membangun komitmen pimpinan menuju perguruan …...strategi ub menuju pt unggul melakukan evaluasi...

Membangun Komitmen Pimpinanmenuju Perguruan Tinggi Bermutu

P R O G R A M A S U HM E N U J U P R O D I U N G G U L

D I T B E L M A W A K E M E N R I S T E K D I K T I

2019

Syarat perguruan tinggi UNGGUL

SEHAT• Legalitas: Penetapan struktur

sesuai mandat & kewenangan

• Fungsional dan bertanggungjawab

• Tata pamong organisasi

• Menerapkan azas: kebenaran ilmiah, penalaran, kejujuran, keadilan, manfaat, kebajikan, tanggungjawab, kebhinekaan dan keterjangkauan

• Menetapkan standar secara berkelanjutan untuk mewujudkan visi & misinya

• Mampu memenuhi kebutuhan masyarakat, dunia kerja &profesional.

BEREPUTASI• Mempunyai nama baik

• Mendapat penghargaan

• Menjadi rujukan & menyebarkan contoh baik

BERMUTU

P R O G R A M A S U H

2 0 1 9

2

Strategi UB menuju PT unggul

Melakukan Evaluasi Diri danberkompetisi hibah Dikti

Perbaikan manajemen internal dengan kebersamaan, harmonisasi dan komunikasi

Menginisiasi implementasi SPMI dengan Siklus OSDAT

Melanjutkan memenuhi standar SPMI dengan Siklus PDCA/PPEPP.

Peningkatan mutu SDM secaraberkelanjutan: studi lanjut, studibanding, pelatihan dan sertifikasiauditor/asesor/reviewer.

Menerapkan Good University Governance (GUG), StandarPelayanan Prima & e-complaint.

Melayani publik: Studi banding, pelatihan, konsultasi, magang, menjadi nara sumber, UB Berbagi: Klinik SPMI-SPME, PHK PT AsuhUnggul.

Menginisiasi jejaring dan keterbukaaninformasi publik: Forum PMPTI, website.

Melakukan Reformasi Birokrasi(Layanan sistem informasi satu pintuGapura).


2 0 1 9

3

1. Penetapan Struktur Organisasi UBP R O G R A M

A S U H

2 0 1 9

4

2. Susun Roadmap Kegiatan Sistem Penjaminan Mutu di UB

Tumbuhnya kapasitas perencanaan,

meningkatnya akuntabilitas, transparansi & efisiensi

20032004

2007 2008

Benefit Monitoring & Evaluation (BME)

SP4

Pusat Jaminan Mutu (PJM)

PNBPI-MHERE

B 2.2a

MonevinDueLike

UB sehat &

berdaya saing

200620052013-Skrg

PNBPPNBPPHK

•Inisiasi SPMA•Akreditasi •Monevin PHK

PNBP

• SPMA tertulis

(PJM)

• Audit sistem

(akademik)

• Akreditasi

• Monevin PHK

& Pasca PHK

• ISO 9001:2000

PJM

• UB Award

• Audit

kepatuhan SPMI

• SPMI tertulis

(PJM-SPI)

• Akreditasi

• Monevin PHK &

Pasca PHK

SPMI(PJM – SPI)

• ISO 9001:2008 UB

• Akreditasi

Internasional PS

• Akreditasi Lab

• UB Award

• Audit Kinerja

• Akreditasi

Nasional PS & PT

• Monev PHK

2011

PNBP

Inter-

Nasional-

isasi

• ISO 9001:2015 UB

• Akreditasi

Internasional PS

(12 PS)

• Akreditasi Lab

• UB Award

• Audit Kinerja

• Akreditasi

Nasional PS & PT

• Monev PHK

• UB berbagi

• Hibah PT Asuh

Unggul (2)


2 0 1 9

5

3. Menginisiasi Implementasi SPMI dengan Siklus OSDAT

Sistem

Dokumen

Dilaksanakan:

Sosialisasi &

acuan kerja

Audit InternalPimpinan Manajemen,

PJM

1. Ada tidak peningkatan

kinerja terhadap tahun

lalu.

2. Apa upaya-upaya yang

telah dilakukan.

Organisasi

dan

tupoksinya

Perbaikan,

tindak lanjut dan

Peningkatan mutu

Tinjauan Manajemen(Management Review/ Permintaan

Tindakan Koreksi = PTK)

Audit

(eksternal: Akreditasi BAN-PT; ISO 9001:2008)

Visi Misi

1. Evaluasi Diri

2. Benchmarking

3. Stakeholders

Untuk menetapkan

RENSTRA

O(Organisasi)

S(Sistem)

T(TindakLanjut)

A(Audit)

1. Pencapaian Visi Misi 2. Kepuasan Pengguna Jasa Layanan3. Keberlanjutan organisasi

Dokumen Induk & mutu

Bisnis proses

Standar mutu

Sasaran mutu

D(Do)


2 0 1 9

6

4. Melanjutkan dengan Siklus PDCA/PPEPP

P

P

EP

P

Penetapan Standar Dikti

Pelaksanaan Standar Dikti

Evaluasi (Pelaksanaan) Standar Dikti

Pengendalian (Pelaksanaan) Standar Dikti

Peningkatan Standar Dikti


2 0 1 9

7

5. Meningkatkan Kualifikasi SDM: Studi banding, Pelatihan & Sertifikasi Auditor/Asesor


2 0 1 9

8

6. Menerapkan Standar Pelayanan Prima

Penghargaan dalam Keterbukaan Informasi Publik (2014–2017)

Tahun Peringkat

UBPeringkat

UI

2014 2 1

2015 1 4

2016 2 1

2017 1 2


2 0 1 9

9

Frekuensi pembinaan SPMI dan SPME untuk PT lain Jumlah PT yang terlibat dalam pembinaanSPMI dan SPME (2006 s.d 2017)

1. Menerapkan SPM Akademik.

2. Mengikuti AIPT.

3. Pilot project penerapan ISO 9001.

4. Menerima PHK Dikti danmenerapkan Monevin PHK.

5. PT lain benchmarking tentangSistem Monevin PHK ke UB.

2005s.d.

2008

Penghargaan

Dirjen Dikti

sebagai PT

yang

menerapkan

SPMI Tahun

2008

1. PT lain benchmarkingtentang SPMI ke UB.

2. Membuka layanan umum(pelatihan SPMI, sertifikasi auditor internal, technical assistance dankonsultasi).

3. Berbagi penerapan ISO 9001 dalam SPMI.

2009s.d.

2012

1. PT lain benchmarking tentang SPMI ke UB.

2. Membuka layanan umum (pelatihan SPMI, sertifikasi auditor internal, technical assistance dan konsultasi).

3. Berbagi penerapan ISO 9001 dalam SPMI.

4. Memprakarsai pembentukan FPMPTI.

5. Menyelenggara-kan kegiatan CSR SPMI “UB Berbagi”.

6. PT lain benchmarking tentang sertifikasiinternasional.

2013 s.d

2018

7. Melaksanakan Pelayanan PublikP R O G R A M

A S U H

2 0 1 9

10

8. Melaksanakan program peningkatan reputasiUB Peduli – UB Berbagi


2 0 1 9

11

9. Menginisiasi Jejaring: FPMPTI


2 0 1 9

12

10. Melakukan Reformasi Birokrasi & Layanan dan Database Terintegrasi “Gapura”


2 0 1 9

13

Ragam dokumen kebijakan dan perencanaan

1. Visi, Misi, Tujuan, Strategi dan Sasaran

2. Rencana Pengembangan Jangka Panjang (RPJP)

3. Rencana Strategis (Renstra) atau Rencana Induk Pengembangan(RIP)

4. Evaluasi Renstra/RIP

5. Program Kerja (Proker) atau Rencana Operasional (Renop)

6. Organisasi SPMI


2 0 1 9

14

PP. No. 4 Tahun 2014

Pasal 5

(1) Dalam melaksanakan tanggung jawab di bidang perencanaan sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 3 huruf b, Menteri memiliki tugas dan wewenang meliputi:

c. mengembangkan Pendidikan Tinggi berdasarkan kebijakan umum, sebagaimana

dimaksud pada huruf a dan huruf b yang terdiri atas:1. rencana pengembangan jangka panjang 25 (dua puluh lima) tahun;

2. rencana pengembangan jangka menengah atau rencana strategis 5 (lima)

tahun; dan3. rencana kerja tahunan,

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(2) Ketentuan mengenai perencanaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berlaku

untuk:a. Kementerian Lain atau LPNK yang menyelenggarakan Pendidikan Tinggi;

b. Badan Penyelenggara; dan

c. Perguruan Tinggi.

Landasan HukumP R O G R A M

A S U H

2 0 1 9

15

1. Visi, Misi, Tujuan, Strategi dan Sasaran

Visi Perguruan Tinggi

Gambaran tentang masa depan PT yang diyakini akan terjadi menurut pandanganinternal dan eksternal stakeholder PT

Rumusan Visi Perguruan Tinggi

Rumusan visi PT harus menunjukkan kearah mana PT akan dibawa, dan sepertiapa PT tersebut bila telah sampai di tempat tujuan

Ciri-ciri Visi yang baik:

Understandable – jelas dan mudah

dimengerti

Desirable – jelas apa yang diharapkan

Feasible – realistic dan dapat dicapai

Guiding – memberi arah

Motivating – menumbuhkan motivasi

Flexible – menstimulasi inisiatif dan

penyesuaian pada perubahan


2 0 1 9

16

Teknik Perumusan Visi

Peran yang akan diambil oleh

PT

Atau

Wujud yang diinginkan atau

akan dibentuk oleh PT

Wilayah tantangan yang

terlihatSudut pandang PT

Jarak pandang PT Instrument: Analisis SWOT


2 0 1 9

17

Tujuan dan SasaranTujuan dan sasaran institusi disusunberdasarkan hasil identifikasi potensidan permasalahan yang akan dihadapipada langkah sebelumnya (dalam rangkamewujudkan visi dan melaksanakan misiPT)

Pernyataan TujuanHarus dilengkapi dengan sasaransebagai ukuran kinerjanya

Sasaran dilengkapi dengan target kinerjasehingga menjadi ukuran keberhasilandari pencapaian visi dan misi PT

Misi Perguruan Tinggi

Upaya-upaya PT sesuai fungsi dan tugasnya yang harus dilaksanakan untukmewujudkan visi PT

Rumusan Misi Perguruan Tinggi

Rumusan misi PT harus menyatakantindakan-tindakan yang harusdilakukan PT agar visi PT dapatdiwujudkan


2 0 1 9

18

Tujuan Sasaran

1. Harus sejalan dengan visi dan misi

institusi dan berlaku pada periode

jangka menengah

1. Harus merupakan ukuran pencapaian

dari tujuan institusi

2. Harus dapat menunjukkan suatu kondisi

yang ingin dicapai pada periode jangka

menengah

2. Mencerminkan berfungsinya outcomes

yang diharapkan dari semua program

dalam institusi

3. Harus dapat dicapai dengan kemampuan

yang dimiliki oleh institusi

3. Harus dirumuskan dengan jelas dan

terukur

4. Harus dapat mengarahkan rumusan

sasaran, strategi, dan kebijakan serta

program dan kegiatan dalam rangka

merealisasikan misi institusi

4. Harus dilengkapi dengan target kinerja


2 0 1 9

19

Tahap perkembangan kualitas pengelolaan PT

Regulation Driven Management

• Compliance & accountability to PT vision & mission

Effective & Efficient Management

• Measurable achievement

Quality Driven Management

• Adherence to professional norms

• Committed to continuous quality improvement


2 0 1 9

20

2. Rencana Pengembangan Jangka Panjang (RPJP)

- suatu perencanaan pembangunan dalam jangka panjang yang dilaksanakan oleh unsurpenyelenggaranya secara komprehensif untuk mencapai visi dan misi.

- untuk merencanakan pembangunan jangka panjang yang merumuskan kebijakan umumdan roadmap pengembangan lembaga ke depan dengan tema menata kelembagaan, sumber daya, dan pengembangan kapasitas PT (capacity building), melaksanakan reformasipendidikan tinggi (educational reform) dan mengembangkan mutu/unggulan Tri Dharma Perguruan Tinggi sampai mampu menghasilkan berbagai program unggulan (best practice).

- bersifat fleksibel untuk selalu dapat ditunjau (review) kembali dan diperbaharui (update) dan selanjutnya dijadikan arah serta dijabarkan kedalam Rencana Strategi (Renstra) yang dilaksanakan setiap 5 tahun. Agar arah dan tujuan RPJP dan Renstra dapat tercapai denganbaik, setiap tahunnya disusun anggaran operasional yang disebut Rencana Kerja (Renja). Seluruh perangkat kerja yang disusun tersebut diharapkan dapat menjadi pedoman yang jelas bagi penentu kebijakan dalam menyusun program kerja dan rencana operasionalkegiatan dalam usaha pembangunan dan pengembangan PT


2 0 1 9

21

3. Rencana Strategis (Renstra) atau RencanaInduk Pengembangan (RIP)

Strategi dan kebijakan disusun sebagai pendekatan untukmenyelesaikan permasalahan yang penting (to solve the core problem) dan mendesak untuk segera dilaksanakan dalam kurun waktutertentu (jangka menengah) serta memiliki dampak yang besarterhadap pencapaian sasaran institusi yang strategis

Rencana Strategis (Strategic Plan) adalah rencana langkah demi langkahyang setelah lengkap pada akhirnya akan membawa institusi mencapaitujuan akhir sesuai dengan tujuan yang tersirat dalampernyataanVisi dan Misi


2 0 1 9

22

Rencana Strategis• Merencanakan masa depan melalui penyusunan program,

penyiapan sumber daya, dan pengaturan agar tujuan di masa

depan tercapai

• Rencana langkah demi langkah yang akan membawa

institusi mencapai tujuan akhir sesuai dengan tujuan yang

tersirat dalam pernyataan Visi dan Misi.

– Fleksibel d a p a t menampung kemungkinan adanya hal-hal

yang tak terduga,

– Dinamis dapat berubah dalam kurun waktu tertentu sesuai

dengan kebutuhan dan tuntutan, dengan tanpa mengubah

tujuan akhir.


2 0 1 9

23

Pernyataan Misi/Mandat

Komponen Renstra

Dasar

•Tata Nilai

•Visi

•Tujuan Institusi

Komponen

Pendukung

•Rencana Implementasi

•Indikator Kinerja

Rencana

Strategis


2 0 1 9

24

Elemen Kunci Renstra• Misi/Mandat

– Apa yang harus dilakukan

– Utamanya tri-dharma + misi sosial

• Tata Nilai– Biasanya untuk tingkat institusi; sebagai guiding principles

– Sistem nilai yang diyakini yang menjadi acuan dalam berorganisasi

• Visi– Arah pengembangan (time bound)

• Tujuan Strategis– Apa yang harus dicapai

• Strategi & Kebijakan– Bagaimana mencapai tujuan

• Indikator kinerja– Fungsi dari program dan sumberdaya


2 0 1 9

25

Proses untuk Mengembangkan, Mengimplementasikan dan

Mereview Proses Perencanaan

Siklus Perencanaan dimulai:

• Review Misi/Visi

• Environmental scan

• SWOT dan GAPAnalysis

• Menetapkan Tujuan

• Menetapkan rencana Implementasi

Proses Review Tahunan

Akhir Review Perencanaan:

• Pencapaian Tujuan

• Keberhasilan tambahan

• Tujuan yang tetap dapat diterapkan

Pra-Perencanaan untuk Rencana baru:

• Mengembangkan temuan awal

• Mengevaluasi kesuksesan proses

• Review Satuan Tugas Perencanaan


2 0 1 9

26

Kunci Sukses Penyusunan Rencana Strategis

• Satuan Tugas Penyusun Renstra

– Kemampuan analisis, pengalaman manajemen PT

dan visioner

• Kelengkapan Data dan Informasi

• Persiapan

– Rencana kerja, jadwal, target

• Proses Perencanaan yang terstruktur

– Evaluasi diri

• Waktu dan Finansial


2 0 1 9

27

Kriteria Penentuan Target Kinerja

1. Specific – sifat dan tingkat kinerja dapat diidentifikasi dengan jelas

2. Measurable – target kinerja dinyatakan dengan jelas dan terukur

3. Achievable – target kinerja dapat dicapai terkait dengan

kapasitas dan sumber daya yang dimiliki

4. Relevant – mencerminkan keterkaitan (relevansi) antara target

outcome dalam rangka mencapai target impact yang ditetapkan

5. Time bond – mengandung unsur waktu/periode pencapaian

kinerja


2 0 1 9

28

Analisis Situasi: Pemetaan Posisi PT

Situasi Sekarang

Laporan Evaluasi Diri

Matrik Strategi Berbasis SWOT


2 0 1 9

29

Perumusan Rencana Kerja dan Target Kuantitatif

Merumuskanrencana kerja

Menetapkanbaseline

kuantitatif

Menetapkanindikatorkinerja


2 0 1 9

30

TahapPenyusunanRencanaStrategis

Langkah-langkah:

1. Identifikasi kondisi umum, analisis potensi danpermasalahan

2. Penyusunan Visi dan Misi

3. Penyusunan Tujuan dan Sasaran Strategis

4. Penyusunan Program dan Kegiatan

5. Penyusunan Target dan Pendanaan


2 0 1 9

31

TahapPenyusunanRencanaStrategis


2 0 1 9

32

4. Evaluasi Renstra/RIP

Tujuan

1. Mengevaluasi apakah kebijakan dan program yang dilakukan PT (akademik maupun non akademik) masih dapat dilaksanakan atauperlu diperbaiki

2. Menilai kualitas kepemimpinan dan manajemen sertakapasitas PT untuk memperbaiki diri

3. Merancang rencana perbaikan yang nyata dan spesifik (identifikasiprogram atau kebijakan mana yang memerlukan perbaikan)


2 0 1 9

33

Fokus Evaluasi Diri: Managing PDCA

Planning

Management by

Bureau of Planning

Academic

Human Resources

Finance

Revenue Generation

Asset

Procurement

Security

IT

Management

Monitoring &

Evaluation

Management by

SPI dan SPMI

Peran

Penjaminan

Mutu


2 0 1 9

34

Kriteria Laporan Evaluasi Diri

1. Sesuai konteks institusi – kontekstual, tidak mengada-ada, bukan hasil plagiasi

dari institusi lain, berbasis data institusi

2. Menjamin akuntabilitas – sifat data adalah riil dan dapat dipertanggungjawabkan

3. Menjamin keberlanjutan – ditujukan untuk mengurangi kelemahan institusi,

menjawab tantangan, untuk meningkatkan daya saing dan keberlanjutan institusi

4. Menjamin transparansi – bersifat transparan dan disampaikan kepada

stakeholder yang berkepentingan

5. Memitigasi potensi risiko – mengandung upaya mengidentifikasi dan mengurangi

risiko institusi

6. Menggambarkan komitmen pimpinan – uraiannya secara implisit

menunjukkan keinginan dan komitmen pimpinan untuk melaksanakan continuous

improvement


2 0 1 9

35

5. Program Kerja (Proker) atau Rencana Operasional (Renop)

1. Program kerja merupakan penterjemahan Renstra, tetapi memilikijangka waktu satu tahun (sesuai dengan tahun anggaran)

2. Berisi program pengembangan yang konsisten dengan hasil analisisSWOT

3. Memiliki ukuran target kinerja kuantitatif yang berbasis outcome


2 0 1 9

36

6. Organisasi SPMI

1. Pusat Jaminan Mutu di PT

2. Gugus jaminan Mutu di fakultas

3. Unit jaminan Mutu PS

4. Audit Internal Mutu Akademik yang dilaksanakan minimal 1 tahunsekali


2 0 1 9

37

membangun komitmen pimpinan menuju perguruan …...strategi ub menuju pt unggul melakukan evaluasi...

Documents