PENDAHULUAN

MODUL 1

PENDAHULUAN

1.1 Pengertian Manajemen

Pengertian manajemen dapat dilihat dari beberapa sudut pandang (referensi), diantaranya:

*Manajemen sebagai suatu ilmu pengetahuan (management as a science), adalah bersifat ihterdisipliner yang mana mempergunakan bantuan dari ilmu - ilmu sosial, filsafat dan rnatematika.

*Manajemen sebagai suatu sistem (management as a system) adalah kerangka kerja yang terdiri dari beberapa komponen/bagian, secara keseluruhan saling berkaitan, dan diorganisir sedemikian rupa dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

*Manajemen sebagai suatu fungsi (management as a function) adalah suatu rangkaian kegiatan yang masing-masing kegiatan dapat dilaksanakan tanpa menunggu selesainya kegiatan lain, walaupun kegiatan-kegiatan tersebut saling berkaitan dalam rangka untuk mencapai tujuan organisasi.

*Manajemen sebagai suatu proses (management as a process) adalah serangkaian tahap kegiatan yang diarahkan pada pencapaian suatu tujpan dengan pemanfaatan semaksimal mungkin sumber-sumber yang tersedia.

*Manajemen sebagai suatu profesi (management as a profession) adalah suatu bidang kegiatan atau bidang keahlian tertentu, antara lain profesi di bidang kedokteran, bidang teknik, bidang hukum dan sebagainya.

*Manajemen sebagai kumpulan orang (management as people /group ofpeople) adalah suatu istilah yang dipakai dalam arti kolektif untuk menunjukkan jabatan kepemimpinan didalam organisasi antara lain kelompok pimpinan atas, kelompok pimpinan tengah, dan kelompok pimpinan bawah.

Dari beberapa sudut pandang diatas, manajemen dapat diartikan sebagai kemampuan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan sekelompok orang lain. Dalam pengertian ini tujuan perlu ditetapkan terlebih dahulu, sebelum melibatkan sekelompok orang yang mempunyai kemampuan atau keahlian dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, manajemen pada hakekatnya berfungsi untuk melaksanakan semua kegiatan yang diperlukan dalam rangka pencapaian tujuan dengan batas-batas tertentu'.

1.2 Definisi.

Untuk mengetahui lebih mendalam tentang arti manajemen, dibawah ini dikutipkan beberapa definisi yang'dikemukakan oleh para ahli dibidang manajemen.

1. Koonentz & Donnel ( Principal of Management) berpendapat bahwa Manajemen menghubungkan pencapaian sesuatu tujuan melalui atau dengan orangorang lain. Dalam definisi ini arti manajemen dititikberatkan pada usaha pemanfaatan orang-orang dalam mencapai tujuan. Agar tujuan dapat dicapai, niaka orang-orang tersebut harus mempunyai tugas , tanggung jawab dan wewenalig yang jelas (job description).

2. Peterson & Plowman (Business Organization And Management) mengemukakan bahwa : manajemen dapat diberi definisi sebagai sesuatu teknik/cara dalam arti, dengan teknik/cara tersebut maksud dan tujuan dari sekelompok manusia tertentu dapat ditetapkan, diklasifikasikan, dan dilaksanakan. Manajemen dalam pengertian ini menekankan kepada teknik /cara tertentu dalam rangka usaha pencapaian sesuatu tujuan.

3. John F. Mee (Department of Management), membuat definisi yang lebih luas mengenai manajemen, mengemukan manajemen ialah suatu seni keahlian untuk memperoleh hasil maksimal dengan usaha minimal dalam rangka untuk mencapai kesejahteraan dan kebahagiaan baik bagi pimpinan maupun para pekerja, serta memberikan pelayanan sebaik mungkin kepada masyarakat. Pengertian manajemen dalam definisi ini telah dimasukkan tinjauan dari segi ekonomis, dalam rangka pemberian pelayanan yang optimal kepada masyarakat.

4. Kimball & Kimball Jr (Principles of Industrial Organization), bahwa manajemen mencakup semua tugas dan fungsi yang berkaitan dengan pembentukan perusahaan termasuk pembiayaan dan penetapan pokok-pokok kebijaksanaan, periengkapan semua peralatan yang diperlukan dan penyusunan kerangka bentuk umum dari organisasi serta pemilihan-pemilihan pejabat inti / teras. Manajemen dalam pengertian ins dihubungkan dengan proses pembentukan sebuah perusahaan/ industri secara menveluruh'.

5. Terry (Principles of Management), berpendapat bahwa manajemen ialah suatu proses yang terdiri dari perencanaan (planning) , pengorganisasian ( organizing) , pelaksanaan (actuating) dan pengawasan (controlling) yang. memanfaatkan ilmu pengetahuan (science) dan seni (art) , untuk mencapai tujuan / sasaran yang telah ditetapkan ' Dalam definisi ini, arti menajemen mencakup urut-urutan kegiatan yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan tertentu'.

6. Stoner (Management), berpendapat bahwa manajemen adalah proses perencanaan, pc,ngorganisasian, pengarahan dan pengawasan terhadap usaha-usaha para anggota organisasi dengan menggunakan sumber daya organisasi lainnya, agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan'.

7. Follet, berpendapat bahwa manajemen adalah seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain'.

8. Siregar Dkk (Manajemen), berpendapat bahwa manajemen adalah proses untuk memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber dkva lain untuk mencapai tujuan tertentu'.

9. Favol, berpendapat bahwa manajemen adalah fungsi-fungsi untuk merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan.

Dari berbagai definisi-definisi tersebut diatas terlihat bahwa manajemen dapat didefinisikan dari beberapa aspek, namunpun demikian pengertian manajemen pada dasarnya mencakup suatu metode / teknik atau proses untuk mencapai suatu tujuan tertentu secara sistimatik dan efektif, melalui tindakan-tindakan perencanaan (planning) pengorganisasian (organizing), pelaksanaan ( actuating) dan pengawasan (controlling) dengan menggunakan sumber daya yang ada secara efisien.

1.3. Fungsi.

Sebagai suatu proses, manajemen mengenal suatu urutan pelaksanaan yang logis, yang menggambarkan bahwa ada tindakan - tindakan manajemen semata-mata diarahkan pada pencapaian sasaran yang telah ditetapkan, oleh karena itu, penetapan tujuan / sasaran merupakan tindakan manajemen yang pertama, kemudian diikuti tindakan perencanaan (planning), organisasi (organizing), pelaksanaan (actuating) dan pengendalian (controlling) dengan pemanfaatan sumber daya yang tersedia secara efisien dan efektif. Kelima tindakan ini pada dasarnya merupakan fungsi-fungsi dari manajemen. Oleh kerena itu jika seluruh usaha kegiatan diilustrasikan sebagai bentuk input, process dan output, maka : Sumber daya yang tersedia merupakan input.Fungsi-fungsi manajemen merupakan proses, danTujuan merupakan output.

Perlu diingat fungsi-fungsi manajemen didalam unsur manajemen merupakan perangkat lunaknya (prosedur operasi), manajer merupakan perangkat SDM (brainware) serta organisasi berikut perangkat pendukungnya merupakan perangkat kerasnya. Secara umum fungsi-fungsi manajemen dapat diuraikan sebagai berikut:

(a)Fungsi perencanaan (planning), berupa tindakan pengambilan keputusan yang mengandung data/ informasi, asumsi maupun fakta kegiatan yang akan dipilih dan aka dilakukan pada masa mendatang. Bentuk tindakan tersebut antara lain: menetapkan tujuan dan sasaran usaha. menyusun rencana indukjangka panjang dan pendek. menyumbangkan strategi dan prosedur operasi. menyiapkan pendanaan serta standard kualitas yang diharapkan.Manfaat dari fungsi perencanaan diatas adalah sebagai alat pengawas maupun pengendali kegiatan, atau pedoman pelaksana kegiatan, serta sarana untuk memilih dafl menetapkan kegiatan yang diperlukan.

(b)Fungsi organisasi (organizing), berupa tindakan-tindakan guna mempersatukan kumpulan kegiatan menusia, yang mempunyai pekerjaan masing-masing, saling berhubungan satu sama lain dengan tata cara tertentu dan berinteraksi dengan lingkungannya dalam rangka mendukung tercapainya tujuan. Tindakan berupa antara lain :menetapkan daftar penugasan .menyusun lingkup kegiatanmenyusun struktur kegiatanmenyusun daftar personil organisasi berikut lingkup tugasnya.Manfaat dari fungsi organisasi adalah merupakan pedoman pelaksanaan fungsi, dimana pembagian tugas serta hubungan tanggung jawab serta delegasi kewenangan terlihal jelas.

(c)Fungsi pelaksanaan (actuating), berupa tindakan untuk menyelaraskan seluruh anggota organisasi dalam kegiatan pelaksanaan, serta agar seluruh anggota organisasi dapat bekerja sama dalam pencapaian tujuan bersama. Tindakan tersebut antara lain: mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan mendistribusikan tugas, wewenang dan tanggungjawab memberikan pengarahan penugasan dan motivasi.Manfaat dari fungsi pelaksanaan ini adalah terciptakannya keseimbangan tugas, hak dan kewajiban masing-masing bagian dalam organisasi, dan mendorong tercapainya efisiensi serta kebersamaan dalam bekerjasama untuk tujuan bersama.

(d)Fungsi pengendalian (controlling), berupa tindakan pengukuran kualitas penampilan, dan penganalisaan serta pengevaluasian penampilan yang diikuti dengan tindakan perbaikan yang harus diambil terhadap penyimpangan yang terjadi (diluar batas toleransi). Tindakan-tindakan tersebut meliputi antara lain:mengukur kualitas hasilmembandingkan hasil terhadap standard kualitasmengevaluasi penyimpangan yang terjadimemberikan saran-saran perbaikanmenyusun laporan kegiatan.Manfaat dari fungsi pengendalian adalah memperkecil kemungkinan kesalahan yang terjadi dari segi kualitas, kuantitas, biaya maupun waktu.

1.4. Tujuan.

Tujuan pokok dari manajemen adalah mengelola fungsi-fungsi manajemen sedemikian rupa sehingga diperoleh hasil optimum sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan, penggunaan sumber daya yang seefisien dan seefektif mungkin. Untuk mencapai tujuan manajemen, maka perlu diusahakan pengawasan terhadap mutu, biaya dan waktu.

1.5 Tingkatan Manajemen

Penerapan manajemen untuk tiap bagian berbeda-beda sesuai dengan orientasi dan tingkatannya. Berdasarkan pada orientasi dan tingkatannya manajemen dapat dibagi menjadi tiga bagian :

1.Manajemen Puncak (Higher Management)Manajemen disini berkaitan dengan seluruh kegiatan manajemen organisasi secara luas, umum dan menyeluruh. Manajernya merupakan manajer puncak/top manajer yang bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasi. Manajemen puncak terdiri dari para eksekutif, seperti: presiden direktur, kepala cabang yang merupakan level tertinggi.

2.Manajemen Menengah (Middle Management)Manajemen disini ruang lingkupnya berkaitan dengan manajemen pada bagian yang menjadi tanggungjawabnya. Manajemya adalah manajer menengah / madya yang merupakan manajer departemen yang mengkoordinir/ membawahi beberapa seksi atau bagian yang merupakan level menengah/ fungsional pada instruktur organisasinya.3.Manajer Tingkat Bawah (Lower Management)Manajemen ini berkaitan dengan manajemen tingkat operasional yang berhubungan langsung dengan tenaga-tenaga operasional. Manajemya adalah manajer operasional, merupakan level bawah pada struktur organisasinya.

Pada prinsipnya seorang manajer harus memiliki kemampuan / kemahiran dan orientasi yang berkaitan dengan tugas, tanggungjawab, fungsi dan peranannya dalam mencapai tujuan manajemen dan organisasi. Ada 3 (tiga) kemampuan dan orientasi yang harus dimiliki seorang manajer, yaitu:

(a)Kemampuan mengkonsepkan (Conceptual Skill)Adalah kemampuan untuk mengidentifikasikan masalah sesuai dengan keadaan, kondisi, situasi yang ada, juga menentukan variabel dan faktor-faktor, kemudian menganalisis dengan alternatif-altematif yang luas, untuk menentukan keputusan dan yang akan diambil sehingga dapat mencapai hasil yang maksimal. Termasuk dalam kemampuan ini adalah membuat perencanaan yang menyeluruh dan komprehensif serta menentukan solusi dan persoalan-persoalan organisasi secara strategis.

(b)Kemampuan berhubungan dengan peserta lain (Human Skill)Adalah kemampuan untuk berhubungan dan berkomunikasi dengan orang lain, sehingga tercipta partisipasi dan suasana yang serasi/ harmonis diantara kelompok-kelompok yang berkaitan untuk mendukung pencapain tujuan yang telah ditentukan, juga mampu memberi instruksi, mengkoordinir dan memberi motivasi serta menumbuhkan kepercayaan orang lain.

(c)Kemampuan Teknik (Technical Skill)Adalah kemampuan untuk melakukan tugas-tugas bersifat teknis yang menjadi tanggungjawabnya, yang berkaitan dengan prosedur, proses, teknik dan peralatan yang bersifat operasional, juga termasuk kemampuan untuk mengoperasikan peralatan dan teknik serta urutan-urutan melaksanakan suatu pekerjaan di lapangan. Hubungan tingkatan manajemen dengan kemampuan yang harus dimiliki seorang manajer mempunyai porsi yang berbeda pada setiap tingkatan manajemen atau tingkat manajer seperti gambar 1. 1 di bawah ini.

Kemampuan yang dimilikiTingkatan Manajemen

CManajemen Puncak

BManajemen Menengah

AManajemen Bawah

Keterangan: A = Technical Skill B = Human SkillC = Conceptual Skill

Gambar 1.1 : Hubungan tingkatan manajemen dengan kemampuan yang (sumber: Tim Manajemen Konstruksi, "Diktat Kuliah Manajemen Konstruksi ", JTS-FTSP UII, 1997, Yogyakarta.)

Pada gambar di atas terlihat kemampuan human skill dibutuhkan pada semua tingkatan manajemen dengan porsi yang hampir sama. Conceptual skill lebih dominan pada level manajer puncak, sedangkan technical skill lebih dominan pada level manajer bawah.

1.6 Strategi Manajemen.

Didalam melaksanakan analisis strategi bisnis suatu perusahaan dengan menggunakan model strategi manajemen perlu ditinjau beberapa aspek yang antara lain :Misi perusahaan (company mission)Profil perusahaan (companyprofile)Kondisi lingkungan ekstemal (external environment)Tujuan jangka panjang (long-term objective)Kebij akan dasar (grand strategy)Strategi operasional (operational strategy)

(a)Misi perusahaan (company mission).Misi atau tugas yang diemban suatu perusahaan memiliki ciri yang berbeda dari satu perusahaan dengan perusahaan yang lain. Misi menunjukkan :

luas jangkauan operasi suatu perusahaaan jenis dari produk yang dihasilkan pasar yang hendak dituju serta teknologi yang digunakan.

Suatu misi memerlukan beberapa unsur untuk dirumuskan, antara lain: tingkat kepercayaan akan mencapai Break Event Point dari barang/jasa yang dihasilkan. tingkat kepuasan konsumen terhadap barang/ jasa yang dihasilkan. tingkat teknologi yang digunakan pada kualitas serta harga tertentu. tingkat pengembangan kemampuan sumber daya manusia dalam perusahaan tingkat kepercayaan terhadap filosofi usaha yang dipilih tingkat kepercayaan terhadap konsep orisinil yang dimiliki

(b)Profil perusahaan (company profile).Profil perusahaan dianalisis menggunakan "SWOT analysis", dimana kondisi internal perusahaan akan dapat diketahui berkenaan tinjauan atas sisi kekuatan (Strength) maupun kelemahan (weakness) dari sumber daya dan dana yang dimiliki. Bila ditinjau dari kondisi eksternal perusahaan dapat ditinjau berdasar peluang (Opportunity) dan ancaman (threat) yang dimiliki.

(c)Kondisi lingkungan internal (internal environment)Kekuatan (Strength) yang mendorong tumbuh serta perkembangannya suatu perusahaan dapat berupa: spesifikasi produk yang dihasilkan pangsa pasar yang dikuasai sumberdaya manusia yang dimiliki teknologi temuan yang digunakan aset / kekayaan yang dimiliki.

(d)Kelemahan (Weakness) yang terkandung didalam perusahaan antara lain dapat berupa: produk pesaing yang timbul pasar yang luas dengan produk baru yang terus bertambah sistem penjualan yang menimbulkan biaya ekonomi tinggi teknologi mulai ketinggalan dibanding pesaing dengan peralatan yang lebih canggih inefisiensi didalam pemanfaatan sumber daya dan dana yang dimiliki.

e)Kondisi lingkungan ekstemal (external environment).Kondisi lingkungan ekstenal menggambarkan peluang serta ancaman yang dapat mempengaruhi strategi manajemen, dapat dianalisis dengan menggunakan "SWOT analysis"

Peluang (oppurtunity) yang bisa diperoleh didalam pengambilan keputusan strategic akibat kondisi luar antara lain : kebijakan makro ekonomi (misal : Proteksi) kondisi sosial politik suatu negara yang mendukung perubahan teknologi yang terjadi diversifikasi usaha dan lain-lain.

Ancaman (threat) yang timbul akibat kondisi lingkungan luar dapat berupa: deregulasi yang selalu berubah diluar kontrol perusahaan persaingan yang tajam dari keputusan strategi bersaing muncul produk subsitusi baru ekonomi biaya tinggi akibat pungutan-pungutan.

(f)Tuiuan jangka panjang (long-term objective).Tujuan jangka panjang perusahaan merupakan sasaran perusahaan didalam menjalankan usahanya dapat meliputi: profitabilitas, berupa ukuran kemampuan perusahaan didalam menghasilkan laba (ROI, ROA) Produktifitas berupa ukuran tingkat efisiensi didalam menghasilkan suatu produk dengan faktor produksi tertentu posisi didalam persaingan, berupa kemampuan bersaing secara optimal (market share) perusahaan teknologi berupa kemampuan perusahaan untuk menguasai dan memimpin didalam penguasaan teknologi yang mutakhir pengembangan sumber daya manusia, berupa peningkatan kemampuan dan kualitas SDM.

(g)Kebijakan dasar (grand strategy).Kebijakan dasar perusahaan umumnya direncanakan secara komprehensif agar mencapai tujuan jangka panjang dalam lingkungan dinamis. Kebijakan dasar umumnya terdiri dari: konsentrasi pertumbuhan pada sektor yang telah berhasil pengembangan pasar didalam negeri dan bila memungkinkan diluar negeri pengembangan produk baru yang mempunyai basis yang sama dengan produk yang terdahulu perusahaan harus inovatif didalam menciptakan produk baru kerjasama dengan perusahaan lain untuk mempekuat struktur usaha perluasan bidang usaha /diversifikasi usaha integrasi secara horizontal dalam bidang usahanya yang beragam.

(h)Strategi operasional (operational strategy).Strategi operasional terdiri atas tiga piranti operasional yaitu strategi jangka pendek strategi fungsional dan strategi kebijakan, yang berupa: tuntutan dari tujuan jangka panjang dalam periode tahunan dengan memakai ukuran efektifitas (ROI, ROA, Stock price, market share dll.nya). strategi jangka pendek didalam fungsi perusahaan agar tujuan jangka pendek dapat tercapai (accounting, R&D, produksi, pemasaran dll.nya). strategi kebijakan umumnya dituangkan didalam petunjuk pelaksanaan, yang menyangkut pemikiran, pengambilan keputusan dan yang harus diambil dalam organisasi.