ANALISA SISTEM PENCATATAN DATA PENJUALAN

SHOWROOMSUPERMAL KARAWACI

TANGERANG

MAKALAH METODE PENELITIANDiajukan untuk memenuhi persyaratan mendapatkan nilai Ujian Akhir Semester IVDisusun Oleh :

NAMA MAHASISWA : NIM :1. M.Husni Thamrin 120902322. Diding 120902383. Fuad Tasyakur 120902304. Agung Margiansyah 120902245. Armiadi 12090231•Cucuk Handri R 12090251•Robby F. Anggriawan 12090247

PENDAHULUAN

UmumIklim persaingan usaha di Indonesia semakin hari semakin memanas. Badan-badan usaha yang memiliki inovasi

dalam setiap produk-produk yang ditawarkan, tentu akan memiliki peluang lebih besar untuk terus survive bahkan berkembang. Sedangkan badan-badan usaha yang cenderung tidak mengikuti kebutuhan pasar yang kian hari kian kompleks, maka ia akan tergerus oleh persaingan yang penuh dengan inovasi-inovasi baru.

Rupanya hal inilah yang dilihat oleh PT. Eigerindo Multi Produk Industri. Produsen barang-barang kebutuhan kegiatan adventure (semacam climbing, mountening, dll) dengan brand yang cukup terkenal selama ini yaitu Eiger. Perusahaan yang dulunya hanya bermula dari usaha rumahan kecil-kecilan ini, kini telah tumbuh menjadi sebuah perusahaan yang cukup besar. Ini tidak terlepas dari inovasi-inovasi yang terus coba dilakukan oleh perusahaan ini. Pada awalnya PT. Eigerindo MPI hanya memproduksi barang-barang kebutuhan kegiatan outdoor saja, namun kini produk-produknya telah mencakup banyak aspek kebutuhan pasar.

Bahkan pada awal 2008, PT. Eigerindo MPI juga mengakuisisi sebuah brand yang sebelumnya sudah cukup dikenal masyarakat yaitu Bodypack, yang sebelumnya berada dibawah vendor yang bernama PT. EMPI Sanjaya. Proses akuisisi ini terjadi setelah terdapat banyak permasalahan di dalam sistem yang berlaku pada PT. EMPI Sanjaya, mulai dari sistem marketing, accounting sampai kepada masalah kepegawaian.

Setelah sepenuhnya berada di bawah pengelolaan PT. Eigerindo MPI, Bodypack berdiri sejajar dengan Eiger. Semua sistem yang diberlakukan di outlet-outlet/counter-counter Eiger juga mulai diberlakukan pada outlet/counter Bodypack. Tidak terkecuali outlet/showroom yang berlokasi di Supermal Karawaci, sebuah pusat perbelanjaan yang di anggap potensial untuk memasarkan produk-produk dari PT. Eigerindo MPI.

Kini, sebagai salah satu bagian dari PT. Eigerindo MPI, showroom Bodypack yang berlokasi di Supermal Karawaci ini juga dilengkapi dengan sistem yang memang selama ini diterapkan oleh perusahaan tersebut. Selain untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi sebelumnya, juga agar dapat terintegrasi dengan baik dengan kantor pusat PT. Eigerindo MPI. Inilah yang kemudian menjadi fokus perhatian kami, bagaimana sistem (khususnya sistem penginputan penjualan) yang kini diberlakukan pada showroom Bodypack. Untuk itu kami akan mencoba menguraikannya dalam makalah yang berjudul “Analisa Sistem Pencatatan Data Penjualan Pada Showroom Bodypack Supermal Karawaci”.

Maksud dan Tujuan

Adapun maksud dan tujuan dari penulisan makalah ini adalah :1.Untuk memenuhi tugas kelompok pada mata kuliah Metode Penelitian;2.Sebagai bahan pembelajaran dan persiapan bagi mahasiswa dalam pembuatan KKP kemudian pada semester berikutnya;3.Sebagai media bagi mahasiswa untuk mengenal dunia kerja;4.Sebagai implementasi dari ilmu dan pengetahuan yang telah didapat selama mengikuti perkuliahan.

Metode PenelitianDalam penyusunan makalah ini, tentu saja kami membutuhkan data-data yang berkaitan dengan pembahasan yang ingin kami paparkan. Oleh karena itu, untuk memperolah data yang lengkap dan akurat, kami menggunakan beberapa metode sebagai media untuk memudahkan dalam penyusunan makalah ini. Adapun metode yang kami gunakan adalah sebagai berikut :1.Metode ObservasiMetode observasi dilakukan sebagai langkah untuk mengumpulkan data primer. Dimana penyusun terjun langsung ke lokasi sumber informasi terkait untuk memperoleh data-data yang diperlukan;2.Metode WawancaraWawancara merupakan metode pengumpulan data dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan secara langsung kepada narasumber-narasumber yang terkait dengan permasalahan yang dibahas;3.Metode Penelitian KepustakaanPenelitian dilakukan dengan mempelajari buku-buku maupun catatan-catatan perkuliahan sebagai referensi penunjang yang berkaitan dengan pembahasan dalam makalah yang disusun.

Ruang Lingkup

Untuk memudahkan dalam proses penyusunan makalah ini, dan untuk membatasi permasalahan yang akan dibahas di dalamnya agar tidak terlalu luas dan bahkan menjadi bias, maka kami memberikan batasan permasalahan hanya pada lingkup bagaimana mekanisme transaksi penjualan yang diterapkan di showroom Bodypack Supermal Karawaci, sampai pada proses pembuatan dan pengiriman laporan ke kantor pusatnya di Bandung.

LANDASAN TEORI Konsep Dasar Sistem

A. Pengertian Sistem

Sistem merupakan jalur kegiatan yang dibuat untuk diikuti dan dilaksnakan dalam sebuah perusahaan atau organisasi, sehingga kegiatan perusahaan atau organisasi tersebut berjalan dengan baik dan benar.

Suatu sistem adalah kesatuan, dimana masing-masing unsur yang ada di dalamnya merupakan keseluruhan dari susunan kesatuan itu. Berdasarkan hal tersebut, banyak para ahli mengemukakan pendapat keseluruhan dari susunan kesatuan itu. Berdasarkan hal tersebut, banyak para ahli mengemukakan pendapat yang berbeda-beda mengenai definisi sistem. Menurut Moscove, “sistem adalah suatu entity yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan, yang bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu”. Menurut Murdick, “sistem adalah suatu kumpulan elemen-elemen yang dijadikan satu untuk tujuan umum”. Sedangkan menurut Cole Neuschel, “sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama perusahaan”.

Dari berbagai pendapat mengenai sistem di atas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa “ sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu saran yang tertentu”. (Jerry Fitz Gerald, Analisa Design Sistem Informasi,2001,1)

Atau dapat juga diartikan bahwa “sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang terediri dari manusia, alat-alat, prosedur dan konsep yang dihimpun untuk maksud dan tujuan yang sama”. (Gordon B. Davis, Analisa sistem Akuntansi,1997,7)

B. Karakteristik SistemSuatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang menjdi ciri pada suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :•Komponen Sistem (Components)Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi membentuk suatu kesatuan, komponen sistem dapat berupa susisteem. •Batasan Sistem (Boundary)Merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisah.•Lingkungan Luar Sistem (Environment)Merupakan segala bentuk apapun yang berada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

•Penghubung Sistem (Interface)Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini, memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke subsistem lainnya.•Masukan Sistem (Input)Merupakan suatu energi yang dimasukkan ke dalam sistem yang berupa pemeliharaan (Maintenance Input) dan sinyal (Signal Input).•Keluaran Input (Output)Merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.•Pengolah Sistem (Process)Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.•Sasaran Sistem (Objective)Suatu sistem mempunyei sasaran (Objective) dan tujuan (goal) yang pasti, yang menentukan masukan dan keluaran sistem.

C. Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, di antaranya adalah sebagai berikut :•Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)•Sistem Alamiah (Nature System) dan Sistem Buatan (Human Made System)•Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)•Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)Tahapan dari daur hidup sistem, yaitu :•Mengenai adanya kebutuhan sistem•Pembangunan sistem •Pemasangan sistem•Pengoperasian sistem•Sistem menjadi usang

D. Pengertian Informasi Informasi adalah data yang diklasifikasikan dan diolah, yang berguna dalam pengambilan keputusan. Informasi juga dapat diartikan sebagai berikut, “informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”. (Jogiyanto Hartono, Analisis dan Design Sistem Informasi, 2001,8)

Nilai informasi (Value Of Information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

Kualitas informasi trgantung dari 3 (tiga0 hal, yaitu :•Akurat (Accurate)Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, dimana informasi harus jelas dan mencerminkan maksudnya.•Tepat Waktu (Timelines)Informasi yang datang kepada penerima tidak boleh terlambat, sebab informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Jika informasi terlambat, maka akan berakibat fatal bagi suatu organisasi.•Relefan (Relevance)Informasi harus mempunyai manfaat untuk pemakainya.

E. Pengertian Sistem Informasi Informasi didapat dari suatu proses di dalam suatu sistem yang disebut informasi (Information Processing System). (Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis, Analisis Sistem Informasi, Jogiyanto Hartono, 2001,11)

Sistem Informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (Building Block), yang terdiri dari :•Blok masukan (Input Block)Merupakan input yang mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.•Blok Model (Model Block)Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika model matematika, yang akan memanipulasi data input dan data yang tersedia dalam basis data untuk memperoleh keluaran yang diinginkan.•Blok keluaran (Output Block)•Blok teknologi (Technonolgy Block) Teknologi terdidri dari 3 (tiga) bagian utama, yaitu : -Teknisi (Brainware) -Perangkat lunak (Software) -Perangkat keras (Hardware)•Blok basis data (Database Block)•Blok kendali (Control Block)

F. Pengertian Sistem Informasi ManajemenSistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan penerapan sistem informasi di dalam

suatu organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh tingkatan manajemen.

Pengertian Sistem Informasi Manajemen yaitu, “sistem informasi adalah sistem manusia atau mesin yang menyediakan informasi pengambilan keputusan suatu organisasi”. (Gordon B. Davis, Kerangka Dasar SIM, 2001,15) G. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer dikenal dengan istilah Sistem Informasi Akuntansi (SIA). “Sistem Informasi Akuntansi badalah suatu set atau paket sumber daya informasi dan model dalam suatu organisasi yang bertugas untuk menyiapkan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari kegiatan pengumpulan dan pengolahan data transaksi”. (Barry E. Cushing, Sistem Informasi Akuntansi dan Organisasi Perusahaan, 1992,16)

“Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang berutugas mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisa, dan mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi finansial yang relefan bagi pihak-pihak luar dan pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen)”. (Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin, Analisis Design Sistem Informasi, 2001,17)

SIA bertanggung jawab untuk memberikan informasi keuangan dan informasi lainnya dengan cara mengumpulkan dan mengolah data transaksi kemudian didistribusikan kepada pemakai. SIA dapat dipakai oleh perusahaan yang telah terkomputerisasi maupun perusahaan yang masih bersifat manual dalam pengolahan data akuntansinya.

H. Pengertian Sistem AkuntansiSistem Akuntansi berasal dari 2 (dua) kata yaitu sistem, yang berarti suatu kumpulan

elemen-elemen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu, dan akuntansi merupakan bahasa bisnis yang dapat memberikan informasi tentang kondisi ekonomi suatu bisnis dan hasil usahanya pada suatu waktu atau periode tertentu.

“Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengolahan perusahaan”. (Mulyadi, Kerangka Dasar SIA, 1997,4)

Peralatan Pendukung (Tools System)Di dalam merancang sebuah sistem diperlukan suatu peralatan yang dapat mendukung

terciptanya sebuah rancangan. Peralatan pendukung (Tools System) merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol, lambang, diagram, yang menunjukan secara tepat arti dan fungsinya.

Adapun peralatan pendukung yang digunakan untuk merancang suatu sistem baru yaitu berupa Diagram Alir Data (DAD) dan Kamus Data.

A. Diagram Alir Data (DAD)Diagram Alir Data adalah suatu jaringan (network) yang menggambarkan suatu sistem

automat atau komputerisasi manual atau gabungan dari keduanya dalam suatu sistem yang saling berhubungan, sesuai dengan aturan mainnya. Simbol-simbol yang digunakan dalam membuat Diagram Alir Data adalah seperti yang ada di daftar simbol, dengan penjelasan sebagai berikut :

•Kesatuan Luar (External Entity)•Proses (Process)•Arus Data (Data Flow)•Simpanan Data (Data Store)

Langkah-langkah di dalam membuat Diagram Alir Data dapat dibagi menjadi 3 (tiga) tahap, yaitu terdiri dari :

•Diagram Konteks, yaitu diagram yang dibuat untuk menggambarkan sistem sevara global dari keseluruhan sistem yang ada.

•Diagram Nol, yaitu diagram yang dibuat untuk menggambarkan tahapan proses secara lebih terperinci dari tahapan proses pada Diagram Konteks.

•Diagram Detail, yaitu diagram yang dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam Diagram Nol.

B. Kamus Data (Data Dictionary)Kamus Data atau Data Dictionary atau disebut juga dengan istilah System Data Dictionary adalah

katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.Kamus Data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat. Adapun isi dari kamus data adalah sebagai berikut :•Nama Arus Data•Alias•Tipe Data.•Arus Data•Penjelasan

•Periode•Volume •Struktur Data

Selain hal-hal tersebut di atas, kamus data juga mempunyai sebuah bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan. Yang disebut dengan notasi. Notasi pada kamus data dibagi menjadi dua macam, yaitu :

•Notasi Tipe Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data.

Notasi yang umum digunakan adalah seperti pada tabel sebagai berikut :

Tabel II.1 Notasi Tipe Data

NOTASI

X Setiap Karakter

9 Angka Numerik

A Karakter Alphabet

Z Angka Nol ditampilkan sebagai spasi kosong

. Titik sebagai pemisah ribuan

, Koma sebagai pemisah pecahan

- Hypen sebagai tanda penghubung

/ Slash sebagai tanda pembagi

•Notasi Stuktur Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang umum

digunakan adalah sebagai berikut :

Tabel II.2 Notasi Struktur Data

NOTASI ARTI

X Setiap Karakter

9 Angka Numerik

A Karakter Alphabet

Z Angka Nol ditampilkan sebagai spasi kosong

. Titik sebagai pemisah ribuan

, Koma sebagai pemisah pecahan

- Hypen sebagai tanda penghubung

/ Slash sebagai tanda pembagi

ANALISA SISTEM BERJALAN

UmumAdventure atau petualangan kini sudah menjadi gaya hidup bagi sebagian masyarakat Indonesia , bahkan

telah dimulai sejak beberapa puluh tahun yang lalu. Ini ditandai dengan banyak bermunculannya organisasi-organisasi atau kelompok-kelompok pecinta alam, bahkan merambah sampai ke wilayah kampus. Hampir semua perguruan tinggi kini memiliki organisasi pecinta alam. Dan itu telah dimulai sejak era 60-an, dengan lahirnya Mapala (Mahasiswa Pecinta Alam).

Pada awalnya kegiatan petualangan di alam bebas ini hanya dilengkapi dengan peralatan sederhana, mulai dari tas sampai perlengkapan lainnya. Hal inilah yang tujuh belas tahun lau dilihat oleh PT. Eigerindo MPI (yang pada saat itu hanya berupa CV) sebagai suatu peluang usaha, dengan memproduksi tas-tas untuk keperluan kegiatan petualangan. Perusahaan kecil ini kemudian terus berkembang dengan segala kreasi dan inovasinya memenuhi kebutuhan pasar.

Selain pemenuhan kebutuhan terhadap apa yang diistilahkan adventure lifestyle, perusahaan ini juga mengikuti perkembangan pasar yang mulai beralih ke era digital. Perkembangan teknologi yang semakin pesat mengakibatkan munculnya gaya hidup baru yang di sebut e-lifestyle. Peluang ini kembali diambil oleh PT. Eigerindo MPI, dengan memproduksi tas-tas untuk laptop (laptop bag), tas kamera, handphone case dan lain-lain.

Tinjauan Perusahaan PT. Eigerindo MPI memiliki visi untuk menjadi perusahaan global yang diakui dan visioner dalam bisnis Adventure Lifestyle dan e-Lifestyle.

Sedangkan misi yang ingin dicapai oleh perusahaan ini adalah sebagai berikut : 1.Untuk berinvestasi dalam pengembangan kehidupan manusia secara keseluruhan dengan memungkinkan pembangunan karakter, kompetensi, dan kasih sayang sesuai dengan panggilan mereka untuk menjadi individu yang penting dan berisi (bermanfaat).

2.Untuk mengembangkan sistem waralaba, e-commerce, dan sistem lisensi sebagai strategi distribusi global.3.Petualangan untuk memperluas produk dan layanan menjadi tiga tema; technical adventure, travelling adventure, dan e-lifestyle adventure.4.Untuk memperluas bisnis e-lifestyle di pasaran dan cyber market.5.Untuk membentuk sistem dan budaya organisasi kelas dunia yang didukung oleh teknologi dan inovasi terkemuka.6.Untuk menyediakan produk-produk dan jasa berkualitas yang beredar untuk memenuhi kebutuhan pelanggan kami.7.Untuk menjadi perusahaan terhormat yang memiliki peran yang signifikan dalam :- Perawatan ekosistem global- Sosial budaya global- Perawatan global cyber

Sejarah Perusahaan

PT. Eigerindo Multi Produk Industri atau dikenal sebagai Eiger adalah perusahaan yang paling terkenal di Indonesia khususnya di bidang manufaktur dan ritel peralatan petualangan. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1993 oleh Mr. Ronny Lukito di Bandung. Nama perusahaan, Eiger, terinspirasi oleh gunung Eiger, sebuah gunung terkenal di Alpen Bernese, Swiss, yang mencapai ketinggian 3.970 meter di atas permukaan laut. Dimulai dengan fasilitas yang sangat terbatas, perusahaan ini memulai untuk memproduksi tas dengan hanya dua mesin sederhana di Bandung Jalan Cihampelas No 22. Dan di tempat yang sama kemudian dibuka sebuah toko kecil untuk menjual tas hasil produksinya.

Perusahaan ini memproduksi tas dan peralatan petualangan. Produk perusahaan ini hadir dalam tiga merek utama, Eiger dengan posisi Adventure Lifestyle, Bodypack dengan posisi e-Lifestyle, dan Nordwand dengan posisi Outdoor Lifestyle. Merk perusahaan ini banyak diakui sebagai merk lokal terkemuka di Indonesia. Pada tahun 2009 perusahaan ini terdaftar sebagai salah satu dari Top 250 Indonesia Original Brands oleh majalah bisnis terkemuka Swa. Hal ini menunjukkan kerja keras, tekad, dan komitmen hari demi hari pada keunggulan kualitas dan reputasi yang luar biasa.

Apa yang sudah dimulai sebagai sebuah toko kecil dan produksi dengan hanya dua mesin jahit di Jalan Cihampelas No 22 Bandung tujuh belas tahun yang lalu, telah berkembang menjadi pemimpin pasar dalam industri tas dan peralatan petualangan di Indonesia. Sampai sekarang perusahaan ini memiliki 6 Eiger Adventure Store, 18 showroom, dan 88 counter yang tersebar di seluruh Indonesia.

Salah satu showroom yang dimilikinya berlokasi di Supermal Karawaci, sebuah pusat perbelanjaan yang cukup besar yang terletak di barat Jakarta. Showroom ini khusus hanya menjual produk-produk dengan brand Bodypack.

Pada awal dibukanya, showroom ini masih dikelola oleh vendor yang masih berada di bawah naungan PT. Eigerindo MPI, yaitu PT. EMPI Sanjaya. Namun dalam perjalanannya, vendor ini mengalami banyak permasalahan, mulai dari sistem penjualan yang tidak berjalan dengan baik, pengawasan yang buruk terhadap counter-counter atau outlet/showroom yang dikelolanya, kemudian sistem accounting yang juga berjalan kurang baik, sampai kepada masalah kepegawaian. Hingga akhirnya sejak awal 2008 semua hal yang berkaitan dengan pengelolaan Bodypack diambil alih oleh induk perusahaannya, PT. Eigerindo MPI.

Kantor pusat dan pabrik PT. Eigerindo MPI kini beralamat di :Jl. Raya Soreang Km. 11,5 No. 90ACilampeni – Katapang,Bandung

Struktur Organisasi

Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, masalah struktur organisasi memegang peranan yang sangat penting. Setiap perusahaan harus mempunyai struktur organisasi yang baik agar koordinasi dan tata kerja dapat tergambar dengan jelas, sehingga dapat berfungsi dengan maksimal. Bentuk organisasi ada berbagai macam dan untuk memilih yang terbaik sangat tergantung dengan situasi dan kondisi masing-masing perusahaan atau organisasi serta tujuan yang ingin dicapai.

Struktur organisasi yang baik harus dapat menggambarkan fungsi-fungsi dan pengelompokkan kerja masing-masing personil atau bagian. Peranan dari struktur organisasi menunjukkan tipe atau bentuk organisasi yang dipergunakkan, juga merupakan perwujudan hubungan fungsi-fungsi wewenang dan tanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas masing-masing personil atau bagian.

Berdasarkan hal di atas, PT. Eigerindo juga berusaha menerapkan struktur organisasi yang baik. Berikut ini adalah gambar struktur organisasi serta fungsi personil atau bagian yang ada di PT. Eigerindo Multi Produk Industri :

Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. Eigerindo MPI

Prosedur Sistem Berjalan

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang sudah kami lakukan dalam mempelajari sistem penginputan data penjualan di Showroom Bodypack, berikut ini kami akan menguraikan prosedur yang berlaku dalam sistem di atas:1.Proses Penjualan

Setelah terjadi penawaran terhadap customer, kemudian customer memutuskan untuk membeli barang, petugas showroom (wiraniaga) membuatkan faktur. Kemudian faktur tersebut di berikan kepada customer sebagai bukti pembelian barang. Dengan faktur tersebut customer melakukan transaksi pembayaran dengan kasir.2.Proses Input Penjualan.

Dengan membawa faktur customer melakukan transaksi dengan kasir. Kemudian kasir menginput penjualan tersebut ke komputer. Dan sebagai tanda bukti pembayaran, kasir mencetak struk untuk diberikan kepada customer bersama barang yang dibeli.3.Proses Pengiriman Laporan

Faktur tersebut kemudian oleh kasir/wiraniaga dijadikan sumber data untuk proses pengiriman laporan ke kantor pusat. Dari faktur-faktur tersebut, kasir/wiraniaga membuat Laporan Penjualan Harian (LPH). Kemudian dari LPH itu, kasir menyusun Rekap Penjualan sebagai laporan yang akan dikirimkan ke kantor pusat. Faktur dan LPh tersebut kemudian disimpan sebagai arsip penjualan, yang bisa dibuka kembali bila terjadi permasalahan dalam administrasi penjualan.4.Proses Pengiriman Barang

Setelah laporan penjualan masuk ke kantor pusat (dalam hal ini bagian marketing), kemudian diolah kembali oleh bagian marketing untuk menjadi laporan yang akan diserahkan kepada pimpinan perusahaan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan (namun dalam konteks pembahasan kami, proses ini tidak dijelaskan secara detail karena di luar lingkup masalah yang kami bahas). Laporan penjualan ini juga kemudian menjadi dasar tindak lanjut pengiriman barang ke showroom Bodypack. Berdasarkan data barang yang terjual, bagian marketing membuat estimasi barang yang akan dikirim ke showroom Bodypack. Untuk itu bagian marketing membuatkan Surat Pengiriman Barang yang ebrisi daftar barang yang akan dikirim, dan menyerahkannya ke bagian gudang agar bisa segera menyiapkan barang yang akan dikirim berdasarkan daftar barang dalam SPB. Selain itu, laporan berupa Rekap Penjualan itu disimpan sebagai arsip.

Setelah barang siap, adm. Gudang membuatkan Surat Jalan (SJ) sebagai pengantar barang keluar dari gudang untuk segera dikirimkan ke showroom. Kemudian barang dikirim langsung ke showroom dengan dilampiri SJ dan SPB. Barang yang dikirim tersebut kemudian diterima showroom dan kembali dijual.

Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. Eigerindo MPI

Kamus Data Masukan a. Nama Arus Data : Faktur Pajak Sederhana Alias : Faktur Bentuk Data : Cetakan Manual Arus Data : Customer - Proses 1.0

Proses 1.0 - Kasir Penjelasan : Sebagai bukti pembelian dari customer untuk

melakukan transaksi dengan kasir Periode : Setiap ada penjualan Struktur Data = Header + Content + Footer Header = Logo Perusahaan+Alamat+No.NPWP+Judul Logo Perusahaan *Logo Eiger*

Alamat Perusahaan *Alamat Kantor Pusat PT. Eiger* No. NPWP =NPWP Perusahaan Judul *Nama Dokumen*

Content : 1{Artikel+Nama Barang+Kwantitas+Harga+Jumlah Artikel *Kode Barang*}3 Nama Barang *Nama Tipe/Model Barang* Kwantitas *Jumlah Barang yang Dibeli* Harga *Harga Barang* Jumlah *Jumlah Harga*

Footer : Tanggal+Total+Keterangan Pajak Tanggal = Tanggal+Bulan+Tahun Total *Berisi Total Pembelian* Keterangan Pajak =Jumlah Harga Jual Termasuk PPN 10%

b.Nama Arus Data : Data POS Alias : Data POS Bentuk Data : Program Komputer Arus Data : Kasir – Proses 2.0 Penjelasan : Sebagai media input data ke komputer dan untuk

mencetak struk pembayaran Periode : Setiap kali terjadi transaksi Struktur Data : Header+Content+Footer Header : Nama Toko+Hari/Tanggal+Kasir+No.Struk

Nama Toko =Eiger Adventure Store Hari/Tanggal =Hari+Tanggal+Bulan+Tahun Kasir *Nama Kasir* No.Struk *Nomor Struk Pembayaran*

Content : 1{Kode Barang+Deskripsi Barang+Satuan+Harga +Banyak+Disc+Jumlah}5

Kode Barang *Kode/Artikel Barang* Deskripsi barang *Nama Tipe/Model Barang* Satuan =Pcs Harga *Harga Barang* Banyak *Jumlah Barang yang Dibeli* Disc *Diskon dalam Persen* Jumlah *Jumlah Harga*

Footer : Sub Total +Discount+Bayar+Kembali Sub Total *Berisi Total Pembelian* Discount *Jumlah Diskon dalam Rupiah* Bayar *Uang Bayar* Kembali *Uang kembali*

c.Nama Arus Data : Laporan Penjualan Harian Alias : LPH Bentuk Data : Cetakan Manual Arus Data : Kasir – Proses 3.0 Penjelasan : Untuk memberikan informasi tentang penjualan harian Penjelasan : Setiap hari Struktur Data : Header+Content+Footer Header : Judul+Nama Toko+Tanggal+Dibuat Oleh

Judul *Nama Dokumen* Nama Toko = Showroom Bodypack Karawaci Tanggal =Tanggal+Bulan+Tahun Dibuat Oleh *Nama yang Membuat*

Content : 1{No.Nota+Kode Barang+Banyaknya+Jumlah Harga}20No.Nota *Nomor Nota/Faktur*Kode Barang *Kode/Artikel Barang*Banyaknya *Jumlah Barang*Jumlah Harga *Jumlah Harga*

Footer : Total Nota+Total Barang+Total Harga+Ttd yang Membuat+Diperiksa

Total Nota *Jumlah Nota/Faktur* Total Barang *Jumlah Barang yang Terjual dalam Sehari* Total Harga *Jumlah Omset dalam Sehari* Ttd yang Membuat *Tanda Tangan Yang Mengisi LPH* Diperiksa *Tanda Tangan yang Memeriksa*

d.Nama Arus Data : Surat Pengiriman Barang Alias : SPB Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Kantor Pusat – Proses 4.0 Penjelasan : Menunjukkan keterangan jenis, harga dan jumlah barang

yang dikirim ke showroom Periode : Setiap kali pengiriman barang Struktur Data : Header+Content+Footer Header : Logo+Alamat Perusahaan+Judul+No.Bukti

+Tanggal+Kode Toko+Nama Toko+Alamat Toko +Keterangan

Logo *Logo Brand Bodypack* Alamat Perusahaan *Alamat Kantor Pusat* Judul *Nama Dokumen* No.Bukti *Nomor Surat Pengiriman Barang*

Content : 1{Artikel+Nama Barang+Kwantitas+Satuan+Harga Satuan +Brutto+Diskon+Netto+Total}16 Artikel *Kode Barang* Nama Barang *Nama Tipe/Model Barang* Kwantitas *Jumlah Barang yang Dikirim* Satuan =Pcs Harga Satuan *Harga Barang per Pcs* Brutto *Harga Kotor Barang Sebelum Diskon* Diskon *Diskon Pembelian, Biasanya untuk Pemb. Grosir* Netto *Harga Bersih Setelah Diskon*

Total =Total Kwantitas+Total Brutto+Total Netto Footer : Penerima+Pengirim+Tanggal Cetak+Jam Cetak

Dibuat Oleh+Diperiksa Oleh+Catatan Penerima =Nama dan Tanda Tangan Penerima Barang Pengirim =Nama dan Tanda Tangan Pengirim Barang Tanggal Cetak =Tanggal+Bulan+Tahun Jam Cetak =Jam+Menit+Detik Dibuat Oleh =Nama yang Membuat SPB Diperiksa Oleh = Nama yang Memeriksa SPB Catatan =Jangka waktu pemberitahuan bila ada ketidaksesuaian barang

2. Kamus Data Keluarana.Nama Arus Data : Struk Pembayaran Alias : Struk Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Proses 2.0 – Customer Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran untuk customer Periode : Setiap kali ada transaksi Struktur Data : Header+Content+Footer Header : Nama Toko+Lokasi Toko+No.Telp+NPWP

+Nama Perusahaan+Alamat Perusahaan+Tanggal +Jam+Kasir+No.Struk Nama Toko =Eiger Adventure Store Lokasi Toko =Supermal Karawaci – E Center No.Telp *Nomor Telepon Toko* NPWP =NPWP Perusahaan Nama Perusahaan =PT. Eigerindo MPI Alamat Perusahaan *Alamat Kantor Pusat* Tanggal =Tanggal+Bulan+Tahun Jam =Jam+Menit+Detik Kasir =Nama Kasir yang Menginput No.Struk =No.Urut Struk

Content : 1{Kd Barang+Nama+Harga+Jml+Disc+Jumlah}5 Kd Barang *Kode Artikel Barang* Nama *Nama Tipe/Model Barang* Harga *Harga Satuan Barang* Jml *Jumlah Barang yang Dibeli* Disc *Diskon dalam Persen* Jumlah *Jumlah Harga Barang*

Footer : Sub Total+Bayar+Kembali+Harga Sudah Termasuk PPN +Terima kasih Atas Kunjungannya+Perhatian Sub Total *Total Pembelian Barang* Bayar *Uang Bayar* Kembali *Uang Kembali* Perhatian =Barang-barang yang sudah dibeli tidak dapat

ditukar atau dikembalikan

b. Nama Arus Data : Surat Jalan Alias : SJ Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Proses 4.0 - Kasir Penjelasan : Sebagai surat pengantar keluarnya barang dari gudang

hingga proses pengirimannya Periode : Setiap kali pengiriman barang Struktur Data : Header+Content+Footer

Header : Logo+Alamat Perusahaan+Judul+No.Bukti +Tanggal+Kode Toko+Nama Toko+Alamat Toko +Keterangan

Logo *Logo Brand Bodypack* Alamat Perusahaan *Alamat Kantor Pusat* Judul *Nama Dokumen* No.Bukti *Nomor Surat Pengiriman Barang*

Content : 1{Artikel+Nama Barang+Kwantitas+Satuan+Keterangan Total}16 Artikel *Kode Barang* Nama Barang *Nama Tipe/Model Barang* Kwantitas *Jumlah Barang yang Dikirim* Satuan =Pcs Keterangan *Kode Barang yang Sejenis Netto *Harga Bersih Setelah Diskon* Total =Total Kwantitas+Total Brutto+Total Netto

Footer : Penerima+Pengirim+Tanggal Cetak+Jam Cetak Dibuat Oleh+Diperiksa Oleh+Catatan Penerima =Nama dan Tanda Tangan Penerima Barang Pengirim =Nama dan Tanda Tangan Pengirim Barang Tanggal Cetak =Tanggal+Bulan+Tahun Jam Cetak =Jam+Menit+Detik Dibuat Oleh =Nama yang Membuat SPB Diperiksa Oleh = Nama yang Memeriksa SPB Catatan =Jangka waktu pemberitahuan bila ada ketidaksesuaian barang

c.Nama Arus Data : Rekapitulasi Penjualan Alias : Rekap Penjualan Bentuk Data : Cetakan Manual Arus Data : Proses 3.0 – Kantor Pusat Penjelasan : Memberikan data penjualan dalam periode tertentu Periode : Setiap minggu dan setiap bulan Struktur Data : Header+Content

Header : Judul+Periode+Nama Toko Judul *Nama Dokumen* Periode *Bulan Transaksi Penjualan Berlangsung* Nama Toko= Showroom Bodypack Karawaci

Content : Tanggal+ 1{Artikel+Kwantitas+Harga}20 Tanggal *Tanggal Penjualan* =Tanggal+Bulan+Tahun Artikel *Kode Barang* Kwantisas *Jumlah Barang yang terjual per Pcs* Harga *Harga Satuan Barang*

Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan

Spesifikasi sistem akuntansi berjalan adalah rangkaian dari proses-proses yang terjadi di dalam sistem berjalan yang memerlukan dokumen masukan (input) untuk mendukung terhadap jalannya proses untuk menghasilkan dokumen keluaran (output). Adapun spesifikasi sistem penjualan yang ada pada Showroom Bodypack meliputi hah-hal sebagai berikut :

Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Dokumen masukan adalah sebagai bentuk dokumen masukan yang akan diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan. Adapun dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut :

a.Nama Dokumen : Faktur Fungsi : Sebagai bukti pembelian dari customer untuk

melakukan transaksi dengan kasir Sumber : Customer Tujuan : Kasir Media : Kertas Format : Lampiran A.1b.Nama Dokumen : Laporan Penjualan Harian Fungsi : Untuk memberikan informasi tentang penjualan harian Sumber : Kasir Tujuan : - Media : Kertas Format : Lampiran A.2c.Nama Dokumen : Surat Pengiriman Barang Fungsi : Menunjukkan keterangan jenis, harga dan jumlah barang

yang dikirim ke showroom Sumber : Kantor Pusat Tujuan : Showroom (Kasir) Media : Kertas Format : Lampiran A.3

Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Dokumen keluaran adalah data yang dihasilkan dari data masukan yang telah melalui proses pengolahan. Adapun dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut :

a.Nama Dokumen : Struk Fungsi : Sebagai bukti pembayaran Sumber : Kasir Tujuan : Customer Media : Kertas Format : Lampiran B.1

b.Nama Dokumen : Rekap Penjualan Fungsi : Memberikan data penjualan dalam periode tertentu Sumber : Kasir Tujuan : Kantor Pusat Media : Kertas, E-mail Format : Lampiran B.2

Permasalahan Pokok Dalam proses input penjualan sampai kepada tahap penyiapan laporan untuk dikirimkan ke kantor pusat, tentu ada permasalahan yang muncul. Laporan yang sudah masuk ke kantor pusat, kemudian diolah sedemikian rupa sehingga itu menjadi acuan data di kantor pusat. Masalah muncul ketika pada akhir bulan dilakukan crosscheck (audit), seringkali data yang ada di showroom tidak sesuai atau tidak sama dengan data yang ada di kantor pusat. Kami mencoba menganalisa dan menguraikan permasalahan yang muncul dalam proses pengolahan data dalam sistem ini. Secara umum masalah muncul dari cara kerja dan pelaksanaan prosedur yang kurang maksimal. Permasalahan itu dapat kami uraikan sebagai berikut :

1.Terjadi kesalahan dalam penulisan kode barang di dalam faktur.2.Terdapat kesalahan dalam proses pembuatan laporan, seperti kesalahan penulisan kode barang, harga, atau jumlah barang.3.Terdapat kesalahan dalam pengecekan barang datang, sehingga kemudian itu mempengaruhi data persdiaan barang.

Alternatif Pemecahan Masalah

Berdasarkan permaslahan-permaslahan yang kami uraukan di atas, maka kami mencoba memberikan alternatif pemecahan masalah, yaitu sebagai berikut :1.Karyawan diharapkan lebih teliti dalam pelaksanaan prosedur penjualan, terutama yang berkaitan dengan data-data penjualan.2.Diharapkan semua sumber data disimpan dengan baik sebagai arsip, agar bila terjadi ketidaksesuaian data dengan kantor pusat dapat segera dicari penyebabnya.3.Karyawan juga diharapkan lebih sering untuk mengecek data penjualan, agar dapat dengan segera diketahui apabila terjadi kesalahan dalam penulisan data barang misalnya.4.Selain itu juga diharapkan dari pihak perusahaan lebih sering mengadakan semacam trainning adm terutama bagi karyawan-karyawan baru, sehingga mereka lebih mengerti prosedur pembuatan laporan penjualan. Dan agar mereka dapat lebih memahami permasalahan yang mungkin muncul dalam proses administrasi penjualan, juga bagaimana pemecahannya.

Lampiran A.1

Lampiran A.2

Lampiran A.3

Lampiran B.1

Lampiran B.2