manual protagonist tecnica administrativa para la asistencia genrencial

8/19/2019 MANUAL PROTAGONIST Tecnica Administrativa Para La Asistencia Genrencial

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INSTITUTO NACIONAL TECNOLÓGICO

DIRECCIÓN GENERAL DE FORMACIÓN PROFESIONAL

MANUAL DEL PROTAGONISTA

TECNICA ADMINISTRATIVA PARA LA ASISTENCIA GERENCIAL

ESPECIALIDAD : ADMINISTRACION

MODO DE FORMACION : TECNICO GENERAL

ENERO, 2016

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INSTITUTO NACIONAL TECNOLÓGICO

Dirección EjecutivaSubdirección Ejecutiva

Dirección General de Formación Profesional

COORDINACION TÉCNICA

Dirección Técnica DocenteDepartamento de Curriculum

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BIENVENIDA DEL PROTAGONISTA

El manual de “Técnicas Administrativas para la Asistencia Gerencial” estáasociado a la unidad de competencia: Aplicando técnicas Asistente de Direcci nGeneral Administrativa que se utilizan en el sector para mejorar la calidad degestión administrativa y la atención al cliente.

Este manual está dirigido a los Protagonistas que cursan la especialidad delTécnico General en administraci n con el nico !in de !acilitar el procesoense"anza aprendizaje durante su !ormación.

El propósito de este manual es proporcionar al Protagonista una !uente dein!ormación técnica que le ayudará a mejorar su proceso de ense"anzaaprendizaje.

Este manual está con!ormado por siete unidades didácticas:#a agenda de tra$ajo de la Gerencia.%edacción de &ocumentos.#og'stica para eventos empresarialesGestión de (iaje.

A$astecimiento Técnico )aterial.

Gestión Presupuestaria)anejo de *aja *+ica

*ada unidad del manual +a sido estructurada de la siguiente manera:, -$jetivo de la unidad

*ontenido/ Actividades prácticas0 Ejercicios de autoevaluación

En los contenidos se presenta la in!ormación general1 cient'!ica y técnica1 quenecesita sa$er el protagonista para el desarrollo de las unidades.

Al !inal de todas las unidades encontrará:, Glosario

2ndice de ta$las/ Para sa$er más0 3i$liogra!'a

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Esperamos que logres con é4ito culminar esta !ormación1 que te convertirá en unpro!esional Técnico General en Administraci n y as' contri$uir al desarrollo delpa's.

RE!O"ENDA!IONES

Para iniciar el tra$ajo con el manual1 de$es estar claro que siempretu dedicación y es!uerzo te permitirán adquirir las capacidades del)ódulo 5ormativo. Al comenzar el estudio de las unidades didácticasde$es leer detenidamente las capacidades6o$jetivos planteados1para que identi!iques cuáles son los logros que se proponen.

Analiza toda la in!ormación consultada y pregunta siempre a tuinstructor cuando necesites aclaraciones.

Ampl'a tus conocimientos con los lin7s y la $i$liogra!'a indicada uotros te4tos que estén a tu alcance.

%esuelve responsa$lemente los ejercicios de autoevaluación yveri!ica tus respuestas con los compa"eros e instructor.

Prepara el puesto de tra$ajo seg n la operación que vayas a realizar1cumpliendo siempre con las normas de +igiene y seguridad la$oral.

&urante las prácticas en el campo1 se amiga$le con el )edio Am$iente y no tires residuos !uera de los lugares esta$lecidos.

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%ecuerda siempre que el cuido y conservación de los equipos y+erramientas1 garantizan el $uen desarrollo de las clases y que en el!uturo los nuevos Protagonistas +arán uso de ellas.

OB#ETIVOS

OB#ETIVO GENERAL$Esta$lecer los parámetros que permitan1 evaluar lascompetencias del Asistente de &irección General Administrativa en !unción de!acilitar procesos !ormativos y de capacitación pro!esional de jóvenes y adultos endeterminadas !unciones la$orales

OB#ETIVOS ESPE!%&I!OS$

)anejar la agenda de tra$ajo de la gerencia1 de acuerdo a

Ela$orar documentos comerciales y técnicos1 de acuerdo a

Gestionar la log'stica para los eventos empresariales1 tomando en cuenta laoperatividad de la empresaGestionar los viajes al interior y !uera del pa's de la gerencia1 seg n normas

de control interno y manual de procedimiento.Gestionar el a$astecimiento de materiales e insumos1 de acuerdo al manual

de procedimientos.Gestionar el presupuesto del área1 de acuerdo a pol'ticas y manual de

procedimiento.Emplear caja c+ica1 seg n pol'ticas y normas de control interno

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28&9*E

!'ntenid'Modulo: Técnicas Administrativas para la Asistencia Gerencial...........................1Unidad I: La A enda de Tra!a"o de la Gerencia...................................................1#!"etivo de la Unidad: Mane"ar la a enda de tra!a"o de la erencia$ de acuerdoa técnicas de redacci%n...................................................................................... 1

Técnicas de &edacci%n..................................................................................... 1&edacci%n........................................................................................................1

Tipos de te'tos.................................................................................................1(aracter)sticas de los te'tos............................................................................1Le*es de los elementos de comunicaci%n........................................................3+structura de &edacci%n..................................................................................4&e las orto r,-cas.......................................................................................... 5

&+GLA /+ LA L+T&A 0 0.............................................................................A enda de la Gerencia...................................................................................12(oncepto de ro rama.................................................................................. 1

Tipos de ro rama......................................................................................... 1+la!oraci%n de ro rama............................................................................... 1

ro rama de (ita...........................................................................................16(aracter)sticas de la (omunicaci%n e7ectiva * asertiva.................................28

LA A +&TI9I/A/ + A +& + TA L+(+& L;MIT+ .............................................22A7ectaciones de la Gerencia para la atenci%n al cliente interno * e'terno.....24

Actividades de aprendi


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+"emplo de /ocumentos técnicos * (omercial................................................1= +"emplo de documento comercial..............................................................2>ormularios para recolectar in7ormaci%n de la empresa..................................2Introducci%n.......................................................................................................2

artes del 7ormulario............................................................................................ 4+l uso o 7unci%n...................................................................................................5

Técnicas de Arc?ivo..........................................................................................+l proceso de recepcionar$ ordenar$ clasi-car * conservar adecuadamente losdocumentos en un lu ar determinado$ a -n de locali


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/escripci%n de la Lo )stica de un evento empresarial...................................16ormas Técnicas de Di iene * se uridad de locales para evento empresarial

...................................................................................................................... 22Monta"e * desarrollo de un evento empresarial............................................23

#r ani


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+"emplo de solicitud de materiales. >ormato.................................................4(ontrol Interno de los materiales del ,rea de la erencia..............................4

ro rama de a!astecimiento de materiales * suministro..............................46ol)tica de distri!uci%n de materiales en las o-cinas. ...................................51

#r ani


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In7orme de rendici%n de cuenta de ca"a c?ica............................................... 6+"emplo de rendici%n de cuenta de ca"a c?ica............................................... 2

Actividades de aprendi


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Tipos de te4tos

< Te4to argumentativo < Te4to e4plicativo < Te4to descriptivo

< Te4to narrativo < Te4to e4positivo

!aracter/sticas de l's te0t's

=eg n los ling>istas 3eaugrande y &ressler1 todo te4to $ien ela$orado +a depresentar siete caracter'sticas:

< ?a de ser co+erente1 es decir1 centrarse en un solo tema1 de !orma que lasdiversas ideas vertidas en él +an de contri$uir a la creación de una idea glo$al.

< ?a de tener co+esión1 lo que quiere decir que las diversas secuencias que loconstruyen +an de estar relacionadas entre s'.

< ?a de contar con adecuación al destinatario1 de !orma que utilice un lenguajecomprensi$le para su lector ideal1 pero no necesariamente para todos los lectores

caso de los volcados de n cleo mencionados más arri$a; y de !orma que1además1 o!rezca toda la in!ormación necesaria y el m'nimo de in!ormacióninnecesaria; para su lector ideal o destinatario.

< ?a de contar con una intención comunicativa1 es decir1 de$e querer decir algo aalguien y por tanto +acer uso de estrategias pertinentes para alcanzar e!icacia ye!iciencia comunicativa.

< ?a de estar enmarcado en una situación comunicativa1 es decir1 de$e ser enunciado desde un aqu' y a+ora concreto1 lo que permite con!igurar un +orizontede e4pectativas y un conte4to para su comprensión.

< ?a de entrar en relación con otros te4tos o géneros para alcanzar sentido ypoder ser interpretado con!orme a una serie de competencias1 presupuestos1marcos de re!erencia1 tipos y géneros1 pues ning n te4to e4iste aisladamente de lared de re!erencias que le sirve para dotarse de signi!icado.

< ?a de poseer in!ormación en grado su!iciente para resultar novedoso einteresante pero no e4igir tanta que colapse su sentido evitando que el destinatariosea capaz de interpretarlo por ejemplo por una demanda e4cesiva deconocimientos previos;.

As' pues1 un te4to +a de ser co+erente1 co+esionado1 comprensi$le para su lector ideal1 intencionado1 enmarcado en una situación comunicativa e inmerso en otros

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te4tos o géneros para alcanzar sentido@ igualmente +a de poseer in!ormación engrado su!iciente para resultar novedoso e interesante.

Le1es de l's element's de c'm(nicaci n

< Claridad: *orresponde al código. ?ayque escri$ir con un má4imo de sencillezpara que el código no +aga de !iltro1sino que permita el paso del mensaje.

< Brevedad: *orresponde al mensaje.9ntentar dar la má4ima in!ormación enun m'nimo de pala$ras.

< Precisión: *orresponde al conte4to:El te4to de$e !ocalizarse en lo queinteresa sin rodeos ni a"adidos.

< Corrección: *orresponde al canal. =ede$e escri$ir correctamente1cumpliendo las normas gramaticales y

estructurales y presentar el te4to!ormalmente digno.

< Totalidad: *orresponde al receptor.8o se de$e dar la impresión de que transmite un mensaje incompleto.

< Originalidad: *orresponde al emisor. =e de$e tratar de no copiar las !ormas.

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Estr(ct(ra de Redacci n

sar la estructura nom$reBver$oBcomplemento: #o que mata el interés de unescrito es no llegar nunca a la idea central. Por tanto1 las oraciones su$ordinadasson el peor enemigo. Trata1 pues1 de ejercitar tu escritura utilizando oracionessimples.

< Ortografía: (isualizar las pala$ras que se presentan. &escu$rir semejanzas. A"adir grupalmente1 pala$ras semejantes a las presentadas considerando sucorrecta escritura1 por ejemplo las esdr julas: pésimo1 m'nimo1 má4imo1 !antástico1!anático1 etc.

< Puntuación: #a idea del te4to se pierde por la ausencia o e4ceso de signos depuntuación. El uso de la coma1 el punto1 los dos puntos1 las comillas1 los guiones1etc.1 a veces resulta complicado1 pues no es !ácil memorizar tantas reglas.

=in em$argo1 antes de redactar es recomenda$le dar un vistazo a las reglasprincipales para evitar errores de interpretación.

< Sencillez: &e$emos recordar que se escri$e para los demás1 no para unomismo. Por ello1 utilizar pala$ras de dominio com n !acilita a n más lacomprensión del te4to para el lector y la redacción para el autor. =in em$argo1de$e tenerse cuidado de no pecar de ignorante o de a$usar de erudito.

< La cohesión : Para que un te4to sea co+esivo es necesario que el emisor +ayavinculado entre s' las oraciones mediante los elementos que marcan las relacionessemánticas. #a co+esión permite apreciar en conjunto las oraciones1 por eso1 se

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dice que es una relación interoracional que permite que las oraciones se organicenen un te4to.

&e este modo1 un te4to no es la suma de las oraciones que lo componen1 sino quees el producto de relaciones trans!rásticas entre oraciones; que se instauran en

él. < La coherencia: ?ace re!erencia al dominio de procesamiento de la in!ormación.El mensaje que ve+iculizan los te4tos se estructura de una determinada !orma1seg n cada situación de comunicación.

#a co+erencia esta$lece cuál es la in!ormación permanente que se +a podidocomunicar y cómo se +a de +acer.

< Evitar la redundancia: 8o por muc+o escri$ir nuestro te4to será más atractivo.Esto +ace que el te4to pierda interés1 sentido y propósito. 8os perdemos y

perdemos al lector. < El ritmo: #e con!iere movimiento1 vida1 de$e ser motivador y sugerente. (ar'amuc+o seg n el tipo de escrito1 pero en principio suele ser muy +omogéneo en unmismo te4to.

&e este modo el lector crea sus propias e4pectativas so$re lo que va a leer acontinuación y las con!irma o rec+aza a medida que avanza en la lectura. #oscam$ios $ruscos1 si no son intencionados1 di!icultan la creación de e4pectativas yreducen el interés por la lectura.

Re,las 'rt',r23icas#as re,las 'rt',r23icas permiten determinar las letras que !orman una pala$ra oel uso de los signos de puntuación a partir de normas o pautas de aplicacióngeneral. Estas reglas pueden ser o$ligatorias1 como la que impone la m delante dela b1 mientras que otras son orientaciones estad'sticas1 no o$ligatorias1 como laque indica que los ver$os terminados en ger suelen tener g y no . #a escritura delas pala$ras normalmente no o$edece a ninguna regla concreta1 sino que se$asan en la etimolog'a o en el uso como la b de obertura 1 que no o$edece aninguna regla general;.

Entre las reglas de ortogra!'a que a!ectan a las pala$ras están las de las letrascomo m antes de b ;1 acentuación o uso de la tilde1 unión y separación depala$ras1 división a !inal de renglón1diéresis.

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http://www.wikilengua.org/index.php/Puntuaci%C3%B3nhttp://www.wikilengua.org/index.php/Ortograf%C3%ADahttp://www.wikilengua.org/index.php/Acentuaci%C3%B3nhttp://www.wikilengua.org/index.php/Tildehttp://www.wikilengua.org/index.php/Di%C3%A9resishttp://www.wikilengua.org/index.php/Puntuaci%C3%B3nhttp://www.wikilengua.org/index.php/Ortograf%C3%ADahttp://www.wikilengua.org/index.php/Acentuaci%C3%B3nhttp://www.wikilengua.org/index.php/Tildehttp://www.wikilengua.org/index.php/Di%C3%A9resis


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-rtogra!'a de las letras

%eglas ortográ!icas de la g y la

C %eglas ortográ!icas de la m y la n

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http://www.wikilengua.org/index.php/Ghttp://www.wikilengua.org/index.php/Ghttp://www.wikilengua.org/index.php/Ghttp://www.wikilengua.org/index.php/Ghttp://www.wikilengua.org/index.php/Mhttp://www.wikilengua.org/index.php/Mhttp://www.wikilengua.org/index.php/Mhttp://www.wikilengua.org/index.php/Mhttp://www.wikilengua.org/index.php/Ghttp://www.wikilengua.org/index.php/M


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REGLAS DE LA LETRA 4N41. Se escribe n al inicio de palabras como: trans-, cons-, circuns-, circun-, ins-.

Ejemplos: transcribir, constante, circunstancial, instrumento

2. Se escribe n antes de v.

Ejemplos: invento, envidia, invocar

3. Nunca debe ir n al final de los verbos reflexivos cuando están conju ados en laforma ustedes del !odo "mperativo.

Ejemplos: levántensen, cámbiese por: levántensesi#ntensen cámbiese por: si#ntense

C%eglas ortográ!icas de la h C%eglas ortográ!icas de la z y la s C%eglasortográ!icas de $ y v

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http://www.wikilengua.org/index.php/Hhttp://www.wikilengua.org/index.php/Hhttp://www.wikilengua.org/index.php/Zhttp://www.wikilengua.org/index.php/Zhttp://www.wikilengua.org/index.php/Zhttp://www.wikilengua.org/index.php/Zhttp://www.wikilengua.org/index.php/Reglas_ortogr%C3%A1ficas_de_b_y_vhttp://www.wikilengua.org/index.php/Reglas_ortogr%C3%A1ficas_de_b_y_vhttp://www.wikilengua.org/index.php/Hhttp://www.wikilengua.org/index.php/Zhttp://www.wikilengua.org/index.php/Reglas_ortogr%C3%A1ficas_de_b_y_vhttp://www.wikilengua.org/index.php/Reglas_ortogr%C3%A1ficas_de_b_y_v


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C %eglas ortográ!icas de la c y la s

- La letra “C” : Tiene dos sonidos distintos. El m2s s(ave se asemeja a la Ds yvasiempre antes de (na “e”, ' de (na “i”. En cam$io1 el m2s 3(erte suena igual alde la D7 y va antes de (na “a”- de (na “'”- ' de (na “(”.. Terminaci'nes6#a terminación unción se escribe siempre con c. Ejemplos: conjunción1 !unción1presunción.

5Las pala*ras 6(e en singular terminan en “z”, c(and' pasan al pl(ral seescri*en c'n c.Ejemplos: lápi7 8 lapices1 vo7 8 voces1 e!ica7 8 e!icaces.

6#as terminadas en -cial, -ícito y -ciosos se escriben siempre con c.Ejemplos: impar cial1 social1 il/cit' 1 sol/cit' 1 preci's' 1 silenci's'.9:; !(idad'$ ?ay tres e4cepciones1 como la pala$ra controversial 1 que pertenecea la !amilia de la pala$ra controversia!

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http://www.wikilengua.org/index.php/Chttp://www.wikilengua.org/index.php/Chttp://www.wikilengua.org/index.php/Chttp://www.wikilengua.org/index.php/Chttp://www.wikilengua.org/index.php/C


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" #as pala$ras esdr julas que terminen en -ice y en


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Ejemplos: erosi n erosivo ;@ con!esi n con!esor ;@ alusi n alusivo ;@ ilusi n ilusorio ;.

" Al escri$ir un adjetivo que termina en -oso y -osa, se usa la s.

Ejemplos: sospec+'s' 1 poder 'sa 1 am$ici's' 1 oci'sa. / En las terminaciones -ísima e ísimo - para 3'rmar el s(perlativ'.

Ejemplos: parecid/sima de parecida;@ calmad'sim' de calmo;.

" Al 3inal de pala*ras ,raves ' esdr@+(las se p'ne s.

Ejemplos: miércoles1 crisis1 dosis.

9:;!(idad'$ +ay e4cepciones1 como cáliz y lápiz.

" L's ad+etiv's 6(e terminan en -siva o en -sivo, llevan s.

Ejemplos: masiva 1 agresiv'.

5L's s(stantiv's 1 ad+etiv's terminad's en -és la e con acento o tilde;.

Ejemplos: cortés 1 !rancés 1 ciempiés 1 inter és.

. Se escri*en c'n s

Puntuación

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Toda pala$ra en espa"oltiene acento. Puede ser ortográ!ico o prosódico.


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Acentuación

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#

o q u e m e a y u

d a a s a

$ e r s i

l a p a

l a $ r a

l l e v a o n o a c e n

t o

e

s s u s

i l a $ a s

t ó n

i c a s

: = T ; .

#a sila$a Tónica esaquella sila$a que sepronuncia con mayor !uerza en la pala$ra. .


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A,enda de la Gerencia#a agenda es con!idencial1 ya que contiene lavida la$oral de su titular.

En la agenda +ay que colocar adecuadamente lain!ormación y tenemos que consultarla pararecordar la in!ormación.

E4isten varios tipos de agenda:

BA,enda n'rmal ' est2ndar : =encilla con todo lo imprescindi$le.

BA,enda pers'nal : Plani!icaciones diversas1 las di!erentes partes de la

agenda están di!erenciadas por separadores de colores.BA,enda electr nica : =on prácticas por la gran cantidad de in!ormaciónque almacenan en el m'nimo espacio.

BA,enda de 'rdenad'r : Están en el ordenador -utloo7;

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Partes m'nimas de una agenda

B #ist'n tele!ónico y de direcciones

B *alendarios: A"o actual1 anterior yposterior

B Planning: =uele ser mensual

B &ietario: Apuntado normalmente por +oras

Agendas que usa la Asistente

B Agenda de la Asistente:

En ella se plani!icarán las tareas1 d'a y +ora de realización y entrega.

B Agenda del je!e:

En esta se anotaran todas aquellas actividades que competen al je!e.

Gestión de la agenda del je!e

Las actividades de la a,enda del +e3e se de*en distin,(ir en tres 2m*it's$

B 5amiliar: 8o se de$e invadir1 si esnecesario +ay que consultarlo conél1 tienen que ser casose4cepcionales.

B -cio: 8o se de$e interrumpir1 élnecesita estos momentos parapoder rendir mejor. En casonecesario se de$e consultar conél.

B Tiempo empresarial: Es necesarioconocer las costum$res del je!e.8o se necesita permiso para la gestión de este tiempo. ?ay que tener encuenta la duración de las tareas y dejar margen. &e$emos considerar elritmo $iológico1 y no programar tareas complicadas al principio o !inal de la

jornada..

=iempre que no se use tiene que estar $ajo llave.

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Plani!icación diaria1 mensual y anual

Antes de registrar las tareas en laagenda +ay que +acer un $orrador1las normas que tendremos en cuenta

para la plani!icación son:B El o$jetivo tiene que

ser concreto y asequi$le.

B Tiene que tener un plazotemporal. 8o se de$enplani!icar tareas más allá deun trimestre. El tiempo idealson ,H d'as.

B =e de$e conocer el propio ritmo $iológico y la$oral.

&espués de concretar el $orrador de las tareas +ay que ela$orar un planningsiguiendo lo siguiente:

B 8o dedicar más de +oras seguidas en una misma tarea.

B #a tarea se entregará a las , del d'a de entrega.

B #as tareas más di!'ciles se +arán en +oras ?illB #os lunes y los viernes no programar tareas di!'ciles

B #os d'as !estivos no se programan

B 8o se puede cargar una jornada con más de H tareas de má4ima di!icultad

8o todos los espacios en $lanco en la agenda signi!ican que el je!e estádisponi$le. Ese es prácticamente un mandamiento que toda secretaria ejecutivade$e seguir para conservar el puesto y sumar puntos sin morir en el intento. #aadministración de esa agenda constituye un capital invalora$le para las asistentes.D*uando un je!e está en un d'a complicado1 con reuniones periódicas1 convieneprotegerlo de llamadas tele!ónicas y de visitas que lo distraigan de los asuntos quelo ocupan 1 se"ala *onnie Eastman1 consultora en %ecursos ?umanos y titular delsitio secretariasenred.com.

na sana productividad del asistente administrativo permitirá reducir los niveles deestrés del je!e. Para alcanzar esa meta1 Eastman sugiere lo siguiente:

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C Adelantarse a las necesidades del je!e. Esto reduce los apuros de ltimomomento y la posi$ilidad de contar con todos los elementos y materialesnecesarios para la reunión en el de$ido momento.

C Prepararse para las urgencias cr'ticas. I=e necesitará contratar personal

eventualJ IPodr'a necesitar ayuda de colegasJ IPodr'a ser tan $ásico como pedir a un colega que atienda las llamadas entrantesJ IPodr'a devolver el !avor cuandoél6ella tenga un apuroJ

C =i llegan correos a ltimo momento y la reunión de directorio o de comité ya +acomenzado1 no deje de +acérselo sa$er a su je!e.#a tecnolog'a cam$ió los +á$itos de los gerentes o de los je!es. Antes no e4ist'alos Dclisés in!ormáticos y las citas sólo se anota$an en agendas de papel.En la actualidad1 se"ala Eastman1 los je!es y las secretarias conocen la tecnolog'ay muc+os utilizan 3lac7$erry1 Palm u otras +erramientas electrónicas. D#a asistente

e4itosa de$e coordinar todas las citas para que se cumplan1 para que no se veaa!ectada la productividad y para evitar papelones 1 apunta la e4perta. Además1cuenta con acceso electrónico a m ltiples agendas tanto de su je!e como de otrosy puede1 por ejemplo1 decidir quién está disponi$le para asistir a cierta reunión y+asta realiza más análisis de in!ormación que su antecesora. Es la secretaria.com.

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!'ncept' de Pr',rama*oncepto depr',rama términoderivado del lat'n

&rogramma que1 a suvez1 tiene su origen enun voca$lo griego;posee m ltiplesacepciones. Puede ser entendido como elanticipo de lo que seplanea realizar enalg n ám$ito ocircunstancia@ el

temario que se o!recepara un discurso@ lapresentación y organización de las materias de un cierto curso o asignatura@ y ladescripción de las caracter'sticas o etapas en que se organizan determinadosactos o espectáculos art'sticos.

El término programa +ace re!erencia a un plan ' pr'1ect' 'r,ani7ad' de lasdistintas actividades 6(e se ir2 a reali7ar . Tam$ién1 es un sistema dedistri*(ci n de las distintas materias de (n c(rs' ' asi,nat(ra . #a e4presiónpala$ra es de origen lat'n D &rogramma' que a su vez tiene su origen en un voca$logriego.

n programa es una serie de pasos en secuencia para llevar a ca$o un plan. Paraescri$ir un programa se requiere que +aya un plan previo1 al menos en la mentede la persona que escri$a el programa. n paso del programa se llama o$jetivo.

n programa está compuesto de o$jetivos. n o$jetivo es una acción que de$er'allevarse a ca$o para lograr la !inalidad que se desea.

?ay o$jetivos con di!erentes valores. 8o todos los o$jetivos tienen el mismo valoro importancia. A continuación se descri$en cada uno de ellos.

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Tip's de Pr',rama

Es un complejo de pol'ticas1 procedimientos1 reglas1 asignación de !unciones1 derecursos y otros elementos necesarios para seguir un curso de accióndeterminado.

#os programas son un tipo de plani!icación generalizada1 que tiene por o$jetode!inir un plan de acción completa para dar cumplimiento a los o$jetivos de!inidosy a la estrategia esta$lecida por la empresa.

E4isten diversos tipos de programas dentro de la empresa1 algunos songeneralizados de acuerdo al o$jetivo de ella1 otros son más espec'!icos1 porqueestán de!inidos para actividades espec'!icas. En el caso de los programasgenerales1 se podr'a mencionar el siguiente ejemplo: =i el o$jetivo de la empresaes incrementar las utilidades en HKL en un plazo de seis meses1 el programa detra$ajo podr'a ser:

El departamento de producción de$erá estudiar y analizar la capacidad productivade la empresa a !in de dar cumplimiento a los requerimientos de productos paralas nuevas metas de venta1 para ello de$erá:

%eorganizar turnos de tra$ajo1 si el actual sistema no permite incrementar laproducción.

*oordinar con la nidad de *ompras el a$astecimiento oportuno de materiasprimas para las nuevas necesidades de producción.

Por su parte el departamento de ventas de$erá preparar un plan de incentivos alpersonal de su área con el !in de motivar el incremento de las ventas. En casonecesario requerirá del &epartamento de Personal la contratación de un sta!! adicional de vendedores1 procurando coordinar oportunamente el programa decapacitación.

El departamento de (entas preparará un estudio del mercado1 con el !in dedeterminar las posi$ilidades de acceso a nuevos clientes1 reorientando los dise"osde los productos y envases en conjunto con el departamento de producción si!uera necesario.

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Ela*'raci n de Pr',rama

Para el caso de un programa espec'!ico1 a modo de ejemplo1 un programa decontrol de *aja ser'a:

Preséntese en la unidad de 5inanzas y proceda a realizar un arqueo al cajero delos !ondos disponi$les1 tanto en e!ectivo como en documentos. En algunos casosse podr'a indicar1 !ec+a1 +ora y persona que de$e realizar el control;.

=olicite los registros de *aja y determine el saldo al momento del arqueo. &ejeconstancia si el registro de caja no se encuentra actualizado.

%egistre en sus papeles de tra$ajo el saldo determinado seg n el registro de caja1el arqueo !'sico e!ectuado1 el ltimo documento emitido1 veri!ique1 además1 elprimer documento en $lanco y que se cumpla el correlativo.

&urante el arqueo !'sico de$e registrar en sus papeles de tra$ajo el detalle de losvalores controlados1 preoc pese1 además1

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Pr',rama de !ita.n calendario diario puede usarse para llevar un seguimiento de las actividades

planeadas y de las citas diarias de la gerencia1 tales como visitas de la &G9 o lavisita de proveedores o acreedores. )icroso!t E4cel es un programa decomputación que les permite a las personas automatizar el !ormato de las tareas ycrear calendarios diarios o mensuales usando una +oja de cálculo. #oscalendarios pueden ser impresos y guardados en carpetas o tam$ién se puedencolgar con un imán en la +eladera. #os papeles tam$ién pueden convertirse enuna agenda diaria de citas y tenerla a mano en un escritorio de tra$ajo odirectamente en la computadora.

Ejemplo de *ita de tra$ajo de la gerencia.

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!aracter/sticas de la !'m(nicaci n e3ectiva 1 asertiva.!O")NI!A!I N E&I!A

&le0i*ilidad$ Es una caracter'stica a través de la cual el personal sanitariodemuestra sensi$ilidad a condiciones cam$iantes1 y puede ser capaz adaptarse asituaciones inesperadas. #a !le4i$ilidad es una ventaja en la comunicación. Enalgunas ocasiones1 aunque queramos comunicar un mensaje a otra persona o aun grupo1 nos damos cuenta de que e4isten circunstancias poco usuales y que noes el mejor momento para dar un mensaje. As'1 permanecemos en silencio yescuc+amos al interlocutor1 mientras guardamos su comunicación para unmomento más apropiado. Este acto demuestra !le4i$ilidad ya que el mensaje que'$amos a transmitir se aplaza para poder escuc+ar el con!licto que en esemomento presenta nuestro interlocutor.

*uando el personal sanitario emplea la !le4i$ilidad1 demuestra que es sensi$le alos est'mulos presentes en el am$iente1 además de estar consciente del estadodel paciente con quien se comunica1 respetar sus necesidades y sentimientos1responder con sensi$ilidad al momento del encuentro.

El personal sanitario con muc+a !recuencia no muestra !le4i$ilidad en su tra$ajopor estar ocupadas1 desarrollando una comunicación r'gida.

A,(de7a$ #a agudeza implica vivacidad1 vi$ración1 an+elo de interactuar coné4ito. El personal sanitario replicaran a las respuestas ver$ales y no ver$ales quereci$an1 tam$ién el personal sanitario de$en sa$er cuándo +a$lar1 estar callado1escuc+ar con atención1 participar en un diálogo o actividad con sus pacientes.

Además de estar conscientes de los cam$ios en el estado !'sico o emocional delen!ermo1 el personal sanitario de$e estar alerta al estilo en el cual sus pacientes uotras personas se comunican.

Receptividad$ Es el talento para reci$ir est'mulos y una inclinación para captar mensajes1 respuestas y la presencia del paciente. #a receptividad es uncomponente importante en el proceso de la comunicación.

#a receptividad es condición interna1 personal1 que les permite ser sensi$les aciertos rastros de la comunicación que les llegan en el curso de sus actividadesdiarias.

Algunas personas no demuestran receptividad en el proceso de la comunicación.Esperan que otros tomen la iniciativa1 permanecen a$sortos en s' mismos y en suspropios intereses. *on !recuencia estos individuos critican a los demás o envidiana aquellos que se comunican $ien1 a causa de que no se o!recen a s' mismos.

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Preparaci n c(idad'sa$ El arte de la conversación crece y se per!eccionacon!orme una persona lo practica y se prepara para los diálogos que sostendrá. #apreparación cuidadosa permitirá al personal sanitario compartir sus ideas1sentimientos y reacciones.

#a preparación cuidadosa signi!ica que de$e considerar cuidadosamente lacomunicación o los est'mulos que +a reci$ido y responden con cierta deli$eración. A+ora sus pensamientos e ideas puede e4presarlas sin di!icultad.

Est/m(l'$ &ar est'mulo es proporcionar ayuda1 inspirar valent'a y dar esperanzas.#a en!ermedad interrumpe el estilo de vida del individuo1 relaciones !amiliares y laproductividad que deriva del tra$ajo. En consecuencia1 cuando él con!ronta unasituación desconocida1 necesita asistencia para salir adelante.

El personal sanitario de$e conocer a ese paciente1 a sus pro$lemas de salud y susnecesidades1 y después1 en un plan de cuidados1 incorporar las medidas que le

devolverán la salud perdida.El (s' del silenci'$ En la comunicación se da escasa atención al uso del silencio.#as personas no siempre tienen que e4presarse en pala$ras para gozar de los$ene!icios de la comunicación. Es valioso ser capaz de:

B *ompartir con alguien un momento de silencio.

B *allar cuando otro lo insta a replicar con cólera.

B Perci$ir la calma en que se mueve nuestro mundo y gozar los sonidos de la

naturaleza.B Permitir que ocurran momentos de quietud en el d'a1 más que llenarlos conactividad1 ruido o diversión.

B sar el silencio en una conversación para reunir los pensamientos propios oadquirir una perspectiva.

B Aceptar el silencio para descu$rirse as' mismo.

B *ompartir en silencio un periodo de espera resultados de prue$as1 intervenciónquir rgica...;1 puesto que una conversación causar'a e!ectos negativos.

B Guardar silencio de modo que el paciente pueda discutir su pro$lema.

El silencio empleado con cordura puede ser tan e!icaz y dar tanto respaldo comolas pala$ras.

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LA ASERTIVIDAD ES SABER ESTABLE!ER L%"ITES.

?ay momentos en que el silencio permite a otros sa$er cuál es nuestra postura1 s'positiva o negativa. 8o o$stante1 puede usarse el silencio para castigar o +erir aotros1 un +á$ito com n es emplear el silencio cuando las situaciones son di!'ciles1

cuando alguien +a sido lastimado o desea vengarse. En estas condiciones1 elsilencio es capaz de provocar muc+o da"o a otros y a la persona que lo emplea.

Esta$lecer l'mites claros nos permite una mejor comunicación con los demás pueses una manera que preservar nuestro espacio y de!ender nuestros derec+os antelos demás. #os l'mites son necesarios en todas nuestras relaciones y sa$er esta$lecerlos es una muestra de asertividad y un avance monumental en aquellosque están tra$ajando su autoestima.

#a comunicaciónasertiva es re!lejo de

seguridad en nosotrasmismas y autoestimaa la vez querespetamos losderec+os de losdemás. )uc+as vecesen nuestrasrelaciones personales1!amiliares o la$oralesnos dejamos anular poco a poco cediendo

nuestro espacio1nuestras decisiones ynuestros deseos ante

los demás. &ejamos1 sin darnos cuenta de lado nuestros derec+os1 nuestrosdeseos y validamos como mejores los deseos y derec+os de otros1 so$re todo enlas relaciones más cercanas. #os l'mites nos dan el poder de ser nosotras mismasante cualquier circunstancia y persona.

Malter %iso en su li$ro los l'mites del amor nos muestra que poner l'mites es aprender a amar sin perderse uno mismo. n l'mite

es l'nea que trazamos donde esta$lecemosque es permitido y lo que no en nuestrasrelaciones1 por lo tanto1 sa$er esta$lecerloses una +a$ilidad que toda persona asertivade$e desarrollar pues es muestra primerode una sana autoestima1 nos empoderacomo persona1 reconoce nuestro valor1marca el respeto que sentimos por nosotras mismas y el respeto que esperamos

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https://comunicacionasertiva7.wordpress.com/2012/09/29/la-asertividad-es-saber-establecer-limites/https://comunicacionasertiva7.wordpress.com/2012/09/29/la-asertividad-es-saber-establecer-limites/


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de los demás. #os l'mites son por lo que lo +ace sin duda una +erramientaesencial en la comunicación asertiva.

$a asertividad es una cualidad esencial en ellidera% o, los l&deres más randes ' eficaces

en la (istoria, (an sido personas asertivas.)ersonas *ue se comunicaban másefectivamente.

El lidera% o, err+neamente, se asocia comouna cualidad exclusiva de una determinada

posici+n. Solemos pensar *ue el l&der essolamente a*uel *ue ocupa una posici+n

privile iada ' *ue el lidera% o se mide por lacantidad de autoridad adjunta a ese car o o

posici+n ' no siempre es as&. Sin embar o, en

esencia, el lidera% o es esencia influencia 'la manera mas efectiva de influir en los demáses usando la asertividad en nuestro diario vivir.

$a asertividad establece unainfluencia positiva ' unacomunicaci+n efica%. Su basees el respeto al derec(o detodas las partes involucradas, a

pensar, sentir ' actuar desacuerdo a sus propiascreencias ' la claridad en lacomunicaci+n.

$a comunicaci+n asertiva es untipo de comunicaci+n donde se

buscan acuerdos ' solucionesde anar anar. )arte de la

premisa de *ue todos somos importantes ' valiosos ' *ue todos tenemos al o valioso *ue aportar. )or lo tanto 'o no

pretendo

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A3ectaci'nes de la Gerencia para la atenci n al cliente intern' 1e0tern'.

*uando +a$lamosde atención al

cliente1 con!recuencia sólopensamos en elcliente e4terno.=olemos olvidar quelos supervisados1compa"eros ycola$oradores sonclientes internos1 ymerecen la misma

calidad de atenciónque se les e4ige

tener con los clientes e4ternos.

El nivel de co+erencia y consistencia que e4ista en la calidad de la atenciónprestada tanto a clientes e4ternos como internos es una clara e4presión de losvalores y cultura de una organización. Es insosteni$le ser Nluz de la calle1oscuridad de la casaN. #a e!iciencia y e!icacia de las comunicaciones corporativasdependen de este !actor.

#a $uena atención al clienteinterno es tam$ién un arte.=e cultiva1 se practica adiario y se +ace realidad en

la acción cotidiana. 9mplica unaestrategia !ormal y planes deacción concretos1 en loscuales la comunicacióninterna juega un rol esencialpara consolidar1 transmitir y

compartir los valorescorporativos1 cumplir la

misión y alcanzar la visión planteada +acia el !uturo.

Actualmente1 la comunicación corporativa interna de$e ir muc+o más allá deNtransportarN in!ormación desde la gerencia o niveles más altos +acia losempleados y cola$oradores.

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El área de comunicaciones internas esmedular y de$e incluir un completoconocimiento de sus p $licos1segmentación de las audiencias claveseg n posiciones1 !unciones1 necesidades1intereses y e4pectativas1 as' como la!ormulación de planes estratégicospropios1 en estrec+a alineación con metasde negocio.

#as empresas que tienen clara la necesidad de $rindar una atención e4celente asus clientes e4ternos1 sa$en que Nla ley entra por casaN y para ello inviertenes!uerzos importantes en la ejecución de estrategias de atención a sus p $licosinternos para lograr la motivación y compromiso necesarios +acia su tra$ajo1 suorganización y sus l'deres.

(isto as'1 el área de comunicaciones internas +a pasado a ser un centro de!ormulación de mensajes clave y planes vitales para la productividad1 lacompetitividad y la salud de la organización1 capaz de promover valores dee4celencia1 cooperación y tra$ajo en equipo en !avor de las metas de negocio.

na comunicación interna e!ectiva requiere conce$ir a cada empleado como uncomunicador o vocero invalua$le de la cultura corporativa. Esta noción incorpora atodos en la organización1 no sólo a representantes o directivos. Especialmentede$e tomar en cuenta a quienes cada d'a de$en relacionarse con clientese4ternos y consumidores.

E4iste una signi!icativa correlación entre el compromiso de los empleados y suproductividad. na empresa que cuenta con una e4celente atención al clienteinterno1 tiene mecanismos para reconocer las necesidades de sus empleados1pero1 so$re todo1 puede incentivar mecanismos de autoBmotivación en ellos

especialmente a través de la capacitación y el entrenamiento;. As'1 sus o!icios y

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responsa$ilidades se convierten en claros motivos de realización pro!esional1personal1 !amiliar y +asta social.

En este conte4to es importante conocer y valorar la percepción del cliente internoso$re lo que +ace la empresa y lo que de ella reci$e. 8o sólo so$re la

compensación salarial1 sino tam$ién emocional. Esta incluye intangi$les clavecomo son la calidad de la relación con sus supervisores y je!es1 la inclusión yparticipación en la toma de decisiones1 su desarrollo de carrera1 el am$iente !'sico1la interacción con los colegas y los clientes1 entre otros.

#a atención interna !avorece los procesos de !ortalecimiento del liderazgo1 sentidode pertenencia1 neutraliza e incluso evita los rumores o las especulaciones1minimiza los ruidos y distracciones y1 por ende1 incrementa la productividad ycreatividad1 motiva al talento1 en!oca los es!uerzos y premia y reconoce el é4ito.

As' pués1 ocuparse activamente de la atención al cliente interno es una de lasacciones que más sustenta$ilidad en el tiempo le da a cualquier organización.

*#9E8TE= 98TE%8-= < *#9E8TE= EOTE%8-= &E 89(E%=9&A&

En la relación queesta$lece el arte deservir se veráninvolucrados tresprotagonistas!undamentales: #aEmpresaprestadora delservicio1 elrepresentante de laempresa en la

persona de vendedor1 despac+ador1 agente comercial1 etc.1 y el cliente6usuario. &edic+a interacción se generará un $ene!icio mutuo derivado de la satis!acciónadecuada de las necesidades detectadas. &e acuerdo a Estrada y 3orrero , Q;1el resultado óptimo se mide de acuerdo a la siguiente má4ima: D=atis!ace a tucliente sin perjudicar a tu empresa . #a Empresa6-rganización de$e procurar1entonces1 que e4ista un equili$rio en la relación entre sus clientes internos

empleados; y sus clientes e4ternos *lientes6 suarios;. Para lograr esto se +a deprocurar que los encargados de dirigir las actividades propias de la empresa seancapaces de esta$lecer1 de acuerdo a la visión estratégica1 relaciones adecuadas anivel administrativo que motiven a los empleados en todos los niveles; a ser e4celentes en sus relaciones con los usuarios.

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Actividades de aprendi7a+e


a. Ela$ore un cuadro sinóptico del contenido de esta unidad

$. En grupo de H e4pondrán el contenido del cuadro sinóptico

Actividades de A(t'eval(aci n

,. E4plique la importancia de la%edacción de documentosadministrativo

. E4plique la importancia de aplicar lasreglas de ortogra!'a en la %edacciónde documentos administrativo

/. E4plique la importancia de la agenday los programas.

0. &i!erenciar entre agenda y programa.H. E4plicar el programa de *ita.Q. &i!erenciar la comunicación e!ectiva y asertiva.

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)nidad II$ Redacci n de D'c(ment's

O*+etiv' de la )nidad$ Ela*'rar d'c(ment's c'merciales 1técnic's- de ac(erd' a pr'cedimient's c'nvenci'nales 1'3im2tic's..

!'ncept's de D'c(ment's técnic's 1 !'mercial

• D'c(ment' técnic'$ es un sistema de datos ein!ormación que se o$tiene de !ormasistemática de una e4periencia que implicaanálisis e investigación@ y es procesada por diversas técnicas que: resumen1 sintetizan1

descri$en1 e4pliquen1 argumentan1 etc.@ y quese presenta con una estructura que contienelos elementos $ásicos de T'tulo1 9ntroducción1&esarrollo1 *onclusión y %e!erencias.

• D'c(ment' c'mercial$ son los que respaldan las operaciones detransacción de la empresa1 constituyéndose en medio de prue$a y laentrada de datos para el sistema conta$le. =e ela$oran en original y tantascopias como lo requiera la empresa. =us !unciones son: conta$le1 jur'dica1de control1 entre otros.

Tip's d'c(ment's técnic' 1 !'mercial.

B Tipos de documentos técnicos

• #i$ros y )onogra!'as: te4tos1 manuales1tesis1 in!ormes1 actas1 antolog'as.

• Pu$licaciones periódicas: revistas1diarios1 avances1 revisiones.

• Pu$licaciones re!erativas: 2ndices1 $ases de datos1 $i$liogra!'as.

• Pu$licaciones técnicas: normas1 patentes1 catálogos técnicos.

• )ateriales de re!erencia: enciclopedias1 diccionarios1 atlas1 anuarios.

B Tipos de documentos comerciales

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,.B 5actura.B -rden de compra

/.B %emito0.B %eci$oH.B 8ota de dé$ito

Q.B 8ota de créditoR.B *+equeS.B Pagare

.B 8ota de crédito $ancariao $oleto de depósito

E+empl' de D'c(ment's técnic's 1 !'mercial.

B Ejemplo de documento técnico

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B Ejemplo de documento comercial

&'rm(lari's para rec'lectar in3'rmaci n de la empresa.Intr'd(cci n

5ormulario es un documento impreso quetransmite in!ormación espec'!ica de una persona a otra ode una a otra unidad. Este es un papel portador de datos e in!ormación y es parte integrante del método.

As'1 es un medio de transmitir in!ormación. El propósito!undamental del dise"o de !ormularios1 essuministrar medios estandarizados para el e!icazprocesamiento de in!ormación administrativa1 as' comotam$ién1 crear un instrumento de actividad +umana para registrar y pasar lain!ormación. #os !ormularios impresos en papel son $ien conocidos por la +a$itualdi!icultad que plantean a la +ora de reconocer en la pantalla deuna computadora evitan este pro$lema.

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http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/perde/perde.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/diseprod/diseprod.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/disfo/disfo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/medios-comunicacion/medios-comunicacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/computadoras/computadoras.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/perde/perde.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/diseprod/diseprod.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/disfo/disfo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/medios-comunicacion/medios-comunicacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/computadoras/computadoras.shtml


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n 3'rm(lari' es undocumento1 ya sea !'sico odigital1 dise"ado con el

propósito de que el usuariointroduzca datosestructurados nom$re1apellidos1 dirección1 etc; enlas zonas del documentodestinadas a ese propósito1para ser almacenados yprocesados posteriormente.

En in!ormática1 un!ormulario consta de un

conjunto de campos dedatos solicitados por undeterminado programa1 loscuales se almacenaránpara su procesamiento yposterior uso. *ada campode$e al$ergar un datoespec'!ico1 por ejemplo1 elcampo N8om$reN de$erellenarse con un nom$repersonal@ el campo N5ec+ade nacimientoN de$eaceptar una !ec+a válida1etc.

ormularios

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en $lanco para registrar in!ormación varia$le1 el cual tendrá di!erente utilización seg n el área !uncional ala cual pertenezca. Puede considerarse tam$ién como un instrumentode tra$ajo cuyo o$jetivo es trasportar in!ormación para simpli!icar y !acilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprimein!ormación constante y que tiene una serie de espacios para asentar in!ormaciónvaria$le. Es todo papel que contenga in!ormación1te4to1 ep'gra!es1 impresos o en$lanco para rellenarlos posteriormente.

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https://es.wikipedia.org/wiki/Campo_(inform%C3%A1tica)http://www.monografias.com/trabajos34/el-trabajo/el-trabajo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos37/procedimientos-administrativos/procedimientos-administrativos.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/libapren/libapren.shtmlhttps://es.wikipedia.org/wiki/Campo_(inform%C3%A1tica)http://www.monografias.com/trabajos34/el-trabajo/el-trabajo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos37/procedimientos-administrativos/procedimientos-administrativos.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/libapren/libapren.shtml


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Partes del 3'rm(lari'E0trem' s(peri'r ' ca*e7a$=e utiliza para los datos iniciales del !ormulario1 como identi!icación del organismo1

t'tulo o denominación de la !orma y otros. %epresenta la introducción respecto ala acción que se va a desarrollar en el cuerpo del !ormulario.!(erp' del 3'rm(lari'$ *ontiene el mayor grupo de datos del !ormulario1 que son los que generan laacción impl'cita los cuales se determinan1 de acuerdo con la in!ormación que sedesea o$tener1 mediante la utilización de la !orma. =e analizan las decisionesacerca de los datos y la distri$uciónsiguiendo una secuencia lógica de colocación.E0trem' in3eri'r ' pie$*ontiene los datos de cierre o conclusión del !ormulario1 !irmas y sellos paraapro$ar o con!ormar la in!ormación registrada en el cuerpo del mismo1 y tam$iénse asienta el código de registro.

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http://www.monografias.com/trabajos13/discurso/discurso.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos35/categoria-accion/categoria-accion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/dinamica-grupos/dinamica-grupos.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/travent/travent.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/logica-metodologia/logica-metodologia.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/eticaplic/eticaplic.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/discurso/discurso.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos35/categoria-accion/categoria-accion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/dinamica-grupos/dinamica-grupos.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/travent/travent.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/logica-metodologia/logica-metodologia.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/eticaplic/eticaplic.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtml


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O*+etiv'.El o$jetivo !undamental de los !ormularios reside en que esun instrumento so$re el cual se apoya la transmisión1 elregistro y el control de la in!ormación relacionada con lasoperaciones de la organización y con todos sus niveles: Por lo tanto son uno los medios li$res para la recolección dedatos de$ido a su !acilidad con que circulan por toda laorganización y a!ectan a todo el sistema de la misma!orma.

#os o$jetivos principales de los !ormularios son)inimizar los gastos operativos de la

organización1 al esta$lecer un uso racional de los!ormularios

Aumentar la Producción1 !omentar la e4actitud ydesarrollar el !lujo normal del tra$ajo1 con unm'nimo de duplicidad y repetición.

-$tener considera$les a+orros mediante launi!ormidad de dise"os y reproducción de los!ormularios.• )ejorar la imagen de la organización1 al o!recer a

clientes y relacionados1 !ormularios $ien

dise"ados y mejor presentados.• llenar las necesidades que las o!icinasdemandan1 son aquellos medios paraalcanzar un !in.

• 5acilitar el !lujo de in!ormación yel procesamiento de datos 1 imprimir uni!ormidad en los procedimientos1sintetizar y relacionar in!ormación y por

ltimo1 darvalor legal a determinadastransacciones.

Por ejemplo1 si requerimos el registro de

un usuario para que pueda participar enviando comentarios so$re nuestrosart'culos en 9nternet o para poder acceder a cierto contenido1 $asta con pedir los datos $ásicos*omo nom$res1 apellidos y correo electrónico.Pero e4isten otros casos en los que necesitamos más datos de los usuarios1 comopuede ser la inscripción a un evento1 en la que podemos solicitar1 además de

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http://www.monografias.com/trabajos14/datos/datos.shtml#prohttp://www.monografias.com/trabajos14/nuevmicro/nuevmicro.shtmlhttp://www.monografias.com/Computacion/Internet/http://www.monografias.com/trabajos35/el-poder/el-poder.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/datos/datos.shtml#prohttp://www.monografias.com/trabajos14/nuevmicro/nuevmicro.shtmlhttp://www.monografias.com/Computacion/Internet/http://www.monografias.com/trabajos35/el-poder/el-poder.shtml


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nom$res1 apellidos ycorreo electrónico1 otros datos como laempresa a la querepresentará1 la dirección de la empresa 1 la dirección de su sitio e$1 etc.

=u 9mportancia. %adica en que sirven de soporte a las transacciones y losempleados tra$ajan guiándose por los !ormularios1 además cualquier acto

administrativo se re!leja en un !ormulario.

El (s' ' 3(nci n • Proveer la in!ormación

necesaria que requiera ensituaciones similares y enuna secuencia lógica.

• A+orrar Escritura manual omecánica y por ende eltiempo; con la impresiónprevia de titulos einstrucciones para su uso.

• suministrar un medio económico de la in!ormación escrita con copiasm ltiples.

• Asegurar que la in!ormación se suministre en la !orma de$ida.

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http://www.monografias.com/trabajos/email/email.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/direccion/direccion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/laweb/laweb.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/email/email.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/direccion/direccion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/laweb/laweb.shtml


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Técnicas de Arc>iv'

El proceso de recepcionar1ordenar1 clasi!icar yconservar adecuadamente losdocumentos en un lugar determinado1 a !in delocalizarlos !ácil yrápidamente yprotegerlos de pérdidaso deterioros.

#os documentos soncolocados en un mismoorden1 de$idamenteclasi!icados1 toda lacorrespondencia1papeles y otros documentos1 relacionados con el individuo o !irma ya la vez!acilitar su localización y manejo.

9mportancia:

%epresenta la memoria de la empresa o de alg n negocio1 o conservación de

los documentos. =olo se guarda los documentos importantes.

5inalidad de las reglas de clasi!icación de arc+ivo:

n arc+ivo tiene mayor valor cuando los documentos que contiene nopueden ser localizados con prontitud. =i cada persona inventara sus propiasreglas1 para decir1 I&ónde guarda un documentoJ1 solo esa persona podr'aencontrarlo1 por lo tanto es necesario o$servar reglas !ijas que permitaseleccionar y ordenar los t'tulos y de esta manera1 poder arc+ivar todos losdocumentos adecuadamente.

Tip's de Arc>iv's.IUué es un arc+ivoJ=e entiende $ajo el concepto de arc+ivo a todos aquellos espacios !'sicos en losque una persona1 institución1 agrupación o comunidad destina para almacenar de

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http://www.tipos.co/tipos-de-archivo/http://www.tipos.co/tipos-de-archivo/http://www.tipos.co/tipos-de-archivo/


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!orma organizada una serie de documentos1 con el o$jeto de poder conservarlospara una !utura recuperación y +acerlo de la !orma más rápida posi$le.*on el avance de la in!ormática1 el concepto de arc+ivo !ue tomado para designar una serie de datos o in!ormación en !ormato digital y que puede ser recuperado

desde alguna P* o dispositivo in!ormático.Arc>iv' vertical$ #os documentos son almacenados en carpetas individuales1colgando de una gu'a dentro de las gavetas. #as carpetas se colocan una detrásde otra con el $orde que presenta la pesta"a +acia arri$a1 donde se escri$e laidenti!icación de lo que all' se conserva.

Arc>iv' lateral : #os documentos se arc+ivan uno al lado del otro como los li$rosde estanter'a en una $i$lioteca. 8ormalmente se arc+ivan a su vez en carpetas ocajas que se colocan paralelamente.

Arc>iv' >'ri7'ntal : #os documentos son almacenados en plano1 uno encima delotro en carpetas1 cajas1 arc+ivadores o cajones. Este arc+ivo es válido en el casode tener que arc+ivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.

P'r la 3rec(encia de c'ns(lta 1 tam$ién se pueden mencionar losarc+ivos: activos1 semiactivos e inactivos.

Arc>iv's activ's : Aquel donde los documentos son consultados !recuentementeo que la documentación por su valor administrativo1 legal1 operativo o !iscal nopierde vigencia. Por lo general la !ec+a de emisión de los registros no es superior a los cinco a"os y es consultada más de una vez al mes.

Arc>iv' semiactiv' : =e conservan los documentos que +an sido retirados delarc+ivo activo !inalizado el a"o !iscal. =u !inalidad es suministrar in!ormación paracompro$ar operaciones realizadas.

Arc>iv' inactiv' : =e conservan los documentos de consulta poco !recuente1 quetienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. =e almacenan all' +asta ladestrucción de los mismos una vez que ya +an cumplido su !unción.


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!'ncept' de event's empresarial

#os eventos empresariales tam$iénconocidos como eventos cor&orativos ;son esenciales para los negocios +oy en

d'a. Toda empresa o negocio de$e tener la capacidad de organizar eventos queimpulsen un crecimiento desde adentro yal mismo tiempo eduquen al p $licoacerca del lugar y propósito de unaempresa dentro de su industria. V sinlugar a duda1 una de las mejoresmaneras de lograrlo es conla organización de eventosempresariales .

8ormalmente los eventos empresariales incluyen con!erencias1 actividades interBempresa y proyectos comunitarios... Todo esto en!ocado a re!orzar y lograr lasmetas de la empresa. V aunque en $uena medida1 la mayor parte de los eventosem&resariales están en!ocados a tra$ajo1 estos eventos tam$ién son conocidospor su capacidad de divertir1 entretener e integrar a todos los asistentes al evento.

#a integración en los eventos empresariales se vuelve particularmente importantecuando la empresa tiene numerosas locaciones so$re todo cuando éstas seencuentran en di!erentes ciudades o pa'ses;. En este caso1 las empresas puedenoptar por organizar un evento empresarial semestral o anual para gerentes ydirectivos con el !in de lograr un mayor involucramiento entre ellos y para

compartir metas1 o$jetivos1 recursos e in!ormación que ayude a la empresa.Tam$ién e4isten eventos empresariales cuya meta es el lanzamiento de unproducto o una l'nea de productos. En este caso1 el evento empresarial puedeconsistir de e4posiciones1 e4+i$iciones1 demostraciones1 etc... Todas en!ocadas acapturar la atención del mercado y generar nuevos clientes para la empresa.

Tip's de event's empresariales!'n3erenciasEstas suelen ser grandes reuniones depersonas que tienen un interés en com n ocomparten un sector pro!esional. Estas son!ormales y por lo general implican unos

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pocos oradores que a$ordan un amplio grupo de pro!esionales. =e invita ainteractuar pero no en el mismo nivel de una conversación o seminario.

%ecuerda que lo de +oy son las redes sociales1 una $uena táctica es proporcionar a tus invitados tu T itter1 $log o 5ace$oo7@ esto permite que los asistentes realicenpreguntas1 consultas o +agan aportaciones de lo que sa$en y no +an tenidotiempo de e4plicar en la con!erencia@ pero so$re todo a$re las compuertas delintercam$io de ideas1 lo que te permite tener una noción cercana so$re qué lespareció la con!erencia.Seminari's #os seminarios tienen lugar para los propósitos educativos

y generalmente implicanpeque"os grupos depersonas. #a interacción esuna parte importante1 por loque regularmente se les da laoportunidad a los asistentesde e4presar sus opiniones orealizar preguntas a los oradores.

&e acuerdo a las nuevas tendencias1 para que un seminario sea más interactivopuedes estructurarlo de manera que +aya una actividad para romper el +ielodurante la cual cada uno se presente. =i todos los participantes ya se conocen1lleva a ca$o un rompe+ielos en el que los participantes compartan con el grupoalgo acerca de s' mismos que nadie sepa. Te recomendamos leas nuestroart'culo DH secretos para un seminario e4itosoRe(ni'nes#as reunione s pueden ser las interaccionesentre dos o más personas y en general sonpara discutir las oportunidades y desa!'os1 losconceptos actuales o transmitir in!ormación.Pueden ser llevadas a ca$o para los empleadosde una organización o para los representantesde di!erentes empresas.

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Te proponemos ela$orar un programa o agenda de temas a tratar. =i cuentas conun $uen programa1 ordenado y con estimaciones de tiempo para cada asunto atratar1 lograrás mantener un orden en la presentación y discusión de los temas.=ugerimos circular la agenda de la reunión previamente entre los participantes1 de

esta manera todos conocerán anticipadamente el tiempo de los puntos a tratar.Ec+a un vistazo a nuestro art'culo DI*ómo organizar mis reuniones de tra$ajoJIniciativas de tra*a+' en e6(ip' *omo su nom$re lo indica1este tipo de eventos se llevana ca$o para la motivación y6ola !ormación de ciertos gruposde personas dentro de la

organización. Por lo generalson más peque"os para quecada individuo tenga atenciónpersonalizada.

Este tipo de eventos no de$en dejar de ser creativos aunque sean dirigidos a ungrupo peque"o de empleados. Eventos en Punto te o!rece una serie deactividades para que tu evento sea realmente e!ectivo.

Actividades deportivas: tirolesas1 deportes náuticos1 rutas a ca$allo1organización de viajes. Actividades l dicas: juegos como descu$re al asesino o la $ squeda deltesoro1 paint$all1 dis!races1 etc. Actividades de participación: concursos de canciones1 cursos de cocina1ela$oración de productos manuales1 concursos y clases de $aile1 catas devinos1 etc.

Actividades de contacto con la naturaleza: senderismo1 participación en proyectosde conservación de la naturaleza1 visitas a espacios protegidos1 etc.

&erias Estas e4posiciones permiten a las empresasmostrar y demostrar sus nuevos productos oservicios. Wstas son tomadas muy en serio por aquellos en los sectores industriales1 por loque se suele gastar muc+o dinero en la

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creación de pantallas y !a$ulosas presentaciones. Algunas empresas inclusoviajan largas distancias para asistir a !erias comerciales internacionales.

n punto importante que tienes que tener en cuenta es que en una !eria +a$rá unagran cantidad de stands1 por lo que tienes que $uscar alguna técnica para poder +acer que el tuyo resalte entre la multitud. #o más e!ectivo podr'a ser utilizar undi!erenciador poco com n1 decora en verde y utiliza materiales ecológicos comopu!s de cartón1 $a"eras recicladas como so!ás. Todo para reci$ir a los asistentesen tu stand. El o$jetivo1 además de ser sosteni$le1 es sorprender y crear granimpacto visual. Te sugerimos tam$ién consultar nuesto art'culo D&ecálogo pararealizar un evento verde!'n3erencias de Prensa

Estas son las entrevistasrealizadas espec'!icamentepor los medios decomunicación y por logeneral son en respuesta aun evento reciente1 unrumor1 el anuncio de unnuevo producto o servicio.

n representante de la compa"'a llevará a ca$o la con!erencia de prensa yresponderá a las preguntas de los diversos medios en una ceremonia depro!esionales. E4isten varios elementos indispensa$les que tienes que tomar encuenta para llevar a ca$o la realización de este evento aqu' te presentamosalgunos.

9ntegrar un pres'dium con los e4pertos del tema a tratar1 as' no vacilarás al pasar el micró!ono cuando +aya una pregunta especializada.9niciar puntualmente1 este punto con !recuencia provoca tensión pues losreporteros tienen agendas saturadas como para esperar por el director de marca oel !a$uloso e impuntual due"o.5ormar un press 7it1 es decir1 un paquete con in!ormación del tema que se a$orda1de$e contener !otos1 videos1 etc. En algunas ocasiones se coloca un o$sequio.

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na $uena nota no se compara con la inversión que se tiene que desem$olsar para cu$rir un !lo 1 por esto la importancia de crear una rueda de prensa e4itosa.

!erem'nias de Apert(ra *ualquier evento importante1 como lae4posición o reunión anual que durarámás de dos d'as que generalmente iniciacon una ceremonia de apertura oinauguración1 la cual marcará elcomienzo del evento y esta$lecerá eltono y el tema de los d'as siguientes.-radores y cele$ridades pueden ser

invitados a participar para +acerla mas emocionante.

nirse a una organización no lucrativa o de caridad es una idea grandiosa para laceremonia. 8o sólo ayudarás a una $uena causa1 sino que tam$ién dis!rutarás depu$licidad adicional. Además de ser una $uena opción para realizar causasaltruistas.!ena de Gala

na cena de gala es un evento muy !ormal1que se caracteriza por al menos tresdeliciosos platillos1 entretenimiento ydiscursos. Estas se cele$ran a menudo encom$inación con un evento en pro de una!undación o cierre de alg n seminario. =esuele invitar cele$ridades y oradores1 y a veces se otorgan premios. Traje !ormalBetiqueta es el código de vestimenta esperada para tales eventos.

Es importante que tengas en claro el motivo de la cena puedes darle un nom$re1t'tulo o slogan o $ien realizar una $uena causa para cele$rarla.&e$es tener en cuenta los aspectos log'sticos como la recepción1 la organizaciónde las mesas1 el men 1 el mensaje o contenido que se va a comunicar si +a$ráalguna ponencia1 pase de video1 e4posición1 etc.;1 la animación1 la m sica1 alg notro evento ligado a la cena su$asta1 $aile1 ri!a; la decoración1 si +a$rá alg ndetalle para los asistentes.

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Lan7amient's de pr'd(ct's*uando un nuevo producto se es táintroduciendo al mercado1 el lanzamiento engeneral se considera como su primera aparición

o e4posición al p $lico. El producto sedemuestra y discute su e!icacia1 utilidad ycontri$ución a la sociedad o de la industria. Elproducto de$e estar disponi$le para su compraen la puesta en marc+a1 si es posi$le.

#o primero que de$es tener en cuenta para lograr el é4ito de la campa"a1 es quela presentación del producto de$e estar integrada en la estrategia de mar7eting de

la empresa1 de!inir cuál es la época del a"o más adecuada para el evento y cuáles la +ora del d'a más apropiada para el p $lico o$jetivo1 as' como la de!inicióndel espacio teniendo en cuenta la accesi$ilidad1 la distancia1 las condicionese4igidas1 autorizaciones necesarias1 seguridad del local1 impacto so$re el p $licoBo$jetivo1 interés1 adecuación al mensaje a transmitir1 ventajas y desventajas dellocal1 etc. Para ello es necesario conocer muy $ien el target: edad1 estilo de vida1capacidad de reacción ante el riesgo1 la novedad1 amantes de la aventura1 etc.#(nta General de Acci'nistas Estas reuniones anuales se llevan a ca$o con el propósito de transmitir in!ormación importante a los accionistas de la sociedad so$re temas relevantes yelegir al *onsejo de Administración.

n evento tan importante1 como una junta de accionistas no tiene porqué ser tansolemne y tenso como de costum$re1 ser'a muy $ueno que intentaras a$rir lapró4ima junta de accionistas de tu empresa1 con alg n tipo de actividad distendiday alegre1 que relaje a los asistentes para que la reunión se desarrolle con unamayor naturalidad. =i tu junta de accionistas es general1 seria $uena ideacomenzar la reunión con un per!ormance que tenga que ver con tu empresa.!erem'nias de Rec'n'cimient'Va sea a grande o peque"a escala1las ceremonias de premiación sellevan a ca$o para !elicitar y agradecer a los integrantes de una organización

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que +an cumplido con sus de$eres de manera admira$le o +an superado lase4pectativas y demandas de la empresa.

Es muy importante de!inir qué tipo de premio vas a otorgar1 se dice que lospremios de$en corresponder a la acción que se está reconociendo. Tam$iénde$er'an estar de acuerdo con la persona y la ocasión. #a clase de s'm$olo quese elija dirá muc+o so$re qué y a quién está siendo reconocido. Estos sonalgunos tipos de reconocimiento que se pueden considerar:Prendedores1 estatuillas1 certi!icados1 premios1 plaquetas1 menciones dereconocimiento enmarcadas1 regalos1 un ascenso1 invitaciones de o$sequio.&e$es tomar en cuenta las nuevas tendencias1 +oy por +oy las personas pre!ierenser reconocidas por su la$or altruista y un $uen reconocimiento podr'a signi!icar

donar su premio a alguna !undación o que el premio +aya sido comprado a unaorganización de ayuda social.Re(ni'nes Directivas Estas son las reuniones !ormales del *onsejode Administración de una empresa1 y secentran en la visión de la organización1 metasy estrategias. Para que estas reuniones seanun é4ito de$erás escoger la sala en $ase a lassiguientes recomendaciones.

*apacidad de la sala en términos de cantidad de asientos;1 dimensiones y !ormade la sala dependiendo de si e4isten presentaciones o actividades;1 necesidad deacceso a 9nternet1 necesidad de ordenadores y un equipo audiovisual videoproyector;.%ecuerda que una sala con $uenas dimensiones y con una temperatura esta$lepuede mejorar la e!iciencia de la reunión. Para lograr que los participantes serelajen1 podrá servirse ca!é o simplemente $otellas de agua al comienzo de lareunión.

De3inici n de Planeaci n de (n event'Es el arte de la plani!icación de un convenio1 parte deuna e4posición1 una ceremonia o por ejemplo una

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competición deportiva. n plani!icador de eventos tiene que tra$ajar so$re elpresupuesto1 esta$lecer las !ec+as del evento1 seleccionar y reservar un lugar adecuado1 la adquisición de todos los permisos necesarios de las autoridades y lacoordinación de todos los involucrados de log'stica de evento. En el procesocreativo de la plani!icación de un evento1 el plani!icador de eventos tiene quedesarrollar un tema1 organizar artistas y oradores1 coordinar todos los serviciosp $licos necesarios1 seleccionar y organizar la decoración1 mesas1 sillas1 carpas ytodos los demás requisitos1 tales como catering1 seguridad1 aseos 1 planes deemergencia y as' sucesivamente.

E+empl' de (n plan de (n event' empresarial.

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De3inici n de l',/stica

#a l',/stica es el c'n+(nt' de l's medi's 1 mét'd's que permiten llevar a ca$ola organización de una empresa o de un servici' . #a l',/sticaempresarial implica un cierto orden en los procesos que involucran a laproducción y la comercialización de mercanc'as.

L',/stica de (n event' empresarial

El punto de partida para la log'stica de eventos empresariales está en escuc+ar alcliente1 entender sus necesidades y asesorarle en el cumplimiento de suso$jetivos.

#a log'stica es el conjunto de métodos y medios idóneos para implementar en la

organización1 plani!icación1 !lujo y gestión de cualquier emprendimiento o servicio.Es el puente que une producto y mercado1 por lo que el é4ito de un proyectodependerá1 en gran medida1 de una $uena estrategia log'stica1 es decir1 de unpuente !uerte y sólido.

El o$jetivo de la log'stica es colocar los $ienes y servicios adecuados1 en elmomento preciso1 en el lugar idóneo1 y en las condiciones deseadas1 de manerade generar la mayor renta$ilidad1 en una ecuación ideal de mejor servicio1 costo ycalidad. Para ello se vale de los recursos +umanos y !inancieros más razona$les y

e!ectivos.

#a persona a cargo de la log'stica de cualquier proyecto1 tendrá responsa$ilidadesoperacionales respecto a la implementación de medidas a ejecutar1 tácticas encuanto a cómo se organizan dic+as medidas1 y estratégicas en los resultadosesperados y o$tenidos1 como consecuencia de la gestión a realizar

Descripci n de la L',/stica de (n event' empresarial

#-G2=T9*A PA%A V & %A8TE #A %EA#9XA*9Y8 &EE(E8T-. Para realizar la log'stica del evento necesitamosconocer el sitio1 como la palma de la mano para que las

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http://definicion.de/empresa/http://definicion.de/serviciohttp://definicion.de/empresa/http://definicion.de/servicio


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personas encargadas1 puedan prestar un mejor servicio1 y de$en conocer las v'asde acceso1 los lugares1 el tema y el lugar.

& %A8TE #A %EA#9XA*9-8 &E 8 E(E8T-:

Es muy importante sa$er de la +ora y el lugar donde se relazará el evento1 parapoder realizar el men y las prue$as que de$an tener en el salón o lugar donde seye vara el evento programado

=E%(9*9-=:

El liderazgo en servicio1 escuc+ando la voz del cliente se podrán conocer suse4pectativas1 lo que ocurre con el desempe"o y por qué1 y lo que de$e +acersepara mejorar.

98*%9P*9-8E=:Eventos Empresariales e 9nstitucionales1 +erramientas estratégicas y tácticas paraatraer1 idealizar y reunir a potenciales clientes.

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ET9U ETA:

Equivale a las reglas convencionales de comportamiento1 a las costum$res quenos +an sido transmitidas y que seguimos al estar en situaciones determinadas.

A continuación nom$raremos algunas normas de etiqueta:

P%-T-*-#-: 8ormas a seguir:,. #ugar de cele$ración: En interiores o al e4terior. =e de$e estudiar el espacio enel que se va a cele$rar el evento.

. PE%=-8A= 98(9TA&A=: ?acer un cálculo del n mero de personas que van aasistir: desde los asistentes más importantes1 +asta los camareros del cóctel.C Plani!icar por dónde entrarán al acto.C &ónde de$e sentarse el p $lico.C &ónde de$en ponerse las cámaras.C *uáles son las áreas de de seguridad1 el aparcamiento1 etc.

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C =i +ay invitados que vienen de otras ciudades1 +a$rá que tener listo el +ospedajey traslados1 en caso que !uese necesario1 intérpretes y relaciones p $licas./. PA#A3%A= &E 39E8(E89&A: )ega!on'as1 sonido am$iental1 tarimas1 momentodel discurso1 agua1 orden de intervención.0. 3%98&9= - *-*TE# &E 39E8(E89&A: &e$e preverse con anticipación la

duración del mismo y la adecuación1 am$ientación del lugar y sonido.H. #A *-)9&A: Puede darse o no1 en el caso que si1 contratar los serviciospertinentes.C Puede ser que el acto termine una vez !inalizados los discursos o $ien puede ir acompa"ado de una comida o un coctel o una cena.

=A# &-=:C Apretón de manos1 el término medio es la mejor solución.C 3esos1 de pre!erencia no.

EOP%E=9-8E=:C 3uen provec+o: 8unca.C Pala$rotas: 8o de$en de usar pala$ras altisonantes.

A T-%9&A&E=:C ?a$lar de ustedC Evitar los aires de superioridad

)A82A=:C &edo me"ique: no levantar el dedo me"ique mientras se $e$e.C Palillos: pro+i$ido su uso.C *+icles: solo a discreción

#-= P%-TAG-89=TA= &E# P%-T-*-#-.,. A859T%9Y8: Es el que tiene convidados a su mesa1 casa o institución.

. P%E=9&E8*9A: &enota el mayor +onor en un acto e indica quién +a de dirigir su desarrollo entre dos tiempos: el inicio y el !inal.

N'rmas Técnicas de Ci,iene 1se,(ridad de l'cales paraevent' empresarial

8ormas de +igiene y seguridad en eldesarrollo de los eventosPara llevar un $uen orden en un evento senecesita de ciertos procedimientos yreglas para poder +acer de ello un é4itoEs por esto que consideramosconveniente ela$orar unas reglas paragarantizar la seguridad de todos losparticipantes.

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Estas reglas se dividen $ásicamente en tres: #as prácticas no permitidas1 las querequieren de previa autorización1 y las que requieren de atención y cuidado.

Prácticas no permitidas

Uueda pro+i$ido realizar cualquier tipo de práctica relacionada o que incluya se4oe4pl'cito1 lluvias de cualquier tipo1 cortes1 as!i4ias o cualquier juego derespiración; y sangre.

Prácticas que requieren previa autorización

&e$e avisarse en mesa de entrada o a alg n cola$orador del evento llevancartelito negro; si se desea realizar cualquier tipo de suspensión. =i se autoriza1 uncola$orador instruido en el tema o$servará la sesión sin participar1 peroo$servando que todo se +aga $ajo un marco de seguridad. En caso de que esto

ltimo no pase1 el cola$orador puede y de$e; parar la sesión.=i alg n participante desea realizar o participar en una sesión de agujas1 estade$e ser in!ormada a la administración en los d'as previos al evento. En caso deautorizarse se preparará el marco adecuado de +igiene y seguridad. &e realizarse1se +ará al estilo per!ormance en un +orario pautado.

Prácticas riesgosas

En el evento podrán encontrar varios carteles e4plicativos algunos +asta condi$ujos; so$re $uenas y malas prácticas. &ónde golpear1 dónde atar1 etc.En caso que alg n participante o$serve que +ay alguien sesionando que nocumple con estas $uenas prácticas1 está en derec+o a acercarse discretamente yadvertirle de $uen modo el error. &e repetirse1 y previo in!orme a alg ncola$orador la sesión será interrumpida.

Alco+ol

El alco+ol puede ser un !actor que trans!orme un juego en un mal momento. Espor eso que se esta$lecen l'mites en la cantidad de alco+ol.

"'nta+e 1 desarr'll' de (n event' empresarial

Etapas del montaje y desarrollo de un evento

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,. %ecepción de los participantes y traslado.

. %egistro de los participantes.

/. %ealizacion del acto de 9nauguracion

0. %ealizacion *octel de $ienvenida

H. 9mplantación del programa general de actividades.

Q. *lausura del evento.

R. %ealizacion evento social de despedida.

S. Traslado de los participantes a los terminales de transporte.

Or,ani7aci n de (n event' empresarial

#a organización de un evento requiere unaamplia plani!icación y una serie de preparativos1ya que gran parte del tra$ajo suele realizarse aescasos meses de la cele$ración del evento. Enla mayor'a de las ocasiones1 la organizaciónparece que !unciona como un reloj1 ya que loseventos se desarrollan sin pro$lemas y de

acuerdo con el programa. #a plani!icación anticipada es la clave para que unevento de un *ap'tulo sea todo un é4ito.

,. E=TA3#E*9)9E8T- &E #A TE)ZT9*A &E# E(E8T-

*ada evento se desarrolla en torno a una temática y un o$jetivo en el que se$asarán la organización1 el p $lico o$jetivo o los participantes1 los invitados yel en!oque de mar7eting del evento. En términos generales1 un evento1 como

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por ejemplo1 una con!erencia regional para una comunidad técnica enconcreto1 atraerá a participantes que llevan a ca$o actividades comercialesdentro del sector1 as' como a patrocinadores que sacan partido de la pu$licidadde sus productos durante el evento. Además1 la temática del evento o delseminario tam$ién determinará el tipo de los canales de mar7eting que se

utilizarán con !ines pu$licitarios. Esto tam$ién se aplica al equipo deorganización que necesitará la temática del evento para identi!icar de !ormacorrecta los participantes y las empresas o$jetivo a las que se les presentaránel evento.

. =E#E**9Y8 &E 8 # GA% &E *E#E3%A*9Y8.

#a selección de un lugar depende considera$lemente de la envergadura delevento. Por lo general1 la envergadura se determina por el n mero departicipantes1 las actividades realizadas durante el evento1 y si +ay espacioadicional disponi$le con !ines de e4posición. #a u$icación y el estándar decalidad del lugar de cele$ración son tam$ién aspectos importantes. =erecomienda en todo momento $arajar la posi$ilidad de contar con varioslugares de cele$ración y compro$ar su idoneidad1 nivel de servicios1 am$ientey precios antes de tomar una decisión. Pregunte so$re las instalaciones yservicios del lugar. =e de$e e4plicar las limitaciones o la disponi$ilidad de lassiguientes opciones: *apacidad de mostrar carteles6se"alización6se"ales dedirección. *ualquier tipo de restricción para mostrar in!ormación so$re elevento. &isponi$ilidad de conserjes6puntos de in!ormación. (isite lasinstalaciones.

El director del lugar de cele$ración de$e estar al tanto de todas las actividadespara anticiparse a posi$les pro$lemas. Tenga en cuenta los siguientesaspectos: *apacidad y tama"os adecuados de la sala donde se cele$rará elevento. 5le4i$ilidad para modi!icar la distri$ución6mesas de la sala. 8o e4isteno$strucciones visuales en la sala. 9luminación interior !le4i$ilidad paraajustar6oscurecer secciones;. Posi$ilidad de controlar la luz natural. &istracciónsonora limitada en vest'$ulos6detrás de las paredes.

Acceso cercano a los aseos. &isponi$ilidad de equipos audiovisuales. *asitodos los eventos incorporan uno o más elementos de equipos audiovisuales.*on!irme la disponi$ilidad de cada una de las siguientes opciones: Acceso a9nternet de alta velocidad con ca$le6inalám$rico;. )icró!onos: sistema desolapa y pie de micro n[ necesarios;. Proyectores #*& y mandos a distanciaportátiles. Tama"os adecuados de pantallas y opciones de con!iguración.)onitores de pantalla plana1 pantallas de televisión para opciones de v'deo.Pizarras de ca$allete1 pizarras $lancas y accesorios. Tomas de corriente n[ yu$icaciones en la sala;.

\usti!ique su presupuesto. %ealice una compilación de todos los gastos1incluidos los que se indican a continuación: ,. Gastos de las instalacionesdonde se cele$rará el evento. . Gastos de los servicios de restauración. /.

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Gastos de alquiler de equipos audiovisuales. 0. Gastos de servicios de o!icina.H. Póliza de garant'a. Q. =ervicios gratuitos. R. -pciones de pago. E4istenvarias opciones para c

manual protagonist tecnica administrativa para la asistencia genrencial

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