 6 bentuk organisasi, yaitu (F.X. Soedjadi, 1991 ; Koontz and Weihnrich, 1990).1) Organisasi LiniOrganisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang di dalam strukturnya terdapatnya garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dan bawahan. Tidak ada pembeda antara pelaksana tugas pokok dan tugas penunjang.2) Organisasi Lini dan StafDalam organisasi lini dan staf diadakan pembeda antara unit pelaksana tugas pokok (lini) dan unit penunjang (staf).3) Organisasi FungsionalOrganisasi fungsional adalah suatu organisasi di mana pemimpin tertinggi melimpahkan wewenangnya kepada kepala unit struktural yang memimpin kelompok yang menduduki jabatan fungsional.4) Organisasi Lini dan FungsionalSuatu bentuk organisasi dimana pemimpin tertinggi melimpahkan wewenangnya kepada para pejabat fungsional.5) Organisasi Lini, Fungsional, dan StafBentuk ini seperti bentuk organisasi lini dan fungsional, hanya kemudian dibentuk atau ditambah unit staf.6) Organisasi MatrixInti organisasi matrix adalah mengkombinasikan pola-pola fungsional dan hasil yang akan dicapai dalam kegiatan proyek.
2. Pengertian O & M dan Perkembangannya Pada umumnya telah dikenal istilah organisasi dan metoda (O & M) digunakan untuk menjabarkan atau memerinci kegiatan sekelompok orang yang ditugaskan untuk membantu para administrator dan manajer untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang organisasi dan metoda dalam rangka meningkatkan efisiensi bekerja. Efisiensi bekerja adalah tanggung jawab manajer. Manajer dituntut menyediakan layanan yang lebih baik dan atau lebih murah, baik dalam organisasi pemerintah, lembaga-lembaga kemasyarakatan, maupun di perusahaan swasta. Sejalan dengan pengertian tersebut di atas, pengertian istilah organisasi dan metoda dikemukakan oleh H.M. Treasury, yakni, O & M is a term generally used to describe the activities of group of people in government, public bodies and private firm, who are asked to advise administrators or managers on questions of organisation and methods so as to increase the efficiency of the work for which the manager is responsible either by providing a better service, or a cheaper one, or both. Organisasi dan metoda merupakan bentuk layanan terhadap manajemen dengan cara menginvestigasi tingkat efisiensi pelaksanaan organisasi melalui penelaahan struktur, pengawasan, metode, dan sistem informasi. Hal ini sangat dibutuhkan oleh pimpinan sebagai input dalam merekomendasi betapa pentingnya melakukan perubahan untuk meningkatkan produktivitas organisasi. Menurut para ahli bahwa organisasi dan metoda (O & M) adalah fungsi pengorganisasian yang berfungsi meningkatkan efisiensi dan efektivitas prosedur administratif dengan mengawasi operasionalisasi kegaiatan. Hal ini akan dapat diwujudkan melalui pengkajian dan penyempurnaan struktur organisasi, metode, dan prosedur kerja yang digunakan.Sejarah perkembangan O & M berkaitan erat dengan perkembangan manajemen pelayanan yang diawali dengan melakukan analisis tugas sebelum kembali mengujicobakan pelaksanaan O & M secara lebih detail. Analisis tugas adalah suatu istilah terhadap berbagai teknik yang digunakan, khususnya, studi tentang metoda dan pengukuran kinerja yang digunakan untuk menguji kinerja SDM sesuai dengan konteks pekerjaannya, dan mengarahkan secara sistematis dalam rangka mengivestigasi semua faktor yang memengaruhi efisiensi dan situasi yang ekonomis dalam rangka perbaikan kualitas kinerja
B. Kegiatan PengorganisasianFungsi pengorganisasian terdiri dari empat kegiatan, yang terkait satu sama lain. Kegiatan manajerial ini meliputi sebagai berikut. Defining WorkMengidentifikasi kegiatan utama yang diperlukan untuk meraih misi. Dalam tahap ini, seorang manajer belum memikirkan tentang siapa yang harus melaksanakan kegiatan. Grouping WorkMendesain struktur organisasi sehingga setiap orang dapat untuk mencapai misi organisasi. Dalam kegiatan ini seorang manajer menjawab pertanyaan bagaimana menstruktur organisasi agar dapat mencapai misi atau tujuan organisasi. Assigning Work Mengalokasikan kegiatan setiap pegawai dapat meraih sasaran unit kerjanya masing-masing. Yang harus dihindari adalah kebiasaan banyak manajer untuk mencari orangnya dulu baru membagi tugas-tugasnya sehingga dia terjerumus ke dalam membangun organisasi around people. Ini harus dihindari. Pada penugasan harus terikat proses pendelegasian tanggung jawab yang disertai dengan kewenangan dan akuntabilitas untuk dipertanggunggugatkan. Integrating WorkMemadukan antara pekerjaan satu dengan yang lain agar proses kerja dapat berjalan mulus. Pada kegiatan mengintegrasikan pekerjaan, yang paling penting adalah koordinasi agar tidak terjadi tumpang-tindih atau justru adanya fungsi yang terlalaikan.
C. Tujuan dan Keuntungan O & M 1. Tujuan O & MTujuan O & M berkontribusi sangat tinggi dan signifikan bagi tujuan organisasi secara luas. Tujuan O & M dinyatakan di bawah ini.a. Untuk mengeliminasi pekerjaan yang tidak perlub. Untuk mensimplifikasi atau menyederhanakan pekerjaanc. Untuk mengurangi biaya d. Untuk meningkatkan efisiensi 2. Keuntungan O & M Keuntungan O & M dalam organisasi sangat dirasakan dan dibuktikan dapat menunjang tugas administrator atau manajer sehingga mereka lebih konsentrasi terhadap organisasi dan metode untuk menjamin keahlian dirinya sendiri. Alasan utama pentingnya O & M adalah untuk mendukung adminstrator dan manajer sebagai ahli sebagai berikut ini.a. Memberi pandangan yang segar dan independen, menyelaraskan kemampuan adminstrator dengan organisasi sehingga mampu mendeteksi permasalahan organisasi yang sudah lama terjadi.b. Lebih fokus terhadap satu pekerjaan dan menggunakan cukup waktu untuk berpikir dan mempertimbangkan, sementara administrator harus membagi perhatiannya di antara berbagai subyek yang sebagian besar cenderung terlihat lebih penting dari permasalahan organisasi dan metodac. Lebih mengkaji satu seksi atau bagian tententu saja, tetapi menelaah organisasi atau prosedur secara keseluruhan.d. Membantu menjadi independen dalam bertindak . e. Lebih memberi peluang untuk menguji ide-ide yang bertentangan dengan pengalaman kerja yang serupa yang dikerjakan di tempat lainnyaf. Lebih terlatih dalam berbagai teknik investigasi D. Prinsip-prinsip O & MSejumlah prinsip yang penting untuk dipertimbangkan dalam O &M dan telah dikenal secara luas adalah sebagai berikut.a. Prinsip Rentang Kendali (span of control), prinsip ini memastikan bahwa terdapat ketentuan batas jumlah staf maksimal yang mampu dikendalikan secara efektif oleh seorang eksekutif . Di bawah jumlah maksimal akan menyulitkan pimpinan mendelegasi tugas dan pengembangan staf juga menjadi sangat terbatas. Bahkan melebihi batas jumlah maksimal juga akan membuat pengendalian yang dilakukan pimpinan tidak efektif dan pimpinan berada dalam kondisi kerja yang sangat tertekan.b. Prinsip Kesatuan Komando (unity commando), prinsip ini menekankan bahwa setiap staf harus memiliki hanya satu atasan langsung dan staf harus mengenal atasannya dengan baik. Tugas dan instruksi harus melalui satu garis komando dari atasan langsung kepada stafnya. Sementara informasi untuk melakukan pengendalian juga harusnya mengalir melalui saluran yang sama yakni dari atasan langsung kepada stafnya langsung.c. Prinsip Pendelegasian (delegation), eksekutif harus mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang kepada staf. Tanggung jawab dapat didelegasikan, namun eksekutif yang mendelegasi tugas tetap bertanggung jawab terhadap pencapaian tujuan. Kewenangan dan tanggung jawab berjalan dan berkembang bersama-sama. Tanggung jawab tanpa kewenangan yang jelas membuat pelaksanaan tugas menjadi tidak lancar. Selain itu, bahwa kewenangan tanpa tanggung jawab mengakibatkan pengambilan keputusan tidak disertai atau diperkuat adanya tanggung jawabd. Prinsip Penugasan yang Rasional (rational assignment), prinsip ini memperhatikan penugas staf secara rasional dan efisien, sehingga lebih menjamin berjalannya pemberdayaan staf secara optimal. Hal ini diaktualisasikan melalui penugasan berdasarkan fungsi spesialisasi setiap staf dan derajat spesialisasi ketrampilan mereka semakin tinggi. Pelaksanan setiap subtugasnya dapat dimuat dalam prosedur dan metode yang distandardisasikan. Penugasan dan penentuan posisi spesialis didasarkan pada hasil pengujian kemampuan.e. Prinsip Lini dan Staf, prinsip ini menekankan pembatasan pengawasan terhadap operasional sebagai fungsi manajemen bagian layanan atau saran terhadap unit-unit operasional. Secara teoritis hanya manajer lini yang harus berlatih mendelegasikan wewenang. Mereka yang berada pada posisi staf memberikan saran dan pelayanan ketika diminta oleh lini manajemenf. Prinsip Pengorganisasian - Perluasan Peran, prinsip ini mengharuskan organisasi untuk mengembangkan peran dan prosedur, dan menentukan pola perilaku anggotanya. Jika seorang anggota mengabaikan perannya , secara otomatis akan kehilangan haknya untuk melanjutkan keanggotaan dalam kelompoknya atau bahkan organisasi g. Prinsip Kewenangan Kantor, prinsip ini adalah kewenangan yang diperoleh dalam struktur birokrasi didasarkan pada status dan peran secara organisasional, lebih dari hanya sekedar atribut karena ketrampilan atau kepribadian yang dimiliki individu. Ketika seseorang meraih sukses dari yang lain, ia tidak hanya mendapatkan posisi tetapi juga kewenangan penuh dalam posisi tertentu.h. Prinsip Pengawasan terhadap Sasaran Utama, prinsip ini mengedepankan pada struktur organisasi sebagai alat untuk mencapai tujuan. Sasaran utama setiap struktur didasarkan pada prinsip birokrasi yang dimaksudkan untuk mengawasi operasional setiap satuan organisasi.
E. Ruang Lingkup O & MRuang Lingkup KajianDengan memperhatikan bagan di atas tampaklah betapa luasnya ruang lingkup O & M. Termasuk di dalamnya harus memahami teori organisasi dan manjemen.Demikianlah maka Prof. Siffin mengatakan bahwa:O & M refers to both Organization and Management, and Organization and Methodsthe first idea is broader and more general. Yet the management of an organization and the work methods of an organization are not unrelated.Manajemen, organisasi dan tata kerja, ketiga-tiganya adalah saling berhubungan dengan sangat erat. Ada manajemen berarti harus ada tata kerja dan prosedur kerja yang efisien. Untuk adanya tata kerja dan prosedur kerja yang efisien harus ada organisasi yang efisien pula. Untuk adanya organisasi yang demikian itu diperlukan pula adanya manajemen yang efisien. Demikianlah untuk memahami O&M berarti harus dipahami pula kedua-duanya baik organisasi dan manajemen itu sendiri sebagai kesatuan pengertian yang lebih praktis, detail, dan lebih opersional. Bidang Cakupan O & M Pada hakekatnya O & M mencakup komponen-komponen berikut ini.a. Pelaksanan organisasi, umumnya pada level manajer terdepan (lower levels)b. Pengkajian metoda dan sistemc. Alat dan perlengkapan kantor, termasuk filing dan gudangd. Tata ruang kantore. Desain format yang digunakan dalam pekerjaan kantorSelanjutnya dalam perkembangan O & M , ruang lingkupnya juga turut berkembang dan mencakup kegiatan berikut.a. Pengukuran pekerjaan tulis-menulis pada level stafb. Evaluasi setiap level jabatanc. Penilaian proposal perjalanand. Perencanaan proyek dan koordinasie. Sistem informasif. Ergonomikg. Pelaksanan dan pengukuran sasaran-sasaran manajemenh. Pendidikan dan Pelatihan staf Lokasi O &M O & M adalah kegiatan layanan yang menjangkau seluruh level manajemen. Kegiatan O & M diwujudkan dalam bentuk saran-saran perbaikan. Pada waktu yang lalu, sehubungan dengan ini sering terjadi ketidakpastian dalam organisasi. Keraguan-raguan ini terjadi karena alasan tanggung jawab terhadap aktualisasi atau implementasi proposal yang disarankan berdasarkan kajian O & M.
BAB IIISOP DALAM PELAKSANAAN TUGAS JABATAN
A. Konsepsi SOP (Standard Operating Procedures) Pengertian SOPSecara sederhana SOP adalah dokumen kompleks tertulis yang dibuat berdasarkan dasar hukum/pedoman yang berlaku dalam organisasi dan berisi langkah-langkah pelaksanaan yang harus dilaksanakan oleh pegawai yang bersangkutan dalam rangka meningkatkan efisiensi dan waktu dan biaya serta efektivitas hasil. SOP (Standard Operating procedures) atau dalam istilah Indonesia kita kenal sebagai Prosedur Operasional Baku atau prosedur tetap adalah prosedur tertulis yang harus diikuti oleh semua pegawai dalam pelaksanaan kegiatan organisasi secara rutin sesuai dengan tanggung jawab dan kewenangannya dan mengacu pada kegiatan tersebut. SOP menjelaskan secara detail langkah-langkah operasi yang harus dilalui dalam menyelesaikan suatu kegiatan. Menurut bentuknya, biasanya, sebuah prosedur dapat digambarkan atau dijelaskan dengan bentuk skematis, bentuk naratif, dan bentuk periksa (Sabarguna, 2005). Bentuk skematis adalah sebuah pola prosedur yang berbentuk gambar-gambar yang memuat hal-hal pokok dan mudah untuk dimengerti. Bentuk naratif adalah sebuah pola prosedur yang berbentuk penjelasan tertulis yang lengkap dan rinci, sehingga terkadang agak sulit dipahami dengan cepat. Sedangkan bentuk periksa adalah pola prosedur yang berbentuk narasi sederhana dan singkat yang hanya memuat hal-hal pokok dan penting. Namun apapun bentuk yang ditulis masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan. Oleh karena itu, banyak penulis SOP menggunakan bentuk gabungan dan mendesain sendiri pola yang sesuai dengan kebutuhan organisasinya.Pada dasarnya SOP berlaku umum, artinya kegiatan yang sama dapat diberlakukan di bidang manapun seperti kegiatan yang menyangkut pengelolaan kepegawaian, pengadaan barang perlengkapan, pengelolaan persuratan, dan pengelolaan keuangan. Namun demikian, spesifikasi setiap kegiatan seringkali hanya dapat diberlakukan pada bidang tertentu. Di bidang pendidikan, kegiatan yang menyangkut penerimaan siswa atau mahasiswa baru, persiapan pembelajaran, pemberian materi pelajaran, dan evaluasi hasil belajar adalah contoh kegiatan yang secara spesifik hanya berlaku secara khusus.Kita dapat mengemukakan banyak contoh SOP, misalnya kegiatan di bidang pendidikan dari yang bersifat umum sampai dengan yang sangat khusus. Penentuan umum atau khusus suatu kegiatan sangat tergantung dari nilai dan budaya yang berkembang dalam organisasi yang bersangkutan, terutama yang berkaitan dengan norma waktu ditentukan dan hasil yang ingin dicapai. Di beberapa negara maju misalnya, hampir tidak ada perbedaan antara organisasi pemerintah dan swasta, mereka mengunakan waktu dengan sangat efisien untuk pelaksanaan suatu kegiatan dengan target hasil yang berkualitas tinggi. Bagaimana dengan di Indonesia dan negara berkembang lainnya? Walaupun target waktu dan hasil sudah dipatok sedemikian rupa, namun nilai dan budaya yang berkembang dalam organisasi masih mentolerir pemborosan waktu dan kesenjangan kualitas produk.Kembali dalam konteks organisasi dengan berbagai bidang dan sektor khususnya di Indonesia, SOP disusun dalam sebuah organisasi untuk meningkatkan performansi proses secara terus menerus sehingga mampu meningkatkan efisiensi waktu dan biaya dan efektivitas hasil/produk dengan tetap menjaga kualitas. Kenapa proses perlu ditingkatkan? Karena proses adalah sebuah integrasi sekuensial dari orang, material, metode, dan mesin atau peralatan dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output. Suatu proses mengkonversi input terukur ke dalam output terukur melalui sejumlah langkah sekuensial yang terorganisasi.
B. Cakupan SOPCakupan informasi dalam SOP meliputi semua data dan informasi yang sudah diidentifikasi dalam pengumpulan dan analisa data kegiatan. Informasi tersebut dapat disajikan dalam berbagai format penyajian, tergantung dari bentuk dan jenis SOP yang diinginkan. Dalam dokumen SOP biasanya meliputi informasi berikut.1. Tujuan dari penulisan prosedur pelaksanaan kegiatan tersebut;2. Nama unit kerja yang secara struktural atau fungsional bertanggung jawab dalam pelaksanaan kegiatan;3. Latar belakang singkat tentang alasan prosedur kegiatan tersebut;4. Lingkup prosedur kegiatan berupa urutan langkah kegiatan;5. Penanggung jawab atau unit kerja yang bertanggung jawab sebagai pelaksana setiap langkah pelaksanaan;6. Urutan setiap langkah pelaksanaan dari awal sampai akhir. Urutan kegiatan harus menguraikan juga oleh siapa, kapan, dan bagaimana prosedur itu dilaksanakan;7. Apabila diperlukan, setiap SOP perlu mencantumkan referensi yang berkaitan dengan prosedur kegiatan tersebut;8. Nama penulis dan jabatannya serta tanda tangan;9. Nama supervisor dan jabatannya, serta tanda tangan;10. Nama pejabat yang berwenang mengesahkan SOP dan jabatannya, serta tanda tangan;11. Tanggal penulisan SOP dan kronologis revisinya;Semua cakupan informasi dalam dokumen SOP tersebut disajikan dalam berbagai format yang sesuai dengan kriteria SOP kegiatan yang bersangkutan. Desain format akan diuraikan dalam Bab III tentang Teknik Penulisan SOP.
C. Tujuan SOPSOP merupakan sebuah dokumen tertulis yang berisi langkah-langkah pelaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka penyelesaian pekerjaan berdasarkan tugas dan fungsinya, maka secara lebih rinci lagi penyusunan SOP mempunyai tujuan sebagai berikut.1. Meningkatkan pelaksanaan tugas dan fungsi berjalan sesuai dengan tujuan organisasi (visi dan misi).2. Meningkatkan penerapan prosedur kerja lebih sistematik dan teratur sesuai dengan jalur hierarkhi struktural dan fungsional;3. Meningkatkan target produk/hasil dan waktu yang dibutuhkan setiap langkah pelaksanaan dapat tersusun dan terukur;4. Meningkatkan kejelasan tanggung jawab terhadap setiap langkah pelaksanaan.5. Meningkatkan pelaksanaan standardisasi semua prosedur yang berlaku di organisasi.6. Meningkatkan akuntabilitas publik dan citra organisasi yang lebih baik ditinjau dari pihak pelanggan.
BAB IVKETERKAITAN SOP DENGAN KEBERHASILAN ORGANISASI
A. SOP & Hasil yang Diharapkan Sebuah SOP yang ditulis minimal mempunyai tujuan mewujudkan hasil atau harapan (expectations) yang diinginkan, sebagai berikut.1. Mekanisme kerja yang lebih baik, karena di dalam SOP telah termuat langkah-langkah kerja yang teratur dan sistematik dari semua kegiatan yang ada pada setiap tugas yang harus dilakukan oleh anggota organisasi sesuai dengan tugas dan fungsinya yang merupakan mekanisme yang telah dianalisis berdasarkan hasil kerja yang biasa dilakukan pada organisasi tersebut.2. Hasil kerja yang lebih efektif dan efesiensi penggunaan sumber daya, karena mekanisme kerja yang sistematik akan mempermudah pencapaian tujuan/ atau menghasilkan output sesuai yang diharapkan. Selanjutnya, dapat lebih efisien dalam penggunaan dana, sumber daya manusia, dan waktu sebagai prinsip umum dari sebuah organisasi dalam rangka pencapaian tujuan.
B. Kinerja Organisasi Unsur-unsur Indikator Kinerja SOP yang dapat memberi kontribusi yang signifikan terhadap keberhasilan kinerja organisasi adalah SOP yang dirumuskan secara komprehensif mencakup semua unsur-unsur indikator kinerja (input, process, output, outcome and benefit). Berikut ini disampaikan definisi dari unsur-unsur indikator kinerja antara lain indikator masukan, keluaran, hasil, manfaat dan dampak, sebagai berikut: Masukan (Input) Dalam sistem skuntabilitas kinerja instansi pemerintah (SAKIP) dijelaskan bahwa masukan (inputs) adalah seluruh sumber daya organisasi ang dibutuhkan agar pelaksanaan kegiatan dan program dapat berjalan atau dalam rangka menghasilkan output. Sumber daya organisasi mencakup sumber daya manusia, dana, material, waktu, teknologi, dan sebagainya. Di jelaskan dalam penjelasan umum UU No. 25 Tahun 2004 butir 3. proses perencanaan mengenai input: Evaluasi ini dilaksanakan berdasarkan indikator dan sasaran kinerja yang tercantum dalam dokumen rencana pembangunan. Indikator dan sasaran kinerja mencakup masukan (input), keluaran (output), hasil (result), manfaat (benefit) dan dampak (impact). Pada PP No. 20/2004 Pasal 1 butir 4 dalam definisi kegiatan disebutkan mengenai masukan (input): kegiatan adalah bagian dari program yang dilaksanakan oleh satu atau beberapa satuan kerja sebagai bagian dari pencapaian sasaran terukur pada suatu program dan terdiri dari sekumpulan tindakan pengerahan sumber daya organisasi, baik yang berupa personil (sumber daya manusia), barang modal termasuk peralatan dan teknologi, dana, atau kombinasi dari beberapa atau kesemua jenis sumber daya tersebut sebagai masukan (input) untuk menghasilkan keluaran (output) dalam bentuk barang/jasa. Pengertian kegiatan pada PP No. 21/2004 pasal 1 butir 10 dalam definisi tentang kegiatan disebutkan mengenai input: kegiatan adalah bagian dari program yang dilaksanakan oleh satu atau beberapa satuan kerja sebagai bagian dari pencapaian sasaran yang terukur pada suatu program dan terdiri dari sekumpulan tindakan pengerahan sumber daya organisasi baik yang berupa personil (sumber daya manusia), barang modal termasuk peralatan dan teknologi, dana, atau kombinasi dari beberapa atau kesemua jenis sumber daya tersebut sebagai masukan (input) untuk menghasilkan keluaran (output) dalam bentuk barang/jasa. Indikator input juga disebutkan pada PP No. 58/2005 pasal 1 butir 39 dalam definisi kegiatan Kegiatan adalah bagian dari program yang dilaksanakan oleh satu atau lebih unit kerja sebagai bagian dari pencapaian sasaran terukur pada suatu program dan terdiri dari sekumpulan tindakan pengerahan sumber daya baik yang berupa personil (sumber daya manusia), barang modal termasuk peralatan dan teknologi, dana, atau kombinasi dari beberapa atau kesemua jenis sumber daya tersebut sebagai masukan (input) untuk menghasilkan keluaran (output) dalam bentuk barang/jasa. Keluaran (Output) Keluaran (Outputs) adalah segala sesuatu berupa produk/jasa (fisik dan/atau non fisik) sebagai hasil langsung dari pelaksanaan suatu kegiatan dan program berdasarkan masukan yang digunakan. Dalam penjelasan UU No. 25 Tahun 2004 disebutkan dalam penjelasan umum butir 3, proses perencanaan mengenai output: Evaluasi ini dilaksanakan berdasarkan indikator dan sasaran kinerja yang tercantum dalam dokumen rencana pembangunan. Indikator dan sasaran kinerja mencakup masukan (input), keluaran (output), hasil (result), manfaat (benefit) dan dampak (impact). Pada PP No. 20/2004 pasal 1 butir 4 dalam definisi kegiatan disebutkan mengenai keluaran (output): Kegiatan adalah bagian dari program yang dilaksanakan oleh satu atau beberapa satuan kerja sebagai bagian dari pencapaian sasaran terukur pada suatu program dan terdiri dari sekumpulan tindakan pengerahan sumber daya baik yang berupa personil (sumber daya manusia), barang modal termasuk peralatan dan teknologi, dana, atau kombinasi dari beberapa atau kesemua jenis sumber daya tersebut sebagai masukan (input) untuk menghasilkan keluaran (output) dalam bentuk barang/jasa. Pada PP No. 20/2004 Pasal 1 butir 5 disebutkan definisi mengenai Keluaran (output): Keluaran (output) adalah barang atau jasa yang dihasilkan oleh kegiatan yang dilaksanakan untuk mendukung pencapaian sasaran dan tujuan program dan kebijakan. Selanjutnya pada pasal 8 ayat (2) disebutkan: Keluaran dari masing-masing kegiatan dalam satu program harus secara sinergis mendukung pencapaian hasil yang diharapkan dari program yang bersangkutan. Pada PP No. 21/2004 Pasal 1 butir 10 dalam definisi tentang Kegiatan disebutkan mengenai output: Kegiatan adalah bagian dari program yang dilaksanakan oleh satu atau beberapa satuan kerja sebagai bagian dari pencapaian sasaran terukur pada suatu program dan terdiri dari sekumpulan tindakan pengerahan sumber daya baik yang berupa personil (sumber daya manusia), barang modal termasuk peralatan dan teknologi, dana, atau kombinasi dari beberapa atau kesemua jenis sumber daya tersebut sebagai masukan (input) untuk menghasilkan keluaran (output) dalam bentukbarang/jasa. Pada PP No. 21/2004 Pasal 1 butir 12 disebutkan definisi output: Keluaran (output) adalah barang atau jasa yang dihasilkan oleh kegiatan yang dilaksanakan untuk mendukung pencapaian sasaran dan tujuan program dan kebijakan. Definisi Kegiatan dalam PP No. 58/2005 pasal 1 butir 39 disebutkan mengenai output: Kegiatan adalah bagian dari program yang dilaksanakan oleh satu atau lebih unit kerja sebagai bagian dari pencapaian sasaran terukur pada suatu program dan terdiri dari sekumpulan tindakan pengerahan sumber daya baik yang berupa personil (sumber daya manusia), barang modal termasuk peralatan dan teknologi, dana, atau kombinasi dari beberapa atau kesemua jenis sumber daya tersebut sebagai masukan (input) untuk menghasilkan keluaran (output) dalam bentuk barang/jasa. Hasil (Outcomes) Hasil (Outcomes) adalah segala sesuatu yang mencerminkan berfungsinya keluaran kegiatan pada jangka menengah. Outcomes merupakan ukuran seberapa jauh setiap produk/jasa dapat memenuhi kebutuhan dan harapan masyarakat. Proses Perencanaan mengenai hasil (result) dijelaskan di dalam penjelasan UU No. 25 Tahun 2004 disebutkan di Bab Umum butir 3: Evaluasi ini dilaksanakan berdasarkan indikator dan sasaran kinerja yang tercantum dalam dokumen rencana pembangunan. Indikator dan sasaran kinerja mencakup masukan (input), keluaran (output), hasil (result), manfaat (benefit) dan dampak (impact). Pada PP No. 20/2004 Pasal 1 butir 6 disebutkan definisi mengenai Hasil (outcome): Hasil (outcome) adalah segala sesuatu yang mencerminkan berfungsinya keluaran dari kegiatan-kegiatan dalam satu program. Pada PP No. 21/2004 Pasal 1 butir 13 disebutkan definisi mengenai hasil (outcome): Hasil (outcome) adalah segala sesuatu yang mencerminkan berfungsinya keluaran dari kegiatan-kegiatan dalam satu program. Definisi mengenai hasil (outcome) di dalam PP No. 58/2005 pasal 1 butir 42 disebutkan: Hasil (outcome) adalah segala sesuatu yang mencerminkan berfungsinya keluaran dari kegiatan-kegiatan dalam satu program. Manfaat (Benefit) Manfaat (benefit) adalah kegunaan suatu keluaran (outputs) yang dirasakan langsung oleh masyarakat. Berupa tersedianya fasilitas yang dapat diakses oleh publik. Proses Perencanaan mengenai hasil (result) dijelaskan dalam penjelasan UU No 25 Tahun 2004 disebutkan di dalam Penjelasan Umum butir 3.: Evaluasi ini dilaksanakan berdasarkan indikator dan sasaran kinerja yang tercantum dalam dokumen rencana pembangunan. Indikator dan sasaran kinerja mencakup masukan (input), keluaran (output), hasil (result), manfaat (benefit) dan dampak (impact). Dampak (Impact) Dampak (Impact) adalah ukuran tingkat pengaruh sosial, ekonomi, lingkungan atau kepentingan umum lainnya yang dimulai oleh capaian kinerja setiap indikator dalam suatu kegiatan. Dijelaksan di dalam Penjelasan UU No. 25 Tahun 2004 di Bab Umum butir 3, proses perencanaan mengenai dampak (impact): Evaluasi ini dilaksanakan berdasarkan indikator dan sasaran kinerja yang tercantum dalam dokumen rencana pembangunan. Indikator dan sasaran kinerja mencakup masukan (input), keluaran (output), hasil (result), manfaat (benefit) dan dampak (impact).C. Pengukuran Kinerja Pengertian dan Fungsi Indikator KinerjaIndikator kinerja adalah ukuran kuantitif dan/atau kualitatif yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Indikator kinerja harus merupakan sesuatu yang dapat dihitung dan diukur serta digunakan sebagai dasar untuk menilai atau melihat tingkat kinerja, baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan, maupun setelah kegiatan selesai. Indikator kinerja berfungsi atau digunakan untuk meyakinkan bahwa kinerja hari demi hari organisasi/unit kerja yang bersangkutan menunjukkan daya ungkit dalam rangka dan/atau menuju tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.Tanpa indikator kinerja, sulit untuk menilai kinerja personil atau suatu satuan kerja tentang keberhasilan/ketidakberhasilannya baik mengenai kebijakan/program/kegiatan, dan pada akhirnya kinerja organisasi/unit kerja pelaksananya.Secara umum, indikator kinerja memiliki fungsi sebagai berikut .a. Memperjelas tentang apa, berapa, dan kapan kegiatan dilaksanakanb. Menciptakan konsensus yang dibangun oleh berbagai pihak terkait untuk menghindari kesalahan interpretasi selama pelaksanaan kebijakan/program/kegiatan dan dalam menilai kinerjanya.c. Membangun dasar bagi pengukuran, analisis, dan evaluasi kinerja organisasi/ unit kerja.
Syarat Indikator Kinerjaa. Spesifik dan jelas, sehingga dapat dipahami dan tidak ada kemungkinan kesalahan interpretasi.b. Dapat diukur secara obyektif, baik yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif, yaitu: dua orang atau lebih yang mengukur indikator kinerja mempunyai kesimpulan sama.c. Relevan, harus divalidasi dengan dua aspek yaitu objektif yang relevan.d. Dapat dicapai, penting, dan berguna untuk menunjukkan keberhasilan input, output, hasil, manfaat, dan dampak serta proses.e. Harus fleksibel dan sensitive terhadap perubahan/penyesuaian, pelaksanaan, hasil pelaksanaan kegiatan. Efektifitas data/informasi yang berkaitan dengan indikator kinerja yang bersangkutan dapat dikumpulkan, diolah dan dianalisis dengan biaya yang tersedia.
Konsep Dasar Pengukuran Kinerja1. Pemahaman Pengukuran KinerjaPengukuran kinerja merupakan suatu alat manajemen yang digunakan untuk meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dan akuntabilitas. Pengukuran kinerja digunakan untuk penilaian atas keberhasilan/kegagalan pelaksanaan kegiatan/program/kebijakan sesuai dengan sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan dalam rangka mewujudkan misi dan visi organisasi. SOP sebagai alat yang dapat digunakan dalam menjalankan mekanisme kerja. Suatu satuan kerja organisasi. Untuk mengetahui berhasil tidaknya SOP organisasi dilakukan pengukuran kinerja. Karenanya, sudah merupakan suatu hal yang mendesak untuk menciptakan system yang mampu untuk mengukur kinerja dan keberhasilan organisasi, maka seluruh aktivitas organisasi tidak semata-mata kepada input dari program organisasi, tetapi lebih ditekankan kepada output, proses, manfaat, dan dampak program organisasi.Pengukuran kinerja harus merupakan salah satu penjabaran kegiatan dalam SOP. Pengukuran kinerja penting peranannya sebagai alat manajemen untuk: a. Memastikan pemahaman pelaksana akan ukuran yang digunakan untuk mencapai kinerja.b. Memastikan tercapainya rencana kinerja yang disepakati.c. Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan kinerja dan membandingkannya dengan rencana kerja serta melakukan tindakan untuk memperbaiki kinerja.d. Memberi penghargaan dan hukuman yang obyektif atas kinerja pelaksana yang telah diukur sesuai system pengukuran kinerja yang disepakati.e. Menjadi alat komunikasi antar karyawan dan pimpinan dalam upaya memperbaiki kinerja organisasi.f. Mengidentifikasi apakah kepuasan pelanggan sudah terpenuhi. g. Membantu memahami proses kegiatan organisasi.h. Memastikan bahwa pengambilan keputusan dilakukan secara obyektif.i. Menunjukkan peningkatan yang perlu dilakukan.j. Mengungkap permasalahan yang terjadi. Sistem pengukuran kinerja membantu pimpinan dalam memantau implementasi strategis kegiatan dengan cara membandingkan antara hasil aktual dengan sasaran dan tujuan strategis. Sistem pengukuran kinerja biasanya terdiri dari metode sistematis dalam penetapan sasaran dan tujuan dan pelaporan secara periodik yang mengindikasikan realisasi atas pencapaian sasaran tujuan. Pengukuran kinerja merupakan metode menilai kemajuan yang telah dicapai dibandingkan dengan tujuan yang telah ditetapkan. Pengukuran kinerja tidak dimaksudkan berperan sebagai mekanisme untuk memberikan penghargaan/hukuman, akan tetapi pengukuran kinerja berperan sebagai alat komunikasi dan alat manajemen untuk memperbaiki kinerja organisasi.Melalui pengukuran kinerja, focus laporan bergeser dari besarnya jumlah sumber daya yang dialokasikan ke hasil yang dicapai dari penggunaan sumber daya tersebut.2. Tingkatan Organisasi dan Pengukuran KinerjaDalam teori organisasi, struktur organisasi biasanya dibagi empat, yaitu:a. Pimpinan tingkat atas.b. Pimpinan tingkat menengah.c. Pimpinan tingkat bawah.d. Pelaksana,Pengukuran kinerja tidak terlepas dari pengaruh tingkatan dalam struktur organisasi. Sebagai pemakai informasi yang dihasilkan dari pengukuran kinerja, pimpinan organisasi tingkat atas tentu berbeda kebutuhan informasinya dibandingkan dengan pimpinan di tingkat atas maupun bawah.Tingkat atas dari struktur organisasi memerlukan kualitas informasi kinerja dengan karakteristik:a. Informasi kinerja sifatnya lebih merupakan satu kesatuan.b. Data/informasi kinerja yang tidak hanya bersifat kuantitatif, seperti: input dan output, tetapi juga yang bersifat kualitatif, misalnya: informasi mengenai hasil dan dampak dari program organisasi.c. Informasi kinerja yang bersifat waktu nyata.Untuk pimpinan tingkat bawah, kebutuhan informasi kinerja biasanya tidak merupakan satu kesatuan, bersifat lebih kuantitatif, dan dengan frekuensi lebih sering, misal: mingguan, harian bahkan menit. Oleh karenanya, desain system pengukuran kinerja harus memperhatikan struktur organisasi dan kebutuhan informasi kinerja pimpinan organisasi.3. Aspek aspek yang Diukur dalam Pengukuran KinerjaTerlepas dari besar, jenis, sektor atau spesialisasinya, setiap organisasi biasanya cenderung tertarik pada pengukuran kinerja dalam aspek berikut :a. Aspek finansialMeliputi anggaran suatu organisasi. Aspek financial dapat dianalogikan sebagai aliran darah dalam tubuh manusia, dalam rangka efisiensi, aspek financial merupakan aspek penting yang perlu diperhatikan dalam pengukuran kinerja.b. Kepuasan pelanggan Peran dan posisi pelanggan sangat krusial dalam penentuan strategi organisasi. Dengan semakin banyaknya tuntutan masyarakat akan pelayanan publik yang berkualitas, maka organisasi dituntut untuk terus menerus memberi pelayanan berkualitas prima. untuk itu, pengukuran kinerja perlu didesain sehingga pimpinan dapat memperoleh informasi relevan atas tingkat kepuasan pelanggan.c. Kegiatan operasional internalInformasi operasional kinerja internal diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh kegiatan organisasi sudah seirama untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi seperti yang tercantum dalam rencana strategis. Informasi operasional kinerja diperlukan untuk melakukan perbaikan terus-menerus agar asas efisiensi dan efektivitas operasi organisasi dapat dicapaid. Kepuasan pegawai sebagai pelanggan internalPegawai (SDM) merupakan asset yang harus dikelola dengan baik, apalagi dalam organisasi yang banyak melakukan inovasi, peran strategis SDM sangat nyata. Apabila personil tidak terkelola dengan baik, maka kehancuran organisasi sulit dicegah.e. Kepuasan komunitas dan stakeholdersKegiatan pemerintah berinteraksi dengan berbagai pihak yang menaruh kepentingan terhadap keberadaannya. Untuk itu informasi dari pengukuran kinerja perlu didesain untuk mengakomodasi kepuasan dari stakeholders.f. WaktuUkuran waktu merupakan variabel yang perlu diperhatikan dalam desain pengukuran kinerja. Kita sering membutuhkan informasi untuk pengambilan keputusan, namun informasi tersebut lambat diterima, kadang sudah tidak relevan/kadarluasa.4. Prasyarat Keberhasilan Pengukuran Kinerja Agar pengukuran kinerja terlaksana dengan baik, maka setiap organisasi harus.a. Membuat komitmen untuk mengukur kinerja dan memulainya segera, tidak perlu mengharap pengukuran kinerja akan langsung sempurna, nantinya akan dilakukan perbaikan atas pengukuran kinerja yang telah disusun.b. Perlakuan pengukuran kinerja sebagai proses yang berkelanjutan, suatu proses yang bersifat interaktif (berulang), dan cerminan dari upaya organisasi untuk selalu berupaya memperbaiki kinerja.c. Organisasi harus menetapkan ukuran kinerja yang sesuai dengan besarnya organisasi, kultur, visi, tujuan, sasaran, dan struktur organisasi.
BAB VPENYUSUNAN SOP
A. Format SOP (Standard Operating Procedures)Kriteria Kegiatan Pada dasarnya semua kegiatan dapat disusun prosedurnya secara baku, tetapi untuk alasan efektivitas hasil dan efisiensi sumber daya organisasi, tidak perlu semua kegiatan dalam organisasi disusun prosedur bakunya (SOP). Beberapa kriteria di bawah ini biasanya dipakai untuk menentukan kegiatan yang perlu disusun prosedur bakunya dalam bentuk SOP.a. Kegiatan yang bersifat rutin/berkesinambungan, terus menerus baik dalam kurun waktu harian, mingguan, bulanan, atau bahkan tahunan. Kegiatan yang bersifat ad hoc dan dilaksanakan sewaktu-waktu tidak perlu disusun prosedur baku;b. Kegiatan yang memerlukan efisiensi sumber daya organisasi dalam pelaksanaannya. Efisiensi sumber daya menjadi alasan penting dalam penyusunan prosedur baku, tetapi tentu saja tidak berarti melupakan efektivitas hasil kegiatan itu sendiri;c. Kegiatan yang memerlukan standar proses dan waktu dalam pelaksanaannya, karena standar tersebut berpengaruh terhadap hasil akhir. Standardisasi ini penting sebagai acuan pelaksanaan kegiatan bagi semua pegawai atau pelanggan yang terlibat dalam kegiatan itu;d. Kegiatan yang mementingkan efektivitas hasil akhir baik dari segi kualitas maupun kuantitas, karena efektivitas tersebut berpengaruh besar pada kinerja organisasi. e. Kegiatan yang mengandung resiko bahaya dan/atau kerugian apabila dilakukan tanpa prosedur yang benar yang sistematis.
B. Format yang Digunakan Untuk membantu penulisan SOP, penulis SOP dapat menggunakan format-format sebagai instrumen identifikasi item kegiatan beserta langkah-langkah secara detail yang diperlukan dalam rentang waktu tertentu. Seperti sudah dikatakan bahwa penentuan format tergantung dari kriteria kegiatan yang akan distandardisasi secara baku (SOP). Penulis SOP boleh menggunakan format dari contoh yang sudah ada atau mendesain sendiri formulasinya sesuai dengan kebutuhan dan kriteria kegiatan. Penulisan SOP menggunakan format yang didesain sendiri untuk memudahkan pengumpulan dan pengolahan data serta penyajiannya. Contoh format yang disarankn dalam modul ini dan dapat digunakan terdiri atas 4 buah, yaitu Format Halaman Pembuka (Header Form), Format 1 (F1), Format 2 (F2), dan Format 3 (F3). Format-format didesain sebagai berikut.
Header Form:(NAMA ORGANISASI UNIT)
STANDARD OPERATING PROCEDURES(JUDUL KEGIATAN)Header Form
No. kode SOP Penulis
Supervisor
Pejabat yang mengesahkan
(nama dan tanda tangan)(nama dan tanda tangan)(nama dan tanda tangan)
Halaman . dari .
Tanggal mulai berlaku:
Tanggal Revisi terakhir:
Kronologi revisi:1. revisi pertama, tanggal2. revisi kedua, tanggal ...3. revisi ketiga, tanggal4. revisi keempat, tanggal5. dan seterusnya
A. Subkegiatan dan waktu penyelesaian:1. subkegiatan 1 = ... jam/hari/minggu/bulan*)2. subkegiatan 2 = ... jam/hari/minggu/bulan*)3. subkegiatan 3 = ... jam/hari/minggu/bulan*)4. dan seterusnya
B. Peralatan/perlengkapan utama:1. 2.3.
C. Tindakan darurat:1.2. 3.
*) coret yang tidak perlu
Format 1:STANDARD OPERATING PROCEDURES(JUDUL KEGIATAN)Format 1
NoSubkegiatanLangkah pelaksanaanPenanggung jawab/unit pelaksanaProdukWaktu
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Format 2
Format 3:
C. Teknik Penulisan SOP Penulisan SOP tidak boleh bertentangan dengan substansi tugas dan fungsi unit kerja. Pendekatan penulisan SOP didasarkan pada aplikasi tugas, bukan pada pemegang jabatan. Misalnya, tugas seorang Sekretaris terdiri atas pelayanan pimpinan, pelayanan tamu pimpinan, dan pengadministrasian sekretariat, maka penyusunan SOP difokuskan pada ketiga tugas tersebut, yakni SOP pelayanan pimpinan, SOP pelayanan tamu pimpinan, dan SOP administrasi sekretariat, dan bukan pada Sekretarisnya, sehingga kalau terjadi terjadi pergantian Sekretaris maka SOP ketiga tugas tersebut tidak berubah, kecuali karena faktor kondisi dan situasi yang menuntut perubahan SOP. Penulisan SOP bukan merupakan hal yang mudah, perlu seseorang/tim yang memang memiliki keahlian dalam hal itu. Dalam organisasi yang besar, penulisan SOP biasanya diserahkan kepada pihak luar, konsultan, atau dilaksanakan oleh organisasi yang bersangkutan melalui tim yang sengaja dibentuk untuk itu, dan sangat dianjurkan anggota tim merupakan tim analisis jabatan. Selain untuk operasi yang sederhana, SOP tidak boleh disusun oleh perorangan. Penulis harus merupakan dari tim professional. Dalam penulisan SOP, penulis/tim penulis SOP/konsultan dianjurkan untuk mempertimbangkan unsur unsur penting berikut.a. Kemampuan pegawai, b. Kegiatan supervisi, c. Upaya pengamanan dan kesehatan, sertad. Kegiatan mekanika operasional, karena ini untuk mempermudah penyusunan langkah-langkah pekerjaan yang harus dilakukan.
Tim penulis SOP sebaiknya mempertimbangkan unsur pimpinan dan pegawai yang bersangkutan sebagai nara sumber. Hal ini akan mempermudah tugas penulisan SOP dari segi kelengkapan informasi dan proses kerja.SOP yang ditulis dengan baik dan tepat harus dapat menunjukkan tingkat efisiensi, menurunkan resiko, dan meningkatkan keamanan dalam pelaksanaan setiap kegiatan. Oleh karena itu, langkah pertama dalam menyiapkan penulisan SOP yaitu menganalisis setiap langkah operasi yang dilakukan oleh setiap pegawai atau pegawai yang mempunyai kegiatan serupa. Fungsi supervisi bertindak sebagai penasehat yang memonitor tingkat efisiensi tindak kegiatan. Fungsi keamanan bertugas mencatat bahaya dan resiko setiap tindak kegiatan dan membuat daftar peralatan/perlengkapan keamanan yang diperlukan. Fungsi mekanika-operasi berkontribusi dalam menyediakan informasi lengkap tentang penggunaan secara benar peralatan/perlengkapan kerja yang diperlukan. Tim penulis SOP harus mampu menggambarkan langkah-langkah setiap kegiatan dengan memperhatikan tingkat efisiensi, kenyamanan tempat kerja, dan peralatan/perlengkapan yang digunakan. Pada akhir kegiatan, tim penulis SOP menyusun konsep SOP yang berisi semua hal yang esensial berkaitan dengan kondisi saat ini. Gambaran kondisi meliputi seluruh langkah dari prosedur termasuk bahaya dan pencegahannya. Pencegahan untuk keamanan dan kesehatan para pegawai khususnya pencegahan individual. SOP juga membutuhkan pencegahan terhadap dampak dari lingkungan kerja.
D. Klasifikasi KegiatanMenurut jenis formatnya, SOP terdiri atas.a. Prosedur sederhana (simple steps), b. Prosedur hirarkhis (hierarchical steps), c. Prosedur grafis (graphic procedures), dan d. Bagan alur (Flowchart). Penentuan penggunaan jenis formatnya sangat tergantung pada berapa banyak keputusan yang harus diambil dalam sebuah prosedur dan berapa banyak langkah yang harus dilalui dalam prosedur tersebut. Dalam penulisan SOP, perlu dilakukan klasifikasi kegiatan sesuai dengan jenis kegiatan, yaitu apakah kegiatan tersebut termasuk kegiatan yang mempunyai prosedur sederhana, hirarkhis, grafis, atau memerlukan bagan alur.Tabel di bawah dapat menjadi rujukan untuk pemilihan jenis format.TabelPilihan & Kriteria Jenis Format SOPBanyak KeputusanLebih dari 10 langkahFormat yang dipilih
TidakTidak Prosedur sederhana
TidakYaProsedur hirarkhis atau grafis
YaTidakBagan alur
YaYaBagan alur
Dalam penulisan yang memerlukan bagan alur, manfaatkan simbol yang lazim digunakan secara umum agar dapat dipahami secara luas. Simbol bagan alur yang biasa digunakan dalam penulisan SOP adalah sebagai berikut.
TabelSimbol & KegunaannyaSimbolNama Simbol & Kegunaan
Start/EndThe terminator symbol marks the starting or ending point of the system. It usually contains the word "Start" or "End."
Action or ProcessA box can represent a single step ("add two cups of flour"), or and entire sub-process ("make bread") within a larger process.
DocumentA printed document or report
DecisionA decision or branching point. Lines representing different decisions emerge from different points of the diamond.
Input/OutputRepresents material or information entering or leaving the system, such as customer order (input) or a product (output).
ConnectorIndicates that the flow continues where a matching symbol (containing the same letter) has been placed
Flow LineLines indicate the sequence of steps and the direction of flow.
DelayIndicates a delay in the process.
MergeIndicates a step where two or more sub-lists or sub-processes become one.
CollateIndicates a step that orders information into a standard format.
SortIndicates a step that organizes a list of items into a sequence or sets based on some pre-determined criteria.
SubroutineIndicates a sequence of actions that perform a specific task embedded within a larger process. This sequence of actions could be described in more detail on a separate flowchart.
Manual LoopIndicates a sequence of commands that will continue to repeat until stopped manually
Loop LimitIndicates the point at which a loop should stop.
Data storageIndicates a step where data gets stored.
DatabaseIndicates a list of information with a standard structure that allows for searching and sorting.
DisplayIndicates a step that displays information.
Off PageIndicates that the process continues off page
Penggunaan simbol lainnya disesuaikan dengan kebutuhan penulisan, berpedoman pada simbol-simbol bagan alur yang selama ini dipakai di bidang manajemen.
E. Penetapan Judul KegiatanJudul kegiatan dalam penulisan SOP harus ditulis dengan singkat dan jelas mengikuti kata Standard Operating Procedures . Judul harus menggambarkan seluruh aktivitas kegiatan yang ditulis dalam langkah-langkah pelaksanaan dan dilengkapi dengan lokus satuan kerja tertentu.Berikut ini beberapa contoh penetapan judul kegiatan dengan lokus satuan kerja tertentu. 1. Untuk kegiatan penerimaan, pengolahan, dan pendistribusian surat masuk di lingkungan Sekretariat Jenderal Depdiknas, dapat ditulis dengan judul kegiatan Standard Operating Procedures Pengelolaan Surat Dinas di Lingkungan Sekretariat Jenderal Depdiknas 2. Untuk kegiatan evaluasi oleh Biro Hukum dan Organisasi terhadap hasil uraian jabatan yang disusun oleh unit kerja di lingkungan Depdiknas, dapat ditulis dengan judul kegiatan Standard Operating Procedures Evaluasi Uraian Jabatan di Biro Hukum dan Organisasi Depdiknas, 3. Kegiatan yang lebih spesifik dapat ditulis dengan judul kegiatan yang lebih spesifik. Misalnya untuk kegiatan pemberian bantuan hukum yang dilakukan oleh Biro Hukum dan Organisasi bagi seluruh pegawai di lingkungan Depdiknas, dapat ditulis dengan judul kegiatan Standard Operating Procedures Fasilitasi Bantuan Hukum oleh Biro Hukum dan Organisasi Sekretariat Jenderal, Depdiknas
F. Penyusunan Langkah Pelaksanaan (Procedures) SOPSOP adalah instruksi yang harus dipahami oleh semua orang yang menggunakannya. Penulisan SOP harus selalu mencoba menulis SOP seperti mereka berkomunikasi dengan pihak lain. SOP ditulis harus mempertimbangkan apresiasi para pegawai, lingkungan kerja, atau akses kepada suplaier organisasi. Penulis SOP sebaiknya menguji ruang gerak dan waktu (motion and time) yang dibutuhkan untuk melakukan suatu kegiatan, bahkan dokumen SOP yang ditulis harus dikonsultasikan terlebih dahulu dengan para pegawai yang bersangkutan. Penulis SOP harus mempertimbangkan tidak hanya langkah-langkah yang diperlukan dalam operasi, tetapi juga mempertimbangkan sifat kegiatan, kemampuan para pegawai dalam menyelesaikan kegiatan, dan kemampuan pegawai untuk mengikuti instruksi, dan memahami resiko dan bahaya dari setiap langkah pelaksanaan.
Beberapa kriteria berikut dijadikan rujukan dalam menulis kalimat pada kolom langkah pelaksanaan.a. Tulislah langkah pelaksanaan dalam kalimat pendek dan hindarilah kalimat yang panjang dan berbelit-belit;b. Gunakan kata kerja aktif transitif sebagai awal kalimat. c. Gunakan kalimat yang mudah dan jelas agar mudah dipahami;d. Gunakan kalimat langsung agar cepat dimengerti.Berikut ini disampaikan sebuah contoh langkah pelaksanaan dalam kegiatan evaluasi uraian jabatan di Biro Hukum dan Organisasi Depdiknas, sebagai berikut.1. Menerima dan mencatat berkas usulan uraian jabatan2. Memberi pengarahan teknis pelaksanaan evaluasi uraian jabatan3. Menelaah dan memperbaiki uraian jabatan4. Mengetik hasil telaahan uraian jabatan5. Membahas dan menyempurnakan hasil telaahan uraian jabatan6. Melaksanakan konfirmasi hasil uraian jabatan7. Memoerbaiki konsep uraian jabatan berdasarkan hasil konfirmasi8. Membahas dan menyempurnakan uraian jabatan sesuai pembahasan9. Menyusun konsep laporan hasil evaluasi uraian jabatan.10. Memeriksa dan menyempurnakan konsep laporan hasil uraian jabatan11. Memeriksa dan menetapkan hasil evaluasi uraian jabatan12. Menyampaian hasil evaluasi analisis jabatan ke unit terkait Setelah menyusun kedua belas langkah pelaksanaan, selanjutnya mengelompokkan langkah sejenis dalam satu kalimat di kolom subkegiatan. Pengelompokkan ke dalam subkegiatan berbeda dengan langkah pelaksanaan, karena biasanya subkegiatan menggunakan kalimat pendek yang diawali dengan kata benda atau kata kerja yang dibendakan. Kedua belas langkah pelaksanaan dapat dikelompokkan menjadi 4 subkegiatan, sebagaimana disajikan dalam tabel berikut.
TabelPengelompokkan Langkah Pelaksanaan ke dalam Subkegiatan NoSubkegiatanLangkah Pelaksanaan
1.Persiapan evaluasiMenerima dan mencatat berkas usulan uraian jabatan
Memberi pengarahan teknis pelaksanaan evaluasi uraian jabatan
2.Pelaksanan evaluasiMenelaah dan memperbaiki uraian jabatan
Mengetik hasil telaahan uraian jabatan
Membahas dan menyempurnakan hasil telaahan uraian jabatan
3.Konfirmasi hasil evaluasiMelaksanakan konfirmasi hasil uraian jabatan
Memperbaiki konsep uraian jabatan berdasarkan hasil konfirmasi
Membahas dan menyempurnakan uraian jabatan sesuai pembahasan
4.Penyusunan laporanMenyusun konsep laporan hasil evaluasi uraian jabatan
Memeriksa dan menyempurnakan konsep laporan hasil uraian jabatan
Memeriksa dan menetapkan hasil evaluasi uraian jabatan
Menyampaian hasil evaluasi analisis jabatan ke unit terkait
G. Pengisian Format SOP Setelah melakukan analisis dan klasifikasi kegiatan yang akan distandardisasikan melalui SOP, penulis dapat menuangkannya dalam format-format sebagaimana telah disebutkan dalam contoh di atas.Format 1:Format 1 digunakan oleh pelaksana kegiatan agar bisa diikuti prosedur pelaksanaannya.1. Tulislah semua informasi kegiatan yang terkumpul dalam format 1 sesuai dengan urutan kolom yang tersedia. Penulis dapat memulai penulisan dari kolom subkegiatan atau dari kolom langkah pelaksanaan, tergantung dari kebiasaan cara yang digunakan oleh penulis (lihat contoh penulisan subkegiatan dan langkah pelaksanaan dari kegiatan evaluasi uraian jabatan di Biro Hukum dan Organisasi Depdiknas) ;2. Tulislah penanggung jawab/unit pelaksana dan produk dari setiap langkah pelaksanaan, bukan produk dari subkegiatan. Dengan demikian, penulis dapat sekaligus menilai apakah langkah pelaksanaan menghasilkan produk, karena kalau tidak, maka sesungguhnya langkah kegiatan itu tidak diperlukan;3. Setelah terisi kolom penanggung jawab/unit pelaksana dan produk setiap langkah pelaksanaan, tulislah waktu yang dibutuhkan untuk langkah pelaksanan. Waktu dapat berbentuk norma waktu yang dibutuhkan (dalam hitungan menit, jam, hari, minggu, bulan, dan seterusnya) atau kapan langkah pelaksanaan itu harus dilaksanakan (misalnya dalam minggu ke berapa di bulan apa, atau dalam bulan apa, dan seterusnya);4. Perlu dicatat bahwa hitungan jam dalam satu hari adalah jam kerja di unit organisasi yang bersangkutan, begitu juga jumlah hari dalam satu minggu adalah hari kerja yang berlaku.
Format 2:Setelah selesai menulis semua informasi dalam format 1, penulis tinggal memidahkan informasi tersebut ke dalam format 2. Format 2 digunakan sebagai informasi umum kepada pelanggan atau pegawai lain agar bisa diketahui prosedur sebuah kegiatan. Oleh karena itu, sebaiknya ditempatkan pada lokasi yang strategis.5. Data subkegiatan dan langkah pelaksanaan dalam format 1, ditulis secara vertikal di kolom 2. Sedangkan penanggung jawab ditulis secara horizontal mulai kolom 3;6. Penulisan penanggung jawab/unit pelaksana berurutan dari yang pejabat yang mempunyai posisi tertinggi sampai ke posisi yang terkecil atau sebaliknya, tetapi untuk penulisan unit kerja lain di luar organisasi harus ditulis paling akhir;7. Gambarkan simbol bagan alur (flowchart) setiap langkah kegiatan pada kolom yang sesuai dengan kolom penanggung jawab (kolom 3 dan seterusnya);
Format 3:Setelah selesai penulisan di format 2, selanjutnya penulis mengisi format 3 dengan data yang sama di Format 1 dan Format 2. Format 3 digunakan oleh supervisor atau atasan pelaksana kegiatan sebagai bahan evaluasi pelaksanaan kegiatan, agar dapat diketahui setiap perkembangan pelaksanaan kegiatan dapat cepat diambil tindakan perbaikan apabila terdapat ketidaksesuaian prosedur. 8. Tulislah semua subkegiatan secara berurutan mulai dari kolom 3 secara horizontal;9. Tulislah penanggung jawab/unit pelaksana di kolom 2 secara vertikal. Perlu dicatat bahwa urutan penulisan harus sama dengan penulisan di Format 2;10. Tulislah alokasi waktu yang dibutuhkan di bawah setiap subkegiatan. Waktu yang dibutuhkan adalah akumulasi waktu setiap subkegiatan; 11. Gambarkan simbol bagan alur (flowchart) dengan keterangan di dalam simbol, sehingga memudahkan pembacaan simbol.
Format Pembuka (Header Form:Setelah selesai penulisan Format 1, 2, dan 3. Selanjutnya penulis mengisi ringkasan informasi tersebut ke dalam format pembuka (Header Form). Header Form ini adalah lembar terdepan yang berisi informasi umum dari suatu kegiatan.1. Tulislah nama unit organisasi dimana kegiatan itu berlangsung. Contoh penulisasinya misalnya untuk lingkungan unit utama Depdiknas, tulislah nama unit organisasi setingkat eselon II (Biro, Direktorat, Inspektorat, Pusat) kemudian diikuti unit eselon I dan Departemen Pendidikan Nasional. Demikian pula untuk Departemen dan Non Departemen lainnya. Contoh lainnya, untuk lingkungan perguruan tinggi, tulislah nama unit organisasi Fakultas, Biro, Lembaga, UPT (khusus untuk Politeknik, ditulis nomenklatur Politeknik saja). Sedangkan untuk Unit Pelaksana Teknis di lingkungan Departemen dan Non Departemen, cukup ditulis nomenklatur unit pelakasana teknis yang bersangkutan, misalnya Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan DKI Jakarta;2. Tulislah judul kegiatan sesuai dengan tercantum pada Format 1, 2, dan 3;3. Tulislah nomor kode SOP kegiatan yang bersangkutan. Nomor kode setiap kegiatan disusun oleh masing-masing unit organisasi;4. Tulislah nama penulis, supervisor, dan pejabat yang mengesahkan SOP kegiatan tersebut dan menandatanganinya pada kolom yang tersedia;5. Tulislah nomor urut halaman dan jumlah keseluruhan halaman. Nomor urut halaman dimulai dari Header Form, Format 1, Format 2, dan Format 3 secara berurutan dan bersambung;6. Tulislah tanggal mulai berlaku SOP kegiatan tersebut;7. Tulislah tanggal revisi terakhir SOP kegiatan dan kronologisnya (apabila ada);8. Tulislah subkegiatan secara berurutan dengan alokasi waktu yang dibutuhkan;9. Tulislah semua peralatan/perlengkapan utama pelaksanaan kegiatan yang bersakutan (apabila ada);10. Tulislah tindakan darurat apabila dalam pelaksanaan kegiatan tesrebut terjadi gangguan atau penyimpangan dari prosedur.
BAB VIKELEMAHAN SOP
A. Validasi dan EvaluasiKelemahan SOP penting diketahui sejak dini oleh SDM organisasi. Validasi dan evaluasi kegiatan perlu dilakukan untuk memastikan prosedur kegiatan ditulis secara benar dan realistis. Secara kronologis, validasi dan evaluasi SOP meliputi sistematika kegiatan dan penjadwalan. Sistematika Kerja Dalam penulisan SOP, minimal terdapat 9 langkah penting yang harus dilalui agar dapat menulis SOP dengan baik, yaitu.1. Membentuk tim kerja (teamwork), 2. Merencanakan hasil (plan for results), 3. Menulis konsep awal (first draft), 4. Mereview oleh pihak internal (internal review), 5. Mereview oleh pihak eksternal (external review), 6. Menguji coba hasil (testing), 7. Menunjukkan persetujuan pimpinan (approving), 8. Menempatkan SOP di tempat yang tepat (post the SOP), 9. Melatih pegawai yang terlibat (train). Penjelasan dari masing-masing langkah dalam penulisan SOP adalah sebagai berikut.1. Membentuk tim kerja (teamwork) merupakan langkah awal dalam kegiatan penulisan SOP, khusunya untuk kegiatan yang besar dan kompleks. Efektivitas kegiatan tim kerja ini akan sangat menentukan dalam penulisan SOP dalam sebuah organisasi. Oleh karena itu, perlu ada pelatihan khusus penyusunan SOP bagi tim kerja agar terwujud kesamaan persepsi dan pemahaman yang sama bagi semua anggota tim. Apabila diperlukan, pilihlah seorang ketua dan sekretaris tim untuk mengkoordinasikan kegiatan tim kerja;2. Merencanakan hasil (plan for results) merupakan langkah penting yang menentukan keberhasilan penyusunan SOP, karena mengetahui hasil yang akan dicapai terlebih dahulu dapat mempengaruhi bentuk dan jenis SOP beserta langkah-langkah manajemen yang akan diterapkan. Di samping itu, SOP yang disusun berdasarkan perencanaan berorientasi hasil akan memudahkan supervisor dalam mengukur tingkat keefektivan SOP dan efisiensi sumber daya yang digunakan, sehingga mudah diketahui titik titik kelemahan atau langkah-langkah mana yang mengalami kegagalan dan harus disempurnakan;3. Menulis konsep awal (first draft) SOP harus dilakukan penulis SOP untuk meudahkan langkah identifikasi setiap langkah dalam satu kegiatan. Setelah menentukan format apa yang akan digunakan sesuai dengan kriteria tabel, buatlah susunan langkah rinci yang selama ini berjalan, tentu saja dengan mengamati langsung suatu kegiatan atau berdiskusi dengan pegawai yang melakksanakan kegiatan tersebut atau pelaksana kegiatan yang serupa. Apabila prosedur memerlukan bagan alur (flowchart), mulailah dengan langkah pelaksanaan yang harus dilakukan pertama kali. Penulis tidak perlu ragu dengan penulisan konsep awal ini, karena konsep ini akan dilakukan beberapa kali revisi;4. Mereview dapat dilakukan oleh pihak intern (internal review) berarti revisi yang melibatkan semua pelaksana atau penanggung jawab kegiatan. Diskusikan urutan langkah-langkah pelaksanaan, hasil setiap langkah pelaksanaan, dan waktu yang diperlukan yang tertulis pada konsep awal SOP. Penulis harus mampu meyakinkan bahwa pendapat dari para pelaksana atau penanggungjawab kegiatan sangat penting sehingga mereka merasa sangat berharga bagi keberhasilan penulisan SOP tersebut. Berilah kebebasan pada mereka untuk merubah konsep awal SOP sesuai dengan pengalaman mereka dalam melaksanakan kegiatan tersebut, dan jangan lupa bahwa SOP disusun untuk meningkatkan efektivitas hasil dan efisiensi sumber daya orgnisasi yang diperlukan; 5. Mereview oleh pihak eksternal (external review) berarti revisi konsep SOP oleh pihak lain di luar Organisasi yang mempunyai kegiatan serupa. Pihak luar yang diajak mereview SOP haruslah orang yang berkompeten di bidangnya atau mempunyai pengalaman dalam pelaksanaan kegiatan yang sama. Review ini penting untuk membandingkan kepraktisan langkah-langkah beserta penggunaan sumber daya organisasi Dalam hal ini penulis memperoleh masukan yang sangat berharga untuk perbaikan konsep SOP tersebut; Hal yang perlu diperhatikan dalam merevisi SOP adalah bahwa.a. Revisi harus dilakukan oleh sebuah tim yang sengaja dibentuk. b. Anggota tim harus menaruh perhatian penuh pada setiap detail SOP sebagaimana mereka observasi calon pegawai/petugas yang akan melakukan kegiatan sesuai dengan langkah kegiatan yang tertera dalam dokumen SOP. 6. Uji coba hasil (testing) sebuah SOP wajib dilakukan, terutama yang mempunyai langkah kompleks. Konsep SOP terbaik adalah konsep yang aplikatif di tempat kerja. Amati setiap langkah yang membingungkan atau kurang tepat untuk dilakukan revisi ulang. Uji coba SOP biasanya dilakukan minimal untuk masa 1 sampai dengan 3 bulan untuk kegiatan sederhana, sedangkan untuk kegiatan yang kompleks biasanya butuh waktu uji coba 4 bulan sampai dengan 1 tahun. Namun demikian, waktu uji coba sangat tergantung dari sifat dan jenis kegiatan;7. Menyetujui SOP (approving) dilakukan oleh supevisor dan pimpinan agar SOP mempunyai kekuatan legalitas dan merupakan kebijakan pimpinan organisasi, sehingga dapat diikuti oleh semua pegawai yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Format persetujuan dapat dibuat sesuai dengan format SOP yang sesuai;8. Menempatkan SOP di tempat yang tepat (post the SOP) adalah langkah tepat untuk sosisalisasi prosedur kegiatan agar lebih cepat diketahui oleh semua orang, terutama yang berhubungan dengan kegiatan tersebut. Pemasangan atau penempatan SOP dilakukan sedemikian rupa agar terhindar dari kerusakan atau kehilangan. Di samping itu, proses dokumentasi SOP sangat dibutuhkan untuk mengetahui kronologis penulisan konsep SOP dari konsep awal sampai dengan konsep final; 9. Melatih pegawai yang terlibat (train) adalah langkah terakhir penulisan SOP. Langkah ini biasanya sering dilupakan, sehingga konsep SOP tidak bisa dilaksanakan oleh pegawai yang bersangkutan. Pelatihan SOP terutama difokuskan alasan setiap langkah pelaksanaan harus dibuat dan bagaimana cara melaksanakannya, dan berikanlah latihan/simulasi apabila diperlukan.
B. Penjadwalan Kegiatan Penulisan SOP Penjadwalan kegiatan penulisan SOP perlu dilakukan agar tahapan kegiatan berjalan sesuai dengan waktu yang direncanakan. Penjadwalan sangat tergantung pada kompleksitas kegiatan SOP dan kekuatan tim kerja yang terlibat. Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun jadwal kegiatan penulisan SOP adalah.1. Penjadwalan harus mencakup seluruh aktivitas penulisan SOP dari mulai pembentukan tim kerja sampai dengan pelatihan SOP kepada pegawai yang bersangkutan (lihat 9 tahapan pada Sistematika Kerja);2. Pertimbangkan komposisi sumber daya, kompleksitas kegiatan yang akan distandardisasi, dan anggaran yang tersedia);3. Pertimbangkan waktu tunggu (delay) bagi kegiatan yang memerlukan keputusan pihak manajemen atau kegiatan yang melibatkan pihak luar organisasi.
C. Mendeteksi Kelemahan SOP Organisasi merupakan kerangka sederhana untuk menghasilkan suatu usaha. Tipenya mungkin bisa dalam bentuk formal, informal, atau kombinasi dari system. Organisasi dapat diartikan sebagai kelipatan kekuatan individu yang berkelompok untuk menjamin koordinasi yang dimaksimalkan. Organisasi adalah bagian dari manajemen yang melibatkan perencanaan, komunikasi, pengawasan dan motivasi.
Kaitannya dengan mengenali kelemahan SOP, Organisasi dewasa ini dibutuhkan lebih fleksibel dan memperhitungkan desentralisasi, delegasi, dan perubahan-perubahan lainnya yang sering dibutuhkan oleh pemerintah.Untuk mengenali kelemahan SOP dapat dilakukan paling sedikit tiga langkah berikut ini.1. Memeriksa kebenaran/ketepatan penulisan SOP,2. Memeriksa konsistensi pelaksanaan SOP,3. Memeriksa intensitas pengendalian SOP.Kriteria berikut dapat digunakan untuk menentukan kebenaran/ketepatan penulisan SOP.a. Apakah langkah-langkah yang berurutan berhubungan dengan luas ruang kerja dan peralatan yang dibutuhkan, yaitu seluruh item yang diperlukan telah tercantum dalam SOP, dan untuk melaksanakan kegiatan sudah tersedia ruang kerja dan peralatan disediakan di ruang kerja dan terjangkau oleh pegawai ?b. Apakah langkah pengamanan telah dirinci sehingga pegawai merasa aman selama melaksanakan langkah-langkah pelaksanaan?c. Apakah setiap langkah pelaksanaan sudah secara eksplisit didefinisikan untuk menghadapi resiko yang mungkin timbul? d. Apakah setiap langkah pelaksanaan sudah mampu meminimalkan waktu pelaksanaan dan memaksimalkan efektivitas (more than effective)?e. Apakah SOP menghasilkan produk yang berguna?
Kriteria berikut dapat digunakan untuk menentukan ketepatan dan konsistensi pelaksanaan SOP.a. Apakah pimpinan mendukung dan pegawai melaksanakan secara tepat dan konsisten langkah-langkah SOP yang didukung oleh ruang kerja dan peralatan yang dibutuhkan, yaitu seluruh item yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan telah sesuai dan dapat dimanfaatkan secara efisien dan efektif ?b. Apakah langkah pengamanan sesuai dengan yang dibutuhkan pegawai, sehingga kenyamanan benar-benar dirasakan oleh pegawai dalam pelaksanaan langkah-langkah dalam SOP ?c. Apakah pegawai mampu menerapkan setiap langkah pelaksanaan dan mampu menanggulangi resiko yang mungkin timbul?d. Apakah pegawai mampu meminimalkan waktu pelaksanaan dan memaksimalkan efektivitas?e. Apakah produk yang dihasilkan sesuai dengan tujuan dan sasaran ?Kriteria berikut dapat digunakan dalam melakukan kgiatan pengendalian SOP.a. Apakah pegawai, ruang kerja, dan peralatan yang dibutuhkan, serta urutan langkah kegiatan telah sesuai dan dapat dimanfaatkan secara efisien dan efektif ?b. Apakah pengamanan dan keselamatan kerja sesuai dengan yang dibutuhkan pegawai dan dioptimalkan untuk kenyamanan pegawai selama melaksanakan langkah-langkah pelaksanaan SOP ?c. Apakah setiap langkah pelaksanaan SOP dan penanggulangan resiko dilaksanakan secara efisien dan efektif?d. Apakah waktu pelaksanaan dan tingkat efektivitas dapat dicapai ?e. Apa saja kendala yang terjadi dalam kerangka pencapaian tujuan dan sasaran telah dicapai ?Ketiga kriteria tersebut dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan jenis pekerjaan atau layanan yang menjadi tugas inti (core business) suatu unit kerja. Untuk memudahkan dalam proses pengenalan dan pengidentifikasian kelemahan suatu SOP dapat dilakukan dengan mencantumkan setiap kriteria dalam bentuk format sehingga dengan cepat dapat dideteksi titik-titik kelemahan SOP yakni fokus dan lokus yang mengindikasikan sedang terjadi masalah.
BAB VIIPENYEMPURNAAN SOP ORGANISASI
A. Strategi Pengukuran KinerjaPengukuran kinerja digunakan sebagai dasar untuk menilai keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan SOP, apakah telah sesuai dengan sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan dalam rangka mewujudkan visi dan misi instansi pemerintah. Pengukuran kinerja di sini, merupakan hasil dari suatu penilaian yang sistematik dan didasarkan pada kelompok indikator kinerja kegiatan yang berupa indikator-indikator masukan, keluaran, hasil, manfaat dan dampak, sebagaimana diuraikan pada Bab sebelumnya. Penilaian tersebut tidak terlepas dari proses yang merupakan kegiatan mengolah masukan menjadi keluaran atau penilaian dalam proses penyusunan kebijakan/program/kegiatan yang dianggap penting dan berpengaruh terhadap pencapaian sasaran dan tujuan.Pada PP No. 21/2004 disebutkan pada Pasal 8 ayat (1): Dalam rangka penerapan anggaran berbasis kinerja, Kementerian Negara/Lembaga melaksanakan pengukuran kinerja. Pada penjelasannya disebutkan: Dalam rangka pelaksanaan pengukuran kinerja ditetapkan sasaran dan/atau standar kinerja program dan kegiatan di lingkungan Kementerian Negara/Lembaga.
Pengukuran Kinerja dan Keberhasilan SOPMelalui pengukuran kinerja dapat dilakukan proses penilaian terhadap pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dan pengukuran kinerja dapat memberi penilaian obyektif dalam pengambilan keputusan organisasi. Pengukuran kinerja dapat membantu meningkatkan kualitas dan menurunkan biaya yang timbul dari kegiatan organisasi.Strategi kunci untuk menerapkan system pengukuran kinerja yang tepat dalam mencapai tujuan kegiatan dan subkegiatan dalam SOP sesuai dengan perencanaan strategik adalah dengan cara cara berikut.1. Melibatkan Pimpinan PuncakSebagian besar organisasi yang telah menerapkan pengukuran kinerja menunjukkan bahwa inisiatif pengukuran kinerja pertama kali diperkenalkan, kemudian dipimpin dan dipromosikan oleh manajemen tertinggi. Komitmen manajemen tertinggi terhadap pengembangan dan pengggunaan pengukuran kinerja merupakan elemen terpenting bagi suksesnya system pengukuran kinerja.2. Merasa PentingDorongan untuk maju atau maju secara lebih agresif ke arah peningkatan kinerja adalah sebagai akibat dari kejadian yang tidak menyenangkan yang terjadi berulang, yaitu kondisi yang mengancam eksistensi organisasi. Skenario mengenai pentingnya system pengukuran kinerja berkaitan dengan konsistensi penerapan SOP, adalah .a Komitmen pimpinan tertinggi terhadap pentingnya pengukuran kinerja.b Keinginan organisasi untuk tetap berkinerja tinggi dalam menghadapi persaingan.c Keinginan untuk mengkaitkan antara strategi organisasi dengan tujuan dan tindakan organisasi.d Merupakan hasil dari program peningkatan kualitas organisasi.3. Keselarasan dengan Arah strategic, program, dan SOPSistem