USER MANUAL APLIKASI MIS SANIMAS-PNPM MANDIRI TAHUN 2014

PRAKATA

Aplikasi MIS SANIMAS USRI 2014 merupakan sistem yang dibangun untuk mengeluarkan informasi yang diperlukan berdasarkan inputan data tertentu yang telah ditetapkan berdasarkan kebutuhan program. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat memantau capaian pelaksanaan progres di lapangan dan menjadi bahan evaluasi untuk mencapai kemajuan program USRI secara umum. Aplikasi MIS SANIMAS USRI 2014 akan menampung semua data kegiatan, tahapan dan capaian progres serta dokumentasi siklus, fisik dan keuangan untuk program SANIMAS USRI tahun anggaran 2014Manual Aplikasi MIS SANIMAS USRI PNPM Mandiri Tahun 2014 disusun sebagai panduan atau alat bantu dalam mengoperasikan sistem Aplikasi MIS SANIMAS USRI PNPM Mandiri Tahun 2014. Dengan menggunakan petunjuk dalam user manual ini diharapkan akan membantu user dalam melakukan proses penginputan data sesuai dengan menu yang disediakan.Tidak berbeda dengan tahun 2013 sebelumnya, Aplikasi MIS SANIMAS USRI PNPM Mandiri tahun 2014 berbasis web online dan bersifat real time, sehingga penggunaannya memerlukan koneksi internet dan juga validitas data yang sangat perlu diperhatikan agar terhindar dari inkonsistensi dan anomali data.Kami menyadari bahwa sistem Aplikasi MIS SANIMAS USRI PNPM Mandiri Tahun 2014 masih banyak kekurangan dan masih diperlukan pengembangan dikemudian hari. Harapan kami semoga Aplikasi MIS SANIMAS USRI PNPM Mandiri tahun 2014 dapat mendukung dan memenuhi kebutuhan Program SANIMAS USRI PNPM Mandiri di semua tingkatan yang ada (kabupaten, provinsi dan pusat).

Terima Kasih dan Salam Sukses

1. LOGIN

Buka alamat web MIS SANIMAS USRI berikut : http://sim.sanitasi-usri.org/ Maka akan muncul tampilan seperti berikut ini

Lalu pilih/klik Sanimas 2014, atau bisa langsung ke alamat Link berikut : http://appdb2014.sanitasi-usri.org/. Akan muncul halaman Login seperti ini

Lakukan login dengan mengisikan username dan password di form login tersebut dan klik tombol Login.

2. MENU BAR

Setelah login sukses, akan masuk ke tampilan beranda yang menampilkan baris menu (menu bar) yang terdiri dari Beranda, Isian Data, Laporan & Monitoring, Download dan User. Beranda juga menampilkan data rekap nasional dan provinsi berupa Data lokasi, Progres kegiatan, jenis konstruksi dan Progres keuangan dan fisik. Menu Beranda:merupakan tampilan depan aplikasi yang menampilkan beberapa informasi singkat seperti tampilan data lokasi dan progres kegiatan. Menu Isian Data:merupakan menu untuk input data Menu Laporan & Monitoring :merupakan menu untuk melihat laporan (report) dan rangkuman data dengan tampilan yang yang memudahkan monitoring pelaksanaan kegiatan. Menu Download Data:merupakan menu untuk download data secara detail per kelurahan dalam format Excel Menu User :merupakan tampilan identitas user yang sedang menggunakan aplikasi.

Pada tampilan Beranda akan menampilkan rekapitulasi SIM berupa :1. Data LokasiTerdiri dari jumlah propinsi, kabupaten dan lokasi pelaksanaan.2. Progres KegiatanTerdiri dari tahap persiapan, tahap perencanaan, tahap pelaksanaan dan tahap paska pelaksnaan ditampilkan dalam persentase.3. Jenis KonstruksiTerdiri dari jumlah unit IPAL Komunal, jumlah kombinasi(IPAL+MCK) berikut jumlah totalnya.4. Progres Keuangan dan FisikTerdiri dari nominal alokasi dana, jumlah dan persentase pencairan dana, penggunaaan dana dan persentase rata-rata progres fisik.

Tampilan beranda terdiri dari tampilan data tingkat Nasional dan Propinsi. Jenis data yang ditampilkan sama, hanya berbeda pada angka dan jumlah tentunya sesuai dengan tingkatan atau level yang dipilih.

MENU ISIAN DATA

Dimenu isian data ada beberapa pilihan pengisian yang bisa dibuka dengan mengarahkan kursor dan klik salah satu pilihan : Sosialisasi Kab/Kota, Penetapan lokasi, Profil kelurahan, Tahapan kegiatan, Kontrak Lahan & Pemanfaat, Fisik & Keuangan dan Pemicuan.

2.1 Sosialisasi Kab/Kota

Pada menu bar isian data klik pilihan Sosialisasi Kab/Kota, akan muncul tabel lokasi.

Klik pada nama lokasi kabupaten yang dimaksud maka akan tampil form isian seperti dibawah ini

Silahkan diisikan tanggal sosialisasi, jumlah peserta, peserta perempuan lanjutkan dengan mengupload foto Setelah semua diisi, klik pada tombol simpan maka data yang dientry sudah tersimpan dalam database MIS. 2.2 Penetapan Lokasi Pada menu bar isian data klik pilihan penetapan lokasi, akan muncul tabel lokasi kemudian klik nama lokasi. Akan muncul form isian SK Penetapan Lokasi seperti dibawah ini

Lakukan pegisian Tanggal Sk, Nomor SK, Jumlah Lokasi kemudian upload file SK nya dengan menekan link upload Setelah semua diisi, klik pada tombol simpan maka data yang dientry sudah tersimpan dalam database MIS. 2.3 Profil Kelurahan Dimenu isian data klik pilihan profil kelurahan, maka akan tampil tabel profil kelurahan/kelurahan. Untuk melakukan pengisian klik pada nama kelurahan yang ingin diisi, akan muncul form isian profil kelurahan seperti pada gambar dibawah.

Lakukan input pada semua kolom yang tersedia dan perhatikan satuan data seperti jiwa, KK, unit dll. Hal ini perlu untuk menghindari kesalahan pengisian dan anomali data. Kemudian klik pada tombol simpan, lanjutkan dengan mengklik kelurahan berikutnya dan ulangi langkah yang sama. 2.4 Tahapan Kegiatan

Pada menu isian data, klik di pilihan tahapan kegiatan akan menampilkan tabel tahapan kegiatan program SANIMAS. Dari tabel dibawah ini ada pilihan sesuai tahapan yang terdiri dari : tahap penyiapan, tahap perencanaan, tahap pelaksanaan fisik dan tahap paska pelaksanaan.

2.4.1 Tahap Penyiapan Pilih/klik pada tahap penyiapan, kemudian muncul kegiatan apa saja yang dilakukan pada tahap penyiapan dan menampilkan lokasi kelurahan Arahkan cursor pada kegiatan yang akan diisi, lalu tekan/klik button yang tersedia. Masing-masing akan tampil form kegiatan yang harus diisi, perhatikan gambar dibawah ini.Sosialisasi Penyiapan Warga

Isi tanggal pelaksanaan(tanggal mulai dan selesai), jumlah peserta, peserta perempuan, peserta warga miskin kemudian upload foto kegiatan dan foto notulensi. Klik tombol simpan, ulangi langkah yang sama untuk kelurahan lainnya. Rembug Khusus Perempuan I

Isi tanggal kegiatan, jumlah peserta, peserta perempuan dan peserta miskin. Kemudian upload foto dan file notulensi dan klik tombol simpan. Ulangi langkah yang sama pada kelurahan lainnya.

Rembug Kelurahan I

Lakukan pengisian sesuai dengan data yang ditampilkan diform kemudian upload file dokumen yang diminta yaitu foto, surat pernyataan kesiapan warga dan notulensi. Ulangi langkah yang sama pada kelurahan lainnya.

2.4.2 Tahap Perencanaan

Klik pilihan Tahap Perencanaan, akan menampilkan tabel seperti gambar diatas. Di tahap perencanaan ini tabel yang harus diisi terdiri dari beberapa kegiatan, arahkan cursor dan klik pada kegiatan yang ingin diisi :

Review PJM PronankisPemetaan Sanitasi Kelurahan

Penyusunan CSIAPRembug Kelurahan II

Rembug Tingkat RT/RW I Pemetaan Sanitasi dengan RPA

Rembug Khusus Perempuan II

Penjelasan Gambar-gambar diatas : Masing-masing kegiatan diatas form isiannya hampir Isikan tanggal kegiatan, jumlah peserta, peserta perempuan dan peserta warga miskin Upload foto dan notulensi kegiatan dengan menekan tombol upload Klik tombol simpan Lakukan langkah yang sama pada kelurahan lainnya.

Rembug Tingkat RT/RW II

Pada kegiatan rembug tingkat RT/RW II tampilan formnya seperti gambar diatas. Isikan tanggal, jumlah peserta, peserta perempuan, peserta warga miskin, nama KSM, jumlah pengurus KSM dan jumlah pengurus perempuan Upload foto dan notulensi kegiatan kemudian klik tombol simpan

Penyusunan RKM (Awal)

Penyusunan RKM (Akhir)

Keterangan pengisian form penyusunan RKM diatas : Isikan tanggal awal (jika belum selesai, abaikan isian tanggal selesai) Isikan tanggal selesai jika penyusunan RKM teah selesai Isikan kolom keterangan Jika ada keterangan yang ingin diinformasikan, misalnya partisipasi warga, kondisi lokasi dll Upload foto penyusunan pada form tersebut kemudian klik tombol simpan

Penyusunan DED dan RAB Pengajuan DRP

Pada masing-masing form isikan tanggal pada kolom tersedia Pada form Pengajuan DRP (Dokumen Rencana Pembangunan) isi kolom cheklist dengan pilihan yang tersedia yaitu pilihan Ada atau Tidak Ada Tekan/klik tombol simpan

Verifikasi Dokumen Rencana Pembangunan oleh DPIU

Isikan tanggal mulai dan selesai verifikasi DRP oleh PPIU Di isian hasil verifikasi, pilih salah satu Layak, Layak dengan Syarat dan Tidak Layak Isi kolom catatan yang tersedia berdasarkan hasil verifikasi dari PPIU

2.4.3 Tahap Pelaksanaan Fisik

Klik pada pilihan Tahap Pelaksanaan Fisik (dilingkari pada gambar dibawah). Muncul tabel yang menampilkan proses kegiatan yang dilakukan pada tahap pelaksanaan fisik mulai.

Arahkan cursor dan klik pada petunjuk anak panah gambar diatas untuk melakukan pengisian pada kegiatan yang dimaksud. Tampilan isian masing-masing kegiatan seperti dibawah ini.

Rembug tingkat RT/RW III Pembentukan KPP

Pembukaan rekening BKM/LKM Pembukaan Rekening KPP

Penandatanganan kontrak Pencairan Dana Tahap I

Pemasangan papan proyek Pelaksanaan Pekerjaan Fisik

Rembug warga pelaksanaan I Pencairan dana tahap II

Rembug warga pelaksanaan II Pencairan dana tahap III

Rembug warga pelaksanaan III Entry Data Konstruksi / Opsi Teknologi (Kontrak dan Lahan)Di menu Isian Aplikasi terdapat sub menu Kontrak dan Lahan, Form isian tersebut berdasarkan Format Fomulir 5a - Data Jenis Pekerjaan Konstruksi dan Lahan.1. Untuk mengisi Data Kontrak, harus diinput terlebih dahulu isian Penandatanganan Kontrak pada menu Tahapan Kegiatan

2. Jika sudah terisi kolom Penandatanganan Kontrak, maka akan tampil di Sub Menu Isian Kontrak dan Lahan nomor dan tanggal kontrak tersebut serta tulisan Nama Lokasi berwarna biru.

3. Klik nama lokasi, akan tampil form isian data kontrak dan klik tombol simpan utk menyimpan data.

4. Data Lahan dapat diisi jika data kontrak sudah terisi. Jika sudah diinput, maka akan tampil gambar + dan tulisan nama lokasi berwarna biru.

5. Jika klik nama lokasi atau gambar +, akan tampil form isian Lahan.Untuk diperhatikan, penulisan Koordinat. Misalnya jika dalam GPS tertera angka koordinat Lintang Selatan : 080 980 390 maka penulisan di form isian LS 08 980 390 (tanpa tanda derajat, menit, detik dan dipisahkan dengan spasi).Begitu juga untuk isian Koordinat Bujur Timur, jika dalam GPS tertera angka koordinat Bujur Timur: 000 231 89 maka penulisan di form isian BT 00 231 89 (tanpa tanda derajat, menit, detik dan dipisahkan dengan spasi).

6. Pengisian Data Penerima manfaat di form terdiri dari dua bagian yaitu Rencana pemanfaat dan realisasi pemanfaat. Rencana pemanfaat berdasarkan dari data RKM sedangkan realisasi pemanfaat berdasarkan data real yang ada dilapangan. Isi sesuai dengan kolom yang disediakan dan simpan

2.4.4 Tahap Paska Pelaksanaan

Arahkan kursor dan klik tahap paska pelaksanaan (tulisan yang dilingkari), maka akan muncul tabel kegiatan paska pelaksanaan seperti gambar diatas. Untuk mulai melakukan input, klik kolom pada tabel yang ingin diisi sesuai kelurahan, perhatikan contoh yang ditunjukkan oleh tanda panah. Klik pada tanda tersebut, akan tampil form isian seperti dibawah ini.Rembug tingkat RT/RW IV Serah Terima Infrastruktur

Operasi dan pemeliharaan

Isi kolom yang tersedia dengan data yang benar Upload foto kegiatan dan notulensi (jika ada) dengan menekan upload Klik tombol simpan untuk menyimpan data, jika ingin membatalkan klik tombol Batal. Ulangi langkah yang sama untuk pengisian kelurahan yang lain

2.5 Fisik dan Keuangan Pada menu bar pilih Fisik dan Keuangan, akan muncul tabel seperti dibawah ini

Pilih lokasi kelurahan yang akan diiisi data fisik dan keuangannya (contoh perhatikan tanda panah pada gambar diatas. Setelah diklik lokasi tersebut muncul form isian yang harus dilengkapi datanya seperti gambar dibawah ini

Isi semua data sesuai petunjuk pada kolom yang sesuai dan isi dengan data yang benar Pada isian RAB dan Realisasi di form diatas terdapat juga pengisian Swadaya InCash dan InKind Isian Realisasi adalah berupa data kumulatif, jadi ketika sudah diisi sebelumnya kemudian ada update data maka data terakhir yang diinput adalah berupa data kumulatif Progres fisik diisi dengan angka Pengisian HOK adalah hari bekerja dikali jumlah tenaga kerja Kelengkapan dokumen diisi dengan memilih salah satu pilihan yang tersedia pada kolom dokumen Pengisian koordinat sesuai dengan penjelasan pada isian kontrak dan lahan diatas Permasalahan yang diisi tidak dibatasi, jadi bisa berupa permasalahan keuangan, progres, material dll2.6 Pemicuan Pada Menu Bar Isian Data pilih Pemicuan maka akan muncul tabel lokasi dan data pemicuan yang diperlukan Pilih lokasi yang akan diinput dengan menekan/klik nama kelurahannya, tampilan nya seperti gambar dibawah ini

Pada form isian kegiatan pemicuan pilih nama tahapan kemudian isi tujuan pemicuan, isi tanggal pelaksanaan dan jumlah peserta serta tambahkan keterangan jika ada Kemudian di simpan, baru lakukan upload foto pada form yang sama

3. Laporan dan Monitoring Menu Laporan dan Monitoring untuk melihat Laporan dari data yang sudah diinput keisian data di aplikasi dan bisa dengan mudah disimpan kedalam komputer/laptop Laporan dan Monitoring ini tediri dari berbagai bentuk tampilan sesuai dengan kebutuhan data dalam program diantaranya : Sosialisasi Kab/Kota, Penetapan Lokasi, Profil Kelurahan, Tahapan Kegiatan, Keuangan, Infrastruktur, LMP, Partisipasi Masyarakat, Pemicuan, Kelembagaan dan UKP4 Pilih atau klik menu laporan yang diinginkan kemudian simpan dengan menekan tombol Export ke Excel

Dibawah ini salah satu tampilan Laporan dan Monitoring yaitu untuk Monitoring Tahapan Kegiatan

4. Download Menu Download berguna untuk mendownload data-data yang sudah diinput keaplikasi sesuai dengan kebutuhan data oleh pengguna Rekapitulasi datanya tidak jauh berbeda dengan di menu Laporan dan Monitoring mulai dari data Tahapan kegiatan, Partisipasi masyarakat, Pemicuan, Pencairan dana, Kelembagaan, Infrastruktur, Lahan dan UKP4 Pilih/klik salah satu menu download yang tersedia, kemudian akan langsung proses download dan tersimpan dikomputer/laptop

Berikut ini salah satu hasil download data dari aplikasi, langsung tersimpan ke tabel excel progreskegiatan2014_perlokasi