TEKNIK DAN MEKANISME PERSIDANGAN1

Oleh : Andeka Rocky Tanaamah2

1. Pengantar

Pada dasarnya, keberadaan suatu organisasi lebih disebabkan

karena adanya kepentingan oleh sekelompok orang, yang merupakan

pengabungan dari beberapa individu, berdasarkan adanya kesamaan

tujuan. Dengan adanya persamaan tujuan, maka diterapkan beberapa

aturan main guna dijadikan pedoman/aturan main dalam organisasi tersebut.

Sehingga pada akhirnya, diharapkan bahwa organisasi tersebut dapat

berjalan sesuai dengan aturan main yang telah dsepakati bersama.

Berdasarkan pemahaman diatas, maka tidaklah mengherankan

jikalau kita sering menjumpai aturan-aturan yang bersifat mengikat di

berbagai organisasi. Aturan-aturan tersebut merupakan rambu-rambu yang

harus ditaati dan dijalankan agar tidak merugikan orang/pelaku yang akan

terlibat.

Seperti yang telah dikemukakan di atas, maka pada makalah ini, saya

akan membatasi pembicaraaan hanya pada teknik persidangan dan

mekanisme persidangan, sesuai apa yang telah diminta panitia kepada

saya. Dalam membicarakan tehnik mekanisme persidangan, tentunya kita

perlu pahami dulu apa yang dimaksud persidangan dan bentuk-bentuk

persidangan.

2. Persidangan

Dalam makalah ini persidangan dapat diartikan sebagai sarana

tempat mengkomunikasikan ide/gagasan dalam kerangka pengambilan

keputusan yang bersifat mengikat, baik untuk internal organisasi, maupun

organisasi yang berada dibawah organisasi tertinggi tersebut. Oleh karena

itu dalam persidangan, setiap peserta akan terlibat dalam pengambilan

1 Makalah ini di sampaikan dalam Latihan Dasar Kepemimpinan Mahasiswa yang diselenggarakan oleh Senat Mahasiswa Fakultas Theologi, Tanggal 11-12 Februari 2005.

2 Staf Pengajar Fakultas Teknologi Informasi – Universitas Kristen Satya Wacana

1

keputusan yang memiliki implikasi yang sangat penting bagi organisasi

tersebut. Setiap peserta sidang akan diberi kesempatan untuk bernegosiasi

dan memancing ide dalam kerangka menarik perhatian dan mempengaruhi

peserta lain guna mengikuti apa yang diinginkan oleh peserta tersebut.

Berdasarkan pemahaman diatas, terbersit pertanyaan dalam diri kita,

pada organisasi/forum manakah persidangan itu sering dilakukan? Pada

dasarnya persidangan sering dilakukan pada organisasi-organisasi yang

lebih bersifat menentukan arah dan kebijakan organisasi tersebut. Oleh

karena itu, persidangan sering dilakukan pada organisasi legislative atau

perwakilan, seperti Dewan Perwakilan Rakyat, Badan Perwakilan

Mahasiswa, maupun organisasi lainnya.

3. Bentuk-bentuk persidangan

Dalam suatu persidangan, tentunya memiliki aturan main yang tidak

dapat dilanggar oleh organisasi tersebut. Oleh karena itu, dalam

persidangan pada dasarnya memiliki bentuk-bentuk persidangan yang

mengatur dan menentukan keputusan yang diambil. Berdasarkan

pemahaman tersebut, maka dalam persidangan, pada umumnya terdapat

dua bentuk persidangan yaitu:

a) Sidang Pleno.

Sidang Pleno merupakan sidang rutin yang sering dilaksanakan oleh

oleh suatu organisasi dalam kerangka membahas dan mengambil

keputusan yang berkenaan dengan kegiatan-kegiatan Rutin suatu

organisasi. Contoh dalam internal lembaga kemahasiswaan, kita

sering mendengar dan melihat BPMU melakukan sidang pleno dalam

rangka pemilihan ketua SMU, penetapan hirarki peraturan lembaga

Kemahasiswaan, dll.

b) Sidang istimewa

Sidang Istimewa merupakan persidangan yang dilakukan oleh suatu

organisasi dalam kerangka pengambilan keputusan yang bersifat

mendesak dan berada dalam keadaan genting. Misalnya dalam

2

negara kita, sidang istimewa guna menurunkan Gus- Dur dari kursi

Presiden.

4. Mekanisme Persidangan

Setiap organisasi, mempunyai aturan tersendiri dalam melaksanakan

persidangan baik dari segi kuorum, maupun dari segi teknis

pelaksanaannya. Untuk memudahkan kita untuk memahami mekanisme

persidangan, maka saya akan mengambil contoh mekanisme persidangan

yang berlaku di BPMU. Dalam BPMU, mekanisme persidangannya diatur

sebagai berikut :

Persidangan BPMU

1. BPMU bersidang sekurang-kurangnya satu kali dalam enam bulan.

2. Sebelum sidang dimulai setiap anggota menandatangani daftar hadir.

3. Sidang dianggap sah apabila dihadiri oleh setengan tambah satu

jumlah anggota.

4. Apabila sidang pertama tidak memenuhi kuorum maka sidang kedua

berdasarkan undangan kedua adalah sah.

5. Sidang diadakan atas undangan Pimpinan BPMU atau atas usul

sekurang-kurangnya 11 (utusan) dari 11 anggota BPMF yang ada

atau 1/3 ( sepertiga ) dari jumlah anggota BPMU.

6. Setiap anggota BPMU yang berhalangan hadir dalam persidangan

harus memberitahukan secara tertulis/maupun lisan dan dapat

dipertanggungjawabkan kepada Pimpinan BPMU.

7. Sebelum sidang dibuka, bahan-bahan untuk rapat sudah harus

disampaikan kepada anggota sekurang-kurangya satu hari sebelum

sidang.

8. Setiap peserta sidang dapat mengusulkan agendanya apabila

dipandang perlu.

9. Surat-surat masuk dan keluar dibicarakan dalam rapat apabila

dianggap perlu.

3

5. Sifat Persidangan

1. Sidang Tertutup, adalah persidangan yang dilakukan

oleh suatu organisasi, dimana hasil permbicaraan yang dilakukan

tersebut bersifat tertutup dan hanya diketahui oleh Pimpinan atau

Anggota Organisasi tersebut dan pembicaraan tidak boleh

diumumkan, kecuali sidang memutuskan untuk diumumkan

seluruhnya atau sebagian.

2. Sidang Terbuka, adalah persidangan yang dilakukan

secara terbuka dengan mengundang pihak lain yang dipandang

memiliki keterkaitan dengan materi pembicaraan dalam sidang. Pada

persidangan ini, hasilnya boleh diumumkan secara terbuka dan dapat

diketahui oleh pihak lain diluar organisasi tersebut. Oleh karena itu

dalam persidangan terbuka pihak-pihak yang diundang biasanya

disebut Undangan atau peninjau.

6. Tata Cara dalam persidangan

1. Persidangan bersifat musyawarah untuk mufakat.

2. Persidangan dipimpin oleh Pimpinan sidang.

3. Peserta sidang berbicara setelah mendapat izin dari Pimpinan sidang.

4. Peserta sidang tidak boleh diganggu selama berbicara.

5. Pimpinan sidang dapat mengenakan ketentuan mengenai lamanya

para anggota berbicara.

6. Bilamana pembicaraan melampaui batas waktu yang ditetapkan

Pimpinan sidang dapat memperingatkan pembicaraan supaya

mengakhiri pembicaraannya dan pembicara harus menaati ketentuan

itu.

7. Setiap waktu dapat diberi kesempatan interupsi pada anggota untuk :

Meminta penjelasan duduk perkara yang sebenarnya. (Point

Of Klarifikasi)

4

Menjelaskan soal-soal yang menyangkut dirinya. (Point Of

Clearing)

Mengajukan usul prosedur mengenai soal yang sedang

dibicarakan. (Point Of Order)

Mengajukan usul untuk meminta penundaan sementara

Permusyawaratan.

Dalam sebuah persidangan, perlu dicermati beberapa hal yang

merupakan masalah dalam persidangan yaitu : 1). Membuang-buang waktu.

2). Tidak Tegas, dan tidak menghasilkan keputusan apa-apa. 3). Merupakan

ajang penonjolan diri. 4). Tempat penggodokan manuver politik dan

transaksi gelap. 5). Memberikan kemungkinan pada orang lain untuk

menghindari tanggungjawab. 6). Sebagai alasan untuk kelambanan.

8. Penutup

Dalam mempelajari teknik dan mekanisme persidangan, tidaklah

cukup kita memahami sampai dalam ruangan ini saja, oleh karena itu dalam

memahami bentuk dan mekanisme persidangan yang dibutuhkan adalah

ketekunan dan kemauan kita dalam mempelajari semua ini.

5

SIMULASI

TEKNIK DAN MEKANISME PERSIDANGAN

PEMILIHAN KETUA Senat Mahasiswa Fak. Theologi

Salah satu tugas yang sering dilakukan oleh Badan Perwakilan Mahasiswa Tingkat Fakultas adalah pemilihan Ketua Senat Mahasiswa. Karena hal ini merupakan tugas, maka bentuk persidangan yang dilakukan adalah sidang pleno. Berdasarkan hal tersebut, saudara diminta untuk menentukan beberapa hal dibawah ini:

Dalam Pemaparan Visi dan Misi Calon Ketua SMF Teologi

1. Sifat persidangan

2. Menentukan ketua dan sekretaris BPMF, yang berfungsi memimpin jalannya persidangan.

3. Menentukan dua kandidat kedua SMF Teologi, yang berfungsi memaparkan visi dan misi dalam pengembangan mahasiswa pada umumnya dan lembaga kemahasiswaan pada khususnya.

4. Menentukan pimpinan lk fakultas dan beberapa undangan.

5. Pemaparan visi dan misi oleh calon ketua smu diikuti dengan tanya jawab

Pemilihan Ketua SMF Teologi

1. Sifat Persidangan

2. Pandangan Umum oleh Ketua Angkatan dan Undangan (setelah menyampaikan pandangan umum, undangan meninggalkan sidang, karena sidang.

3. Pandangan Umum Anggota BPMF (saudara diminta untuk menerapkan teknik dan mekanisme persidangan yang diawali dengan pengecekan terhadap kuorum, penyampaian pendapat, interupsi dan efektifitas keberlangsungan sidang dari sisi waktu).

Teknis Pelaksanaan

a. Pilihlah dua pimpinan sidang (Representasi dari Ketua dan sekretaris BPMF)

b. Pilih dua kandidat Ketua SMF Teologi

c. Pilihlah tiga orang peninjau (representasi dari ketua Angkatan)

d. Peserta dibagi dalam 2 kelompok yang mendukung masing-masing kandidat

6

CURRICULUM VITAE

Nama : Andeka Rocky Tanaamah

Tempat/Tanggal Kelahiran: Kananggar, Sumba 05 Juni,

1977

Alamat : Jl. Cemara Raya 838 A Salatiga

Latar Belakang Pendidikan (2002) Lulus dari Fakultas Ekonomi Jurusan Ilmu Ekonomi

dan Studi Pembangunan Universitas Kristen Satya

Wacana, Salatiga.

(1996) Lulus dari SMU Negeri I Waingapu, Sumba Timur.

(1993) Lulus dari SLTP Negeri I Waingapu, Sumba Timur.

(1990) Lulus dari SD Masehi Payeti 03, Waingapu, Sumba

Timur.

Pengalaman Pekerjaan (2002-2003) Asisten Peneliti Proyek Penelitian Sistem

Informasi Manajemen Daerah Kabupaten Timor

Tengah Selatan

(2004 – Sekarang) Staf Pengajar Fakultas Teknologi Informasi

– Universitas Kristen Satya Wacana

Pengalaman Organisasi (1997-1998) Anggota Badan Perwakilan Mahasiswa Fakultas

Ekonomi Universitas Kristen Satya Wacana.

(1998-1999) Sekretaris Komisi B (Organisasi) Badan

Perwakilan Mahasiswa Universitas, Universitas Kristen

Satya Wacana.

(1998-2000) Sekretaris Fungsional Gerakan Mahasiswa Kristen

Indonesia, Cabang Salatiga.

7

(1998-1999) Ketua Komisi C (Anggaran) Badan Perwakilan

Mahasiswa Universitas, Universitas Kristen Satya

Wacana.

(1999-2000) Ketua Umum Badan Perwakilan Mahasiswa

Fakultas Ekonomi Universitas Kristen Satya Wacana.

(2000-2002) Ketua Umum Badan Perwakilan Mahasiswa

Universitas, Universitas Kristen Satya Wacana.

8