manajemen modul ke: persediaansoelton+... · meliputi penanganan (handling), pemindahan (moving),...

17
Modul ke: Fakultas Program Studi MANAJEMEN PERSEDIAAN Merencanakan dan Menentukan Biaya Penerimaan Bahan sampai dengan Pengiriman Barang M. Soelton Ibrahem, S.Psi, MM EKONOMI DAN BISNIS Manajemen

Upload: nguyennhan

Post on 10-Mar-2019

223 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: MANAJEMEN Modul ke: PERSEDIAANSoelton+... · meliputi penanganan (handling), pemindahan (moving), ... • Distribusi material akan berjalan lebih baik ... tersebut kemudian diteruskan

Modul ke:

Fakultas

Program Studi

MANAJEMEN PERSEDIAANMerencanakan dan Menentukan Biaya Penerimaan Bahan sampai dengan Pengiriman Barang

M. Soelton Ibrahem, S.Psi, MMEKONOMI DAN BISNIS

Manajemen

Page 2: MANAJEMEN Modul ke: PERSEDIAANSoelton+... · meliputi penanganan (handling), pemindahan (moving), ... • Distribusi material akan berjalan lebih baik ... tersebut kemudian diteruskan

MATERIAL HANDLING

Menurut (Ahyari, 2002) menyatakan bahwaMaterial Handling adalah seni dan ilmu yangmeliputi penanganan (handling), pemindahan(moving), pengepakan (packaging),penyimpanan (storing), dan pengawasan(controlling) dari material dengan segalabentuknya

Page 3: MANAJEMEN Modul ke: PERSEDIAANSoelton+... · meliputi penanganan (handling), pemindahan (moving), ... • Distribusi material akan berjalan lebih baik ... tersebut kemudian diteruskan

• Untuk mengangkat• Memindahkan serta menempatkan material

pada saat dibutuhkan• Untuk melancarkan proses produksi agar

barang-barang dapat diselesaikan tepat pada waktunya, dan

• Untuk menekan biaya yang dikeluarkan selama proses produksi

TUJUAN MATERIAL HANDLING

Page 4: MANAJEMEN Modul ke: PERSEDIAANSoelton+... · meliputi penanganan (handling), pemindahan (moving), ... • Distribusi material akan berjalan lebih baik ... tersebut kemudian diteruskan

MANFAAT MATERIAL HANDLING

• Untuk penghematan biaya produksi• Penurunan biaya persediaan• Penggunaan ruangan lebih efisien• Meningkatkan produktifitas perusahaan• Pengurangan sisa afval, yaitu produk-produk

yang tidak sesuai standar• Menaikkan luas produksi• Peningkatan kondisi kerja karyawan• Distribusi material akan berjalan lebih baik

Page 5: MANAJEMEN Modul ke: PERSEDIAANSoelton+... · meliputi penanganan (handling), pemindahan (moving), ... • Distribusi material akan berjalan lebih baik ... tersebut kemudian diteruskan

• Penerimaan pesanan pelanggan• Proses negoisasi• Pembuatan permintaan barang• Pemilihan supplier • Penerimaan bahan baku

Prosedur-prosedur yang terkait dengan proses pembelian

Page 6: MANAJEMEN Modul ke: PERSEDIAANSoelton+... · meliputi penanganan (handling), pemindahan (moving), ... • Distribusi material akan berjalan lebih baik ... tersebut kemudian diteruskan

Pesanan pelanggan pada perusahaan diterimaoleh marketing manager dapat berupa gambar,photo ataupun contoh. Pesanan pelanggantersebut kemudian diteruskan kepada PPICdepartemen untuk dibuatkan laporan estimasiharga produksi, membuat jadwal pengirimanpesanan pelanggan dan jadwal barang datangdari supplier, dan juga memonitor barang yangdiproduksi.

PENERIMAAN PESANAN PELANGGAN

Page 7: MANAJEMEN Modul ke: PERSEDIAANSoelton+... · meliputi penanganan (handling), pemindahan (moving), ... • Distribusi material akan berjalan lebih baik ... tersebut kemudian diteruskan

PROSES NEGOSIASI• Setelah marketing manager yakin tidak ada kekeliruan

marketing manager akan memberikan harga kepadabuyer dalam bentuk Quotation.

• Proses negosiasi akan terjadi antara marketingmanager dengan buyer setelah Quotation diterima,dalam hal harga produk, waktu pembayaran, waktupengiriman barang dan lain sebagainya. Bilapelanggan atau buyer menyetujui harga dan syaratpembayaran yang diberikan maka buyer dapatmengirimkan Purchase Order.

Page 8: MANAJEMEN Modul ke: PERSEDIAANSoelton+... · meliputi penanganan (handling), pemindahan (moving), ... • Distribusi material akan berjalan lebih baik ... tersebut kemudian diteruskan

PPIC (Production Planning Inventory Control ) untuk dibuatkan : - Budget yang akan didistribusikan ke Accounting dan gudang.- Jadwal pengiriman barang, yang akan didistribusikan ke

Produksi dan Marketing

R&D (Reasert and Development) untuk dibuatkan :- Gambar kerja- Contoh barang (prototype)

ProduksiMembuat barang seperti contoh yang dibuat R&D , sesuai dengan spesifikasi dan quantity yang sudah ditentukan.

Pesanan diterima oleh marketing, yang kemudian akan dibuatkan SPK (Surat Perintah Kerja) untuk diberikan pada 3 bagian yaitu :

Page 9: MANAJEMEN Modul ke: PERSEDIAANSoelton+... · meliputi penanganan (handling), pemindahan (moving), ... • Distribusi material akan berjalan lebih baik ... tersebut kemudian diteruskan

Pembuatan permintaan barang

• Setelah menerima budget dari bagian PPIC, bagian gudangakan memeriksa digudang apakah barang yang dibutuhkanada atau tidak. Jika barang yang dibutuhkan tidak tersedia ataukurang di gudang maka bagian gudang akan membuat SPB(Surat Permintaan Barang) yang akan diotorisasi oleh managersebanyak 2 rangkap.

• SPB yang sudah diotorisasi akan akan diberikan kepada:a. Bagian Pembelianb. Diarsipkan oleh Bagian gudang.c. Pemilihan Supplier dan pembelian bahan baku

Page 10: MANAJEMEN Modul ke: PERSEDIAANSoelton+... · meliputi penanganan (handling), pemindahan (moving), ... • Distribusi material akan berjalan lebih baik ... tersebut kemudian diteruskan

Dilakukan oleh bagian pembelian, dengan membuatSPPH(Surat Permintaan Penawaran Harga) terlebihdahulu yang ditujukan ke beberapa supplier yangsudah menjalin kerja sama dengan perusahaanataupun supplier lain yang menurut informasi dapatmemenuhi kebutuhan bahan baku.

Supplier akan disurvey spesifikasi, mengenai harga,kualitas seperti yang diinginkan, lokasi, dansebagainya.

Pemilihan Supplier

Page 11: MANAJEMEN Modul ke: PERSEDIAANSoelton+... · meliputi penanganan (handling), pemindahan (moving), ... • Distribusi material akan berjalan lebih baik ... tersebut kemudian diteruskan

Pembuatan pesanan dibuat oleh Bagian Pembeliandengan membuat PO (Purchase Order) sebanyak 3rangkap, yang kemudian PO tersebut diserahkankepada supplier juga akan mengirimkan SPH (SuratPenawaran Harga) lalu bagian pembelian akanmenentukan beberapa supplier yang akan dipakai. :– Beberapa supplier yang ditunjuk dengan beberapa

kesepakatan.– Bagian Accounting.– Diarsipkan oleh bagian pembelian

Pemilihan Supplier

Page 12: MANAJEMEN Modul ke: PERSEDIAANSoelton+... · meliputi penanganan (handling), pemindahan (moving), ... • Distribusi material akan berjalan lebih baik ... tersebut kemudian diteruskan

Bagian Penerimaan akan melakukan prosespenerimaan bahan baku dan kemudianmelakukan pengecekan terhadapkelengkapan dokumen serta jumlah, ukuran,dan kualitas bahan baku yang diterima. BagianPenerimaan melakukan pengecekan terhadapbarang yang diterima disesuaikan dengan suratjalan yang ada dan surat permintaan barangyang sudah dibuat.

Penerimaan bahan baku

Page 13: MANAJEMEN Modul ke: PERSEDIAANSoelton+... · meliputi penanganan (handling), pemindahan (moving), ... • Distribusi material akan berjalan lebih baik ... tersebut kemudian diteruskan

1. Supplier2. Bagian Accounting3. Bagian Gudang.4. Dan diarsipkan oleh Bagian Penerimaan.5. Pencatatan kewajiban

Pencatatan bahwa telah terjadi pembelian bahan baku dilakukan olehbagian accounting departement berdasarkan Purchase Order yang telahdicocokkan dengan tanda terima dari bagian gudang, selain di cocokandengan tanda terima Purchase Order juga akan di cocokan denganinvoice yang diterima dari supplier.

Pencocokkan dilakukan untuk melihat tanggal jatuh tempo pembayarankewajiban, dan juga jumlah kewajiban. Pembayaran dilakukan oleh kasirsetelah menerima persetujuan pembayaran yang sudah diotorisasi olehmanager.

Bagian Penerimaan akan membuat tanda terima sebanyak 4 rangkap yang akan diberikan kepada:

Page 14: MANAJEMEN Modul ke: PERSEDIAANSoelton+... · meliputi penanganan (handling), pemindahan (moving), ... • Distribusi material akan berjalan lebih baik ... tersebut kemudian diteruskan

6. Proses produksiProses produksi dapat dilakukan jika bagian produksi sudah menerima SPK (SuratPerintah Kerja) dari marketing manager, gambar kerja dari bagian R&D, dan bahanbaku yang diperlukan sudah tersedia digudang. SPK akan diturunkansetelab semua kesepakatan sudah disetujui kedua belah pihak

7. Pengiriman barang ke pelangganJika barang sudah selesai diproduksi akan segera dikirm ke pelanggan, pengirimanyang yang dilakukan biasanya adalah pengiriman ke luar negeri.Bagian accounting akan membuat invoice untuk pelanggan dan diarsipkan olehbagian accounting.Membuat packing list yang akan diserahkan ke perusahaan kapal dan diarsipkanoleh bagian.Jika barang yang dikirim sudah diangkat ke kapal maka perusahaan kapal akanmengirimkan BL (Bill of Lading) ke perusahaan, pelanggan dapat mengambil barangdi perusahaan kapal jika BL yang sudah diterima dikirim ke pelanggan. Untukitu pelanggan perlu melunasi sisa pembayaran.

Bagian Penerimaan akan membuat tanda terima sebanyak 4 rangkap yang akan diberikan kepada:

Page 15: MANAJEMEN Modul ke: PERSEDIAANSoelton+... · meliputi penanganan (handling), pemindahan (moving), ... • Distribusi material akan berjalan lebih baik ... tersebut kemudian diteruskan

1. Penerimaan bahan bakuBahan baku akan diterima oleh bagian penenmaan yang kemudian akanmelakukan pengecekan terhadap kelengkapan dokumen, jumlah, kualitas

2. Pencatatan bahan bakuUntuk meminimalisir kemungkinan terjadinya kehilangan bahan baku makaperusahaan menggunakan sistem pencatatan perpetual, dimana tiappemasukan dan pengeluaran bahan baku yang terjadi akan langsung dicatat olehbagian gudang

3. Penyimpanan bahan bakuPersediaan yang ada di perusahaan dibagi atas bahan baku dan bahan penolong.Bahan baku disimpan secara terpisah dengan bahan penolong.Bagian Gudang akan menyimpan bahan baku tersebut berdasarkan jenis danukurannya. Kerusakan yang terjadi terhadap persediaan biasanya berupa:a. Retak/pecahb. Perubahan grade atau kualitas

Prosedur-prosedur yang berkaitan dengan persediaan, yaitu:

Page 16: MANAJEMEN Modul ke: PERSEDIAANSoelton+... · meliputi penanganan (handling), pemindahan (moving), ... • Distribusi material akan berjalan lebih baik ... tersebut kemudian diteruskan

4. Pengeluaran persediaanPersediaan dikeluarkan dari gudang berdasarkanpermintaan dari departemen produksi.Pengeluaran persediaan dapat dilakukan bagiangudang jika menerima Bukti Permintaan BarangGudang yang sebelumnya sudah diotorisasi olehkepala produksi, Bukti tersebut akan dibuattembusannya untuk dikirmkan ke bagian accounting.Setiap pengeluaran barang dari gudang akandiawasi oleh bagian PPIC berkaitan dengan jumlahdan kualitas bahan baku. Setiap pengeluaranbahan·baku akan dicatat pada inventory tag

Prosedur-prosedur yang berkaitan dengan persediaan, yaitu:

Page 17: MANAJEMEN Modul ke: PERSEDIAANSoelton+... · meliputi penanganan (handling), pemindahan (moving), ... • Distribusi material akan berjalan lebih baik ... tersebut kemudian diteruskan

Terima KasihM. Soelton Ibrahem, S.Psi, MM