manual book sistem administrasi keuangan dan akuntansi … fileoleh karenanya disarankan selalu...

Manual Book Aplikasi Akuntansi SAKSI

KSP “AMD” Sragen Hal : 1

MANUAL BOOK Sistem Administrasi Keuangan dan Akuntansi

SAKSI KOPERASI ARTHO MORO DHEWE SRAGEN

A. PENDAHULUAN Sistem aplikasi SAKSI adalah suatu sistem aplikasi yang dibuat dan dirancang

serta didesaign sedemikian rupa untuk memenuhi kebutuhan KOPERASI SIMPAN PINJAM “ARTHO MORO DHEWE” (selanjutnya disebut sebagai KSP “AMD” ) dalam rangka mengadministrasikan Keuangan KSP “AMD” agar tercipta pencatatan keuangan secara sistematis, tertib, dan mudah, serta mengacu pada ketentuan akuntansi sebagaimana yang telah ditetapkan.

B. ISTILAH UMUM Sebelum menginjak pada bahasan berikutnya, maka perlu diberikan beberapa

istilah yang sering akan dipakai dalam petunjuk ini. Agar kita dapat menyamakan persepsi dan pandangan tentang sebuah istilah, maka mohon bisa dibaca dan dipahami daftar istilah tersebut. Beberapa istilah itu antara lain seperti pada daftar terlampir.

C. MANAGEMEN FILE 1. Setelah penginstalan selesai, maka pada computer Anda akan didapati :

a. Pada drive C:\ terdapat directory SAKSISYS, b. Pada drive C:\ terdapat direktory AppServ\MySQL\Data\AMD_LOCAL (jika

Anda menggunakan data localhost) c. Pada drive C:\ terdapat direktory GAMADATA d. Pada drive C:\ terdapat direktory GAMAFOTO e. Pada drive C:\ terdapat file Kunci. f. Koneksi internet jika koneksi data ke hosting

2. SAKSISYS adalah sekumpulan file yang menampung file-file sistem, gambar atau yang lainnya yg berhubungan dengan sistem.

3. AppServ\MySQL\Data\AMD_LOCAL adalah file tempat meletakkan file data primer. Ini yang harus dibackup setiap saat.

4. GAMADATA adalah sekumpulan file tabel, yang berguna untuk mengangkat file data primer ke data Visual FoxPro untuk bisa diolah dan kemudian ditampilkan dalam bentuk laporan. File ini yang sering rusak, maka siapkan file backupnya.

5. GAMAFOTO adalah folder yang berisi folder lagi yaitu JAMINAN dan file-file FOTO dalam bentuk BMP dengan ukuran kurang lebih 30 s/d 40 kb dengan ukuran dimensi kisaran 120 X 160 mp. Kemudian agar foto tersebut bisa tampil pada sistem maka harus dinamai sama dengan nomor anggota pemilik foto tersebut. Misal : ada foto Nur Khasanah dengan anggota 1000001; maka foto Nur Khasanah harus dinamai 1000001. Sedang foto jaminan dimasukkan dalam folder jaminan.

6. Kegunaan file kunci adalah untuk mengunci agar program hanya bisa dioperasikan pada computer yang terdapat file kunci. Jika ada seseorang yang mengkopy program tetapi ia tidak menyertakan file kunci pada komputernya maka program tidak dapat dioperasikan.



7. Disamping file-file tersebut di atas masih diperlukan lagi software bawaan yaitu Visual FoxPro Versi 9 dan MySQL-Konektor-ODBC Versi 5.11 for Win 32, yang harus terinstall pada Komputer Anda. Biasanya terjadi konfik software, jika komputer yang yg dipasang SAKSI sudah menggunakan Konektor ODBC versi lain. Jadi upayakan untuk tidak menggunakan konektor ODBC yang lain.

8. Program SAKSI ini sangat rentan terhadap segala sesuatu yang mengganggu kondisi hardwarenya, misalnya computer mati akibat listrik padam padahal program sedang dioperasikan, adakalanya program menjadi „error‟. Program „error‟ itu disebabkan karena data menjadi tidak beraturan atau rusak akibat matinya komputer. Oleh karenanya disarankan selalu membuat file backup, baik ke hardisk atau ke media lain missal : flasdisk, baik dengan menggunakan fasilitas winzip atau copy biasa.

9. Program SAKSI ini didesaign sedemikian rupa sehingga dapat digunakan secara multiuser, artinya dapat dipakai secara bersama oleh beberapa orang/user yang berkepentingan untuk mengerjakan pekerjaan yang berbeda dan atau untuk sekedar melihat laporan.

Buka menu SAKSI dengan doble klik dekstop APLIKASI SAKSI

- Menu koneksi database

Cara pengisian : 1. Isi kode saksi : 05 2. Isi kode kantor : 01 (Kantor Pusat) atau 02 (Kanca Gemolong) sesuai

kantor anda bekerja 3. Isi kode koneksi data dengan 1 jika koneksi data ke hosting atau isi 0 jika

koneksi ke data localhost, kemudian isi atau enter sesuai isian yang telah ditetapkan.

4. Kemudian klik atau enter KONEKSI DATABASE

Jika koneksi sukses maka masuk ke menu password operator :



Pada saat ini, aplikasi akan mendeteksi kode pasword Anda, untuk memberikan menu sesuai kode pasword anda, atau memberikan batasan otoritas dan juga untuk memberikan tanda data input anda. Silahkan Anda mengganti pasword tersebut setiap kali, dengan pasword yang anda suka demi menjamin kerahasiaan data anda.

Jika benar maka akan tampil menu :

Perhatikan tanda panah merah ini, yang membatasi hak pasword Anda. Kemudian enter atau klik KLIK DISINI UNTUK DOWNLOAD DATA

Tampilan sistem SAKSI adalah seperti ini :



Jelajahi menu-menu dan sub-sub menu yang ada dengan cara klik kiri (enter) hingga anda betul-betul hapal atas fitur-fitur dan fungsi/kegunaan serta cara pemakaian menu-menu yang ada.

D. MENU-MENU DALAM PROGRAM, FUNGSI DAN KARAKTERNYA Pada pembahasan fungsi dan karakter menu-menu aplikasi SAKSI, kita bagi

dalam beberapa sub bahasan dengan sistematika penyajian sebagai berikut : a. Menu Umum

- Download data - Buat File Backup Data Sistem - Buat/Edit Data Aplikasi - Buat On-Off Data - Rubah Data Koperasi Kita - Buat Pasword Baru - Rubah Pasword - Menu Exit

b. Menu Input / Entry Data Non Transaksi 1. Menu Data Anggota Baru 2. Menu Rekening Simpanan Sukarela Baru 3. Menu Rekening Simpanan Berjangka Baru 4. Menu Rekening Pinjaman Baru

c. Menu Input / Entry Data Transaksi

1. Menu Penerimaan Angsuran 2. Menu Pencairan Pinjaman 3. Menu Transaksi Simpanan 4. Menu Penerimaan Pokok Simpanan Berjangka 5. Menu Pencairan Jasa Simpanan Berjangka 6. Menu Pencairan Pokok Simpanan Berjangka 7. Menu Pembelian Aktiva Tetap 8. Menu Penjualan Aktiva Tetap 9. Menu Penerimaan Dari AO Simpanan 10. Menu Peneimaan Kas Lain 11. Menu Pengeluaran Kas Lain

d. Menu Input / Entry Data Transaksi Memorial

1. Menu Penyusutan Aktiva Tetap 2. Menu Perhitungan Jasa Simpanan Sukarela 3. Menu Perhitungan Jasa Simpanan Berjangka 4. Menu OB Penerimaan Angsuran dari Simpanan 5. Menu OB Penerimaan Angsuran dari Akunt Lain 6. Menu OB Penerimaan Simpanan dari Simpanan 7. Menu OB Penerimaan Simpanan dari Akunt Lain 8. Menu Jornal Memorial Umum

e. Menu Cetak Laporan

1. Cetak Kartu Rekening Simpanan 2. Cetak Kartu Rekening Pinjaman 3. Cetak Laporan Kas, Jornal, Neraca & PHU 4. Cetak Laporan Nominatif Pinjaman 5. Cetak Laporan Mutasi Pinjaman



6. Cetak Tunggakan (Pokok & Jasa) Pinjaman 7. Cetak Laporan Dan Mutasi Simpanan (non berjangka) 8. Cetak Laporan Dan Mutasi Simpanan Berjangka 9. Cetak Laporan Keanggotaan 10. Cetak Laporan Aktiva Tetap 11. Cetak Kas Opname 12. Cetak Pembatalan Transaksi

a. Menu Umum Menu-menu yang tampil pada menu ini berbeda antara password yang satu dengan yang lainnya. Akan tetapi secara keseluruhan tampilannya adalah sbb:

- Download Data 1. Untuk mengambil data primer dari hosting atau data local di

AppServ\MySQL\Data\ untuk dijadikan atau dirubah menjadi data memori. 2. Bisa dan boleh dilakukan berulang-ulang. 3. Jika ada perubahan data primer tetapi tidak/belum ada perubahan pada

tampilan, maka sebaiknya Anda EXIT dari program dan Masuk lagi. 4. Ada banyak unsur yang mempengaruhi waktu proses download. Antara

lain : Kondisi hardware, koneksi internet, kecepatan brandwith hosting, kapasitas data, dll.

5. Klik menu tersebut dan akan tampil form DOWN LOAD DATA SISTEM, dan kemudian klik DOWN LOAD DATA, tunggu hingga tampil tabel DATA MEMORI sistem yang akan digunakan dalam sistem yg sedang dijalankan. Tekan ESC untuk menutup menu tersebut.

6. Jika kotak tabel lama tidak bisa tampil bisa dipastikan terjadi sesuatu hal terhadap data primer Anda. (Gambar menu seperti gambar setelah pasword.)

- Buat File Backup Data Sistem



Menu backup ini hanya jika anda masuk dengan kode koneksi 0 (localhost). Jika anda masuk dengan kode 0 dan kemudian menjalankan menu ini maka data AMD_LOCAL akan digandakan dalam bentuk winzip ke dalam folder D:\BACKUP DATA SAKSI, dengan kode AMD_LOCAL_20181118_101 (tahun, bulan, tanggal dan backup ke).

- Buat/Edit Kode-kode Aplikasi

Ada beberapa perintah (command) yang bisa diklik, yang mana judul command sudah menunjukkan fungsi dari perintah tersebut, dan oleh karenanya tidak dijelaskan satu-persatu di sini, kecuali yang dipandang perlu.

- Edit Penandatangan Laporan Menu ini tidak jadi di adakan karena sudah cukup teratur dalam aplikasi.

- Buat On-Off Data Sistem

Menu ini berfungsi untuk membuka dan menutup akses data oleh user lain selain user-user tertentu. Jika data posisi ON maka semua bisa masuk aplikasi, sedangkan jika posisi OFF hanya user tertentu yang masuk aplikasi.



- Form Membuat Password Baru

Menu ini disediakan untuk User TOP untuk membuat pasword, jika ternyata dari pasword-pasword yang tersedia sudah habis terpakai. Cara isi form : 1. Isikan pasword baru yg mudah 2. Isi nama calon pengguna pasword 3. Pilih kode menu sesuai daftar yang tersedia (disediakan sistem secara

otomatis, tinggal pilih dan kemudian tekan ESC) 4. Isi kode Kantor mana (01 atau 02), calon pengguna pasword ini bekerja 5. Isikan batas otoritas pengeluaran kas yang diijinkan. 6. Isikan Y jika boleh memberi otoritas simpanan 7. Isikan Y jika boleh otoritas membatalkan transaksi 8. Masukkan pasword ulang 9. Enter nama calon user tadi 10. Masuk ke kolom otoritas pasword baru 11. Isi/enter tanggal 12. Masukkan pasword anda (jadi jika anda tidak punya otoritas untuk ini

maka akan ditolak oleh sistem). 13. Simpan. YES atau NO 14. Setelah selesai kemudian berikan pasword tersebut kepada calon pemilik

pasword tersebut, dan sarankan supaya segera bisa diganti sesuai keinginan dia.

- Form Ganti Pasword User

- Menu Exit Untuk keluar tinggal klik saja menu ini, dan kemudian klik lagi.



Kemudian berikut ini dijelaskan beberapa tentang Edit Data Sistem yang dipandang perlu, yaitu antara lain :

- Buat Akunt Buku Besar Baru

1. Berfungsi untuk membuat akunt buku besar baru 2. Cara Pemakaian :

a. Klik command MULAI b. Klik dan pilih Combo Unit c. Isi Teks Nama Perkiraan yg dibuat (mis : TABUNGAN BANK MANDIRI

xxx) d. Klik dan pilih compo kelompok Perkiraan (dalam Neraca : AKTIVA

LANCAR) e. Masukkan 2 digit angka untuk digit ke 3-4 dan 2 angka berikutnya

untuk digit ke 4-5. (misal 11 dan 15 – sehingga nomor jadi : 111151) f. Masukkan nomor kode golongan (misal 1002 : BANK) atau jika tidak

tahu dalam kondisi kosong tekan ENTER. Cari dan pilih, jika sudah teakan ESC.

g. Masukkan angka 1 atau 0. Gunakan 1 jika account tsb akan ditampilkan dalam Neraca atau di PHU dan gunakan 0 jika tidak ingin ditampilkan.

h. Klik command SIMPAN

3. Catatan tentang NOMOR PERKIRAAN : a. Digit pertama untuk kode kelompok dalam Neraca atau PHU b. Digit ke-6 atau terakhir untuk unit Neraca c. Digit ke 3-4 dan digit 4-5 berfungsi untuk tata letak Buku Besar

tersebut di Neraca atau di PHU, jadi jika no account yg terbentuk adalah 111151 maka akan ditaruh di bawah perkiraan no : 111141 dan tentu di atas perkiraan no : 121111 demikian dan seterusnya.

Catatan tentang NOMOR KELOMPOK : a. Penggunaan menu ini berkaitan dengan menu MANAGEMENT –

Cetak neraca & PHU (baik Harian, Bulanan atau Tahunan).



b. Tampilan Neraca atau PHU akan bisa jadi salah jika pengelompokan ini TIDAK BENAR. Jika kelompok account-nya adalah AKTIVA LANCAR – BANK maka harusnya dikelompokkan ke SUB KELOMPOK yang kelompoknya BANK juga, demikian dan seterusnya.

c. Tampilan jika menggunakan kode 1 : Bank Bank Danamon Rek 123456 Rp. 1.000.000,- Bank Danamon Rek 456789 Rp. 2.000.000,-

Bank Mandiri Rek 123458 Rp. 5.000.000,- DST Dan jika menggunakan kode 0 maka pada neraca akan tampil

langsung : Bank Rp. 8.000.000,- Dan jika dicetak (klik : CETAK DAFTAR) hasilnya seperti ini :

- Isi/Rubah Data Kecamatan Berfungsi untuk merubah atau menambah data kecamatan pada alamat anggota. Cara pemakaian dari menu sperperti ini hampir sama dengan menu yang lain, yang sejenis

- Isi/Rubah Data Marketing Berfungsi untuk merubah atau menambah data marketing pinjaman. Cara pemakaian hampir sama dengan menu Isi / Rubah Data Kecamatan Perhatian : Jika ingin edit data, maka klik BROWSE, kemudian klik EDIT dan seterusnya. Demikian juga jika ingin menghapus data, maka klik BROWSE, kemudian klik HAPUS.



- Isi/Rubah Data Binaan Berfungsi untuk merubah atau menambah data binaan/agen pinjaman. Cara pemakaian hampir sama dengan menu Isi / Rubah Data Marketing

- Isi/Rubah Data Kantor/Instansi Berfungsi untuk merubah atau menambah data kantor/instansitempat bekerja pinjaman. Cara pemakaian hampir sama dengan menu Isi / Rubah Data Marketing

- Isi/Rubah Data Bagian Pada Kantor

Berfungsi untuk merubah atau menambah data bagian kantor/ instansi tempat bekerja peminjam. Cara pemakaian hampir sama dengan menu Isi / Rubah Data Marketing

- Rubah Data Koperasi Kita 1. Berfungsi untuk merubah (tidak menambah) data-data yg terkait dengan

nama petugas; nama Manager; dan nama-nama yg tanda tangan pada laporan, termasuk data simpanan Pokok dll.

2. Cara Pemakaian : Klik command sesuai data yang akan diganti (mis : MANAGER), ganti nama yang ada pada masing-masing kolom, kemudian tekan ESC, kemudian klik command SIMPAN MANAGER. Setelah itu klik command REFREESH.

3. Catatan : Pada saat klik command REFREESH maka ditampilkan Cetakan Data Komputer Kita, dan pada saat EXIT seharusnya ada proses penggantian file memori dan ditampilkan lagi Tabel Data Memori yang telah dirubah. Jika sudah dilakukan perubahan tetapi tabel file memori belum berubah, maka EXIT program dan kemudian masuk lagi. Terutama jika kita berposisi pada komputer client.



Setelah pembahasan MENU UMUM selesai berikut akan dijelaskan tentang MENU MANAGEMENT yaitu menu-menu yang terkait dengan tugas pokok dari masing-masing fungsi.

Disini perlu dimengerti bahwa menu akan terlihat berbeda jika Anda login dengan pasword yang berbeda, antara lain :

- Jika masuk dengan pasword kode KAS :

- Jika masuk dengan pasword kode ADM :

- Jika masuk dengan pasword kode CSR :

- Jika masuk dengan pasword kode AO :



- Jika masuk dengan pasword kode AKT :

- Jika masuk dengan pasword kode BOF :

- Jika masuk dengan pasword kode KOM :

- Jika masuk dengan pasword selain yang disebutkan diatas misalnya TOP, MAN, WKM atau KBG maka akan ditampilkan menu secara penuh. Hanya saja bisa jadi anda tidak bisa menggunakan semua menu yang ada karena dibatasi dengan hak otoritas sesuai ketetapan Management yang harus diterapkan pada aplikasi ini. Dengan mempertimbangkan kesamaan fungsi dan tujuan suatu menu diadakan, maka dalam manual book ini tidak dijelaskan satu persatu menu sesuai jenis pasword tersebut, akan tetapi akan disampaikan penjelasan secara umum sesuai fungsi dari kegunaannya menu-menu tersebut. Lebih jelasnya begini : pada manual book ini tidak akan ditemukan petunjunjuk cara pemakaian MENU PENERIMAAN ANGSURAN OB DARI SIMPANAN, seperti yang tampil pada menu pasword ADM, karena menu ini sebenarnya merupakan varian dari MENU PENERIMAAN ANGSURAN, dimana jika dipakai oleh pasword ADM maka hanya bisa menerima angsuran dengan OB dari simpanan, sedangkan jika dipakai oleh pasword KAS maka hanya bisa digunakan jika penerimaan angsuran secara tunai, dan jika dsipakai oleh pasword AKT maka hanya bisa digunakan jika penerimaan angsuran OB dengan akunt lain, misalnya penerimaan melalui BANK dll. JANGAN PERHATIKAN WARNA BAGROUND KARENA SAYA MENGGUNAKAN DATA LOCALHOST



b. Menu Input / Entry Data Non Transaksi 1. Menu Data Anggota Baru

a. Fungsi : untuk mencatat data anggota baru atau edit data anggota, cetak

surat permohonan anggota b. Cara Pemakaian :

1. Klik atau enter command MULAI 2. Isi nama anggota (jangan menggunakan tanda dua petik atas “…” ) 3. Ketik atau enter nomor aggota 4. Isi Alamat (cukup JALAN atau KAMPUNG) 5. Isi RT dan RW 6. Isi Nama Kelurahan 7. Klik dan pilih Kode Kabupaten / Kota (jika belum tahu kosongkan

kemudian enter, cari dan pilih, kemudian tekan ESC). (SRAGEN=06) 8. Klik dan pilih Kode Kecamatan 9. Isi No KTP atau identitas yg lain 10. Isi kode pekerjaan atau kosongkan kemudian enter untuk isi pekerjaan 11. Isi tempat lahir 12. Isi tanggal lahir 13. Klik dan pilih (L atau P) 14. Klik dan pilih agama 15. Isikan nama Ibundanya 16. Isi atau enter tanggal menjadi anggota 17. Klik command SIMPAN - YES

c. Catatan :

1. Jangan menggunakan tanda dua petik atas (“) pada setiap apapun. Jika dipaksakan maka proses penyimpanan akan digagalkan.

2. Agar bisa tampil gambar maka letakkan file jenis BMP dengan nama sesuai NOMOR ANGGOTA pada folder C:\SAKSIFOTO.

3. Data anggota yang sudah diinputkan ini belum dapat digunakan ke menu berikutnya sebelum mendapat tanda otorisasi.

4. Jika ada data yang kurang lengkap isi saja dengan tanda strip (-) 5. Semua yang dilayani koperasi baik penabung atau peminjam harus

dicatat pada menu ini, tanpa kecuali.



6. Pada pembuatan data anggota ini sekaligus dibuatkan nomor rekening Simpanan Pokok dan Simpanan Wajib, dengan kode : - 2 digit : untuk kode kantor - 2 digit : untuk kode jenis simpanan - 6 digit : untuk kode urutan (mengambil 4 digit dari nomor anggota)

7. Klik CARI DATA (SEMUA) jika ingin semua data tampil atau klik KHUSUS 01 jika ingin menampilkan data khusus Anggota dari kantor 01, setelah tampil data yang dimaksud kemudian : - Klik CETAK PERMOHONAN ANGGOTA untuk mencetak

permohonan anggota. - Klik EDIT untuk melakukan perubahan data pada anggota yang

dipilih - Klik HAPUS DATA untuk menghapus data yang dianggap tidak

terpakai. Tampilan surat permohonan seperti berikut ini :

**) catatan : tanggal permohonan dibuat mundur 2 hari sebelum tanggal masuk menjadi

anggota.



2. Menu Rekening Simpanan Sukarela Baru

a. Fungsi : Untuk membuat nomor rekening simpanan sukarela sesuai yang

dibutuhkan oleh anggota yang bersangkutan (selain simpanan Pokok dan Wajib) b. Cara Pemakaian :

1. Klik atau enter saja MULAI 2. Ketikan No Anggota yg akan dibuatkan No Rek simpanan, jika tidak tahu

kosongkan kemudian enter kemudian akan pindah ke kolom teks nama, kemudian isikan huruf depan dari nama yang akan dicari misal „A‟ atau „AN‟.

3. Ketikan nomor HP yg didaftarkan terkait dengan Simpanan ini. 4. Ketik atau enter saja tgl daftar simpanan ini 5. Klik dan pilih jenis simpanan 6. Klik dan pilih marketing simpanan 7. Klik dan pilih pakai catatan atau tidak (dalam entrian transaksi nanti). 8. Isi atau enter saja SANDI CALON ANGGOTA atau ANGGOTA dengan kode

A (karena yang dilayani harus Anggota) 9. Isi atau enter Nomor urut rekening. 10. Klik command SIMPAN - YES

c. Catatan :

1. Buatkan nomor rekening untuk yang memerlukan saja karena tidak semua anggota ingin menabung di koperasi.

2. Satu anggota boleh membuat lebih dari 1 nomor rekening. 3. Nomor Rekening belum boleh bertransaksi sebelum diotorisasi. 4. Klik CETAK BUKU SIMP (1 LBR) jika ingin mencetak buku sperti ini Agar

hasil print bagus, kami sarankan menggunakan printer tinta, dan pengisian data transaksi menggunakan pasbook, atau LQ 800.

5. Klik CETAK KE SAMPUL BUKU SAKU jika ingin mencetak ke halaman judul buku simpanan

6. Klik CARI DAFTAR SIMPANAN untuk EDIT data atau HAPUS nomor rekening yang baru saja dibuat.



3. Menu Rekening Simpanan Berjangka Baru

a. Fungsi : untuk membuat nomor rekening simpanan berjangka baru,

termasuk didalamnya untuk perpanjangan simpanan berjangka, jika perpanjangan tersebut tidak mengalami perubahan jumlah.

b. Cara Pemakaian :

1. Klik command MULAI 2. Isi nomor anggota penabung. Jika tidak hapal, gunakan petunjuk pada

saat pembuatan no rekenening simpanan sukarela. 3. Enter atau isi alamat anggota 4. Klik dan pilih UNIT NERACA 5. Isi atau enter teks TANGGAL transaksi (tanggal tanam) 6. Isi jumlah simpanan (nominal deposito) 7. Isi jangka waktu tanam (satuan bulan : 3; 6 atau 12 dst sesuai

ketentuan simp berjangka yg disediakan) 8. Isi prosentase jasa yang diberikan (untuk perhitungan 1 tahun) 9. Isi atau enter tanggal jatuh tempo simpanan. 10. Enter atau isi nomor rekening simpanan berjangka (dibentuk dari 9

digit nomor dan 3 digit pertama menunjuk jenis simp berjangka. 11. Isi kode 1 jika „jasa dia,bil tunai‟ atau 2 jika „jasa di OB ke simpanan‟. 12. Jika anda mengisi dengan 2, maka isi Nomor Rekening simpanan

untuk menampung jasa simpanan ini, buatkan dulu jika belum ada. 13. Isi kode 1untuk memberikan ketetapan jika simpanan ini saat jatuh

tempo nanti. 14. Kemudian klik SIMPAN untuk menyimpan data. Kemudian pilih YES

jika anda ingin menyimpan data anda, atau NO jika tidak jadi menyimpan.

c. Catatan : a) Menu ini bukan merupakan pernerimaan kas atas setoran simpanan. b) Jika tidak jadi diterima oleh kasir, maka hapus aja data dengan cara

klik BROWSE kemudian cari datanya, jika sudah ketemu tekan ESC kemudian klik DIHAPUS.

c) Setelah uang diterima oleh Kasir dan diinput melalui menu penerimaan pokok simp berjangka maka kemudian baru bisa CETAK



SERTTIFIKAT dengan klik CETAK HAL-1 (untuk cetak muka pertama) dan CETAK HAL-2 (untuk cetak muka ke-2)

4. Menu Rekening Pinjaman Baru

a. Fungsi : untuk mencatat dan membuat nomor rekening pinjaman baru

sesuai keputusan atau ketetapan tim pemutus kredit, dan sekaligus untuk mencetak berkas-berkas dan lampiran-lampiran pendukung perjanjian pinjaman.

b. Cara Pemakaian :

1. Klik atau enter BARU. 2. Isi nomor anggota yang akan dibiayai; atau dalam keadaan kosong

kemudian enter, kemudian isikan sebagian nama yg dikehendaki, kemudian cari dan pilih, kemudian tekan tombol ESC.

3. Enter kota/kabupaten 4. Enter atau isi nomor telephon; 5. Enter atau isi nomor HP; 6. Klik UNIT neraca; (dalam hal ini : UMUM) 7. Klik JENIS pembiyaan (FLAT atau TABEL atau MUSIMAN atau RC); 8. Enter atau isi tanggal akad pembiyaan 9. Isi JUMLAH POKOK / plafond pembiayaan 10. Isi JANGKA WAKTU pembiyaan berapa bulan 11. Isi prosen JASA / NISBAH per bulan. 12. Isi prosen DENDA per bulan jika nanti angsuran terlambat. 13. Isi atau enter saja TGL JT (jatuh tempo) 14. Enter atau isi JUMLAH ANGSURAN perbulan. (sebaiknya dibulatkan

ke atas sampai digit ratusan bulat.) 15. Klik dan pilih jenis jaminan yang diserahkan 16. Isi uraian keterangan jaminan yg diserahkan (singkat padat) 17. Klik JENIS PINJAMAN (Perdagangan, atau Musiman, atau Pegawai

atau Konsumtif) 18. Klik dan pilih jenis MARKETING PINJAMAN 19. Isi atau enter prosen potongan BIAYA ADMINISTRASI 20. Isi atau enter prosen potongan BIAYA PROVISI 21. Enter saja NOMOR REKENING PEMBIAYAAN 22. Klik dan pilih SEKTOR USAHA YG DIBIAYAI 23. Isi uraian kegunaan kredit



24. Klik dan pilih KELOMPOK USAHA (MIKRO; KECIL atau MENENGAH) 25. Klik dan pilih (BARU atau PERPANJANGAN atau TAMBAH PLAFON) 26. Kemudian klik command SIMPAN untuk menyimpan data. Kemudian

pilih YES atau NO. c. Catatan :

i. Bukan/belum merupakan pencairan uang, baru membuat nomor rekening saja.

ii. Jika sudah disimpan, kemudian klik kolom FORM CETAK BERKAS PENCAIRAN, untuk cetak dokumen pencairan. Dimulai dengan klik CARI 30 HARI YANG LALU KHUSUS 01 - jika anda bekerja di 01- dan atau CARI 30 HARI YANG LALU KHUSUS 02 - jika anda bekerja di 02. Setelah anggota dipilih, kemudian enter kemudian masuk ke sheet :

d. No-PK

Form ini untuk menerbitkan nomor PK, melengkapi data pendukung perjanjian, seperti pekerjaan, nomor KTP, nama pendamping dalam melakukan perjanjian (Suami, Istri atau Orang tua) atau juga untuk menghapus data jika dianggap tidak benar dengan klik DATA DIHAPUS SAJA. Sebelum anda melengkapi atau belum entri data jaminannya. maka kolom yg terletak di bawah no pk itu akan terlihat kosong dan Cetak perjanjian baik hal 1 maupun hal 2 belum diijinkan. Karena itu, karena jaminan secara khusus telah dipilih adalah BPKB, maka masuklah ke kolom BPKB. Berikut ini penjelasan bentuk dan fungsi masing-masing sheet :

e. Kuitansi



f. ATM

Digunakan jika jaminan berupa ATM 1. Klik dulu BUAT DATA JAMINAN BARU, kemudian muncul konfirmasi,

jika setuju klik saja YES. Jika anda pertama klik jenis jaminan ini, maka kode jaminan : 101, jika kedua 102 dst.

2. Setelah itu isi kolom-kolom yang tersedia, dan isilah sesuai data yang ada, seperti contoh gambar di atas.

3. Setelah data jaminan disimpan, kemudian klik beberapa command yg tersedia. Judul perintah sesuai fungsinya.

4. Jika mau edit klik EDIT DATA JAMINAN, jika mau dihapus klik dulu CARI DATA JAMINAN dan jika mengisi jaminan ATM lagi klik BUAT DATA JAMINAN BARU LAGI, dan jawab YES lagi dan seterusnya.

5. Memungkinkan 1 pinjaman dijamin dengan banyak ATM

g. BPKB

Digunakan jika jaminan berupa BPKB 1. Klik dulu BUAT DATA JAMINAN BARU, kemudian muncul konfirmasi,




4. Jika mau edit klik EDIT DATA JAMINAN, jika mau dihapus klik dulu CARI DATA JAMINAN dan jika mengisi jaminan BPKB lagi klik BUAT DATA JAMINAN BARU LAGI, dan jawab YES lagi dan seterusnya.

5. Memungkinkan 1 pinjaman dijamin dengan banyak BPKB



h. Sertif

Digunakan jika jaminan berupa SERTIFIKAT TANAH 1. Klik dulu BUAT DATA JAMINAN BARU, kemudian muncul konfirmasi,




4. Jika mau edit klik EDIT DATA JAMINAN, jika mau dihapus klik dulu CARI DATA JAMINAN dan jika mengisi jaminan SERTIFIKAT lagi klik BUAT DATA JAMINAN BARU LAGI, dan jawab YES lagi dan seterusnya.

5. Memungkinkan 1 pinjaman dijamin dengan banyak SERTIFIKAT.

i. Lainnya

Digunakan jika jaminan berupa JAMINAN LAIN selain yg ATM, BPKB atau SERTIFIKAT 1. Isi kolom yang tersedia kemudian klik SIMPAN. Jika anda mengisi form

ini pada pertama pengisian jaminan ini, maka kode jaminan : 101, jika kedua 102 dst.

2. Setelah diisi, dan SIMPAN cobalah klik perintah-perintah disebelahnya dan jika tampilan bahasanya kurang bagus, edit lagi dan simpan lagi.


4. TIDAK Memungkinkan 1 pinjaman dijamin dengan banyak jaminan LAIN-LAIN.



j. Perm

Untuk mencetak permohonan jadi anggota, jika kebetulan pada saat entri data anggota belum sempat dicetakkan surat permohonan

k. No Jam

Form ini untuk membuat DATA LABEL JAMINAN secara manual, untuk tujuan khusus bagian JAMINAN

l. RPP

Form ini untuk mencetak RPP (Rencana Pengembalian Pinjaman) atau sering disebut juga dengan JADWAL ANGSURAN. Silahkan klik MULAI MENYESUAIAKAN DATA, maka sistem akan menghitung menampilan jadwal secara wajar. Ketetapan “pinalty pembayaran” yang tertera di bawah JADWAL, itu bisa disesuaikan sesuai kata-kata yg diisikan dalam tabel “kd_jenis”

m. K Angs

Untuk mencetak kartu angsuran, sebagai bekal manakala anggota mau membayar.



Berikut ini adalah beberapa berkas yang bisa dicetak dari menu tersebut antara lain : - Cetak Perjanjian halaman 1 - Cetak perjanjian halaman 2 - Cetak Tanda terima Pinjaman dan Potongan - Cetak Tanda Terima Pembayaran ke Notaris - Cetak Tanda Terima Setoran Premi Asuransi - Cetak Surat Kuasa ATM - Cetak Surat Kuasa BPKB - Cetak Surat Kuasa Serttifikat - Cetak Tanda Terima masing-masing Jaminan (1 jaminan) - Cetak Tanda Terima beberapa Jaminan sekaligus. - Cetak RPP - Cetak Kartu Angsuran - Cetak Tanda Terima Pengembalian/ bukti pengambilan masing-masing

Jaminan (1 jaminan) Secara berturut-turut tampilan cetak masing-masing diatas adalah sebagai berikut :

- Cetak Perjanjian halaman 1



- Cetak perjanjian halaman 2

- Cetak Tanda terima Pinjaman dan Potongan

- Cetak Tanda Terima Pembayaran ke Notaris



- Cetak Tanda Terima Setoran Premi Asuransi

- Cetak Surat Kuasa ATM



- Cetak Surat Kuasa BPKB

- Cetak Surat Kuasa Serttifikat



- Cetak Tanda Terima masing-masing Jaminan (1 jaminan)

- Cetak Tanda Terima beberapa Jaminan sekaligus.

- Cetak RPP



- Cetak Kartu Angsuran

- Cetak Tanda Terima Pengembalian/ bukti pengambilan masing-masing

Jaminan (1 jaminan)

Demikian pembahasan tentang pengisian form BUAT NOMOR REKENING PINJAMAN BARU. Selanjutnya kita bahas tentang MENU INPUT / ENTRY DATA TRANSAKSI.

c. Menu Input / Entry Data Transaksi Sebelumnya perlu diketahui dahulu bahwa ada beberapa menu transaksi kas

yang merupakan tindakan lanjutan artinya menu tersebut hanya bisa digunakan setelah menu yang lain telah selesai dijalankan. Beberapa menu tersebut adalah : - Menu penerimaan Simpanan Berjangka, hanya bisa digunakan setelah

menu Buat Nomor Rek Simpanan Berjangka Baru telah selesai dikerjakan. - Menu penerimaan Simpanan, hanya bisa digunakan setelah menu Buat

Nomor Rekening Simpanan telah selesai dikerjakan. - Menu pencairan pokok pinjaman hanya bisa digunakan setelah menu Buat

Nomor Rekening Pinjaman dan potongan pinjaman telah selesai dikerjakan. - Menu penerimaan angsuran pinjaman hanya bisa digunakan setelah menu

Pencairan Pokok Pinjaman dan penerimaan potongan pinjaman telah selesai dikerjakan oleh KASIR.



1. Penerimaan Angsuran Pinjaman

Menu ini disediakan untuk mencatat “penerimaan angsuran pinjaman” baik yang diterima secara tunai, setor lewat bank, atau OB dari Simpanan. Cara pengisian : 1. Klik atau enter MULAI 2. Isi Nomor Rekening Pinjaman atau jika tidak tahu, dalam kondisi kosong

kemudian enter, kemudian masukkan satu atau dua huruf untuk searching nama peminjam, kemudian cari dengan tombol panah naik atau turun jika sudah ketemu kemudian tekan Esc, kemudian enter.

3. Isi atau enter tanggal transaksi 4. Isi atau enter jumlah pembayaran pokok 5. Isi atau enter jumlah pembayaran jasa 6. Isi atau enter apakah datang sendiri atau dibawa marketing 7. Isi atau enter apakah mau cetak kuitansi atau tidak 8. Isi atau enter apakah tunai (1) apakah diterima dengan OB Simpanan (3)

atau diterima dengan OB akunt lain, misal Bank (5) 9. Kemudian klik atau enter SIMPAN kemudian enter atau klik YES untuk

melanjutkan proses SIMPAN dan klik NO jika tidak jadi menyimpan. 10. Klik atau enter MULAI lagi jika melanjutkan entri data berikutnya, dan klik

TUTUP MENU jika hendak menutup menu ini. Keterangan Tambahan : - Jika anda mengisi “3” pada langkah point 8 maka akan dilanjutkan ke

pengisian NOMOR REKENING simpanan yang akan didebet, masukkan nomor Rekening Simpanan yang dimaksud. Perhatikan Saldo Simpanan yang ada.

- Jika anda mengisi “5” pada langkah point 8 maka akan dilanjutkan ke pengisian NOMOR AKUNT buku besar yang akan didebet, masukkan nomor akunt buku besar yang dimaksud. Mohon tidak OB dengan KAS karena bisa jadi sepertinya tunai tapi tidak tampil di buku KAS.

- Jika kebetulan pembayaran adalah “pelunasan”, maka masukkan dengan cara diketik (jangan cuma di-enter saja) pada kolom Byr Pokok sesuai jumlah yang tampil pada kolom SALDO.

- Jika ditemukan kasus pinjaman melebihi jangka waktu pinjaman, dan kemudian koperasi masih berharap manarik jasa pinjaman jangka waktu tambahan, maka jangan membayar lunas pokok pinjaman. Karena jika



saldo pokok 0 (nol) sudah tidak bisa lagi penerimaan angsuran dengan menggunakan menu ini.

- Jika anda SIMPAN – YES, maka aplikasi akan menulis data : o Kas ( jika diterima tunai) o Jornal o Buku Angsuran

Cara Pembatalan Transaksi : Jika terjadi kesalahan input, maka segera lakukan pembatalan dengan cara : - buka menu kemudian klik BROW DATA ANGSURAN, - kemudian cari dan pilih dengan menekan tombol Esc; - kemudian klik DATA ANGS INI DIHAPUS SAJA dan kemudian tampil

menu pembatalan, seperti ini :

- kemudian isi NOMOR TRANSAKSI atau enter saja - kemudian masukkan TANGGAL PEMBATALAN atau enter saja, - kemudian mintalah pasword kepada pihak yg berwenang, kemudian klik

atau enter DIHAPUS, lanjutkan dengan enter atau klik YES jika benar akan menghapus transaksi tersebut, atau klik NO jika tidak jadi membatalkan.

Cara Cetak ulang Kuitansi atau Validasi Transaksi : - buka menu kemudian klik BROW DATA ANGSURAN, - kemudian cari dan pilih dengan menekan tombol Esc; - kemudian klik KUITANSI, maka akan tampil kuitansi jika tidak ingin

mencetak, tekan Esc saja, kemudian akan tampil baris validasi. - Bentuk kuitansi dan validasi seperti berikut ini :

Kuitansi :



Validasi :

2. Pencairan Pinjaman

Menu ini berguna untuk membukukan transaksi pencairan pinjaman. Menu ini bisa dijalankan jika bagian user pasword ADM telah melakukan input data PINJAMAN BARU. Karena itu bukti pencairan dan bukti potongan pinjaman harus benar-benar sudah diterima kasir dari bagian ADM sebagai tanda bahwa segala keterangan dan penjelasan serta potongan pinjaman telah dinyatakan benar oleh user ADM. Perhatikan detail isi kolom-kolom tersebut. Cara Pengisian : 1. Klik atau enter MULAI, maka tampil daftar nama calon peminjam yg siap

dicairkan. Cari dan pilih dengan menekan tombol Esc. 2. Enter atau isi tanggal pencairan pinjaman 3. Enter jumlah pokok pencairan pinjaman 4. Isi 1 jika cair tunai, atau isi 3 jika di-OB kesimpanan atau isi 5 jika cair

dengan OB ke akunt lain (misalnya cair via bank). 5. Klik atau enter SIMPAN. Kemudian klik atau enter YES jika benar akan

disimpan atau klik NO jika batal tidak jadi menyimpan. 6. Klik atau enter MULAI lagi jika ingin melanjutkan entri lagi atau klik EXIT

jika hendak menutup menu ini. Keterangan tambahan : - Jika anda mengisi “3” pada langkah point 4 maka akan dilanjutkan ke

pengisian NOMOR REKENING simpanan yang akan dikredit, masukkan nomor Rekening Simpanan yang dimaksud.



- Jika anda mengisi “5” pada langkah point 4 maka akan dilanjutkan ke pengisian NOMOR AKUNT buku besar yang akan dikredit, masukkan nomor akunt buku besar yang dimaksud. Mohon tidak OB dengan KAS karena bisa jadi sepertinya tunai tapi tidak tampil di buku KAS.

- Jika anda SIMPAN – YES, maka aplikasi akan menulis data : o Kas ( jika dibayarkan tunai) o Jornal o Daftar Pinjaman (sesuai marketing dan jenis Pinjaman) o Menandai calon peminjam menjadi golongan “Telah Cair”

- Pencairan pinjaman tidak memerlukan otoritas pimpinan.

Cara Pembatalan Transaksi : - Klik BROW DATA PENCAIRAN, kemudian tampil daftar Pinjaman yang telah

dicairkan, cari dan pilih dengan menekan tombol Esc. - Kemudian klik TRANS PENCAIRAN DIBATALKAN - Kemudian tampil MENU PEMBATALAN seperti ini :

- Isi atau enter saja No Transaksi yg dibatalkan - Isi atau enter saja tanggal pembatalan - Kemudian masukkan pasword (user otoritas pembatalan) - Kemudian klik atau enter DIHAPUS, lanjutkan dengan enter atau klik YES

untuk benar-benar menghapus data pencairan atau klik NO jika tidak jadi mebatalkan. Cara Cetak Ulang Validasi :

- Klik BROW DATA PENCAIRAN, kemudian tampil daftar Pinjaman yang telah dicairkan, cari dan pilih dengan menekan tombol Esc.

- Kemudian klik CETAK VALIDASI kemudian klik gambar print atau tekan Esc jika tidak jadi cetak validasi

- Tampilan validasi transaksi pencairan adalah sbb :



3. Transaksi Simpanan

Menu ini berfungsi untuk mencatat transaksi simpanan (semua jenis simpanan) baik penerimaan maupun pencairan, baik secara tunai atau via bank, atau OB antar simpanan. Jenis Simpanan yang direkomendasikan dengan menu ini adalah : - Simpanan Pokok kode Rek : 11 - Simpanan Wajib kode Rek : 21 - Simpanan Sukarela (Si Amad) kode Rek : 41 - Simpanan Titipan Angsuran Kredit kode Rek : 42 Jenis Transaksi Simpanan yang direkomendasikan adalah : - Penerimaan / Setoran - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - kode 1 - Pencairan / Penarikan - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - kode 2 - Pemindahbukuan / OB dari Simpanan A ke Simpanan B - - kode 3 Akunt buku besar lawan yang direkomendasikan adalah : - Kas jika setoran atau penerimaan secara tunai (kode 1) - Simpanan Lain sebagai lawan jika OB dari simpanan ke simpanan (kode

3) - Bank jika diterima tunai via Bank atau OB perkiraan lain misalnya Bi. Jasa

Simpanan, Dana Jasa Simpanan dan lain-lain. (kode 5) Cara Pengisian : 1. Klik atau enter MULAI 2. Isi kode transaksi yg direkomendasikan (1 : jika penerimaan/setoran; 2 :

jika penarikan /pencairan atau 3 : jika OB antar Rekening Simpanan 3. Isi kode Jenis Simpanan (11 atau 21 atau 41 atau 42) 4. Isi nomor rekening sesuai jenis Simpanan (jika tidak tahu, dalam keadaan

kosong tekan enter, kemudian isi kolom nama dengan 1 atau 2 huruf awal nama) kemudian enter, maka tampil daftar nama yg didahului dengan huruf tersebut) cari dan pilih, kemudian tekan Esc.

5. Isi atau enter tanggal transaksi



6. Isi jumlah setoran atau penarikan 7. Isi atau enter kolom validasi, dan berikutnya isi atau enter kolom cetak

baris, 8. Isi 0 jika datang sendiri non kolekting atau 1 jika dibawa marketing 9. Isi atau enter „kode lawan‟ : (1 jika tunai; 3 jika OB Simpanan atau 5 jika

OB non simpanan) 10. Klik atau enter SIMPAN, dan lanjutkan dengan enter atau klik YES jika

benar-benar akan disimpan dan klik NO jika tidak jadi menyimpan. 11. Klik atau enter MULAI lagi jika ingin membukukan transaksi simpanan

yang lain atau klik EXIT jika ingin menutup menu ini. Penjelasan Tambahan : - Karena kita menggunakan print baris dalam penyajian buku simpanan,

maka tidak diijinkan menyisipkan transaksi dan jangan membatalkan transaksi yang sudah diprint ke buku (walaupun sistem tidak bisa mendeteksi hal yg demikian)

- Karena belum ada instruksi tentang batas saldo minimal maka penarikan simpanan boleh sampai dengan bersaldo 0 (nol).

- Tidak menetapkan biaya administrasi ketika penutupan. - Masih bisa disetori lagi walaupun saldo pernah 0 - Jika penarikan atau pengambilan melebihi batas kewenangan yang

ditetapkan, maka transaksi akan dihentikan sampai dengan „buat bahan otoritas‟ dan bisa dilanjutkan setelah diotorisasi oleh pejabat yg berwenang (lihat penjelasan berikutnya tentang cara pemberian otoritas). Dan setelah mendapatkan otorisasi, silahkan lanjutkan input data dengan klik :

Kemudian pilih dan tekan Esc kemudian lanjutkan dengan cara entri no 9.

- sdsd

Cara pembatalan transaksi : - cara pembatalan transaksi ini, sama dengan tatacara pembatalan

penerimaan angsuran atau pembatalan pencairan pinjaman, yaitu klik BROW DATA TRANSAKSI, kemudian pilih yang akan dibatalkan, kemudian tekan Esc, kemudian enter nomor transaksi, kemudian isi tanggal pembatalan kemudian isi pasword yg berwenang,kemudian enter DIHAPUS. Untuk lebih jelasnya baca halaman 13 atau halaman 15.

Cara cetak ulang validasi atau cetak ulang baris buku : - cara cetak ulang validasi atau cetak ulang baris buku ini, sama dengan

tatacara cetak ulang validasi pada penerimaan angsuran, yaitu klik BROW DATA TRANSAKSI, kemudian klik CETAK ULANG BARIS

4. Penerimaan Simpanan Bjk - Berfungsi untuk membukukan penerimaan pokok Simpanan Berjangka

setelah dibuatkan nomor rekening simpanan berjangka baru.



a. Cara Pemakaian :

1. Klik atau enter command MULAI 2. Pilih NOREK simpanan yg diterima atau dengan menekan tombol Esc,

kemudian enter 3. Isi atau enter tanggal, sesuai tanggal transaksi 4. Isi teks KAS dengan angka 1 jika diterima tunai, atau 3 jika di OB dari

Simpanan Sukarela dan atau 5 jika diterima secara non tunai, misal diterima via bank.

5. Klik command SIMPAN – YES

b. Catatan : Menu ini hanya bisa dipakai jika sudah ada data simpanan berjangka baru yang diinput melalui MENU SIMPANAN – SIMPANAN BERJANGKA – BUAT NOMOR REKENING SIMP. BJK BARU.

5. Pencairan Pokok Simpanan Bjk

a. Berfungsi untuk membukukan pencairan/pengeluaran pokok Simpanan

Berjangka baik yang telah jatuh tempo atau yang diambil paksa sebelum tgl jatuh tempo.



b. Cara Pemakaian : 1. Klik command MULAI 2. Isi teks NOREK dengan nomor rekening simpanan yg diambil atau

dengan klik command CARI DATA 3. Isi teks TANGGAL, sesuai tanggal transaksi. Jika kebetulan belum

jatuh tempo maka akan muncul pesan bahwa simpanan belum jatuh tempo.

4. Isi teks denda/pnalty (jika simp. Bjk diambil sebelum jatuh tempo) 6. Isi teks KAS dengan angka 1 jika dibayar tunai, atau 3 jika di OB ke

Simpanan Sukarela dan atau 5 jika dibayar secara non tunai, misal via bank.

5. Klik command SIMPAN kemudian YES.

6. Pencairan Bunga Simpanan Bjk

a. Berfungsi membukukan pencairan/pengeluaran bunga/jasa Simpanan

Berjangka

b. Cara Pemakaian : 1. Klik command MULAI 2. Isi teks NOREK dengan nomor rekening simpanan yg dibayar jasanya

atau dengan klik command CARI DATA. Jika dengan CARI DATA tapi tidak ada data yg mesti dibayar, maka coba klik dulu HITUNG BUNGA YG BELUM TERBAYAR. Jika setelah itu diklik, tapi belum/tidak ada data juga, berarti memang sudah tidak ada jasa simpanan yg wajib dibayar.

3. Isi teks TANGGAL, sesuai tanggal transaksi. 4. Isi teks JUMLAH JASA yg dibayarkan. 5. Isi teks pajak (jika jasa simp. Bjk termasuk golongan kena pajak) 7. Isi teks KAS dengan angka 1 jika dibayar tunai, atau 3 jika di OB ke

Simpanan Sukarela dan atau 5 jika dibayar secara non tunai, misal via bank.

6. Klik command SIMPAN c. Catatan :

- Menu ini hanya bisa dijalankan setelah menu hitung bunga pada menu simpanan berjangka dijalankan.

- JUMLAH JASA yang ditampilkan adalah jumlah akumulasi dari jasa yang belum dibayar atas 1 rekening simp berjangka. Jadi jika Koperasi



membayarkan jasa secara rutin maka JUMLAH JASA yang tampil hanya jasa untuk 1 bulan terakhir yng belum dibayar, namun jika beberapa bulan baru dilakukan pembayaran, maka JUMLAH JASA yg ditampilkan adalah akumulasi jasa dari beberapa bulan tersebut.

- Detail riwayat pembayaran dan perhitungan jasa bisa dilihat pada

menu SIMPANAN → SIMPANAN BERJANGKA → CETAK KARTU JASA SIMPANAN

7. PemBelian Aktiva Tetap

a. Berfungsi untuk membukukan pembelian aktiva tetap (tanah, bangunan,

kendaraan atau Peralatan).

b. Cara Pemakaian : 1. Klik command MULAI 2. Isi teks NAMA BARANG INV dengan nama barang yg dibeli. 3. Isi teks KODE INVENT atau enter saja (6 digit angka – 2 digit pertama

sebagai kode kantor dan 4 digit berikutnya sebagai nomor urut aktiva) 4. Klik dan pilih combo KELOMPOK INVENT. (pilih dan sesuaikan

apakah barang yang dibeli termasuk golongan TANAH, BANGUNAN, KENDARAAN atau PERALATAN)

5. Isi teks TANGGAL, sesuai tanggal transaksi. 6. Masukkan Kuantum atau jumlah 7. Isi teks HARGA SATUAN PEMBELIAN. 8. Isi teks DISUSUTKAN dengan angka taksiran usia ekonomis (satuan

penyusutan adalah TAHUN) 9. Isi teks PENYUSUTAN PERBULAN (sbg pedoman), isi dengan bulat,

jika mengandung angka dibelakang koma. 10. Isi teks berikutnya dengan angka 1 (jika tunai) atau isi 2 jika non tunai. 11. Klik command SIMPAN kemudian YES



8. Jual Aktiva Tetap

a. Berfungsi untuk membukukan penjualan aktiva tetap, termasuk jika terjadi

tukar tambah. Jika tukar tambah, maka yg harus dilakukan adalah mencatat PENJUALAN barang, dan kemudian diikuti mencatat PEMBELIAN.

b. Cara Pemakaian : 1. Klik command MULAI 2. Isi teks NO KD BRG dengan nomor kode inventaris, atau dengan klik

command CARI DATA 3. Isi teks TANGGAL, sesuai tanggal transaksi. 4. Isi teks NILAI JUAL dengan jumlah harga bersih yg diterima. 5. Isi teks KAS dengan angka 1. 6. Klik command SIMPAN

9. Penerimaan Kas Lain

a. Berfungsi untuk membukukan transaksi-transaksi lain yang masih

tergolong transaksi penerimaan Kas, akan tetapi tidak mungkin dibukukan dengan menu-menu sebagaimana yg telah diuraikan dari no 1 s/d no 8. Misalnya :

a) Penerimaan Hadiah/Donasi dari pihak lain.



b) Penerimaan Kas karena pengambilan uang dari bank; c) Penerimaan Hutang Bank, dll

b. Cara Pemakaian :

1. Klik atau enter command MULAI 2. Isi atau enter teks TANGGAL, sesuai tanggal transaksi. 3. Isi teks JUMLAH Rp. dengan jumlah kas yg diterima. 4. Isi teks URAIAN KAS 5. Isi teks JORNAL PERKIRAAN LAWAN, jika atau dalam keadaan

kosong ENTER saja, atau tuliskan sebagian huruf depan akunt, 6. Isi teks NAMA YG MEMBAYAR 7. Isi teks ALAMAT (yg membayar) 8. Klik command SIMPAN – YES.

10. Pengeluaran Kas Lain

a. Berfungsi untuk membukukan transaksi-transaksi lain yang masih

tergolong transaksi pengeluaran Kas, akan tetapi tidak mungkin dibukukan dengan menu-menu sebagaimana yg telah diuraikan dari no 1 s/d no 8. Misalnya :

1) Bayar biaya-biaya koperasi 2) Bayar / setor ke Bank, dll

b. Cara Pemakaian :

1. Klik atau enter command MULAI 2. Isi atau enter teks TANGGAL, sesuai tanggal transaksi. 3. Isi teks JUMLAH Rp. dengan jumlah kas yg dikeluarkan. 4. Isi teks URAIAN KAS 5. Isi teks JORNAL PERKIRAAN LAWAN, atau dalam keadaan kosong

ENTER saja. 6. Isi teks NAMA YG MENERIMA UANG 7. Isi teks ALAMAT (yg menerima) 8. Klik command SIMPAN - YES

c. Catatan :

Pada menu ini terdapat batas otoritas pengeluaran Kas. Tentang otorisas, baca pada subab khusus tentang otorisas



11. Input Penerimaan Simpanan Oleh Marketing

Setelah sukses memasukkan kode marketing, kemudian klik atau enter SILAHKAN LANJUT INPUT maka akan tampil form ini :

a. Berfungsi untuk membukukan Penerimaan kolekting setoran oleh AO atau

marketing Simpanan, untuk mempermudah pekerjaan Kasir agar tidak perlu input satu per satu rekening.

b. Cara pengisian form : 1. Klik atau enter MULAI 2. Isi atau enter kode jenis simpanan (41 Si Amad atau 42 Simp.

Tampungan) 3. Isi nomor rekening simpanan, atau dalam keadaan kosong kemudian

enter; kemudian enter lagi dan tampil daftar Anggota yg dibawah pengampuan Anda, kemudian pilih dan tekan tombol ESC

4. Isi atau enter tanggal transaksi penerimaan. 5. Isi jumlah nominal setoran yang diterima. 6. Kemudian secara berturut-turut isi 0, 0 kemudian 1 atau enter-enter

saja. 7. Isi keterangan jika diperlukan atau enter saja 8. Kemudian enter atau klik SIMPAN – YES.

c. Catatan :

1. Setelah anda entri beberapa, cek daftar penerimaan anda dengan klik CETAK DAFTAR DIINPUT

2. Jika terjadi kesalahan input batalkan dengan klik BROW DATA TRANSAKSI, kemudian cari dan tekan ESC, kemudian klik TRANS INI



DIBATALKAN SAJA, kemudian mintalah pasword pembatalan oleh jurubatal

3. Setelah selesai, silahkan cetak daftar penerimaan Anda dengan klik CETAK DAFTAR DIINPUT, silahkan diprint dan kemudian serahkan daftar tersebut berikut uang kepada Kasir.

4. Jika ada anggota penabung yang seharusnya sebagai binaan anda tetapi belum tampil saat anda mau input, maka mintalah CSR untuk rubah kode marketing atas nama simpanan tersebut.

12. Input Penerimaan Simpanan Dari Marketing

a. Berfungsi untuk membukukan ke Kas dan Jornal, secara total per Jenis

Simpanan yang telah diinput oleh para Marketing. b. Cara pengisian form :

1. Klik atau enter MULAI 2. Isi atau enter tanggal transaksi, sesuai data penerimaan AO. Jadi

tidak bisa ditunda. 3. Isi kode AO, sesuai laporan dari AO 4. Isi kode simpanan apakah 41 atau 42 5. Jika Jumlah yang tertera pada tampilan menu sudah sama dengan

jumlah Laporan yang diserahkan oleh AO kemudian enter atau klik SIMPAN – YES.

Catatan : 1. Jika terjadi kesalahan input oleh AO, yang tentu berdampak pada

perubahan laporan kepada Kasir, maka transaksi KASIR harus dibatalkan terlebih dahulu dan kemudian diikuti oleh perubahan inputan oleh AO (batal atau tambah atau koreksi Jumlah dll); kemudian cetak laoran lagi, dan Kasir input lagi data laporan yang telah dilakukan perubahan oleh AO

2. Tidak perlu ragu, jangan takut kliru, karena kami siap membantu, cukup seribu ping



d. Menu / Entry Data Transaksi Memorial 1. Penyusutan Aktiva Tetap

a. Berfungsi untuk membukukan transaksi penyusutan barang aktiva tetap

yang terdaftar dalam Daftar Aktiva pada sistem.

b. Cara Pemakaian : 1. Klik command MULAI atau mulai dengan CARI DATA. 2. Isikan kode aktiva yang akan disusutkan. (6 digit angka) 3. Isikan tanggal atau ENTER saja 4. Isikan jumlah penyusutan perbulan atau ENTER saja. 5. Klik atau ENTER command SIMPAN.

c. Catatan : Menurut sistem ini merekomenadikan agar penyusutan aktiva tetap dilakukan pada setiap akhir bulan, per item barang aktiva setelah usia pakai aktiva melebihi 30 hari.

2. Menu Perhitungan Jasa Simpanan Sukarela a. Fungsi :

untuk menghitung dan membukukan bunga simpanan sukarela atau jenis simpanan yang lain yang diberikan JASA atau BAGI HASIL pada setiap akhir bulan



b. Cara Pemakaian : 1. Isikan kode simpanan yang akan diberi JASA (misal : 41) 2. Masukkan tanggal awal bulan 3. Masukkan tanggal akhir bulan 4. Masukkan prosen pajak bunga simpanan (10%) 5. Masukkan jumlah batas jasa kena pajak (240.000,-) 6. Masukkan potongan administrasi (jika ada) 7. Klik command MENGHITUNG SALDO S/D TGL KE-1 8. Klik command MEMINDAH SALDO DAN MEMOTONG MUTASI 9. Klik command MENCARI SALDO TERENDAH DAN MENGHITUNG

BUNGA 10. Klik command SEBELUM DIBUKU .... (cetak daftar perolehan jasa

dengan printer, karena sistem tidak mencatat form ini) 11. Kemudian enter atau isi tanggal transaksi membukukan. 12. Klik command DATA DISIMPAN SEBAGAI BEBAN.... kemudian

klik atau enter YES, untuk menyimpan dan mendistribusikan perhitungan itu ke masing-masing nomor rekening simpanan (jika perhitungan seperti yg ditampilkan daftar sudah dianggap benar).

c. Catatan :

1. Bulan yg sudah dihitung bunganya tidak bisa diulang lagi 2. Jika perhitungan dianggap salah langsung batalkan dengan menu

BUKA DATA TRANSAKSI SIMPANAN kemudian klik DATA TRANSAKSI DIBATALKAN SAJA sebelum memulai transaksi simp sukarela yg lainnya.

3. Perhitungan ini menggunakan saldo terendah dari periode tgl ke-1 s/d tgl ke-2 dengan sistem bunga berjenjang (perhatikan kolom-kolom kuning) sesuai ketentuan yg ditetapkan oleh Koperasi. Jika tgl ke-1 diisi tgl 01 ini berarti penetapan saldo terendah dimulai dari tgl 01 s/d akhir bulan dan setoran awal tgl 03 SUDAH TIDAK dapat bunga. Setelah saldo terendah ketemu maka saldo tersebut masuk kategori mana, sesuai yg ada pada kolom kuning, dan tarip bunga berapa. Jika Koperasi anda tidak menggunakan sistem berjenjang, maka isi kolom bunga dengan angka yg sama (seperti tampak pada contoh di atas – semua sama yaitu 4% per tahun).

4. Pada proses perhitungan bunga simpanan ini dilakukan pula penutupan simpanan yg saldonya dibawah ketetapan BATAS PENUTUPAN SALDO. Jika koperasi menetapkan dan mengisikannya ke dalam batas saldo adalah Rp.10.000,- maka semua saldo yg dibawah itu akan di debet langsung sehingga saldonya 0 (nol) dan dilawankan dengan pendapatan koperasi.

5. Sebaiknya mencetak hasil perhitungan dan mengarsipkannya. 6. Jika sudah disimpan maka JASA sudah langsung didistribusikan ke

masing-masing rekening. 7. Setelah disimpan maka pada masing-masing kartu rekening simpanan

akan nampak transaksi jasa dan Administrasi tersebut.

3. Menu Perhitungan Jasa Simpanan Berjangka a. Fungsi Menu

untuk menghitung dan membukukan jasa simpanan berjangka yang harus dilakukan pada setiap hari, setidaknya setiap tanggal tanam simpanan.



b. Cara Pakai Menu : 1. Klik atau enter MULAI 2. Masukkan tanggal hari ini, atau tanggal tanam Simpanan 3. Kemudian klik atau enter DIHITUNG DULU 4. Kemudian klik atau enter LIHAT HASIL PERHITUNGAN 5. Isi atau enter saja tanggal transaksi 6. Kemudian klik atau enter DISIMPAN SEBAGAI BIAYA YG MASIH

HARUS DIBAYAR

c. Catatan : 1. Tidak mungkin dobel input 2. Tidak perlu menhapalkan tanggal tanam simpanan, sebab jika tidak

ada, anda akn diberitahu. 3. Tidak perlu ragu, jangan takut kliru, karena kami siap membantu,

cukup seribu ping

4. Menu OB Penerimaan Angsuran dari Simpanan Menu ini berfungsi untuk mencatat penerimaan angsuran dengan mengambil dari simpanan (OB Simpanan). Untuk lebih jelasnya silahkan baca detailnya di point C-1 halaman 28. Pada pembahasan tersebut disebutkan jika angsuran diterima dengan mendebet Simpanan maka gunakan kode 3. Dan jika kita isi kode 3 maka akan masuk ke kolom nomor rekening simpanan. Perhatikan gambar berikut :



5. Menu OB Penerimaan Angsuran dari Akunt Lain Menu ini berfungsi untuk mencatat penerimaan angsuran dimana uang pembayaran tidak diserahkan berupa tunai kas dan juga bukan dengan OB Simpanan. Perihal cara isi dan lain-lain silahkan baca detailnya di point C-1 halaman 28. Pada pembahasan tersebut disebutkan jika angsuran diterima via bank maka gunakan kode 5. Dan jika kita isi kode 5 maka akan masuk ke kolom nomor Akunt buku besar. Perhatikan gambar berikut :

6. Menu OB Penarikan Simpanan Untuk Simpanan Menu ini berfungsi untuk mencatat penarikan simpanan dimana uangnya digunakan untuk disetor ke rekening simpanan lain. Kode jenis transaksi 3 kita sebut dengan OB dari Simp A ke Simp B, untuk memudahkan ingatan bahwa “ambil dari simpanan yg ATAS untuk setor yang BAWAH”. Perihal cara isi dan lain-lain lebih detailnya silahkan baca di point C-3 halaman 32. Kode jenis transaksi harus 3 dan pilihan akunt lawan harus 3 (tidak boleh yg lain). Perhatikan gambar berikut :



7. Menu OB Penerimaan Simpanan dari Akunt Lain

Menu ini berfungsi untuk mencatat penarikan atau setoran simpanan dimana dananya digunakan untuk ditambahkan atau dikurangkan akunt lain selain ke rekening simpanan lain atau Kas. Perihal cara isi dan lain-lain lebih detailnya silahkan baca di point C-3 halaman 32. Kode jenis transaksi boleh 1 jika menambah saldo simpanan atau 2 jika mengurangi saldo simpanan dan pilihan kode akunt harus 5 (tidak boleh yang lain). Perhatikan gambar berikut :

8. Jornal Memorial Umum

a. Berfungsi untuk membukukan transaksi memorial umum, artinya transaksi yg tidak terkait dengan perubahan kas, misal pertambahan saldo bank karena pendapatan bunga bank, atau pengurangan saldo bank karena ada beban adiminstrasi bank, dan lain-lain.

b. Cara Pemakaian :

1. Klik command MULAI 2. Isi tanggal transaksi, atau enter saja 3. Masukkan nilai transaksi pada teks JUMLAH 4. Masukkan uraian keterangan jornal memorial pada teks URAIAN 5. Klik, cari dan pilih NOMOR ACCOUNT yang dijadikan jornal DEBET 6. Klik, cari dan pilih NOMOR ACCOUNT yang dijadikan jornal KREDIT 7. Klik atau enter command SIMPAN

c. Catatan : 1. Menu ini sering digunakan pada saat akhir tahun, khususnya untuk

menutup akunt biaya dan akunt pendapatan dilawankan dengan akunt SHU TAHUN LALU.



2. Hanya bisa untuk menjornal 1 akunt debet dilawankan dengan 1 akunt kredit.

3. Jika kebetulan NERACA koperasi dipecah-pecah sesuai unit usahanya, maka menu ini tidak dapat dipergunakan untuk menjornal akunt buku besar yg berbeda unitnya.

4. Jangan menggunakan akunt Kas pada sisi debet atau kreditnya. Karena kasihan nanti anda dibilang tidak tahu akuntansi.

e. Menu-Menu Cetak Laporan 1. Cetak Kartu Rekening Simpanan

Perhatikan gambar berikut :

a. Cara pemakaian :

1. Klik MULAI 2. Masukkan NOMOR REKENING SIMPANAN atau jika lupa enter saja

kemudian isi NAMA dengan SEBAGIAN HURUF (depan) dari NAMA anggota, kemudian cari dan pilih, kemudian tekan ESC. Kemudian nomor akan terisi dan kemudian ENTER.

3. Kemudian klik comand-comand yang ada di bawahnya. 4. Contoh tampilan jika di klik CETAK DATA / REKENING SIMPANAN

adalah sbb :



b. Fungsi :

1. Untuk mencetak Rekening Simpanan 2. Untuk Cetak ulang baris buku 3. Untuk Cetak Nama ke buku Saku 4. Untuk Cetak Kartu Pantau 5. Untuk mengganti nomor anggota pemilik Rekening 6. Untuk mengganti AO Simpanan 7. Untuk mendeteksi Nomor Kembar

c. Penjelasan Khusus tentang Cetak Ulang Baris Buku

Sebelum Anda mencetak ulang baris buku, anda harus klik dulu CETAK DATA / REKENING SIMPANAN dan kemudian perhatikan pada kolom terakir tertulis 0 - 0 - 1 pada baris pertama. - Angka pertama menunjukkan buku ke (tidak perlu diperhatikan karena

koperasi ini menggunakan buku model buku, ini berfungsi bagi koperasi yg menggunakan lembaran sebagai bukunya)

- Angka kedua menunjukkan halaman ke… - Angka ketiga menunjukkan baris ke….

Cetak ulang baris buku hanya diijinkan untuk halaman yang sama, jadi jika pada BROW pertama anda memilih baris ke 10 pada halaman 0 maka pada brow kedua akan ditampilkan baris terakhir dari halaman 0 juga. Perhatikan gambar berikut adalah tampilan brow pertama :

Ini berarti memilih baris ke-10 pada halaman 0 Kemudian tampilan brow ke-2 adalah seperti ini :

Kemudian kita memilih pada baris urutan ke 13 (dipaksa) pada halaman 0 juga.



Maka tampil di sitem seperti ini :

Pilihan baris pertama pilihan baris akhir halaman buku

Dan kemudian klik CETAK KE BUKU SAKU maka tampil seperti ini :

Siapkan dan masukkan buku anda ke printer kemudian klik gambar printer.

d. Penjelasan Khusus tentang Ganti Nomor Anggota sebagai pemilik Nomor

Rekening. Apapun alasan Anda dan apapun tujuan Anda, untuk melakukan ini, adalah kuasa Anda. Sistem hanya menyediakan fasilitas, jika diperlukan dan atau jika dikehendaki untuk itu. - Setelah dipilih nomor Rekening, dan klik cetak buku terlebih dahulu - Kemudian klik EDIT NOMOR ANGGOTA - Kemudian tampil daftar nama calon pengganti - Pilih salah satu dan jawab konfirmasi, jika anda menjawab ya, maka

akan dilakukan penggantian. - Silahkan dicoba, gratis.

e. Penjelasan Khusus tentang Edit Kode Marketing / AO Simpanan

Menu ini disediakan jika anda ingin mengganti kode AO Simpanan. Pada tampilan ini, simpanan 0241000153 mark : 01 (Kantor).

Untuk mengganti silahkan : - klik EDIT KODE AO (MARKETING) - kemudian pilih siapa penggantinya, kemudian Esc,



- kemudian jawab konfirmasi YES - kemudian sistem akan menggantinya.

Untuk melihat keberhasilan coba cetak lagi norek tersebut apakah tampilan pada kolom itu sudah ganti.

f. Menu-menu klik lain tidak dijelaskan karena pada setiap menu telah kami sediakan tooltip. (baca tentang tooltip)

2. Laporan Mutasi & Saldo Simpanan

Perhatikan gambar berikut ini :

a. Fungsi menu :

- Untuk cetak saldo Simpanan masing-masing rekening - Untuk cetak mutasi (akumulasi jumlah setoran & penarikan) - Untuk cetak transaksi setoran atau penarikan - Bisa semua kantor atau satu kantor Anda (sesuai login) - Bisa semua jenis simpanan atau satu jenis simpanan saja - Bisa 1 tahun, 1 bulan atau 1 hari (sesuai tanggal yang anda masukkan)

b. Cara Isi :

1. Isi atau enter tanggal ke-1 (dari) 2. Isi atau enter tanggal ke-2 (sampai dengan) 3. Klik pilihan UNTUK SEMUA JENIS SIMPANAN atau klik UNTUK SATU

JENIS SAJA YAITU : 4. Jika anda klik yg untuk satu jenis saja, maka kemudian masukkan

kode : a) Kode 11 : Simpanan Pokok b) Kode 21 : Simpanan Wajib c) Kode 41 : Simpanan Sukarela (Si Amad) d) Kode 42 : Simpanan Penampungan

5. Setelah itu silahkan klik - Klik salah satu perintah pada kelompok TRANSAKSI untuk mencetak

transaksi setoran atau penarikan - Klik salah satu perintah pada kelompok SALDO untuk menghitung

dan kemudian cetak saldo



3. Laporan Rekening Pinjaman Perhatikan gambar berikut ini :

a. Fungsi :

- cetak rekening atau kartu angsuran per rekening pinjaman baik yg sudah lunas maupun yang belum,

- cetak surat keterangan BPKB kepentingan perpanjangan STNK, jika jaminan pinjaman berupa BPKB

- ganti marketing pinjaman - ganti Nomor Simpanan yang dikaitkan - Revisi jasa yang sudah dibayar, jika ternyata ada kesalahan saat

migrasi data - Cetak Rekening simpanan yang terkait - Untuk melihat data jaminan (sesuai data inputan) - Untuk melihat foto peminjam - Untuk patut-patut

b. Cara Isi Form :

- isi nomor rekening pada teks nomor rekening, atau enter dan isikan nama kemudian enter kemudian sari dan pilih kemudian Esc, atau dengan klik MULAI DENGAN CARI DATA.

- kemudian klik CETAK KARTU ANGSURAN. - Kemudian klik MULAI jika ingin mencetak kartu pinjaman yg lain - Cobalah – gratis

c. Penjelasan khusus tentang cara GANTI MARKETING

Setelah nomor rekening terpilih, dan telah diklik CETAK KARTU ANGSURAN, maka tampil :

Ini berarti saat ini pinjaman tersebut dibawah binaan AO kode 20 a.n. JAYANTI, jika anda ingin manggatinya maka klik GANTI MARKETING kemudian cari dan pilih AO pengganti, tekan tombol Esc, dan jawab konfirmasi dengan YES.

d. Penjelasan khusus tentang cara Nomor Simpanan yang dikaitkan



Setelah nomor rekening terpilih, dan telah diklik CETAK KARTU ANGSURAN, maka tampil :

Ini berarti saat ini pinjaman tersebut dibayar dengan OB Simpanan, maka simpanan No-Rek tersebut yang ditampilkan. Dan jika anda ingin manggatinya maka klik ISI DATA SIMPANAN YG DIKAITKAN…, maka tampil menu seperti ini :

kemudian isi nomor rekening yang dikehendaki, kemudian klik DISIMPAN SEBAGAI SIMP TERKAIT PINJAMAN. Untuk meyakinkan hasilnya cek dengan cetak kartu peminjam tersebut.

e. Penjelasan khusus tentang Revisi Pembayaran Jasa Pinjaman Setelah nomor rekening terpilih, dan telah diklik CETAK KARTU ANGSURAN, misalkan tampil seperti ini :

Ini berarti saat pada saat migrasi, pinjaman tersebut belum bayar jasa (karena bahan migrasi tidak mencakup data itu); maka jika anda ingin manggatinya maka klik REVISI PEMBAYARAN JASA…. Kemudian akan tampil ini :

Kemudian masukkan jumlah jasa yang sudah dibayar (sesuai realitas pembayaran) posisi pada saat migrasi); misalnya Rp. 4.800.000,- kemudian enter tanggal penggantian, kemudian masukkan pasword otoritas, kemudian klik “klik disini untuk menyimpan DATA PERUBAHAN” kemudian konfirmasi jawab YES. Kemudian cek lagi kartu pinjaman terseut sudah berubah menjadi :



Setelah dikoreksi itu berarti pada saat migrasi pinjaman tersebut sudah membayar bunga secara LUNAS

f. Sekali-kali klik perintah ini agar saldo akhir pinjaman pada file aslinya dihitung dan ditata ualang

Kenapa harus dihitung ulang, yang jelas bukan karena “dari pada nganggur”

4. Laporan Nominatif Pinjaman

a. Fungsi : untuk mengetahui saldo, pencairan dan penerimaan angsuran pinjaman posisi per tanggal tertentu, sesuai yg diisikan.

b. Cara Pemakaian : isi tanggal yang dikehendaki kemudian klik DOWNLOAD & DIHITUNG DULU. - Jika anda klik yang SEMUA KANTOR maka semua data akan

didownload dan kemudian semua akan dihitung - Jika anda klik yang KHUSUS KANTOR 01 maka hanya data yg kode

01 yang didownload dan dihitung. Setelah ada tanda perhitungan selesai, tinggal klik perintah CETAK dll. Perintah yang tertera pada comand sudah menjelaskan maksud dan tujuan hasil cetakan. Jadi tidak perlu lagi penjelasan secara detail.

c. Tampilan “KHUSUS KANTOR 01”, ini karena anda sedang membuka dan bekerja dengan kode 01 (ingat saat anda koneksi data). Dan tampilan itu akan berganti menjadi “KHUSUS KANTOR 02” jika anda membuka dan bekerja dengan kode 02.



d. Silahkan dicoba “dihitung” dan kemudian klik perintah-perintah cetak yang ada.

5. Hitung dan Cetak TAP & TAB Perhatikan form berikut ini :

a. Fungsi :

1. untuk menghitung dan mencetak laporan daftar saldo pinjaman digolongkan berdasarkan tunggakan angsurannya. Kol-1, Kol-2, Kol-3 atau Kol-4.

2. untuk mengetahui pinjaman mana yang sudah bayar angsuran 3. Untuk bahan awal membuat surat taihan 4. Untuk menghitung NPL

b. Cara Pemakaian : Masukkan tanggal pertama (biasanya awal bulan) dan

tanggal berikutnya dengan tanggal yang dikehendaki (atau akhir bulan) kemudian klik DIHITUNG DULU. Pilih yang semua kantor jika ingin menghitung semua peminjam, atau pilih khusus Kantor 01 jika ingin menghitung khusus pinjaman yang kantor 01. Tampilan 01 atau 02 sesuai kode saat login. Setelah tampil pesan sudah selesai, silahkan klik : - NOMINATIF KOLEKTIBILITAS PINJAMAN, untuk cetak daftar - REKAP NPL PER AO untuk cetak Rekap NPL per AO - CETAK LAP. KOLEKTIBILITAS PINJAMAN untuk cetak Rekap

Tunggakan per AO c. Tampilan cetak jika klik NOMINATIF KOLEKTIBILITAS PINJAMAN



Silahkan klik, sesuai yang anda suka. Tampilan cetak jika di klik YG NUNGGAK DIATAS 1X ANGS sbb :

d. Tampilan cetak jika klik REKAP NPL PER AO

e. Tampilan cetak jika klik CETAK LAP. KOLEKTIBILITAS PINJAMAN



6. Setak Curat Tagihan

a. Fungsi : untuk mencetak surat tagihan bagi pinjaman yang terlambat

menurut hitungan TAP dan TAB b. Cara Pemakaian : isi nomor rekening dan kemudian enter-enter hingga

sampai pada perintah CETAK SURAT TAGIHAN KE-1 terbuka. Dan seterusnya.

c. Catatan : sebaiknya anda membuat arsip atas surat yg dikirimkan karena pada sistem ini tidak menyimpan nomor surat yg telah dikirim.

7. Hitung dan cetak Mutasi Perkembangan

a. Fungsi : Untuk menghitung dan mencetak laporan perkembangan

pinjaman (berapa cair dan berapa angsuran pokok, angsuran bunga dan denda) digolongkan menurut marketing atau jenis pinjamannya.

b. Cara Pemakaian : Masukkan tanggal pertama (biasanya awal bulan) dan tanggal berikutnya dengan tanggal yang dikehendaki (atau akhir bulan) kemudian klik command DIHITUNG DULU. Dan kemudian klik command CETAK yang dikehendaki.



8. Cetak Laporan Keanggotaan

- Fungsi : Untuk menghitung dan mencetak laporan keanggotaan baik

simpanan maupun pinjaman (dikelompokkan berdasarkan NOMOR ANGGOTA masing-masing).

- Cara Pemakaian : Masukkan tanggal tanggal yang dikehendaki kemudian klik command DIPROSES DULU (ALL), artinya untuk semua kantor. Dan kemudian klik perintah-perintah yg tersedia.

- Contoh tampilan, misalnya jika diklik SEMUA (YANG ADA NILAI) adalah sbb :

9. Cetak Biodata Anggota



- Menu ini berfungsi untuk mencari rincian sebagaimana tadi terdapat pada daftar keanggotaan.

- Cara : masukkan nomor anggota misalnya 0100011 kemudian klik HITUNG & CETAK AGENDA ANGGOTA, kemudian akan tampil seperti ini

10. Cetak Kas, Jornal, Neraca & PHU

a. Fungsi menu adalah untuk mencetak laporan :

- Neraca - PHU - Jornal Transaksi - Transaksi per Akunt - Buku Kas - Rekap Kas

b. Periode Cetak adalah :

- Bulan - Dari tanggal … s/d tanggal …



c. Jenis Laporan : - Semua Kantor (Gabungan semua Kantor) - 1 kantor (kantor sesuai login)

d. Cara Kerja : - Klik pilihan tanggal atau bulan. - Jika pilih bulan masukkan kode bulan 01 untuk Januari, 02 untuk

Pebruari dst dan tanggal otomatis menyesuaiakan dari awal bulan s/d akhir bulan

- Jika pilih tanggal, isilah tgl ke-1 sebagai titik awal dan tgl ke-2 sebagai sampai dengan. Misalnya dari tgl 01/01/2018 s/d 31/12/2018 dll.

- Kemudian klik DIHITUNG DULU (Semua) jika anda ingin menampilkan laporan secara keseluruhan kantor (Gabungan)

- Atau klik Khusus (kode kantor login) jika anda ingin menampilkan laporan khusus kantor (sesuai login)

- Kemudian Silahkan klik perintah cetak yang ada.

e. Khusus untuk cetak transaksi per akunt harus dimulai dengan klik BROW DULU UNTUK CARI NOPERK, kemudian pilih akunt, kemudian Esc, kemudian klik CETAK JORNAL 1 NOPERK SAJA.

11. Cetak Daftar Aktiva Tetap

Menu ini disiapkan untuk mencetak daftar aktiva tetap pada posisi per tanggal tertentu dan daftar-daftar transaksi aktiva tetap. Masukkan tanggal, kemudian klik DIHITUNG DULU, kemudian klik CETAK SEMUA INVENTARIS jika semua aktiva tetap ditampilkan atau klik KHUSUS 01 (kode login) jika khusus aktiva tetap kantor 01.



12. Cetak Stock Opname Kas

Menu ini disediakan untuk memudahkan kasir dalam membuat laporan opname kas per hari itu. Tampilan laoprannya adalah :

13. Cetak Pembatalan - Fungsi : untuk mencetak laporan daftar pembatalan transaksi yang telah

dilakukan. - Cara Pemakaian : ikuti petunjuk yang lain -

14. Cetak Pasword User - Fungsi : untuk mencetak daftar pasword para user/operator. - Cara Pemakaian : ikuti petunjuk menu yang lain. - Catatan : diperlukan pasword utama untuk dapat membuka dan membaca

pasword-pasword para operator yang lain

15. Cetak

E. CARI DATA Pada beberapa penjelasan di atas banyak disebut istilah CARI DATA. Yang

dimaksud cari data adalah menu untuk mencari data sesuai kebutuhan. Pada menu ini ada 2 (dua) tipe cari data yaitu :



1. Model BROWSE Dengan pertimbangan data yang dicari tidak terlalu banyak atau sangat mudah dicari, maka CARI DATA pada model ini, anda akan dibukakan file data asli yang dicari itu secara apa adanya. Berikut contohnya :

Ketika kita tidak ingat nomor rekening yg harus diisikan, maka dalam kondisi kosong enter saja, kemudian masuk ke kolom nama, ketikan 1 atau 2 huruf atau 3 huruf kemudian tekan enter, maka akan tampil BROWSE DATA seperti ini :

Untuk mencarinya anda bisa menggeser naik kursor atau turun pada file tabel yang terbuka tersebut. Dan jika sudah ketemu, tepatkan kursor pada data yang dipilih. Kemudian tekan tombol ESC. Maka file tabel akan tertutup dan file yang dipilih akan terpasang pada teks yang disediakan.

2. Model CARI

Cari data model CARI adalah menu yang dibuat untuk membantu proses pencarian data secara mudah dengan cara mengetikkan beberapa kata kemudian dilanjutkan dengan klik command CARI, maka kursor akan mencarikan dan menempatkan dirinya pada kata yang ditemukannya.



Ketika anda menuliskan kata “SAP” pada teks CARI KATA, dan kemudian enter atau klik command CARI, maka secara berturut-turut akan ditampilkan nama atau alamat atau apapun yang mengandung kata “SAP”. dan bisa ditemukan RIO SAPUTRA, SAPTO AZIZ, SOGOL ADI SAPUTRO, WIWIT EKO SAPUTRO dan lain-lain. Jika sudah ketemu dan benar itu yang dicari, anda tinggal tekan / klik command PILIH atau dengan menekan tombol CTRL+P, maka menu cari akan ditutup, dan nomor akan dipasangkan ditempatnya.

F. CARA PEMBERIAN OTORITAS Ada beberapa menu yang membutuhkan otoritas pejabat tertentu yang ditunjuk dan ditetapkan sebagaimana diterangkan dalam pembuatan pasword; yaitu antara lain :

a. Input Data Anggota Baru b. Input Nomor Rekening Simpanan Sukarela Baru c. Input Nomor Rekening Simpanan Berjangka Baru d. Input Pencairan Simpanan diatas batas kewenangan. e. Input Pengeluaran Kas Lain diatas batas kewenangan f. Input Pencairan Pokok Simpanan Berjangka di atas batas kewenangan

Karena sifatnya dan cara pemakaiannya sama, walaupun tempatnya atau menunya berbeda, maka dari beberapa otoritas tersebut diberikan penjelasan sebagai berikut : - Lokasi Menu

1. Otoritas Data Anggota Baru, Otoritas Rekening Simpanan Harian dan Otoritas Simpanan Berjangka, dapat ditemukan dengan klik pada MENU MANAGEMENT, terus klik menu CSR kemudian klik MENU TRANSAKSI, kemudian klik : - MENU INPUT DATA ANGGOTA BARU (f2) untuk memberikan otoritas

data anggota baru. - MENU REKENING SIMPANAN BARU (f4) untuk memberikan otoritas data

anggota baru. - MENU DATA SIMP. BERJANGKA BARU (f5) untuk memberikan otoritas

data anggota baru.



2. Otoritas pencairan simpanan dan pengeluaran kas lain, serta otoritas pencairan simpanan berjangka dapat ditemukan dengan klik pada MENU MANAGEMENT, terus klik MENU KASIR kemudian klik MENU TRANSAKSI SIMPANAN (f4) atau MENU PENCAIRAN POKOK SIMP. BERJANGKA (f7) atau MENU PENGELUARAN KAS LAIN (f9)

- Cara Pakai Menu

1. Setelah ketemu menu sesuai otoritas yang diminta, silahkan klik KLIK DISINI UNTUK MEMBERI TANDA OTORITAS. (pada umumnya diberi tanda WARNA KUNING), seperti gambar berikut ini :

2. Setelah di klik, maka tampil daftar, silahkan dipilih dan kemudian tekan Esc,

kemudian akan tampil menu otoritas, sperti ini :

3. Isi atau enter tanggal otoritas, 4. Masukkan pasword Anda 5. Kemudian klik atau enter KLIK DISINI UNTUK MEMBERI OTORITAS, dan

lanjutkan dengan enter atau klik YES jika benar-benar menyimpan tanda otoritas anda, atau klik NO jika tidak jadi memberi otoritas.

6. Klik EXIT untuk menutup menu yang bersangkutan



g. UNDER SCORE & TOOL TIP 1. Under Score

Pada setiap menu apapun, pada command biasanya terdapat kata yang salah satu hurufnya diberi garis bawah, misal : SIMPAN garis bawah terletak pada huruf S, BATAL garis bawah terletak di bawah huruf B dan seterusnya.. Garis bawah itu yang kami sebut dengan UNDER SCORE.

Untuk mengurangi gerakan tangan operator untuk memegang mouse,

maka setiap command yang katanya terdapat garis bawahnya, bisa dieksekusi dengan menekan tombol keybort CTRL+(huruf underscore). Jadi beberapa contoh command itu antara lain :

SIMPAN CTRL+S

BATAL CTRL+B

MULAI CTRL+A

EXIT CTRL+X

CETAK CTRL+C

CARI CTRL+C

PILIH CTRL+P

GO TOP CTRL+T

Dan lain-lain

2. Tool Tip Tool tip adalah penjelasan yang dapat muncul sesaat ketika kursor

(mouse) didekatkan pada suatu titik teks tertentu. Tidak semua teks kami beri tooltip, tetapi pada teks-teks tertentu yang sekiranya membutuhkan penjelasan dan ketetapan sering kami beri tool tip tersebut agar si operator memahami cara kerja menu disistem ybs.

h. DATA PRIMER LOCAL & BACKUP DATA Jika kita bekerja dengan data local artinya data dipasang pada komputer server

di kantor kita sendiri (artinya tidak menggunakan hosting sebagai server) maka pada komputer sever tersebut harus terdapat direktory AppServ\MySQL\Data\AMD_LOCAL dan file-file yang ada pada AMD_LOCAL itulah yang disebut data primer. Data primer ini perlu dibackup dan atau dicopykan ke flasdisk.

Backup paling baik adalah menggunakan fasilitas WinZip atau WinRar. Selanjutnya tentang backup baja manual book ini pada halaman 2 dan 3

i. UPGRADE SISTEM EDISI TERBARU & EKSTRAK GAMADATA Ada kalanya, karena sebab tertentu kita harus upgrade sistem. Ketika terjadi hal demikian maka setelah selesai download sys edisi terbaru, kemudian kita



ekstrakkan file tersebut sesuai perintah pembuat sistem. Biasanya perintah itu melekat pada nama file yang didownload. Misalnya :

Maka kita ikuti judul tersebut dengan langkah seperti ini :

Kemudian tampil menu extractor, kemudian pilih C:\ dan kemudian pilih lagi SAKSISYS. Sehingga tampil pada kolom destinations path : C:\SAKSISYS seperti gambar berikut :

Setelah itu klik OK maka tampil menu konfirmasi dan klik YES TO ALL Jika proses ini sudah selesai, kemudian ekstrakkan GAMADATA terakhir dari C:\SAKSISYS\DBF. Misalnya seperti ini :

Ekstrak GAMADATA edisi terakhir ini, digunakan jika terjadi error sistem karena hardware atau software lain, yang memaksa aplikasi SAKSI keluar secara paksa, atau ditutup atau tertutup dengan sendirinya.



j. PENUTUP Demikian manual book ini dibuat dan dan disusun dengan bahasa yang

sederhana dengan harapan dapat membantu memperlancar dan mempercepat proses pembelajaran pemakaian sistem SAKSI.

Penulis mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah berkenan menggunakan sistem SAKSI dan menyampaikan permohonan maaf yang sebesar-besarnya, jika dalam pelaksanaan penyusunan sistem dijumpai hal-hal yang secara sengaja atau tidak disengaja, disadari atau tidak disadari, menjadikan para pihak kurang berkenan di hati.

Akhirnya seraya memuji kebesaran dan keagungan Alloh SWT, penulis memanjatkan permohonan dan do‟a agar sistem yang kami susun dapat bermanfaat, dan semoga keluarga besar KSP “Artho Moro Dhewe” senantiasa diberikan kemudahan, kelancaran dan kemajuan sesuai yang diharapkan dengan limpahan rahmat dan ridloNya. Amin.

Semarang, 22 Nopember 2018 Penulis, S. Sutrisno No. Hp : 0856 4154 4464 Email : [email protected] Web : mitrakoperasi.com

Catatan : Bahwa apa yg dijelaskan pada manual book ini, sudah sesuai dengan keadaan aplikasi SAKSI Edisi tanggal 22 Nopember 2018. Jika suatu saat terjadi update sistem, menjadi versi atau edisi terbaru, tidak menutup kemungkinan Manual Book ini menjadi kurang sesuai. Karena itu kami mohon maklum adanya.

mailto:[email protected]



Daftar Isi

Hal

A. PENDAHULUAN …………………………………………………………… 1

B. ISTILAH UMUM ……………………………………………………………. 1

C. MANAGEMEN FILE ……………………………………………………….. 1

D. MENU-MENU DALAM PROGRAM, FUNGSI DAN KARAKTERNYA 4

a. Menu Umum …………………………………………………………… 5

- Download data …………………………………………………… 5

- Buat File Backup Data Sistem …………………………………… 5

- Buat/Edit Data Aplikasi ………………………………………….. 6

- Buat On-Off Data ………………………………………………… 6

- Rubah Data Koperasi Kita ……………………………………….. 7

- Buat Pasword Baru ………………………………………………. 7

- Rubah Pasword ………………………………………………….. 7

- Menu Exit …………………………………………………………. 7 - Buat Akunt Buku Besar Baru …………………………………….. 8

- Isi / Rubah Data Kecamatan ……………………………………… 9

- Isi / Rubah data Marketing ……………………………………….. 9

- Isi / Rubah Data Koperasi Kita …………………………………… 10

- Menu masing-masing Fungsi ……………………………………… 11

b. Menu Input / Entri Data Non Transaksi ……………………………….. 13

1. Menu Data Anggota Baru ………………………………………… 13

2. Menu Rekening Simpanan Sukarela Baru ………………………… 15

3. Menu Rekening Simpanan Berjangka Baru ………………………. 16

4. Menu Rekening Pinjaman Baru …………………………………… 17

c. Menu Input / Entri Data Transaksi ……………………………………. 27

1. Penerimaan Angsuran Pinjaman …………………………………… 28

2. Pencairan Pinjaman ………………………………………………… 30

3. Transaksi Simpanan ………………………………………………… 32

4. Penerimaan Simpanan Berjangka …………………………………… 33

5. Pencairan Pokok Simpanan Berjangka ……………………………… 34

6. Pencairan Jasa Simpanan Berjangka ………………………………… 35

7. Pembelian Aktiva tetap ……………………………………………… 36

8. Penjualan Aktiva Tetap ……………………………………………… 37

9. Penerimaan Kas Lain ………………………………………………… 37

10. Pengeluaran Kas Lain ………………………………………………. 38

11. Input Penerimaan Simpanan Oleh Marketing ……………………….. 39

12. Input Penerimaan Simpanan Dari Marketing ……………………….. 40

d. Menu Input / Entri Data Transaksi Memorial …………………………. 41

1. Penyusutan Aktiva Tetap …………………………………………… 41

2. Perhitungan Jasa Simpanan Sukarela ……………………………….. 41

3. Perhitungan Jasa Simpanan Berjangka ……………………………… 42



4. Menu OB Penerimaan Angsuran dari Simpanan ……………………. 43

5. Menu OB Penerimaan Angsuran dari Akunt Lain …………………... 44

6. Menu OB Penarikan Simpanan Untuk Simpanan …………………… 44

7. Menu OB Penerimaan Simpanan dari Akunt Lain ………………….. 45

8. Jornal Memorial Umum ……………………………………………… 45

e. Menu-menu Cetak Laporan ……………………………………………... 46

1. Cetak Kartu Rekening Simpanan …………………………………… 46

2. Laporan Mutasi dan Saldo Simpanan ………………………………. 49

3. Laporan Rekening Pinjaman ………………………………………… 50

4. Laporan Nominatif Pinjaman ……………………………………….. 52

5. Hitung & Cetak TAP TAB ………………………………………….. 53

6. Cetak Surat Tagihan ………………………………………………… 55

7. Hitung dan Cetak Mutasi Perkembangan Pinjaman …………………. 55

8. Cetak Laporan Keanggotaan ………………………………………… 56

9. Cetak Biodata Anggota ……………………………………………… 56

10. Cetak Kas, Jornal, Neraca & PHU ………………………………….. 57

11. Cetak Laporan Aktiva Tetap ………………………………………… 57

12. Cetak Stok Opname Kas ……………………………………………. 59

13. Cetak Pembatalan …………………………………………………… 59

14. Cetak Password Operastor (User) ………………………………….. 59

E. CARI DATA ………………………………………………………………… 59

- Model BROW ……………………………………………………….. 59

- Model CARI …………………………………………………………. 59 F. CARA PEMBERIAN OTORITAS ………………………………………… 61

G. UNDER SCORE & TOOL TIP …………………………………………… 63

- Underscore …………………………………………………………. 63

- Tool Tip …………………………………………………………….. 63 H. DATA PRIMER LOCAL & BACKUP DATA …………………………… 63

I. UPGRADE SISTEM EDISI TERBARU & EKSTRAK GAMADATA ….. 63

J. PENUTUP …………………………………………………………………… 65



MANUAL BOOK Sistem Administrasi Keuangan dan Akuntansi

SAKSI

Koperasi Simpan Pinjam ARTHO MORO DHEWE

S R A G E N

Oleh : S. Sutrisno

Semarang, 22 Nopember 2018

manual book sistem administrasi keuangan dan akuntansi … fileoleh karenanya disarankan selalu...

Documents