MANAJEMEN PROYEK

M. RAIS RAHMAT RAZAK, IR, M.SI27 MAY 2015

PROJECT PLANNING, SCHEDULLING, CONTROLLINGPERT, CPM

10

Pengertian Manajemen Proyek,

Keunikan bentuk sistem produksi proyek dikarenakan adanya rangkaian kegiatan unik yang harus diselesaikan dalam waktu tertentu dengan dengan mendayagunakan sumber-sumber daya yang ada dan terbatas yang merupakan yang berupa waktu, dana material, tenaga kerja dan lainnya.

Nasutio, Arman (2005) Proyek merupakan salah satu sistem jenis produksi yang unik.

Pengertian Manajemen Proyek,Manajemen proyek dapat diartikansebagai kegiatan untuk melakukan;Perencanaan, Pengorganiasian, Pengarahan dan Pengendalian atas sumber daya organisasi yang dimiliki perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu dan sumber daya tertentu pula.

Manajemen proyek sangat diperlukan pada lingkungan bisnis yang menuntut kemampuan akuntansi, fleksibilitas, inovasi, kecepatan dan perbaikan berkelanjutan.

Karakteristik Proyek

Kegiatannya sementara (adhoc) dan dibatasi oleh waktu diketahui kapan di mulai dan waktu berakhirnya.

Dibatasi oleh biaya.

Dibatasi oleh kualitas.

Biasanya tidak berulang-ulang.

PROJECT PLANNING

 Perencanaan Proyek adalah salah satu faktor yang menentukan dalam mencapai keberhasilan suatu proyek selain dari faktor;

Ketepatan memilih bentuk organisasi proyek,

Memilih pimpinan yang berkompeten, dan Pembentukan tim terintegrasi dan

terorganisir.

Manfaat Perencanaan (Planning)Perencanaan dalam manajemen proyek:•Menghilangkan atau mengurangi ketidakpastian. Karena apa yang harus dikerjakan, kapan mengerjakannya, dan sumber daya apa yang diperlukan, apa target dari kegiatan tersebut akan menjadi jelas bagi setiap orang

•Efisiensi Operasi. Kegiatan yang tidak jelas dan yang membutuhkan sumber daya dapat dieleminasi.•Mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang tujuan proyek. Semua pihak yang terlibat akan mengetahui dan memahami kemana setiap kegiatan harus diarahkan.•Memberikan dasar untuk memonitoring dan mengendalikan pekerjaan

SCHEDULING (Penjadwalan proyek)

Penjadwalan meliputi;Pengadaan sumber daya seperti tenaga kerja, material, dana.

Perkiraan kebutuhan sumber daya untuk menyelesaikan kegiatan dari saat mulai sampai proyek selesai.

Alat-alat tehnis yang sering digunakan adalah;Grant Chart (Bar chart), Milestone chart dan Perencanaan jaringan (PERT, CPM)

GANTT CHART

Permasalahan proyek yang kompleks divisualisasikan dengan menunjukkan berbagai jenis pekerjaan, waktu pengerjaan dan besaran nilai uang yang digunakan.

Salah satu cara untuk memvisualisasikan dengan menggunakan “Bar Chart”, seperti diperkenalkan oleh Henry Gant (1900).

Gantt Chart , terdiri dari dua kordinat aksis;Aksis ke-1 mempresentasikan waktu yang telah dilalui Aksis ke-2 mempresentasikan pekerjaan atau aktifitas yang dilakukan

Pembuatan Gantt Chart

10 20 30 40 500

A

B

C

D

E

F

G

Unit Waktu

GANTT CHART (Sumber Nasution, Arman (2005))

Panjang dari suatu batang mengindikasikan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu aktivitas.

Beberapa pekerjaan dapat dilakukan paralel dan beberapa pekerjaan dilakukan secara berurutan atau menunggu proses lain selesai baru dapat memulai pekerjaan yang lain.

Contoh Gantt Chgart

Sebuah peralatan yang dibuat dari dua komponen A dan B yang dirakit bersama sama sebelum dikirim ke pusat penjualan. Komponen A merupakan besi cor yang membutuhkan suatu pola dan cetakan. Komponen B merupakan maching item yang dibuat pada mesin khusus MMX yang perlu dibeli dan dipasang. Perakitan tersebut membutuhkan pengetesan dengan alat konstruksi khusus sebelum dikirim. Skala waktu untuk tiap-tiap aktifitas seperti tabel dibawah.

Scheduling Gantt Chart

Unit Waktu

GANTT CHART (Sumber Nasution, Arman (2005))

Kelemahan Gantt Chart

Tidak dapat menunjukkan aktivitas yang dapat dimulai pada waktu bersamaan Tidak dapat menunjukkan saling ketergantungan antar aktivitas.Beberapa aktivitas bisa saja dilakukan pada waktu bersamaan jika chart dapat menunjukkan keterkaitan antar kegiatan

Pengembangan GANTT CHART

Milestone ChartGANTT CHART

Keterkaitan activitas tidak jelas

Keterkaitan dan ketergantungan aktivitas masih kurang kuat

Aktivitas diperlakukan secara kronologis tetapi belum menunjukkan urutan logisnya

Tidak dapat menunjukkan secara jelas saling ketergantungan antar aktivitas.

PERT & CPMPERT adalah suatu alat yang digunakan pada Manajemen proyek guna melakukan penjadwalan, mengatur dan mengkoordinasi bagian-bagian pekerjaan yang ada didalam suatu proyek.

PERT (Program Evalution Review Technique) adalah metodologi yang dikembangkan oleh Angkatan Laut Amerika Serikat pada tahun 1950 untuk mengatur program misil.

Sedangkan pada waktu bersamaan oleh swasta dikembangkan metodologi yang dinamakan CPM atau Critical Path Method.

Network Diagram

Membuat suatu diagram jaringan (network diagram).Diagram akan menunjukan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan berurutan(serial) atau secara bersamaan (pararell). Pada diagram PERT biasanya suatu pekerjaan dilambangkan dengan simbol lingkaran dan titik tempuh dilambangkan dengan simbol panah.

Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas. satuan unit waktu yang sesuai misal jam, hari, minggu, bulan, dan tahun.

Diagram jaringan ini terdiri dari beberapa titik (nodes) yang merepresentasikan kejadian (event) atau suatu titik tempuh (milestone).

Titik-titik tersebut dihubungkan oleh suatu vektor (garis yang memiliki arah) yang merepresentasikan suatu pekerjaan (task) dalam sebuah proyek. Arah dari vektor atau garis menunjukan suatu urutan pekerjaan.

DIAGRAM PERT & CPMPERT divisualisasikan dengan suatu bagan yang menggambarkan ilustrasi dari sebuah proyek.

Dari diagram dapat diamati bahwa setiap arah panah akan menunjukan suatu urutan pengerjaan. Seperti pekerjaan 1 dilakukan terlebih dahulu (start), kemudian bisa dilanjutkan oleh pekerjaan 2, 3, 4, setelah itu pekerjaan 5,6.

Titik 7 adalah titik finish dimana pekerjaan terakhir dilakukan dan merupakan akhir dari sebuah proyek. Selain menunjukkan suatu urutan pengerjaan diagram PERT juga menunjukan suatu keterikatan antar pekerjaan yang tidak dapat dipisahkan. Keterikatan itu dapat dilihat dengan contoh pekerjaan 2, 3, 4 hanya dapat dilakukan jika pekerjaan node 1 telah selesai dilakukan.

Analogi Diagram PERT

 Sebuah pekerjaan yang dapat dilakukan bersamaan dengan pekerjaan lain disebut juga sebagai pekerjaan pararel (pararel task atau concurrent task).

Selain itu terdapat juga sebuah aktivitas yang diwakili oleh garis putus-putus yang disebut dengan dummy activities. Dari sebuah diagram PERT dapat digunakan untuk mengetahui suatu urutan aktivitas kritis atau aktivitas yang harus dilakukan sebagai prioritas utama (critical path), penjadwalan dengan aktivitas lain, dan jumlah pekerja yang dibutuhkan.

Analogi Diagram PERT

KARAKTERISTIK PERT Dari langkah-langkah penjelasan metode PERT maka bisa dilihat suatu karakteristik dasar PERT, yaitu sebuah jalur kritis. Dengan diketahuinya jalur kritis ini maka suatu proyek dalam jangka waktu penyelesaian yang lama dapat diminimalisasi.

Ciri-ciri jalur kritis adalah:Jalur yang biasanya memakan waktu terpanjang dalam suatu proses.Jalur yang tidak memiliki tenggang waktu antara selesainya suatu tahap kegiatan dengan mulainya suatu tahap kegiatan berikutnya. Tidak adanya tenggang waktu tersebut yang merupakan sifat kritis dari jalur kritis.

  Mengetahui ketergantungan dan keterhubungan tiap pekerjaan dalam suatu proyek.

Dapat mengetahui implikasi dan waktu jika terjadi keterlambatan suatu pekerjaan.

Dapat mengetahui kemungkinan untuk mencari jalur alternatif lain yang lebih baik untuk kelancaran proyek.

Dapat mengetahui kemungkinan percepatan dari salah satu atau beberapa jalur kegiatan.

Dapat mengetahui batas waktu penyelesaian proyek.

MANFAAT PERT

Mengidentifikasi aktivitas (activity) dan titik tempuhnya (milestone).Titik tempuh (milestone) adalah penanda kejadian pada awal dan akhir satu atau lebih aktivitas. Untuk mengidentifikasi aktivitas dan titik tempuh dapat menggunakan suatu tabel agar lebih mudah dalam memahami dan menambahkan informasi lain seperti urutan dan durasi.

Menetapkan urutan pengerjaan dari aktivitas-aktivitas yang telah direncanakan. Langkah ini bisa dilakukan bersamaan dengan identifikasi aktivitas.

LANGKAH PERENCANAAN DENGAN PERT

CPMMenetapkan suatu jalur kritis (critical path). Suatu jalur kritis bisa didapatkan dengan menambah waktu suatu aktivitas pada tiap urutan pekerjaan dan menetapkan jalur terpanjang pada tiap proyek. Jalur kritis biasanya terdiri dari pekerjaan-pekerjaan yang tidak bisa ditunda waktu pengerjaannya. Dalam setiap urutan pekerjaan terdapat suatu penanda waktu yang dapat membantu dalam menetapkan jalur kritis, yaitu :

ES – Early StartEF – Early FinishLS – Latest StartLF – Latest Finish

Dengan menggunakan empat komponen penanda waktu tersebut bisa didapatkan suatu jalur kritis sesuai dengan diagram.

Melakukan pembaharuan diagram PERT sesuai dengan kemajuan proyek. Sesuai dengan berjalannya proyek dalam waktu nyata. Waktu perencanaan sesuai dengan diagram PERT dapat diperbaiki sesuai dengan waktu nyata.

NODE

CONTOH

Pada node 0, ES = 0. Durasi aktivitas A = 4. Maka pada node 1, EF = 0 + 4 = 4.Pada node 0, ES = 0. Durasi aktivitas B = 8. Maka pada node 2, EF = 0 + 8 = 8.Pada node 0, ES = 0. Durasi aktivitas C = 7. Maka pada node 3, EF = 0 + 7 = 7.Pada node 1, ES = 4. Durasi aktivitas D = 15. Masuk ke node 4, EF = 4 + 15 = 19. Tetapi ada node 2, ES = 8. Durasi aktivitas E = 6. Masuk ke node 4, EF = 8 + 6 = 14. Maka dipilih yang paling besar, node 4, EF = 19.Pada node 2, ES = 8. Durasi aktivitas F = 12. Pada node 5, EF = 8 + 12 = 20.Pada node 3, ES = 7. Durasi aktivitas G = 9. Masuk ke node 6, EF = 7 + 9 = 16. Tetapi ada node 5, ES = 20. Durasi dummy L = 0. Masuk ke node 6 = 20 + 0 = 20. Maka dipilih yang paling besar, node 6, EF = 20.Pada node 6, ES = 20. Durasi aktivitas H = 11. Pada node 7, EF = 20 + 11 = 31.Pada node 4, ES = 19. Durasi aktivitas I = 3. Node 8, EF = 19 + 3 = 22. Pada node 5, ES = 20. Durasi aktivitas J = 10. Node 8, EF = 20 + 10 = 30. Pada node 7, ES = 31. Durasi aktivitas K = 5. Node 8, EF = 31 + 5 = 36. Dipilih yang terbesar antara (20, 30, 36). Sehingga Node 8, EF = 36.

Mencari ES dan EF tiap aktivitas. Dimulai dari node start dengan ES = 0. Jika terdapat lebih dari 1 panah aktivitas masuk (warna hijau), maka dipilih yang terbesar.

PERT & CPM

Pada node 8, LF = 36, durasi aktivitas I = 3. Pada node 4, LS = 36 – 3 = 33.Pada node 8, LF = 36, durasi aktivitas K = 5. Pada node 7, LS = 36 – 5 = 31.Pada node 8, LF = 36, durasi aktivitas H = 11. Pada node 6, LS = 31 – 11 = 20.Pada node 8, LF = 36, durasi aktivitas J = 10. Pada node 6, LF = 20, durasi aktivitas dummy L = 0. Maka dipilih yang terkecil antara (36 – 10 = 26) dan (20 – 0 = 20). Sehingga pada node 5, LS = 20.Pada node 4, LF = 33, durasi aktivitas D = 15. Pada node 1, LS = 33 – 15 = 18.Pada node 4, LF = 33, durasi aktivitas E = 6. Pada node 5, LF = 20, durasi aktivitas F = 12. Maka dipilih yang terkecil antara (33 – 6 = 27) dan (20 – 12 = 8). Sehingga pada node 2, LS = 8.Pada node 6, LF = 20, durasi aktivitas G = 9. Pada node 3, LS = 20 – 9 = 11.Pada node 1, LF = 18, durasi aktivitas A = 4. Pada node 2, LF = 8, durasi aktivitas B = 8. Pada node 3, LF = 11, durasi aktivitas C = 7. Maka dipilih yang terkecil antara (18 – 4 = 14), (8 – 8 = 0) dan (11 – 7 = 4). Sehingga pada node 0, LS = 0.

Mencari LS dan LF tiap aktivitas. Dimulai dari node 8 (finish) dimana LF = EF = 36. Jika terdapat lebih dari 1 panah keluar maka dipilih yang terkecil.

CRITICAL PATH

PERT & CPM