TUGAS MANAJEMEN MUTU TERPADU

HUBUNGAN ANTARA ISO 9000 TERHADAP TQM

Pengertian ISO 9000

ISO9000 telah ditumbuhkan pada tahun 1987 oleh Organisasi Penyeragaman Antarabangsa. ISO merupakan sebuah badan bersekutu yang menggabungkan organisasi dari seluruh dunia yang bertanggung jawab mewujudkan standar dinegara masing-masing. ISO9000 bertujuan memastikan setiap produk yang dihasilkan oleh Negara-negara ahli. ISO9000 merupakan suatu standar rujukan yang menetap dan menerangkan prinsip-prinsip asas yang perlu ada dalam system untu memastikan setiap produk yang dihasilkan oleh sebuah organisasi dapat memenuhi kehendak serta memenangi hati setiap pelanggan.

Didalam pelaksanaan ISO9000 ada 4 prinsip penting yang harus dititikberatkaan :

1. Standard bagi system kualiti dan bukannya standar untuk produk yang dihasilkan2. Berbentuk dokumentasi, dokumen apa yang dibuat, kemudian buat apa yang

didokumenkan dan seteruskan dibuktikan3. Memberi penekanan kepada pencegahan dan bukan pada penyelesaian masalah4. Satu standard antarbangsa karena hanya menggariskan keperluan-keperluan asas

sahaja. Dengan kata lain hanya menghiraukan apa yang perlu diadakan dan tidak bagaimana hendak membuatnya

FAEDAH-FAEDAH ISO9000

1. Mengurangkan tindakan pembetulan yang diambil selepas berlakunya sesuatu masalah. Dengan demikian mengelakan pihak pengurusan daripada terpaksa melibatkan diri dalam aktivitas oprasi harian organisasi

2. Membolehkan organisasi mengenal pasti tugas-tugas yang patut serta memperincikan langkah-langkah yang perlu diambil. Ini dicapai melalui perancangan yang dibuat sebelum suatu tugas dilaksanakan dan menyediakan prosedur.

3. Member kaedah bagi mendokumenkan secara tersusun amalan-amalan pengurusan dan cara-cara bekerja. Dokumen ini boleh dijadikan sebagi asas untuk program latihan kepada staf dan asas bagi pemambahbaikan prestasi.

4. Membolehkan organisasi mengenal pasti dan mengatasi masalah-masalah serta mengelakannya daripada berulang. Ini dilakukan dengan mewujudkan langkah-langkah bagi tindakan yang tidak mematuhi amalan dan spedifikasi

5. Membolehkan staf menjalankan tugas-tugas mereka dengan betul pada kali pertama dan pada setiap kali. Ini boleh dicapai dengan mengadakan arahan kerja

6. Membolehkan organisasi membuktikan kepada pihak yang membuat penilaian pada organisasi tersebut mengenai kualiti.

7. Membolehkan pihak pengurus membuat keputusan dengan lebih baik melalui maklumat penting hasil daripada audit dalaman.

Keuntungan dalam menerapkan ISO 9000

1. Membuat system kerja menjadi standar kerja yang terdokumentasi2. Dengan adanya ISO 9000, ada jaminan bahwa perusahaan itu mempunyai system

manajemen mutu dan produk yang dihasilkan sesuai keinginan pelanggan.3. Dapat berfungsi sebagai standar kerja untuk melatih karyawan baru4. Menjamin proses yang dilaksanakan sesuai dengan system manajemem mutu yang

ditetapkan5. Semangat pegawai ditingkatkan karena mereka merasa adanya kejelasan kerja sehingga

mereka bekerja dengan efisien6. Kepercayaan manajemen yang sangat tinggi7. Adanya kejelasan hubungan antara bagian yang terlibat antara bagian yang terlibat

dalam melaksanakan suatu pekerjaan8. Dapat mengarahkan karyawan agar berwawasan mutu dalam memenuhi permintaan

pelanggan baik internal maupun eksternal9. Menstandarisasi berbagai kebijakan dan prosedur yang berlaku diseluruh organisasi10. Menetapkan suatu dasar yang kokoh dalam membangun sikap dan keinginan bagi setiap

kemajuan atau peningkatan

LANGKAH-LANGKAH DALAM MENETAPKAN ISO9000

Berikut ini adalah langkah-langkah yang diperlukan dalam menetapkan ISO9000 menurut Gaspersz (2001):

1. Tahap PersiapanTahap Persiapan meliputi pembentukan tim pengembangan mutu dan pelatihan dasar untuk memahami system manajemen mutu sesuai standard

2. Tahap PengembanganMelibatkan aktivitas industri perusahaan meninjau semua dokumentasi yang ada dan mengembangkan system mutu dalam organisasi. Pelatihan yang lebih detail lagi mungkin diperlukan untuk pelatihan karyawan dalam kunci-kunci pengembangan mutu

3. Tahap Implementasi

Sistem manajemen mutu yang telah dikembangkan perlu diimplementasikan dalam proyek yang sebenarnya untuk selanjutnya dikaji dalam tahap selanjutnya.

4. Tahap AuditAudit system manajemen mutu dilaksanakan setelah implementasi berjalan untuk jangka waktu yang telah ditentukan. Tujuan audit system manajemen mutu adalah untuk memastikan apakah semua oprasional dalam organisasi sudah berjalan sesuai dengan prosedur

5. Tahap SertifikasiTapahp ini meliputi sertifikasi oleh badan sertifikasi yang terakreditasi. Setelah melalui tahap ini, industry atau perusahaan resmi sebagai pemegang sertifikat ISO

TUJUAN ISO9000

Fandy Tjiptono dan Anastasia Diana (2002) menyatakan bahwa tujuan utama dari ISO9000 adalah :

1. Organisasi harus mencapai dan mempertahankan kualitas produk atau jasa yang dihasilkan, sehingga secara berkesinambungan dapat memenuhi kebutuhan para pengguna.

2. Organisasi harus memberikan keyakinan kepada pihak manajernya sendiri bahwa kualitas yang dimaksudkan itu telah dicapai dan dapat dipertahankan.

3. Organisasi harus memberikan keyakinan kepada pihak customer bahwa kualitas yang dimaksudkan itu telah atau akan dicapai dalam produk atau jasa yang dijual

Pengertia TQM (Total Quality Management)

TQM adalah filosofi bisnis yang berusaha untuk mendorong tanggung jawab individu maupun kolektif untu kualitas pada setiap tahap proses produksi dari desain awal dari konsepsi sampai layanan purna jual.

Dalam hal kualitas dianggap layak, maka diperlukan suatu produk untuk dapat memenuhi dimensi berikut :

1. Performance, seberapa cocok produk itu digunakan sesuai dengan fungsi pemenuhan kebutuhannya

2. Features, Konten dari produk yang membedakannya dari produk lain

3. Realiability, Seberapa lama produk tersebut dapat bertahan dari kerusakan4. Conformance, Sejauh mana produk itu dapat dikembangkan oleh konsumen itu sendiri5. Durability, Seberapa lama produk digunakan sampai produk benar-benar sudah tidak

dapat digunakan lagi6. Servicebility, Ada tidaknya servis center7. Esthetic, Nilai keindahan dari produk8. Percieved quality, kesan yang membekas dari produk pada pemikiran konsumen

Banyak perusahaan tidak menggunakan istilah TQM lagi tapi filosofi masih banyak bagian dari sebagian besar pemikiran bisnis. Hal ini dipandang sebagai cara dimana bisnis dapat menambah niali produk dan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif atas para pesaingnya

TQM membutuhkan perubahan dalam cara dimana bisnis beroprasi, ini menyiratkan beberapa hal jika ingin bekerja dengan sukses :

1. Pekerja harus dibudayakan untuk dapat membuat keputusan disemua tinggat organisasi2. Pekerja harus dilatih dan terlibat dalam pembangunan filosofi3. Hubungan komunikasi antara pekerja dan manajemen, antara bisnis dan semua aspek

dari rantai pasokan harus baik4. Komitmen untuk TQM harus didukung oleh tindakan.5. Komitmen dalam proses tersebut harus dipimpin oleh manajemen senior dari

TQM dapat diatasi dalam bisnis dengan beberapa cara :

1. Sebuah kebijakan nol cacat - masalah dalam proses produksi disaring sebelum mereka mendapatkan tempat di dekat pelanggan

2. Rantai kualitas - setiap tahap proses produksi dipandang sebagai link dalam rantai sampai ke hubungan antara satu pekerja dalam proses dan yang lain

3. Lingkaran kualitas - pertemuan mereka yang terlibat langsung dalam proses produksi untuk membahas dan memecahkan masalah dan membuat perbaikan pada proses produksi

4. Pemantauan statistik - penggunaan data dan statistik untuk memantau dan mengevaluasi proses produksi dan kualitas

5. Umpan balik konsumen - menggunakan riset pasar dan fokus kelompok untuk mengidentifikasi kebutuhan konsumen dan pengalaman dan membangun ini ke dalam proses

HUBUNGAN ISO TERHADAP KUALITI

Dalam ISO9000, kualiti ditafsirkan sebagai keseluruhan cirri dan sifat sesuatu yang dapat memenuhi kehendak yang dinyatakan dan yang tersirat. Cirri dan sifat ini ditentukan mengikuti kehendak pelanggan. Kualiti bermakna memenuhi kehendak pelanggan. Pada keupayaan tertentu, perkhidmatan hendaklah memuasakan hati pelanggan.

HUBUNGAN ISO9000 TERHADAP TQM

TQM adalah suatu proses pengurusan kualiti yang berpadukan falsafah kualiti yang berorientasikan pelanggan, beroprasi secara berterusan, melibatkan semua aspek dalam organisasi dan member penekanan kepada kerja berpasukan. Antara aspek-aspek utama organisasi yang menjadi tumpuan TQM ialah aspek sokongan pengurusan, perancangan strategic pengurusan kualiti dan pengurusan proses.

Sementara itu ISO9000, menyediakan asas yang kukuh bagi pelaksanaan pengurusan kualiti menyeluruh (TQM). ISO9000 memberikan penakanan kepada aspek-aspek yang terdapat dalam TQM, terutama dari segi aspek pengurusan proses. Sistem kualiti dan system kepastian kualiti yang diwijudkan melalui pelaksanaan ISO9000 akan meningkatkan keberkesanan dan kecakapan pengurusan proses yang diberi tumpuan oleh TQM. Dengan demikian, pelaksanaan ISO9000 boleh memantapkan usaha-usaha kearah pelaksanaan TQM.

Menurut Sallis (2006:131), ISO9000 bukanlah sebuah standard TQM. Tqm adalah upaya serius yang tidak hanya sekedar mendirikan sistem mutu. Ada sejumlah metode yang mungkin dapat membantu melihat hubungan TQM dan ISO9000 seperti yang dikemukaan Sallis berikut :

1. ISO9000 dapat menjadi langkah pertama menuju mutu terpadu. ISO9000 menangani infrastruktur prosedural yang mengawali terjadinya perubahan kultur dan prilaku. ISO9000 memberikan kepercayaan diri kepada institusi untuk melangkah kedapan menangani isu-isu besar yang dihubungkan dengan TQM.

2. Memposisikan ISO9000 pada bagian inti dalam mutu terpadu. Dalam model ini, ISO9000 menyelenggarakan TQM dan memberinya pondasi yang sulit untuk kemajuan selanjutnya.

3. ISO9000 hanya dilihat sebagai satu elemen dalam suatu usaha yang lebih penting. Perannya hanya sebatas menjamin konsistensi oprasional prosedur institusi. Dalam model ini, mutu disampaikan oleh partisipasi aktif oleh pekerja dalam tim pengembangan tidak hanya dengan sekedar prosedur-prosedur tertulis.

4. ISO9000 dipandang sebagai hal yang tidak relevan terhadap mutu.

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan Sallis tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa sebenarnya antara ISO9000 dengan TQM merupakan satu kesatuan yang dapat dijadikan pedoman bagi sebuah organisasi dalam melaksanakan perbaikan mutu organisasi. TQM dan ISO9000 merupakan metodeperbaikan mutu yang memiliki kesamaan dalam tahapan penerapannya. ISO9000 memiliki peranan dalam TQM. Standar mutu tersebut dapat meberikan pesan aktual dan potensial kepada pelanggan, bahwa instisusi menggunakan mutu secara serius, dan bahwa kebijakan serta prakteknya sesuai dengan standard mutu nasional dan internasional. Menerapkan ISO9000 dalam organisasi merupakan sebuah langkah yang mahal dan memakan waktu, dan bahkan mungkin sulit dilakukan oleh sebuah institusi kecil, khususnya sekolah. Dana adalah hal yang sangat utama, sementara semua bentuk manfaat selalu diharapkan berjangka panjang.

DELAPAN PRINSIP TQM YANG DITERAPKAN ISO9000

1. Fokus Pada PelangganPelanggan adalah kunci untuk meraih keuntungan. Oleh karena itu, organisasi harus mengerti keinginan pelanggan sekarang dan masa depan dengan memenuhi persyaratan pelanggan dan berusaha memenuhi harapan pelanggan

2. KepemimpinanKemampuan untuk mencipkan visi yang mengandung kewajiban untuk mewujudkannya, yang membawa orang yang lain ke tempat yang baru, yang memiliki kemampuan untuk mewujudkan visinya kedalam kenyataan

3. Keterlibatan PersonelPersonel pada semua tingkatan merupakan modal utama perusahaan, dimana keterlibatan kemampuannya sangat bermanfaat bagi masyarakat.

4. Pendekatan ProsesIdentifikasi yang sistematis dan pengelolahan proses yang digunakan organisasi dan keterangan yang mempengaruhi setiap proses. Proses tersebut dapat dibagi menjadi 3 bagian, yaitu proses inti (proses yang memiliki hubungan langsung dengan pelanggan dan mendapat efek langsung dari pelanggan), proses pendukung (sebagai pendukung proses inti dan menghasilkan data, informasi atau mengatur administrasi yang terprosedur), proses manajemen (proses yang memiliki karakteristik untuk melakukan pengendalian dan pembuatan keputusan)

5. Pendekatan Sistem Untuk Pengelolaan

Pendekatan sistem untuk pengelolaan baru dapat dilakukan jika pendekatan proses telah diterapkan. Dengan kata lain, pendekataan sistem untuk pengelolaan adalah pengumpulan dari pendekatan proses.

6. Peningkatan berkesinambunganPeningkatan berkesinambungan harus menjadi sasaran tetap perusahaan. Hal ini berbeda dengan peningkatan secara terus-menerus.

7. Pembuatan Keputusan Berdasarkan faktaKeputusan yang efektif adalah keputusan yang berdasarkan analisis data dan informasi yang dapat dipertanggung jawabkan. Untuk memperoleh hal tersebut, dapat dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:a. Melakukan pengujian serta pengumpulan data dan informasi yang berhubungan

dengan sasaranb. Memastikan data dan informasi yang akurat, dapat dipercayac. Menganalisis data dan informasi dengan menggunakan metode yang benard. Memahami penggunaan tehnik statistice. Membuat keputusan dan menindaklanjutinya berdasarkan analisis dan pengalaman

8. Hubungan Saling Menguntungkan Dengan PemasokOrganisasi dan pemasoknya adalah saling ketergantungan dan merupakan hubungan yang saling menguntungkan dalam rangka meningkatkan kemampuan keduanya dalam memberikan nilaiLangkah-langkah yang dilakukan untuk implementasi prinsip ini antara laina. Mengidentifikasi dan menyeleksi pemasok yang terpentingb. Melibatkan pemasok dalam mengiidentifikasi kebutuhan perusahaanc. Melibatkan pemasok dalam proses pengembangan strategi perusahaand. Membina hubungan dengan pemasok dan memperlakukan pemasok sebagai mitra

kerjae. Menetapkan hubungan jangka pendek dan jangka panjang yang seimbangf. Berkomunikasi dan berbagi informasi dengan pemasokg. Memastikan bahwa output dari pemasok sesuai dengan persyaratan perusahaanh. Membuat aktivitas bersama dalam pengembangan dan peningkatani. Mengilhami, menganjurkan dan menghargai peningkatan dan suatu prestasi oleh

para pemasok