membangun relational database management system
TRANSCRIPT
LAPORAN PELAKSANAAAN AKTUALISASI
“MEMBANGUN RELATIONAL DATABASE MANAGEMENT SYSTEM”
OLEH :
NAMA : ESKA RUTANA TRIRISTANTO, S.T.
NIP : 19930720 201903 1009
MENTOR : IR. BOSAR HASOLOAN PASARIBU, M.T.
PEMBIMBING : YOSI DARMAWAN A., S.T., M.T.
JABATAN FUNGSIONAL : TEKNIK JALAN DAN JEMBATAN AHLI PERTAMA
PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL
BATCH 1
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR
WILAYAH VI SURABAYA
2019
i
KATA PENGANTAR
Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, kita
panjatkan puji syukur atas kehadirat-Nya karena dengan limpahan rahmat dan hidayah-Nya
penulis dapat menyelesaikan Laporan Kegiatan Aktualisasi dengan tema “Peningkatan Sikap
Responsif sebagai penunjang Kinerja dan Produktivitas” dengan maksimal dan tepat waktu.
Laporan individu ini disusun dan dikerjakan dengan bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu
penulis menyampaikan banyak terima kasih kepada:
1. Bapak Ir. Bosar Hasoloan Pasaribu, M.T. selaku mentor yang telah membimbing
selama proses kegiatan Aktualisasi dan Habituasi;
2. Bapak Yosi Darmawan A. ST., M.T. selaku pembimbing laporan individu, yang
telah memberikan arahan dalam proses penulisan laporan ini;
3. Seluruh Staff di Lingkungan Direktorat Jembatan khususnya Sub Direktorat
Standar dan Pedoman, yang telah membagikan banyak Ilmu dan pengalaman
terkait teknis pekerjaan maupun kegiatan aktualisasi;
4. Rekan-rekan CPNS khususnya Tim Mentor Manajemen Konstruksi Batch I dan II
5. serta teman-teman CPNS Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
Tahun 2018 Direktorat Jenderal Bina Marga yang tidak dapat disebutkan satu
persatu.
6. dan semua pihak yang telah berkontribusi dalam penyusunan laporan ini.
Akhir kata penulis berharap semoga laporan kegiatan Aktualisasi dan Habituasi ini
dapat berguna dalam penerapan budaya-budaya inovatif di lingkungan kerja.
Jakarta, 4 September 2018
Eska Rutana Triristanto
19930720 201903 1 009
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang ......................................................................................................... 1
I.1.1 Aktualisasi dan Habutuasi ............................................................................... 1
I.1.2 Rumusan Masalah ........................................................................................... 1
II.2 Tujuan Aktualisasi .................................................................................................. 2
II.3 Ruang Lingkup ....................................................................................................... 3
BAB II SCANNING
II.1 Scanning Issue ........................................................................................................ 4
II.2 Core Issue ............................................................................................................... 4
II.3 Dampak Isu ............................................................................................................. 6
II.4 Gagasan .................................................................................................................. 6
BAB III PROBLEM SOLVING
III.1 Rencana Kegiatan ................................................................................................. 8
III.2 Jadwal Kegiatan ................................................................................................. 9
III.3 Output dan Realisasi Kegiatan ............................................................................. 10
BAB IV AKTUALISASI DAN NILAI-NILAI ASN ...................................................... 19
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................................... 23
LAMPIRAN
1
BAB 1
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
I.1.1 Aktualisasi dan Habituasi
Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara, menyebutkan
bahwa CPNS dalam masa 1 tahun memperoleh pendidikan dan pelatihan. salah satu
diantaranya adalah pelatihan dasar (latsar) yang berkonsep pada aktualisasi dan habituasi
sebagai bentuk
Mengacu pada Peraturan Menteri PUPR No: 03/PRT/M/2019 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Kementerian PUPR Pasal 388–390, Subdit Standar dan Pedoman, Dir Jembatan,
Dirjen Bina Marga sebagai penyusun, pembimbing/pembina, dan pengembang teknis
jembatan. Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, Subdit Standar dan Pedoman
mengelola dokumen baik dari tingkat internal (subdit), direktorat, unit organisasi lain ataupun
struktur organisasi yang lebih tinggi. Penambahan kompleksitas baik secara jumlah ataupun
kelompok dokumen tidak dapat dihindarkan sebagai dampak dari proses “penyusunan” dan
“pengembangan” dokumen standar dan pedoman.
I.1.2 Rumusan Masalah
Aksesbilitas dokumen dalam jumlah besar berbanding terbalik dengan dengan jumlah
dokumen itu sendiri, atau secara sederhana dapat diartikan semakin kompleks dokumen yang
dikelola maka aksesbilitasnya akan menurun. Penurunan aksesbilitas terjadi karena
pengarsipan dokumen yang tidak dapat mengimbangi perkembangan kompleksitasnya.
Pemanfaatan teknologi informasi secara optimal dapat meningkatkan askesbilitas,
integrasi, dan efisiensi. Menurut ITTA (Information Technology Association of America)
dalam Sutarman : 2009, teknologi informasi adalah suatu studi, perancangan, implementasi,
pengembangan, dukungan atau manajemen sistem informasi berbasis komputer, terkhususnya
pada aplikasi perangkat keras dan perangkat lunak komputer. Pemanfaatan teknologi
informasi menganggap suatu dokumen sebagai sebuah data, sehingga dokumen-dokumen
yang memiliki kesamaan dianggap sebagai database. Apabila ditinjau kembali, dokumen
menurut ISO 15489-1 (Record Management-art 1: General) adalah unit informasi terekam
2
yang terstruktur, secara logis atau fisik. secara sederhana dokumen dapat diartikan sebuah
tulisan penting yang memuat informasi/data. Sebagai suatu kesatuan informasi, dokumen
dalam konsep pengelolaan menggunakan teknologi informasi dapat dikatakan sebagai sebuah
data, sehingga kumpulan dokumen yang memiliki kesamaan diartikan sebagai database.
Peningkatan terhadap kompleksitas dari dokumen yang dikelola oleh subdit standar
dan pedoman mendorong perlunya pengoptimalan teknologi informasi dalam peningkatan
proses standarisasi, digitalisasi, dan sinkronisasi dari dokumen sehingga dapat menciptakan
pengarsipan dokumen yang sesuai kebutuhan. Dokumen dapat dibagi ke dalam 2 jenis, yaitu
dokumen elektronik (softfile) dan dokumen hardfile. Proses yang dilakukan dalam
manajemen dokumen terdiri dari standarisasi, digitalisasi, dan sinkronisasi. Standarisasi
merupakan proses pengelompokkan dokumen – dokumen ke dalam kategori yang tentukan;
digitalisasi adalah proses pengubahan dokumen hardfile menjadi dokumen softfile;
sinkroniasi adlah proses menghubungkan (sinkron) antar dokumen dan/atau database dari
dokumen tersebut. Ketiga proses tersebut saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan.
Penggunaan teknologi informasi dalam pengelolaan dokumen dapat diterapkan
dengan Database Management System. Menurut Date : 2005, Database Management System
(DBMS) adalah sebuah software atau perangkat lunak komputer yang ditujukan untuk
menghandel seluruh akses ke dalam database (basis data) untuk kemudian melayani
kebutuhan user yang akan melakukan akses ke dalam database tersebut.
I.2 Tujuan Aktualisasi
Menurut Perka LAN No. 25 tahun 2017, tujuan dari proses aktualisasi secara umum yaitu
untuk mengaktualisasikan nilai-nilai dasar PNS serta kedudukan dan peran PNS di unit kerja,
serta menunjukan penguasaan kompetensi teknis yang dibutuhkan sesuai bidang tugas.
Sedangkan tujuan khusus dari aktualisasi berjudul “Membangun Relational Database
Management System Dokumen Elektronik” diantaranya :
1. Memepermudah proses pengelolaan dokumen elektronik dengan sistem Relational
Database Management System di subdit Standar dan Pedoman Dir Jembatan.
2. Menjadi wadah dari inovasi efisiensi dokumen elektronik di subdit Standar dan
Pedoman Dir Jembatan.
3
3. Memberi arah terhadap perkembangan inovasi dokumen elektronik di subdit Standar
dan Pedoman Dir Jembatan.
I.3 Ruang Lingkup
Lingkup bahasan dalam perancangan aktualisasi ini yaitu:
1. Lokasi fokus pengerjaan aktualisasi ini adalah Subdirektorat Standar dan Pedoman,
Direktoran Jembatan, Direktorat Jendral Bina Marga, Kementerian Pekerjaan Umum
dan Perumahan Rakyat.
2. Waktu pengerjaan aktualisasi yaitu pada tanggal 29 Juli 2019 sampai dengan 28
Agustus 2019, dengan jangka waktu 30 hari.
3. Fokus pembuatan frame terdiri dari dokumentasi digital dokumen standar dan
pedoman, notulensi, dokumen hardcopy yang bersifat lokal atau hanya diakses oleh
Subdit Standar dan Pedoman.
4
BAB II
SCANNING
II.1 Scanning Issue
Tugas pokok dan fungsi Subdit Standar dan Pedoman, Dir Jembatan, Dirjen Bina Marga
untuk melakukan “penyususnan” dan “pengembangan” standar dan pedoman meningkatkan
kompleksitas baik secara jumlah ataupun kelompok dokumen yang dikelola, sehingga
diperlukan teknologi informasi dalam proses pengelolaan dokumen tersebut, meliputi
Standarisasi, Digitalisasi, dan Sinkronisasi. Scanning isu yang dikempokan berdasarkan
pembagian tersebut dapat diperinci sebagai berikut :
1. Standarisasi
Belum optimalnya standarisasi dokumen elektronik di Subdit Standar dan Pedoman.
Klasifikasi dan penyusunan dokumen elektronik belum optimal dikarena belum
adanya standarisasi yang baku.
2. Sinkronisasi
Belum adanya Relation Database Engine yang cukup kompatibel dalam proses
penyusunan dokumen elektronik di Subdit Standar dan Pedoman.
Pemanfaatan teknologi informasi berupa perangkat lunak (software) framework
untuk mengatur digitasi dan standarisasi dokumen elektronik masih kurang
masksimal sehingga terjadi kurang optimalnya integrasi antara jenis – jenis dokumen
elektronik.
3. Digitalisasi
Minimnya dukungan teknologi informasi untuk mendukung digitasi dan/atau
standarisasi dokumen hardcopy menjadi dokumen softcopy/elektronik di Subdit
Standar dan Pedoman.
Dokumen elektronik memberikan banyak kemudahan dalam aspek aksesbilitas,
klasifikasi, penyusunan, dll. namun karena minimnya dukungan teknologi elektronik
sehingga digitasi dokumen elektronik kurang optimal.
II.2 Core Issue
Untuk menentukan core issue, perlu dilakukan analisis dengan menggunakan alat
tertentu. Salah satu alat analisis yang dapat digunakan dalam penentuan core issue adalah
analisis USG. Dalam analisis USG, untuk menentukan suatu masalah yang prioritas, terdapat
5
tiga faktor yang perlu dipertimbangkan. Ketiga faktor tersebut adalah urgency, seriuosness,
dan growth. Urgency berkaitan dengan mendesaknya waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan masalah tersebut. Semakin mendesak suatu masalah untuk diselesaikan maka
semakin tinggi urgensi masalah tersebut. Seriousness berkaitan dengan dampak dari adanya
masalah tersebut terhadap organisasi. Dampak ini terutama yang menimbulkan kerugian bagi
organisasi seperti dampaknya terhadap produktivitas, efisiensi, dan persaingan global.
Semakin tinggi dampak masalah tersebut terhadap organisasi maka semakin serius masalah
tersebut. Growth berkaitan dengan pertumbuhan masalah. Semakin cepat berkembang
masalah tersebut maka semakin tinggi tingkat pertumbuhannya. Suatu masalah yang cepat
berkembang tentunya makin prioritas untuk diatasi permasalahan tersebut.
Tabel 1. Tabel analisis USG
No. Isu Urgency Seriousness Growth Nilai
1
Belum optimalnya standarisasi
dokumen elektronik 3 4 1 8
2
Belum adanya Relational Database
Management System yang kompatibel 3 4 4 11
3
Minimnya dukungan teknologi
informasi untuk digitalisasi 3 4 2 9
Gambar 1. Diagram batang analisis USG
0
2
4
6
8
10
12
1 2 3
SC
OR
E
ISSUE
Urgency Seriousness Growth
6
Dari analisis USG, ditentukan isu terpilih yaitu “Belum Adanya Relational Database
Management System yang Kompatibel”, dengan nilai paling besar yaitu 11 dengan dimana
aspek growth memiliki nilai lebih besar dibading isu yang lainnya, secara konsep ketiga isu
tersebut saling berhubungan yang dapat dijadikan isu besar menjadi “Belum Efektifnya
Standarisasi, Digitalisasi Dan Sinkronisasi Dokumen Elektronik Di Subdit Standar Dan
Pedoman”, karena isu pertama dan isu ketiga telah dijadikan topik aktualisasi oleh rekan
penulis maka isu kedua dapat dikatakan belum direspon sehingga perlu adanya respon yang
segera agar terpenuhi konsep dari manajemen dokumen elektronik yang baik..
II.3 Dampak Isu
Berdasarkan analisis USG, isu Belum adanya Relational Database Management
System yang kompatibel. Isu ini memiliki beberapa dampak yang dapat ditimbulkan jika isu
tersebut tidak diselesaikan, yaitu:
1. Tidak tersinkronnya antara data satu dengan yang lain.
2. Kurang efektifnya proses pencarian dokumen elektronik apabila jumlah dokumen
semakin besar.
II.4 Gagasan
Kompleksitas dari ketiga issue terhadap batasan waktu yang dilakukan sebagai proses
aktualisasi dan habituasi yang berkisar 35 hari, mengharuskan kolaborasi peserta latihan
dasar yang terdiri dari penulis (Eska), Edwin, Erick, dan Ghina, sehingga dalam
melaksanakan aktualisasi penulis ikut menggunakan database yang dibuat olen rekan lain.
Sinkronisasi dokumen yang dilakukan oleh penulis menggunakan teknologi informasi berupa
Database Management System (DBMS). DBMS sendiri adalah suatu aplikasi yang digunakan
untuk mengelola database berbentuk tabel, query, form, dan laporan. Dalam aktualisasi
proses standarisasi menghasilkan output berupa tabel, khusus untuk standarisasi dokumen
elektronik (softfile) akan menghasilkan kumpulan dokumen elektronik sebagai lampiran yang
akan dikelola oleh penulis.
7
Aplikasi Database Management System yang digunakan penulis dalam membangun
pengelolaan dokumen adalah “Microsoft Access 2010 x86” dengan pertimbangan,
diantaranya :
1. User interface terutama baik sebagai developer ataupun user
2. Kemungkinan di setiap komputer atau laptop terinstall aplikasi microsoft access
sehingga lebih familiar
3. Dalam proses aktualisasi yang dilakukan oleh rekan kolaborasi aktualisasi
mengunakan microsoft excel untuk membuat database terkait standarisasi
4. Mudah dikembangkan ke dalam program SQL
Dengan menggunakan aplikasi microsoft access yang mensinkronkan antara satu data
dengan yang lain dengan metode “relationalship” yang merupakan salah satu fitur dalam
aplikasi tersebut maka gagasan untuk menyelesaikan isu terkait sinkronisasi yaitu
“Membangun Relational Database Management System” sebagai wadah standarisasi,
digitalisasi, dan sinkronisasi online sesuai kebutuhan yang terdiri dari dokumen standar dan
pedoman, notulensi.
8
BAB III
PROBLEM SOLVING
III.1 Kegiatan
Kegiatan dilaksanakan mengacu pada menyelesaian masalah di setiap tahap. Sehingga
dalam pelaksanaan kegiatan penyelesaian masalah diperlukan identifikasi masalah terperinci
beserta target penyelesaian.
1. Koordinasi Rencana Aktualisasi
a. Mengklasifikasikan jenis-jenis dokumen
b. Konsultasi permasalahan terkait dengan tema aktualisasi kepada mentor
c. Koordinasi dan penjadwalan pelaksaanan aktualisasi bersama
2. Design RDMS
a. Membangun design RDMS
3. Analisis kebutuhan User dan Developer
a. Membuat kuisioner kebutuhan developer dan user
b. Melakukan pengumpulan data kebutuhan developer dan user dimana : developer
dalam subdit standar dan pedoman; user dalam satu direktorat jembatan
c. Melakukan analisis terkait hasil kuisioner terhadap design dari RDMS
4. Sosialisasi RDMS
a. Membuat panduan untuk developer dalam format dokumen pdf
b. Melakukan presentasi dan pengujian RDMS kepada user dan developer
5. Finalisasi RDMS
a. Melakukan koordinasi dan pengumpulan data akhir dan mendesign RDMS final yang
disesuaikan masukan dari user dan developer pada tahap 4
b. Melakukan koordinasi kepada developer untuk meneruskan dan mengembangkan
RDMS
c. Memasang RDMS di salah satu komputer subdit Standar dan Pedoman
d. Membuat laporan dan bahan presentasi akhir aktualisasi
9
II.2 Jadwal Kegiatan
Berikut adalah jadwal kegiatan dari aktualisasi.
Tabel 2. Jadwal kegiatan aktualisasi
No Kegiatan
PELAKSANAAN AKTUALISASI (30 HARI KERJA)
Juli Agustus September
Tanggal
28 29 30 31 1 2 5 6 7 8 9 12 13 14 15 16 19 20 21 22 23 22 23 26 27 28 29 30 2 3 4
1
Koordinasi Rencana
Aktualisasi
2
Design RDMS
3
Analisis kebutuhan
User dan Developer
4
Sosialisasi RDMS
5
Finalisasi RDMS
10
III.3 Output dan Realisasi Kegiatan
1. Koordinasi Rencana Aktualisasi
a. Pengklasifikasikan jenis jenis dokumen
Pengklasifikasian dokumen di Subdit Standar dan Pedoman, Dir Jembatan, Dirjen
Bina Marga dengan koordinasi dan kerja sama dari rekan cpns serta pegawai
sebagai bentuk penerapan Etika Publik khususnya “Menjunjung Budaya Kerja
Sama” yang pada akhirnya membagi dokumen menjadi 9 kategori dokumen
berdasarkan pembagian jenis dokumen, diantaranya : Standar, Pedoman, SOP,
Manual, Panduan, SNI, Spesifikasi, Notulen, dan Prosedur.
b. Konsultasi dan pengumpulan data dari website resmi nspkjembatan.pu.go.id
membagi pengelompokan dokumen menjadi 5 berdasaran kebutuhannya,
diantaranya : inspeksi, perancangan, pelaksanaan, pemeliharaan, dan monitoring.
Hal ini merupakan perwujudan dari penerapan nilai Etika Publik berupa
“Konsultasi”
c. Penjadwalan aktualisasi jadwal dari aktualisasi sebagai penerapan nilai
Akuntabilitas berupa “Tepap Sasaran”
2. Design RDMS
a. Membangun design RDMS
Pembangunan RDMS terdiri dari pembangunan tabel, query, dan form yang
masing-masing dijabarkan sebagai berikut :
i. Tabel
1) Kategori
2) Subkategori
3) Subsubkategori
4) Dokumen
5) Pegawai
6) Peminjaman Buku
7) Pengunduhan Buku
ii. Query
1) Qkembali
2) Qpinjam
3) Qsearch
iii. Form
1) Finpur Dokumen
2) Finput Pegawai
3) Fpeminjaman
4) Fpengembalian
5) FSearch
RDMS yang dibangun mengakomodir data dari peserta diklat kolaborasi, dan
data pegawai. Hasil dari design RDMS dapat dilihat pada gambar 2.
11
B
C
A
12
Gambar 2A. RDMS dan Storage; 2B. Tabel, Query, da Form pada RDMS; 2C. Relationalship pada RDMS
2D. Form pencarian dokumen (view); 2E. Query Peminjaman
Design RDMS yang dilakukan mencerminkan penerapan terkait nilai Komitmen Mutu dan
Etika Publik. Komitemen Mutu dapat dilihat “Inovasi” yang dilakukan untuk membangun
suatu teknologi informasi koneksi lokal yang mengakomodir dokumen terbuka dan terbatas
serta relation antar databasenya. Sedangkan Etika Publik dapat dilihat dari aspek
“Kerjasama” saling berbagi database yang dimiliki oleh pegawai maupun cpns.
D
E
13
3. Analisis kebutuhan User dan Developer
a. Jenis kuisioner yang dibuat adalah kuisioner kualitatif tertutup berisi 8 pertanyaan,
sehingga dalam kuisioner pertanyaan sudah diberikan jawaban pilihan, dan hasil dari
kuisioner memiliki nilai kualitatif. Kuisioner ditujukan kepada 2 target, developer dan
user, tujuannya untuk menilai 3 aspek dalam lingkungan di Subdit Standar dan
Pedoman serta Dir Jembatan, aspek yang ingin dinilai yaitu :
i. Pemahaman terhadap DBMS
ii. Konsep pengelompokan dokumen yang diperlukan
iii. Konsep pencarian dokumen apakah penting untuk memenuhi unsur
peraturan resmi/kearsipan
iv. Tujuan dari pencarian dokumen
b. Pengumpulan data kuisioner
Data yang dari kuisioner terbagi menjadi data user dan data developer, data developer
ditujukan kepada 2 orang pegawai dari subdit standar dan pedoman yang ditujukan
penerusan dan pengembagan dari RDMS ini. Data user ditujukan kepada pegawai di
dir jembatan yang diambil secara acak dengan jumlah 20 orang sehingga hasil dari
data tersebut representatif terhadap kondisi lingkungan.
Gambar 3. Distribusi kuisioner di Subdit Teknik Terowongan dan Jembatan Khusus
Kegiatan ini merupakan mengamalan dari nilai dasar aneka berupa Etika Publik yang
terwujud dari pembangunan hubungan antar pegawai dan/atau cpns.
14
c. Melakukan analisis terkait hasil kuisioner terhadap design dari RDMS
Hasil dari data developer dapat disimpulkan :
i. Developer memiliki pengetahuan dasar mengenai DBMS atau RDMS
ii. Developer mampu untuk mengelola RDMS
iii. Developer mengetahui keinginan dari user
Kegiatan-kegiatan yang meliputi bagian dari “Analisis kebutuhan User dan
Developer” merupakan kegiatan pengamalan nilai-nilai dasar PNS berupa Komitmen
Mutu dan Etika Publik yang dapat dijabarkan sebagai inovasi teknologi informasi
yang berdasarkan kebutuhan publik dengan melakukan hubungan konsultasi dan
kerjasama antar pegawai Dir Jembatan.
Hasil dari kuisioner user menunjukan :
15
Gambar 4A. Hasil kuisioner “Pemahaman DBMS”, 4B. Hasil kuisioner “Kebutuhan DBMS Khusus”,
4C. Hasil kuisioner “Konsep Pencarian Dokumen”; 4D. Hasil kuisioner “Tujuan Pencarian Dokumen”
10%
32% 58%
Tahu tidak X
30%
55%
15%
Tahu tidak X
0%
60%
40%
Tahu tidak X
70%
5%
25%
Tahu tidak X
A B
C D
16
Gambar 5. Rekapitulasi hasil kuisioner
Chart-chart diatas menunjukan hasil dari :
1. Pegawai umumnya tidak mengetahui DBMS
2. Pegawai tidak memiliki kebutuhan DBMS khusus
3. Pegawai tidak mementingkan konsep dari pencarian DBMS ketika menggunakan
mencari dokumen menggunakan search engine
4. Pegawai tidak melakukan manajemen dokumen dengan baik
Dari kelima chart diatas dapat dibuat kesimpulan mengenai pengetahuan DBMS pegawai
di Dir Jembatan :
1. Pegawai di Dir Jembatan kurang mengetahui DBMS secara khusus namun
menggunakannya dalam beberapa kebutuhannya sehingga pegawai akan lebih
mudah menggunakan DBMS yang sederhana.
2. Pegawai kurang memahami konsep dari pengelompokan, cara kerja, dan
pencarian dokumen dalam DBMS sehingga dapat dikatakan tidak setiap pegawai
dapat berperan sebagai developer dalam DBMS
3. Pegawai dalam kapasitas sebagai user tidak menggolongkan dokumen menjadi
kategori bertingkat sehingga search engine/box yang dapat mengakomodir
kategori secara keseluruhan dan nama dokumen lebih memudahkan user.
4. Pegawai sebagai user tidak selalu menggunakan dokumen yang bersifat “asli”
sehingga dokumen elektronik “scan, softfile, dll) dapat digunakan secara optimal
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
A B C D
% T
ota
l Sko
r
Kelompok Pertanyaan
17
untuk mendukung pekerjaan mereka. Atau dapat dikatakan bahwa pengarsiapan
elektronik tepat untuk pegawai.
5. Pegawai tidak mementingkan bentuk/kategori dari dokumen (spesifikasi, manual,
standar, dll) sehingga dalam DBMS dapat dimasukkan dokumen lain selain
NSPK yang mendukung (contoh laporan, bahan presentasi, dll).
4. Sosialisasi RDMS
a. Membuat panduan untuk developer dalam format dokumen pdf
Panduan dengan format pdf ditujukan kepada developer sebagai arahan untuk
melakukan edit terhadap file RDMS pokok, file ini sendiri menjelaskan konsep
dari pembangunan dbms yang terdiri dari penjelasan relationships antar tabel,
hubungan antara tabel, query, dan form, serta makro dan kode VBA (visual basic
for aplication) yang digunakan untuk menjalan dbms.
A B
18
Gambar 6A. Design buku panduan RDMS developer;
6B. Buku panduan RDMS developer; 6C. Penyerahan buku panduan developer ke developer
Pembuatan buku pedoman untuk developer bertujuan demi membangun nilai
tepat sasaran sebagai tujuan bersama dan kerjasama antar initiator (penulis) dan
developer dalam memastikan kemenerusan aktualisasi yang dilaksanakan oleh
penulis yang merupakan pencerminan nilai “Aktualitas” dan “Etika Publik”
b. Melakukan presentasi dan pengujian RDMS kepada user dan developer
Presentasi dilakukan pada 2 September 2019 di Subdit Standar dan Pedoman
yang dihadiri oleh pegawai dari Subdit Standar dan Pedoman serta pegawai lain
dalam satu Dir Jembatan. Pada presentasi yang ditujukan sebagai
sosialisasi/pengenalan RDMS kepada pegawai baik sebagai user ataupun
developer.
Presentasi yang dilakukan mencerminkan nilai “Etika Publik” berupa
“Konsultasi” bersifat terbuka dan massal.
C
19
Gambar 7. Presentasi sosialisasi di Dir Jembatan
5. Finalisasi RDMS
a. Melakukan koordinasi dan pengumpulan data akhir
Koordinasi dilakukan untuk mengkaji ulang serta memutuskan perubahan yang akan
dilakukan oleh penulis dan rekan kolaborasi dan mendesign RDMS final yang
disesuaikan masukan dari user dan developer pada tahap 4 berfokus pada pembenahan
tampilan berdasarkan saran para peserta sosialisasi.
Kegiatan nilai menunjukan nilai “Etika Publik” yang dilaksanakan oleh penulis terkait
aspek “Kerjasama” antar peserta aktualisasi di Subdit Standar dan Pedoman.
b. Memasang RDMS di salah satu komputer Subdit Standar dan Pedoman
Pemasangan RDMS di Subdit Standar dan Pedoman dilakukan pada komputer yang
terletak di ruang tamu.
Kegiatan ini mencerminkan nilai “Akuntabilitas” yang terwujud proses pelaksanaan
aktualisasi “Tepat Sasaran”.
Gambar 8. Instalisasi RDMS di komputer Subdit Standar dan Pedoman
20
BAB IV
AKTUALISASI DAN NILAI-NILAI ASN
Korelasi hubungan antara pelaksanaan aktualisasi dan habituasi di subdit Standar dan
Pedoman dengan nilai – nilai ASN. Nilai – nilai yang seharusanya dianut oleh ASN
Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat meliputi nilai–nilai dasar ASN yang
tertuang dalam “ANEKA”, diantaranya :
1. Akuntabilitas
2. Nasionalisme
3. Etika Publik
4. Komitmen Mutu
5. Anti Korupsi
Peran ASN dalam berbangsa dan bernegara diantaranya :
1. Pelaksana Kebijakan publik
2. Pelayan Publik
3. Pemererat dan Pemersatu Bangsa
Penguatan nilai organisasi Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat yang
diusulkan dalam “iProve”, terdiri dari :
1. Integritas
2. Professioalisme
3. Orientasi Misi
4. Visioner
5. Etika Akhlakul Kharimah
Aktualisasi yang mengangkat judul “Membangun Relational Database Management System”
yang telah dikaji dalam bab-bab sebelumnya memiliki hubungan yang erat sebagai wujud
konkrit komitmen CPNS dalam konteks peran ASN dalam mengamalkan nilai-nilai dasar
ASN dan visi Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Raykat. Korelasi antara
kegiatan dan nilai-nilai tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut :
Secara garis besar pembangunan Relational Database Management System adalah
perwujudan dari nilai – nilai visioner atau merupakan suatu bentuk terobosan terhadap
metode manajemen dokumen khususnya dokumen elektronik.
21
Nilai penerapan tugas CPNS, kegiatan meliputi kegiatan pemecahan masalah dalam kasus ini
pembangunan DBMS (kegiatan 1, 2, dan 5) dan kegiatan sosialisasi (kegiatan 3 dan 4).
Pembangunan DBMS merupakan perwujudan nilai-nilai integritas tercermin dari
pembangunan DBMS. Lebih lengkap dan jelasnya dapat dilihat dari matriks berikut.
22
MATRIKS AKTUALISASI
Unit Kerja : Direktorat Jenderal Bina Marga, Subdit Standar dan Pedoman Direktorat Jembatan
Identifikasi Isu : 1. Belum adanya Relational Database Management System yang kompatibel.
2. Minimnya dukungan teknologi informasi untuk digitasi.
3. Belum optimalnya standarisasi dokumen elektronik
Isu yang Diangkat : Belum adanya Relational Database Management System.
Gagasan Pemecahan Isu : Membangun Relational Database Management System Dokumen Elektronik di Subdit Standar dan Pedoman.
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Substansi
Mata Pelatihan
Kontribusi Terhadap
Visi-Misi Organisasi
Penguatan Nilai
Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
1. Koordinasi
Rencana
Aktualisasi
1. Mengklasifikasikan jenis
– jenis dokumen
1. Klasifikasi dokumen
menjadi 9 kelompok
berdasarkan jenisnya
2. Klasifikasi dokumen
NSPK menjadi 5
kelompok
berdasarkan
kebutuannya
3. Jadwal perencanaan
kegitan kolaborasi
Akuntabilitas
Nilai ini tercermin dari
konsep klasifikasi dapat
dipertanggungjawabkan.
Etika Publik
Nilai ini tercermin dari
sikap yang menjungjung
budaya kerja sama dan
konsultasi.
Rencana kegiatan
beserta tahapan dan
outputnya ini tentu
juga memberikan
kontribusi kepada visi
misi organisasi saya
saat ini yaitu
Kementerian
Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat.
Adapun misi
Kementerian PUPR
yang saya maksud di
sini adalah
“Mengembangkan
teknologi yang tepat
guna dan kompetitif
serta
meningkatkan
keandalan mutu
infrastruktur jalan”.
1. Integritas
Nilai ini
tercermin dari
ketepatan rencana
kegiatan dengan
tahapan kegiatan
yang saya
lakukan. Tidak
ada hal yang
melenceng pada
bagian ini.
2. Profesional
Nilai ini
tercermin dari
sikap dan usaha
saya untuk
menyelesaikan
permasalahan
yang ditemui
dengan cara yang
2. Konsultasi permasalahan
kepada mentor
3. Koordinasi dan
penjadwalan pelaksanaan
aktualisasi bersama
2. Design RDMS 1. Membangun design
RDMS
Sistem RDMS Komitmen Mutu
Nilai tercermin dari
inovasi yang
mendukung efisiensi
dalam bentuk sistem
RDMS.
Etika Publik
Nilai ini tercermin dari
sikap kerja sama dalam
membagi database
23
Dalam kasus
standarisai dokumen
benar dan sesuai
dengan
kemampuan yang
dimiliki.
3. Orientasi Misi
Nilai ini
tercermin dari
usaha untuk
melakukan
inovasi terkait
efisiensi
pencarian
dokumen
elektronik.
4. Visioner
Nilai ini
tercermin dari
inovasi RDMS
yang diciptakan.
.
3.
Analisis kebutuhan
User dan Deveoper
1. Membuat kuisioner
kebutuhan developer dan
user
Nilai kualitatif
kemampuan user
terhadap RDMS dan
kecenderungan user
sebagai pengguna
RDMS
Komitmen Mutu
Inovasi dalam bentuk
perbaikan dari
pandangan yang didapat
pegawai.
Etika Publik
Nilai ini tercermin dari
sikap yang menjungjung
budaya kerja sama dan
konsultasi.
2. Melakukan pengumpulan
data kebutuhan user dan
developer
3. Melakukan analisis
terkait hasil kuisioner
terhadap design RDMS
4. Sosialisasi RDMS 1. Membuat panduan untuk
developer dalam format
dokumen pdf
1. Panduan developer
dalam format pdf
2. PPT RDMS
3. Saran dan masukan
terkait RDMS
Akuntabilitas
Bertanggung jawab
terkait tugas yang harus
dibagi ke pegawai dan
kemenerusan kegiatan
aktualitas
Etika Publik
Mengutaman
komunikasi dan kerja
sama antar pegawai
Komitmen Mutu
Inovasi berupa buku
pedoman
2. Melakukan presentasi
dan pengujian RDMS
24
5 Finalisasi RDMS 1. Melakukan koordinasi
dan pengumpulan data
akhir dan mendesign
RDMS final yang
disesuaikan masukan
dari user dan developer
pada tahap 4
1. RDMS yang telah
terisi data dan
disesuaikan
kebutuhan user
maupun developer
2. Komputer yang
memiliki RDMS
3. Developer yang telah
memiliki design
keseluruhan RDMS
Komitmen Mutu
Nilai tercermin dari
inovasi yang
mendukung efisiensi
dalam bentuk sistem
RDMS.
2. Memasang RDMS di
salah satu komputer
subdit Standar dan
Pedoman
25
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
Pelaksanaan aktualisasi penulis di Subdit Standar dan Pedoman, Dir Jembatan, Dirjen Bina
Marga dengan judul “Membangun Relational Database Management System”, dapat
disimpulkan.
1. Relational Database Management System yang dibangun dapat mensinkronkan antar
database dokumen serta mengsinkronkan database dengan storage dokumen dan
meningkatkan efisiensi dalam pencarian dokumen.
2. Relational Database Management System telah dipasang di salah satu komputer
Subdit Standar dan Pedoman dengan sistem sharing sehingga komputer lain yang
terkoneksi dapat mengakses database tersebut.
3. Sosialisasi developer internal dalam subdit Standar dan Pedoman dapat membantu
proses pengelolaan dan pengembangan dokumen menggunakan Relational Database
Management System ke depannya.
4. Nilai nilai dasar ASN telah diterapkan penulis dalam kegiatan – kegiatan aktualisasi.
Saran yang dialami penulis terkait dengan aktualisasi yang telah dilaksanakan, diantaranya :
1. Kurangnya kualitas dari dokumen yang telah adak, seperti notulen rapat tahun 2018
atau 2019 yang tidak ditemukan softfile asli sehingga menggunakan hasil scan, file
yang umumnya sebelum tahun 2000 biasanya merupakan kelompokn BMS (Bridge
Management System) tulisan dari file scan tersebut tidak dapat dibaca.
2. Belum adanya komputer sebagai server untuk merubah koneksi lokal menjadi internet
sesuai saran yang diusulkan oleh mentor.
Saran yang ingin disampaikan penulis terkait dengan aktualisasi yang telah dilaksanakan,
diantaranya :
1. Proses digitalisasi dokumen dilaksasnakan secara menyeluruh pada dokumen di
Subdit Standar dan Pedoman.
2. Proses distribusi dan penggunaan Relational Database Management System dapat
dikembangkan dengan menggunakan sistem SQL.
26
3. Pengkategorian dokumen dilakukan secara berlapis sehingga setiap dokumen
memiliki kategori, subkategori, subsubkategori, dan seterusnya. Serta penambahan
keyword pada setiap dokumen untuk memudahkan proses pencarian dokumen.
27
LAMPIRAN
28
1. Apakah anda mengetahui tentang DBMS (Database Management System)
a. Tahu
b. Tidak
c. Pernah dengar
2. Apakah anda mengetahui dan menggunakan salah satu software berikut : Google Form,
Microsoft Access, MySQL atau, Microsoft SQL
a. Mengetahui dan menggunakan
b. Mengetahui tapi tidak menggunakan
c. Tidak mengetahui
3. Dalam menggunakan search engine apakah anda merujuk pada search engine khusus
(seperti scribd, stafaband, youtube) atau search engine umum (seperti google, bing)
a. search engine khusus
b. search engine umum
c. kadang search engine khusus, kadang search engine umum
4. Ketika anda melakukan pencarian dalam search engine, apakah anda sudah tahu betul
nama/judul dari data yang anda cari
a. Mengetahui
b. Tidak mengetahui
c. Mengetahui keyword yang mengarah pada data yang saya cari
5. Dalam pekerjaan sehari – hari yang melibatkan data komputer, apakah anda menamai file
tersebut secara bertingkat. Semisal “20190830_ SNI _Jembatan_Pemeliharaan Oprit
Jembatan.docx”
a. Selalu
b. Biasanya
c. Tidak pernah/Kadang – kadang
6. Apakah dalam pekerjaan anda menyimpan suatu file yang sama dalam berbagai
berformat, semisal : pdf dan jpg; dokumen dan pdf; jpg dan png; ms word 2003 dan ms
word 2007 keatas
a. Selalu
b. Kadang - kadang
c. Tidak pernah
7. Dalam pekerjaan anda, seringkah anda melibatkan dokumen resmi dimana pejabat yang
menandatangi dokumen tersebut tidak anda temui
a. Saya selalu menggunakan dokumen dan melibatkan pejabat yang menandatangi
dokumen tersebut
b. Saya menggunakan dokumen resmi tetapi pekerjaan saya tidak melibatkan pejabat
yang menandatangi dokumen tersebut
c. Saya biasanya menggunakan dokumen hasil scan atau softfile
8. Dalam tulisan atau laporan saya, saya menggunakan literatur yang terpercaya dan
peraturan resmi yang berlaku
a. Selalu dan hanya mengguanakn literatur terpaca dan peraturan resmi
b. Saya menggabungkan antara literatur terpercaya, dengan tulisan website terbuka
(bukan website .gov .ac.id)
c. Saya berimprovisasi berdasarkan ilmu pengetahuan dan pengalaman yang saya
milik
1
BUKU PANDUAN RELATIONAL DATABASE
MANAGEMENT SYSTEM
SUBDIT STANDAR DAN PEDOMAN,
DIR JEMBATAN, DIRJEN BINA MARGA,
KEMENTERIAN PUPR
DBSM (Database Management System) Subdit Standar
dan Pedoman, Dir Jembatan, Dirjen Bina Marga,
Kementerian PUPR bertujuan untuk mengakomodir
dokumen elektronik dan non-elektronik internal. Dalam
penerapannya dokumen tersebut dibagi ke dalam 5
kategori berdasarkan penggunaanya.
1. Inspeksi
2. Perancangan
3. Pelaksanaan
4. Pemeliharaan
5. Monitoring
Berdasarkan jenis dokumen dibagi menjadi 9 kelompok :
1. Standar
2. Pedoman
3. SOP
4. Manual
5. Panduan
6. SNI
7. Spesifikasi
8. Surat Edaran
9. Prosedur
2
Sehingga dari 2 pembagian tersebut dibangun suatu
konsep untuk mengkategorikan setiap dokumen
berdasarkan kelompok tersebut, kedepannya penulis
sebut sebagai “Kategori” untuk pembagian 5 kelompok
tersebut (inspeksi, perancangan, pelaksanaan,
pemeliharaan, dan monitoring) dan “Subkategori” untuk
pembagian (standar, pedoman, SOP, Manual, Panduan,
SNI, spesifikasi, surat edaran, dan prosedur).
Konsep dari pembangunan DBMS ini adalah untuk
mengakomodir dokumen dalam konteks pengarsipan
menggunakan teknologi informasi. Elemen yang
terakomodir adalah storage yang berisi dokumen
elektronik dalam format (.pdf) dikelompokan ke dalam
folder – folder berdasarka kategori dan subkategorinya
dan database yang berbentuk tabel atribut setiap
dokumen yang disimpan dalam format microsoft excel
(.xls atau .xlsx), dalam tabel tersebut dijelaskan
eksistensi dan dokumen hardfile dalam lokasi rak atau
lemari di Subdit Standar dan Pedoman. Database
tersebut kemudian diinput ke dalam microsoft access
(.accdb), dimana setiap dokumen di korelasikan dengan
kegiatan yang berhubungan dengan peggunaannya,
semisal rapat yang dikorelasikan dengan notulensi,
proses peminjaman yang dikorelasikan dengan tabel
peminjaman, dll. Pada akhirnya dokumen microsoft
access tersebut dalam format non-editable (.accde) diluar
dari folder induk (berisi folder – folder pengelompokan)
3
dokumen, sebagai software untuk mengakses file
dokumen tersebut.
Tahap 1 Pembangunan Kategori
Pembangunan DBMS dimulai dengan membuat tabel –
tabel berisi atribut pembagi dokumen tersebut yang
dikorelasikan, posisi setiap pengelopokan sebagai
berikut kategori --> subkategori --> subsubkategori
dengan hubungan one to many [gambar 1].
Gambar 1. Relasi antara pengelompokan dalam DBMS
Tahap 2 penentuan kebutuhan tabel, query, dan form
Pada tahap ini direncanakan tabel, query, dan form yang
dibutuhkan beserta relasinya [gambar 2].
4
Gambar 2. Tabel, query dan form dalam DBMS
Tahap 3 menginput data table microsoft excel ke
dalam microsoft access
Tahap penginputan microsoft excel ke dalam microsoft
access, pada tahap ini dapat dilakukan dengan dua (2)
cara yaitu menginput file format .xls atau .xlsx ke dalam
microsoft access secara langsung atau mengiput isi tabel
5
dalam micrsoft access menggunaka copy dan paste.
Penulis menyarankan untuk membangun nama dan jenis
field (batis dan kolom) dalam microsoft access kemudian
mengcopy kan isi tabel tersebut ke dalamnya [gambar
3A dan gambar 3B]
Tahap 4 Relationship
Pada tahap ini membangun relationship tabel – tabel
yang telah dibangun.
6
Gambar 3A. Menentukan field name dan field type (design view)
3B. Mengisi field name dan field type (datasheet view)
7
Gambar 4. Relationship DBMS
8
Tahap 5 Membangun Form dan Query
Form yang merupakan media akses user ke dalam
database maupun storage harus didesain agar dapat
sebisa mungkin menjalankan fungsinya namun user juga
tetap dapat menggunakan dengan mudah form tersebut.
Form yang dibangun dalam DBMS ini terdiri dari 5 form
yang terdiri dari form dokumen, pegawai, peminjaman,
pengembalian, dan pencarian/search. Form dokumen
dan pegawai secara sederhana merupakan bagian dari
form input sehingga pembangunan dari form ini
menggunakan macro basic yang dimasukkan ke dalam 4
command yaitu simpan, baru, hapus, dan tutup dipicu
oleh event : on click.
Form peminjaman, pengembalian, dan pencarian
dibangun untuk bisa lebih memudahkan user dalam
mengakses/mengisi tabel melalui form tersebut sehingga
dalam pembangunan form terkait melibatkan fitur query,
koding, visibilitas text box, combo box, list box dll.
Design kelima form tersebut dapat dilihat dari gambar –
gambar berikut.
A
B
9
Form Data Buku (Design view)
10
Form Data Pegawai (Design view)
11
Form Pengembalian (Design view)
12
Form Peminjaman (Design view)
13
Form Pencarian Dokumen (Design view)
14
Pada form pegawai dan dokumen setiap command
memiliki macro sebagai berikut :
Command “Simpan” Menggunakan macro
RunMenuCommand Command : SaveRecord GoToRecord Object Type Object Name Record : New
Command “Baru” Menggunakan macro
OnError
Go to : Next
Macro Name
GoToRecord
Object Type
Object Name
Record : New
Offset
If [macroerror <> 0 Then
MessageBox
Message : [macroerror].[description]
Beep : Yes
Type : None
Title
End If
Command “Hapus” Menggunakan macro
RunMenuCommand
Command : DeleteRecord
Command “Tutup” Menggunakan macro
15
CloseWindow
Object Type
Object Name
Save : Prompt
16
Form Peminjaman
Untuk id pegawai (combo box) Private Sub CID_Pegawai_AfterUpdate()
With Teks1
.Requery
.Value = CID_Pegawai.Column(1)
End With
With Teks2
.Requery
.Value = CID_Pegawai.Column(10)
End With
ID_Pegawai = CID_Pegawai.Column(0)
End Sub
Untuk id buku (combo box) Private Sub CID_Buku_AfterUpdate()
With Teks3
.Requery
.Value = CID_Buku.Column(4)
End With
With Teks4
.Requery
.Value = Format(CID_Buku.Column(6), "hyperlink")
End With
ID_Dokumen = CID_Buku.Column(0) End Sub
17
Form Pencarian Dokumen
Untuk daftar buku (list box) Private Sub TSearch_Change()
TxtLink = Format(LBuku.Column(6), "Hyperlink")
End Sub
Untuk cari (text box) Private Sub TSearch_AfterUpdate()
LBuku.Requery
End Sub
Untuk kategori (combo box) Private Sub CmbKategori_Change()
TxtKategori.Value = CmbKategori.Column(1)
LBuku.Requery End Sub
Untuk reset (button) Private Sub CReset_Click()
TxtKategori.Value = ""
TSearch.Value = ""
TxtLink.Value = ""
CmbKategori.Value = ""
LBuku.Requery
End Sub
Untuk query kategori pada kolom criteria Like '*' & [forms]![FSearch]![TxtKategori] & '*'
Untuk query judul pada kolom criteria Like '*' & [forms]![FSearch]![TSearch] & '*'