MERANCANG DIAGRAM ORGANISASI

iagram organisasi dalam perancangan sistem informasi merupakan salah satu hal yang perlu dipelajari.  Dari bentuk diagram organisasi pada suatu perusahaan dapat dianalisa sifat dan bentuk keputusan dari level tertinggi unit perusahaan tersebut ke level di bawahnya.  Menurut Robert G. Murdick studi atas organisasi dalam perancangan sistem informasi merupakan tahap pertama yaitu tahap studi (Study phase), perencanaan suatu sistem informasi yang dimulai dari suatu organisasi baru membuat suatu rancangan sistem informasi dianalisa secara menyeluruh termasuk analisa terhadap stuktur organisasi yang ada pada perusahaan tempat sistem informasi hendak dibangun.

Pada dasarnya, struktur organisasi terdiri atas beberapa bentuk yang dapat dipilih, sehingga bantuan Microsoft Visio disini lebih kepada merancang bangun suatu struktur organisasi ataupun reorganisasi suatu struktur perusahaan dari sebelum sistem informasi dirancang dan setelah sistem informasi diimplementasikan.

A. Mengenal Struktur Organisasi

Pada dasarnya pada suatu organisasi tersusun dalam bentuk hirarki tertentu, misalnya pada suatu organisasi perusahaan industri yang tergambar di bawah ini :

Suatu bagan organisasi dapat dirancang dengan mudah di Microsoft Visio yaitu dengan cara sebagai berikut :

 

Memilih Template Organisasi

1.       Pada menu file pilihlah new dan klik

2.       Pilih choose drawing type dan klik mouse, sehingga dilayar akan tampak

 

3.       Pada template category disebelah kiri layar pilih organization chart, dan pada template klik gambar organization chart di taskpane template, dan klik tombol create dengan terlebih dahulu memilih bentuk metric atau US Unit seperti terlihat pada gambar di bawah ini :

Maka template organization chart telah siap untuk dirancang gambarnya

B.     Merancang gambar organisasi

Setelah template organization chart tersebut di atas di klik maka kita masuk dalam menu organization.  Ada beberapa template shape yang disediakan oleh visio, yang tampak pada posisi layar sebelah kiri yang defaultnya terdiri atas border and title shapes, background shapes, dan organization chart shapes.

 

Simbol stensil dalam bentuk icon tersebut dapat langsung di drag ke halaman gambar dengan cara menekan mouse dan menahannya serta memindahkannya ke halaman gambar dengan cara mendrag icon tersebut. 

 

Adapun symbol-simbol icon yang ada pada stensil organization chart, yang terdiri atas :

Simbol Jabatan/Kedudukan

 

 

 

Simbol eksekutif, digunakan untuk posisi direktur, CEO, Kepala pada suatu organisasiSimbol manager, digunakan untuk posisi manager, kepala bagian, kepala pusat pada suatu organisasi, perbedaan dengan symbol eksekutif adalah tidak adanya shadow pada kotak

bloknya.

 Simbol position, digunakan untuk suatu posisi yang tidak memiliki bawahan tetapi memiliki atasan

 

 

 

 

Simbol consultant, digunakan untuk posisi yang berada diluar organisasi tetapi memiliki pengaruh terhadap bentuk organisasi.

Simbol Vacancy, digunakan untuk posisi yang belum terisi atau direncanakan akan diisi oleh suatu orang dengan cara perekrutan pada organisasi yang tumbuh dan berkembang dikemudian hari. 

 Simbol Assistant, digunakan untuk posisi wakil dari suatu jabatan seperti Vice president, Pembantu Direktur, Pembantu Rektor, Wakil Direktur, atau jabatan lain yang hubungannya langsung dengan top manajemen.

 

 

Simbol Staf, digunakan untuk posisi jabatan terbawah dalam suatu organisasi yang masih menampilkan daftar nama dari staf-staf yang dimiliki oleh suatu jabatan.

 

 

Simbol Team Frame, digunakan untuk jabatan yang berada dalam suatu team tertentu pada suatu organisasi atau sub organisasi tertentu.

 

Simbol-simbol Title

 

 

Simbol Title/Date, digunakan untuk menampilkan judul dari organisasi dengan adanya tampilan tanggal gambar organisasi tersebut di buat.

Simbol Title, digunakan untuk menampilkan judul dari organisasi dengan adanya tampilan departemen yang dimiliki oleh organisasi tersebut.

 Simbol dynamic connector, digunakan untuk mengkoneksikan dua simbol gambar yang ada pada halaman gambar.

 

 

Hasil rancangan struktur organisasi dari suatu perusahaan tempat kita melakukan kajian atas sistem informas dapat disimpan ke bentuk lain (eksport) seperti misalnya dalam bentuk file excel, maupun file teks, ataupun kita membentuk gambar struktur organisasi dari file lain (import) seperti misalnya dari file excel maupun dari file access, sehingga pemanfaatan fungsi ini memudahkan kita dalam memahami struktur organisasi.

 

Mengekspor struktur organisasi ke file lain

 

Cara mengeksport hasil dari struktur organisasi yang telah dibuat ke file lain adalah sebagai berikut :

1. Pilih menu organization chart dan klik Export organization data 2. Setelah tampil jendela export organization data, isi file name dengan nama yang sesuai,

jangan lupa untuk memilih save as type dalam bentuk format yang diinginkan seperti dalam format Microsoft Excel Workbook, Text delimeted, ataupun comma delimeted

3. hasil dari eksport data dapat dilihat sebagai berikut :

 

  Merancang struktur organisasi dengan data dari luar

Kemampuan visio untuk membuat struktur organisasi dengan memanfaatkan database merupakan suatu hal yang menarik untuk diimplementasi pada suatu organisasi.  Kemampuan ini digunakan untuk mempermudah merancang suatu system organisasi tanpa perlu membuat organisasi tersebut satu persatu yang mungkin akan memakan waktu lama dalam merancangnya.  Adapun cara merancang struktur organisasi dengan memanfaatkan database adalah sebagai berikut :

1. Pada menu organization chart pilih sub menu import organization data2. Setelah tampil form organization chart wizard yang terdiri atas radio button, dengan

pilihan :

a.       Information that’s already stored in a file or database

Pilihan ini diambil jika data tentang posisi organisasi dan nama-nama orang yang ada pada suatu organisasi telah tersimpan di dalam suatu file database

b.       Information that I enter using the wizard

Pilihan ini diambil jika data tentang posisi organisasi dan nama-nama orang yang memegang jabatan tertentu dalam suatu organisasi belum tersedia sehingga kita perlu membuatnya terlebih dahulu.

3. Jika data tentang posisi jabatan dan orang yang memegang jabatan tersebut telah ada sebelumnya, misalnya tersimpan dalam file excel pilih Information that’s already stored in a file or database, dalam contoh disini data yang tersedia tentang struktur suatu organisasi telah dibuat dalam file excel dengan nama coba2.xls, seperti terlihat sebagai berikut :

 

4. Klik tombol next dan kita masuk dalam form menu berikut :

Pada form ini terdapat tiga pilihan radio buttons yaitu data tentang struktur organisasi tersimpan dalam format

a.       A text, Org Plus (*.txt), or Microsoft Excel File

Jika struktur organisasi tersimpan dalam format txt atau file excel anda dapat memiliki radio button ini.

b.       A Microsoft Exchange Server Directory

Jika format struktur organisasi tersimpan dalam format Microsoft Echange Server Directory pilihan ini dapat digunakan.

c.        An ODBC-compliant data source

Pilihan ini digunakan jika struktur organisasi tersimpan dalam format database seperti dalam file dBase, Microsoft Access, Visual Foxpro table atau database ataupun dalam format SQL Server maupun Oracle.

5. Dalam contoh disini pilihlah radio buttons A text, Org Plus (*.txt), or Microsoft Excel file, lalu klik next maka akan muncul form yang menunjukkan lokasi dari file excel atau file teks tempat data organisasi yang kita buat tersimpan, dengan bentuk sebagai berikut :

 

6. Klik tombol browse untuk memilih file yang kita buat yang berisikan data organisasi lalu klik next, maka akan muncul form yang meminta kita untuk memilih nama kolom sebagai data dari struktur organisasi yang akan dibuat serta kolom mana yang digunakan untuk kotak yang posisinya sebagai atasan.  Pada studi kasus di sini, kolom tersebut di isi nama dan report to nya ke kolom atasan.  Setelah diisi klik next.

 

 

7. Muncul form selanjutnya untuk memilih kolom, kolom mana yang akan ditampilkan dilayar, pada kasus ini diambil nama dan pangkat, setelah selesai klik next.

 

8.Setelah itu muncul form yang menunjukan apakah struktur organisasi yang akan kita buat terpisah dalam struktur organisasi per departemen atau dalam satu struktur organisasi yang lengkap.  Seperti contoh, jika dalam struktur organisasi Universitas Ibn Khaldun di definisikan satu satu struktur dari mulai struktur organisasi yang berada di posisi rektorat sampai ke struktur organisasi yang berada di fakultas maka tampilan pilihan dapat berupa satu struktur organisasi atau dalam struktur organisasi yang terpisah dalam halaman tersendiri.

9. Klik FINISH

 

Custom Properties pada Organization Chart

Struktur organisasi dapat ditampilkan propertiesnya secara penuh, seperti nama departemen, nomor telepon dari jabatan yang ada, alamat e-mail, jabatan yang dimiliki dan lain-lain.  Adapun untuk melihat properties dari struktur organisasi tersebut dapat dilakukan dengan menyorot menu view dan memilih custom properties windows sehingga akan tampak sebagai berikut :

 

Mensetting properties dengan nama yang sesuai dapat dilakukan dengan cara  :

1. Sorot semua struktur organisasi yang ada, klik kanan mouse dan pilih properties.2. Setelah jendela custom properties muncul pilih define..

3. Pilih tombol new dan rubah pada kotak label dengan nama label yang dikehendaki seperti jumlah anak, pada kotak type pilih number dan klik tombol ok, maka kolom properties jumlah anak pada struktur organisasi dapat ditampilkan.

 

Menampilkan Photo pada struktur organisasi

Pada Microsoft Visio versi 2003 ini, struktur organisasi dapat ditampilkan dengan photo yang ada dari masing-masing jabatan.  Adapun untuk menambahkan photo pada setiap jabatan dapat dilakukan dengan cara:

1. Klik kanan mouse pada jabatan yang ada2. Pilih insert picture.., setelah jendela insert pinture muncul pilih dengan gambar/photo dari

jabatan yang ada.

 

Membuat suborganisasi

Adakalanya suatu bagian dari struktur organisasi memiliki sub organisasi di bawahnya yang berada pada halaman lain, untuk membuat sub organisasi dari organisasi yang ada sehingga tampilan organisasi dapat lebih cantik, dapat dilakukan dengan cara

1. Klik kanan mouse pada jabatan yang memiliki sub organisasi di bawahnya.2. Pilih Create Synchronized copy, setelah muncul jendela create synchronized copy pilih

create synchronized copy on ke new page atau existing page.

3. Pilihan new page pada create synchronized copy on akan menyebabkan sub organisasi ditampilkan pada page baru, sedangkan pilihan exsting page akan menyebabkan sub organisasi ditampilkan pada page yang telah ada.

4. klik tombol Ok, dan buatlah sub organisasi.

 

Menambahkan Color Schema pada struktur organisasi

Color schema adalah suatu fitur dalam Microsoft Visio versi 2003, untuk memberi warna tampilan yang lebih baik apabila dicetak pada printer berwarna. Color schema dapat digunakan untuk semua shape yang ada pada visio.  Adapun untuk menampilkan color schema pada halaman visio yang kita buat dengan cara :

1. Pilih menu shape dan sorot pada pulldown menu Action dan klik tanda ►2. Klik mouse pada color schema, sampai muncul menu color schema, Color schema dapat

di set sesuai dengan yang diinginkan

3. Pilih color shema yang diinginkan dan klik tombol ok, maka color shema pada organization chart dapat digunakan.

 

 

Membuat color schema baru

Selain dari color schema yang telah disediakan oleh Microsoft Visio, kita dapat membuat sendiri color schema sendiri sesuai dengan keinginan.  Adapun cara membuat color schema tersendiri adalah :

1. Tampilkan menu color schema seperti di atas, dan klik new2. Setelah menu new color schema muncul, isi pada kotak name, dengan nama baru (secara

default name akan diisi dengan scheme1)

3. Klik pada tombol foreground color, Background color, shadow, line color dan text color dengan warna yang diinginkan.

4. klik tombol ok, maka warna baru dari color schema dapat langsung digunakan.