manual prosedur bidang akademikfik.trunojoyo.ac.id/wp-content/uploads/2019/03/mp... · mutu dalam...

KUMPULAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO

MANUAL

PROSEDUR

BIDANG

AKADEMIK

FAKULTAS KEISLAMAN

UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA

Jln. Raya Telang, PO BOX 2 Kamal Bangkalan Madura

Telp. (031) 3011146, Fax. (031) 3011506

www.fik.trunojoyo.ac.id

UNIT PENJAMINAN MUTU FAKULTAS KEISLAMAN

Manual Prosedur Bidang Akademik Fakultas Keislaman

FAKULTAS KEISLAMAN

Universitas Trunojoyo Madura

Kode/No : MP/FKIS/I/2016

Tanggal : 26 April 2016

MANUAL PROSEDUR Revisi Ke : 0

MANUAL PROSEDUR TAHUN 2016

Pihak Penanggung Jawab Tanggal

Nama Jabatan Tanda Tangan

Perumus Shofiyun Nahidloh, S.Ag., M.HI. Wakil Dekan I 20 April 2016

Pemeriksa Khoirun Nasik, S.HI., M.HI. Ketua Unit

Penjaminan

Mutu Fakultas

22 April 2016

Persetujuan dan

Penetapan

Dr. Indien Winarwati, SH., MH. Dekan 26 April 2016

Manual Prosedur Bidang Akademik Fakultas Keislaman

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Allah S.W.T karena atas rahmat dan karunia-Nya,

Jaminan Mutu Fakultas Keislaman Universitas Trunojoyo Madura telah menyelesaikan

penyusunan kumpulan Standar Operasional Prosedur Akademik dan Non Akademik Jaminan

Mutu dalam rangka peningkatan sistem dan tata kelola manajemen mutu di Fakultas Keislaman.

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan

tugas, pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja institusi berdasarkan indikator-

indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem

kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Tujuan penyusunan SOP adalah menciptakan

komitmen mengenai peningkatan kualitas kinerja satuan unit kerja di Institusi untuk

mewujudkan good governance.

Kumpulan prosedur yang sudah disusun ini masih belum sempurna. Oleh karena itu,

kami berharap masukan dari berbagai pihak untuk menyempurnakan prosedur yang sudah ada.

Kami mengucapkan terima kasih atas kerja keras dari semua unit kerja yang terlibat dalam

penyusunan prosedur ini dan semoga kumpulan prosedur ini bermanfaat bagi semua pihak yang

membutuhkan.

Bangkalan, 26 April 2016

Dekan,

Dr. Indien Winarwati, SH., MH.

iv

DAFTAR PROSEDUR

No KODE SOP NAMA PROSEDUR HAL

PROSEDUR BIDANG AKADEMIK

1 SOP/FKIS/AK/1/2016 SOP Herregistrasi Mahasiswa Lama 1

2 SOP/FKIS/AK/2/2016 SOP Mahasiswa Pindah Program Studi 3

3 SOP/FKIS/AK/3/2016 SOP Pengajuan Cuti Akademik 6

4 SOP/FKIS/AK/4/2016 SOP Aktif Kembali dari Cuti 8

5 SOP/FKIS/AK/5/2016 SOP Pengajuan Pindah dari Universitas 10

6 SOP/FKIS/AK/6/2016 SOP Pembimbing Akademik 12

7 SOP/FKIS/AK/7/2016 SOP Distribusi Mata Kuliah dan Penjadwalan 15

8 SOP/FKIS/AK/8/2016 SOP Rencana Studi 18

9 SOP/FKIS/AK/9/2016 SOP Pelaksanaan Perubahan Rencana Studi 20

10 SOP/FKIS/AK/10/2016 SOP Penyusunan Materi Perkuliahan 22

11 SOP/FKIS/AK/11/2016 SOP Penyusunan dan Monitoring Materi Kuliah 24

12 SOP/FKIS/AK/12/2016 SOP Perubahan Jadwal Kuliah 27

13 SOP/FKIS/AK/13/2016 SOP Penggantian Dosen Mata Kuliah 30

14 SOP/FKIS/AK/14/2016 SOP Pelaksanaan Perkuliahan 33

15 SOP/FKIS/AK/15/2016 SOP Pengajuan Surat Dispensasi 37

16 SOP/FKIS/AK/16/2016 SOP Validasi Kehadiran Mahasiswa 39

17 SOP/FKIS/AK/17/2016 SOP Penyusunan Jadwal UTS/UAS 43

18 SOP/FKIS/AK/18/2016 SOP Validasi Soal UTS/UAS 47

19 SOP/FKIS/AK/19/2016 SOP Persiapan UTS/UAS 49

20 SOP/FKIS/AK/20/2016 SOP Pelaksanaan UTS/UAS 51

21 SOP/FKIS/AK/21/2016 SOP Penilaian Hasil Belajar 53

22 SOP/FKIS/AK/22/2016 SOP Remidial 57

23 SOP/FKIS/AK/23/2016 SOP Pemrosesan Nilai Akhir 61

24 SOP/FKIS/AK/24/2016 SOP Praktikum 65

25 SOP/FKIS/AK/25/2016 SOP Pengajuan Magang/Pkl/Penelitian 69

v

26 SOP/FKIS/AK/26/2016 SOP Pelaksanaan Magang 72

27 SOP/FKIS/AK/27/2016 SOP Pelaksanaan Ujian Magang 76

28 SOP/FKIS/AK/28/2016 SOP Pengajuan Skripsi 79

29 SOP/FKIS/AK/29/2016 SOP Pengajuan Judul Skripsi 81

30 SOP/FKIS/AK/30/2016 SOP Pelaksanaan Penyusunan Skripsi 85

31 SOP/FKIS/AK/31/2016 SOP Bimbingan Skripsi 90

32 SOP/FKIS/AK/32/2016 SOP Pelaksanaan Seminar

Proposal/Skripsi/Pkl/Ujian Skripsi/Ujian Pkl 98

33 SOP/FKIS/AK/33/2016 SOP Yudisium 101

34 SOP/FKIS/AK/34/2016 SOP Wisuda 103

35 SOP/FKIS/AK/35/2016 SOP Pengajuan Transkrip Nilai Sementara 105

36 SOP/FKIS/AK/36/2016 SOP Permohonan Surat Keterangan Pengganti

Transkrip 107

37 SOP/FKIS/AK/37/2016 SOP Prosedur mencetak transkip sementara 109

38 SOP/FKIS/AK/38/2016 SOP Permohonan Surat Keterangan Pengganti

Ijazah 111

39 SOP/FKIS/AK/39/2016 SOP Pengajuan Legalisir Ijazah Dan Transkrip

Nilai 113

40 SOP/FKIS/AK/40/2016 SOP Peminjaman Dokumen Akademik 115

41 SOP/FKIS/AK/41/2016 SOP Pengembangan Kurikulum 118

42 SOP/FKIS/AK/42/2016 SOP Evaluasi Akademik 123

43 SOP/FKIS/AK/43/2016 SOP Pengendalian Dokumen Mutu 125

44 SOP/FKIS/AK/44/2016 SOP Audit Mutu Internal 129

45 SOP/FKIS/AK/45/2016 SOP Penelitian dan Pengabdian Masyarakat 133

46 SOP/FKIS/AK/46/2016 SOP Anti Plagiarisme Dokumen Penelitian Dan

Pengabdian 141

47 SOP/FKIS/AK/47/2016 SOP Tindakan Korektif 144

1

SOP Herregistrasi

Mahasiswa Lama

Kode/No : SOP/FKIS/AK/1/2016


Revisi : 0

Jumlah Hal. : 2

Area : Fakultas Keislaman

Dibuat oleh Wakil Dekan I

Diperiksa oleh Unit Penjamin Mutu Fakultas Keislaman

Disahkan oleh Dekan Fakultas Keislaman

1. Prosedur 1. BAK mempublikasikan tata cara dan ketentuan registrasi mahasiswa lama

(tarif pembayaran herregistrasi)

2. BAUK mempublikasikan tarif pembayaran untuk diserahkan ke Bank

Mitra

3. Bank Mitra meng-import tarif registrasi mahasiswa berdasarkan data yang

didapat dari BAUK

4. Mahasiswa lama melakukan pembayaran herregistrasi ke Bank Mitra

5. Mahasiswa lama menerima bukti pembayaran herregistrasi

6. Mahasiswa melakukan KRS Online

2. Pihak-Pihak

Terkait

1. Biro Akademik dan Kemahasiswaan

2. Biro Administrasi Umum dan Keuangan

3. Bank Mitra

4. Mahasiswa Lama

2

DIAGRAM ALIR

Kegiatan No Unit Terkait Dokumen Waktu

BAK BAUK BANK Mahasiswa

BAK

mempublikasik

an tata cara dan

ketentuan

registrasi

mahasiswa

lama

1

BAUK

mempublikasik

an tarif

pembayaran

untuk

diserahkan ke

Bank Mitra

2

Bank Mitra

meng-import

tarif registrasi

mahasiswa

berdasarkan

data yang

didapat dari

BAUK

3 Data tarif

pembayaran

mahasiswa

Mahasiswa

Melakukan

pembayaran

herregistrasi

4

Selesai 5

3

SOP Mahasiswa Pindah

Program Studi



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 2





1. Prosedur 1. Mahasiswa meminta form pindah program studi ke BAK

2. Mahasiswa mengajukan permohonan pindah program studi ke ketua

jurusan (membawa form pindah program studi dengan melampirkan

transkrip nilai sementara dan form bebas tanggngan)

3. Ketua jurusan melakukan pemeriksaan persyaratan pindah program studi

4. Ketua jurusan membuat surat pengesahan (atas surat permohonan) yang

ditandatangani oleh ketua jurusan dan dekan fakultas asal

5. Mahasiswa menyerahkan surat pengesahan yang telah disahkan dekan

fakultas asal ke sekretariat program studi yang dituju

6. Sekretariat program studi yang dituju memproses surat pengesahan untuk

mendapatkan persetujuan dari ketua program studi dan dekan fakultas yang

dituju

7. Sekretariat program studi yang dituju memproses data akademik

mahasiswa baru pindahan (terkait dengan transfer matakuliah dari program

studi asal yang dapat diakui di program studi yang baru)

8. Mahasiswa menyerahkan surat pengesahan yang telah disetujui oleh Ketua

program studi dan dekan fakultas program studi yang baru ke BAK

9. BAK menerbitkan SK pindah program studi dan memperbarui status

mahasiswa pindahan

10. Mahasiswa melakukan registrasi mahasiswa baru di program studi tujuan

2. Pihak-Pihak

Terkait


2. Dekan

3. Ketua Jurusan

4. Mahasiswa

4


BAK Dekan Jurusan Mahasiswa

Mahasiswa

meminta form

pindah

program studi

ke BAK

1

Mahasiswa

mengajukan

permohonan

pindah

program studi

ke ketua

jurusan

(Lama)

2 Formulir/be

rkas

permohonan

pindah

study

Ketua jurusan

mengecek

berkas yang

kemudian

ditanda

tangani oleh

dekan

3

Mahasiswa

menyetorkan

berkas ke

sekretaris

jurusan yang

dituju

4 Formulir/be

rkas

persetujuan

pindah

study

Mahasiswa

menyerahkan

berkas yang

telah ditanda

tangani oleh

ketua jurusan

dan dekan

yang baru ke

BAK

5 Formulir/be

rkas

persetujuan

pindah

study

BAK

memproses

dan

menerbitkan

SK

perpindahan

jurusan

6 SK

perpindahan

jurusan

END

5

SOP Pengajuan Cuti

Akademik



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 2





1. Prosedur 1. Mahasiswa memastikan dirinya telah memenuhi ketentuan pengambilan

cuti akademik

2. Mahasiswa meminta blanko permohonan cuti akademik ke BAK

3. Mahasiswa mengisi blanko permohonan cuti akademik (melampirkan

fotokopi KHS semester satu hingga semester terakhir, fotocopy KTM,

fotocopy bukti pembayaran SPP terakhir dan form bebas tanggungan)

4. Mahasiswa meminta paraf surat ijin cuti yang didesain oleh BAK ke

korprodi

5. Mahasiswa meminta persetujuan ketua jurusan dan dekan fakultas untuk

persetujuan cuti akademik

6. Mahasiswa menyerahkan blanko permohonan cuti akademik ke BAK

7. BAK memeriksa kelengkapan persyaratan permohonan cuti akademik

8. BAK mengesahkan surat ijin cuti dan meng-update status mahasiswa

tersebut menjadi “cuti” di SI Akademik

9. BAK memberikan surat tembusan cuti ke Bagian Akademik Fakultas dan

BAUK

2. Pihak-Pihak

Terkait



3. Dekan

4. Ketua jurusan

5. Dosen Pembimbing Akademik/ Korprodi

6. Mahasiswa

6

DIAGRAM ALIR


BAK BAUK Dekan Koorprodi Mahasiswa

Mahasiswa meminta blanko permohonan cuti akademik ke BAK

1

Mahasiswa meminta paraf surat ijin cuti yang didesain oleh BAK ke korprodi

2

Mahasiswa meminta persetujuan ketua jurusan dan dekan fakultas untuk persetujuan cuti akademik

3 Data tarif pembayaran mahasiswa

Mahasiswa menyerahkan blanko permohonan cuti akademik ke BAK

4

fotokopi KHS semester satu hingga semester terakhir, fotocopy KTM, fotocopy bukti pembayaran SPP terakhir dan form bebas tanggungan

BAK memberikan surat tembusan cuti ke Bagian Akademik Fakultas dan BAUK

5

7

SOP Pengajuan Aktif

Kembali dari Cuti



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 2





1. Prosedur 1. Mahasiswa melapor dan menyerahkan surat permohonan aktif kembali

(melampirkan fotocopy surat ijin cuti, dan fotocopy bukti pembayaran SPP

semester cuti) ke BAK

2. BAK memeriksa kelengkapan persyaratan aktif kembali dari cuti

3. BAK menyetujui permohonan aktif kembali

4. Mahasiswa melakukan pembayaran SPP semester berjalan (herregistrasi)

5. Bank Mitra menerima pembayaran herregistrasi dari mahasiswa, pada

semester berjalan

6. Mahasiswa melakukan KRS Online

2. Pihak-Pihak

Terkait



3. Bank Mitra

4. Mahasiswa

8

DIAGRAM ALIR


BAK BAUK BANK Mahasiswa

Mahasiswa melapor dan menyerahkan surat permohonan aktif kembali

1 melampirkan fotocopy surat ijin cuti, dan fotocopy bukti pembayaran SPP semester cuti

BAK memeriksa kelengkapan persyaratan aktif kembali dari cuti

2

Mahasiswa melakukan pembayaran SPP semester berjalan (herregistrasi)

3

Bank Mitra menerima pembayaran herregistrasi dari mahasiswa, pada semester berjalan

4

Selesai 5

9

SOP Pengajuan Pindah

dari Universitas



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 2





1. Prosedur 1. Mahasiswa meminta form permohonan pindah (keluar UTM) ke BAK

2. Mahasiswa mengisi form permohonan pindah (melampirkan surat

persetujuan orang tua/wali, surat persetujuan korprodi dan ketua jurusan,

form bebas tanggungan, KTM (asli) dan fotocopy KTP orang tua/wali

3. Mahasiswa meminta persetujuan dari ketua jurusan dan dekan fakultas

4. Ketua Jurusan dan dekan fakultas memastikan persyaratan administrasi

telah dipenuhi kemudian memberikan persetujuan pindah

5. Mahasiswa mengajukan permohonan pindah kepada Dekan (jika dan

hanya jika ketua jurusan telah menyetujui dokumen pindah)

6. Dekan menyetujui dan menyampaikan persetujuan pindah kepada BAK

7. BAK Mengeluarkan surat pindah beserta dokumen pendukung (fotocopy

sertifikat akreditasi program studi mahasiswa bersangkutan, dan transkrip

nilai sementara)

8. BAK memproses status administrasi mahasiswa ybs (menjadi “Keluar” di

SI Akademik)

2. Pihak-Pihak

Terkait



3. Ketua Jurusan

4. Pembatu Rektor 1

5. Dekan

6. Dosen Pembimbing Akademik

7. Koordinator Program Studi

10

DIAGRAM ALIR


BAK Jurusan Dekan Mahasiswa

Mahasiswa meminta form permohonan pindah

1

Mahasiswa meminta persetujuan dari ketua jurusan dan dekan fakultas

2

Dekan menyetujui dan menyampaikan persetujuan pindah kepada BAK

3

BAK memproses status administrasi mahasiswa yang bersangkutan

4

Selesai 5

11

SOP Pembimbing

Akademik (Dosen Wali)



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 3





1. Tujuan Memberikan layanan yang efektif kepada mahasiswa berupa

penunjukan dosen pembimbing akademik (dosen wali) sehingga program

studinya selesai dengan baik.

2. Ruang

Lingkup

Ruang lingkup SOP ini mengatur aktivitas tahapan pembimbingan

akademik mahasiswa jurusan ilmu keislaman.

Unit yang terkait:

1. Ketua Jurusan

2. Tenaga kependidikan (pengolah data akademik)

3. Definisi Pembimbing akademik (dosen wali) adalah Tenaga pendidik tetap

yang diserahi tugas membimbing mahasiswa pada kegiatan akademik

(konsultasi akademik , pengisian dan validasi Kartu Rencana Studi)

dengan tujuan membantu mahasiswa mengembangkan potensinya

sehingga memperoleh hasil yang optimal dan dapat menyelesaikan

studinya sesuai dengan waktu yang ditentukan.

4. Referensi Buku Pedoman Akademik Fakultas

12

5. Prosedur 1. Tenaga kependidikan (pengolah data akademik) memberikan

informasi tentang daftar dosen pembimbing akademik beserta

jumlah mahasiswa bimbingannya dan daftar mahasiswa yang

belum mendapatkan dosen pembimbing akademik (dosen wali)

2. Jurusan memproses informasi dari tenaga kependidikan

(pengolah data akademik) dan mengeluarkan surat penugasan

sebagai Dosen Pembimbing Akademik dalam Surat Keputusan,

yang berisi tentang nama Dosen Pembimbing Akademik beserta

nama-nama mahasiswa (berdasarkan NIM) yang menjadi

bimbingannya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3. Dosen penasehat akademik menjalankan tugasnya:

Melakukan evaluasi terhadap mata kuliah yang telah

diambil mahasiswa

Mengarahkan mahasiswa dalam menyusun rencana

studinya dan memberikan pertimbangan kepada

mahasiswa dalam memilih mata kuliah yang akan diambil

pada semester berjalan

Melakukan evaluasi terhadap mata kuliah yang telah

diambil mahasiswa

Memberikan pertimbangan kepada mahasiswa tentang

banyaknya satuan kredit yang dapat diambil

Mengikuti perkembangan studi mahasiswa yang

dibimbingnya

13

DIAGRAM ALIR


Jurusan Dosen Wali

Tenaga Kependidik

an

Mahasiswa

Memberikan informasi daftar dosen dan mahasiswa bimbingannya

1

Jurusan memproses informasi tersebut kemudian memberikan surat tugas kepada dosen pembimbing beserta nama-nama mahasiswa bimbingannya

2

Memberikan bimbingan terkait studi yang akan diambil, serta senantiasa mengikuti perkembangan studi mahasiswa yang dibimbingnya

3

Selesai 5

14

SOP Distribusi Mata

Kuliah dan Penjadwalan



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 3





1. Tujuan Memberi pedoman dalam merancang dan menentukan pendistribusian

mata kuliah dan penjadwalan kepada sumber daya pengajar (dosen)

pada semester tertentu sesuai dengan kompetensi dosen yang ada dari

jumlah dan jenis mata kuliah yang ditawarkan

2. Ruang

Lingkup

Prosedur ini berlaku untuk semua program studi di lingkungan Jurusan

Ilmu Keislaman Fakultas Keislaman Universitas Trunojoyo madura.

3. Definisi 1. Kualifikasi akademik adalah pendidikan minimum yang harus

dipenuhi oleh seorang dosen.

2. Keahlian akademik adalah ilmu akademik yang dikuasai dengan

baik.

4. Prosedur 1. Pengolah data akademik menyerahkan daftar mata kuliah yang akan

ditawarkan beserta jumlah mahasiswa yang akan memprogram pada

semester yang akan berjalan kepada Koordinator Program Studi

2. Koordinator Program Studi menginventarisir daftar mata kuliah pada

semester yang akan berjalan sesuai dengan kurikulum yang ada dan

menyerahkannya kepada ketua jurusan.

3. Ketua Jurusan menginventarisir jumlah dosen yang berhak (memiliki

kualifikasi) mengajar pada semester yang dimaksud.

4. Ketua Jurusan menyusun draf distribusi mata kuliah awal berdasarkan

staffing tahun lalu dan database kompetensi dosen.

5. Jurusan melakukan rapat untuk membahas distribusi mata kuliah

semester yang akan berjalan selambat-lambatnya 1 bulan sebelum

perkuliahan dimulai.

6. Setelah mata kuliah didistribusikan dalam rapat ploting, Ketua Jurusan

menyusun jadwal kuliah semester yang akan berjalan dan kemudian

15

menyerahkannya kepada wakil dekan 1 untuk divalidasi.

7. Jadwal perkuliahan diserahkan kepada Pengolah Data Akademik untuk

dientry ke SI Akademik, didistribusikan kepada dosen, dan diumumkan

kepada mahasiswa.

8. Bila terjadi perubahan jadwal (dalam 1 minggu awal perkuliahan), akan

dilakukan revisi dan kembali ke langkah 6.

5. Pihak-Pihak

Terkait

1. Wakil Dekan I

2. Ketua Jurusan


4. Pengolah Data Akademik

16

DIAGRAM ALIR


Jurusan Koor prodi

Pengolah data

akademik

Mahasiswa

Wadek I

Pengolah data akademik menyerahkan daftar mata kuliah yang akan ditawarkan beserta jumlah mahasiswa yang akan memprogram pada semester yang akan berjalan kepada

1

Koordinator Program Studi menginventarisir daftar mata kuliah pada semester yang akan berjalan sesuai dengan kurikulum yang ada dan menyerahkannya kepada ketua jurusan.

2

Ketua Jurusan menyusun jadwal kuliah semester yang akan berjalan dan kemudian menyerahkannya kepada wakil dekan 1 untuk divalidasi.

3

Jadwal perkuliahan diserahkan kepada Pengolah Data Akademik untuk dientry ke SI Akademik, didistribusikan kepada dosen, dan diumumkan kepada mahasiswa.

5

END

17

SOP Rencana Studi



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 2





1. Prosedur 1. Pengolah data akademik menawarkan mata kuliah berdasar kurikulum

semester berjalan

2. Mahasiswa mengisi KRS online (SI Akademik)

3. Mahasiswa konsultasi KRS ke dosen pembimbing akademik (membawa

KHS semester terakhir)

4. Dosen pembimbing akademik memvalidasi KRS mahasiswa ybs

5. Mahasiswa mencetak KRS yang sudah divalidasi rangkap 3 untuk

disahkan dosen pembimbing akademik (arsip mahasiswa, dosen

pembimbing akademik, pengolah data akademik)

2. Pihak-Pihak

Terkait

1. Dosen Pembimbing Akademik


3. Mahasiswa

18

DIAGRAM ALIR


Mahasiswa Dosen Tenaga Kependidikan

Mahasiswa konsultasi KRS ke dosen pembimbing akademik

1

KHS semester terakhir

Mahasiswa mencetak KRS yang sudah divalidasi rangkap 3 untuk disahkan dosen pembimbing akademik

2

Selesai 5

19

SOP Pelaksanaan

Perubahan Rencana

Studi



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 2





1. Prosedur 1. Mahasiswa melapor ke dosen pembimbing akademik untuk pembatalan

KRS

2. Mahasiswa melakukan KRS online (SI Akademik)

3. Mahasiswa melapor ke dosen pembimbing akademik untuk dilakukan

validasi KPRS

4. Dosen pembimbing akademik memvalidasi KPRS mahasiswa ybs

5. Mahasiswa mencetak KRS yang sudah divalidasi rangkap 3 untuk

disahkan dosen pembimbing akademik (arsip mahasiswa, dosen

pembimbing akademik, pengolah data akademik)

2. Pihak-Pihak

Terkait

1. Dosen Pembimbing Akademik / Dosen Wali

2. Pengolah Data Akademik Program Studi

3. Mahasiswa

20

DIAGRAM ALIR


Mahasiswa Dosen Program Studi

Mahasiswa melapor ke dosen pembimbing akademik untuk pembatalan KRS

1

KHS semester terakhir

Mahasiswa melapor ke dosen pembimbing akademik untuk dilakukan validasi KPRS

2

Mahasiswa mencetak KRS yang sudah divalidasi rangkap 3 untuk disahkan dosen pembimbing akademik

3

arsip mahasiswa,

dosen pembimbing akademik,

pengolah data akademik

Selesai 4

21

SOP Penyusunan Materi

Perkuliahan



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 2





1. Prosedur 1. Dosen pengampu mata kuliah menyusun materi perkuliahan berdasarkan

distribusi mata kuliah

2. Korprodi menyelenggarakan rapat pembahasan materi perkuliahan (RPS,

RPP dsb)

3. Dosen menyusun dan menyerahkan RPS dan RPP kepada pusat jaminan

mutu fakultas untuk di-review

4. Jika ada revisi, Dosen memperbaiki materi perkuliahan (RPS dan PP) dan

mengumpulkan revisi kepada pusat jaminan mutu fakultas paling lambat 1

minggu sebelum perkuliahan dimulai

5. Jika pusat jaminan mutu fakultas menyetujui materi perkuliahan (RPS dan

PP) akan diserahkan kepada ketua jurusan untuk disahkan

6. Ketua jurusan menyerahkan RPS dan PP yang telah disahkan kepada

Pengolah Data Akademik untuk dipublikasi di website prodi

2. Pihak-Pihak

Terkait

1. Ketua Jurusan


3. Pusat Jaminan Mutu Fakultas

4. Dosen Pengampu Mata Kuliah


22

DIAGRAM ALIR


Dosen Koor prodi

Pengolah data

akademik

Jurusan Jaminan Mutu

Korprodi menyelenggarakan rapat pembahasan materi perkuliahan (RPS, RPP dsb)

1

Dosen menyusun dan menyerahkan RPS dan RPP kepada pusat jaminan mutu fakultas untuk di-review

2

Revisi Maksim

al 1 minggu

Jika pusat jaminan mutu fakultas menyetujui materi perkuliahan (RPS dan PP) akan diserahkan kepada ketua jurusan untuk disahkan

3

Ketua jurusan menyerahkan RPS dan PP yang telah disahkan kepada Pengolah Data Akademik untuk dipublikasi di website prodi

5

END

23

SOP Penyusunan dan

Monitoring Materi

Kuliah



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 3





1. Tujuan 1. Melakukan monitoring terhadap kesesuaian Materi Perkuliahan yang

diberikan berdasarkan pustaka dan mekanisme perkuliahan

2. Melaporkan hasil perkuliahan dengan data yang memadai dan

memberikan masukan kepada Wakil Dekan I untuk dilakukan

perbaikan

2. Ruang

Lingkup

Prosedur evaluasi terhadap materi perkuliahan yang didasarkan pada

kesesuaian materi perkuliahan yang diberikan

3. Prosedur 1. Ketua Jurusan menunjuk Dosen Pengampu Mata Kuliah yang akan

ditawarkan pada semester yang akan berjalan

2. Dosen Pengampu melakukan koordinasi mengenai materi perkuliahan

dan pustaka yang akan digunakan serta mekanisme perkuliahan

3. Dosen Pengampu menyususn RPS dengan mempertimbangkan

masukan dari dosen lain melalui rapat dan mahasiswa melalui kuisioner

dan selanjutnya menyusun handout

4. Evaluasi terhadap materi perkuliahan (hasil belajar mahasiswa)

dilakukan setiap akhir semester malalui isian kuisioner

5. Tim jaminan mutu fakultas melakukan monitoring kesesuian materi

kuliah yang diberikan dengan RPS melului presensi perkuliahan yang

telah diisi oleh dosen pengampu

6. Hasil evaluasi dilaporkan oleh tim jaminan mutu fakultas kepada Wakil

Dekan 1

7. Wakil Dekan 1 melakukan tindak lanjut terhadap hasil evaluasi yang

tidak sesuai

24

4. Pihak-Pihak

Terkait

1. Wakil Dekan 1

2. Ketua Jurusan

3. Dosen penanggung jawab matakuliah

4. Mahasiswa

25

DIAGRAM ALIR


Dosen Wadek I

Ketua Jurusan

Maha siswa

Jaminan Mutu

Ketua Jurusan menunjuk Dosen Pengampu Mata Kuliah yang akan ditawarkan pada semester yang akan berjalan

1

Dosen Pengampu menyususn RPS dengan mempertimbangkan masukan dari dosen lain melalui rapat dan mahasiswa melalui kuisioner dan selanjutnya menyusun handout

2

Revisi Maksim

al 1 minggu

Tim jaminan mutu fakultas melakukan monitoring kesesuian materi kuliah yang diberikan dengan RPS melului presensi perkuliahan yang telah diisi oleh dosen pengampu

3

Hasil evaluasi dilaporkan oleh tim jaminan mutu fakultas kepada Wakil Dekan 1

4

END

26

SOP Perubahan Jadwal

Perkuliahan



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 3





1. Tujuan Memberikan jaminan bahwa Proses Belajar Mengajar (PBM)

akan selalu berjalan dengan baik serta meminimalkan jam kosong

2. Ruang

Lingkup

Berlaku untuk PBM dosen program Strata-1 Jurusan Ilmu

Keislaman Fakultas Keislaman Universitas Trunojoyo Madura.

3. Definisi Perubahan jadwal perkuliahan adalah perubahan jadwal

perkuliahan yang disesuaikan dengan jadwal dosen dan

mahasiswa pada mata kuliah tersebut.

4. Referensi Keputusan Koordinator Program Studi

5. Prosedur 1. Dosen mendiskusikan jadwal perkuliahan dengan

mahasiswa

2. Dosen mengisi form perubahan jadwal perkuliahan

3. Dosen memberikan formulir perubahan jadwal

perkuliahan kepada korprodi untuk mendapatkan solusi

4. Korprodi membuat keputusan

5. Mahasiswa mencek kelas kosong ke pengolah data

akademik serta melaporkan perubahan jadwal perkuliahan

6. Pengolah data akademik meng-update jadwal perkuliahan

7. Pelaksanaan perkuliahan

6. Pihak-Pihak

Terkait

1. Korprodi

2. Dosen pengampu mata kuliah

3. Pengolah data akademik

4. Mahasiswa

27

7. Persyaratan 1. Terdapat Ruang kuliah kosong

2. Adanya persetujuan dari korordinator prodi dan mahasiswa

8. Sanksi Jika dosen merubah jadwal tanpa melaporkan kepada tim jadwal,

maka tim jadwal dan ketua prodi tidak bertanggung jawab jika

perkuliahan tidak dapat dilaksanakan karena lokal tidak ada

9. Dokumen

yang

Dibutuhkan

1. Form perubahan jadwal perkuliahan

2. Jadwal perkuliahan yang telah disahkan

28

DIAGRAM ALIR


Mahasiswa Dosen Pengampu

Pengelola data

akademik

Koordprodi

Dosen mendiskusikan jadwal perkuliahan dengan mahasiswa

1

Dosen memberikan formulir perubahan jadwal perkuliahan kepada korprodi untuk mendapatkan solusi

2

Mahasiswa mencek kelas kosong ke pengolah data akademik serta melaporkan perubahan jadwal perkuliahan

3

Selesai 4

29

SOP Penggantian Dosen

Pengampu Mata Kuliah



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 3





1. Tujuan Sebagai acuan dalam melaksanakan proses penggantian dosen pengampu

mata kuliah di Jurusan Ilmu Keislaman Fakultas Keislaman Universitas

Trunojoyo Madura supaya proses kegiatan belajar mengajar dapat

berjalan dengan baik dan tepat waktu serta meningkatkan kinerja jurusan.

2. Ruang

Lingkup

Penggantian dosen pengampu mata kuliah dimungkinkan apabila ada

alasan kuat yang melatarbelakangi. Proses penggantian dosen

pengampu mata kuliah meliputi pengajuan surat penggantian dosen

pengampu oleh Korprodi dan disposisi ketua wadek I

3. Definisi Penggantian dosen pengampu mata kuliah adalah tahapan yang

harus dilakukan jurusan supaya proses kegiatan belajar mengajar

dapat berjalan dengan baik serta meningkatkan kinerja jurusan.

Penggantian dosen mata kuliah adalah tahapan yang harus

dilakukan oleh jurusan dalam melakukan administrasi untuk

mendapatkan dosen pengganti mata kuliah


5. Prosedur 1. Korprodi mengajukan surat permohonan penggantian dosen

pengampu mata kuliah kepada Wadek I

2. Wadek 1 akan memberikan disposisi kepada Ketua Jurusan

3. Ketua Jurusan melakukan analisis surat permohonan dengan

melihat rekapitulasi beban sks dosen pengampu mata kuliah yang

dimaksud.

4. Ketua Jurusan memastikan dosen pengampu mata kuliah yang

30

dimaksud untuk mengampu mata kuliah atau tidak dapat

mengampu.

5. Apabila dosen pengampu mata kuliah yang dimaksud tidak dapat

mengampu mata kuliah maka ketua jurusan akan mencarikan

dosen pengganti mata kuliah dengan latar belakang dosen

pengganti memiliki bidang ilmu yang sama dengan dosen

pengampu mata kuliah sebelumnya.

6. Ketua Jurusan menugaskan dosen untu mengampu mata kuliah

tersebut serta meminta pengolah data akademik untuk meng-

update dosen pengampu mata kuliah tersebut.

6. Pihak-Pihak

Terkait

1. Wakil Dekan I

2. Ketua Jurusan

Wewenang Menentukan Dosen Pengganti Mata Kuliah

Tanggung

jawab

Melaporkan dan Menyerahkan nama dosen

pengganti mata kuliah kepada Wakil Dekan 1

3. Korprodi


Wewenang Menerima laporan dari mahasiswa tentang

kondisi dosen pengampu mata kuliah

Tanggung

Jawab

Menyampaikan kondisi yang dilaporkan

kepada korprodi

Mempublikasikan nama dosen pengampu

mata kuliah yang ditetapkan jurusan sebagai

dosen pengganti mata kuliah kepada Mahasiswa

31

DIAGRAM ALIR


Dosen Wadek I Jurusan Koor prodi

Korprodi mengajukan surat permohonan penggantian dosen pengampu mata kuliah kepada Wadek I

1

Wadek 1 akan memberikan disposisi kepada Ketua Jurusan

2

Ketua Jurusan memastikan dosen pengampu mata kuliah yang dimaksud untuk mengampu mata kuliah atau tidak dapat mengampu.

3

Ketua Jurusan menugaskan dosen untuk mengampu mata kuliah tersebut serta meminta pengolah data akademik untuk meng-update dosen pengampu mata kuliah tersebut.

Selesai 5

32

SOP Pelaksanaan

Perkuliahan



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 3





1. Prosedur 1. Pengolah Data Akademik Menyiapkan blanko berita acara perkuliahan

dan daftar hadir

2. Pramu Sarana Pendidikan Menyiapkan blanko berita acara perkuliahan

dan daftar hadir setiap pelaksanaan perkuliahan di gedung perkuliahan

(RKB C)

3. Mahasiswa Menghadiri perkuliahan sesuai Jadwal

4. Dosen Pengampu Matakuliah Mengambil berita acara perkuliahan dan

daftar hadir setiap pelaksanaan perkuliahan

5. Dosen Pengampu Matakuliah Melaksanakan perkuliahan

6. Dosen Pengampu Matakuliah Mengedarkan daftar hadir

7. Mahasiswa menandatangani daftar hadir

8. Dosen Pengampu Matakuliah Mengisi berita acara perkuliahan

9. Wakil Mahasiswa menandatangani daftar hadir

10. Dosen Pengampu Matakuliah Menyerahkan berita acara perkuliahan

dan daftar hadir ke Pramu Sarana Pendidikan pasca perkuliahan

11. Pramu Sarana Pendidikan Menerima blanko berita acara perkuliahan

dan daftar hadir ke Pramu Sarana Pendidikan pasca perkuliahan

12. Pramu Sarana Pendidikan Mengembalikan blanko berita acara

perkuliahan dan daftar hadir ke Fakultas

13. Pengolah Data Akademik Merekap kehadiran dosen dan mahasiswa

2. Pihak-Pihak

Terkait

a. Pengolah Data Akademik

b. Pramu Sarana Pendidikan

c. Dosen Pengampu Matakuliah

d. Mahasiswa

33

DIAGRAM ALIR


Pengolah Data

Akademik

Maha siswa

Pramu Sarana

Pendidikan

Dosen

Pengolah Data Akademik Menyiapkan blanko berita acara perkuliahan dan daftar hadir

1

Pramu Sarana Pendidikan Menyiapkan blanko berita acara perkuliahan dan daftar hadir setiap pelaksanaan perkuliahan di gedung perkuliahan (RKB C)

2

Mahasiswa Menghadiri perkuliahan sesuai Jadwal

3

Dosen Pengampu Matakuliah Menyerahkan berita acara perkuliahan dan daftar hadir ke Pramu Sarana Pendidikan pasca perkuliahan

4

Pengolah Data Akademik Merekap kehadiran dosen dan mahasiswa

Selesai 5

34

SOP Pengajuan Surat

Dispensasi



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 2





1. Prosedur Pelaksanaan

1. Menerima surat permohonan dispensasi dari mahasiwa yang telah di

ACC oleh Wakil Dekan III dan menscannya. (Sekretaris Pimpinan

Fakultas)

2. Membuat surat dispensasi rangkap 3 sesuai kebutuhan. (Sekretaris

Pimpinan Fakultas)

3. Mencatat identitas surat dispensasi (nomor, lampiran, perihal, tanggal,

tujuan surat ) ke dalam buku agenda dan merekap data surat ke file.

(Sekretaris Pimpinan Fakultas)

4. Memberikan surat dispensasi ke Wakil Dekan III untuk ditandatangani.

(Sekretaris Pimpinan Fakultas)

5. Memberikan surat dispensasi ke Wakil Dekan III untuk diberikan ke

Kasubag dan kasubag memberikan/ menunjukkan Surat dispensasi ke

Dosen Pengampu. (Dekanat, Kasubag, Sekretaris Pimpinan Fakultas)

35

DIAGRAM ALIR


Mahasiswa Dokter RT/RW Wadek III

Mahasiswa menghadiri dan mengikuti perkuliahan serta mengisi presensi perkuliahan sebagai bukti telah mengikuti perkuliahan

1

Dokter menyediakan surat keterangan sakit

2

Bilamana orang tua meninggal, disyaratkan menunjukkan surat keterangan dari RT/RW

3

Bilamana ikut kegiatan kampus, disyaratkan memberikan surat keterangan dari Wakil Rektor III atau Wakil Dekan III

4

Selesai 5

36

SOP Validasi Kehadiran

Mahasiswa



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 3





1. Prosedur Prosedur Kerja

1. Mahasiswa menghadiri dan mengikuti perkuliahan serta mengisi presensi

perkuliahan sebagai bukti telah mengikuti perkuliahan

2. Bilamana sakit, disyaratkan memberikan surat keterangan sakit

3. Dokter menyediakan surat keterangan ssakit

4. Bilamana orang tua meninggal, disyaratkan menunjukkan surat keterangan

dari RT/RW

5. RT/RW menyediakan surat keterangan orang tua (atau kerabat) meninggal

6. Bilamana ikut kegiatan kampus, disyaratkan memberikan surat keterangan

dari Wakil Rektor III atau Wakil Dekan III

7. WR III/ WD III Menyediakan surat keterangan mengikuti kegiatan

mewakili kampus

8. Bilamana tidak ada keterangan, mahasiswa dianggap dengan sengaja tidak

menghadiri perkuliahan

9. Pengadministrasi Data Akademik Menerima dan Mengarsip Surat

Keterangan

10. Pengolah Data Akademik Merekap presensi kuliah

2. Pihak-Pihak

Terkait

a. Mahasiswa

b. Dokter

c. RT/RW

d. WR III / WD III

e. Pengadministrasi Data Akademik

f. Pengolah Data Akademik

37

DIAGRAM ALIR


Jurusan Wadek I

Pengelolah data

akademik

Maha siswa

Admin

Ketua Jurusan membuat usulan rancangan jadwal UTS/UAS dan menyerahkan kepada Wadek I

1

Wadek I menyetujui rancangan jadwal UTS/UAS apabila rancangan jadwal UTS/UAS yang diajukan sudah terakomodasi dan tidak ada bentrok jadwal dan memberikannya kepada Pengolah Data Akademik untuk dientry di SI Akademik

2

Revisi Maks 1 minggu

Pengolah Data Akademik meng-entry jadwal UTS/UAS ke SI Akademik dan menyerahkan rancangan jadwal UTS/UAS ke Pengadministrasi Akademik untuk di-publish di website prodi

3

Pengadministrasi Akademik mem-publish jadwal ujian UTS/UAS di website prodi untuk di ketahui oleh mahasiswa dan dosen pengampu mata kuliah maksimal 1 minggu sebelum pelaksanaan UTS/UAS

5

END

38

SOP Penyusunan Jadwal

UTS dan UAS



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 3





1. Prosedur Prosedur Kerja

1. Ketua Jurusan membuat usulan rancangan jadwal UTS/UAS dan

menyerahkan kepada Wadek I

2. Wadek I memeriksa dokumen Rancangan Jadwal UTS/UAS seperti

pengakomodasian semua jadwal di prodi dan memastikan tidak ada

bentrok jadwal

3. Wadek I menyetujui rancangan jadwal UTS/UAS apabila rancangan

jadwal UTS/UAS yang diajukan sudah terakomodasi dan tidak ada bentrok

jadwal dan memberikannya kepada Pengolah Data Akademik untuk di-

entry di SI Akademik

4. Pengolah Data Akademik meng-entry jadwal UTS/UAS ke SI Akademik

dan menyerahkan rancangan jadwal UTS/UAS ke Pengadministrasi

Akademik untuk di-publish di website prodi

5. Pengadministrasi Akademik mem-publish jadwal ujian UTS/UAS di

website prodi untuk di ketahui oleh mahasiswa dan dosen pengampu mata

kuliah maksimal 1 minggu sebelum pelaksanaan UTS/UAS

2. Pihak-Pihak

Terkait

1. Wakil Dekan I

2. Ketua Jurusan


4. Pengadministrasi Akademik

39

DIAGRAM ALIR


Jurusan Wadek I

Pengelolah data

akademik

Maha siswa

Admin

Ketua Jurusan membuat usulan rancangan jadwal UTS/UAS dan menyerahkan kepada Wadek I

1

Wadek I menyetujui rancangan jadwal UTS/UAS apabila rancangan jadwal UTS/UAS yang diajukan sudah terakomodasi dan tidak ada bentrok jadwal dan memberikannya kepada Pengolah Data Akademik untuk dientry di SI Akademik

2

Revisi Mak 1 minggu

Pengolah Data Akademik meng-entry jadwal UTS/UAS ke SI Akademik dan menyerahkan rancangan jadwal UTS/UAS ke Pengadministrasi Akademik untuk di-publish di website prodi

3

Pengadministrasi Akademik mem-publish jadwal ujian UTS/UAS di website prodi untuk di ketahui oleh mahasiswa dan dosen pengampu mata kuliah maksimal 1 minggu sebelum pelaksanaan UTS/UAS

5

END

40

SOP Validasi Soal Ujian



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 3





1. Tujuan Menjamin proses validasi soal ujian guna membantu dosen

meningkatkan pengawasan soal ujian yang disusun sesuai dengan standar

pelayanan yang telah ditetapkan dan sesuai dengan peraturan yang

berlaku.

2. Ruang

Lingkup

SOP ini mencakup kegiatan mulai dari pengiriman soal ujian via email

ke surel penjaminan mutu ([email protected]), Evaluasi soal

ujian oleh penjaminan mutu fakultas keislaman, pengesahan soal ujian,

sampai dengan pengandaan soal oleh pengolah data akademik.

3. Definisi Penilaian Kelayakan (Validasi) Soal Ujian adalah alat ukur

keseragaman format soal, kesesuaian soal dengan RPS dan kejelasan

bentuk pembobotan


5. Prosedur 1. Dosen pengampu mata kuliah membuat soal ujian sesuai dengan mata

kuliah yang diampu dan mengirim soal ujian via email ke surel penjaminan

mutu ([email protected])

2. Penjaminan Mutu fakultas melakukan validasi soal ujian

3. Jika soal ujian sesuai format maka master soal akan diserahkan ke

pengolah data akademik untuk digandakan sesuai jumlah mahasiswa

yang memprogram mata kuliah sedangkan jika tidak sesuai dengan

format maka soal ujian akan dikembalikan untuk dilakukan revisi

oleh dosen pengampu mata kuliah

4. Mahasiswa menjawab soal ujian

41

6. Pihak-Pihak

Terkait

1. Penjaminan mutu fakultas

2. Dosen pengampu mata kuliah

3. Pengolah data akademik

4. Mahasiswa

42

DIAGRAM ALIR


Mahasiswa Dosen Pengelola data

akademik

Penjamin Mutu

Dosen pengampu mata kuliah membuat soal ujian sesuai dengan mata kuliah yang diampu dan mengirim soal ujian via email ke surel penjaminan mutu ([email protected])

1

Jika soal ujian sesuai format maka master soal akan diserahkan ke pengolah data akademik untuk digandakan sesuai jumlah mahasiswa yang memprogram mata kuliah sedangkan jika tidak sesuai dengan format maka soal ujian akan dikembalikan untuk dilakukan revisi oleh dosen pengampu mata kuliah

2

Mahasiswa menjawab soal ujian

3

Selesai 5

43

SOP Persiapan UTS/UAS



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 2





1. Prosedur 1. Ketua Jurusan menentukan jadwal UTS/UAS

2. Pengolah data akademik meng-entry jadwal UTS/UAS

3. Pengolah data akademik melakukan rekap kehadiran mahasiswa ke SI

Akademik

4. Pengolah data akademik mencetak dan membagikan kartu ujian

5. Dosen pengampu mata kuliah menyusun soal ujian sesuai format untuk

divalidasi oleh penjaminan mutu fakultas

6. Pengolah data akademik menerima soal yang sudah valid dari penjaminan

mutu fakultas untuk digandakan sesuai mahasiswa yang memprogram

mata kuliah

7. Pengolah data akademik mencetak berita acara UTS/UAS beserta presensi

UTS/UAS

8. Pengolah data akademik menyiapkan berkas UTS/UAS (berisi lembar

kerja ujian UTS/UAS, soal UTS/UAS, berita acara UTS/UAS dan presensi

UTS/UAS)

2. Pihak-Pihak

Terkait

1. Ketua Jurusan


3. Penjaminan Mutu Fakultas


5. Mahasiswa

44

DIAGRAM ALIR


Jurusan Dosen Pengelolah data

akademik

Maha siswa

Penjamin Mutu

Ketua Jurusan menentukan jadwal UTS/UAS

1

Dosen pengampu mata kuliah menyusun soal ujian sesuai format untuk divalidasi oleh penjaminan mutu fakultas

2

Pengolah data akademik menerima soal yang sudah valid dari penjaminan mutu fakultas untuk digandakan sesuai mahasiswa yang memprogram mata kuliah

3

Pengolah data akademik menyiapkan berkas UTS/UAS

4

berisi lembar kerja ujian UTS/UAS, soal UTS/UAS, berita acara UTS/UAS dan presensi UTS/UAS

END

45

SOP Pelaksanaan

UTS/UAS



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 2





1. Prosedur 1. Pramu Sarana Pendidikan mengambil berkas ujian yang sudah disiapkan

pengolah data akademik serta menyiapkan berkas ujian di ruang transit

UTS/UAS

2. Dosen pengampu matakuliah mengambil berkas ujian di ruang transit

UTS/UAS

3. Dosen pengampu matakuliah mengawasi pelaksanaan UTS/UAS

matakuliah yang diampunya

4. Dosen pengampu matakuliah memeriksa dan memberi paraf kartu ujian

peserta ujian

5. Dosen pengampu membagikan soal dan lembar kerja ujian kepada peserta

ujian

6. Dosen pengampu mengisi berita acara UTS/UAS

7. Mahasiswa mengisi presensi dan soal UTS/UAS

8. Pramu sarana pendidikan mengambil berita acara UTS/UAS untuk

diserahkan ke pengolah data akademik

9. Dosen pengampu matakuliah melakukan koreksi atas jawaban soal

UTS/UAS serta member nilai kepada peserta ujian

10. Dosen pengampu mata kuliah menyerahkan rekap nilai UTS/UAS kepada

pengolah data akademik untuk di-publish di SI Akademik

2. Pihak-Pihak

Terkait



3. Pramu Sarana Pendidikan

4. Mahasiswa/Peserta Ujian

46

DIAGRAM ALIR



akademik

Pramu Sarana Pendidikan

Pramu Sarana Pendidikan mengambil berkas ujian yang sudah disiapkan pengolah data akademik serta menyiapkan berkas ujian di ruang transit UTS/UAS

1

Ujian UTS/UAS 2

Pramu sarana pendidikan mengambil berita acara UTS/UAS untuk diserahkan ke pengolah data akademik

3

Dosen pengampu mata kuliah menyerahkan rekap nilai UTS/UAS kepada pengolah data akademik untuk di-publish di SI Akademik

Selesai 5

47

SOP Penilaian Hasil

Belajar



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 4





1. Tujuan Memberikan panduan kepada dosen pengampu matakuliah

mengenai prosedur penilaian hasil belajar mahasiswa pada mata

kuliah tertentu secara obyektif dan transparan.

2. Ruang

Lingkup

1. Prosedur dalam rangka pelaksanaan penilaian terhadap hasil

pembelajaran mahasiswa Fakultas Keislaman UTM

2. Pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan pembelajaran di

lingkungan Fakultas Keislaman UTM

3. Definisi 1. Program studi adalah unsur pelaksana akademik pada jurusan dan

sebagai wadah yang memfasilitasi pelaksanaan kegiatan.

2. Program studi adalah kesatuan rencana belajar sebagai pedoman

penyelenggaraan pendidikan akademik dan atau profesional yang

diselenggarakan atas dasar suatu kurikulum serta ditujukan agar

mahasiswa dapat menguasai pengetahuan, ketrampilan dan sikap sesuai

dengan sasaran kurikulum.

3. Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar belajar di Fakultas

Keislaman Universitas Trunojoyo Madura

4. DPNA adalah daftar peserta dan nilai akhir yang berisi mahasiswa yang

mengambil mata kuliah dan nilai yang akan diumumkan kepada

mahasiswa

5. Dosen adalah tenaga pendidik pada perguruan tinggi yang diangkat

khusus dengan tugas utama mengajar. Dosen terdiri dari dosen tetap

dan dosen tidak tetap.

6. Kontrak perkuliahan adalah salah satu tugas pokok dosen untuk

diketahui mahasiswa sebelum perkuliahan/di awal perkuliahan yang

harus disosialisasikan kepada mahasiswa sehingga semua mahasiswa

48

mengetahui apa yang harus dipersiapkan dan akan dipelajari

7. Sistem penilaian adalah sistem administrasi yang menjadi tugas pokok

dosen dalam memberikan evaluasi dan penghargaan atas prestasi

mahasiswa pada mata kuliah terkait.

8. RPS dan PP merupakan panduan bagi dosen akan metode, materi dan

rencana perkuliahan, alokasi waktu dan sistem perkuliahan yang akan

dilakukan dosen

9. Sistem penilaian PAP adalah sistem Penialaian Acuan Patokan

4. Referensi 1. Undang-Undang No. 20 tahun 2003 tentang sistem pendidikan nasional

2. Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia

Nomor 49 Tahun 2014 Tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi

3. Keputusan menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor

232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan

Tinggi dan Hasil Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa

4. Peraturan Pemerintah No. 17 tahun 2010 tentang Pendidikan Tinggi.

5. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 232/U/2000 tentang

Pedoman Penyusunan Kurikulum pendidikan tinggi dan penilaian Hasil

Belajar Mahasiswa

6. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 045/U/2002 tentang

Kurikulum Inti pendidikan Tinggi

7. Buku panduan peraturan Fakultas Keislaman UTM

5. Prosedur 1. Dosen/tim teaching melakukan penetapan instrumen penilaian yang

meliputi tes formatif dan sumatif sesuai karakter mata kuliah yang

diampu berdasarkan RPS/PP mata kuliah, dan kontrak perkuliahan

2. Dosen/tim teaching menyusun materi penilaian dengan sinkronisasi

alokasi waktu dan masa penilaian. Materi penilaian disusun dengan

mempertimbangan asas andragogi (pendidikan orang dewasa), dan

teknik mengajar (Pekerti)

3. Dosen/tim teaching menguji mahasiswa (selama proses) atau

dijadwalkan oleh Jurusan pada ujian mid dan/atau ujian akhir

4. Dosen/tim teaching mengoreksi/mengevaluasi dan memberi penilaian

atas pekerjaan mahasiswa

5. Dosen/tim teaching merekapitulasi semua instrumen penilainan selama

perkuliahan dengan mempertimbangan kontrak perkuliahan yang telah

ditetapkan sebelum perkuliahan (porsi tiap komponen sesuai kontrak

kuliah)

49

6. Dosen/tim teaching menganalisis data nilai mahasiswa dengan

sinkronisasi sistem penilaian yang telah ditetapkan berdasarkan PAP.

7. Dosen/tim teaching menetapkan nilai mutu sementara mahasiswa

dalam A, B, C, D, atau E

8. Dosen/tim teaching menulis hasil penilaian (nilai mutu) pada DPNA

sebagai nilai akhir mahasiswa

9. Dosen menyerahkan DPNA ke pengolah data akademik untuk di-entry

dan direkap di SI Akademik dengan akhir pemasukan nilai 7 hari

setelah ujian akhir semester. Apabila dosen tidak memutuskan nilai

mata kuliah yang ampu sesuai dengan jadwal tersebut, pengolah data

akademik memberikan nilai B di SI Akademik

10. Pengelola Data akademik merekap nilai dalam Daftar Nilai Semester

Program Studi yang kemudian dilakukan rapat evaluasi semester.

50

DIAGRAM ALIR


Dosen Mahasiswa Pengelola data akademik

Dosen/tim teaching melakukan penetapan instrumen penilaian yang meliputi tes formatif dan sumatif sesuai karakter mata kuliah yang diampu berdasarkan RPS/PP mata kuliah, dan kontrak perkuliahan

1

Dosen/tim teaching menguji mahasiswa (selama proses) atau dijadwalkan oleh Jurusan pada ujian mid dan/atau ujian akhir

2

Dosen memberi nilai pada DPNA sebagai nilai akhir mahasiswa

3

Dosen menyerahkan DPNA ke pengolah data akademik

Selesai 4

51

SOP Remidial



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 4





1. Tujuan Manual Prosedur ini disusun untuk menjamin kelancaran proses

penyerahan KHS kepada mahasiswa, sehingga tidak menghambat

proses selanjutnya (registrasi, kelulusan, dsb)

2. Ruang

Lingkup

Manual Prosedur ini diberlakukan untuk pemrosesan nilai mahasiswa

Jurusan ilmu keislaman Fakultas Keislaman universitas trunojoyo

madura, termasuk nilai mata kuliah yang diampu oleh dosen dari luar

lingkungan Fakultas Keislaman.

3. Target

Mutu

Standar mutu yang terkait dengan SOP ini adalah manual mutu Fakultas

Keislaman dan pedoman akademik Fakultas Keislaman

4. Prosedur 1. Hasil UTS untuk setiap mata kuliah diumumkan dalam bentuk angka

oleh dosen pengampu setelah satu minggu pelaksanaan UTS.

2. Mahasiswa yang mendapatkan nilai ≤ 54.9 dapat mendaftar ujian

remedial ke pengolah data akadememik maksimal 3 hari setelah

pengumuman nilai.

3. Pengolah data akadememik merekap daftar peserta remidal (Mata

Kuliah, Dosen Pengampu, dan Jumlah pesetra remedial)

4. Pengolah data akadememik menyerahkan rekap daftar peserta

remidal kepada ketua jurusan dan dosen pengampu mata kuliah yang

dimaksud maksimal 4 hari setelah pengumuman nilai

5. Dosen pengampu mata kuliah menyiapkan soal remedial (sesuai

dengan kompetensi proses pembelajaran)

52

6. Dosen pengampu mata kuliah menjadwalkan ujian remidal maksimal

7 hari setelah pengumpulan nilai

7. Dosen pengampu mata kuliah memeriksa hasil ujian remedial dan

memberikan nilai akhir pada Pengolah data akadememik

53

DIAGRAM HASIL



akademik

Ketua Jurusan

Hasil UTS untuk setiap mata kuliah diumumkan dalam bentuk angka oleh dosen pengampu setelah satu minggu pelaksanaan UTS.

1

7 Hari

Mahasiswa yang mendapatkan nilai ≤ 54.9 dapat mendaftar ujian remedial ke pengolah data akadememik maksimal 3 hari setelah pengumuman nilai.

2

3 Hari

Pengolah data akadememik menyerahkan rekap daftar peserta remidal kepada ketua jurusan dan dosen pengampu mata kuliah yang dimaksud maksimal 4 hari setelah pengumuman nilai

3

4 Hari

Dosen pengampu mata kuliah memeriksa hasil ujian remedial dan memberikan nilai akhir pada Pengolah data akadememik

Selesai 5

54

SOP Pemrosesan Nilai

Akhir



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 4





1. Tujuan Manual Prosedur ini disusun untuk menjamin kelancaran proses

penyerahan KHS kepada mahasiswa, sehingga tidak menghambat

proses selanjutnya (registrasi, kelulusan, dsb

2. Ruang

Lingkup

Manual Prosedur ini diberlakukan untuk pemrosesan nilai mahasiswa

Fakultas Keislaman, termasuk nilai mata kuliah yang diasuh oleh dosen

luar biasa dari luar lingkungan Fakultas Keislaman.

3. Target Mutu Manual mutu Fakultas Keislaman dan pedoman akademik Fakultas

Keislaman

4. Definisi 1. Nilai Akhir Matakuliah suatu mata kuliah merupakan penilaian

kemampuan akademik yaitu penilaian terhadap berbagai aspek

kemampuan mahasiswa dalam mengikuti dan menyelesaikan suatu

mata kuliah selama satu semester, meliputi aspek disiplin,

kreatifitas, kemampuan praktek menyelesaikan tugas-tugas

terstruktur dan mandiri dan hasil-hasil ujian

2. Kartu Hasil Studi adalah kartu yang memuat nilai semua mata

kuliah yang sudah direncanakan dalam Kartu Rencana Studi.,

termasuk bobot SKS tiap mata kuliah.

3. Dosen adalah dosen pengasuh mata kuliah sesuai dengan jadwal

mata kuliah di Fakultas Keislaman, termasuk dosen luar biasa dari

luar Fakultas Keislaman.

5. Referensi 1. Standard Akademik Fakultas Keislaman

55

2. Peraturan Akademik Fakultas Keislaman

3. Manual Mutu Fakultas Keislaman

4. Kalender Akademik Fakultas Keislaman

5. Buku Pedoman Akademik Universitas Trunojoyo Madura

6. Buku Pedoman Akademik Fakultas Keislaman

6. Prosedur 1. Staf Akademik membuat surat yang ditandatangani oleh Wakil

Dekan I tentang jadwal input nilai akhir yang ditujukan kepada

Seluruh Dosen

2. Dosen mengeset rumus yang sesuai dengan penilaian kemampuan

akademik suatu matakuliah dilakukan melalui tugas terstruktur, kuis,

ujian tengah semester, ujian akhir semester, dan penilaian kegiatan

praktikum dan menginputkan Nilainya sesuai jadwal yang telah

ditentukan.

3. Dosen menyerahkan hardcopy nilai akhir yang sudah ditandatangani

ke Bagian Akademik dengan jangka waktu paling lama 6 hari setelah

berkas ujian diterimakan.

4. Dosen yang tidak menginputkan nilai sesuai jadwal, maka dosen

tidak akan dapat menginputkan nilai mata kuliah yang diampunya,

maka Fakultas berhak memberikan nilai B+ kepada semua

mahasiswa peserta mata kuliah tersebut.

5. Nilai yang sudah dimasukkan oleh Dosen bisa langsung diakses oleh

mahasiswa melalui aplikasi SIAKAD mahasiswa.

6. Mahasiswa yang memperoleh nilai E wajib mengurus kepada dosen

pengampu mata kuliah paling lambat 5 hari setelah seluruh nilai

terupload.

7. Dosen pengampu mata kuliah dapat memberikan perbaikan nilai

paling lambat 1 minggu setelah nilai diumumkan.

8. Staf akademik akan mengubah nilai E menjadi D di dalam Sistem

apabila tidak ada perubahan nilai satu minggu setelah nilai

56

diumumkan.

9. Admin Pengelola Data Akademik mengarsip nilai akhir, baik dalam

bentuk hardcopy maupun softcopy per program studi.

57

DIAGRAM ALIR


Staf Akademik Wadek I Dosen Mahasiswa

Staf Akademik membuat surat yang ditandatangani oleh Wakil Dekan I tentang jadwal input nilai akhir yang ditujukan kepada Seluruh Dosen

1

Dosen menyerahkan hardcopy nilai akhir yang sudah ditandatangani ke Bagian Akademik

2

Nilai yang sudah dimasukkan oleh Dosen bisa langsung diakses oleh mahasiswa melalui aplikasi SIAKAD mahasiswa.

3 5 Hari

Mahasiswa yang memperoleh nilai E wajib mengurus kepada dosen pengampu mata kuliah paling lambat 5 hari setelah seluruh nilai terupload.

Selesai 5

58

SOP Praktikum



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 3





1. Tujuan SOP ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai :

1. Prosedur pelaksanaan kegiatan praktikum

2. Persyaratan yang diperlukan dalam pelaksanaan praktikum

3. Tata tertib pelaksanaan praktikum

2. Ruang

Lingkup

SOP ini meliputi :

1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan untuk mengikuti kegiatan

praktikum.

2. Prosedur pelaksanaan praktikum.

3. Mekanisme penilaian praktikum.

4. Mekanisme praktikum susulan

5. Mekanisme inhall

3. Definisi 1. Pelaksanaan praktikum adalah kegiatan belajar yang bertujuan

melatih kompetensi tertentu dengan menggunakan fasilitas

laboratorium maupun di luar laboratorium.

2. Pelaksana Praktikum adalah dosen pembimbing dan laboran yang

ditunjuk oleh kepala Laboratorium.

3. Kepala Laboratorium adalah unit kerja di lingkungan Fakultas

Keislaman yang ditetapkan dengan Surat Keputusan Dekan Fakultas

Keislaman Universitas Trunojoyo Madura.

4. Buku Panduan Praktikum adalah buku yang memuat topik, tujuan,

prosedur dan tata tertib praktikum yang terdiri dari modul-modul.

Dalam pelaksanaannya praktikum dipandu oleh dosen pembimbing

dan dibantu oleh asisten dosen dan laboran.

59

5. Pre test adalah tes atau penilaian terhadap pengetahuan awal

mahasiswa sebelum pelaksanaan praktikum.

6. Post test adalah penilaian terhadap pengetahuan akhir mahasiswa

setelah pelaksanaan praktikum.

7. Praktikum Inhall adalah kegiatan praktikum bagi mahasiswa yang

tidak dapat mengikuti praktikum karena tidak memenuhi syarat

sebagai peserta praktikum (disebabkan karena tidak berpakaian rapi,

dan tidak memenuhi tata tertib).

8. Praktikum susulan adalah kegiatan praktikum bagi mahasiswa yang

tidak dapat mengikuti praktikum pada jadwal yang telah ditentukan

karena sakit, izin karena urusan keluarga dan lain-lain

4. Prosedur Prosedur praktikum inhall

1. Mahasiswa yang diputuskan inhal mendaftarkan diri ke bagian

(laboran)

2. Bagian (laboran) menentukan jadwal praktikum inhall

3. Laboran menyiapkan, melaksanakan, menilai kompetensi mahasiswa

dan mengirimkan nilai praktikum inhall ke unit tutorial.

Prosedur praktikum susulan

4. Mahasiswa yang diputuskan inhal mendaftarkan diri ke bagian

(laboran)

5. Bagian (Laboran) menentukan jadwal praktikum susulan

6. Laboran menyiapkan, melaksanakan, menilai kompetensi mahasiswa

dan mengirimkan nilai praktikum inhall ke unit tutorial.

Prosedur Kerja

7. Dosen pengampu mata kuliah mengirim topik praktikum dan rekap

mahasiswa yang terdaftar sebagai calon peserta praktikum dengan

pengelompokan dan jadwal pelaksanaan ke kepala laboratorium

paling lambat 2 minggu sebelum kegiatan praktikum dilaksanakan.

8. Kepala Laboratorium menetapkan laboran yang terlibat dalam

pelaksanaan praktikum sebagai pelaksana praktikum.

9. Pelaksana praktikum mempersiapkan peralatan dan bahan yang

60

dibutuhkan selambat-lambatnya 1 jam sebelum praktikum.

10. Mahasiswa datang paling lambat 15 menit sebelum praktikum

dimulai dengan memakai pakaian rapi sesuai tata tertib berbusana

Fakultas Keislaman dengan membawa peralatan yang dibutuhkan

dan mengisi daftar hadir.

11. Dosen pengampu mata kuliah memulai praktikum dengan memimpin

do’a kemudian memberi instruksi umum pelaksanaan praktikum dan

tata tertib penggunaan fasilitas laboratorium.

12. Laboran melaksanakan pre test sesuai kompetensi

13. Mahasiswa yang tidak memenuhi persyaratan praktikum tidak

diperkenankan mengikuti kegiatan praktikum

14. Laboran mencatat mahasiswa yang diijinkan/tidak diijinkan

mengikuti praktikum (boleh mengikuti praktikum inhall, susulan atau

pun remedial sesuai kendala yang dihadapi)

15. Mahasiswa melaksanakan praktikum dan mengikuti tata tertib dan

dibimbing oleh dosen pembimbing sesuai dengan buku panduan

praktikum.

16. Mahasiswa menandatangani daftar hadir pelaksanaan praktikum.

17. Mahasiswa merapikan peralatan dan tempat yang digunakan serta

dikembalikan pada tempatnya sesuai arahan dari laboran praktikum.

18. Laboran melaksanakan post test di akhir kegiatan praktikum.

19. Laboran merekapitulasi nilai pre test, nilai kemampuan dan nilai post

test dalam borang nilai praktikum dan mengirimkannya ke dosen

pembimbing

5. Pihak-Pihak

Terkait

1. Ketua Laboratorium


3. Laboran

4. Mahasiswa

61


Laboratorium Dosen pembimb

ing

Dosen matkul

Mahasiswa

Dosen pengampu mata kuliah mengirim topik praktikum dan rekap mahasiswa yang terdaftar sebagai calon peserta praktikum dengan pengelompokan dan jadwal pelaksanaan ke kepala laboratorium

1

2 minggu sebelum

acara untuk

suratnya

Praktikum dimulai yang dipimpin oleh dosen

2

Mahasiswa melaksanakan praktikum dan mengikuti tata tertib dan dibimbing oleh dosen pembimbing sesuai dengan buku panduan praktikum.

3 Datang 15 menit sebelum praktiku

m dimulai

Laboran merekapitulasi nilai pre test, nilai kemampuan dan nilai post test dalam borang nilai praktikum dan mengirimkannya ke dosen pembimbing.

Selesai 5

62

SOP Pengajuan

Magang/PKL/Penelitian



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 3





1. Prosedur 1. Mahasiswa melakukan pendaftaran Magang/PKL/Penelitian bersamaan

pada waktu input KRS (memilih matakuliah magang/PKL/Penelitian)

2. Pengelola Data Akademik akan melakukan verifikasi dengan memeriksa

pesyaratan akademik dari mahasiswa yang bersangkutan

3. Dari hasil verifikasi yang dilakukan Pengelola Data Akademik, apabila

persyaratan terpenuhi maka Jurusan akan menentukan dosen pembimbing

bagi mahasiswa yang bersangkutan

4. Jurusan melaporkan nama-nama Dosen Pembimbing kepada Wakil Dekan

1 untuk diterbitkan SK Dosen Pembimbing

5. Bagian akademik mambuat surat pemohonan ijin ke institusi partner yang

telah ditandatangani oleh Dekan

6. Mahasiswa menyampaikan surat permohonan ijin ke institusi partner

7. Apabila permohonan ijin diterima maka bagian akademik akan menerima

balasan surat persetujuan dari instansi partner atas pemohonan

magang/pkl/penelitian yang telah diajukan

2. Pihak-Pihak

Terkait

1. Dekan

2. Ketua Jurusan

3. Dosen Pembimbing

4. Pengelola Data Akademik

5. Mahasiswa

63


Maha siswa

Jurusan dan

Dekan

Pengelolah data

akademik

Wadek I Institusi Partner

Mahasiswa melakukan pendaftaran Magang/PKL/Penelitian bersamaan pada waktu input KRS (memilih matakuliah magang/PKL/Penelitian)

1

Pengelola Data Akademik akan melakukan verifikasi dengan memeriksa pesyaratan akademik dari mahasiswa yang bersangkutan

2

Dari hasil verifikasi yang dilakukan Pengelola Data Akademik, apabila persyaratan terpenuhi maka Jurusan akan menentukan dosen pembimbing bagi mahasiswa yang bersangkutan

3

Jurusan melaporkan nama-nama Dosen Pembimbing kepada Wakil Dekan 1 untuk diterbitkan SK Dosen Pembimbing

4

Bagian akademik mambuat surat pemohonan ijin ke institusi

64

partner yang telah ditandatangani oleh Dekan

Mahasiswa menyampaikan surat permohonan ijin ke institusi partner

Apabila permohonan ijin diterima maka bagian akademik akan menerima balasan surat persetujuan dari instansi partner atas pemohonan magang/pkl/penelitian yang telah diajukan

65

SOP Pelaksanaan

Magang



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 4





1. Prosedur 1. Mahasiswa mendaftar magang secara online sesuai dengan peminatannya

2. Pengolah Data Akademik menyerahkan data peserta magang kepada

Jurusan

3. Jurusan membuat surat permohonan magang kepada instansi terkait yang

ditandatangani oleh Dekan

4. Jurusan mengirimkan surat kepada instansi yang dituju

5. Instansi menerima surat permohonan penempatan magang. Apabila

instansi menyetujui, maka dikeluarkan surat izin magang dari instansi

terkait untuk kemudian dikirimkan ke Jurusan

6. Jurusan memploting penempatan magang dan Dosen Pembimbing

7. Mahasiswa menyusun proposal dengan dibimbing oleh Dosen

Pembimbing

8. Mahasiswa menyerahkan proposal yang sudah disetujui oleh Dosen

Pembimbing ke Pengolah Data Akademik dan dikirimkan ke instansi

tempat magang

9. Mahasiswa melaksanakan magang

10. Mahasiswa menyusun laporan magang dengan dibimbing oleh Dosen

Pembimbing

11. Mahasiswa mendaftar ujian magang dengan menyerahkan laporan magang

yang sudah disetujui oleh Dosen Pembimbing

2. Pihak-Pihak

Terkait

1. Wakil Dekan 1

2. Jurusan

3. Dosen Pembimbing


5. Mahasiswa

6. Instansi

66

3. Lampiran 1. Form Pengajuan

2. SIAKAD

3. Data Form Pengajuan

4. SK Pembimbing

67


Maha siswa

Jurusan dan

dosen pembimb

ing

Pengelolah data

akademik

Dekan dan

Wadek I

Institusi Partner

Mahasiswa mendaftar magang secara online sesuai dengan peminatannya

1

Pengolah Data Akademik menyerahkan data peserta magang kepada Jurusan

2

Jurusan membuat surat permohonan magang kepada instansi terkait yang ditandatangani oleh Dekan

3

Jurusan mengirimkan surat kepada instansi yang dituju

4

Apabila disetujui maka pihak instansi akan mengirimkan surat izin magang yang kemudian dikirimkan ke jurusan

Jurusan memploting tempat magang dan dosen pembimbing

Menyusun proposal dengan bimbingan dosen pembimbing

68

Mahasiswa menyerahkan proposal yang sudah disetujui oleh Dosen Pembimbing ke Pengolah Data Akademik dan dikirimkan ke instansi tempat magang

Pelaksanaan magang

Penyusunan laporan magang dan bimbingan ujian laporan magang

69

SOP Pelaksanaan Ujian

Magang



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 3





1. Prosedur 1. Mahasiswa mendaftar ujian magang dengan menyerahkan laporan magang

yang sudah disetujui oleh Dosen Pembimbing Magang

2. Pengolah Data Akademik menyeahkan data pendaftar ujian magang pada

Jurusan

3. Jurusan menentukan Dosen Penguji ujian magang dan membuat jadwal

ujian magang

4. Jurusan menyerahkan jadwal ujian magang kepada Pengolah Data

Akademik untuk dipublish kepada Mahasiswa

5. Mahasiswa melaksanakan ujian magang sesuai jadwal

6. Dosen Penguji memberikan nilai dan masukan terhadap laporan magang

7. Dosen Penguji menyerahkan nilai kepada Pengolah Data Akademik

8. Mahasiswa melakukan bimbingan dan revisi laporan magang kepada

Dosen Pembimbing

9. Mahasiswa menyerahkan laporan magang yang sudah disetujui oleh Dosen

Pembimbing dan Dosen Penguji kepada Pengolah Data Akademik

2. Pihak-Pihak

Terkait

1. Jurusan

2. Dosen Pembimbing Magang

3. Dosen Penguji


5. Mahasiswa

3. Lampiran 1. Form Pengajuan


3. Jadwal Ujian

70


Maha siswa

Jurusan dan

dosen pembimb

ing

Pengelolah data

akademik

Dekan dan

Wadek I

Institusi Partner

Mahasiswa mendaftar magang secara online sesuai dengan peminatannya

1

Pengolah Data Akademik menyerahkan data peserta magang kepada Jurusan

2

Jurusan membuat surat permohonan magang kepada instansi terkait yang ditandatangani oleh Dekan

3

Jurusan mengirimkan surat kepada instansi yang dituju

4

Apabila disetujui maka pihak instansi akan mengirimkan surat izin magang yang kemudian dikirimkan ke jurusan

Jurusan memploting tempat magang dan dosen pembimbing

Menyusun proposal dengan bimbingan dosen pembimbing

71

Mahasiswa menyerahkan proposal yang sudah disetujui oleh Dosen Pembimbing ke Pengolah Data Akademik dan dikirimkan ke instansi tempat magang

Pelaksanaan magang

Penyusunan laporan magang dan bimbingan ujian laporan magang

72

SOP Pengajuan Tugas

Akhir (TA)/ Skripsi



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 2





Definisi TA : Tugas Akhir

Prosedur 1. Mahasiswa yang ingin merencanakan penulisan tugas akhir (TA) pada

semester berjalan diwajibkan mengambil matakuliah TA pada saat

melakukan KRS

2. Bagian akademik melakukan verifikasi persyaratan pendaftaran dari

mahasiswa yang bersangkutan apakah telah memenuhi syarat untuk

mengambil Tugas Akhir

3. Dari hasil verifikasi yang dilakukan bagian akademik, apabila persyaratan

terpenuhi maka kaprodi akan menentukan dosen pembimbing tugas akhir

bagi mahasiswa yang bersangkutan

4. Bagian akademik membuat konsep surat tugas pembimbingan TA

5. Dekan mengesahkan surat tugas pembimbingan TA

6. Bagian akademik mempublikasikan nama dosen pembimbing TA

Lampiran 1. Form Pengajuan

2. SIAKAD


4. SK Pembimbing

73


Maha siswa

Jurusan dan

dosen pembimb

ing

Pengelolah data

akademik

Dosen penguji

Mendaftar ujian magang

1

Pengolah Data Akademik menyeahkan data pendaftar ujian magang pada Jurusan

2

Formulir pendaftara

n

Jurusan menyerahkan jadwal ujian magang kepada Pengolah Data Akademik untuk dipublish kepada Mahasiswa

3

Dosen Penguji menyerahkan nilai kepada Pengolah Data Akademik

4

Hasil laporan magang

Bimbingan revisi

Menyerahka hasil laporan

Hasil laporan magang

74

SOP Pengajuan Judul

Skripsi



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 4





1. Tujuan 1. Memberi pedoman bagi mahasiswa yang telah memenuhi syarat untuk

memprogram mata kuliah tugas akhir (skripsi) di Fakultas Keislaman

UTM

2. Mengukur kepuasan mahasiswa yang mengajukan judul skripsi.

2. Ruang

Lingkup

1. Mahasiswa

2. Staf Akademik

3. Ketua Program Studi

4. Pembimbing Skripsi

3. Target Mutu 1. Manual mutu Fakultas Keislaman

2. Pedoman akademik Fakultas Keislaman

4. Definisi 1. Mahasiswa yang dimaksud adalah mahasiswa yang memprogram mata

kuliah skripsi di Fakultas Keislaman pada periode tertentu

2. Staf Akademik yang dimaksud adalah staf pelaksana di Sub. Bagian

Akademik yang bertugas melaksanakan administrasi kegiatan

pengajuan judul skripsi di Fakultas Keislaman

3. Ketua Program Studi adalah pejabat yang bertanggungjawab di masing-

masing program studi untuk memvalidasi judul skripsi yang diajukan

oleh mahasiswa.

4. Pembimbing Skripsi adalah dosen yang ditunjuk oleh Dekan melalui

surat keputusan untuk melakukan pembimbingan kepada mahasiswa

bersangkutan.

5. Skripsi merupakan kegiatan penulisan ilmiah yang sesuai dengan

kaidah penulisan ilmiah dalam buku pedoman penulisan skripsi.

6. Judul Skripsi adalah salah satu rangkaian dari kegiatan skripsi yang

dilaksanakan oleh mahasiswa sebelum melakukan pembimbingan dan

penyusunan skripsi.

75

5. Prosedur 1. Mahasiswa melakukan pengajuan judul secara online di

www.fik.trunojoyo.ac.id

2. Staf akademik melakukan monitoring, verifikasi dan klasifikasi data

sesuai program studi masing-masing melalui server/ menyerahkan data

kepada ketua program studi.

3. Ketua Program Studi melakukan validasi dan menetapkan dosen

pembimbing skripsi.

4. Pembimbing Skripsi melakukan pembimbingan skripsi kepada

mahasiswa yang bersangkutan.

6. Lampiran 1. Form Pengajuan Judul Penyusunan TA

2. SIAKAD

3. Data Form Pengajuan Judul Skripsi

4. SK Pembimbing Skripsi

http://www.fik.trunojoyo.ac.id/

76


Staf Akademik

Korprodi P. Skripsi Mahasiswa

Mahasiswa melakukan pengajuan judul secara online di www.fik.trunojoyo.ac.id

1 SIAKAD

Form

Pengajuan

Judul

Penyusunan

TA

Staf akademik

melakukan monitoring,

verifikasi dan klasifikasi

data sesuai program

studi masing-masing

melalui server/

menyerahkan data

kepada ketua program

studi.

2

Data Form Pengajuan

Judul Skripsi

Ketua Program Studi

melakukan validasi dan

menetapkan dosen

pembimbing skripsi.

3 SK Pembimbing

Skripsi

Pembimbing Skripsi

melakukan

pembimbingan skripsi

kepada mahasiswa

yang bersangkutan

4

Selesai 5

http://www.fik.trunojoyo.ac.id/

77

SOP Pelaksanaan

Penyusunan Skripsi



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 5





1. Tujuan SOP Penyusunan Skripsi adalah tahapan yang harus dilakukan oleh

mahasiswa dalam melakukan administrasi untuk melaksanakan

penyusunan Tugas Akhir dengan tujuan agar:

a) Mahasiswa melaksanakan Penyusunan Skripsi sesuai dengan

kemampuannya.

b) Mahasiswa mendapatkan pembimbing yang mempunyai

konsentrasi yang sama.

c) Tidak terjadi kesamaan Judul Skripsi maupun isi Skripsi.

Hal ini perlu dilakukan supaya:

a) Mahasiswa dapat memyelesaikan tugas Akhirnya dengan kualitas

yang baik dan tepat waktu.

Meningkatkan kinerja jurusan.

2. Ruang

Lingkup

Kegiatan Pengajuan Pembimbing Tugas Akhir untuk mahasiswa ini

melibatkan beberapa orang dan unit dengan wewenang dan tanggung

jawaban sebagai berikut:

Mahasiswa

Wewenang Mengajukan judul skripsi sesuai dengan

kemampuan yang dimilikinya.

Tanggung

Jawab

Memeriksa ulang persyaratan mahasiswa

calon peserta tugas akhir.

Menyusun draft proposal dengan baik.

Melaksanakan proses bimbingan yang rutin.

Menyusun laporan skripsi tidak lebih dari 2

78

(dua) semester.

Bagian Staff Akademik Program Studi

Wewenang Mengelola pengajuan dan pengumuman

sesuai dengan skedul yang dibuat Jurusan.

Tanggung

Jawab

Menyediakan format persyaratan tugas akhir.

Menerima ajuan tugas akhir dari mahasiswa.

Memeriksa persyaratan akademik dan/atau

Administrasi mahasiswa sesuai dengan

ketentuan yang sudah dibuat oleh jurusan.

Melaporkan daftar mahasiswa dan rencana

judul skripsi kepada jurusan.

Dosen Pembimbing

Wewenang Menerima Mahasiswa yang akan dibimbing

Mengarahkan mahasiswa dalam penentuan

judul yang akan diambil

Menguji Proposal Tugas Akhir yang telah

diajukan Mahasiswa

Menguji Laporan Tugas Akhir Mahasiwa

Tanggung

Jawab

Membimbing mahasiswa dalam penyusunan

laporan Skripsi sesuai dengan kemampuan yang d

3. Definisi Pelaksanaan penyusunan skripsi dibagi pada lima bab, yang mana setiap

babnya berisikan sub-sub bab.

4. Referensi 1. Surat Permohonan Bimbingan Skripsi

2. Surat Permohonan Bimbingan Skripsi Sementara

3. Pengumuman Pengajuan Bimbingan Skripsi (1)

5. Prosedur 1. Mahasiswa melakukan Pemograman Skripsi melalui

siakad.trunojoyo.ac.id

2. Pengelola data Akademik menyerahkan data mahasiswa yang

memprogram Skripsi ke Korprodi

3. Mahasiswa mengajukan judul Skripsi kepada Koorprodi

4. Koorprodi menentukan Dosen Pembimbing Skripsi

79

5. Mahasiswa mengajukan surat pengantar Skripsi ke bagian akademik

(obyek skripsi instansi) dan bagian akademik menerbitkan surat

pengantar Skripsi

6. Mahasiswa melakukan penelitian pada obyek skripsi

7. Mahasiswa melakukan konsultasi dan mengisi kartu bimbingan

8. Dosen membimbing mahasiwa dan memberi paraf pada kartu

bimbingan.

9. Persetujuan ujian skripsi oleh dosen pembimbing

10. Mahasiswa mengajukan pendaftaran ujian skripsi

80


Pengelola Data

Korprodi Dospem Mahasiswa

Mahasiswa

melakukan

Pemograman

Skrips melalui

siakad.trunojoyo.

ac.id

1

Pengelola data

Akademik

menyerahkan

data mahasiswa

yang

memprogram

Skripsi ke

Korprodi

2

Mahasiswa

mengajukan

judul Skripsi

kepada

Koorprodi

3

Koorprodi

menentukan

Dosen

Pembimbing

Skripsi

4

Mahasiswa

mengajukan

surat pengantar

Skripsi ke bagian

akademik (obyek

skripsi instansi)

dan bagian

akademik

5

81

menerbitkan

surat pengantar

Skripsi

Mahasiswa

melakukan

penelitian pada

obyek skripsi

6

Mahasiswa

melakukan

konsultasi dan

mengisi kartu

bimbingan

7

Dosen

membimbing

mahasiwa dan

memberi paraf

pada kartu

bimbingan

8

Persetujuan

ujian skripsi oleh

dosen

pembimbing

9

Mahasiswa

mengajukan

pendaftaran

ujian skripsi

10

Selesai

82

SOP Bimbingan Skripsi



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 8





1. Dasar

Hukum

1. Kebijakan akademik

2. Standar Akademik

3. Manual Mutu

4. Standar Mutu

5. Peraturan Akademik Universitas Trunojoyo

6. Peraturan Akademik Fakultas Keislaman UTM

2. Tujuan Memberikan gambaran tentang mekanisme dalam penulisan skripsi

Fakultas Keislaman UTM, sehingga diharapkan mahasiswa dapat

menghasilkan skripsi yang berkualitas tepat pada waktunya dan dapat

dipertanggungjawabkan secara ilmiah.

Secara rinci tujuan khusus dari penyusunan SOP ini antara lain:

a) Menentukan syarat-syarat yang harus dipenuhi dalam penulisan skripsi

b) Alur dalam penulisan skripsi

c) Pengajuan judul/masalah skripsi (kriteria rumusan masalah, dll)

d) Menentukan aturan/rujukan sistematika penulisan skripsi

e) Menentukan kualifikasi pembimbing (Pembimbing I dan pembimbing II)

f) Menjelaskan tugas dan wewenang dosen pembimbing selama masa

pembimbingan skripsi

g) Menjelaskan tugas dan hak mahasiswa selama masa pembimbingan

skripsi

h) Menentukan aturan dalam seminar proposal skripsi (format penilaian

proposal, penguji, waktu, serta peserta seminar dan seminar hasil)

3. Ruang

Lingkup

1. Tugas dan tanggung jawab mahasiswa dan pembimbing selama masa

pembimbingan Skripsi

2. Persyaratan dan tata cara pembimbingan skripsi mulai dari usulan

83

penelitian sampai dengan skripsi layak uji untuk mahasiswa Fakultas

Keislaman UTM

4. Definisi Skripsi adalah suatu karya tulis ilmiah yang memiliki satuan

kredit semester (sks) dan memiliki nilai ujian di dalam Sistem Kredit

Semester (SKS). Skripsi merupakan aplikasi dari semua kompetensi

(cognitive, affective, psychomotoric) yang telah terkristalisasi dalam

diri seorang mahasiswa yang mereka peroleh selama berada di

bangku kuliah.

Dalam proses penelitian dan penyusunan skripsi, mahasiswa

dibimbing oleh 2 (dua) dosen pembimbing. Hal ini dimaksudkan

untuk meningkatkan kualitas karya ilmiah dan mengarahkan

mahasiswa untuk memanfaatkan semua potensi seoptimal mungkin.

5. Prosedur 1. Mahasiswa mengajukan topik penelitian (Form 1.BS) dan kerangka

proposal kepada Ketua Program Studi atau penanggung jawab skripsi

yang ditetapkan Ketua Prodi (2 hari).

2. Mahasiswa mengajukan bimbingan kepada dosen pembimbing (1 jam).

3. Mahasiswa menyusun dan mengajukan usul penelitian dibawah

bimbingan dosen pembimbing dan setiap kali bimbingan, mahasiswa

melampirkan kartu kendali bimbingan (Form 2.BS) (60 hari)

4. Mahasiswa meminta persetujuan dosen pembimbing untuk seminar

proposal penelitian (1 jam).

5. Mahasiswa mengajukan proposal kepada ketua program studi untuk

melaksanakan seminar sebelum penelitian dilaksanakan. Mahasiswa

yang mendaftar seminar harus menunjukan kertas kehadiran seminar

minimal 15 kali kehadiran.

6. Ketua Program Studi atau penanggung jawab skripsi menentukan dosen

pembahas dan melaksanakan seminar usul penelitian yang dihadiri oleh

mahasiswa, dosen pembimbing, dan dosen pembahas (3 hari).

7. Mahasiswa mengajukan perbaikan usul penelitian dan meminta

persetujuan pelaksanaan penelitian kepada dosen pembimbing (7 hari).

8. Mahasiswa melaksanakan penelitian atau penulisan skripsi atas

bimbingan dosen pembimbing (120 hari).

9. Mahasiswa meminta persetujuan dosen pembimbing untuk seminar

hasil penelitian (skripsi) (1 jam).

10. Mahasiwa mengajukan hasil penelitian (skripsi) kepada ketua program

studi/tim skripsi untuk diseminarkan, dan dosen pembimbing, serta

84

dosen pembahas wajib mengikuti seminar hasil penelitian (3 hari).

11. Mahasiswa mengajukan perbaikan hasil penelitian dan meminta

persetujuan pembimbing untuk pengajuan layak uji (7 hari).

12. Mahasiswa mengajukan layak uji skripsi kepada ketua program

studi/tim skripsi (1 hari).

6. Istilah 1. Dosen Pembimbing adalah dosen program studi mahasiswa yang

dibimbingnya yang terdiri dari pembimbing utama dan pembimbing

pendamping.

2. Dosen Pembahas adalah dosen yang ditunjuk oleh Ketua Program Studi

atau tim skripsi sebagai pembahas proposal dan hasil penelitian.

3. Pembimbingan Skripsi adalah suatu proses penyelesaian skripsi oleh

mahasiswa dengan bimbingan dosen pembimbing skripsi sehingga

dicapai kesesuaian antara judul skripsi yang telah ditentukan oleh

mahasiswa dan/atau dosen dengan alat analisis yang digunakan.

4. Dosen pembimbing skripsi adalah orang yang berdasarkan persyaratan,

pendidikan, keahlian, dan kemampuannya ditetapkan sebagai

pembimbing dalam penyusunan skripsi mahasiswa

5. Mahasiswa adalah seluruh peserta yang telah mengontrak mata kuliah

skripsi sesuai persyaratan yang berlaku.

7. Ketentuan

dan

Persyaratan

1. Seorang mahasiswa dibimbing oleh 1 orang pembimbing skripsi.

2. Proses pembimbingan meliputi pemilihan redaksi judul, penenentuan

usul penelitian, pelaksanaan penelitian, penulisan bahan seminar

proposal untuk usulan dan hasil penelitian.

3. Format skripsi mengikuti ketentuan yang telah disahkan oleh Fakultas

keislaman Universitas Trunojoyo Madura

Syarat Untuk Menjadi Dosen Pembimbing

1. Dosen pembimbing skripsi mempunyai bidang ilmu yang sesuai dengan

topik penelitian (skripsi) mahasiswa

Tugas Dan Wewenang Dosen Pembimbing

1. Menyusun dan mengumumkan jadwal pembimbingan per minggu

2. Memberikan arahan/bimbingan tentang:

a) Teknis penulisan, termasuk format penulisan yang berlaku di

Fakultas Keislaman

85

b) Metodologi dan materi keilmuan yang relevan dengan kajian

skripsi

c) Penyusunan bahan seminar usul dan hasil penelitian

d) Penggunaan bahasa Indonesia yang sesuia dengan EYD

3. Butir (a,b,c, dan d) dilaksanakan dalam waktu maksimal tujuh hari

untuk setiap satu periode pemeriksaan skripsi

4. Memberi informasi tentang literature

5. Menegur mahasiswa yang melalaikan tugas penyusunan skripsi

6. Melaporkan kepada ketua program studi dan dosen PA tentang

mahasiswa yang telah melanggar peraturan dalam penyusunan skripsi

7. Menyetujui permohonan ujian bagi mahasiswa yang dibimbing jika

skripsi telah dianggap layak uji.

8. Menyelesaikan ujian skripsi

Tugas dan Hak Mahasiswa

1. Mendapatkan bimbingan oleh pembimbing untuk penyusunan skripsi

dan ujian skripsi.

2. Menghubungi dosen pembimbing secara teratur sesuai dengan jadwal

yang diberikan oleh dosen pembimbing untuk mendapatkan bimbingan

3. Mematuhi saran-saran perbaikan dari dosen pembimbing

4. Mengkomunikasikan secara baik berbagai perubahan dalam skripsi

kepada dosen pembimbing

8. Lampiran Form Surat Permohonan Pengajuan Judul

Form Kartu Kendali Bimbingan Skripsi Mahasiswa

86


Dosen Pembahas

Kaprodi Dospem Mahasiswa

Mahasiswa

mengajukan

topik penelitian

(Form 1.BS) dan

kerangka

proposal kepada

Ketua Program

Studi atau

penanggung

jawab skripsi

yang ditetapkan

Ketua Prodi (2

hari).

1

Form Surat

Permohonan

Pengajuan

Judul

2 hari

Mahasiswa

mengajukan

bimbingan

kepada dosen

pembimbing (1

jam).

2 1 jam

Mahasiswa

menyusun dan

mengajukan usul

penelitian

dibawah

bimbingan dosen

pembimbing dan

setiap kali

bimbingan,

mahasiswa

melampirkan

kartu kendali

bimbingan (Form

2.BS) (60 hari)

3 60 hari

87

Mahasiswa

meminta

persetujuan

dosen

pembimbing

untuk seminar

proposal

penelitian (1

jam).

4

Mahasiswa

mengajukan

proposal kepada

ketua program

studi untuk

melaksanakan

seminar sebelum

penelitian

dilaksanakan.

Mahasiswa yang

mendaftar

seminar harus

menunjukan

kertas kehadiran

seminar minimal

15 kali kehadiran

5

Form Surat

Permohonan

Pengajuan

Judul

15 kali kehadiran

Ketua Program

Studi atau

penanggung

jawab skripsi

menentukan

dosen

pembahas dan

melaksanakan

seminar usul

penelitian yang

dihadiri oleh

mahasiswa,

6 3 hari

88

dosen

pembimbing,

dan dosen

pembahas (3

hari).

Mahasiswa

mengajukan

perbaikan usul

penelitian dan

meminta

persetujuan

pelaksanaan

penelitian

kepada dosen

pembimbing (7

hari)

7 7 Hari

Mahasiswa

melaksanakan

penelitian atau

penulisan skripsi

atas bimbingan

dosen

pembimbing

(120 hari)

8 120 hari

Mahasiswa

meminta

persetujuan

dosen

pembimbing

untuk seminar

hasil penelitian

(skripsi) (1 jam).

9

Mahasiwa

mengajukan

hasil penelitian

(skripsi) kepada

ketua program

10

89

studi/tim skripsi

untuk

diseminarkan,

dan dosen

pembimbing,

serta dosen

pembahas wajib

mengikuti

seminar hasil

penelitian (3

hari).

Mahasiswa

mengajukan

perbaikan hasil

penelitian dan

meminta

persetujuan

pembimbing

untuk pengajuan

layak uji (7 hari).

11 7 hari

Mahasiswa

mengajukan

layak uji skripsi

kepada ketua

program

studi/tim skripsi

(1 hari).

12 1 hari

Selesai

90

SOP Pelaksanaan

Seminar

Proposal/Skripsi/PKL/Uji

an Skripsi/Ujian PKL



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 3





1. Definisi PKL : Praktik Kerja Lapangan

2. Prosedur 1. Jurusan menyususn draft jadwal seminar proposal/ skripsi/ PKL/ ujian

skripsi/ ujian PKL

2. Bagian akademik mempublikasikan jadwal seminar proposal/ skripsi/

PKL/ ujian skripsi/ ujian PKL

3. Mahasiswa melakukan pendaftaran seminar proposal/ skripsi/ PKL/ ujian

skripsi/ujian PKL

4. Bagian akademik melakukan rekapitulasi data mahasiswa calon peserta

seminar proposal/ skripsi/ PKL/ ujian skripsi/ ujian PKL dan

menyerahkannya kepada Jurusan

5. Jurusan menyusun jadwal pelaksanaan seminar proposal/ skripsi/ PKL/

ujian skripsi/ ujian PKL dan menentukan tim penguji untuk seminar

proposal/ skripsi/ PKL/ ujian skripsi/ ujian PKL

6. Bagian akademik melakukan penerbitan SK Dekan untuk tim penguji

seminar proposal/ skripsi/ PKL/ ujian skripsi/ ujian PKL

7. Bagian akademik melakukan publikasi peserta dan jadwal seminar

proposal/ skripsi/PKL/ ujian skripsi/ ujian PKL

8. Tim menguji mengirimkan nilai dari hasil seminar proposal/ skripsi/ PKL/

ujian skripsi/ ujian PKL yang telah terlaksana

9. Bagian akademik melakukan publikasi nilai seminar proposal/ skripsi/

PKL/ ujian skripsi/ ujian PKL.

10. Bagian Pengarsip Data akademik mengarsip data

91


Jurusan

BA Tim Penguji

Mahasiswa

A. Arsi

p

Jurusan

menyususn draft

jadwal seminar

proposal/ skripsi/

PKL/ ujian skripsi/

ujian PKL

1

Bagian akademik

mempublikasikan

jadwal seminar

proposal/ skripsi/

PKL/ ujian skripsi/

ujian PKL

2

Mahasiswa

melakukan

pendaftaran

seminar proposal/

skripsi/ PKL/ ujian

skripsi/ujian PKL

3

Bagian akademik

melakukan

rekapitulasi data

mahasiswa calon

peserta seminar

proposal/ skripsi/

PKL/ ujian skripsi/

ujian PKL dan

menyerahkannya

kepada Jurusan

4

Jurusan menyusun jadwal pelaksanaan seminar proposal/ skripsi/ PKL/ ujian skripsi/ ujian PKL dan menentukan tim penguji untuk seminar proposal/ skripsi/ PKL/ ujian skripsi/ ujian PKL

5

Bagian akademik

melakukan

penerbitan SK

Dekan untuk tim

penguji seminar

proposal/ skripsi/

6

92

PKL/ ujian skripsi/

ujian PKL

Bagian akademik

melakukan

publikasi peserta

dan jadwal

seminar proposal/

skripsi/PKL/ ujian

skripsi/ ujian PKL

7

Tim menguji mengirimkan nilai dari hasil seminar proposal/ skripsi/ PKL/ ujian skripsi/ ujian PKL yang telah terlaksana

8

Bagian akademik

melakukan

publikasi nilai

seminar proposal/

skripsi/ PKL/ ujian

skripsi/ ujian PKL.

9

Bagian Pengarsip

Data akademik

mengarsip data

10

Selesai

ENDD

93

SOP Yudisium



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 2





1. Definisi 1. SK : Surat Keputusan

2. SKL : Surat Keterangan Lulus

2. Prosedur 1. Mahasiswa mengunduh form pendaftaran yudisium di website prodi dan

mengisinya

2. Mahasiswa melengkapi peryaratan pendaftaran yudisium dan melakukan

pendaftaran yudisium

3. Pengolah data akademik memverifikasi persyaratan pendaftaran yudisium

yang diajukan oleh mahasiswa

4. Kasubag Akademik membuat SK penetapan yudisium untuk disahkan oleh

dekan

5. Dekan menerbitan SK peserta yudisium, SKL (surat keterangan lulus) dan

Transkrip Nilai

94


Dekan Kasubag Mahasiswa Pengolah Data

Mahasiswa

mengunduh form

pendaftaran

yudisium di

website prodi

dan mengisinya

1

Mahasiswa

melengkapi

peryaratan

pendaftaran

yudisium dan

melakukan

pendaftaran

yudisium

2

Pengolah data

akademik

memverifikasi

persyaratan

pendaftaran

yudisium yang

diajukan oleh

mahasiswa

3

Kasubag

Akademik

membuat SK

penetapan

yudisium untuk

disahkan oleh

dekan

4

Dekan

menerbitan SK

peserta

yudisium, SKL

(surat

keterangan lulus)

dan Transkrip

Nilai

5

Selesai

END

95

SOP Wisuda



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 2





1. Definisi 1. BAK : Biro Akademik dan Kemahasiswaan

2. SK : Surat Keputusan

2. Prosedur 1. Mahasiswa yang telah dinyatakan lulus yudisium, selanjutnya

melakukan pendaftaran wisuda dan melengkapi persyaratan

pendaftaran wisuda

2. BAK memverifikasi persyaratan pendaftaran wisuda

3. Apabila memenuhi persyaratan BAK menerbitkan SK Rektor tentang

peserta wisuda

96


BAK Wisudawan Mahasiswa Rektor

Mahasiswa yang

telah dinyatakan

lulus yudisium,

selanjutnya

melakukan

pendaftaran

1

BAK

memverifikasi

persyaratan

pendaftaran

wisuda

2

Apabila

memenuhi

persyaratan BAK

menerbitkan SK

Rektor tentang

peserta wisuda

3

Selesai

END

97

SOP Pengajuan

Transkrip Sementara



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 2





1. Prosedur 1. Mahasiswa mengunduh format transkrip nilai sementara di

website prodi (esy.trunojoyo.ac.id untuk prodi ekonomi syariah

dan hbs.trunojoyo.ac.id untuk prodi hokum bisnis syariah)

2. Mahasiswa mengisi softcopy transkrip sesuai dengan data KHS

dari semester awal sampai terakhir yang telah ditempuh dan

dicetak rangkap 2

3. Mahasiswa melakukan proses validasi nilai dengan pengolah data

akademik, dengan membawa KHS valid dari semester awal

sampai terakhir yang telah ditempuh

4. Pengolah data akademik menyerahkan transkrip nilai sementara

yang sudah divalidasi kepada Kasubag Akademik untuk diberi

paraf

5. Wakil Dekan I menandatangani transkrip sementara

6. Pengolah data akademik menyerahkan transkrip kepada

mahasiswa

2. Pihak-Pihak

Terkait

1. Wakil Dekan I

2. Kasub.Bag Akademik


4. Mahasiswa

98


Wakil

Dekan

Kasubag Mahasiswa Pengolah

Data

Mahasiswa mengunduh

format transkrip nilai

sementara di website

prodi (esy.trunojoyo.ac.id

untuk prodi ekonomi

syariah dan

hbs.trunojoyo.ac.id untuk

prodi hokum bisnis

syariah)

1

Mahasiswa mengisi

softcopy transkrip sesuai

dengan data KHS dari

semester awal sampai

terakhir yang telah

ditempuh dan dicetak

rangkap 2

2

Mahasiswa melakukan

proses validasi nilai

dengan pengolah data

akademik, dengan

membawa KHS valid dari


terakhir yang telah

ditempu

3

Pengolah data akademik

menyerahkan transkrip

nilai sementara yang

sudah divalidasi kepada

Kasubag Akademik untuk

diberi paraf

4

Wakil Dekan I

menandatangani

transkrip sementara

5



kepada mahasiswa

6

Selesai

END

99

SOP Permohonan Surat

Keterangan Pengganti

Transkrip



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 2





1. Definisi SK : Surat Keputusan

2. Prosedur 1. Alumni mengajukan surat permohonan pengganti transkrip, dengan

melampirkan (surat keterangan kehilangan dari kepolisian, fotokopi

ktp, pas foto berwarna 4x6, 4 lembar dan fotokopi transkrip (jika ada)

ke pengolah data akademik

2. Pengolah data akademik melakukan validasi data dan persyaratan

3. Pengolah data akademik menerbitkan surat keterangan pengganti

transkrip yang ditandatangani Dekan

4. Pengolah data akademik memberikan surat keterangan pengganti ijazah

ke alumni

3. Pihak-Pihak

Terkait

1. Alumni


3. Dekan

100

Kegaiatan No Unit Terkait Dokumen Waktu

Alumni Pengolah Data Dekan

Alumni mengajukan

surat permohonan

pengganti transkrip,

dengan melampirkan

(surat keterangan

kehilangan dari

kepolisian, fotokopi ktp,

pas foto berwarna 4x6,

4 lembar dan fotokopi

transkrip (jika ada) ke

pengolah data

akademik

1

Pengolah data

akademik melakukan

validasi data dan

persyaratan

2

Pengolah data

akademik menerbitkan

surat keterangan

pengganti transkrip

yang ditandatangani

Dekan

3

Pengolah data

akademik memberikan

surat keterangan

pengganti ijazah ke

alumni

4

Selesai

END

101

SOP Prosedur

Mencetak

Transkip

Akademik

Sementara



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 2





1. Prosedur 1. Mahasiswa mengunduh format transkrip sementara di website masing-

masing prodi. (Mahasiswa)

2. Mahasiswa mengisi softcopy sesuai dengan data nilai KHS, kemudian

dicetak rangkap 2. (Mahasiswa)

3. KHS valid dari semester awal sampai akhir. (Admin Prodi)

4. Melakukan proses validasi nilai. (Admin Prodi)

5. Transkrip sementara. (Admin Prodi)

6. Memberi paraf. (Kasubag Akademik)

7. Transkrip semestara. (Kasubag Akademik)

8. Memberi tanda tangan. (Wakil Dekan I)

9. Transkrip sementara. (Admin Prodi)

10. Menerima transkrip dari admin. (Mahasiswa)

102


Wakil

Dekan

Kasubag Mahasiswa Pengolah

Data

Mahasiswa mengunduh

format transkrip nilai

sementara di website

prodi (esy.trunojoyo.ac.id

untuk prodi ekonomi

syariah dan

hbs.trunojoyo.ac.id untuk

prodi hokum bisnis

syariah)

1

Mahasiswa mengisi

softcopy transkrip sesuai

dengan data KHS dari


terakhir yang telah

ditempuh dan dicetak

rangkap 2

2

Mahasiswa melakukan

proses validasi nilai

dengan pengolah data

akademik, dengan

membawa KHS valid dari


terakhir yang telah

ditempu

3



nilai sementara yang

sudah divalidasi kepada

Kasubag Akademik untuk

diberi paraf

4

Wakil Dekan I

menandatangani

transkrip sementara

5



kepada mahasiswa

6

Selesai

END

103

SOP Permohonan Surat

Keterangan Pengganti

Ijazah



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 2





Definisi 1. BAK : Biro Akademik dan Kemahasiswaan

2. SK : Surat Keputusan

Prosedur Prosedur Kerja

1. Alumni mengajukan surat permohonan pengganti ijazah, dengan

melampirkan (surat keterangan kehilangan dari kepolisian, fotokopi

ktp, pas foto berwarna 4x6, 4 lembar dan fotokopi ijazah (jika ada) ke

BAKPSI

2. BAKPSI melakukan validasi data dan persyaratan (apabila persyaratan

lengkap maka akan diproses ke langkah berikutnya jika tidak maka

akan dikembalikan ke mahasiswa untuk dilengkapi)

3. BAKPSI menerbitkan surat keterangan pengganti ijazah yang

ditandatangani Rektor

4. BAKPSI memberikan surat keterangan pengganti ijazah ke alumni

Pihak-Pihak Terkait 1. Alumni

2. BAAPSI

3. Rektor

104

Kegaiatn No Unit Terkait Dokumen Waktu

Alumni BAAPSI Rektor

Alumni mengajukan

surat permohonan

pengganti ijazah,

dengan melampirkan

(surat keterangan

kehilangan dari

kepolisian, fotokopi ktp,

pas foto berwarna 4x6,

4 lembar dan fotokopi

ijazah (jika ada) ke

BAKPSI

1

BAKPSI melakukan

validasi data dan

persyaratan (apabila

persyaratan lengkap

maka akan diproses ke

langkah berikutnya jika

tidak maka akan

dikembalikan ke

mahasiswa untuk

dilengkapi)

2

BAKPSI menerbitkan

surat keterangan

pengganti ijazah yang

ditandatangani Rektor

3

BAKPSI memberikan

surat keterangan

pengganti ijazah ke

alumni

4

Selesai

END

105

SOP Pengajuan Legalisir

Ijazah dan Transkrip

Nilai



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 2





1. Prosedur 1. Pemohon (alumni) datang ke pengadministrasi akademik dan mengisi buku

legalisir

2. Pemohon (alumni) menyerahkan fotocopy ijazah atau transkrip nilai

dengan menunjukkan ijazah asli atau transkrip nilai asli

3. Pengadministrasi akademik akan memberikan formulir pembayaran ke

Bank

4. Pengadministrasi akademik menyerahkan fotocopy ijazah atau transkrip

nilai ke piñata usaha pimpinan untuk disahkan dan distempel fakultas

5. Legalisir ijazah atau transkrip nilai diambil pemohon (alumni) dengan

menunjukkan bukti pembayaran yang sudah verifikasi lunas oleh Bank

106


Alumni PA PUP

Pemohon (alumni)

datang ke

pengadministrasi

akademik dan mengisi

buku legaliser

1

Pemohon (alumni)

menyerahkan fotocopy

ijazah atau transkrip

nilai dengan

menunjukkan ijazah

asli atau transkrip nilai

asli

2

Pengadministrasi

akademik akan

memberikan formulir

pembayaran ke Bank

3

Pengadministrasi

akademik

menyerahkan fotocopy

ijazah atau transkrip

nilai ke piñata usaha

pimpinan untuk

disahkan dan distempel

fakultas

4

Legalisir ijazah atau

transkrip nilai diambil

pemohon (alumni)

dengan menunjukkan

bukti pembayaran yang

sudah verifikasi lunas

oleh Bank

5

Selesai

END

107

SOP Peminjaman

Dokumen Akademik



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 3





1. Prosedur 1. Mahasiswa mengambil form peminjaman dokumen akademik ke Bagian

Akademik Fakultas

2. Mahasiswa mengisi form dan meminta tandatangan sesuai yang tertera

pada format (Dosen Wali dan Ketua Prodi)

3. Mahasiswa menyerahkan form kepada Bagian Akademik Fakultas dan

menyerahkan uang atau barang senilai minimal Rp 200.000,- sebagai

jaminan yang nantinya akan dikembalikan

4. Bagian Akademik Fakultas memberikan Dokumen yang dibutuhkan

kepada mahasiswa

5. Mahasiswa diberi waktu maximal 3 jam untuk mengcopy dokumen

6. Bila dokumen tersebut tidak dikembalikan ke Bagian Akademik Fakultas

sesuai masa pinjam yang diberikan, maka jaminan mahasiswa dikenakan

sanksi akademik berupa pembatasan SKS yang diambil pada semester

berikutnya maksimal 10 sks.

7. Mahasiswa mengembalikan fotocopy dokumen kepada Bagian Akademik

Fakultas

8. Bagian Akademik mengembalikan jaminan kepada mahasiswa

108


BA Mhs Waldos Kaprodi

Mahasiswa

mengambil form

peminjaman

dokumen

akademik ke

Bagian Akademik

Fakultas

1

Mahasiswa

mengisi form dan

meminta

tandatangan

sesuai yang

tertera pada

format (Dosen

Wali dan Ketua

Prodi)

2

Mahasiswa

menyerahkan form

kepada Bagian

Akademik

Fakultas dan

menyerahkan

uang atau barang

senilai minimal Rp

200.000,- sebagai

jaminan yang

nantinya akan

dikembalikan

3

Bagian Akademik

Fakultas

memberikan

Dokumen yang

dibutuhkan

kepada

mahasiswa

4 3 jam

Mahasiswa diberi

waktu maximal 3

jam untuk

mengcopy

dokumen

5

Bila dokumen

tersebut tidak

dikembalikan ke

Bagian Akademik

Fakultas sesuai

masa pinjam yang

6

109

diberikan, maka

jaminan

mahasiswa

dikenakan sanksi

akademik berupa

pembatasan SKS

yang diambil pada

semester

berikutnya

maksimal 10 sks.

Mahasiswa

mengembalikan

fotocopy dokumen

kepada Bagian

Akademik

Fakultas

7

Bagian Akademik

mengembalikan

jaminan kepada

mahasiswa

8

Selesai

END

110

SOP Pengembangan

Kurikulum



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 5





1. Tujuan Menjamin proses pengembangan kurikulum dan penerapannya sesuai

dengan rencana, kebutuhan, perkembangan ilmu, perkembangan di

masyarakat, dan peraturan/perundang-undangan yang berlaku.

2. Ruang

Lingkup

Telaah dan revisi kurikulum

3. Definisi Kurikulum pendidikan tinggi adalah seperangkat rencana dan pengaturan

mengenai isi maupun bahan kajian dan pelajaran serta cara penyampaian

dan penilaiannya yang digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan

kegiatan belajar mengajar di perguruan tinggi.

4. Prosedur 1. Koordinator Program Studi membentuk tim pengembang kurikulum

program studi yang terdiri dari Ketua Program Studi, Sekretaris Prodi,

perwakilan sublaboratorium, dan perwakilan stakeholder.

2. Tim melakukan kajian kurikulum nasional dan kajian lapangan (analisis

kebutuhan) dan/atau studi banding kurikulum pada lembaga sejenis

3. Tim Pengembang Kurikulum menelaah kurikulum yang sedang berlaku

(kurikulum lama) dan mengkaji kekurangan-kekurangannya

4. Tim melakukan analisis terhadap hasil kajian butir 2 dan butir 3 dan

menghasilkan kerangka kurikulum baru

5. Tim menyusun draf kurikulum baru (profil lulusan, learning outcome, Body

of knowledge, matakuliah, kompetensi, kompetensi dasar.)

6. Forum prodi menelaah draf kurikulum melalui pertemuan forum prodi

(semua warga prodi diundang) dan/atau memberikan masukan secara

tertulis. Forum jurusan menelaah dan memberikan masukan yang dicatat

oleh tim pengembang kurikulum

7. Tim merevisi draf kurikulum berdasarkan masukan

111

8. Tim menyerahkan draf kurikulum kepada prodi untuk dilakukan uji publik

9. Jurusan melakukan uji publik terhadap draf kurikulum. Peserta uji publik

melakukan kajian dan memberikan masukan dan saran

10. Prodi memberikan masukan dan saran-saran dari uji publik kepada Tim

Pengembang

11. Tim Pengembang melakukan revisi draf kurikulum dan menyerahkan

hasilnya kepada Prodi

12. Koordinator Program Studi mengesahkan kurikulum baru

13. Koordinator Program Studi melaporkan hasil kurikulum baru ke Dekan

14. Dekan mengeluarkan surat keputusan pelaksanaan kurikulum baru

15. Koordinator Program Studi melakukan sosialisasi kepada seluruh warga

jurusan, mahasiswa, dan stake holder

16. Kurikulum dilaksanakan.

5. Acuan 1. Pedoman akademik

2. Renstra Fakultas Keislaman dan program Studi

6. Penanggung

Jawab

Koordinator Program Studi

7. Dokumen

Terkait

1. Standar Proses Perkuliahan

2. Standar Penilaian Perkuliahan

3. SOP Perkuliahan

4. Hasil kajian pelaksanaan monev kurikulum

5. Hasil kajian lapangan (stakeholder, alumni, pengguna)

112


Deka

n

Tim

Pengemban

gan

Wald

os

Kaprodi Mhs Stakeh

older

Koordinator

Program Studi

membentuk tim

pengembang

kurikulum program

studi yang terdiri

dari Ketua

Program Studi,

Sekretaris Prodi,

perwakilan

sublaboratorium,

dan perwakilan

stakeholder

1 Standar

Proses

Perkuliaha

n

Tim melakukan

kajian kurikulum

nasional dan

kajian lapangan

(analisis

kebutuhan)

dan/atau studi

banding kurikulum

pada lembaga

sejenis

2 Standar

Penilaian

Perkuliaha

n

Tim Pengembang

Kurikulum

menelaah

kurikulum yang

sedang berlaku

(kurikulum lama)

dan mengkaji

kekurangan-

kekurangannya

3 Hasil

kajian

pelaksana

an monev

kurikulum

Tim melakukan

analisis terhadap

hasil kajian butir 2

dan butir 3 dan

menghasilkan

kerangka

kurikulum baru

4 Hasil

kajian

lapangan

(stakehold

er, alumni,

pengguna)

Tim menyusun

draf kurikulum

baru (profil

5

113

lulusan, learning

outcome, Body of

knowledge,

matakuliah,

kompetensi,

kompetensi

dasar.)

Forum prodi

menelaah draf

kurikulum melalui

pertemuan forum

prodi (semua

warga prodi

diundang)

dan/atau

memberikan

masukan secara

tertulis. Forum

jurusan menelaah

dan memberikan

masukan yang

dicatat oleh tim

pengembang

kurikulum

6

Tim merevisi draf

kurikulum

berdasarkan

masukan

7

Tim menyerahkan

draf kurikulum

kepada prodi

untuk dilakukan uji

publik

8

Jurusan

melakukan uji

publik terhadap

draf kurikulum.

Peserta uji publik

melakukan kajian

dan memberikan

masukan dan

saran

9

Prodi memberikan

masukan dan

saran-saran dari

uji publik kepada

Tim Pengembang

10

114

Tim Pengembang

melakukan revisi

draf kurikulum dan

menyerahkan

hasilnya kepada

Prodi

11

Koordinator

Program Studi

mengesahkan

kurikulum baru

12

Koordinator

Program Studi

melaporkan hasil

kurikulum baru ke

Dekan

13

Dekan

mengeluarkan

surat keputusan

pelaksanaan

kurikulum baru

14

Koordinator

Program Studi

melakukan

sosialisasi kepada

seluruh warga

jurusan,

mahasiswa, dan

stake holder

15

Kurikulum

dilaksanakan

16

Selesai

END

115

SOP Evaluasi Akademik



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 2





1. Definisi 1. PD I : Pembantu Dekan Satu

2. DO : Drop Out

3. Prodi : Program Studi

4. BAK : Biro Akademik dan Kemahasiswaan

2. Prosedur 1. Bagian akademik menyiapkan data/catatan akademik mahasiswa, Ka

Prodi memverifikasi data evaluasi akademik

2. PD 1 menetapkan mahasiswa yang perlu ditegur atau diputuskan, dari hasil

analisis catatan akademik mahasiswa

3. Bagian akademik melakukan publikasi mahasiswa yang diberikan teguran

atau diputus drop out

4. Bagian akademik menyiapkan surat teguran atau pemberitahuan drop out

untuk disahkan oleh Dekan

5. Dekan menandatangani surat teguran/ surat usulan DO yang dibuat bagian

akademik

6. Selanjutnya bagian akademik memberikan surat teguran itu kepada

mahasiswa dan surat usulan DO ke bagian BAK

116


BA PD I MHS BAK Dekan Kaprodi

Bagian akademik

menyiapkan

data/catatan

akademik

mahasiswa, Ka

Prodi memverifikasi

data evaluasi

akademik

1

PD 1 menetapkan

mahasiswa yang

perlu ditegur atau

diputuskan, dari

hasil analisis

catatan akademik

mahasiswa

2

Bagian akademik

melakukan publikasi

mahasiswa yang

diberikan teguran

atau diputus drop

out

3

Bagian akademik

menyiapkan surat

teguran atau

pemberitahuan drop

out untuk disahkan

oleh Dekan

4

Dekan

menandatangani

surat teguran/ surat

usulan DO yang

dibuat bagian

akademik

5

Selanjutnya bagian

akademik

memberikan surat

teguran itu kepada

mahasiswa dan

surat usulan DO ke

bagian BAK

6

Selesai

END

117

SOP Pengendalian

Dokumen Mutu



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 4





1. Tujuan Menetapkan dan memelihara sistem pengendalian semua dokumen

mutu yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi sehingga dapat

memastikan semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui

secara memadai serta untuk menjaga semua dokumen agar terpelihara

dengan baik.

2. Ruang

Lingkup

Pengendalian Dokumen Mutu mencakup dokumen yang harus

diterapkan pada semua dokumen mutu, seperti Manual Mutu (MM),

Standard Operating Procedure (SOP), Instruksi Kerja (IK), Struktur

Organisasi, Job Description (Deskripsi Pekerjaan), Spesifikasi Produk

dan semua dokumen standar eksternal yang berkaitan dengan mutu.

3. Definisi Pengendalian dokumen merupakan sistem perbaikan secara terus

menerus tentang dokumen akademik. Manual prosedur ini menyangkut

koreksi atas proses pelayanan akademik.

4. Referensi 1. Manual Mutu

2. Manual Prosedur Audit Mutu Akademik

5. Prosedur 1. Bagian administrasi akademik mengajukan revisi proses pelayanan

2. Sekretaris Unit Jaminan Mutu melakukan revisi dokumen mutu.

3. Sekretaris Unit Jaminan Mutu menerbitkan dokumen mutu yang telah

direvisi (Standard Mutu, Manual Mutu, Manual Prosedur, Renstra,

Tinjauan Manajemen, dll)

4. Ketua Unit Jaminan Mutu mengajukan dokumen perbaikan kepada

KPS

5. Ketua Program Studi memberikan persetujuan

6. Sekretaris UJM memberi tanda kadaluarsa pada dokumen yang tidak

118

terpakai

7. Bagian administrasi akademk melakukan sosialisasi dan pengendalian

119


BAK SUJM KUJM Pelayanan KeProg

Bagian

administrasi

akademik

mengajukan revisi

proses pelayanan

1

Sekretaris Unit

Jaminan Mutu

melakukan revisi

dokumen mutu

2

Sekretaris Unit

Jaminan Mutu

menerbitkan

dokumen mutu

yang telah direvisi

(Standard Mutu,

Manual Mutu,

Manual Prosedur,

Renstra, Tinjauan

Manajemen, dll)

3

Ketua Unit

Jaminan Mutu

mengajukan

dokumen

perbaikan kepada

KPS

4

Ketua Program

Studi memberikan

persetujuan

5

Sekretaris UJM

memberi tanda

kadaluarsa pada

dokumen yang

tidak terpakai

6

Bagian

administrasi

akademk

melakukan

sosialisasi dan

120

pengendalian

Selesai

END

121

SOP Audit Mutu Internal



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 4





1. Tujuan Melakukan verifikasi terhadap efektivitas dari penerapan sistem

mutu secara efektif dan efisien, melaporkan hasil audit dengan data yang

memadai dan memberikan masukan kepada bagian terkait agar dapat

dilakukan perbaikan

2. Ruang

Lingkup

Semua kegiatan audit mutu akademik yang dilaksanakan di semua

bidang terkait dalam penerapan sistem manajemen mutu di Unit Jaminan

Mutu Fakultas Keislaman

3. Definisi Audit mutu akademik adalah suatu pemeriksaan yang sistematis dan

independen untuk menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta

hasilnya telah dilaksanakan sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk

mencapai tujuan

4. Referensi 1. Daftar Auditor Internal Unit Jaminan Mutu Universitas Trunojoyo

Madura

2. Rencana Jadwal Audit Internal

3. Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian atau

Corrective Action Requirement

4. Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan

122

5. Prosedur Audit Mutu Akademik memberikan nilai tambah dan memperbaiki

kinerja operasional akademik program studi S1 di Fakultas Keislaman

sehingga dapat mengidentifikasi lingkup perbaikan dan pengembangan

profesional secara berkelanjutan.

1. Gugus Jaminan Mutu menginformasikan menjadwalkan jadwal

audit dan materi audit kepada Unit Jaminan Mutu.

2. Unit Jaminan Mutu melakukan pengisian borang dan persiapan

untuk menyampaikan waktu dan materi audit kepada auditee.

3. Unit Jaminan Mutu mengisi borang penilaian dan mempersiapkan

dokumen yang dibutuhkan. Auditee memberikan persetujuan.

4. Apabila hasil persetujuan tidak maka Borang penilaian, Standard

Mutu, Manual Mutu, Manual Prosedur, Renstra, Tinjauan

Manajemen, dll.

5. Apabila hasil persetujuan iya maka Gugus Jaminan Mutu

menerima borang yang sudah diisi dan menyerahkan kepada

auditor.

6. Auditor memberikan penilaian pada borang penilaian.

7. Auditor melakukan audit sesuai waktu yang dijadwalkan

123


GUJM Audite UJM

Gugus Jaminan

Mutu

menginformasikan

menjadwalkan

jadwal audit dan

materi audit kepada

Unit Jaminan Mutu

1

Unit Jaminan Mutu

melakukan

pengisian borang

dan persiapan

untuk

menyampaikan

waktu dan materi

audit kepada

auditee

2

Unit Jaminan Mutu

mengisi borang

penilaian dan

mempersiapkan

dokumen yang

dibutuhkan. Auditee

memberikan

persetujuan

3

Apabila hasil

persetujuan tidak

maka Borang

penilaian, Standard

Mutu, Manual Mutu,

Manual Prosedur,

Renstra, Tinjauan

Manajemen, dll.

4

Apabila hasil

persetujuan iya

maka Gugus

Jaminan Mutu

menerima borang

yang sudah diisi

dan menyerahkan

kepada auditor.

5

Auditor memberikan

penilaian pada

borang penilaian

6

124

Auditor melakukan

audit sesuai waktu

yang dijadwalkan

7

Selesai

END

125

SOP Penelitian dan

Pengabdian Masyarakat



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 7





1. Tujuan Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat dari dana PNBP dilakukan

agar kualitas Penelitian dan Pengabdian pada masyarakat yang dilakukan

oleh dosen semakin meningkat, sehingga akan menambah wawasan

dosen yang bersangkutan dan dosen Jurusan Manajemen

2. Ruang

Lingkup

Kegiatan Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat dari dana PNBP

ini melibatkan beberapa orang dan unit dengan wewenang dan tanggung

jawaban sebagai berikut:

Dosen

Wewenang Mengajukan usulan /proposal Penelitian

dan atau Pengabdian pada Masyarakat

Tanggung

Jawab

Membuat usulan /proposal Penelitian dan atau

Pengabdian pada Masyarakat

Melakukan Penelitian dan atau Pengabdian

Masyarakat

Melakukan presentasi dari Hasil Penelitian

dan atau Pengabdian pada Masyarakat

Jurusan

Wewenang Membentuk Tim Seleksi Kegiatan

Penelitian dan Pengabdian Masyarakat dari dan

PNBN

126

Tanggung

Jawab

Memonitor Pelaksanaan Kegiatan

Penelitian dan Pengabdian Masyarakat dari

dana PNBN Menyimpan pembayaran

legalisir dari mahasiswa

Mengevaluasi Kegiatan Penelitian dan

Pengabdian Masyarakat dari dana PNBN

yang sudah dilaksanakan dan memberikan

rekomendasi untuk kegiatan yang sama

pada tahun selanjutnya

Tim Seleksi dan Evaluasi

Wewenang Menetapkan Kegiatan Penelitian dan

Pengabdian pada Masyarakat yang layak

dilaksanakan dan didanai PNBN

Tanggung

Jawab

Menyeleksi Proposal Kegiatan Penelitian

dan atau Pengabdian pada Masyarakat pada

seluruh dosen Jurusan

Mengumumkan Kegiatan Penelitian dan atau

Pengabdian pada Masyarakat pada seluruh dosen J

3. Definisi Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat dari dana PNBP adalah

tahapan yang harus dilakukan oleh dosen untuk mengikuti dan

melaksanakan kegiatan Penelitian dan atau kegiatan Pengabdian Pada

Masyarakat

4. Referensi 1. Rencana Induk Penelitian Universitas Trunojoyo

2. Rencana Induk Penelitian Fakultas Keislaman

3. Handbook pengabdian masyarakat

5. Prosedur 1. Jurusan Ilmu Keislaman mengumumkan adanya dana PNBP untuk

Kegiatan Penelitian dan atau Pengabdian Masyarakat kepada seluruh dosen

Jurusan Ilmu Keislaman

2. Jurusan Ilmu Keislaman membentuk Tim Seleksi Kegiatan Penelitian dan

atau Pengabdian pada Masyarakat

3. Dosen Jurusan Ilmu Keislaman mengajukan Proposal Kegiatan

Penelitian dan atau Pengabdian pada Masyarakat kepada Tim

Seleksi

127

4. Tim Seleksi menyeleksi Proposal Kegiatan Penelitian dan atau


5. Tim Seleksi Memonitoring dan evaluasi proses penyusunan usulan

penelitian yang memiliki mekanisme untuk memonitor, mengkaji,

dan memperbaiki pelaksanaan proses pembelajaran berdasarkan atas

Mutu Manual Prosedur monitoring dan evaluasi

6. Tim Seleksi mengumumkan Kegiatan Penelitian dan atau

Pengabdian pada Masyarakat yang layak untuk dilaksanakan dan

didanai oleh PNBP

7. Dosen terpilih membuat kontrak penelitian dan P2M ditandatangani

oleh Ketua Jurusan dan Pembantu Dekan 1

8. Dosen terpilih melaksanakan Kegiatan Penelitian dan atau


9. Dosen tepilih mempresentasikan hasil Kegiatan Penelitian dan atau

Pengabdian pada Masyarakat yang dilaksanakan di hadapan Tim

Seleksi dan dihadapan dosen Jurusan yang lainnya

10. Dosen terpilih membuat revisi dari Kegiatan Penelitian dan atau

Pengabdian pada Masyarakat yang telah dilakukan.

11. Dosen terpilih menjilid dan mengumpulkan hasil Kegiatan

Penelitian dan atau Pengabdian pada Masyarakat pada Jurusan

12. Tim Seleksi melaporkan Kegiatan Penelitian dan atau Pengabdian

pada Masyarakat yang sudah silakukan pada Jurusan

128


Prodi Masyarakat Dosen Tim

Penyeleksi

Jurusan Ilmu

Keislaman

mengumumkan

adanya dana

PNBP untuk

Kegiatan

Penelitian dan

atau Pengabdian

Masyarakat

kepada seluruh

dosen Jurusan

Ilmu Keislaman

1

Jurusan Ilmu

Keislaman

membentuk Tim

Seleksi Kegiatan

Penelitian dan

atau Pengabdian

pada Masyarakat

2

129

Dosen Jurusan

Ilmu Keislaman

mengajukan

Proposal Kegiatan

Penelitian dan

atau Pengabdian

pada Masyarakat

kepada Tim

Seleksi

3

Tim Seleksi

menyeleksi

Proposal Kegiatan

Penelitian dan

atau Pengabdian

pada Masyaraka

4

Tim Seleksi

Memonitoring dan

evaluasi proses

penyusunan

usulan penelitian

yang memiliki

mekanisme untuk

memonitor,

mengkaji, dan

memperbaiki

pelaksanaan

proses

pembelajaran

berdasarkan atas

Mutu Manual

Prosedur

monitoring dan

evaluasi

5

130

Tim Seleksi

mengumumkan

Kegiatan

Penelitian dan

atau Pengabdian

pada Masyarakat

yang layak untuk

dilaksanakan dan

didanai oleh PNBP

6

Dosen terpilih

membuat kontrak

penelitian dan

P2M

ditandatangani

oleh Ketua

Jurusan dan

Pembantu Dekan

1

7

Dosen terpilih

melaksanakan

Kegiatan

Penelitian dan

atau Pengabdian

pada Masyarakat

8

131

Dosen tepilih

mempresentasika

n hasil Kegiatan

Penelitian dan

atau Pengabdian

pada Masyarakat

yang dilaksanakan

di hadapan Tim

Seleksi dan

dihadapan dosen

Jurusan yang

lainnya

9

Dosen terpilih

membuat revisi

dari Kegiatan

Penelitian dan

atau Pengabdian

pada Masyarakat

yang telah

dilakukan.

10

Dosen terpilih

menjilid dan

mengumpulkan

hasil Kegiatan

Penelitian dan

atau Pengabdian

pada Masyarakat

pada Jurusan

11

Tim Seleksi

melaporkan

Kegiatan

Penelitian dan

12

132

atau Pengabdian

pada Masyarakat

yang sudah

silakukan pada

Jurusan

Selesai

END

133

SOP Anti Plagiarisme

Dokumen Penelitian Dan

Pengabdian



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 3





Tujuan Menjelaskan prosedur evaluasi dokumen penelitian (mahasiswa dan

dosen) serta dokumen pengabdian agar terbebas dari unsur plagiarisme.

Ruang Lingkup Manual Prosedur Anti Plagiasi ditujukan untuk Mahasiswa Program

Studi dan Dosen yang memiliki karya tulis

Definisi 1. Plagiarisme adalah kegiatan dengan sengaja atau tidak mengambil karya

orang lain tanpa menyebutkan penulis karya tersebut.

2. Bagian akademik Program Studi S1 adalah pihak yang melakukan proses

pengumpulan karya tulis dosen maupun mahasiswa Jurusan Ilmu

Keislaman

3. Pihak anti plagiasi adalah pihak yang memiliki software anti plagiasi yang

memberikan pernyataan bahwa dokumen bebas plagiat.

6. Referensi 1. SK Mendiknas

2. SK Rektor

3. SK Dekan

7. Prosedur 1. Dosen/ mahasiswa memberikan hasil karya tulis ke bagian akademik.

2. Dosen/ mahasiswa mengisi formulir untuk pemeriksaan anti plagiasi.

3. Bagian Akademik menyerahkan dokumen yang akan dipindai

kepada pihak anti plagiasi sebagai pihak pelaksana pemindai

dokumen.

4. Pihak anti plagiasi menerbitkan surat keterangan hasil pemindaian

plagiasi.

5. Bagian akademik menerima surat keterangan dari pihak anti plagiasi

6. Dosen/ Mahasiswa menerima surat keterangan anti plagiasi.

134


BA Mhs /Dosen Pihak anti plagiasi

Dosen/

mahasiswa

memberikan hasil

karya tulis ke

bagian akademik

1

Dosen/

mahasiswa

mengisi formulir

untuk

pemeriksaan anti

plagiasi.

2

Bagian Akademik

menyerahkan

dokumen yang

akan dipindai

kepada pihak anti

plagiasi sebagai

pihak pelaksana

pemindai

dokumen

3

Pihak anti plagiasi

menerbitkan surat

keterangan hasil

pemindaian

plagiasi

4

Bagian akademik

menerima surat

keterangan dari

pihak anti plagiasi

5

135

Dosen/

Mahasiswa

menerima surat

keterangan anti

plagiasi

6

Selesai

END

136

SOP Tindakan Korektif



Revisi : 0

Jumlah Hal. : 3





1. Tujuan Tindakan korektif bertujuan untuk mempertahankan konsistensi serta

perbaikan pengendalian produk dan dokumen-dokumen terkait di Unit

Jaminan Mutu UTM, guna mencegah terjadinya kembali produk yang

tidak sesuai

2. Definisi Tindakan korektif yang dijelaskan dalam prosedur ini diterapkan

terhadap setiap proses dan produk yang terdapat dalam masing-masing

bidang beserta dokumen yang terkait

3. Referensi 1. SOP Audit Mutu Akademik

2. Manual Mutu

4. Prosedur 1. Unit Jaminan Mutu melakukan pendataan temuan dan menyelidiki

penyebab ketidaksesuaian

2. Jurusan menerima daftar ketidaksesuaian dan memberikan rekomendasi

penyelesaian

3. Bagian administrasi akademik melakukan koreksi dan perbaikan pada

proses kerja sesuai temuan dan rekomendasi

4. Unit Jaminan Mutu melakukan pemantauan pelaksanaan tindakan korektif

5. Unit Jaminan Mutu mempersiapkan dokumen klarifikasi hasil temuan dan

mengisi barang klarifikasi (Borang Klarifikasi Manual Mutu/ Manual

Prosedur/ Tinjauan Manajemen)

6. Jurusan memberikan persetujuan

7. Unit Jaminan Mutu Melakukan klarifikasi hasil temuan kepada auditor

(Borang Klarifikasi)

8. Persetujuan Klarifikasi dari Auditor

9. Temuan terklarifikasi oleh Auditor (Borang Klarifikasi)

137


UJM Jurusan BAK Auditor

Unit Jaminan

Mutu melakukan

pendataan temuan

dan menyelidiki

penyebab

ketidaksesuaian

1

Jurusan menerima

daftar

ketidaksesuaian

dan memberikan

rekomendasi

penyelesaian

2

Bagian

administrasi

akademik

melakukan koreksi

dan perbaikan

pada proses kerja

sesuai temuan

dan rekomendasi

3

Unit Jaminan Mutu

melakukan

pemantauan

pelaksanaan

tindakan korektif

4

Unit Jaminan Mutu

mempersiapkan

dokumen

klarifikasi hasil

temuan dan

mengisi barang

5

138

klarifikasi (Borang

Klarifikasi Manual

Mutu/ Manual

Prosedur/

Tinjauan

Manajemen)

Jurusan

memberikan

persetujuan

6

Unit Jaminan Mutu

Melakukan

klarifikasi hasil

temuan kepada

auditor (Borang

Klarifikasi)

7

Persetujuan

Klarifikasi dari

Auditor

8

Temuan

terklarifikasi oleh

Auditor (Borang

Klarifikasi)

Selesai

END

manual prosedur bidang akademikfik.trunojoyo.ac.id/wp-content/uploads/2019/03/mp... · mutu dalam...

Documents