Nama : Meriatul Qibtiyah

NIM : 125020302111004

Praktikum Sistem Informasi

Kertas Kerja III.4

A. Prosedur perbaikan

1. Prosedur penerimaan order.

Pelanggan melakukan order barang kepada CV Suju Lapan Sembilan.

Bagian penjualan menerima order melalui email, telepon atau order langsung.

Bagian penjualan akan memeriksa ketersediaan data pelanggan apakah sudah

terdaftar di computer atau belum. Jika belum, maka pelanggan akan diminta

untuk mengisi form data pelanggan.

Jika barang langsung diambil oleh pelanggan saat itu juga, maka bagian

penjualan akan membuat faktur penjualan 2 rangkap. Rangkap 1 akan

diserahkan ke bagian pengepakkan.

Bagian pengepakan akan mempersiapkan barang dan menyerahkan barang

beserta faktur penjualan rangkap 1 ke bagian penjualan.

Bagian penjualan akan menyerahkan barang yang sudah siap dan faktur

penjualan rangkap 1 ke pelanggan sekaligus menerima kas dari pelanggan.

Jika pelanggan memutuskan untuk tidak langsung mengambil barang,

melainkan meminta layanan pengiriman maka bagian penjualan akan membuat

faktur penjualan rangkap 2. Faktur penjualan rangkap 1 akan diserahkan ke

bagian pengepakkan.

Bagian pengepakan mempersiapkan barang dan membuat daftar pengiriman

barang. Kemudian menyerahkan faktur penjualan rangkap 1 dan daftar

pengiriman barang ke bagian gudang.

Bagian gudang akan melakukan proses pengiriman barang ke pelanggan.

Dan faktur penjualan rangkap 2 serta hasil rekap penjualan dan kas yang

diterima akan diserahkan ke bagian keuangan dan akuntansi.

2. Prosedur pengiriman barang.

Bagian gudang menerima faktur penjualan dan daftar pengiriman barang dari

bagian penjualan.

Barang pesanan disiapkan dan membuat form pengiriman barang 2 rangkap.

Rangkap satu akan ditempel pada kardus pengiriman barang dan rangkap dua

akan diarsip.

Faktur penjualan dan daftar pengiriman barang akan diserahkan ke bagian

pengiriman.

Bagian pengiriman akan mengirimka barang ke konsumen dan menerima uang

pembayaran.

3. Prosedur penagihan dan penerimaan kas

Bagian pengiriman mengirimkan barang sesuai alamat yang diberikan oleh

pelanggan, kemudian meminta pelanggan menandatangani daftar pengiriman

barang

Barang dan faktur penjualan rangkap satu akan diserahkam ke pelanggan.

Bagian pengiriman menerima uang pembayaran dari pelanggan.

Bukti pengiriman barang dan uang akan diserahkan ke bagian keuangan dan

akuntansi.

4. Prosedur hari akhir

Bagian keuangan dan akuntansi menerima faktur penjualan, uang pembayaran

pelanggan dan laporan hasil rekap penjualan dari bagian penjualan. Dan juga

daftar pengiriman barang dan uang dari pelanggan dari bagian pengiriman.

Dilakukan cross check anatar semua dokumen penjualan dan kesesuaian uang

sesuai catatan yang ada.

Jika tidak terdapat masalah maka akan langsung dibuat jurnalnya dan diposting

ke buku besar.

B. Usulan Kebijakan Manajemen CV Suju Lapan Sembilan

1. Perusahaan sangat perlu untuk melakukan pengecekan ulang dan memastikan

kebenaran data pelanggan terutama terkait dengan alamat pelanggan agar tidak terjadi

penipuan atau tindakan iseng oleh pelanggan, hal ini dappat dilakukan dengan

meninta nomer telepon lain milik pelanggan yang dapat dihubungi, atau mungkin

alamat alternative lain.

2. Perusahaan perlu melakukan penginstallan software khusus yang akan digunakan

untuk menginput data-data transaksi seperti untuk melakukan penjurnalan, posting

buku besar, penyusunan laporan keuangan, dan lainnya,

3. Metodce dalam melakukan pengiriman akan lebih baik jika perusahaan menggunakan

FOB Shipping Point, dimana pelangganlah yang menanggung biaya pengiriman. Hal

ini diharapkan akan mengurangi resiko terjadinya gagal bayar.

4. Jika perusahaan tetap mempertahankan system pengiriman FOB destination point, dan

metode pembayaran COD bagi pelanggan yang telah terdaftar, ada baiknya jika

pelanggan menentukan presentase uang muka yang harus dibayarkan oleh palanggan

agar mengurangi resiko pelanggan “nakal”.

5. Melakukan pengendalian yang lebih baik terhadap pengendalian kas agar tidak terjadi

selisih yang material.

6. Peningkatan dalam hal ketelitian pencatatan transaksi. Khususnya akun piutang yang

diberikan perusahaan pada pelanggan agar dapat tertagih dengan baik.

7. Untuk komputer yang menyimpan data, perlu dilakukan pemisahan user, yang disertai

password yang berbeda. Hal ini dilakukan agar terdapat pemisahan data mana saja

yang boleh dilihat oleh seseorang. Dan juga untuk mengurangi adanya manipulasi

data yang mungkin dilakukan.

8. Diperlukan adanya back up secara berkala, dengan waktu yang telah dijadwalkan,

yakni tiap akhir hari.

9. Penyetoran kas sebaiknya dilakukan setiap akhir hari dan akan dibuat laporan rekap

secara berkala.

10. Untuk mempermudah transaksi denga pelanggan, Perusahaan menerapkan sistem

pembayaran yang lebih fleksibel seperti lewat kartu kredit maupun debit.

Kertas Kerja III.5

A. Kelemahan Formulir Internal CV Suju Lapan Sembilan

1. Pada form pengiriman barang dan faktur penjualan barang tidak ditemukan adanya

tanggal terjadinya transaksi, hanya tertera nomor pengiriman dan nomor faktur.

2. Pengisian data pelanggan masih menggunakan MC Excell, sehingga kurang

terorganisir dengan baik. Seharusnya perusahaan dapat mengaplikasikan suatu

software yang dapat melakukan penyimpanan data pelanggan, sekaligus melakukan

pemostingan dan pembuatan laporan.

3. Dalam faktur penjualan belum terdapat pemisahan antar unit barang, potongan atau

diskon dan pajak yang dikenakan kepada pelanggan.

4. Data yang dicantumkan dalam form data pelanggan belum lengkap sehingga

keakuratan mengenai data tersebut masih rendah.

B. Usulan Format Formulir

FORM DATA PELANGGAN

No. Pelanggan  

Jenis Pelanggan Pribadi   Usaha   Dibidang  

Nama Pelanggan  

Alamat Pelanggan  

alamat Alternatif  

Nama Contect Person  

Telepon/HP  

Telepon Alternatif  

Email  

No. Rekening  

Metode Pembayaran  

Faktur Penjualan

No Faktur  

Nama Pelanggan  

Alamat Pelanggan  

 

No Keterangan Harga Satuan Total

       

       

       

Biaya Kirim  

Total Netto  

Diskon  

Pembayaran  

Kembalian  

 

Pelanggan Penjualan

(ttd) (ttd)

Kertas Kerja III.6

A. Informasi yang dapat dihasilkan dalam siklus penghasilan CV Suju Lapan Sembilan

1. Manajemen dapat mengetahui informasi terkait data dari para pelanggan, dan dapat

mengelompokkan pelanggan-pelanggan tersebut sesuai dengan criteria yang dibuat

oleh perusahaan.

2. Manajemen dapat melakukan pengecekan terhadap data-data penjualan dengan

ketersediaan barang secara riil digudang, hal ini dilakukan untuk mencegah fraud

secara dini.

3. Pengecekan kembali transaksi-transaksi yang terjadi pada saat prosedur hari akhir

dapat mengurangi kesalahan, baik kesalahan pengiriman, dan pencatatan.

B. Format laporan untuk manajemen

LAPORAN REKAP PENJUALAN

Tanggal

NO.

NAMA

PELANGGAN

NO

FAKTUR JENIS PEMBAYARAN BIAYA KIRIM DISKON

NILAI

NETTO CEK

1

2

3

4

5

6

7

8

TOTAL DISKON

TOTAL BIAYA ANGKUT

TOTAL CASH

TOTAL COD

TOTAL PENJUALAN

Dibuat Oleh, Diperiksa Oleh,

LAPORAN PENERIMAAN KAS

Tanggal

NO

NO.

FAKTUR

TANGGAL

FAKTUR

TANGGAL

TERIMA

JENIS

PEMBAYARAN PEMBAYARAN DISKON

NILAI

NETTO

FAKTUR TOTAL CEK

1

2

3

4

5

6

7

8

DISKON

TOTAL BIAYA KIRIM

TOTAL NILAI NETTO FAKTUR

TOTAL PENERIMAAN

Dibuat Oleh, Diperiksa Oleh,