Manajemen File Setting Cipta Grafika 2015

Manajemen File Setting Cipta Grafika 2015GOAL:Membuat sebuah standar tentang manajemen file yang akan digunakan di Dept. Setting Cipta GrafikaFile harus bisa dicari dengan mudah (baik dengan cara browsing atau searching)KONDISI SAAT INITerlalu banyak folder, navigasi file memakan waktuTidak ada standar penamaan file yang baku untuk tiap operator settingACTIONMembuat standar tertulis penamaan file dan folderMembuat kriteria dan memisahkan file-file re-order dan yang bersifat sekali pakaiMengadakan evaluasi dalam satu minggu tentang efektivitas file management yang baru dibentukMembuat sosialisasi tentang standar yang baru untuk Dept. lain apabila ada yang mau mencari (dan menyimpan) file settingACTION 1Membuat standar tertulis penamaan file dan folder

KODE JENISACTION 1Membuat standar tertulis penamaan file dan folderUntuk Setting Umum:_Nama Konsumen_Nama Desain_Ukuran*

Untuk Setting Undangan:UD__Nama Konsumen_Nama Desain_Ukuran/Jenis Blanko_ACTION 1Membuat standar tertulis penamaan file dan folderUD_BL_Bule Senada_Nanda Vika Abdullah_Fadhil 28Kode UndanganKode JenisNamaAgen/CustomerNamaSettingan / MempelaiKode Bahan(Jenis kertas, Ukuran bahan, Kode Blanko)ACTION 1Membuat standar tertulis penamaan file dan folder

Struktur FolderMenggunakan pemisahan per tanggalMemudahkan pencarianTidak perlu ada folder Undangan-Kartu Nama dsb karena info tersebut sudah terdapat pada nama fileACTION 2Membuat kriteria dan memisahkan file-file re-order dan yang bersifat sekali pakaiPentingnya untuk menjaga file-file yang akan selalu dicetak oleh customer secara periodikEfisiensi waktu saat file itu akan dicetak kembaliACTION 2Membuat kriteria dan memisahkan file-file re-order dan yang bersifat sekali pakaiKRITERIA FILE RE-ORDERSettingan-settingan yang menyangkut tentang administrasi (Nota, Surat Jalan, Faktur dsb.) atau brand/merekKriteria ini akan diisukan bersamaan dengan standarisasi nama file setting.ACTION 2Membuat kriteria dan memisahkan file-file re-order dan yang bersifat sekali pakai

FOLDER PERMANENTStruktur FolderMenggunakan nama perusahaan/pemilik per folderJuga berlaku untuk Film di Katana

ACTION 2Membuat kriteria dan memisahkan file-file re-order dan yang bersifat sekali pakaiMEMISAHKAN FILE FILE REORDER1 MINGGU16 Maret 21 Maret 2015Setelah masa ini berakhir system file management baru akan langsung dilaksanakanACTION 3Mengadakan evaluasi dalam satu minggu tentang efektivitas file management yang baru dibentukSetelah system berjalan, akan ada evaluasi selama satu minggu untuk melihat progress seberapa efisien file manajemen yang sudah berjalanMasukan dan perbaikan sistem akan dilakukan pada masa-masa ini sebelum masuk ke tahap finalMEASUREMENTS: Tingkat konsistensi penamaan file dan struktur folder (tidak ada lagi data yang berantakan atau file masih tidak mengikuti standar)ACTION 4Membuat sosialisasi tentang standar yang baru untuk Dept. lain apabila ada yang mau mencari (dan menyimpan) file settingSistem file manajemen yang sudah dibuat final akan dibuatkan SOP tertulis sebagai standar untuk disosialisasikan ke dept. lain dan operator setting di cabangMEASUREMENTS: Tingkat kepemahaman dari dept. lain dalam pelaksanaan SOPManajemen File Setting Cipta Grafika 2015TERIMA KASIH