v

MOTTO

“Allah pencipta langit dan bumi, dan bila Dia berkehendak (untuk menciptakan)

sesuatu, maka (cukuplah) Dia hanya mengatakan kepadanya, “Jadilah” lalu jadilah

ia.” Manjadda wa Jadda. (QS. Al-Baqorah 117)

“Allah tidak akan mengubah keadaan suatu kaum sampai mereka mengubah

keadaan mereka sendiri.” (QS. Ar-Ra’d : 11)

Percaya bahwa hidup itu pantas dijalani dan kepercayaan anda akan membantu

anda membuat kenyataan hidup anda – William James

Satu-satunya hal yang harus kau takuti adalah ketakutan itu sendiri

– Franklin D.Roosevelt

Tentukan pilihan yang kamu mau, dan perjuangkan apa yang kamu inginkan.

Everything is gonna be okay. (Penulis)

vi

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini saya persembahkan kepada :

❖ Bapak saya tercinta yang senantiasa memberikan semangat, menjadi

motivasi saya, selalu mengingatkan saya, dan tak lupa memberikan do’a

kepada saya.

❖ Ibu saya tercinta yang telah mengasuh, mendidik, membimbing,

memberikan semangat dan motivasi, selalu sabar kepada saya, dan selalu

memberikan do’a kepada saya.

❖ Bapak dan Ibu dosen yang telah mendukung dan memberikan ilmunya

kepada saya.

❖ Teman teman dan sahabat yang telah memberikan semangat, warna, cerita

dan canda tawa

❖ Keluarga besar saya

❖ Almamater tercinta

vii

KATA PENGANTAR

Bismillahirohmanirrohim

Assalamu’alaikum warohmatullahi wabarakatuh

Ahamdulillah segala puji syukur penulis panjatkan kehadiran Allah SWT

atas rahmat dan hidayat-Nya, serta do’a restu dan dukungan dari berbagai pihak

yang senantiasa menyertai penulis dalam perjalanan kuliah, melaksanakan Kuliah

Kerja Magang, hingga Laporan Tugas Akhir ini dapat terselesaikan dengan judul

“SISTEM PENGENDALIAN PERSEDIAAN MATERIAL PADA GUDANG

LOGISTIK DI PT. PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAWA TIMUR AREA

MADIUN” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya

Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Terseleaikannya Tugas Akhir ini tidak lepas dari dukungan dan bantuan

dari berbagai pihak. Oleh karena itu, tidak salah kiranya bila penulis

mengucapkan rasa terima kasih dan penghargaan kepada :

1. Bapak Jamil, S.sos, MM selaku dosen pembimbing yang dengan sabar telah

memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis hingga terselesaikannya

Tugas Akhir ini.

2. Bapak Herwan Parwiyanto S.Sos., M.Si selaku dosen penguji

3. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu

Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku ketua Program Studi Diploma III Manajemen

Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

5. Bapak Drs. H. Marsudi, M.S selaku pembimbing akademik

6. Seluruh Dosen Fakultas Ilmu Sosial dan Politik khususnya Program Studi

Diploma III Manajemen Administrasi

7. Bapak Agung Hari Susilo dan Bapak Kuswanto selaku Kepala dan Admin

Gudang yang telah memberikan bimbingan dan ilmu selama Kuliah Kerja

Magang di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Madiun.

viii

8. Mas Agista Akbar yang telah membantu dan membimbing dalam penentuan

judul dan penyelesaian Tugas Akhir ini.

9. Bapak Priyo Wurianto selaku Manajer yang telah memberikan ijin dan semua

staf serta karyawan PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Madiun.

10. Kedua orang tua saya yang telah memberikan kasih sayang, semangat,

motivasi dan do’a.

11. Teman – teman Kuliah Kerja Magang di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa

Timur Area Madiun.

12. Teman – teman Manajemen Administrasi 2014 kelas A, terima kasih atas

motivasi dan dukungan kalian.

13. Teman – teman kost dan sekampung halaman Srikandi, Hanum, Dhona dan

mbak – mbak kost serta semua nember kost New arifah terima kasih atas

kebersamaan dan dukungan kalian.

14. Dimas Tegar Mahardhika yang telah menemani, memberikan semangat, dan

dukungan.

15. Keluarga Pramuka UNS terima kasih atas kebersamaan dan banyak ilmu yang

telah diberikan.

16. Semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu yang telah

memberikan dorongan, saran, ide - ide sampai terselesaikannya Tugas Akhir

ini.

Penulis menyadari, penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari

kesempurnaan karena keterbatasan pengetahuan, waktu, dan pengalaman. Untuk

itu kritik dan saran yang sifatnya membangun untuk kesempurnaan Tugas Akhir

sangat penulis harapkan. Penulis berharap agar Tugas Akhir ini dapat memberikan

manfaat bagi penulis dan semua pihak yang membaca Tugas Akhir ini.

Wassalamu’alaikum Warohmatullahi wabarakatuh.

Surakarta, 4 Mei 2017

Penulis

ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ....................................................................................... i

PERSETUJUAN ............................................................................................. ii

PENGESAHAN .............................................................................................. iii

PERNYATAAN .............................................................................................. iv

MOTTO .......................................................................................................... v

PERSEMBAHAN ........................................................................................... vi

KATA PENGANTAR .................................................................................... vii

DAFTAR ISI ................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ........................................................................................... xi

DAFTAR BAGAN ......................................................................................... xii

DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... xiv

ABSTRAK ...................................................................................................... xv

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1

A. Latar Belakang .................................................................................... 1

B. Rumusan Masalah ............................................................................... 3

C. Tujuan Pengamatan ............................................................................. 3

D. Manfaat Pengamatan ........................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ............ 5

A. Tinjauan Pustaka ................................................................................. 5

1. Sistem ......................................................................................... 5

2. Pengendalian .............................................................................. 8

3. Persediaan Material .................................................................... 10

4. Sistem Pengendalian Persediaan ................................................ 13

5. Gudang ....................................................................................... 15

6. Pengertian System Aplication And Product (SAP) ................... 16

B. Metode Pengamatan ............................................................................ ̀ 17

BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN / INSTANSI ..................................... 20

A. Sejarah Berdirinya Perusahaan ........................................................... 20

x

B. Logo Perusahaan ................................................................................. 21

C. Profil dan Lokasi Perusahaan .............................................................. 22

D. Visi dan Misi Perusahaan .................................................................... 24

E. Struktur Organisasi ............................................................................. 25

F. Tugas dan Fungsi Jabatan ................................................................... 26

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ........................... 31

A. Sistem Pengendalian Persediaan Material Pada Gudang Logistik ...... 31

1. Administrasi Pengelolaan Material ............................................... 32

2. Pemeriksaan Fisik (Stock Opname) .............................................. 41

B. Kendala Sistem Pengendalian Persediaan Material ............................ 46

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................... 47

A. Kesimpulan ......................................................................................... 47

B. Saran .................................................................................................... 48

Daftar Pustaka ................................................................................................. 49

Lampiran – Lampiran

xi

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1. Jumlah Pegawai PT. PLN (Persero) Area Madiun ........................ 29

xii

DAFTAR BAGAN

Bagan 3.1 Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) Area Madiun ................... 25

Bagan 3.2 Material Logistik ............................................................................ 30

Bagan 4.1 Pelaksanaan Pemeriksaan Fisik (Stock Opname) .......................... 41

xiii

DAFAR GAMBAR

Gambar 1.1 Logo PT. PLN (Persero) ............................................................. 21

Gambar 1.2 Bidang Persegi Panjang Vertikal ................................................. 21

Gambar 1.3 Petir atau Kilat ............................................................................. 22

Gambar 1.4 Tiga Gelombang .......................................................................... 22

Gambar 4.1.1 Login pada SAP bagian Logistik / Material ............................. 33

Gambar 4.1.2 Puschasing Dokumen ............................................................... 33

Gambar 4.1.3 Goods Receips Purchase Order ................................................ 34

Gambar 4.1.4 Pembuatan Berita Acara Pemeriksaan Barang ......................... 34

Gambar 4.1.5 Menyimpan & mencetak slip Berita Acara Pemeriksaan ......... 35

Gambar 4.1.6 Masuk pada Pembuatan Akun Persediaan Barang ................... 36

Gambar 4.1.7 Pembuatan Slip Persediaan Barang .......................................... 36

Gambar 4.1.8 Mencetak Slip Persediaan Barang ............................................ 37

Gambar 4.2.1 Login pada SAP bagian Logistik / Material ............................. 38

Gambar 4.2.2 Proses Goods Issue Pengeluaran Barang ................................. 39

Gambar 4.2.3 Pengisian Slip Pengeluaran Barang .......................................... 39

Gambar 4.3.1 Tampilan Menu Laporan Persediaan Barang ........................... 42

Gambar 4.3.2 Tampilan Laporan Persediaan Barang ..................................... 42

Gambar 4.3.3 Lembar Perhitungan Fisik ........................................................ 43

xiv

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Pedoman Wawancara

Lampiran 2 Surat Tugas

Lampiran 3 Form Monitoring Magang

Lampiran 4 Form Penilaian Magang

Lampiran 5 Form Presensi magang

Lampiran 6 Surat Keterangan Selesai Magang

Lampiran 7 Surat Jalan Penerimaan Barang

Lampiran 8 Nomor Purchase Order Barang

Lampiran 9 Slip Karantina, Berita Acara Pemeriksaan Barang, dan

Persediaan Barang

Lampiran 10 Slip Reservasi Pemesanan Barang dan Pengeluaran Barang

Lampiran 11 Kode 7 (Bon Sementara)

Lampiran 12 Surat Jalan Pengeluaran Barang

Lampiran 13 Kode 3 (Pengembalian Barang)

Lampiran 14 Monitoring Penerimaan Material

Lampiran 15 Monitoring Material Distribusi Utama (MDU)

Lampiran 16 Laporan Pergerakan Barang

Lampiran 17 Monitoring Pemeriksaan Material Persediaan Tahun 2012

xv

ABSTRAK

ENDANG SULASTRI D1514041. Sistem Pengendalian Persediaan Material

Pada Gudang Logistik Di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area

Madiun. Laporan Tugas Akhir. Program Studi Diploma III Manajemen

Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Politik. Universitas Sebelas Maret.

Surakarta. Tahun 2017. 50 halaman.

Berbagai kegiatan pergudangan perlu mendapat perhatian karena sebagian aset

perusahaan tertanam di dalamnya. Maka dari itu, pengendalian terhadap

persediaan barang sangat penting untuk dilakukan. Pada PT. PLN (Persero)

distribusi Jawa Timur Area Madiun, pencatatan administrasi merupakan dasar

pengendalian dan dilaksanakan pemeriksaan fisik untuk memastikan persediaan

material. Bagian logistik PT. PLN (Persero) Area Madiun telah melaksanakan

kegiatan administrasi pergudangan dengan menggunakan sistem informasi yaitu

SAP. Tidak jarang masih sering terjadi ketidaksamaan informasi dan

ketidakcocokan antara pencatatan dan jumlah fisik barang, sehingga membuat

informasi yang ada di gudang tidak efektif dan efisien. Dengan demikian, perlu

adanya pengendalian persediaan material untuk mengontrol dan memonitor

jumlah, kualitas, dan pergerakan material tersebut.

Dalam melakukan pengamatan ini penulis menggunakan metode pengamatan

observasi berperan aktif. Dimana pengamat tidak hanya perperan pasif sebagai

pengamat, tetap memainkan peran yang memungkinkan dalam situasi yang

berkaitan dengan pengamatan yang bisa dimanfaatkan bagi pengumpulan data.

Hasil pengamatan ditekankan pada pemaparan objektif dan dijelaskan secara

deskriptif tentang keadaan yang sebenarnya, sehingga akan diperoleh informasi

yang utuh sesuai dengan gambaran realita yang ada.

.

Menurut hasil pengamatan mengenai sistem pengendalian persediaan material

pada gudang logistik PT. PLN (Persero) Area Madiun bahwa pengendalian

dilakukan dengan melalui administrasi pengelolaan material dan dipastikan

dengan pemeriksaan fisik. Kegiatan administrasi telah mengunakan sistem

informasi yaitu System Aplication And Product in Data Prosessing (SAP).

Kegiatan administrasi gudang yang berpengaruh pada pengendalian persediaan

material diantaranya penerimaan, pengeluaran dan pengembalian material. Dalam

pelaksanaannya, sistem pengendalian persediaan material tersebut juga

mengamali beberapa kendala. Berdasarkan hasil pengamatan bahwa ada kendala

yang muncul, maka sebaiknya bagian gudang lebih sering memantau proses

release barang, mengunakan kode 7 hanya untuk pengeluran barang yang sangat

penting dan mendesak, memaksimalkan pelaksanaan administrasi gudang dengan

baik serta dilakukan pemeriksaan fisik secara berkala sehingga persediaan

material pada gudang dapat terkontrol dengan baik.

Kata Kunci : Gudang Logistik, Pengendalian, Persediaan, Sistem