manual de procedimientos cuentas por pagar

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CUENTAS POR PAGAR

Guatemala, 04 de abril de 2017


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ÍndiceAPROBACIÓN:...................................................................................................................................... 5

1. OBJETO Y ALCANCE ................................................................................................................... 5

2. PRINCIPALES PROCEDIMIENTOS DE CUENTAS POR PAGAR:..................................................... 5

2.1. PAGOS EN CONCEPTO DE TRANSPORTE PARA PERSONAS Y ALIMENTOS PARA PERSONAS:... 5

2.1.1. REQUISITOS QUE DEBE TENER EL EXPEDIENTE PARA PAGO EN CONCEPTO DE TRANSPORTEPARA PERSONAS Y ALIMENTOS PARA PERSONAS: ................................................................... 5

2.1.2. PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR EN CONCEPTO DE TRANSPORTE PARA PERSONAS YALIMENTOS PARA PERSONAS: .................................................................................................. 6

2.2. PAGOS EN CONCEPTO DE SERVICIOS BÀSICOS (AGUA, ENERGÌA ELECTRICA, TELEFONÌA,EXTRACCIÒN DE BASURA Y CUOTA DE SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO DE CONDOMINIO):. 9

2.2.1. REQUISITOS QUE DEBE TENER EL EXPEDIENTE PARA PAGO EN CONCEPTO DE SERVICIOSBÀSICOS (AGUA, ENERGÌA ELECTRICA, TELEFONÌA, EXTRACCIÒN DE BASURA Y CUOTA DESEGURIDAD Y MANTENIMIENTO DE CONDOMINIO):............................................................... 9

2.2.2. PROCESO PARA PAGO EN CONCEPTO DE SERVICIOS BÀSICOS (AGUA, ENERGÌA ELECTRICA,TELEFONÌA, EXTRACCIÒN DE BASURA Y CUOTA DE SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO DECONDOMINIO): ....................................................................................................................... 10

2.3. PAGOS EN CONCEPTO DE ADQUISICIÒN DE INSUMOS CORRESPONDIENTES AL GRUPO 200PRINCIPALMENTE RENGLONES 241, 245, 291, 267, 292 y 299 Y OTROS DEL GRUPO 200:.... 14

2.3.1. REQUISITOS QUE DEBE TENER EL EXPEDIENTE PARA PAGO EN CONCEPTO DE ADQUISICIÒNDE INSUMOS CORRESPONDIENTES AL GRUPO 200 PRINCIPALMENTE RENGLONES 241, 245,291, 267, 292 y 299 Y OTROS DEL GRUPO 200: ...................................................................... 14

2.3.2. PROCESO PARA PAGO EN CONCEPTO DE ADQUISICIÒN DE INSUMOS CORRESPONDIENTESAL GRUPO 200 PRINCIPALMENTE RENGLONES 241, 245, 291, 267, 292 y 299 Y OTROS DELGRUPO 200: ............................................................................................................................ 15

2.4. PAGOS EN CONCEPTO DE ADQUISICIÒN DE PRENDAS DE VESTIR Y ÙTILES DEPORTIVOS YRECREATIVOS: ......................................................................................................................... 18

2.4.1. REQUISITOS QUE DEBE TENER EL EXPEDIENTE PARA PAGOS EN CONCEPTO DE ADQUISICIÒNDE PRENDAS DE VESTIR Y ÙTILES DEPORTIVOS Y RECREATIVOS:........................................... 18


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2.4.2. PROCESO PARA PAGO EN CONCEPTO DE EN CONCEPTO DE ADQUISICIÒN DE PRENDAS DEVESTIR Y ÙTILES DEPORTIVOS Y RECREATIVOS:...................................................................... 19

2.5. PAGOS EN CONCEPTO DE SUELDOS Y SALARIOS: ................................................................... 22

2.5.1. REQUISITOS QUE DEBE TENER EL EXPEDIENTE PARA PAGOS EN CONCEPTO DE SUELDOS YSALARIOS:................................................................................................................................ 22

2.5.2. PROCESO PARA PAGO EN CONCEPTO DE SUELDOS Y SALARIOS: .......................................... 23

2.6. PAGOS EN CONCEPTO DE HONORARIOS: ............................................................................... 25

2.6.1. REQUISITOS QUE DEBE TENER EL EXPEDIENTE PARA PAGOS EN CONCEPTO DE HONORARIOSBAJO RENGLÒN 029: ............................................................................................................... 25

2.6.2. PROCESO PARA PAGO EN CONCEPTO DE HONORARIOS RENGLÒN 029: .............................. 26

2.7. PAGOS EN CONCEPTO DE GASTOS DE REPRESENTACIÒN EN EL INTERIOR RENGLÒN 063:... 29

2.7.1. REQUISITOS QUE DEBE TENER EL EXPEDIENTE PARA PAGOS EN CONCEPTO DE GASTOS DEREPRESENTACIÒN EN EL INTERIOR RENGLÒN 063: ................................................................ 29

2.7.2. PROCESO PARA PAGO EN CONCEPTO EN EL INTERIOR RENGLÒN 63 ................................... 29

2.8. PAGOS EN CONCEPTO DE AGUINALDO, BONO 14 Y BONO VACACIONAL:............................ 33

2.8.1. REQUISITOS QUE DEBE TENER EL EXPEDIENTE PARA PAGOS EN CONCEPTO DE AGUINALDO,BONO 14 Y BONO VACACIONAL: ............................................................................................ 33

2.8.2. PROCESO PARA PAGO EN CONCEPTO DE AGUINALDO, BONO 14 Y BONO VACACIONAL:... 33

2.9. PAGOS EN CONCEPTO DE RETENCIONES DE BANTRAB Y FIANZA DE FIDELIDAD: ................. 36

2.9.1. REQUISITOS QUE DEBE TENER EL EXPEDIENTE PARA PAGOS EN CONCEPTO DERETENCIONES DE BANTRAB Y FIANZA DE FIDELIDAD: ............................................................ 36

2.9.2. PROCESO PARA PAGO EN CONCEPTO DE RETENCIONES DE BANTRAB Y FIANZA DEFIDELIDAD: .............................................................................................................................. 36

2.10. PAGOS EN CONCEPTO DE PAGOS CUOTAS PATRONAL IGSS: ................................................ 37

2.10.1. REQUISITOS QUE DEBE TENER EL EXPEDIENTE PARA PAGOS EN CONCEPTO DE PAGOSCUOTA PATRONAL IGSS .......................................................................................................... 37

2.10.2. PROCESO PARA PAGO EN CONCEPTO DE CUOTA PATRONAL IGSS: .................................... 38

2.11.1. REQUISITOS QUE DEBE TENER EL EXPEDIENTE PARA PAGOS EN CONCEPTO DE CUOTALABORAL IGSS Y RETENCIONES ISR: ........................................................................................ 40

2.11.2. PROCESO PARA PAGO EN CONCEPTO DE CUOTA LABORAL IGSS Y RETENCIONES ISR: ....... 41


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2.12.1. REQUISITOS QUE DEBE TENER EL EXPEDIENTE PARA PAGO EN CONCEPTO DE SERVICIOSPERSONALES (RENGLONES 122, 142, 168, 156, 169, 184, 185, 186, 187, 194,195, 197, 199 YOTROS DEL GRUPO 100: ......................................................................................................... 42

2.12.2. PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR EN CONCEPTO DE SERVICIOS PERSONALES (RENGLONES122, 142, 168, 156, 169, 184, 185, 186, 187, 194,195, 197, 199 Y OTROS DEL GRUPO 100: 43

3. PROHIBICIONES:...................................................................................................................... 46

4. PAGOS NO CONTEMPLADOS: ................................................................................................. 46

5. RESGUARDO DE EXPEDIENTES DE PAGO: ............................................................................... 46

6. ASPECTOS NO CONSIDERADOS............................................................................................... 46

7. DEROGACIÓN: ......................................................................................................................... 47

8. VIGENCIA................................................................................................................................. 47

9. ANEXOS. .................................................................................................................................. 48


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APROBACIÓN:El Comité Ejecutivo de la Federación Nacional de Boliche, mediante punto quinto del acta7-17CE de fecha 04/04/2017; aprueba el Manual de Procedimientos de Cuentas por de laFederación Nacional de Boliche, siendo el siguiente:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CUENTAS POR PAGAR:

1. OBJETO Y ALCANCEEl presente manual pretende normar, sistematizar, integrar y asignar responsabilidadesrespecto a los procedimientos de cuentas por pagar:

2. PRINCIPALES PROCEDIMIENTOS DE CUENTAS POR PAGAR:2.1. PAGOS EN CONCEPTO DE TRANSPORTE PARA PERSONAS Y ALIMENTOS PARA

PERSONAS:2.1.1. REQUISITOS QUE DEBE TENER EL EXPEDIENTE PARA PAGO EN CONCEPTO

DE TRANSPORTE PARA PERSONAS Y ALIMENTOS PARA PERSONAS: La factura debe ser autorizada por la Superintendencia de Administración

Tributaria –SAT Adjuntar copia legible a toda factura térmica. La factura debe corresponder al periodo fiscal vigente. La factura debe estar a nombre de la Federación Nacional de Boliche Nit:

666990-5. La factura debe detallar los bienes o servicios adquiridos. (Según el sistema

de emisión de los proveedores). Resolución autorizada por la SAT vigente con su correlativo

correspondiente. La factura debe indicar el régimen de pago del impuesto sobre la renta del

proveedor. Carta de satisfacción de servicios adquiridos. (Forma UDAF 02-17) ver anexo Cotización. Las facturas no deben tener tachones, borrones o correcciones. Si la factura es cambiaria se debe adjuntar el recibo de caja correspondiente,

al momento de cancelar el pago. El valor en números debe ser igual al valor en letras. Copia de acta de negociación cuando el monto anual no exceda de

(Q.100,000.00). Listado de beneficiarios con la siguiente información: actividad, fecha,

nombre y firma de quien solicita, departamento, concepto: “Transporte de


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Personas” ò “Alimentos para personas” etc, nombre y firma de quienautoriza, No. Nombre de los beneficiarios, relación con la entidad (Atleta,dirigente, empleado, etc), documento personal de identificación de losbeneficiarios, firma de los beneficiarios. (Forma UDAF-01-17) ver anexo

Todo documento que se utilice como comprobante debe tener unrazonamiento al anverso del mismo, con firma del solicitante.

Certificación de punto de acta de autorización de gasto de Comité Ejecutivode Asociaciones Deportivas Departamentales cuando corresponda.

Certificación de punto de acta de autorización de gasto de Comité Ejecutivode la Federación Nacional de Boliche.

Retención de ISR, cuando corresponda. Asociar NPG, cuando corresponda.

2.1.2. PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR EN CONCEPTO DE TRANSPORTE PARAPERSONAS Y ALIMENTOS PARA PERSONAS:

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADESRecibir Auxiliar

ContableRecibir expediente y extender contraseña de pago (Cuandocorresponda).

Verificar AuxiliarContable

Verificar que cumpla con los requisitos descritos en elnumeral 2.1.1.

Aceptar/Rechazar AuxiliarContable

Si cumple con los requisitos, del numeral 2.1.1. lo acepta, delo contrario lo rechaza e indica los incumplimientos.

Trasladar AuxiliarContable

Trasladar expediente a Contador General, para que asigneestructura presupuestaria.

Asignar ContadorGeneral

Asigna estructura presupuestaria.

Verificar ContadorGeneral

Verifica que haya disponibilidad presupuestaria y cuota decompromiso, de no existir realiza el procedimientorespectivo para agregar cuota de compromiso ypresupuesto.

Traslada ContadorGeneral

A encargado de tesorería para que procesa a codificar elgasto según su naturaleza en el 20-30-50%.

Codifica Encargado deTesorería

Codificar el gasto según su naturaleza en el 20-30-50%.

Trasladar Encargado deTesorería

Trasladar a encargado de la UDAF, para visto bueno.


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Vo. Bo. Director UDAF Da visto bueno o gira instrucciones a donde correspondapara rectificaciones o modificaciones.

Registrar AuxiliarContable

Creación y registro de orden de compra en módulo deórdenes de compra de SIGES.


Traslada el expediente a Encargado de Tesorería para querevise y apruebe la orden de compra en el módulo deórdenes de compra de SIGES.

Aprobar/Rechazar Encargado deTesorería

Aprueba o rechaza orden de compra y lo devuelve al AuxiliarContable.

Creación AuxiliarContable

Crea Comprobante único de registro de compromiso (CURde compromiso) en el módulo de órdenes de compra deSIGES.


Traslada a Contador General, el expediente para aprobaciónde Comprobante único de registro de compromiso (CUR decompromiso).

Recibe ContadorGeneral

Recibe expediente para aprobación o rechazo delcomprobante único de registro de compromiso (CUR decompromiso).

Aprobar/rechazar ContadorGeneral

Aprueba o rechaza el comprobante único de registro decompromiso (CUR de compromiso).

Imprimir/firmar ContadorGeneral

Aprueba imprime y firma el comprobante único de registrode compromiso (CUR de compromiso) y lo adjunta alexpediente.

Trasladar ContadorGeneral

Traslada el comprobante único de registro de compromiso(CUR de compromiso) a Auxiliar Contable.

Recibe AuxiliarContable

Recibe el expediente ya incluido el comprobante único deregistro de compromiso (CUR de compromiso) y notifica laorden de compra.

Crear liquidación AuxiliarContable

Crea la liquidación en el módulo de órdenes de compra deSIGES.


Traslada expediente adjuntando liquidación para suaprobación.

Recibir Encargado deTesorería

Recibe expediente y aprueba o rechaza.


Traslada el expediente con lo liquidación aprobada orechazada para que el Auxiliar Contable continuar con elproceso.

Crear AuxiliarContable

Crear el comprobante único de registro de devengado (CURde devengado).


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Traslada a Contador General, el expediente para aprobaciónde Comprobante único de registro de devengado (CUR dedevengado).


Recibe expediente para aprobación o rechazo delcomprobante único de registro de devengado (CUR dedevengado).


Aprueba o rechaza el comprobante único de registro dedevengado (CUR de devengado).


Aprueba imprime y firma el comprobante único de registrode devengado (CUR de devengado) y lo adjunta alexpediente.


Comprobante único de registro de devengado (CUR dedevengado).


Recibe el expediente ya incluido el comprobante único deregistro de devengado (CUR de devengado) y notifica laorden de compra.

Imprimir AuxiliarContable

Imprime y firma orden de compra y anexos y los adjunta alexpediente.


Traslada el expediente adjuntando orden de compra yanexos.

Recibir expedientey solicitar el pago

Encargado deTesorería

Recibe el expediente y procede a solicitar el pago en elmódulo de ejecución de gastos de SICOIN.




Ejecutar pago Encargado deTesorería

Ejecuta pagos a beneficiario asignado pago total en elmódulo de tesorería de SICOIN.

Asignar método depago


Asigna cheque como método de pago en el módulo detesorería de SICOIN.

Asignar Encargado deTesorería

Asigna número cheque en el módulo de tesorería de SICOIN.

Imprimir Encargado deTesorería

Imprime el voucher de cheque respectivo en el módulo detesorería de SICOIN y lo adjunta al expediente.

Elaborar/trasladar Encargado deTesorería

El cheque físico, lo adjunta al expediente y lo traslada aContador General para su revisión.

Recibir / Revisar/trasladar

ContadorGeneral

Recibe, revisa y traslada el cheque a Director UDAF para suVo. Bo.

Recibir / Vo.Bo./trasladar

Director UDAF Recibe, revisa y traslada el cheque a Encargado de Tesoreríapara continuar con el trámite.

Recibir/Trasladar Encargado deTesorería

Recibe el expediente y lo traslada a Tesorero de ComitéEjecutivo para su firma.


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Recibir/firmar/Trasladar

Tesorero deComitéEjecutivo

Recibe el expediente, firma cheque y lo traslada paracontinuar con el trámite de firmas.

Recibir /trasladar Encargado deTesorería

Recibe el expediente con firma del Tesorero de ComitéEjecutivo y lo traslada a Presidente de Comité Ejecutivo parala firma respectiva.

Recibir/firmar/trasladar

Presidente deComitéEjecutivo

Recibe el expediente firma el cheque y lo traslada aEncargado de Tesorería para que continúe con el proceso depago.


Recibe el expediente con cheque firmado por Tesorero yPresidente de Comité Ejecutivo y lo traslada a ContadorGeneral.

Recibir/autorizar/Trasladar

ContadorGeneral

Recibe el expediente con cheque firmado y lo autoriza en elmódulo de banca empresarial y lo traslada a Encargado deTesorería.

Recibir/Notificar Encargado deTesorería

Recibe el expediente con cheque firmado y autorizado yprocede a notificar al proveedor que ya está listo el cheque.

Entregar Encargado deTesorería

Entrega cheque a proveedor, verificando que consignenombre y firma de quien recibe el cheque y fecha derecepción. (Pedir recibo de caja cuando sea facturacambiaria).

Archivar Encargado deTesorería

Archivar expediente en forma cronológica en el lugardestinado para el efecto.

2.2. PAGOS EN CONCEPTO DE SERVICIOS BÀSICOS (AGUA, ENERGÌA ELECTRICA,TELEFONÌA, EXTRACCIÒN DE BASURA Y CUOTA DE SEGURIDAD YMANTENIMIENTO DE CONDOMINIO):

2.2.1. REQUISITOS QUE DEBE TENER EL EXPEDIENTE PARA PAGO EN CONCEPTODE SERVICIOS BÀSICOS (AGUA, ENERGÌA ELECTRICA, TELEFONÌA,EXTRACCIÒN DE BASURA Y CUOTA DE SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO DECONDOMINIO): La factura debe ser autorizada por la Superintendencia de Administración

Tributaria –SAT Adjuntar copia legible a toda factura térmica. La factura debe corresponder al periodo fiscal vigente. La factura debe estar a nombre de la Federación Nacional de Boliche Nit:


de emisión de los proveedores).


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Resolución autorizada por la SAT vigente con su correlativocorrespondiente.

La factura debe indicar el régimen de pago del impuesto sobre la renta delproveedor.

Carta de satisfacción de servicios adquiridos. (Forma UDAF-02-17) veranexo

Las facturas no deben tener tachones, borrones o correcciones. Si la factura es cambiaria se debe adjuntar el recibo de caja

correspondiente, al momento de cancelar el pago. El valor en números debe ser igual al valor en letras. Copia de acta de negociación cuando el monto anual no exceda de

(Q.100,000.00). Todo documento que se utilice como comprobante debe tener un

razonamiento al anverso del mismo, con firma del solicitante. Certificación de punto de acta de autorización de gasto de Comité Ejecutivo

de la Federación Nacional de Boliche (Cuando corresponda). Retención de ISR, cuando corresponda. Asociar NPG, cuando corresponda.

2.2.2. PROCESO PARA PAGO EN CONCEPTO DE SERVICIOS BÀSICOS (AGUA, ENERGÌAELECTRICA, TELEFONÌA, EXTRACCIÒN DE BASURA Y CUOTA DE SEGURIDAD YMANTENIMIENTO DE CONDOMINIO):






Si cumple con los requisitos, del numeral 2.2.1. lo acepta,de lo contrario lo rechaza e indica los incumplimientos.






Verifica que haya disponibilidad presupuestaria y cuota decompromiso, de no existir realiza el procedimiento


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respectivo para agregar cuota de compromiso ypresupuesto.













Aprueba o rechaza orden de compra y lo devuelve alAuxiliar Contable.




Traslada a Contador General, el expediente paraaprobación de Comprobante único de registro decompromiso (CUR de compromiso).
















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Traslada a Contador General, el expediente paraaprobación de Comprobante único de registro dedevengado (CUR de devengado).



























Asigna número cheque en el módulo de tesorería deSICOIN.




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ContadorGeneral



Director UDAF Recibe, revisa y traslada el cheque a Encargado deTesorería para continuar con el trámite.







Recibe el expediente con firma del Tesorero de ComitéEjecutivo y lo traslada a Presidente de Comité Ejecutivopara la firma respectiva.



Recibe el expediente firma el cheque y lo traslada aEncargado de Tesorería para que continúe con el procesode pago.




ContadorGeneral

Recibe el expediente con cheque firmado y lo autoriza enel módulo de banca empresarial y lo traslada a Encargadode Tesorería.






Archivar expediente en forma cronológica en el respectivoarchivador de caja fiscal del mes que corresponda.


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2.3. PAGOS EN CONCEPTO DE ADQUISICIÒN DE INSUMOS CORRESPONDIENTES ALGRUPO 200 PRINCIPALMENTE RENGLONES 241, 245, 291, 267, 292 y 299 Y OTROSDEL GRUPO 200:

2.3.1. REQUISITOS QUE DEBE TENER EL EXPEDIENTE PARA PAGO EN CONCEPTODE ADQUISICIÒN DE INSUMOS CORRESPONDIENTES AL GRUPO 200PRINCIPALMENTE RENGLONES 241, 245, 291, 267, 292 y 299 Y OTROS DELGRUPO 200:

La factura debe ser autorizada por la Superintendencia de AdministraciónTributaria –SAT.

Adjuntar copia legible a toda factura térmica. La factura debe corresponder al periodo fiscal vigente. La factura debe estar a nombre de la Federación Nacional de Boliche Nit:




proveedor. Las facturas no deben tener tachones, borrones o correcciones. Si la factura es cambiaria se debe adjuntar el recibo de caja

correspondiente, al momento de cancelar el pago. Cotización El valor en números debe ser igual al valor en letras. Todo documento que se utilice como comprobante debe tener un


de la Federación Nacional de Boliche (Cuando corresponda). Adjuntar forma 1H Constancia de ingreso al Almacén e Inventario. Retención de ISR, cuando corresponda. Asociar NPG, cuando corresponda.


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2.3.2. PROCESO PARA PAGO EN CONCEPTO DE ADQUISICIÒN DE INSUMOSCORRESPONDIENTES AL GRUPO 200 PRINCIPALMENTE RENGLONES 241, 245, 291,267, 292 y 299 Y OTROS DEL GRUPO 200:































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ContadorGeneral

















ContadorGeneral



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2.4. PAGOS EN CONCEPTO DE ADQUISICIÒN DE PRENDAS DE VESTIR Y ÙTILESDEPORTIVOS Y RECREATIVOS:

2.4.1. REQUISITOS QUE DEBE TENER EL EXPEDIENTE PARA PAGOS EN CONCEPTODE ADQUISICIÒN DE PRENDAS DE VESTIR Y ÙTILES DEPORTIVOS YRECREATIVOS: La factura debe ser autorizada por la Superintendencia de Administración

Tributaria –SAT. Adjuntar copia legible a toda factura térmica. La factura debe corresponder al periodo fiscal vigente. La factura debe estar a nombre de la Federación Nacional de Boliche Nit:





correspondiente, al momento de cancelar el pago. Cotización El valor en números debe ser igual al valor en letras. Todo documento que se utilice como comprobante debe tener un

razonamiento al anverso del mismo, con firma del solicitante. Adjuntar certificación de punto de acta de autorización de gasto de Comité

Ejecutivo de la Federación Nacional de Boliche (Cuando corresponda). Adjuntar forma 1H Constancia de ingreso al Almacén e Inventario. Adjuntar copia de vales debidamente numerado de entrega de prendas de

vestir e implementos deportivos, el cual debe contener la siguiente


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información: Entregado a, artículo, valor en Quetzales, evento en donde seutilizarán los artículos, No. de documento de identificación personal indicarsi es menor de edad, firma de recibido y observaciones. (Forma UDAF-01-17 ver anexo.

Retención de ISR, cuando corresponda. Asociar NPG, cuando corresponda.

2.4.2. PROCESO PARA PAGO EN CONCEPTO DE EN CONCEPTO DE ADQUISICIÒN DEPRENDAS DE VESTIR Y ÙTILES DEPORTIVOS Y RECREATIVOS:





Aceptar/Rechazar

AuxiliarContable




















Página20

Aprobar/Rechazar









Aprobar/rechazar

ContadorGeneral


Imprimir/firmar

ContadorGeneral






Crearliquidación

AuxiliarContable














Aprobar/rechazar

ContadorGeneral



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Imprimir/firmar

ContadorGeneral










Recibirexpediente ysolicitar elpago



Recibirexpediente ysolicitar elpago





Asignarmétodo depago







Elaborar/trasladar



Recibir /Revisar/trasladar

ContadorGeneral




Recibir/Trasladar







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Recibir/trasladar






Recibir/Trasladar




ContadorGeneral


Recibir/Notificar







2.5. PAGOS EN CONCEPTO DE SUELDOS Y SALARIOS:2.5.1. REQUISITOS QUE DEBE TENER EL EXPEDIENTE PARA PAGOS EN CONCEPTO

DE SUELDOS Y SALARIOS: Planilla de sueldos y salarios con la siguiente información:

o Entidado Conceptoo Períodoo NIT de la entidado Número patronalo No. de Planillao Días base (mes)o No. de empleadoo Nombre de empleadoso Nit de cada empleadoo Puesto de cada empleadoo Programao Fuente de financiamientoo Sueldo base


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o Días laboradoso Detalle de Incentivos (Bono por antigüedad, bono incentivo, prima

de responsabilidad).o Deducciones (IGSS, ISR, FIANZA, BANTRAB).o Líquido a recibiro Detalle de estructuras presupuestariaso Firma de Contadoro Firma de Gerenteo Firma de Tesorero

Reporte de nóminas detalle de acreditamiento en cuenta bancaria Copia de estado de cuenta bancario señalando transferencia de salarios

realizada.

2.5.2. PROCESO PARA PAGO EN CONCEPTO DE SUELDOS Y SALARIOS:ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADESElaborar Contador

GeneralElabora nómina quincenal de pago de sueldos y salarios.

Acreditar ContadorGeneral

Acreditar en cuentas bancarias a través de bancaelectrónica los sueldos y salarios.

Imprimir ContadorGeneral

Reporte de nóminas detalle de acreditamiento en cuentabancaria y trasladar a Auxiliar Contable.

Recibir AuxiliarContable

Expediente de sueldos y salarios






Trasladar expediente a Contador General, para queverifique que haya disponibilidad presupuestaria y cuotade compromiso, de no existir realiza el procedimientorespectivo para agregar cuota de compromiso ypresupuesto.




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Crea Comprobante único de registro de compromiso (CURde compromiso) Clase de registro Regularización, en elmódulo de órdenes de compra de SIGES.


Traslada a Contador General, el expediente paraaprobación de Comprobante único de registro decompromiso (CUR de compromiso). Clase de registroRegularización.


Recibe expediente para aprobación o rechazo delcomprobante único de registro de compromiso (CUR decompromiso). Clase de registro Regularización.


Aprueba o rechaza el comprobante único de registro decompromiso (CUR de compromiso). Clase de registroRegularización.


Aprueba imprime y firma el comprobante único de registrode compromiso (CUR de compromiso) Clase de registroRegularización y lo adjunta al expediente.


Traslada el comprobante único de registro de compromiso(CUR de compromiso) Clase de registro Regularización aAuxiliar Contable.


Recibe el expediente ya incluido el comprobante único deregistro de compromiso (CUR de compromiso) Clase deregistro Regularización y notifica la orden de compra.






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Crear el comprobante único de registro de devengado(CUR de devengado) Clase de registro Regularización.


Traslada a Contador General, el expediente paraaprobación de Comprobante único de registro dedevengado (CUR de devengado) Clase de registroRegularización.


Recibe expediente para aprobación o rechazo delcomprobante único de registro de devengado (CUR dedevengado) Clase de registro Regularización.


Aprueba o rechaza el comprobante único de registro dedevengado (CUR de devengado) Clase de registroRegularización.


Aprueba imprime y firma el comprobante único de registrode devengado (CUR de devengado) Clase de registroRegularización y lo adjunta al expediente.


Comprobante único de registro de devengado (CUR dedevengado). Clase de registro Regularización


Recibe el expediente ya incluido el comprobante único deregistro de devengado (CUR de devengado) Clase deregistro Regularización y notifica la orden de compra.





Archivar AuxiliarContable

Archivar expediente en forma cronológica en el lugardestinado para el efecto.

2.6. PAGOS EN CONCEPTO DE HONORARIOS:2.6.1. REQUISITOS QUE DEBE TENER EL EXPEDIENTE PARA PAGOS EN CONCEPTO

DE HONORARIOS BAJO RENGLÒN 029:


La factura debe corresponder al periodo fiscal vigente. La factura debe estar a nombre de la Federación Nacional de Boliche Nit:

666990-5.


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La factura debe detallar el servicio adquirido. Resolución autorizada por la SAT vigente con su correlativo



correspondiente, al momento de cancelar el pago. El valor en números debe ser igual al valor en letras. Copia de contrato de laboral. Todo documento que se utilice como comprobante debe tener un

razonamiento al anverso del mismo, con firma del solicitante. Informe mensual de actividades mensuales realizadas con visto bueno de

la Dirección Técnica de la Federación Nacional de Boliche. Certificación de punto de acta de autorización de gasto de Comité Ejecutivo

de la Federación Nacional de Boliche (Cuando corresponda). Reporte de nóminas detalle de acreditamiento en cuenta bancaria Copia de estado de cuenta bancario señalando transferencia de salarios

realizada. Retención de ISR, cuando corresponda. Asociar NPG, cuando corresponda.

2.6.2. PROCESO PARA PAGO EN CONCEPTO DE HONORARIOS RENGLÒN 029:

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADESElaborar Contador

GeneralElabora nómina mensual de pago de honorarios bajorenglón 029


Acreditar en cuentas bancarias a través de bancaelectrónica los honorarios bajo renglón 029.




Expediente de honorarios bajo renglón 029




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Traslada a encargado de tesorería para que procesa acodificar el gasto según su naturaleza en el 20-30-50%.

Codificar Encargado deTesorería




















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2.7. PAGOS EN CONCEPTO DE GASTOS DE REPRESENTACIÒN EN EL INTERIORRENGLÒN 063:

2.7.1. REQUISITOS QUE DEBE TENER EL EXPEDIENTE PARA PAGOS EN CONCEPTODE GASTOS DE REPRESENTACIÒN EN EL INTERIOR RENGLÒN 063:


La factura debe corresponder al periodo fiscal vigente. La factura debe estar a nombre de la Federación Nacional de Boliche Nit:

666990-5. La factura debe detallar el servicio adquirido. Resolución autorizada por la SAT vigente con su correlativo



correspondiente, al momento de cancelar el pago. El valor en números debe ser igual al valor en letras. Todo documento que se utilice como comprobante debe tener un


de la Federación Nacional de Boliche. Retención de ISR, cuando corresponda.

2.7.2. PROCESO PARA PAGO EN CONCEPTO EN EL INTERIOR RENGLÒN 63ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADESRecibir Auxiliar

ContableFactura por gastos de representación






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Aprueba imprime y firma el comprobante único de registrode compromiso (CUR de compromiso)




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Crear el comprobante único de registro de devengado(CUR de devengado).


























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ContadorGeneral

















ContadorGeneral









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2.8. PAGOS EN CONCEPTO DE AGUINALDO, BONO 14 Y BONO VACACIONAL:2.8.1. REQUISITOS QUE DEBE TENER EL EXPEDIENTE PARA PAGOS EN CONCEPTO

DE AGUINALDO, BONO 14 Y BONO VACACIONAL: Planilla con la siguiente información:

o Entidado Conceptoo Períodoo NIT de la entidado Número patronalo No. de Planillao Días base (mes)o No. de empleadoo Nombre de empleadoso Nit de cada empleadoo Puesto de cada empleadoo Programao Fuente de financiamientoo Sueldo baseo Días laboradoso Líquido a recibir en concepto de aguinaldo, bono 14 y bono

vacacional lo que correspondao Detalle de estructuras presupuestariaso Firma de Contadoro Firma de Gerenteo Firma de Tesorero

Reporte de nóminas detalle de acreditamiento en cuenta bancaria Copia de estado de cuenta bancario señalando transferencia de aguinaldo,

bono 14 y bono vacacional lo que corresponda, realizada. Copia de certificación de punto de acta de autorización de pago.

2.8.2. PROCESO PARA PAGO EN CONCEPTO DE AGUINALDO, BONO 14 Y BONOVACACIONAL:


GeneralElabora nómina.


Acreditar en cuentas bancarias a través de bancaelectrónica los sueldos y salarios.


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Expediente salarios



























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2.9. PAGOS EN CONCEPTO DE RETENCIONES DE BANTRAB Y FIANZA DE FIDELIDAD:2.9.1. REQUISITOS QUE DEBE TENER EL EXPEDIENTE PARA PAGOS EN CONCEPTO

DE RETENCIONES DE BANTRAB Y FIANZA DE FIDELIDAD: Nómina de sueldos y salarios Comprobante de pago a través de banca en línea. Copia de estado de cuenta bancario señalando transacción realizada. Recibo de pago de BANTRAB. Detalle de fianza de retención de fianza de fidelidad.

2.9.2. PROCESO PARA PAGO EN CONCEPTO DE RETENCIONES DE BANTRAB Y FIANZA DEFIDELIDAD:

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADESElaborar Auxiliar

ContableElabora formulario de detalle de descuento de fianzas decumplimiento.


Verifica el monto de descuento de BANTRAB registrado ennómina de sueldos y salarios.


Si cumple con los requisitos, del numeral 2.9.1 lo acepta,de lo contrario lo rechaza e indica los incumplimientos.


Traslada a Encargado de Tesorería expediente paracontinuar con el trámite.


Ejecuta pagos a acreedores asignado pago total en el casode BANTRAB y pago parcial en el caso de fianzas defidelidad en el módulo de tesorería de SICOIN.











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ContadorGeneral

















ContadorGeneral



Recibe el expediente con cheque firmado y autorizado.


Entrega cheque a mensajero para enterar el pago.Verificando que consigne nombre y firma de quien recibeel cheque y fecha de recepción.

Enterar Mensajero Enterar pago a donde corresponda en cajas receptoras deBANTRAB y CHN, verificando que consigne nombre y firmade quien recibe el cheque y fecha de recepción ò en sudefecto sello de recepción en el voucher de pago.

Trasladar Mensajero Voucher con información de recepción a Encargado deTesorería.



2.10. PAGOS EN CONCEPTO DE PAGOS CUOTAS PATRONAL IGSS:2.10.1.REQUISITOS QUE DEBE TENER EL EXPEDIENTE PARA PAGOS EN CONCEPTO

DE PAGOS CUOTA PATRONAL IGSS Planilla de sueldos y salarios Comprobante de pago a través de banca en línea.


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Copia de estado de cuenta bancario señalando transacción realizada. Recibos autorizados DR-182-1 emitidos por el IGSS

2.10.2.PROCESO PARA PAGO EN CONCEPTO DE CUOTA PATRONAL IGSS:



Modifica ContadorGeneral

Archivo para generar en el portal del IGSS, recibo de pagocuotas laboral y patronal.

Carga ContadorGeneral

Archivo para genera en el portal del IGSS recibo de pagocuotas laboral y patronal.

Generar/imprimir ContadorGeneral

Genera e imprime recibo DR-182-1 emitido por el IGSS.


Acredita pago mediante banca en línea consignando datosdel recibo DR-182-1 emitido por el IGSS.


Imprime constancia de pago mediante banca en línea ycopia de estado de cuenta de transacción realizada y lotraslada a Auxiliar Contable.


Verificar que cumpla con los requisitos descritos en elnumeral 2.10.1

















Página39






























Traslada a Contador General, el expediente paraaprobación de Comprobante único de registro de


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devengado (CUR de devengado) Clase de registroRegularización.

















2.11.1.REQUISITOS QUE DEBE TENER EL EXPEDIENTE PARA PAGOS EN CONCEPTODE CUOTA LABORAL IGSS Y RETENCIONES ISR: Nómina de sueldos y salarios Comprobante de pago a través de banca en línea. Copia de estado de cuenta bancario señalando transacción realizada. Boleta SAT 2000 Formulario SAT 1331 Nómina retenciones asalariados Constancias de retenciones ISR


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2.11.2.PROCESO PARA PAGO EN CONCEPTO DE CUOTA LABORAL IGSS Y RETENCIONES ISR:ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADESElaborar Contador


Generar ContadorGeneral

Genera formulario SAT 1331 con datos de retencionesefectuadas en el mes.


Boleta SAT 2000 para pago de formulario SAT 1331 condatos de retenciones efectuadas en el mes.

Modifica ContadorGeneral

Archivo para generar en el portal del IGSS, recibo de pagocuotas laboral y patronal.

Carga ContadorGeneral

Archivo para genera en el portal del IGSS recibo de pagocuotas laboral y patronal.

Generar/imprimir ContadorGeneral

Genera e imprime recibo DR-182-1 emitido por el IGSS.


Acredita pago mediante banca en línea consignando datosdel recibo DR-182-1 emitido por el IGSS y pago de boletaSAT 2000.


Imprime constancia de pago mediante banca en línea ycopia de estado de cuenta de transacción realizada y lotraslada a Auxiliar Contable.


Verificar que cumpla con los requisitos descritos en elnumeral 2.11.1


Genera comprobante de pago contable en el módulo decontabilidad.

Archivar ContadorGeneral

Archivar expediente en forma cronológica en el respectivoarchivador designado.


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2.12.1.REQUISITOS QUE DEBE TENER EL EXPEDIENTE PARA PAGO EN CONCEPTODE SERVICIOS PERSONALES (RENGLONES 122, 142, 168, 156, 169, 184, 185,186, 187, 194,195, 197, 199 Y OTROS DEL GRUPO 100:


Adjuntar copia legible a toda factura térmica. La factura debe corresponder al periodo fiscal vigente. La factura debe estar a nombre de la Federación Nacional de Boliche Nit:

666990-5. La factura debe detallar los servicios adquiridos. (Según el sistema de

emisión de los proveedores). Resolución autorizada por la SAT vigente con su correlativo


proveedor. Carta de satisfacción de servicios adquiridos. (Forma UDAF-02-17) ver anexo Las facturas no deben tener tachones, borrones o correcciones. Si la factura es cambiaria se debe adjuntar el recibo de caja correspondiente,

al momento de cancelar el pago. El valor en números debe ser igual al valor en letras. Copia de acta de negociación cuando el monto anual no exceda de

(Q.100,000.00). Copia de contrato cuando proceda. Cotización. Todo documento que se utilice como comprobante debe tener un


de Asociaciones Deportivas Departamentales cuando corresponda. Certificación de punto de acta de autorización de gasto de Comité Ejecutivo

de la Federación Nacional de Boliche. Retención de ISR, cuando corresponda. Asociar NPG cuando corresponda Informe de actividades realizadas cuando corresponda.


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2.12.2. PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR EN CONCEPTO DE SERVICIOS PERSONALES(RENGLONES 122, 142, 168, 156, 169, 184, 185, 186, 187, 194,195, 197, 199 Y OTROSDEL GRUPO 100:

























Aprueba o rechaza orden de compra y lo devuelve al AuxiliarContable.




Traslada a Contador General, el expediente para aprobaciónde Comprobante único de registro de compromiso (CUR decompromiso).


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Traslada a Contador General, el expediente para aprobaciónde Comprobante único de registro de devengado (CUR dedevengado).












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Asigna número cheque en el módulo de tesorería de SICOIN.






ContadorGeneral



Director UDAF Recibe, revisa y traslada el cheque a Encargado de Tesoreríapara continuar con el trámite.







Recibe el expediente con firma del Tesorero de ComitéEjecutivo y lo traslada a Presidente de Comité Ejecutivo parala firma respectiva.



Recibe el expediente firma el cheque y lo traslada aEncargado de Tesorería para que continúe con el proceso depago.




ContadorGeneral

Recibe el expediente con cheque firmado y lo autoriza en elmódulo de banca empresarial y lo traslada a Encargado deTesorería.


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3. PROHIBICIONES:Queda prohibido lo siguiente: Efectuar anticipos de ninguna naturaleza. Efectuar pagos extras a entrenadores que se relacionen con la naturaleza de los

honorarios que perciben. Aplicar renglones que no correspondan, para lo cual se deberá dar estricto

cumplimiento a lo normado en el Manual de Clasificaciones Presupuestarias quintaedición de fecha 2013.

Emitir cheques a nombre de empleados de la Federación que no estén bajo la figurade reintegro.

4. PAGOS NO CONTEMPLADOS: Los procedimientos de viáticos al interior y exterior, están normados en el

reglamento respectivo. Los procedimientos de compra de propiedad planta y equipo, está normados en el

manual respectivo.

5. RESGUARDO DE EXPEDIENTES DE PAGO: Los expedientes de pago, deben archivarse en forma cronológica en el archivador

de caja fiscal correspondiente. Deben estar resguardados en un lugar, seguro y de fácil acceso. Los archivadores deben estar debidamente identificados.

6. ASPECTOS NO CONSIDERADOS.

Cualquier situación no prevista en el presente reglamento, será resuelta por la Unidadde Administración Financiera posteriormente por gerencia y de ser necesario por elComité Ejecutivo de la Federación Nacional de Boliche.


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7. DEROGACIÓN:De conformidad a lo autorizado en punto Quinto del acta (7-17CE) de fecha 04/04/2017se deroga el Manual de Procedimientos de Cuentas por pagar punto CUARTO del acta(6-17CE) de fecha 21/03/2017.

8. VIGENCIA.

El presente reglamento empieza a regir el 05 de abril de 2017.

Dado en la Federación Nacional de Boliche, a los cuatro días del mes de abril del añodos mil diecisiete.


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9. ANEXOS.FORMA UDAF-01-17 LISTADO DE BENEFICIARIOS

FORMA UDAF-01-17

Actividad:

Fecha:Nombre y firmaquien solicita:

Depto.:

Concepto:Nombre y firmaquien Autoriza:

No. Nombre.Relación con laentidad. DPI Firma.

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manual de procedimientos cuentas por pagar

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