modul 4 menerima dan mengevaluasi penawaran · pdf filemengetahui dan memahami berbagai jenis...

1

Modul 4

Menerima dan

Mengevaluasi Penawaran Pelatihan Pengadaan—Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi

Pengadaan LKPP/MCA-I

BUKU PEDOMAN PESERTA PELATIHAN

Modul 4: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

2

Modul 4 : Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Pelatihan Pengadaan—Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I

Buku Pedoman Peserta Pelatihan


3

Daftar Isi

► SELAMAT DATANG ...................................................................................................................................................................... 5

► TUJUAN MODUL ............................................................................................................................................................................ 5

► AGENDA PELATIHAN ................................................................................................................................................................... 7

► BIOGRAFI FASILITATOR .............................................................................................................................................................. 9

► PENGENALAN MODUL ............................................................................................................................................................. 17

► SESI 1 - GAMBARAN UMUM PENERIMAAN, PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN ........................ 31

► SESI 2 – PENERIMAAN DOKUMEN PENAWARAN ............................................................................................................... 45

► SESI 3 – PROSES PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN ................................................................................................ 59

► HARI PERTAMA - MERANGKUM KEGIATAN .......................................................................................................................... 75

► HARI KEDUA – MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI PADA HARI PERTAMA ............................................................. 77

► SESI 4 – GAMBARAN UMUM EVALUASI PENAWARAN ....................................................................................................... 79

► SESI 5 – MENYUSUN KRITERIA EVALUASI ........................................................................................................................... 97

► HARI KEDUA - MERANGKUM KEGIATAN ............................................................................................................................ 119

► HARI KETIGA - MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI PADA HARI KEDUA ................................................................. 121

► SESI 6 – EVALUASI PENAWARAN TEKNIS DAN PENAWARAN HARGA .......................................................................... 123

► KEGIATAN HARI PERTAMA.................................................................................................................................................... 145

► KEGIATAN HARI KEDUA ......................................................................................................................................................... 157

► KEGIATAN HARI KETIGA ........................................................................................................................................................ 165


—Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi Pengadaan

LKPP/MCA-I

Buku Petunjuk Fasilitator

Modul 4 : Menerima dan Mengevaluasi Penawaran

Pelatihan Pengadaan—Tingkat Dasar


Buku Pedoman Peserta Pelatihan


4


5

► SELAMAT DATANG

Selamat datang di modul "Menerima dan Mengevaluasi Penawaran". Terima kasih telah

menghadiri pelatihan penting ini.

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor

pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik.

Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan

di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang

dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang,

pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk

memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan

pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan

meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini

mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil

bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan

kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan

praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan

keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.

Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama

pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:

Pembelajaran bersifat mandiri

Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif

Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator

saling belajar dari pengalaman satu sama lain)

Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang

bersifat korektif

Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan

Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan

pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang

diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang

dibutuhkan.

► TUJUAN MODUL

Di akhir pelatihan modul ini Anda akan dapat:

Mengetahui dan memahami langkah-langkah Penerimaan, Pembukaan dan

Evaluasi Dokumen Penawaran dalam proses pengadaan

Mengenali Penerimaan Dokumen Penawaran sebagai tolok ukur penting dalam

tahap evaluasi, menunjukkan pemahaman tentang tata kelola dan pengawasan,


6

serta membedakan antara prosedur penyampaian penawaran dalam bentuk

tercetak (hard copy) atau secara elektronik (soft copy)

Mendefinisikan ruang lingkup kegiatan Pembukaan Dokumen Penawaran, serta

memahami tugas dan tanggung jawab pemangku kepentingan utama yang

terlibat dalam langkah ini

Mengetahui tolok ukur utama dalam Evaluasi Dokumen Penawaran, serta

mendefinisikan perubahan peran dan tanggung jawab pemangku kepentingan

Mengetahui dan memahami berbagai jenis kriteria dan pendekatan evaluasi,

serta menyadari pentingnya definisi tersebut dalam penyusunan dokumen

permintaan penawaran

Memahami cara melakukan Evaluasi Dokumen Penawaran dari segi kepatuhan,

teknis dan harga


7

► AGENDA PELATIHAN

HARI PERTAMA

Waktu Topik

09:00 – 09:20 Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul

09:20 – 10:00 Icebreaker

10:00 – 10:15 Uji Pengetahun Prapelatihan

10:15 – 10:30 Rehat

10:30 – 11:00 Sesi 1: Gambaran Umum Penerimaan, Pembukaan dan Evaluasi Dokumen

Penawaran

11:00 – 11:30 Sesi 1, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Jadwal Pengadaan

11:30 – 12:00 Sesi 2: Penerimaan Dokumen Penawaran

12:00 – 13:00 Ishoma

13:00 – 13:30 Sesi 2, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Dokumen Penawaran yang Terlambat

Disampaikan. Soft copy

13:30 – 14:00 Sesi 2, Kegiatan 2. Latihan Praktis: Dokumen Penawaran yang Terlambat

Disampaikan. Hard copy

14:00 – 14:40 Sesi 3: Proses Pembukaan Dokumen Penawaran

14:40 – 15:00 Rehat

15:00 – 15:30 Sesi 3, Kegiatan 1. Tantangan dalam Pembukaan Dokumen Penawaran

15:30 – 16:00

Activity 1: Lampu Lalu Lintas

Activity 2: Uji Pengetahuan Interaktif

Sesi Tanya Jawab

HARI KEDUA

Waktu Topik

09:00 – 09:10 Pembukaan

09:10 – 09:40 Kegiatan 1. Peserta Mendiskusikan, Merangkum dan Memaparkan Apa

yang Mereka Pelajari pada Hari Pertama

09:40 – 10:30 Sesi 4: Gambaran Umum Evaluasi Penawaran

10:30 – 10:45 Rehat

10:45 – 11:15 Sesi 4, Kegiatan 1. Tahapan Penting dalam Proses Evaluasi

11:15 – 11:45 Sesi 4, Kegiatan 2. Etika dan Integritas

11:45 – 13:00 Ishoma

13:00 – 13:55 Sesi 5: Menyusun Kriteria Evaluasi

13:55 – 14:30 Sesi 5, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Pembelian Pribadi

14:30 – 14:45 Rehat

14:45 – 15:20 Sesi 5, Kegiatan 2. Latihan Praktis: Kriteria Evaluasi

15:20 – 16:15

Kegiatan 1: Percakapan Dua Keranjang

Kegiatan 2: Uji Pengetahuan Interaktif

Sesi Tanya Jawab


8

HARI KETIGA

Waktu Topik

08:00 – 08:10 Pembukaan

08:10 – 08:40 Kegiatan 1. Peserta Mendiskusikan, Merangkum dan Memaparkan Apa

yang Mereka Pelajari pada Hari Kedua

08:40 – 09:45 Sesi 6: Evaluasi Penawaran Teknis dan Penawaran Harga

09:45 – 10:00 Rehat

10:00 – 11:00 Sesi 6, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Merit Award

11:00 – 11:45 Sesi 6, Kegiatan 2. Latihan Prakti: Metode Harga

11:45 – 13:15 Ishoma

13:15 – 13:50 Sesi 6, Kegiatan 3. Latihan Praktis: Daftar Kuantittas

13:50 – 14:05 Sesi 6, Kegiatan 4. Latihan Praktis: Negosiasi

14:05 – 14:20 Rehat

14:20– 15:00

Kegiatan 1: Membangun Menara

Sesi Tanya Jawab

Uji Pengetahuan Pascapelatihan

Evaluasi Pelatihan


9

► BIOGRAFI FASILITATOR

FITRI YUSMAN (IPEP) Fitri Yusman (Ipep) berlatar belakang pendidikan Arsitektur dan

Perencanaan Wilayah dan Kota, aktif mengajar sejak tahun 1987. Mulai

tahun 2005 terlibat aktif sebagai Panitia/Pejabat Pengadaan, juga

mengembangkan ULP dan LPSE, pernah menjabat sebagai Ketua LPSE dan

Koordinator Lelang di salah satu PTN Jawa Tengah. Ipep juga salah satu

trainer nasional LKPP terbaik untuk pelatihan sertifikasi PBJ maupun ToT.

Selain itu, Ipep juga menjadi penasehat/pendamping pada beberapa SKPD

termasuk beberapa Polda, RumKit dan BPBD mengenai pelaksanaan Pengadaan barang/ jasa.

Pada tahun 2008 ikut mendirikan organisasi profesi ahli pengadaan, IAPI, sampai sekarang

menjadi salah satu Anggota Dewan Pengawas Pusat IAPI.

Sejak tahun 2011, Ipep aktif membantu LKPP sebagai Pemberi Keterangan Ahli pada Kasus

Pengadaan Barang/ Jasa dan sebagai Asessor pada Ahli Pengadaan Barang/ Jasa.

SRI HANIZAR Sri Hanizar memiliki pengalaman luas di bidang pengadaan untuk organisasi

internasional. Ia bekerja sebagai tenaga ahli untuk meningkatkan kualitas

pengadaan dan manajemen kontrak di kantor Bank Dunia dan Bank

Pembangunan Asia (ADB). Berdasarkan pengalamannya dalam bidang pengadaan

dan manajemen kontrak dalam beberapa proyek di bidang pendidikan, ekonomi,

infrastruktur, dan human/social development di Indonesia, ia sangat memahami

reformasi dan modernisasi pengadaan di Indonesia. Sri Hanizar memiliki pengalaman lebih dari 20

tahun di bidang pengadaan dan pekerjaan yang berhubungan dengan pengadaan.

.


10

MOHAMMAD KEMAL PASHA Mohammad Kemal Pasha memiliki pengalaman kerja lebih dari lima

tahun di bidang pengadaan, pengelolaan aset dan manajemen

kontrak. Pengalamannya mencakup pengadaan untuk konstruksi

gedung senilai Rp 40 miliar dan peralatan komunikasi navigasi

penerbangan senilai Rp 340 miliar. Selain itu, ia berpengalaman

mengelola aset senilai Rp 600 miliar. Ia juga pernah melakukan

negosiasi kontrak internasional senilai Rp 32 miliar. Ia berpengalaman sebagai trainer

pengadaan dan ia memiliki sertifikat TOT pengadaan barang dan jasa pemerintah tingkat

dasar, sertifikat TOT jabatan fungsional, dan sertifikat internasional untuk supply chain

management (Cert.SCM (ITC).Berbekal keahlian dan pengalaman yang ia miliki di bidang

pengadaan sebagai pemberi kerja maupun sebagai rekanan, ia akan dapat membagikan

pengalamannya dalam perspektif yang berbeda.

PENI KUSUMAWATI Peni Kusumawati mempunyai pengalaman dan berprofesi selama lebih dari

15 tahun di bidang pengadaan dan rantai pasokan, khususnya dalam

mendukung pengadaan berskala besar untuk industri minyak dan gas.

Secara khusus, ia pernah bekerja sebagai koordinator lelang, ketua lelang,

dan superintenden pembelian untuk Unocal Corporation Indonesia. Ketika

bekerja di Chevron Indonesia, ia memimpin evaluasi kinerja penyedia

barang/jasa dan administrasi kontrak. Selain itu ia juga pernah bekerja sebagai penyelia kontrak

untuk ConocoPhillips, Premier Oil Indonesia dan Niko Resources Limited. Ia memiliki pengalaman

luas dalam penyusunan pedoman evaluasi penawaran, prosedur pengadaan, dokumen

pengadaan, strategi pengadaan, identifikasi risiko serta tanggapan terhadap pertanyaan audit. Ia

juga pernah memimpin keterlibatan para pemangku kepentingan untuk memastikan pemberian

kontrak senilai 430 juta dollar secara tepat waktu bagi Premier Oil Gajah Baru Development.


11

JASON SINAGA Jason Sinaga, memiliki pengalaman 15 tahun lebih di bidang pengadaan dengan

beberapa perusahaan multinasional yang bergerak di bidang kimia, elektronik, dll.

Jason juga berpengalaman sebagai kepala pengadaan di beberapa proyek

pembuatan pabrik dan ekspansi. Dia menangani pemakaian biaya hingga sebesar

US$ 500 juta lebih. Keahliannya juga termasuk metodologi sumber strategis,

manajemen penyedia, keterlibatan stakeholder, dan manajemen kontrak,

terutama menekan biaya pembelian. Jason memiliki pengalaman ditugaskan

dalam jangka pendek di Melbourne, Australia untuk mendukung cetak biru , integrasi dan implementasi

sistem SAP ERP di perusahaan DOW Asia Pacific dan juga pernah ditugaskan untuk menangani

pengadaan untuk negara lain seperti Malaysia, Singapura, dan Filipina. Ia mengikuti pelatihan untuk

pelatih di Bangkok, rencana distribusi sumber daya di Shanghai, metodologi sumber strategis di

Bangkok, six sigma methodologies, 5S concept, juga sebagai pelatih di bagian pengadaan.

RIKA HARIATY Rika Hariaty memiliki pengalaman bekerja sama selama bertahun-tahun dengan

Pemerintah Indonesia, di bidang pengadaan, pelatihan, kontrak dan manajemen

pemangku kepentingan, Selain memiliki pengalaman lebih dari 10 tahun dalam hal

konsultasi pengadaan, Rika Hariaty pernah bekerja terutama dengan organisasi

internasional dan pemerintah yang memberinya pengalaman di bidang

pengelolaan, penyelenggaran dan pelatihan untuk proyek-proyek infrastruktur.

Pengalaman yang dimilikinya mencakup, namun tidak terbatas pada keahlian di bidang pengadaan.


12

MUHAMAD IDE AMBARDI Muhamad Ide Ambardi memiliki pengalaman kerja di bidang Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah selama lebih dari 9 tahun. Ia pernah bekerja sebagai

pejabat fungsional pengelola pengadaan barang/jasa di Unit Layanan

Pengadaan Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) dan ia juga pernah bekerja di

Airnav Indonesia sebagai Senior Procurement Analyst. Sebelumnya, Ia juga

berpengalaman sebagai Pelatih dalam Pelatihan Anti Korupsi dalam Pengadaan

Barang/Jasa di KPK dan Instruktur dalam Pelatihan Ahli Pengadaan Barang/Jasa

Tingkat Dasar di LKPP. Muhamad Ide Ambardi memiliki pengetahuan praktis tentang cara mengelola

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah tanpa korupsi. Ia juga turut andil dalam memberikan bantuan bagi

unit layanan pengadaan di KPK untuk mendapatkan Penghargaan National di Bidang Pengadaan 2014

dari LKPP untuk kategori Pionir Kelembagaan dan Sumber Daya Manusia ULP yang Permanen.

WAHYUDINATA HALIM

Wahyudinata Halim memiliki pengalaman lebih dari 10 tahun di bidang

pengadaan, keuangan, dan pelatihan di sejumlah industri, termasuk aspek

pengadaan nonteknis (misalnya, aspek komersial dan prosedural) serta

analisis pada semua tahap dalam siklus proyek. Ia juga memiliki

pengalaman dalam melakukan pengadaan barang/jasa dan inisiatif

pelatihan pengadaan untuk klien-klien pemerintah negara lain.

Pengalamannya mencakup, namun tidak terbatas pada kontrak, manajemen rantai pasokan dan

pelatihan pengadaan. Ia memiliki pengetahuan dan pemahaman yang mendalam tentang

peraturan pemerintah (misalnya Perpres No. 54/2010 dan perubahannya, yaitu Perpres No.

70/2012 dan Perpres No. 4/2015), Uni Eropa dan Bank Dunia, sistem pengadaan barang/jasa

pemerintah, kebijakan, proses dan praktik-praktik pengadaan sebagaimana yang diterapkan pada

berbagai jenis pengadaan yang dilakukan oleh organisasi internasional, seperti Commonwealth

Procurement Guidelines, serta prinsip-prinsip dan prosedur yang berkaitan dengan pembayaran.

Ia pemegang Sertifikat di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang diterbitkan oleh LKPP


13

GIORGI TVALAVADZE Giorgi Tvalavadze memiliki pengalaman lebih dari 15 tahun di bidang

pengadaan untuk proyek-proyek pembangunan internasional dan bantuan

teknis. Klien-kliennya mencakup antara lain Pemerintah Georgia, MCA-

Moldova, berbagai Unit Pelaksana Proyek Bank Dunia, serta Direktur

Pengadaan untuk Millenium Challenge Georgian Fund (MCA-Georgia)

Giorgi Tvalavadze memiliki pengetahuan praktis tentang Pedoman

Pengadaan Program, Persyaratan dan Dokumen Pengadaan Standar Millenium Challenge

Corporation. Selain itu ia banyak bekerja dengan menggunakan Pedoman Pengadaan Bank Dunia,

UNCITRAL Model Law on Procurement; Perjanjian Pengadaan Pemerintah WTO dan Petunjuk

Pengadaan Uni Eropa; serta kerangka hukum sistem pengadaan pemerintah dalam

perekenomian yang telah maju maupun yang sedang berkembang.

PHILIP CLARKE Philip Clarke memiliki pengalaman lebih dari 19 tahun dalam pengadaan

barang/jasa di berbagai bidang indusri, termasuk kesehatan, shared service

(konsolidasi pengadaan sebuah instansi, keuangan dan sistem sumber daya

manusia ke dalam satu sistem layanan), perbankan, telekomunikasi, dan farmasi.

Ia memiliki keahlian khusus antara lain dalam siklus kegiatan pengadaan

barang/jasa, pelelagan, peningkatan kualitas proses pengadaan barang/jasa,

penerapan pengadaan barang/jasa secara elektronik (e-procurement), roadmap

strategis pengadaan barang/jasa, penyelarasan perjanjian tingkat layanan (SLA alignment) dan

branding pengadaan barang/jasa. Beberapa proyek penting yang telah ia sukseskan antara lain:

mengembangkan strategi dan roadmap pengadaan barang/jasa untuk Badan Pemerintah Uni Emirat

Arab (UEA) dalam rangka mendorong efisiensi operasional yang lebih tinggi; memimpin pengadaan

barang/jasa untuk proses benchmarking dan sertifikasi Badan Pemerintah UEA untuk mencapai standar

pengadaan barang/jasa yang tinggi di tingkat dunia; dan menerapkan sistem pengadaan barang/jasa

secara elektronik. Philip Clarke memperoleh gelar LLB (Sarjana Hukum), BA dari University of Leeds dan

merupakan salah satu anggota Chartered Institute of Purchasing and Supply (CIPS).


14


15

► ATURAN PELATIHAN

SELAMAT DATANG!

Selamat datang di modul keempat: Menerima dan Mengevaluasi Penawaran.

Kami sangat senang Anda telah bergabung dengan kami dalam pelatihan ini.

Perkenankan para fasilitator untuk memperkenalkan diri, menjelaskan tujuan

modul ini, dan memberikan informasi administratif.

ATURAN PELATIHAN

1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:

Memastikan kehadiran Anda setiap hari

Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu

Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan

Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan

Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan

2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi

dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat

3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan

4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR”

baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan

perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan

barang/jasa lebih baik

5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar!

6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok

7. Harap matikan dering telepon genggam Anda


16


17

► PENGENALAN MODUL

Slide 1

1

SELAMAT DATANG DI MODUL 4

Menerima dan Mengevaluasi PenawaranPelatihan Pengadaan – Tingkat Dasar


Pengembangan Sumber Daya Manusia


18

Slide 2

2

Pembukaan


19

Slide 3

Aturan Pelatihan

1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:

• Memastikan kehadiran Anda setiap hari

• Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu

• Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan

• Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan

• Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan

2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi

dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat

3. Tunjukkan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan

4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR”

baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan

perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan

barang/jasa lebih baik

5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar!

6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok

7. Harap matikan dering telepon genggam Anda


20

Slide 4

4

Proyek Modernisasi

Pengadaan

Pengembangan Sumber Daya

Manusia (SDM)

Gambaran Umum


21

Slide 5

5

GAMBARAN UMUM

Pelatihan akan memusatkan perhatian pada pengembangan keahlian yang sesungguhnya bagi

peserta pelatihan dan menyelaraskannya dengan tingkat sertifikasi pengadaan yang dibuat oleh

LKPP, yaitu tingkat dasar, tingkat menengah dan tingkat mahir

PERBEDAAN UTAMA

Pelatihan Keahlian Pengadaan melengkapi program sertifikasi pengadaan LKPP dan pada

batas-batas tertentu didasarkan pada pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh program donor

sebelumnya, yaitu ISP3 (Ausaid).

PENDEKATAN

• Pengembangan pelatihan pengadaan berdasarkan hasil-hasil yang diperoleh dari Penilaian tentang

Kebutuhan Pelatihan yang dilakukan pada tahun 2012 dan Laporan Akhir yang disampaikan pada

September 2012.

• Peningkatan pelatihan yang diberikan dengan sejumlah cara, seperti pembelajaran melalui media

elektronik (E-learning), pelatihan dalam kelas, pelatihan di tempat kerja (on-the-job training) dan

memasukkan program-program pengelolaan pengadaan lainnya, seperti Perjanjian Payung, Sistem

Informasi Pengelolaan Pengadaan, Katalog Elektronik dan Pengadaan Berkesinambungan.

Gambaran Umum Proyek SDMAlur Pelatihan Keahlian Pengadaan


22

Slide 6

6

Kurikulum & Silabus Pelatihan

18 MODUL INTI

Tingkat Dasar Tingkat Menengah Mahir

Modul 1 Modul 1 Modul 1

Menerapkan prinsip-prinsip

dasar pengadaan

Merencanakan & Menyusun

Pengadaan yang KompleksSkema & Indikator Kecurangan


Bagaimana merencanakan

pengadaan sederhana

Bagaimana Menusun Perkiraan

Biaya dan Mengapa?Melaksanakan Kontrak Payung


Menyusun Dokumen

Pengadaan

Bagaimana Menghitung Total

Cost of Ownership (TCO) dan

Mengapa?

Perencanaan & Pelaksanaan

Strategis


Menerima dan Mengevaluasi

Penawaran

Bagaimana Menyusun dan

Menafsirkan Spesifikasi

Mengidentikasi & Mengelola

Risiko dalam Pengadaan yang

Rumit


Mengelola Dokumen,

Catatan, dan Berkas Kontrak

terkait dengan Pengadaan

Bagaimana Memilih Model

Kontrak yang Tepat

Mengelola Kontrak yang

Strategis & Rumit


Sistem Informasi Pengelolaan

Pengadaan dan Perjanjian

Payung

Bagaimana Melaksanakan dan

Mengelola Kontrak

Mengembangkan & Melakukan

Evaluasi Penawaran untuk

Pengadaan yang Rumit


23

Slide 7

Tujuan Modul• Mengetahui dan memahami langkah-langkah Penerimaan,

Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran dalam proses

pengadaan

• Mengenali Penerimaan Dokumen Penawaran sebagai tolok ukur

penting dalam tahap evaluasi, menunjukkan pemahaman tentang

tata kelola dan pengawasan, serta membedakan antara prosedur

penyampaian penawaran dalam bentuk tercetak (hard copy) atau

secara elektronik (soft copy)

• Mendefinisikan ruang lingkup kegiatan Pembukaan Dokumen

Penawaran, serta memahami tugas dan tanggung jawab

pemangku kepentingan utama yang terlibat dalam langkah ini

• Mengetahui tolok ukur utama dalam Evaluasi Dokumen

Penawaran, serta mendefinisikan perubahan peran dan tanggung

jawab pemangku kepentingan

• Mengetahui dan memahami berbagai jenis kriteria dan

pendekatan evaluasi, serta menyadari pentingnya definisi tersebut

dalam penyusunan dokumen permintaan penawaran

• Memahami cara melakukan Evaluasi Dokumen Penawaran dari

segi kepatuhan, teknis dan harga


24

Slide 8

Agenda – HARI PERTAMA

HARI PERTAMA

Waktu Topik

09:00 – 09:20 Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul

09:20 – 10:00 Icebreaker

10:00 – 10:15 Uji Pengetahun Prapelatihan

10:15 – 10:30 Rehat

10:30 – 11:00 Sesi 1: Gambaran Umum Penerimaan, Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran

11:00 – 11:30 Sesi 1, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Jadwal Pengadaan

11:30 – 12:00 Sesi 2: Penerimaan Dokumen Penawaran

12:00 – 13:00 Ishoma

13:00 – 13:30 Sesi 2, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Dokumen Penawaran yang Terlambat Disampaikan. Soft copy

13:30 – 14:00 Sesi 2, Kegiatan 2. Latihan Praktis: Dokumen Penawaran yang Terlambat Disampaikan. Hard copy

14:00 – 14:40 Sesi 3:: Tantangan Proses Pembukaan Dokumen Penawaran

14:40 – 15:00 Rehat

15:00 – 15:30 Sesi 3, Kegiatan 1. Tantangan dalam Pembukaan Dokumen Penawaran

15:30 – 16:00 Activity 1: Lampu Lalu Lintas

Activity 2: Uji Pengetahuan Interaktif

Sesi Tanya Jawab


25

Slide 9

Agenda – HARI KEDUA

HARI KEDUA

Waktu Topik

09:00 – 09:10 Pembukaan

09:10 – 09:40 Kegiatan 1. Peserta Mendiskusikan, Merangkum dan Memaparkan Apa yang Mereka Pelajari pada Hari Pertama

09:40 – 10:30 Sesi 4: Gambaran Umum Evaluasi Penawaran

10:30 – 10:45 Rehat

10:45 – 11:15 Sesi 4, Kegiatan 1. Tahapan Penting dalam Proses Evaluasi

11:15 – 11:45 Sesi 4, Kegiatan 2. Etika dan Integritas

11:45 – 13:00 Ishoma

13:00 – 13:55 Sesi 5: Menyusun Kriteria Evaluasi

13:55 – 14:30 Sesi 5, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Pembelian Pribadi

14:30 – 14:45 Rehat

14:45 – 15:20 Sesi 5, Kegiatan 2. Latihan Praktis: Kriteria Evaluasi

15:20 – 16:15 Kegiatan 1: Percakapan Dua Keranjang

Kegiatan 2: Uji Pengetahuan Interaktif

Sesi Tanya Jawab


26

Slide 10

Agenda – HARI KETIGA

HARI KETIGA

Waktu Topik

08:00 – 08:10 Pembukaan

08:10 – 08:40 Kegiatan 1. Peserta Mendiskusikan, Merangkum dan Memaparkan Apa yang Mereka Pelajari pada Hari Kedua

08:40 – 09:45 Sesi 6: Evaluasi Penawaran Teknis dan Penawaran Harga

09:45 – 10:00 Rehat

10:00 – 11:00 Sesi 6, Kegiatan 1. Latihan Praktis: Merit Award

11:00 – 11:45 Sesi 6, Kegiatan 2. Latihan Praktis : Metode Harga

11:45 – 13:15 Ishoma

13:15 – 13:50 Sesi 6, Kegiatan 3. Latihan Praktis: Daftar Kuantittas

13:50 – 14:05 Sesi 6, Kegiatan 4. Latihan Praktis: Negosiasi

14:05 – 14:20 Rehat

14:20 – 15:00 Kegiatan 1: Membangun Menara

Sesi Tanya Jawab

Uji Pengetahuan Pascapelatihan

Evaluasi Pelatihan


27

Slide 11

11

Perkenalan Fasilitator


28

Slide 12

Kegiatan Interaktif No. 1-0-1

Icebreaker:

Lokasi Geografis

Lihat buku kegiatan di bagian

akhir buku pedoman Anda


29

Slide 13

Uji Pengetahuan

Prapelatihan


30

Slide 14

REHAT


31

► SESI 1 - GAMBARAN UMUM PENERIMAAN, PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN

PENAWARAN

Slide 1

3

Sesi 1

Gambaran Umum Penerimaan,

Pembukaan dan Evaluasi

Dokumen Penawaran


_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


32

Slide 2

Tujuan

Di akhir sesi ini, Anda akan dapat:

Menyadari ‘pentingnya’ penerimaan,

pembukaan, dan evaluasi dokumen

penawaran

Mengetahui para pemangku

kepentingan utama yang terlibat dalam

proses ‘Evaluasi Penawaran’

Memahami perlunya etika dan integritas

dalam seluruh langkah dalam proses

penerimaan, pembukaan, dan evaluasi

dokumen penawaran

2

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


33

Slide 3

Penerimaan, Pembukaan, dan Evaluasi

dokumen penawaran dilakukan pada tahap

ketiga dalam proses pengadaan

3

Merupakan langkah-langkah formal dalam proses pengadaan

Berfungsi sebagai pengendalian utama

Memerlukan komitmen dari Pemangku kepentingan untuk menerapkan

Prinsip-Prinsip Pengadaan

Memerlukan dokumentasi formal untuk memastikan adanya jejak audit

(audit trail)

Penerimaan, Pembukaan, dan Evaluasi Dokumen Penawaran

Perencanaan

Pengadaan

Administrasi &

Pengelolaan Kontrak

Penyusunan

Dokumen

Pengadaan

Evaluasi

& Pengumuman

Pemenang

1 2 3 4

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


34

Slide 4

Definisi Penerimaan, Pembukaan dan

Evaluasi Dokumen Penawaran

Pembukaan Penawaran adalah proses formal

pembukaan dokumen penawaran sesuai dengan

tata cara yang telah ditetapkan.

4

Evaluasi Penawaran dilakukan berdasarkan kriteria

evaluasi untuk memberikan rekomendasi pemenang.

Penerimaan Penawaran adalah proses formal

untuk menerima tanggapan dari penawar dan

menyimpannya dengan aman.

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


35

Slide 5

Procurement Schedule

Penerimaan, Pembukaan dan Evaluasi Dokumen

Penawaran dicantumkan dalam jadwal pengadaan

guna memastikan penyelesaian secara tepat waktu

5

Ilustrasi Jadwal Pengadaan

Disepakati bersama dengan pemangkukepentingan

Diberitahukan kepada pemangkukepentingan internal guna memastikankesediaan mereka untuk melaksanakan

tugas

Diberitahukan kepada penawar sebagaibagian dari dokumen pengadaan

Kegiatan Tanggal

Pengumuman/ publikasi dokumen permintaan

penawaran kepada penyedia barang/jasa

10 April

Masa Pemberitahuan dan Permintaan

Penjelasan

28 April

Kunjungan lokasi (jika perlu) 30 April

Batas Akhir Penyampaian Dokumen Penawaran 7 Mei

Pemeriksaan Kepatuhan pada Dokumen

Pengadaan

8 Mei

Pembukaan Penawaran Teknis 9 Mei

Evaluasi penawaran secara internal 10 – 24 Mei

Presentasi Penjelasan Teknis oleh Penawar 25 – 30 Mei

Pembukaan Penawaran Harga 3 Juni

Negosiasi 6 – 10 Juni

Rekomendasi Pemenang secara internal 15 Juni

Penetapan dan pengumuman pemenang 30 Juni

Sanggahan Penawaran 5 Juli

Mulai berlangsungnya kontrak 15 Juli

Jadwal Pengadaan

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


36

Slide 6

Siapa saja “Pemangku Kepentingan”

yang terlibat dalam “Evaluasi Dokumen

Penawaran”?

6

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


37

Slide 7

Hanya sebagian dari pemangku kepentingan

terlibat dalam evaluasi penawaran

7

InstansiPengadaan

PenyediaBarang/Jasa

Pengguna Bagian Keuangan

Pemilik Anggaran Ahli Teknis PengelolaPengadaan

Auditor

Referensi klienpenyedia

barang/jasaManajer Program Bagian Hukum Organisasi

Profesi

Badan RegulasiPemerintah

KelompokIndustri &

PerdaganganPemerintah Lain-lain

Pemangku kepentingan dalam

proses pengadaan

Pemangku kepentingan dalam

evaluasi penawaran

Pengelola pengadaan

Bagian Keuangan

Manajer Program

Pengguna

Ahli teknis

Penyedia barang/jasa

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


38

Slide 8

8

Mengapa etika dan integritas berhubungan

erat dengan kegiatan penerimaan,

pembukaan dan evaluasi dokumen

penawaran?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


39

Slide 9

Definisi Etika dan Integritas

Etika adalah sistem peraturan (baik internal

maupun eksternal) yang dipatuhi, misalnya,

pemahaman tentang baik dan buruk; kode etik

perusahaan

Integritas adalah tentang kepatuhan terhadap

etika, ini lebih merupakan pilihan daripada

kewajiban

9

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


40

Slide 10

Etika & Integritas dapat mengurangi

korupsi dan meningkatkan kepercayaan

dalam pengadaan barang/jasa

10

Akan mengurangikorupsi dankecurangan

Akan membangunkepercayaan antarapemerintah dansektor swasta

Akan memperbaikipandanganmasyarakatterhadappemerintah danproses pengadaan

Akan membantumenghasilkan hasil-hasil yang lebih baiksesuai dengantujuan pengadaan

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


41

Slide 11

Contoh-contoh perilaku yang tidak etis

dalam evaluasi dokumen penawaran

Bertindak tidak adil dan diskriminatif

Tidak memperlakukan semua penyedia barang/jasa

dengan sama

Mengubah matriks evaluasi demi kepentingan salah satu

penyedia barang/jasa

Memaksakan keputusan pada para evaluator

Tidak mengungkapkan konflik kepentingan yang ada atau

yang mungkin timbul

Tidak mendokumentasikan kriteria pembuatan keputusan

Tidak memberikan umpan balik kepada penawar yang

gagal

Tidak membuat dokumen yang siap untuk diaudit

11

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


42

Slide 12

Poin-poin penting

1

Penerimaan, pembukaan dan evaluasi dokumen penawaran merupakan

langkah-langkah formal dalam proses pengadaan yang berfungsi sebagai

pengendalian utama dalam penelusuran jejak audit.

Evaluasi dokumen penawaran sangat penting. Kita harus memastikan

penggunaan uang publik menghasilkan nilai yang maksimal dan

penggunaannya sesuai dengan etika yang berlaku.

Pengelola Pengadaan, Bagian Keuangan, Manajer Program, Pengguna,

Ahli Teknis, dan bahkan Penyedia terlibat dalam Proses Evaluasi

Dokumen Penawaran dengan tingkat keterlibatan tertentu.

Etika dan integritas adalah perilaku yang penting dalam Proses

Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran.

Jadwal pengadaan harus mencakup langkah-langkah tersebut, beserta

dengan penetapan waktu yang disepakati oleh pemangku kepentingan

utama dan didistribusikan melalui dokumen permintaan penawaran agar

terdapat pemahaman yang sama.

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


43

Slide 13

13

Terima Kasih!

Ada Pertanyaan?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


44

Slide 14


Jadwal Pengadaan

Lihat buku kegiatan pada

bagian akhir buku pedoman

Anda

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


45

► SESI 2 – PENERIMAAN DOKUMEN PENAWARAN

Slide 1

4

Sesi 2

Penerimaan Dokumen Penawaran


_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


46

Slide 2

Tujuan


Memahami tentang

penerimaan dokumen

penawaran

Mengetahui dan memahami

perbedaan menerima

dokumen penawaran dalam

bentuk hardcopy dan softcopy.

Memahami pengendalian dan

tata kelola secara keseluruhan

2

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


47

Slide 3

Apa yang dimaksud dengan

“Penerimaan

Dokumen Penawaran”?

3

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


48

Slide 4

Penerimaan dokumen penawaran

4

Penerimaan dokumen penawaran…

Merupakan proses formal untuk menerimadokumen penawaran yang disampaikanoleh penawar

Dicap tanggal dan waktu penyampaiannya… Harus disimpan dengan baik

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


49

Slide 5

Bagaimana Dokumen Penawaran

sebaiknya diterima?

5

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


50

Slide 6

Dokumen penawaran dalam bentuk hardcopy

• Penawar harus memastikan bahwa

dokumen penawaran dikirimkan secara

fisik

‒ ke lokasi yang sudah ditentukan

sebelumnya

‒ sesuai dengan format yang

dipersyaratkan

Contoh: Amplop tertutup dan

menunjukkan referensi nomor

dokumen permintaan

penawaran dengan jelas

Contoh: Penawaran teknis dan

penawaran harga dibuat dalam

amplop terpisah

‒ Sebelum batas akhir pemasukan

dokumen penawaran 6

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


51

Slide 7

Dokumen penawaran dalam bentuk softcopy

• Penawar menyampaikan dokumen

penawaran secara elektronik

‒ Melalui sistem eSourcing

dengan proses penyampaian

dokumen penawaran secara

online

‒ Melalui email ke alamat email

yang ditetapkan baik ke alamat

email bagian pengadaan atau

alamat email umum

• Sistem akan merekam tanggal dan

waktu penyampaian dokumen

penawaran

7

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


52

Slide 8

Pengendalian internal seperti apa

yang diperlukan untuk menerima

dokumen penawaran?

8

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


53

Slide 9

Melalui pengendalian internal, dokumen penawaran

dapat diterima dan disimpan dengan baik dengan cara…

9

• Memastikan hanya ada satu lokasi tempat

penyampaian dokumen penawaran secara fisik

yang berlaku bagi semua penawar

• Memastikan semua dokumen penawaran yang

diterima telah dicap tanggal dan waktu

penyampaiannya dan sudah tercatat dalam

sistem pengendalian internal

• Memberikan tanda terima (termasuk tanggal dan

waktu diterimanya dokumen penawaran) kepada

setiap penawar yang telah menyampaikan

dokumen penawaran

• Dengan segera mengirimkan dokumen

penawaran yang sudah diterima ke bagian

penyimpanan dokumen internal

• Membatasi akses terhadap bagian penyimpanan

dokumen internal

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


54

Slide 10

Dokumen penawaran yang disampaikan dalam bentuk softcopy

harus dimasukkan ke dalam ‘sistem’ eSourcing / eProcurement

untuk pengendalian

10

Ada sistem log (pencatatan) dalam sistem eSourcing/

eProcurement, sehingga semua kegiatan termasuk

penyampaian dokumen penawaran akan tercatat waktu

dan tanggalnya

Detail Login dan password untuk setiap pengguna sistem

harus berbeda.

Pengguna sistem akan teridentifikasi tugas dan tanggung

jawabnya sesuai dengan profilnya

‒ Pengelola Pengadaan

‒ Panitia pengadaan yang membuka dokumen

penawaran (bid opening committee)

‒ Panitia pengadaan yang melakukan evaluasi

(evaluation committee)

‒ Pemberi Persetujuan (Wewenang)

Sistem ini terletak dalam Firewall atau merupakan bagian

dari perangkat lunak berbentuk layanan atau Software As

A Service (SAAS)

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


55

Slide 11

Apa yang sebaiknya kita lakukan jika

ada penawar yang terlambat?

11

• Jika penawar terlambat menyampaikan

dokumen penawaran, secara teori dokumennya

tidak dapat diterima.

• Waktu tidak dapat dijadikan alasan

keterlambatan oleh penawar.

• Jika pengelola pengadaan menerima dokumen

penawaran yang terlambat atas dasar

pertimbangan berdasarkan informasi yang

dimiliki, bukan perasaan (informed judgment),

dasar pertimbangannya harus

didokumentasikan dalam berkas pengadaan.

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


56

Slide 12

Poin-Poin Penting

12

Penerimaan dokumen penawaran adalah proses formal untuk

menerima penawaran yang disampaikan oleh penawar, yang

harus dicantumkan tanggal dan waktu penyampaiannya dan

disimpan dengan baik

Harus ada pengendalian internal agar dokumen penawaran dapat

diterima dan disimpan dengan baik

Pengelola pengadaan harus membuat keputusan berdasarkan

informasi yang dimiliki dan didokumentasikan serta menggunakan

pertimbangan profesional yang terbaik untuk menerima dokumen

penawaran yang terlambat berdasarkan peraturan dan prinsip

pengadaan barang/jasa

Dokumen penawaran dapat disampaikan dan diterima baik dalam

bentuk hardcopy – paket/amplop tertutup– maupun softcopy /

secara elektronik via email atau sistem eSourcing – Petunjuk

penyampaian dokumen penawaran harus jelas

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


57

Slide 13


Latihan Praktis:

Dokumen penawaran yang terlambat

disampaikan. Soft copy

Lihat buku kegiatan pada bagian

akhir buku panduan Anda

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


58

Slide 14


Latihan Praktis:

Dokumen penawaran yang terlambat

disampaikan. Hard Copy


akhir buku panduan Anda

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


59

► SESI 3 – PROSES PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN

Slide 1

Sesi 3

Proses Pembukaan Dokumen

Penawaran

Proyek Modrenisasi Pengadaan1

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


60

Slide 2

Tujuan

Di akhir sesi ini Anda akan dapat:

Mendefinisikan ‘Proses Pembukaan

Dokumen Penawaran’

Mengidentifikasi pemangku

kepentingan utama yang terlibat

dalam ‘Proses Pembukaan Dokumen

Penawaran’

Memahami kegiatan dalam ‘Proses

Pembukaaan Dokumen Penawaran’

Memahami pembukaan dokumen

penawaran secara berurutan dan

bersamaan2

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


61

Slide 3

Apa yang dimaksud dengan “Proses

Pembukaan Dokumen Penawaran”?

3

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


62

Slide 4

Proses pembukaan dokumen penawaran

4

adalah…

• Langkah formal untuk membuka penawaran yang disampaikandalam amplop tertutup dalam proses pengadaan

• Pembukaan dokumen penawaran dapat dilakukan terhadapdokumen penawaran dalam bentuk tercetak (hardcopy) atauelektronik (softcopy)

• Kadang-kadang dilakukan oleh panitia pengadaan yang membuka dokumen penawaran (‘Bid Opening Committee’) yang beberapa anggotanya bukan dari bagian pengadaan.

• Proses kegiatan ini akan dibuatkan berita acaranya.

• Panitia pengadaan akan meninjau berita acara pembukaandokumen penawaran

• Sering dilakukan secara berurutan, penawaran harga hanyaakan dibuka apabila penawaran teknisnya memenuhipersyaratan

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


63

Slide 5

Mengapa proses formal

“pembukaan dokumen

penawaran” penting?

5

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


64

Slide 6

Pentingnya Proses formal pembukaan

dokumen penawaran…• Menegaskan kembali kepada pemangku kepentingan

bahwa kegiatan pengadaan selaras dengan prinsip-prinsipdan proses pengadaan

• Penawar memahami bahwa jika mereka menyampaikandokumen penawarannya secara tepat waktu, dokumenpenawaran mereka akan dibuka (dan dievaluasi)

• Memberikan konfirmasi bahwa penawar menyampaikanpenawaran mereka dalam kurun waktu yang tercantumdalam dokumen permintaan penawaran

• Memberikan jejak audit (audit trail) yang jelas

• Mengurangi kemungkinan masuknya penawar lain padatahap selanjutnya

• Selaras dengan prinsip-prinsip pengadaan

(transparansi/kejujuran)

• Mengurangi kemungkinan terjadinya korupsi6

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


65

Slide 7

Apakah kepatuhan terhadap persyaratan yang tercantum

dalam dokumen pengadaan harus diperiksa pada saat

proses pembukaan dokumen penawaran?

Panitia pengadaan yang membuka dokumen

penawaran (bid opening committee) dapat melakukan

pemeriksaan secara umum saja terhadap dokumen

penawaran selama proses pembukaan

‒ Tidak ada penawaran harga yang disertakan dalam

penawaran teknis

‒ Lisensi wajib telah disertakan

Namun, kepatuhan terhadap persyaratan yang

tercantum dalam dokumen pengadaan harus diperiksa

oleh panitia pengadaan yang melakukan evaluasi

(evaluation committee)8

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


66

Slide 8

Meskipun sedikit berbeda, pembukaan dokumen

penawaran dalam bentuk hardcopy dan softcopy

memiliki hasil yang sama

Kesamaan

Keduanya akan memiliki anggota

panitia

Keduanya akan mengikuti proses

pembukaaan dokumen penawaran

secara formal

Keduanya akan dibubuhi dengan

waktu dan tanggal pada saat

dokumen penawaran diterima

Keduanya akan ditandatangani oleh

anggota panitia (masing-masing

secara fisik dan digital)

Keduanya menghasilkan jejak audit

yang jelas

7

Perbedaan

Pembukaan dokumen penawaran

dokumen softcopy dilakukan secara

online, sehingga anggota panitia tdak

perlu hadir secara fisik di tempat yang

sama (berbeda dengan dokumen

hardcopy)

Pembukaan dokumen penawaran

softcopy hanya memerlukan sedikit

waktu, sedangkan dokumen hardcopy

kadang-kadang memakan waktu lama

(tergantung penawarannya)

Dalam pembukaan dokumen penawaran

softcopy, tinjauan kepatuhan kurang

dilakukan oleh anggota panitia

pengadaan (tidak seperti dokumen

penawaran hardcopy)

….Dokumen penawaran yang telah dibuka siap untuk dievaluasi

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


67

Slide 9

Apakah panitia pengadaan yang membuka dokumen

penawaran harus melakukan pemeriksaan kepatuhan

dalam proses pembukaan dokumen penawaran?

Panitia pengadaan yang membuka dokumen

penawaran (bid opening committee) dapat

melakukan pemeriksaan singkat terhadap dokumen

penawaran selama proses pembukaan

‒ Tidak ada penawaran harga yang disertakan

dalam penawaran teknis

‒ Lisensi wajib telah disertakan

Namun, kepatuhan terhadap persyaratan yang

tercantum dalam dokumen pengadaan harus dinilai

oleh panitia pengadaan yang melakukan evaluasi

(evaluation committee)

8

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


68

Slide 10

Apa perbedaan antara

pembukaan dokumen penawaran

secara “berurutan dan

bersamaan”?

9

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


69

Slide 11

Pembukaan dokumen penawaran secaraberurutan dan bersamaan…

Pembukaan dokumen penawaran secara

berurutan dilakukan dengan urutan tertentu

‒ Pertama, penawaran teknis (dievaluasi

berdasarkan matriks nilai)

‒ Kedua, penawaran harga untuk penawar

yang dari segi teknis dianggap memenuhi

syarat

Pembukaan dokumen penawaran secara

bersamaan (paralel) jarang dan hanya

dilakukan apabila ada justifikasi yang tepat

(mis. pengadaan darurat atau di bawah

tekanan waktu)10

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


70

Slide 12

Poin-poin penting

11

Pembukaan dokumen penawaran adalah kegiatan yang

menjadi tahapan penting dalam keseluruhan proses

pengadaan

Pembukaan dokumen penawaran dapat diterapkan

pada dokumen dalam bentuk hard copy atau soft copy,

namun hasil akhirnya sama

Sebagian besar dokumen penawaran dibuka secara

berurutan, pertama penawaran teknis, dan diikuti

dengan penawaran harga

Pembukaan dokumen penawaran harus dilakukan oleh

panitia pengadaan yang ditunjuk, yang mungkin

anggotanya tidak berasal dari bagian pengadaan

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


71

Slide 13

12

Terima kasih!

Ada pertanyaan?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


72

Slide 14


Latihan Praktis:

Tantangan dalam Pembukaan

Dokumen Penawaran



_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


73

Slide 15


Uji Pengetahuan Interaktif



_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


74


75

► HARI PERTAMA - MERANGKUM KEGIATAN


Lampu Lalu Lintas: Pembukaan

Dokumen Hard Copy



_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


76


77

► HARI KEDUA – MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI PADA HARI PERTAMA


Diskusikan Apa yang Dipelajari

pada Hari Pertama



_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


78


79

► SESI 4 – GAMBARAN UMUM EVALUASI PENAWARAN

Slide 1

6Proyek Modernisasi Pengadaan

Sesi 4

Gambaran Umum Evaluasi Penawaran

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


80

Slide 2

Tujuan


Mendefinisikan ‘evaluasi’

Mengidentifikasi pemangku

kepentingan utama yang terlibat

dalam ‘evaluasi’

Memahami tahapan penting

dalam ‘evaluasi’

Membedakan praktik evaluasi

yang tepat dan tidak tepat

2

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


81

Slide 3

Menurut Anda, apa yang dimaksud

dengan “Evaluasi Penawaran”?

3

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


82

Slide 4

Apa yang dimaksud dengan ‘Evaluasi

Penawaran’?

4

Evaluasi Penawaran adalah…

• Proses formal untuk membedakanpenawaran yang diterima danpenawaran yang sahih…

• secara etis, adil, dan tepat waktu…

• dengan menggunakan matriks evaluasiyang ditetapkan…

• untuk memudahkan proses seleksi danrekomendasi pemenang

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


83

Slide 5

Mengapa “Evaluasi Penawaran”

penting?

5

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


84

Slide 6

Pentingnya evaluasi penawaran Untuk membandingkan penawaran yang disampaikan

para penawar

Meningkatkan kemungkinan penawar dengan nilai terbaik

yang akan ditetapkan sebagai pemenang

Meningkatkan keyakinan pemangku kepentingan bahwa

proses yang adil dan formal telah dijalankan

Jejak audit (audit trail) yang jelas dalam pengambilan

keputusan

Memastikan penerapan prinsip pengadaan

(keadilan/transparansi/kejujuran)

Mengurangi kemungkinan terjadinya korupsi

…sesuai dengan Hukum Perjanjian dalam hal

‘penerimaan’ penawaran secara formal

6

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


85

Slide 7

Apa saja tahapan penting dalam

“Evaluasi Penawaran”?

7

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


86

Slide 8

Tahapan dalam Evaluasi Penawaran

8

Identifikasi calon penawar (PerencanaanPengadaan)

Pengumuman Dokumen Pengadaan

(Pelibatan Para Pihak terkait)

Proses Penyampaian Dokumen Penawaran

(Dokumentasi dan Prasyarat)

Evaluasi Penawaran Teknis

Evaluasi Penawaran Harga & Negosiasi Harga

Rekomendasi Pemenang & Pemberian Kontrak

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


87

Slide 9

Matriks Penilaian Evaluasi merupakan

dokumen penting dalam audit trail

9

Matriks Penilaian Evaluasi

Pemisahan peran dan tanggung

jawab evaluator teknis dan harga

Penugasan evaluator teknis untuk

mengevaluasi bagian tertentu

dalam dokumen permintaan

penawaran

Evaluasi kriteria teknis

berdasarkan ‘technical knock out’

Matriks Penilaian Teknis

Terkonsolidasi

Peninjauan harga dan biaya

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


88

Slide 10

10

Peran dan tanggung jawab evaluasi

serta jadwal evaluasi akan disepakati

oleh para pemangku kepentingan

Rencana evaluasi mendokumentasikan proses seleksi

secara formal

Evaluator menggunakan rencana evaluasi sebagai

panduan

Matriks Evaluasi

‒ Kriteria Evaluasi

‒ Pembobotan

Peran dan tanggung jawab yang jelas

Jadwal

Difinalisasi sebelum dokumen pengadaan dipublikasikan

Tata Kelola dan Pengendalian

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


89

Slide 11

Siapa saja “Pemangku

Kepentingan” yang terlibat dalam

“Evaluasi Penawaran”?

11

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


90

Slide 12

Walaupun terdapat berbagai pemangku kepentingan

yang terlibat dalam proses pengadaan…

12

InstansiPengadaan

PenyediaBarang/Jasa

PenggunaBagian

Keuangan

PemilikAnggaran

Ahli TeknisPengelola

PengadaanAuditor

Referensi KlienPenyedia

Barang/Jasa

ManajerProgram

Bagian HukumOrganisasi

Profesi

BadanRegulasi

Pemerintah

KelompokIndustri &

PerdaganganPemerintah Lain-lain

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


91

Slide 13

…dalam proses evaluasi, hanya sebagian

pemangku kepentingan saja yang terlibat,

perannya pun berbeda

Ahli Teknis

menyusun

SOW

Pengelola

Pengadaan

membuat

matriks

penilaian

Evaluator

teknis

melakukan

evaluasi

Presentasi

Penjelasan

Teknis oleh

Penawar

Referensi

Klien

Penawar

Evaluasi

harga

Peninjauan

neraca

keuangan

Pengelola

pengadaan

melakukan

negosiasi

Bagian hukum

dan keuangan

meninjau kontrak

sebelum

ditandatangani

Pemberi

wewenang

meninjau

keputusan

penetapan

pemenang dan

menandatangani

kontrak

Pemilik Anggaran

Pengelola

pengadaan

mengelola dan

mengakhiri

proses

Ahli teknis

menanggapi

permintaan

klarifikasi

teknis

Penawar

menyampaikan

penawaran

MatriksPersyaratan/

Penilaian

PengumumanDokumen

Pengadaan

EvaluasiPenawaran

Teknis

EvaluasiPenawaran Harga /

Negosiasi

Pelaksanaan Kontrak

12

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


92

Slide 14

Apa yang dimaksud dengan Etika danIntegritas?

Etika adalah sistem peraturan (baik internal maupun

eksternal) yang dipatuhi, misalnya, pemahaman

tentang baik dan buruk; kode etik perusahaan

Integritas adalah tentang kepatuhan terhadap etika,

ini lebih merupakan pilihan daripada kewajiban

14

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


93

Slide 15

Poin-Poin Penting

15

Evaluasi penawaran adalah proses formal yang dilakukan secara

tepat waktu menggunakan matriks evaluasi yang telah disepakati.

Dengan demikian, korupsi dapat dicegah dan dapat dipastikan

bahwa penawar yang terpilih adalah penawar dengan nilai terbaik.

Terdapat berbagai tahapan dalam proses evaluasi, tetapi matriks

penilaian evaluasi adalah hasil penting dari proses evaluasi

Berbagai pemangku kepentingan terlibat dalam proses evaluasi

dan perannya dapat berubah selama berlangsungnya pengadaan

Etika dan Integritas adalah perilaku penting selama proses

evaluasi berlangsung

Evaluasi sangat penting dilakukan karena uang yang digunakan

berasal dari dana publik, sehingga nilai yang dihasilkan harus

semaksimal mungkin

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


94

Slide 16

16

Terima kasih!

Ada pertanyaan?


95

Slide 17


Latihan praktis:

Tahapan Penting dalam Proses Evaluasi


belakang buku panduan Anda

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


96

Slide 18


Latihan Praktis – Etika & Integritas



_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


97

► SESI 5 – MENYUSUN KRITERIA EVALUASI

Slide 1


Sesi 5

Menyusun Kriteria Evaluasi

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


98

Slide 2

Tujuan

Di akhir sesi ini Anda akan dapat:

Mendefinisikan ‘Kriteria Evaluasi’

dan menjelaskan kepentingannya

Memahami apa metode dan

kriteria evaluasi yang utama

Menentukan kriteria evaluasi

mana yang perlu digunakan dan

mengapa

2

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


99

Slide 3

Apa yang dimaksud dengan “Kriteria

Evaluasi”?

3

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


100

Slide 4

Kriteria Evaluasi adalah

4

Kri

teri

aE

valu

asi…

Merupakan dasar khususuntuk melakukan evaluasidokumen penawaran

Sering dibuat dalam bentukmatriks untuk memastikanproses evaluasi berjalansemestinya

Sering menggabungkancampuran variabel kriteriakepatuhan, teknis dan harga

Akan menimbulkan perandan tanggung jawab yang berkaitan

Tujuannya adalahmengidentifikasi penawaranyang terbaik secarakeseluruhan

Kriteria evaluasi digunakansebagai alat ukurpembobotan yang relevandengan kebutuhan (standarpembobotan), misalnyamanajemen, kinerjaterdahulu dan kapabilitasteknis penawar ataupenyedia barang/jasa, sertafaktor-faktor seperti harga, yang digunakan untukmengevaluasi penawaran

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


101

Slide 5

Kriteria evaluasi penting karena…

5

Menerapkan metode yang adil dan sama bagi semua calon penawar

agar penawaran mereka ditinjau dan dipertimbangkan guna

mendapatkan kontrak.

Memberikan jejak audit (audit trail) secara menyeluruh untuk

pengambilan keputusan

Agar selaras dengan pengambilan keputusan internal, karena kriteria

evalusi disusun bersama dengan pemangku kepentingan ketika

menyusun permintaan penawaran

Mendukung konsep transparansi karena kita harus mempublikasikan

kriteria evaluasi (tingkat tinggi) sebagai bagian dari permintaan

penawaran

Agar selaras dengan prinsip-prinsip pengadaan, yaitu transparansi,

kejujuran, keadilan dan akuntablitas…. Karena pengadaan ini

menggunakan uang rakyat!

Mengurangi kemungkinan terjadinya korupsi

Memberi penegasan kepada penawar bahwa penawaran mereka

akan dievaluasi dengan benar dan penawar yang memiliki penawaran

dengan nilai terbaik akan direkomendasikan sebagai pemenang

Memungkinkan pemberian sesi penjelasan bagi penawar yang gagal

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


102

Slide 6

Menyusun kriteria evaluasi

Menyusun kriteria evaluasi dengan cara mengidentifikasi denganjelas faktor-faktor yang relevan dengan pemilihan penawar

Kemudian berikan prioritas atau pembobotan pada faktor-faktoryang relevan tersebut sesuai dengan pentingnya faktor-faktor tersebut dalam memenuhi barang/jasa yang dibutuhkan

Kriteria evaluasi harus dibuat masing-masing untuk setiappermintaan penawaran

Agar efektif, kriteria evaluasi harus memiliki karakteristik berikut:

‒ Jelas

‒ Relevan dengan kebutuhan

‒ Memilahkan

‒ Tidak diskriminatif

‒ Realistis

‒ Dapat diukur

‒ Ekonomis

‒ Dapat dijustifikasi6

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


103

Slide 7

Apa saja jenis“Metode Evaluasi”

dan kriterianya?

7

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


104

Slide 8

Contoh-contoh kriteria dalam metode

evaluasi antara lain:

8

Kriteria Wajib

• Standar minimum yang harus dipenuhi

• Terdapat 2 pilihan – lulus atau gugur –dikenal sebagai sistem ‘gugur’

• Dapat digunakan sebagai evaluasi yang berdiri sendiri (tidak ada referensi padaharga)

KrteriaKualitas

• Kriteria evaluasi sering mencakup berbagai aspek teknis

• Sering disebut ‘sistem nilai’, melalui serangkaian angka yang diterapkan untukmenentukan nilai yang layak diberikan pada penawaran

Harga

• Penilaian dan perbandingan penentuan harga yang diajukan oleh penawar

• Membantu menentukan nilai untuk uang

• Semakin rendah biaya yang diajukan, semakin tinggi nilai yang diberikan kepadapenawar

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


105

Slide 9

Pertimbangkan kriteria evaluasi di bawah ini

dan tentukan metode evaluasi yang paling tepat

9

Kriteria

Penyediaan 12 tenaga ahli

selama periode pelaksanaan

Penyediaan 12 tenaga ahli

dengan pengalaman yang cukup

Rancangan metodologi

pelaksanaan

Referensi dari klien penawar

Penggunaan software

manajemen proyek MS-Project

Pengalaman organisasi selama

5 tahun dalam memberikan

hasil-hasil yang baik kepada

klien

Sistem

Nilai

Sistem Gugur

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


106

Slide 10

Dalam ‘Metode Evaluasi Sistem Nilai’,

‘pembobotan’ digunakan untuk

membedakan tingkat prioritas kriteria…

10

Gambaran pembobotan dalam

Kriteria Evaluasi

Kualit

as

Pembobotan dalam Kriteria Evaluasi

Biaya

barang/jasa

70%

Sumber Daya

Bia

ya

Manajemen

Proyek

Teknis

Referensi

30%

10%

40%

10%

10%

Jumlah 100%

• Pembobotan (dari 100%) dapat

dibebankan pada kriteria evaluasi untuk

menunjukkan prioritas

• Penerapan bobot nilai perlu disepakati

bersama pemangku kepentingan sebagai

bagian dari proses ‘finalisasi’ kriteria

evaluasi (matriks)

• Karena jumlah total tidak boleh lebih dari

100%, penggunaan bobot nilai

mencerminkan prioritas‒ 10% sumber daya

‒ 10% manajemen proyek;

‒ 40% penawaran teknis

‒ 10% referesi dari klien

‒ 30% biaya

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


107

Slide 11

11

Skala mengidentifikasi

kisaran nilai (misalnya dari 0

sampai 5)

Berikan keterangan untuk

setiap nilai guna memastikan

agar penerapannya konsisten

Evaluasi dilakukan secara

perorangan sebelum semua

penilaian tersebut dibahas

bersama seluruh panitia

pengadaan yang melakukan

evaluasi

Evaluasi mutu diterapkan

apabila harga barang/jasa

harus seimbang dengan

unsur-unsur teknis.

…skala untuk menentukan penilaian dalam evaluasi

yang ditetapkan membuat evaluator dapat memilah

penawaran teknisNilai Keterangan nilai

0Gagal memenuhi persyaratan

(misalnya. Tidak ada tanggapan)

1

Standar sangat rendah, sangat tidak

memadai, memiliki beberapa

kelemahan atau satu kelemahan

besar

2Standar rendah, tidak memenuhi

standar minimum dan memiliki

beberapa kelemahan.

3

Memadai; memenuhi standar

minimum, secara umum memenuhi

kriteria. Namun memiliki beberapa

kelemahan.

4Standar penawaran dapat diterima

dan memenuhi kriteria.

5Standar penawaran baik dan

memenuhi kriteria dalam semua hal.

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


108

Slide 12

Kriteria evaluasi tertentu harus

didokumentasikan

KriteriaEvaluasi

MuatanLokal

Kapasitas

Kapabilitas (pernah melakukan

pekerjaan yang sama

sebelumnya?)

Kapasitas yang dibutuhkan

untuk melakukan pekerjaan

(sumber daya/peralatan)?

Pendekatan terhadap

kesinambungan dan Corporate

Social Responsibility (CSR)?

Sertifikasi yang dibutuhkan

(mis. ISO9001)

Pendekatan metodologi yang

kuat?

Pendekatan terhadap inovasi

Fokus pada muatan lokal?

Kondisi keuangan yang sehat?

Tanggapan teknis

Kriteria Evaluasi

TIDAK MENCAKUP SEMUANYA

Kesinambungan

Kapabilitas

Kompetensi

Inovasi

Sertifikasi

Teknis

Laporan

Keuangan

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


109

Slide 13

Metode evaluasi apa yang harus saya terapkan?

&

Kriteria khusus apa yang perlu saya gunakan?

13

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


110

Slide 14

14

Metode Evaluasi

& Kriteria Penilaian

Risiko

PasarPenyedia

Barang/Jasa

AnalisisKebutuhan

Perencanaan MetodePengadaan

Ada banyak masukan untuk menentukan metode

evaluasi & kriteria penilaian yang tepat

Persyaratan (kebutuhan dan

keinginan)

Jumlah dan Skala kebutuhan;

Jumlah & Kapabilitas Penyedia

Barang/Jasa;

Tingkat Kompetisi dan Rantai

Pasokan;

Nilai sebagai calon pelanggan

Apa Risikonya dan bagaimana

cara Memitigasinya?

Apa Metode Pengadaan yang

tepat?

Persyaratan dan Pemangku

Kepentingan

Tingkat Tata Kelola, Jadwal dan

Anggaran

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


111

Slide 15

Poin-poin penting

15

Kriteria evaluasi digunakan sebagai alat ukur faktor-faktor

penting yang relevan dengan kebutuhan dalam evaluasi

penawaran, misalnya manajemen, kinerja terdahulu, segi

teknis dan harga

Agar efektif, kriteria harus: Jelas, Relevan dengan

kebutuhan, Memilahkan, Tidak Diskriminatif, Realistis, Dapat

Diukur, Ekonomis, Dapat Dijustifikasi

Contoh kriteria metode evaluasi antara lain: Kriteria Wajib,

Kriteria Kualitas dan Kriteria Harga

Kriteria evaluasi khusus untuk semua jenis pengadaan

harus didokumentasikan

Kriteria evaluasi disusun dengan secara jelas

mengidentifikasi faktor-faktor yang relevan untuk memilih

penyedia barang/jasa

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


112

Slide 16

16

Terima kasih!

Ada pertanyaan?


113

Slide 17


Latihan Praktis:

Pembelian Pribadi



_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


114

Slide 18


Latihan Praktis:

Kriteria Evaluasi



_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


115

Slide 19


Percakapan Dua Keranjang



_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


116

Slide 20





_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


117

Slide 18


Latihan Praktis:

Kriteria Evaluasi



_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


118


119

► HARI KEDUA - MERANGKUM KEGIATAN





_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


120


121

► HARI KETIGA - MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI PADA HARI KEDUA


Diskusikan Apa yang Dipelajari

pada Hari Kedua

Lihat buku kegiatan di bagian akhir

buku pedoman Anda

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


122


123

► SESI 6 – EVALUASI PENAWARAN TEKNIS DAN PENAWARAN HARGA

Slide 1


Sesi 6

Evaluasi Penawaran Teknis dan Penawaran

Harga

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


124

Slide 2

Tujuan

Di akhir sesi ini, Anda akan

dapat:

Mendefinisikan ‘Evaluasi’

Memahami tentang

evaluasi penawaran teknis

dan penawaran harga

Memahami teknik-teknik

utama untuk mengevaluasi

penawaran harga

2

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


125

Slide 3

Kepatuhan terhadap Dokumen Pengadaan

3

Biasanya dilakukan oleh pengelola pengadaansebelum evaluasi penawaran teknis dimulai

Hal ini dilakukan untuk meninjau kepatuhan penawardalam dokumen penawaran yang disampaikanterhadap persyaratan yang tercantum dalam dokumenpengadaan

Untuk meninjau apakah penawar telah menyampaikan

‒ Penawaran yang sudah ditandatangani dan dicap

‒ Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Lisensibarang/jasa, asuransi, dan surat kuasa

‒ Lampiran dokumen yang dipersyaratkan

Nama dan nomor telepon narahubung

Jaminan penawaran (Bid Bond)

Format Penilaian Teknis

Format Penilaian Harga

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


126

Slide 4

Apa yang dimaksud dengan

“Proses Evaluasi Penawaran

Teknis”?

4

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


127

Slide 5

Evaluasi Penawaran Teknis

5

• Dilakukan oleh pengguna dan ahli teknis denganmenggunakan kriteria evaluasi yang telahdisepakati sebelumnya

• Penawar memberikan informasi lebih lanjuttentang perincian teknis dalam proses klarifikasi(pertemuan untuk proses ini harus diatur olehpengelola pengadaan)

• Penawar seringkali diminta memaparkanperincian teknis yang diajukan (melalui proses yang diatur oleh pengelola pengadaan)

• Pengguna harus menandatangani lembar kriteriaevaluasi yang digunakan dan lembar persetujuandari kepala instansi terkait

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


128

Slide 6

Presentasi Penjelasan Teknis oleh

Penawar jika dikelola dengan baik dapat

memudahkan proses evaluasi…

Memberikan penjelasan teknis khususnya untukpengadaan kompleks yang barang/jasa yang diperlukan sangat spesifik

Semua penawar harus mendapat kesempatanyang sama untuk memberikan presentasi

Pengelola pengadaan harus mengatur pertemuanuntuk presentasi tersebut, hadir, dan mencatatberita acara

Pengelola pengadaan harus memastikanpembahasan harga tidak terjadi

…dan pertukaran kartu nama tidak diperbolehkan

6

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


129

Slide 7

Apa saja yang termasuk dalam

evaluasi penawaran harga?

7

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


130

Slide 8

Evaluasi Penawaran Harga

8

Dilakukan oleh pengelola pengadaan denganmenggunakan metode dan kriteria evaluasi yang sudah ditetapkan

Evaluasi harga bersifat kuantitatif, bukankualitatif

Pengelola pengadaan harus meninjau biayakepemilikan total (Total Cost Ownership) untukmemastikan evaluasi harga yang sebenarnya

Pengelola pengadaan dapat meminta klarifikasitentang penghitungan harga

Ketua Tim pengadaan harus menandatanganilembar kriteria evaluasi

Dapat dijadikan dasar untuk melakukannegosiasi

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


131

Slide 9

Apakah pengelola pengadaan sebaiknya meminta

penawar untuk membuat perincian penghitungan

harga yang ditawarkan?

9

Manfaat

• Penawar dapatdibandingkan dengan carayang sama (like-for-like comparison)

• Celah negosiasi dapatteridentifikasi (misalnya, jikapenawar meninggikan biayauntuk sesuatu yang kurangbernilai)

• Pengelola pengadaan dapatmemberikan format penghitungan harga

• Kesalahan danketidaksesuaianpenghitungan harga olehpenawar dapat terlihat olehpengelola pengadaan

Kekhawatiran Penawar

• Kerahasiaan dalampenghitungan harganya

• Kekhawatiran terkaitkeamanan

• Kekhawatiran pengelolapengadaan akanmendekonstruksi hargayang ditawarkan, sehinggamemperkecil margin keuntungan penawar

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


132

Slide 10

Hal yang dipertimbangkan dalam evaluasi

dokumen penawaran

10

Contoh

• Harga terendah

• LPTA - Lowest Price Technically Acceptable

• Nilai pembobotan (sistem nilai)

• MEAT – Most Economically Advantageous Tender

• Biaya Kepemilikan Total (Total Cost Ownership)

• Perincian harga (Dekonstruksi Harga)

• Biaya tersembunyi

• Negosiasi

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


133

Slide 11

Proses Evaluasi Penawaran Harga

11

Evaluasi dengan sistem nilai dapat diterapkan untuk

‘Biaya Total’ atau ‘Per Bagian’

Harga yang diajukan penawar dibandingkan dengan

menggunakan rumus

Tujuan penghitungan per bagian adalah untuk

memusatkan perhatian dan mengidentifikasi celah

negosiasi

X Bobot HargaHarga Terendah

Harga Penawar

Biaya Total

X Harga Terendah

Harga Penawar

Per Bagian

Bobot

maksimum

Per Bagian

X Bobot

Harga

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


134

Slide 12

Penawar mana yang menawarkan harga

terendah?

Penawar Harga Barang

A 12.000.000

B 9.300.000

C 9.850.000

Ongkos Kirim

termasuk

35%

20%

Biaya Jasa

1.500.000

1.000.000

2.500.000

Total

13.500.000

13.555.000

14.320.000

Dalam mata uang Rupiah

Hal-hal yang perlu diperhatikan

• Harga yang ditawarkan perlu dianalisis lebih lanjut

• Harga yang ditawarkan perlu dipertanyakan

• Perlu diperiksa apakah ada persyaratan terselubung daripenawar

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


135

Slide 13

Negosiasi

13

Negosiasi dilakukan setelah penawaran harga selesaidievaluasi

Hal-hal yang perlu ditinjau dan disanggah terhadappenawar dimasukkan ke dalam Rencana Aksi Negosiasi

Negosiasi dapat melibatkan satu atau lebih dari satupenawar

Negosiasi ditujukan untuk mengurangi biaya danmeningkatkan nilai

Negosiasi mengidentifikasi apakah penawar mengambilkeuntungan atau memasang harga yang terlalu tinggi(termasuk dalam rantai pasokan)

Praperencanaan sangat penting sehingga posisi hargayang diinginkan dan dapat diterima dapatdidokumentasikan.

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


136

Slide 14

14

Rekomendasi Pemenang

Laporan Evaluasi

Laporan evaluasi mendetail tentang

rekomendasi penawar yang memiliki

nilai terbaik

Justifikasi yang menjelaskan perbedaan

utama di antara para penawar

berdasarkan penawaran teknis dan

harga yang diajukan

Konfirmasi Biaya Kepemilikan Total

Identifikasi Risiko


RekomendasiPemenang

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


137

Slide 15

Poin-poin utama

15

Evaluasi Penawaran Teknis dilakukan oleh pengguna danahli teknis dengan menggunakan kriteria evaluasi yang telah disepakati sebelumnya

Pengelola pengadaan harus memastikan pembahasan harga tidak terjadi dalam proses evaluasi penawaran teknis

Evaluasi penawaran harga dilakukan oleh pengelolapengadaan dengan menggunakan metode dan kriteriaevaluasi yang sudah ditetapkan

Pengelola pengadaan harus meninjau biaya kepemilikantotal (Total Cost Ownership) untuk memastikan evaluasiharga yang sebenarnya

Penawar seringkali diminta memaparkan perincian teknisyang diajukan (melalui proses yang diatur oleh pengelolapengadaan)

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


138

Slide 16

16

Terima kasih!

Ada pertanyaan?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


139

Slide 17


Latihan Praktis: Pemberian Nilai



_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


140

Slide 18


Latihan Praktis: Metode Harga



_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


141

Slide 19


Latihan Praktis: Daftar Kuantitas (Bill of

Quantities)



_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


142

Slide 20


Latihan Praktis: Negosiasi



_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


143

Slide 21


Latihan Praktis:

Membangun Menara



Latis: Membangun Menara _________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


144


145

► KEGIATAN HARI PERTAMA

Kegiatan No. 1-0-1 Hari 1 | Sesi 0 | Kegiatan 1

Lokasi Geografis

Tujuan:

1. Libatkan peserta dalam percakapan yang dinamis.

2. Dorong peserta agar saling mengenal satu sama lain.

3. Bangun hubungan (networking).

Petunjuk untuk Peserta:

1. Mintalah peserta dari masing-masing ULP untuk secara bergantian berbagi informasi

berikut ini dengan peserta lain:

Pertama, mintalah peserta untuk menandai lokasi ULP peserta di peta.

Bagikan informasi tentang ULP peserta (kapan didirikan, berapa banyak

pengadaan dalam satu tahun)

Bagikan informasi tentang obyek turis dan peninggalan budaya di daerah

tempat ULP peserta berada (tradisi, makanan, tarian, informasi menarik

lainnya)


146


Jadwal Pengadaan

Tujuan:

Agar peserta dapat mempertimbangkan dengan seksama dampak perubahan terhadap

jadwal pengadaan.


1. Bacalah skenario berikut.

2. Diskusikan apakah wajib memberitahukan para penawar dan jawab pertantanyaan

berikut:

Pertanyaan 1 – Apakah Anda wajib memberitahukan penawar tentang

perubahan tanggal dalam jadwal pengadaan? Jika ya mengapa?

Pertanyaan 2 – Bagaimana Anda memastikan bahwa di masa yang akan

datang tidak akan terjadi kesalahpahaman dengan pemangku kepentingan

utama terkait dengan jadwal pengadaan?

Pertanyaan 3 – Mengapa proses penerimaan, pembukaan dan evaluasi

dokumen penawaran merupakan langkah formal dalam proses pengadaan?


147

Skenario

Kementerian Perhubungan telah meminta untuk membangun 3 pangkalan kapal

baru untuk meningkatkan pemeriksaan dan pemeliharaan maritim di lokasi-lokasi

penting di seluruh Indonesia. Ahli teknis telah dilibatkan untuk memberikan

masukan tentang persyaratan teknis yang dibutuhkan dalam dokumen permintaan

penawaran, namun mereka tidak memberikan masukan apapun pada jadwal

pengadaan karena ada kesalahpahaman tentang peran dan tanggung jawab.

Dokumen pengadaan telah disusun oleh pengelola pengadaan dan diumumkan

kepada penawar. Setelah berdiskusi dengan pemangku kepentingan diketahui

bahwa jadwal pengadaan yang telah dibuat tidak akan memenuhi lini waktu yang

dipersyaratkan. Anda kemudian setuju untuk melakukan revisi terhadap jadwal

pengadaan.


148

Kegiatan No. 1-2-1 Hari 1 | Sesi 2| Kegiatan 1

Latihan Praktis : Dokumen Penawaran yang Terlambat Disampaikan.

Soft Copy

Tujuan:

Agar peserta dapat mempertimbangkan dengan baik implikasi dari penyampaian dokumen

penawaran.


1. Baca skenario berikut dan tanggapi pertanyaan yang diberikan.

Pertanyaan 1

Sebagai Kepala Bagian Pengadaan, tindakan apa yang akan Anda ambil dan bagaimana

Anda akan menanggapi hal ini?

Studi Kasus

Anda adalah Ketua Tim Pengadaan untuk proyek pembangunan jalan besar yang

akan meningkatkan kemampuan infrastruktur transportasi untuk menghubungkan

kota-kota besar. Proyek ini memiliki visibilitas yang signifikan terhadap semua

pemangku kepentingan. Anda telah meminta semua penawar untuk menyampaikan

dokumen penawaran selalui sistem eSourcing di ULP Anda pada tanggal dan waktu

yang telah ditentukan. Kurun waktu yang tercantum dalam dokumen permintaan

penawaran yang Anda publikasikan sesuai dengan kurun waktu standar untuk

dokumen permintaan penawaran sejenis.

Semua penawar telah diberikan pelatihan cara menggunakan sistem eSourcing dan

aksesnya, sehingga semua penawar dapat membuat detail login dan password-nya

masing-masing.

Namun, di pagi hari pada tanggal penyampaian dokumen penawaran, Anda

menerima telepon dari salah satu penawar yang mengatakan akses ke sistem

eSourcing tidak bekerja dan menanyakan apakah batas tanggal penyampaian

dokumen penyampaian dokumen penawaran dapat diperpanjang karena penawar

tersebut sedang berusaha mengatasi masalah terseubut.

2. Baca informasi terbaru berikut:

Ternyata diketahui bahwa penawar tidak dapat mengakses sistem e-Sourcing

karena staf penawar yang memiliki akses terhadap sistem eSourcing sedang cuti

tahunan dan tidak dapat dihubungi. Penawar meminta perpanjangan waktu untuk

menyampaikan dokumen penawarannya atau meminta dokumen penawaran

disampaikan dalam bentuk hardcopy.

3. Jawab 2 pertanyaan berikut:

Pertanyaan 1

Apa tanggapan yang Anda berikan kepada Penawar?

Pertanyaan 2


149

Apakah tanggapan Anda berubah jika hanya ada dua penawar yang telah

mengonfirmasikan akan menyampaikan dokumen penawarannya?


150


Latihan Praktis : Dokumen Penawaran yang Terlambat Disampaikan.

Hard Copy

Tujuan:

Agar peserta dapat mempertimbangkan dengan baik implikasi dari penyampaian dokumen

penawaran.


Baca skenario berikut dan tanggapi pertanyaan yang diberikan.

Pertanyaan 1

Saran apa yang akan Anda berikan? Apakah dokumen penawaran dari penawar

ini sebaiknya diterima?

Pertanyaan2

Apakah saran Anda berubah jika alasan penawar tidak dapat menyampaikan

dokumen penawarannya sebelum pukul 11 siang karena ada ‘alarm

kebakaran’ di gedung tempat penyampaian dokumen penawaran? alarm

kebakaran berlangsung selama 35 menit.

STUDI KASUS


151

Tim pengadaan Anda telah menerbitkan dokumen permintaan penawaran untuk

meningkatkan fungsi sistem drainase kota setempat yang akan meningkatkan sanitasi

bagi 5.000 penduduk setempat. Proses pengadaan, pengumuman pemenang, dan

penyelesaian pekerjaan harus selesai sebelum musim hujan. Penawar diminta untuk

menyampaikan dokumen penawaran dalam bentuk hardcopy. 6 Penawar

mengonfirmasikan minat untuk menyampaikan dokumen penawaran. Pada tanggal

penyampaian dokumen penawaran, kolega Anda meminta saran dan petunjuk dari

Anda. 5 Penawar telah menyampaikan dokumen penawarannya sebelum pukul 11

siang yang merupakan batas waktu yang ditetapkan, tetapi ada 1 Penawar yang

menyampaikan dokumen penawaran pada pukul 11.03 dengan alasan penawar

tersebut tidak mendapatkan tempat parkir mobil yang dekat. Penawar yang

menyampaikan dokumen penawarannya pada pukul 11.03 itu merupakan perusahaan

sistem drainase terdepan dan berdasarkan data historis, penawaran harganya

mungkin paling rendah dibandingkan dengan penawar lainnya.


152


Tantangan dalam Pembukaan Dokumen Penawaran

Tujuan:

Agar peserta mempertimbangkan dengan seksama tahapan penting yang berkaitan dengan

proses evaluasi.


1. Baca dan mengerti situasi dan skenario 1.

2. Diskusikan dan jawab pertanyaan berikut.

Pertanyaan 1

Sebagai seorang pengelola pengadaan, apa yang harus Anda lakukan sekarang dan

mengapa? Diskusikan dan beri jawaban secara kolektif

Situasi

Anda memimpin penyusunan dokumen permintaan penawaran untuk Kementerian

Keuangan untuk menggabungkan semua pengadaan untuk kebutuhan peralatan

kantor dalam perjanjian payung. Hal ini diprediksi dapat menyebabkan penghematan


153

besar. Manajemen senior tertarik dengan hasil dokumen permintaan penawaran ini

guna memastikan agar penghematan dialokasikan kembali untuk kegiatan lain.

Dokumen permintaan penawaran ini diterbitkan dengan mencantumkan serangkaian

persyaratan yang jelas dan Anda berharap banyak penawar yang akan

menanggapinya. Karena adanya tekanan waktu yang diberikan kepada Anda dari

pemangku kepentingan utama, Anda menyusun jadwal pengadaan yang menyatakan

bahwa tenggat waktu penyampaian penawaran adalah tanggal 11 Oktober jam 11

siang, sedangkan pembukaan penawaran dilakukan 3 jam kemudian.

Skenario #1

Anda mengambil dokumen penawaran dari tempat penyimpanan yang aman dan

memindahkannya ke ruang rapat panitia pengadaan yang membuka dokumen

penawaran untuk memulai kegiatan pembukaan dokumen penawaran. Namun,

ketika kegiatan pembukaan tersebut berlangsung dan Anda memeriksa tanda terima

dokumen penawaran, Anda mendapatkan bahwa ada satu penawaran yang hilang

(entah tercecer ketika dipindahkan atau tertinggal di tempat penyimpanan).

3. Baca skenario 2

Skenario #2

Panitia pengadaan telah menyelesaikan proses pembukaan penawaran teknis dan ketika

melakukan peninjauan sekilas ternyata ada satu penawar yang memasukkan penawaran

harga ke dalam penawaran teknis.

4. Diskusikan beberapa saat untuk menjawab pertanyaan berikut:

Pertanyaan 2

Sebagai seorang pengelola pengadaan, apa yang harus Anda lakukan sekarang dan

mengapa?


154

Kegiatan No. 1-0-2 Hari 1| Sesi 0| Kegiatan 2

Lampu Lalu Lintas: Pembukaan Dokumen Penawaran dalam bentuk hard

copy

Tujuan:

Memperkenalkan gagasan untuk mengembangkan rencana aksi untuk proses pembukaan

dokumen penawaran.


1. Anda akan melihat gambar lampu lalu lintas di flip chart.

2. Lampu Lalu Lintas mewakili suatu rencana aksi tindakan pembukaan penawaran dalam

bentuk Hard Copy.

LAMPU MERAH tindakan apa yang tidak boleh dilakukan lagi

LAMPU KUNING tindakan apa yang harus mereka kurangi

LAMPU HIJAU tindakan apa yang boleh mereka lanjutkan 3. Tulis Lampu Lalu Lintas anda sendiri. Anda mempunyai waktu 15 menit.

4. Pikirkan hal yang akan Anda berhenti lakukan sebagai hasil dari apa yang telah dipelajari,

hal yang akan Anda kurangi dan hal yang akan tetap Anda lakukan kedepannya.


155



Tujuan:

Untuk menguji pemahaman peserta tentang konsep-konsep yang penting secara informal.

Petunjuk Untuk Peserta:

Angkat tangan Anda jika tahu jawabannya.


156


157

► KEGIATAN HARI KEDUA


Diskusikan Apa yang Dipelajari Pada Hari Pertama

Tujuan:

1. Untuk mengetahui pendapat peserta tentang pelatihan hari pertama.

2. Untuk mengingat dan menyebutkan poin-poin penting dalam sesi 1,2 & 3.


Kegiatan A

1. Anda akan mendapatkan stiker.

2. Tempelkan stiker di bagian flip chart yang paling mewakili perasaan Anda mengenai hal

yang telah dipelajari pada sesi 1,2 & 3.

3. Pilihan Anda adalah : Senang, Senang tapi Kewalahan, Masih Bingung atau Tidak Yakin.

Kegiatan B

1. Anda akan dibagi menjadi beberapa kelompok.

2. Bersama kelompok Anda, buatlah presentasi dengan waktu 5 menit yang menyimpulkan

poin-poin penting dalam sesi 1, 2 & 3.


158


Latihan Praktis : Tahapan Penting Dalam Proses Evaluasi

Tujuan:

Agar Peserta dapat mempertimbangkan dengan baik tahapan penting apa saja yang

berkaitan dengan proses evaluasi.


1. Susun tahapan penting dalam proses evaluasi secara berurutan :

Nomor kontak referensi klien penawar

Pembukaan penawaran teknis

Presentasi Penjelasan Teknis oleh Penawar untuk pemangku kepentingan

evaluasi

Pembukaan Penawaran harga

Matriks Evaluasi Teknis yang ditandatangani oleh Panitia pengadaan yang

melakukan evaluasi teknis

Penyimpanan dokumen penawaran

Evaluasi harga

Negosiasi harga

Klarifikasi poin teknis terkait dokumen penawaran yang disampaikan penawar


Penerimaan dokumen penawaran

Evaluasi penawaran teknis

2. Tulis jawaban Anda pada a flip chart.

3. Diskusikan jawaban yang berbeda apakah tahapan tersebut / kapan seharusnya terjadi.


159


Latihan Praktis – Etika & Integritas

Tujuan:

Mengingat konsep etika dan integritas.


Bersama kelompok Anda, bacalah skenario dan jawablah pertanyaan berikut:

Pertanyaan 1 : Kepala bagian pengadaan meminta saran Anda, saran apa yang

akan Anda berikan?

Pertanyaan 2 : Apakah Anda akan memberi saran yang berbeda jika pengadaan

yang dilakukan adalah pengadaan alat tulis kantor?

SKENARIO

Menindaklanjuti dokumen permintaan penawaran yang dipublikasikan, 5 Penawar telah

menyampaikan penawaran. Pengadaan diselenggarakan untuk ‘desain dan konstruksi’

jembatan penyeberangan jalan. Pengelola pengadaan membuka dokumen penawaran

dan melakukan evaluasi dengan mengunakan matriks penilaian yang telah ditetapkan

sebelumnya. Kepala bagian pengadaan dihubungi oleh pengguna anggaran untuk

menyelesaikan evaluasi segera karena proyek tersebut akan mengalami keterlambatan.

Biasanya evaluasi untuk pengadaan serupa memerlukan sedikitnya 3 minggu. Kepala

bagian pengadaan tidak yakin apakah harus menjalankan saran dari pengguna

anggaran, tetapi ada alternatif untuk mempercepat proses evaluasi dengan tidak

menghubungi referensi penawar (untuk mengetahi kinerja/pengalaman sebelumnya)

dan menghilangkan penilaian tentang hal tersebut dari matriks penilaian.


160


Latihan Praktis : Pembelian Pribadi

Tujuan:

Agar peserta mempertimbangkan secara seksama faktor-faktor kualitas dan harga dengan

meninjau pembelian pribadi mereka.


Baca dan bahas hal-hal berikut ini:

Dari pembelian pribadi untuk diri Anda sendiri, apakah Anda pernah

mengeluarkan uang lebih untuk membeli barang dengan merek tertentu atau

untuk mutu yang sangat baik, atau membayar murah dan menerima barang

dengan mutu yang lebih rendah?

Berikan gambaran tentang proses yang Anda pikirkan, dalam hal bagaimana

Anda sampai pada keputusan Anda tersebut.


161


Kriteria Evaluasi

Tujuan:

Agar peserta dapat menerapkan pemahaman mereka tentang kriteria evaluasi dan metode

evaluasi pada skenario yang diberikan


1. Secara berkelompok baca dan bahas Skenario 1. Jawab pertanyaan berikut

Skenario 1

Anda bekerja pada Kementerian Hukum dan HAM dan Anda adalah pengelola

pengadaan untuk pembelian 25 unit laptop untuk manajemen senior. Bagian TI di

tempat Anda telah memberikan spesifikasi yang jelas untuk mengontrol

keamanan fisik minimum (misalnya tanda pengenal dengan sidik jari) karena

penggunanya harus mengakses informasi yang sensitif. Anda telah diminta untuk

mengembangkan suatu metode evaluasi dan menunjukkannya kepada pemangku

kepentingan utama untuk ditinjau dan dikomentari

Pertanyaan 1: Metode evaluasi apa yang lebih Anda sukai dan mengapa?

Kriteria apa yang akan Anda sertakan sebagai bagian dari penilaian?

2. Tulis jawabawan pada flip chart

3. Baca dan diskusikan Skenario 2 dan jawab pertanyaan berikut:

Skenario 2 Anda adalah seorang pengelola pengadaan di sebuah rumah sakit daerah. Anda diminta

untuk memperbarui sebuah bangsal yang akan dilengkapi dengan berbagai peralatan

medis. Anda perlu mengusulkan metode evaluasi yang akan memastikan bahwa proyek

ini akan selesai tepat waktu dan dengan biaya yang diperlukan untuk memenuhi


162

kualitas. Anda khawatir dengan banyaknya penawar baru yang mungkin akan

memasukkan penawaran karena pasar penyedia barang/jasa untuk kebutuhan ini

terbatas

Pertanyaan 2: Metode evaluasi apa yang lebih Anda sukai dan mengapa?

Pertanyaan 3: Kriteria penilaian utama apa yang akan Anda sertakan dalam

evaluasi Anda?


163



Tujuan:

Merangkum hal-hal penting yang dipelajari dari sesi 4 dan 5.

Petunjuk untuk Peserta: 1. Aktifitas ini memerlukan dua peserta untuk maju ke tengah ruangan.

2. Peserta pertama mengambil kertas dari keranjang pertama yang berisi 10 potongan

kertas bertuliskan tema percakapan. Temanya dapat mencakup: pertemanan, hujan,

liburan, alam, lalu lintas, belanja, spa, transportasi, memasak.

3. Peserta kedua mengambil 4 potongan kertas dari keranjang kedua. Kata-kata dalam

keranjang ini harus berkaitan dengan istilah dalam pengadaan yang terdapat pada sesi 4

dan 5.

4. Kedua peserta membuat sebuah dialog yang terdiri dari 4-5 kalimat dengan menggunakan

tema yang diberikan dan kata-kata yang berhubungan dengan pengadaan. Misalnya,

peserta 1 dapat mulai dengan kalimat induk berikut ini (jika tema yang diambilnya adalah

“cuaca”).

Saya tidak percaya baru-baru ini hujan turun dengan derasnya, atau

Cuaca di akhir pekan ini kelihatannya sangat menyenangkan, apakah Anda

punya rencana untuk melakukan kegiatan yang istimewa?

Dan peserta kedua harus menjawabnya dengan menggunakan kata-kata yang

ia pilih dari keranjang kedua, misalnya:

‒ Kriteria wajib

‒ Lolos atau gagal

‒ Kriteria evaluasi

‒ Pembobotan

‒ Pemangku kepentingan

‒ Harga

‒ Prinsip-prinsip pengadaan

‒ Etika dan integritas

‒ Jejak audit (Audit trail)

‒ Matriks evaluasi

5. Peserta yang menonton akan memilih percakapan terbaik dan pemenang akan

mendapatkan hadiah.


164



Tujuan:

Menguji pemahaman peserta tentang konsep-konsep penting secara informal.


Angkat tangan Anda bila tahu jawabannya.


165

► KEGIATAN HARI KETIGA


Diskusikan Apa yang Dipelajari Pada Hari Kedua

Tujuan:

1. Untuk mengetahui pendapat peserta tentang pelatihan hari pertama.

2. Untuk mengingat dan menyebutkan poin-poin penting dalam sesi 4 & 5.

Petunjuk untuk Peserta :

Kegiatan A

1. Anda akan mendapatkan stiker.

2. Tempelkan stiker di bagian flip chart yang paling mewakili perasaan Anda mengenai hal

yang telah dipelajari pada sesi 1,2 & 3.

3. Pilihan Anda adalah : Senang, Senang tapi Kewalahan, Masih Bingung atau Tidak Yakin.

Kegiatan B

1. Anda akan dibagi menjadi beberapa kelompok.

2. Bersama kelompok Anda, buatlah presentasi dengan waktu 5 menit yang menyimpulkan.

poin-poin penting dalam sesi 1, 2 & 3.


166


Latihan Praktis: Pemberian Nilai

Tujuan:

Peserta mampu melakukan evaluasi penawaran harga dan memberikan rekomendasi

penawar dengan nilai terbaik.

Petunjuk untuk Perserta:

Dalam kelompok Anda, baca skenario berikut dan berikan tanggapan

Anda bekerja di Kementerian Kesehatan yang ingin memasang software baru untuk

meningkatkan layanan untuk pasien. Anda memimpin kegiatan pengadaan tersebut dan

Anda bekerja sama dengan para pemangku kepentingan untuk menyusun dokumen

pengadaan, metode evaluasi, dan kriteria evaluasi. Metode evaluasi yang disetujui adalah

sistem nilai dengan pembobotan 50-50 antara evaluasi penawaran teknis dan penawaran

harga.Anda meminta penawar untuk menyampaikan harga pas dalam penawaran yang

diajukan penawar.

Panitia pengadaan yang melakukan evaluasi penawaran teknis telah selesai

mengevaluasi dan berikut ini nilai yang diberikan dalam laporan evaluasi.

Penawar A - 37 dari 50

Penawar B - 40 dari 50

Penawar C - 28 dari 50

Penawar D - 43 dari 50

Penawar E - 41 dari 50

Panitia pengadaan yang bertugas membuka dokumen penawaran harga telah

membuka penawaran dan Anda sekarang mendapat akses terhadap harga yang

ditawarkan:

Penawar A - Rp 900.000.000

Penawar B - Rp 1.000.200.000

Penawar C - Rp 680.500.000

Penawar D - Rp 950.000.000

Penawar E - RP 850.000.000

Pertanyaan 1. Penawar yang mana yang sebaiknya diusulkan dalam rekomendasi

pemenang dan mengapa?

Pertanyaan 2. Sebagai pengelola pengadaan, apakah Anda memiliki kekhawatiran

terhadap penawaran harga dari penawar C?

Pertanyaan 3. Sebagai bagian dari permintaan untuk mengajukan penawaran dengan

harga tetap, nilai apa yang akan Anda dapatkan jika Anda meminta penawar merinci

harga yang mereka tawarkan?


167


Latihan Praktis : Metode Harga

Tujuan:

Agar Peserta mampu menggunakan Metode Harga berdasarkan skenario yang diberikan.


Dalam kelompok Anda, baca skenario berikut dan berikan tanggapan.

SKENARIO A

Karena ada kesulitan dalam penyimpanan dokumen, pemangku kepentingan internal di

Direktorat Jenderal Keimigrasian meminta Anda untuk membeli sejumlah lemari untuk

menyimpan dokumen. Sebagai pengelola pengadaan, Anda mempelajari kebutuhannya

dan sepakat dengan pemangku kepentingan internal untuk menggunakan metode harga

yang dianggap memadai untuk pengadaan ini karena risikonya rendah (dilihat dari sisi

kualitas dan spesifikasi).

Anda menerima 4 penawaran harga dan setelah proses pembukaan penawaran yang

jatuh pada hari yang sama, Anda mendapatkan penawaran harga berikut:

Penawar A Rp 125.250.000

Penawar B Rp 130.325.000

Penawar C US$ 6630

Penawar D Rp 94.120.000


168

Pertanyaan 1

Penawar mana yang akan ditetapkan sebagai pemenang dan mengapa?

Peserta harus mengkalkulasi harga dari penawar C dengan kurs mata uang

yang berlaku. Jawaban tergantung kurs yang berlaku

SKENARIO B

Setelah penawaran harga ditinjau, Anda mendapatkan bahwa penawar B memasukkan

persyaratan terselubung yang menyatakan harga akan dipotong 25% dari harga yang

ditawarkan sebesar Rp 130.325.000 (penawaran spesial) yang berlaku selama 5 hari

jika penawar B diberikan kontrak dalam 5 hari sejak penawaran diterima

Pertanyaan 2

Apa yang Anda lakukan sebagai pengelola pengadaan, apakah Anda akan mengambil

diskon yang ditawarkan penawar B, jika demikian penawar mana yang akan Anda

tetapkan sebagai pemenang?


169


Latihan Praktis : Daftar Kuantitas (Bill of Quantities)

Tujuan :

Agar perserta mampu mempraktekan Daftar Kuantitas.


Dalam kelompok Anda, baca skenario berikut dan berikan tanggapan.

Skenario A

Anda adalah seorang pengelola pengadaan di Kementerian Komunikasi dan

Informatika dan Anda bekerja sama dengan erat dengan pemangku kepentingan

internal untuk menyusun Daftar Kuantitas (BOQ) guna melengkapi program data

center extension yang perlu disampaikan sesuai dengan jadwal pengadaan. Anda

membuat dokumen pengadaan dan menyertakan format harga untuk penawar sebagai

bagian dari penawaran mereka. Format ini akan membuat evaluasi harga dapat

dilakukan secara efisien dan efektif.

Empat penawar memberikan tanggapan terhadap pelelangan ini dan Anda sekarang

diharuskan untuk mengevaluasi penawaran harga mereka secara tepat waktu untuk

menetapkan pemenangnya.

Pertanyaan 1

Penawar mana yang menawarkan harga terendah dan mengapa?

Pertanyaan 2

Haruskah Anda meminta penawar D untuk memasukkan kembali penawaran harga

pada spreadsheet penentuan harga yang diminta atau haruskan Anda menolak

penawaran mereka karena tidak mematuhi dokumen pengadaan? Berikan penjelasan

untuk alasan yang Anda berikan.

Persyaratan penghitungan harga yang dipublikasikan kepada Penawar :

Persyaratan Kuantitas Harga per unit Total

Hardware d-113 4

Software v113 5

Pelaksanaan 1 sumber daya untuk

layanan profesional selama

60 hari

Pemeliharaan 1 – 12 bulan


170

4 Penawar menyampaikan penawaran harga sebagai berikut:

Penawar A


Hardware d-113 4 130,000,000

650,000,000.00

Software v113 5 20,000,000

100,000,000.00

Pelaksanaan

1 sumber daya

untuk layanan

profesional

selama 60 hari

350,000 per hari

21,000,000.00

Pemeliharaan 1 – 12 bulan 250,000,000 250,000,000

Penawar B


Hardware d-113 4 200.000.000

800.000.000.00

Software v113 5 65.000

325.000.00

Pelaksanaan

1 sumber daya

untuk layanan

profesional

selama 60 hari

Gratis

-

Pemeliharaan 1 – 12 bulan 100.000.000

100.000.000.00

Penawar C


Hardware d-113 4 225.000.000

900.000.000.00

Software v113 5 50.000

250.000.00

Pelaksanaan

1 sumber daya

untuk layanan

profesional

selama 60 hari

350.000 secara

keseluruhan

3.500.000.00

Pemeliharaan 1 – 12 bulan Gratis

-


171

Penawar D


Hardware d-113 4

Software v113 5

Pelaksanaan

1 sumber daya

untuk layanan

profesional

selama 60 hari

Pemeliharaan 1 – 12 bulan

Total 895.000.000


172


Latihan Praktis : Negosiasi

Tujuan:

Agar peserta dapat mempraktikkan pemahaman tentang negosiasi.


1. Diskusikan dengan kelompok Anda, mengapa negosiasi penting dilakukan.

2. Tulis poin penting di flip chart.

3. Presentasikan hasil diskusi.


173

Kegiatan No. 3-0-2 Hari 3| Sesi 0| Kegiatan 2 Membangun Menara

Tujuan:

Untuk merangkum hal yang dipelajari dalam sesi 6.


1. Anda akan diberikan gelas kerta untuk membangun Menara.

2. Mulai dengan membangun tiga tingkat.

3. Fasilitator akan memberikan pertanyaan.

4. Bila Anda mengetahu jawabannya, kibarkan bendera. Yang mengibarkan bendera

pertama kali akan dapat menjawab pertanyaan tersebuit.

5. Kelompok yang menjawab dengan benar dapat melanjutkan membangun tingkat menara.

6. Kelompok yang menjawab salah, harus merubuhkan satu tingkat dari menara tersebut.

modul 4 menerima dan mengevaluasi penawaran · pdf filemengetahui dan memahami berbagai jenis...

Documents