MODUL 3

MICROSOFT WORD 2007 (PENERAPAN)

A. TUJUAN

Mahasiswa dapat memahami dan memanfaatkan fasilitas tabel, grafik dan

surat gabung (Mail Merge) dalam Microsoft Office Word. Setelah praktikum ini

diharapkan peserta dapat memanfaatkannya dalam kegiatan studi sehari-hari.

B. LANDASAN TEORI

Dalam pembuatan neraca perkembangan perusahaan, baik itu neraca

perdagangan, neraca pendapatan,dll mutlak ditampilkan grafik dan tabel untuk

melihat kecenderungan suatu perusahaan bisa dikatakan naik apa turun. Karena itu

nanti akan berpengaruh pada strategi yang akan diterapkan dan target yang

diharapkan untuk kedepannya. Beruntung fasilitas Microsoft Word sudah

menyediakan interface yang mampu untuk mengolah semua data tersebut, dan

otomatis akan langsung mengkalkulasi data yang ada ke dalam bentuk tabel dan

grafik sesuai dengan keinginan kita.

Selain fasilitas yang ditawarkan diatas, ada pula fasilitas Surat masal.

Surat masal atau yang lebih dikenal dalam word dengan sebutan Mail Merge

adalah bentuk sebuah surat/amplop/dokumen yang dapat dibuat secara masal

dengan menggabungkan antara master surat/dokumen dengan datanya. Sebagai

contoh dokumen yang dapat dibuat dengan proses Mail Merge adalah surat

undangan, surat pengangkatan jabatan, rapor siswa, blanko nilai, amplop surat dan

lain sebagainya. Dengan Mail Merge memungkinkan kita untuk mengirimkan

dokumen seperti surat ke banyak alamat tujuan dengan isi dan informasi yang

sama sehingga tidak perlu dilakukan pengetikan secara berulang-ulang.

Hal-hal yang akan dilakukan dalam bab ini antara lain:

1. Membuat Tabel

a. Pilih tab Insert > klik icon Table

b. Klik tanda panah kebawah dan tentukan jumlah baris dan kolom yang

dibutuhkan.

Gambar 3.1. Memasukkan Tabel

c. Jika tidak ada bentuk kolom yang sesuai, klik Insert Table

o Table size : Ukuran table.

• Number of columns : Tentukan jumlah kolom.

• Number of rows : Tentukan jumlah baris

o AutoFit behavior : Pengepasan tabel otomatis.

o AutoFormat : Memilih bentuk format tabel.

d. Pilih Ok dan Di layar muncul tampilan sebagai berikut.

Gambar 3.2. Kotak Tampilan Insert Tabel

Dari menu Layout yang akan aktif ketika kita membuat suatu tabel.

Gambar 3.3. Menu Layout pada Tabel

1) Draw Table : Menggambar kotak tabel.

2) Insert : Menyisip tabel, kolom, baris atau sel.

3) Delete : Menghapus tabel, kolom, baris atau sel.

4) Select : Memilih tabel, kolom, baris atau sel.

5) Merge Cells : Menggabungkan sel.

6) Split Cells : Membagi sel.

7) Split Table : Membagi tabel.

8) Table AutoFormat : Memilih format tabel.

9) Auto Fit : Mengepas kolom / baris otomatis.

10) Heading Rows Repeat : Mengulangi judul tabel ke tabel halaman

berikutnya.

11) Convert : Mengubah jenis penulisan teks menjadi tabel atau sebaliknya.

12) Sort : Mengurutkan data tabel.

13) Formula : Operasi perhitungan data tabel.

14) Hide Gridlines : Menyembunyikan garis bantu tabel.

15) Table Properties : Memodifikasikan tabel, kolom, baris atau sel

2. Merancang Grafik

a. Sorot tabel yang akan di buat grafik

Tabel 3.1. Tabel Masukan Pembuatan Grafik

NO BARANG BULAN

JANUARI FEBRUARI MARET

DISKET 2300 4000 3200

MOUSE 5600 3400 5360

KEYBOARD 3450 4500 4000

b. Klik pada tab Insert, pilih pada grup illustrations

c. Klik Chart, di layar akan muncul tampilan default sebagai berikut

Gambar 3.4. Tampilan Grafik Default

Gambar 3.5. Pilih Grafik yang Sesuai

3. MAIL MERGE

Semua mail merge dalam Word membutuhkan dua buah file : dokumen

utama(main document) dan sumber data(data source). Dokumen utama berisi

tulisan yang sama untuk kesemua dokumen mail merge yang dibentuk.

Gambaran umum proses Mail Merge dalam Microsoft Word

a) Select the document type

Pilih tipe dokumen yang hendak dibuat dengan mail merge. Anda dapat

membuat surat, pesan e-mail, amplop, label dan direktori.

b) Select a starting document

Dokumen awal/dokumen utama mengandung tulisan yang sama untuk ke

semua dokumen mail merge.

c) Select the recepients

Semua mail merge membutuhkan dua buah file yaitu untuk dokumen utama

dan sumber data. Sumber data berisi informasi yang hendak ditampilkan

dalam dokumen utama. Anda dapat membuat sumber data baru, atau

menggunakan basis data (database) sebagai sumber data.

d) Write your letter

Tulislah ata editlah dokumen awal dan tetapkanlah tempat dimana anda

ingin memasukkan informasi dari sumber data ke dokumen awal.

e) Preview your letter

Tampilkan dokumen anda bagaimana bentuknya setelah informasi dari

sumber data dimasukkan.

f) Complete the mail merge

Gabungkan data dari sumber data ke tempat yang ditunjuk di dokumen,

terciptalah sebuah dokumen khas untuk setiap record dari seumber data.

C. ALAT DAN BAHAN

1. Personal Computer

2. OS Windows XP

3. Microsoft Office Word 2007

D. LANGKAH – LANGKAH PRAKTIKUM

1. Membuka program Ms Word 2007 pada komputer.

2. Membuat dokumen baru yang akan digunakan sesuai perintah.

3. Kerjakan pada lembar kerja tugas-tugas praktikum yang telah disediakan di

bagian akhir bab ini.

4. Untuk tugas pembuatan mail merge, langkah-langkah pengerjaannya adalah

sebagai berikut :

a) Tulis Master Surat yang akan digunakan pada lembar kerja

Berikut adalah contoh surat dengan nama Latihan.docx

ILMU KOMUNIKASI

FAKULTAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

Undangan : Penerimaan Beasiswa Surakarta, 5 Maret 2011

Diberitahukan kepada para mahasiswa ilmu komunikasi angkatan 2010

yang disebut namanya di bawah ini, diantaranya :

Nama :

NIM :

Alamat :

Sehubungan dengan adanya informasi beasiswa tahun 2011, maka kami

dari pihak program studi ilmu komunikasi UMS mengundang anda untuk

menghadiri rapat yang insyaallah akan dilaksanakan pada :

Hari/tanggal :

Jam :

Tempat :

Agenda : Membicarakan dana beasiswa PPA dan BBM

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, besar harapan kami

anda dapat hadir tepat pada waktunya. Dan atas perhatian dan kerjasamanya

kami mengucapkan terima kasih.

Kajur. Ilmu Komunikasi

( Rinasari Kusuma,S.Sos )

b) Aktifkan Mail Merge

Gambar 3.6. Mengaktifkan Mail Merge

1) Pilih “Step by Step Mail Merge Wizard”

2) Tampilan lembar kerja akan berubah menjadi seperti berikut :

Gambar 3.7. Pemilihan Dokumen “Letters” pada Mail Merge

Tipe Dokumen Keterangan

Letters Tiap record dicetak pada halaman yang terpisah

E-mail Messages Tiap email dapat dibuat berbeda-beda untuk tiap record

Envelopes Tiap record dicetak pada satu amplop

Labels Tiap record dicetak pada satu label. Label digunakan ketika

anda hendak membuat label surat, label nama, atau label

keterangan lain

Directory Kesemua record dari sumber data dicetak pada satu katalog

dokumen

3) Selanjutnya pilih Next : Starting document

c) Tampilan selanjutnya adalah pemilihan document, karena document

yang akan kita gunakan telah aktif maka pilih “Use the current

document”

Gambar 3.8. Menentukan Master Surat

Select Starting

Document

Keterangan

Use the current

document

Menggunakan dokumen yang sekarang telah dibuka dan

tampil pada layar sebagai dokumen awal

Start from a template Membuat dokumen dengan menggunakan template Mail

Merge ”siap pakai” dimana anda dapat mengedit sesuai

keinginan anda

Start from existing

document

Membuka dokumen mail merge yang telah ada dan

membuat perubahan dari isi dan penerima sesuai

kebutuhan

Selanjutnya pilih Next: Select recipient untuk membuat dan menentuka

penerima dari surat tersebut

d) Dalam menentukan penerima surat ada beberapa pilihan,

Gambar 3.9. Memilih Penerima Surat

1) kita pilih “Type a new list” karena kita belum pernah menuliskan

daftar penerima.

2) Pilih Create untuk membuat daftar peneraima surat

Use an existing list Jika anda telah membuat dan menyimpan file list data,

anda dapat memakainya.

Select from Outlook

contacts

Jika anda menggunakan Microsoft Outlook, anda dapat

menggunakan nama dan alamat dari contact list sebagai

sumber data

Type a new list Jika 2 pilihan diatas belum dibuat

Gambar 3.10. Tampilan Alamat Penerima Surat

3) Pilih Costumize Address List, untuk mengatur nama-nama kolom

sesuai pilihan.

4) Gunakan Rename atau Delete untuk mengganti.

Gambar 3.11. Hasil Penggantian Nama Kolom

5) Pilih Ok

Gambar 3.12. Tampilan Alamat Penerima Surat Setelah Perubahan

6) Masukkanlah data-data pada tabel_latihan berikut ke dalam entri

New Address List

Tabel 3.2. Tabel Data Masukan pada Mail Merge

Nama Andi Nugroho Budi Hartono Susilo Arif

Nim L10080050 L10080080 L10080055

Alamat Purwodadi Wonogiri Klaten

Hari Kamis Selasa Jumat

Tanggal 10 Maret 2011 8 Maret 2011 11 Maret 2011

Jam 10.00 WIB 13.00 WIB 14.00 WIB

Tempat Ruang J.2.3 Ruang J.3.5 Ruang J.4.5

7) Untuk menambahkan data pada daftar, pilih New Entry

8) Jika data telah selesai dimasukkan, pilih Ok

9) Muncul tampilan penyimpanan daftar penerima (file berjenis .mdb),

beri nama Daftar dan pilih Save.

10) Untuk melanjutkan pilih Next: Write your letter

e) Proses Memasukkan data-data daftar penerima pada master surat

Gambar 3.13. Memasukkan Data Penerima pada Surat

1) Pilih More Item untuk memasukkan data pada surat

Gambar 3.14. Kotak Dialog Pemilihan Field ke dalam Surat

2) Pilih field yang sesuai dengan isian pada surat. Misalkan jika ingin

memasukkan Nama pada surat, maka pilih field Nama.

3) Pilih Insert lalu Close, ulangi dan sesuaikan antar isian pada surat

dan field pada kotak dialog hingga semua field dapat dimasukkan

dalam dokumen

4) Ingat, sebelum memasukkan field pada surat sebaiknya tekan spasi

terlebih dahulu agar tampilan terlihat rapi.

Gambar 3.15. Hasil Akhir Mail Merge

5) Pilih Next: Preview your letters untuk melihat hasil akhir surat.

Gambar 3.16. Melihat Surat Satu Per Satu

5. Simpan dokumen hasil kerja anda pada komputer sesuai dengan aturan yang

telah diberikan oleh Dosen Pengampu atau Asisten Praktikum.

E. TUGAS PRAKTIKUM

1. Membuat tabel seperti di bawah berikut

Pertanyaan :

1. Kemudian letakkan kursor di baris paling bawah, tekan ctrl+enter . Apa

yang terjadi?

2. Apa fungsi dari Ctrl+enter ?

2. Menampilkan Grafik dari data berikut ini

Tahun Nilai 1 Nilai 2 Nilai 3 Nilai 4

2006 8 7 7 5

2007 5 7 8 7

2008 7 6 5 8

2009 9 9 6 6

2010 8 7 6 7

3. Membuat Mail Merge

KELUARGA MAHASISWA TEKNIK ELEKTRO

JURUSAN ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

PERIODE 2008/2009 Undangan: Malam Keakraban

Assalaamu’alaikum Wr. Wb.

Kepada Adik Mahasiswa Baru Angkatan 2008

Nama :

N.I.M. :

Kelas :

Asal :

Diharapkan hadir dalam acara Malam Keakraban yang diselenggarakan oleh

Keluarga Mahasiswa Teknik Elektro (KMTE) UMS besok pada:

Hari :

Tanggal :

Tempat :

Pembicara :

Atas pentingnya acara, maka seluruh mahasiswa baru WAJIB hadir.

Wassalaamu’alaikum Wr. Wb.

Ketua Umum KMTE

Wahyu Prihantoro

Surakarta, 18 Desember 2008

Sekretaris Umum KMTE

Andika Nugraha

Mengetahui,

Ketua Jurusan Teknik Elektro

Ir. Jatmiko

Masukkanlah data-data berikut pada table_latihan berikut ini kedalam entri new

address list.

Nama Andi Suryo Budi Hartoyo Susilo Arif

Nim L20080050 L20080067 L20080075

Kelas A B B

Asal Magelang Karanganyar Jepara

Hari Kamis Senin Jumat

Tanggal 8 September 2008 12 September 2008 9 September 2008

Tempat Ruang J.4.5 Ruang J.4.7 Ruang J.4.6

Pembicara Ir Bana Handaga, MT

Gunawan, ST, MComSc. Aris Rakhmadi, ST, M.Eng

Nama Enjen Sudarman Lulu Cahyono Badri Kamal

Nim L20080052 L20080167 L20080105

Kelas B D C

Asal Sukoharjo Sragen Purwodadi

Hari Kamis Senin Jumat

Tanggal 8 September 2008 12 September 2008 9 September 2008

Tempat Ruang J.4.1 Ruang J.4.2 Ruang J.4.3

Pembicara Hasyim A, ST, MT Ir Jatmiko, MT Fatah Yasin, ST, MT