MANAJEMEN PROYEK

PENGERTIAN

Proyek adalah urutan (sementara) aktifitas-aktifitas unik, kompleks, dan terkoneksi yang memiliki satu tujuan atau sasaran dan harus dilengkapi dengan waktu yang spesifik,sesuai dengan anggaran dan sesuai dengan spesifikasi.

Manajemen Proyek adalah proses melingkupi, merencanakan, menyediakan staf, mengorganisasi, mengarahkan dan mengontrol pengembangan sebuah sistem yang dapat diterima dengan biaya minimal dan dalam jangka waktu tertentu.

PROYEK DIANGGAP SUKSES APABILA :

•Sistem yang dihasilkan diterima oleh pelanggan.•Sistem Informasi yang dihasilkan tepat waktu•Sistem Informasi yang dihasilkan sesuai dengan anggaran•Proses pengembangan sistem memiliki impak minimal pada operasi-operasi bisnis yang berkesinambungan

PENYEBAB KEGAGALAN SUATU PROYEK

• Kegagalan untuk membentuk komitmen manajemen atas pada proyek.• Kurangnya komitmen organisasi pada metodologi pengembangan

sistem• Mengambil jalan pintas tanpa melalui metodologi penelitian• Manajemen ekspektasi yang buruk• Komitmen dini dalam menetapkan anggaran dan jadual• Teknik estimasi yang kurang baik• Terlalu optimis• Kurangnya ketrampilan manajemen • Kegagalan beradaptasi dengan perubahan bisnis• Sumber daya yang tidak mencukupi• Kegagalan dalam mengelola perencanaan

PENTINGNYA MANAJEMEN PROYEK

Manajemen proyek meliputi 3 fase :1. Perencanaan : fase ini mencakup penetapan sasaran,

mendefinisikan proyek, dan organisasi tim-nya2. Penjadwalan : fase ini menghubungkan orang, uang, dan bahan

untuk kegiatan khusus dan menghubungkan masing-masing kegiatan satu dengan yang lainnya

3. Pengendalian : disini perusahaan mengawasi sumber daya, biaya, kualitas, dan anggaran. Perusahaan juga merevisi atau mengubah rencana dan menggeser atau mengelola kembali sumber daya agar dapat memenuhi kebutuhan hidup dan biaya

PERENCANAAN PROYEK

Didalam perusahaan, organisasi proyek dibentuk untuk memastikan program yang telah ada tetap berjalan dengan lancar secara harian, sementara proyek baru dapat berhasil diselesaikan. Organisasi proyek akan bekerja baik bila :1. Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus2. Pekerjaan tersebut unik atau tidak begitu biasa dalam organisasi yang ada3. Pekerjaan mengandung tugas-tugas kompleks dan saling berhubungan

yang membutuhkan keterampilan khusus4. Proyek sifatnya sementara tetapi penting bagi organisasi5. Proyek meliputi hampir semua lini organisasi

• Contoh Organisasi Proyek

Presiden

KeuanganPemasaranSDMManajemen

KualitasPerancang Produksi

TeknisiAhli

PengujianAhli

MekanikManajerProyek

ManajerProyek

Ahli Elektrik

AhliKomputer

Teknisi

ProyekNo.1

ProyekNo.2

MANAJER PROYEK

Manajer yang memimpin proyek mengkoordinasikan kegiatan dengan departemen lain dan membuat laporan langsung kepada manajemen puncak. Manajer proyek mendapatkan sorotan dalam perusahaan dan bertanggung jawab memastikan bahwa :1. Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat

dan waktu yang tepat2. Proyek selesai sesuai dengan anggaran3. Proyek memenuhi sasaran kualitas4. Orang-orang yang ditugaskan pada proyek mendapatkan motivasi,

arahan, dan informasi yang diperlukan dalam melakukan pekerjaan mereka

KOMPETENSI-KOMPETENSI MANAJER PROYEK

• Kesadaran berbisnis• Orientasi rekan bisnis• Komitmen pada kualitas• Inisiatif• Pengumpulan informasi• Pemikiran analisis• Pemikiran Konseptual• Kesadaran antarpersonal• Kesadaran organisasi

• Antisipasi impak• Banyak menggunakan pengaruh• Memotivasi orang lain• Ketrampilan komunikasi• Mengembangan orang lain• Memonitor dan Mengontrol• Kepercayaan diri• Manajeman stres• Kepedulian pada kredibilitas• Fleksibilitas

Masalah yang dihadapi manajemen proyek secara personal :

a. Tawaran hadiah dari kontraktorb. Tekanan untuk mengubah laporan untuk menutupi kenyataan

penundaanc. Laporan palsu untuk biaya per waktu dan pengeluarand. Tekanan untuk mengkompromikan kualitas agar memenuhi jadwal

bonus atau pinalti.

STRUKTUR PECAHAN KERJA(Work Breakdown Structure-WBS)

Struktur pecahan kerja atau WBS mendefinisikan proyek dengan membaginya menjadi subkomponen (atau tugas) utama, yang selanjutnya dibagi lagi menjadi komponen yang lebih detail, dan akhirnya menjadi seperangkat kegiatan dan biaya yang terkait.

Struktur pecahan kerja umumnya menurun dalam ukuran dari atas ke bawah dan dimasukkan seperti ini :1. Proyek2. Tugas-tugas utama pada proyek3. Subtugas-subtugas pada tugas utama4. Kegiatan (atau “paket kerja”) yang harus diselesaikan

PENJADWALAN PROYEK

Penjadwalan proyek meliputi pengurutan dan pembagian waktu untuk seluruh kegiatan proyek. Pada tahapan ini manajer proyek memutuskan berapa lama tiap kegiatan memerlukan waktu dan menghitung berapa banyak orang dan bahan yang diperlukan pada tiap tahap produksi. Manajer juga membuat diagram penjadwalan terpisah untuk kebutuhan personel berdasarkan tipe keterampilan. Satu pendekatan penjadwalan proyek yang popular adalah Diagram Gantt.

Diagram Gantt adalah cara berbiaya rendah yang membantu para manajer memastikan bahwa :1. Semua kegiatan telah direncanakan2. Urutan kinerja telah diperhitungkan3. Perkiraan waktu kegiatan telah tercatat4. Keseluruhan waktu proyek telah dibuat

Lanjutan…Pendekatan apapun yang diambil oleh manajer proyek,

penjadwalan proyek membantu dalam bidang :1. Menunjukkan hubungan tiap kegiatan dengan kegiatan lainnya dan

terhadap keseluruhan proyek2. Mengindentifikasikan hubungan yang harus didahulukan diantara

kegiatan3. Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap

kegiatan4. Membantu penggunaan orang, uang dan sumber daya bahan

dengan mengidentifikasikan bottleneck kritis (hal-hal yang mungkin menghambat suatu proyek) pada proyek.

Pengendalian Proyek

Pengendalian proyek besar, melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas dan anggaran. Pengendalian juga berarti penggunaan loop umpan bakik untuk merevisi rencana proyek dan pengaturan sumber daya kemana mereka paling di perlukan laporan PERT/CPM yang sudah terkomputerisasi data diagram khas dapat di temukan pada pengguna komputer pribadi.

Teknik Manajemen Proyek

PERT (Program Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Methode) dikembangkan di tahun 1950-an untuk membantu para manajer melakukan penjadwalan, pemantauan serta pengendalian proyek-proyek besar dan kompleks. CPM muncul terlebih dahulu di tahun 1957 untuk membantu pembangunan dan pemeliharaan pabrik kimia di dupont.PERT dan CPM mengikuti enam langkah dasar berikut :1. Menetapkan proyek dan menyiapkan struktur penguraian kerja2. Membangun hubungan antara aktivitas-aktivitasnya. Memutuskan aktivitas yang harus

dilakukan lebih dahulu dan aktivitas yang harus mengikuti aktivitas lain3. Menggambarkan jaringan yang menghubungkan keseluruhan aktivitas4. Menetapkan perkiraan waktu dan atau biaya untuk setiap aktivitas5. Menghitung jalur waktu terpanjang melalui jaringan yang disebut dengan Jalur Kritis6. Menggunakan jaringan untuk membantu perencanaan, penjadwalan dan pengendalian

proyek

Menggambar diagram jaringan kerja ada 2 pendekatan, yaitu :• Kegiatan pada titik (activity-on-node/ AON)• Kegiatan pada panah (activity-on-arrow/ AOA)

Pada, konvensi AON, titik menunjukkan kegiatan. Pada AOA, panah menunjukkan kegiatan. Kegiatan memerlukan waktu dan sumber daya. Perbedaan mendasar antara AON dan AOA adalah bahwa titik pada diagram AON mewakili kegiatan. Pada jaringan AOA, titik mewakili waktu mulai dan selesainya suatu kegiatan dan juga disebut kejadian. Artinya titik pada AOA tidak memerlukan waktu maupun sumber daya.

Contoh :

AON AOA

A B C 1 2 3 4A B C

1

2

3 4

A

BC

1

2

3

4

5

A

B

C

D

A

B

C

A

B

C

D

AON AOA

A

B

C

D

A B D

C

1 3 5

2 4 6

A

B

C

D

Dummy

1

3

2 4 5A

Dummy

B

C

D

MENENTUKAN PENJADWALAN PROYEK

Untuk mengetahui seberapa lama proyek dapat diselesaikan, kita melakukan analisis jalur kritis pada jaringan. Jalur kritis adalah jalur waktu terpanjang yang melalui jaringan. Untuk mengetahui jalur kritis, kita menghitung dua waktu awal dan akhir untuk setiap kegiatan. Hal ini didefinisikan sebagai berikut :• Mulai terdahulu (earliest start-ES) = waktu terdahulu suatu kegiatan dapat dimulai, dengan asumsi semua pendahulu sudah selesai

Lanjutan….

• Selesai terdahulu (earliest finish-EF) =Waktu terdahulu suatu kegiatan dapat selesai• Mulai terakhir (latest start-LS) =Waktu terakhir suatu kegiatan dapat dimulai sehingga tidak menunda waktu penyelesaian keseluruhan proyek• Selesai terakhir (latest finish-LF) =Waktu terakhir suatu kegiatan dapat selesai sehingga tidak menunda waktu penyelesaian keseluruhan proyek

VARIABILITAS PADA WAKTU KEGIATAN

Dalam mengenali semua waktu paling cepat dan paling lambat sejauh ini serta jalur kritis terkait, kita mengambil CPM dgn mengasumsikan semua waktu aktivitasnya diketahui dan tetap. Jadi tidak ada varia-belitas dalam waktu aktivitas.

Walaupun beberapa aktivitas berpeluang kecil untuk tertunda. Sebagai contoh aktivitas B (memodifikasi lantai dan atap) sangat tergantung pada kondisi cuaca. Cuaca buruk sangat mempengaruhi waktu penyelesaian. Hal ini berarti kita tidak dapat mengabaikan pengaruh variabelitas waktu aktivitas saat kita melakukan pen-jadwalan proyek. PERT akan mengatasi masalah ini.

TRADE OFF BIAYA-WAKTU DAN PROJECT CRASHING

• Dalam mengelola suatu proyek, seorang manajer proyek dihadapkan pada salah satu (atau keduanya) situasi :1. Proyek mundur dari jadwal2. Waktu penyelesaian proyek yg sudah

dijadwalkan dimajukan.• Crashing adalah memperpendek aktivitas di jaringan untuk

mengurangi waktu di jalur kritis shg waktu penyelesaian total berkurang.

Crashing proyek melibatkan 4 (empat) langkah sbb :

Langkah 1 : Menghitung biaya Crashing

Langkah 2 : Dengan menggunakan waktu aktivitas sekarang, temukan jalur kritis pada jaringan proyek. Kenali aktivitas kritisnya.

) (

) (

CrashWaktuNormalWaktu

NormalBiayaCrashBiayaperperiodeCrashingBiaya

Langkah 3 : Jika hanya ada satu jalur kritis pilih aktivitas pada jalur kritis yang : a. Masih dapat dipersingkatb. Mempunyai biaya crash terkecil per periode. Aktivitas crash ini satu periode.

Jika terdapat lebih dari satu jalur kritis, maka pilih satu aktivitas setiap jalur kritis sedemikian, sehingga :• Setiap aktivitas yg dipilih masih dapat dipersingkat, dan• Biaya Crash total per periode dari semua aktivitas yg dipilih merupakan biaya

terkecil.

Langkah 4 : Perbaharui semua aktivitas jika batas waktu yg diinginkan telah tercapai berhenti. Jika tidak, kembali ke langkah 2.

KRITIK PADA PERT DAN CPM

Beberapa ciri PERT yang harus diperhatikan oleh para manajer operasi :Kelebihan :1. Sangat berguna terutama saat menjadwalkan dan mengendalikan proyek besar2. Konsep yang lugas atau secara langsung dan tidak memerlukan perhitungan

matematis yang rumit3. Jaringan grafis membantu melihat hubungan antar kegiatan proyek secara cepat4. Analisis jalur kritis dan waktu slack membantu menunjukkan kegiatan yang

perlu diperhatikan lebih dekat5. Dokumentasi proyek dan gambar menunjukkan siapa yang bertanggung jawab

untuk kegiatan yang beragam6. Dapat diterapkan untuk proyek yang bervariasi7. Berguna dalam mengawasi jadwal dan biaya

Keterbatasan :1. Kegiatan proyek harus ditentukan secara jelas, dan hubungannya harus

bebas dan stabil2. Hubungan pendahulu harus dijelaskan dan dijaringkan bersama-sama3. Perkiraan waktu cenderung subjektif dan bergantung pada kejujuran

para manajer yang takut akan bahaya terlalu optimis atau tidak cukup pesimistis

4. Ada bahaya terselubung dengan terlalu banyaknya penekanan pada jalur terpanjang atau kritis. Jalur yang nyaris – kritis perlu diawasi dengan baik juga

CONTOH KASUSProyek pembangunan Mass Rapid Transit (MRT) saat ini sedang berjalan. Namun, sejumlah kendala terancam menghambat pengerjaan proyek tersebut. Salah satunya mengenai pembebasan lahan di beberapa area Jakarta Selatan. Menurut Pelaksana Tugas (Plt) Gubernur DKI Jakarta Basuki Tjahaja Purnama, proses pembebasan lahan sedang berjalan meski banyak yang tak mencapai target. Sebab, beberapa lahan yang sudah dibebaskan kembali ditempati warga. Untuk itu, ia meminta agar jajarannya yang terkait proyek ini bertindak tegas.Dalam rapat koordinasi dengan Pemprov DKI, PT MRT memaparkan sejumlah lahan yang hingga kini belum mampu dibebaskan. Di antaranya, pembebasan lahan untuk Depo MRT, di perumahan Polri yang masih menunggu izin Presiden. Kemudian, lahan Terminal Lebak Bulus yang masih proses lelang aset oleh Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD). Lalu, lahan GOR Lebak Bulus yang masih menunggu verifikasi dan lelang aset dengan KemenporaSementara, ada pula lahan untuk jalan pengganti akibat dari pembangunan koridor dan stasiun layang yang masih tahap pembebasan. Yakni, lahan Stasiun Lebak Bulus, Jalan Kartini, sekitar Stasiun Cipete Raya, Haji Nawi, Blok A, dan Blok M, serta pelebaran Jalan Fatmawati yang belum sesuai ROW atau Right of Way (Lebar badan jalan) 22 meter.Selain itu, ada pula lahan untuk lelang aset atau bangunan, diantaranya emplasemen (tanah lapang) Terminal Lebak Bulus, 7 buah Jembatan Penyebrangan Orang (JPO) di sepanjang jalur MRT, dan Halte Transjakarta Bundaran HI, Setiabudi, Benhil, Polda, Senayan yang masih proses lelang.Apabila diperlukan, menurutnya, surat peringatan itu difoto sebagai bukti atau membuat rekaman video. Hal tersebut dilakukan untuk menghindari adanya oknum yang mengaku-ngaku tidak pernah mendapatkan sosialisasi atau pun peringatan dari Pemprov DKI.

Kesimpulan :1. Pembebasan Lahan untuk MRT

dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu proses sosialisasi, pengetahuan dan kesadaran hukum warga terhadap proyek publik dan dasar hukum yang tegas dalam pelaksanaannya.

2. Keterlambatan pekerjaan pembangunan di lokasi semata-mata bukan karena pembebasan lahan yang terlambat tetapi juga faktor organisasi pelaksana proyek yang tidak konsisten pada pelaksanaan di lapangan sehingga proses pengambilan keputusan di lapangan menjadi lebih lama.

Saran-saran : 1. Perlu dilakukannya studi lanjutan tentang

proses pembebasan lahan dari pihak masyarakat dari bidang per bidang lahan sehingga diperoleh akurasi informasi dan bisa dilakukan metode konfirmatori untuk validasi varibel/ konstruk pengambilan keputusan di lokasi studi.

2. Faktor kelayakan dan perubahan nilai ekonomi lahan perlu menjadi pertimbangan lain dalam menilai kemanfaatan lahan akibat suatu proyek. Hal ini bisa menjadi salah satu faktor risiko proyek yang lebih nyata bagi suatu wilayah yang terkena dampak pembangunan.