Modul 2Fungsi Komunikasi Internal dan Eksternal dalam Komunikasi Bisnis

SKOM 4432 Komunikasi Bisnis

Fungsi Komunikasi• Fungsi informatif• Fungsi persuasif / motivatif• Fungsi kontrol• Fungsi emotif• Fungsi koordinasi

Fungsi informatif• Memberi informasi tentang bisnis kita• Mencari informasi tentang pesaing kita dan bagaimana akuntabilitasnya pada market-share• Merubah domainn kognitif khalayak• Memberikan pilihan-pilihan• Mengurangi ketidakpastian• Mengubah keadaan

Apa itu informasi? Fakta/angka data informasi

• Dalam sistem manajemen, pengambilan keputusan sangat dipengaruhi oleh kualitas informasi manajemen sistem informasi

• Sistem informasi informasi yang akurat, mutakhir, dan terkelola dengan baik

Internal: menjelaskan kebijakan organisasi, visi, dan misiEksternal : menunjukkan keberhasilan suatu organisasi

Fungsi persuasif/motivatif• Konsep “getting them to do what you want to do”• Dengan cara menyentuh pemuasan “need” orang lain• Diarahkan untuk merubah sikap, pendapat dan perilaku org

lain untuk mengikuti keinginan komunikator.

• Internal : untuk membangun komitmen para pelakunya terhadap organisasi

• Eksternal : menarik investasi para pemilik modal

Bentuk komunikasi: tatap muka atau iklan

Fungsi kontrol• Sebagai koreksi terhadap apa yang sedang berjalan dalam satu

organisasi bisnis

Kontinuitas implementasi dari perencanaan

Membudayakan prosedur baku

Menghindari penyimpangan

Disiplin kerja

Motivasi terarah

Tujuan

• Umpan balik informasional• Umpan balik korektif• Umpan balik peneguhan

Umpan balik (feed-back)

Fungsi emotif

• Setiap komunikasi pasti melibatkan emosi• Ekspersi wajah, bahasa tubuh, nada suara, perilaku• Dapat meningkatkan penerimaan isi pesan

“sentuhlah hatinya, baru kemudian otaknya”

Fungsi Koordinasi• Koordinasi diperlukan untuk:• Merumuskan tujuan dan sasaran organisasi• Penugasan• Menerima umpan balik

SKOM4432

Komunikasi Internal dalam Komunikasi Bisnis

8

Stakeholder internal

Stakeholder eksternal(pengaruh tidak langsung)

Stakeholder eksternal (pengaruh langsung)

Pemilik• Dikatakan efektif bila: adanya pertukaran informasi secara

timbal balik antara pemilik dan manajemen• Media : laporan tahunan, laporan sementara, publisitas

finansial, periklanan, dan perkembangan perusahaan.• Asas-asa komunikasi internal dengan pemilik:• Informasi sederhana, mudah dipahami, menghindari kata-kata

teknis• Informasi menarik dan tidak menjemukan• Membangkitkan minat• Mengungkapkan dua sisi kisah bisnis (baik dan buruk)• Mempertimbangkan ciri, sikap, dan kepentingan pemilik

Manajemen• = orang-orang yang melaksanakan roda organisasi• Komunikasi yang efektif memberi manfaat bagi organisasi• Citra positif• Penting untuk morale karyawan• Meningkatkan produktivitas karyawan

Karyawan • Bagian integral dari organisasi, bersentuhan langsung dengan

proses produksi• Tidak hanya pendekatana manajerial, tetapi juga good

employee relationship komunikasi dua arah• Asas komunikasi antara karyawan-manajemen:• Menggunakan kata-kata yang lazim• Informasi dalam jumlah kecil• Informasi disampaikan tepat pada waktunya• Adanya pengulangan pesan• Pemilihan media yang tepat

• Kelemahahan komunikasi karyawan : korupsi komunikasi

SKOM4432

Komunikasi Eksternal dalam Komunikasi Bisnis

12

Stakeholder internal

Stakeholder eksternal(pengaruh tidak langsung)

Stakeholder eksternal (pengaruh langsung)

Pelanggan• Aset perusahaan yang paling berharga sumber penjualan

barang, pusat kegiatan bisnis• Tujuan : meyakinkan para pelanggan dan calon pelanggan

bahwa produk/jasa akan terus ditingkatkan baik kualitas, kegunaan, serta macamnya

• Sikap pelanggan sangat berpengaruh terhadap penyusunan rencana aksi perusahaan

• Tahapan rencana aksi komunikasi dengan pelanggan• Identifikasi masalah• Perumusan tujuan• Penyusunan strategi• Rencana operasional• evaluasi

Penyalur• Bagian dari jaringan distribusi produk, hubungan kemitraan• Tujuan: • Membantu penyalur meningkatkan omset penjualannya• Penjelasan kebijaksanaan dan manajemen organisasi• Manajemen distribusi• Kerja sama dalam iklan• Menerima keluhan penyalur• Merangsang penyalur agar tertarik dan tetap setia terhadap

produk

Agen Regulator• = pemerintah, lembaga yang membuat peraturan perundang-undangan • Dasar hubungan : saling percaya• Bukan hanya mengatur tetapi juga melindungi kepentingan dan

kegiatan• Kepentingan pemerintah terhadap dunia bisnis• Pencipta lapangan kerja• Sumber pendapatan negara melalui pajak• Mitra pemerintah dalam mengelola hasil bumi dan kekayaan negara

Bentuk lobi

• Grass-roots lobbying• Political Action

Committees

Pemasok• Penyedia bahan baku, suku cadang, serta perbekalan untuk

produksi • 3 faktor yang mendasari hubungan dengan pemasok• Kualitas bahan baku• Pelayanan terhadap kebutuhan produksi• Harga yang wajar

SKOM4432

Analisis Khalayak• “Kenali lawan bicara Anda agar komunikasi efektif”• Identifikasi khalayak bisa dikategorikan secara:• (1) demografis (usia, jenis kelamin, status keluarga, tingkat

pendidikan, pekerjaan/jabatan, tingkat pendapatan, agama, ras dan etnis)

• (2) lokasi geografi (berkaitan dengan budaya dan tempat tinggal)• (3) psikografis (berkaitan dengan persepsi, disonansi kognitif,

proses belajar, kebiasaan, motivasi dan kebutuhan)

17

SKOM4432

Analisis Khalayak• Identifikasi khalayak berdasarkan psikososial:• (1) komponen aktif : menyukai/menyenangi/meminati sesuatu• (2) komponen kognitif : pengetahuan• (3) komponen konatif : tindakan manusia

• Menurut Abraham Maslow, kebutuhan manusia dapat dilihat dari:• (1) kebutuhan biologis• (2) kebutuhan rasa aman• (3) kebutuhan akan ketertarikan dan cinta• (4) kebutuhan akan penghargaan• (5) kebutuhan untuk aktualisasi diri

• Menurut David McLeland• (1) kebutuhan untuk berprestasi• (2) kebutuhan akan kasih sayang• (3) kebutuhan untuk berkuasa

Mengetahui kebutuhan khalayak sangat penting agar kita bisa menentukan strategi komunikasi, isi pesan, dan taktik berkomunikasi

18