MANAJEMEN EKSPEDISI

         

          Definisi Ekspedisi, secara umum dapat dikatakan sebagai suatu

kegiatan atau pekerjaan yang bersifat ilmiah maupun sekedar

petualangan untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang dilakukan

secara terkoordinasi mulai dari perencanaan, persiapan, pelaksanaan

sampai pada pasca pelaksanaan.

Macam-macam ekspedisi:

-          ekspedisi yang bersifat ilmiah

-          ekspedisi yang bersifat semi ilmiah

-          ekspedisi yang bersifat petualangan

          Untuk kalangan mahasiswa pecinta alam, biasanya yang dilakukan

adalah perjalanan yang bersifat semi ilmiah karena disini

menggabungkan jiwa-jiwa petualangan dan predikat manusia sebagai

masyarakat ilmiah. Suatu ekspedisi yang baik haruslah direncanakan dan

dipersiapkan dengan matang.

Oleh sebab itu ada 4 tahapan yang harus dilakukan dalam

membuat suatu ekspedisi yaitu:

1. Tahapan persiapan

2. Tahapan pemantapan

3. Tahapan pelaksanaan

4. Tahapan pasca pelaksanaan

Jangka waktu dari tiap tahapan tergantung berapa lama suatu organisasi

mempersiapkan suatu ekspedisi sampai pada tahap pelaksanaan.

Gunanya dibuat tahapan-tahapan tersebut agar lebih mudah mengontrol

dan mengawasi jalannya hal-hal yang berkaitan dengan ekspedisi

tersebut karena adanya target waktu.

LANGKAH-LANGKAH DARI TAHAPAN EKSPEDISI

TAHAPAN PERSIAPAN

1. Menentukan program dan tujuan ekspedisi

          Untuk melakukan ekspedisi, pertama kita tentukan ekspedisi apa

yang akan dilakukan dan tujuan diadakannya ekspedisi tersebut. Kedua

hal tersebut sangat penting  karena dengan itu dapat dilihat tingkat

keberhasilan dari ekspedisi tersebut.

2. Menentukan orang yang bertanggungjawab terhadap jalannya suatu

ekspedisi.

          Biasanya yang ditunjuk sebagai ketua ekspedisi adalah orang yang

cukup berpengalaman, mempunyai jiwa seorang pemimpin dan mengerti

permasalahan ekspedisi yang dilakukan. Dialah yang bertanggungjawab

dengan berhasil tidaknya suatu ekspedisi.

3. Membentuk kepanitiaan dan membagi tugas.

          Bagian ini adalah bagian yang paling rumit dan susah dalam

persiapan suatu ekspadisi, karena dari sinilah semua kegiatan ekspedisi

bermula.

Tahapan kepanitian meliputi :

-          membuat struktural kepanitiaan dan orang-orangnya

-          membuat batasan kerja (Job description)

-          membuat schedule ekspedisi

-          melaksanakan tugas sesuai dengan schedule yang ada

-          evaluasi kegiatan secara periodik

4. Menjalankan tugas-tugas yang berkaitan dengan ekspedisi

          Tugas-tugas tersebut mencakup non opersional dan operasional,

yang bersifat non operasional meliputi pencarian dana, perijinan,

pendataan, peralatan, perlengkapan dll. Sedangkan operasional meliputi

latihan-latihan seperti latihan fisik, latihan beban dan latihan lapangan.

TAHAPAN PEMANTAPAN

1. Melanjutkan tugas-tugas yang berkaitan dengan ekspedisi tersebut

baik non operasional dan operasional. Dalam tahap ini diharapkan

semua tugas tersebut harus sudah selesai.

2. Membuat skenario pelaksanaan dari tiap seksi yang ada dalam

kepanitiaan ekspedisi. Gunanya sebagai patokan kerja kita pada saat

ekspedisi dilaksanakan.

3. Evaluasi akhir sebelum pelaksanaan

Gunanya untuk mengetahui sejauh mana hal-hal yang dibutuhkan agar

ekspedisi dapat tercapai.

TAHAPAN PELAKSANAAN

Melaksanakan apa-apa yang harus dicapai di dalam ekspedisi tersebut.

TAHAPAN PASCA PELAKSANAAN

1. Pembuatan laporan dan pertanggungjawaban ekspedisi.

Banyak jenis laporan yang dapat dibuat jenis ekspedisinya seperti :

-          laporan ilmiah

-          laporan semi ilmiah

-          laporan berupa cerita artikel

Dengan laporan tersebut suatu ekspedisi dapat dipertanggungjawabkan

baik pada organisai dan pihak lain yang terlibat maupun yang

berkepentingan terhadap ekspedisi tersebut.

2. Membuat presentasi kegiatan dari ekspedisi yang dilakukan

Ekspedisi yang sudah dilakukan dipresentasikan kepada rekan-rekan

pecinta alam yang lain, gunanya untuk bertukar pengalaman kepada

pihak lain.

PERIJINAN 

Jika akan melakuan ekspedisi ke LN untuk perijinan keluar negerinya

tergantung kepada negara tempat akan kita akan melakukan kegiatan

tersebut. Ada negara dengan perijinan khusus dan dengan jangka waktu

tertentu sebelum melakukan suatu pendakian gunung misalnya. Tapi ada

negara tanpa perijinan khusus untuk melakukan suatu ekspedisi disana.

Untuk mempermudah segala urusan di suatu negara lebih baik kita

berhubungan dengan pihak kedutaan besar RI. Jadi segala informasi

yang diperlukan tentang negara lain lebih cepat didapat.

STRATEGI PENCARIAN DANA

Suatu ekspedisi sudah jelas memerlukan dana yang tidak sedikit

jumlahnya .untuk mendapatkan dana yang diperlukan dalam ekspedisi

ini, kita harus mempunyai strategi yang baik agar dana-dana tersebut

dapat diperoleh. Ada beberapa usaha pencarian dana seperti :

1.   Sponsorship

2.   Sponsor produk

3.   Usaha dana ( banyak macamnya )

4.   Donatur

Secara jujur kita sebagai pecinta alam dalam melakukan suatu ekspedisi

sulit untuk mendapatkan sponsor apalagi sponsorship karena kegiatan

kita tidak dapat dilihat orang saat dilaksanakan, sementara

kontraprestasi suatu perusahaan adalah publikasi yang mana

memerlukan banyak media yang melihat kegiatan tersebut .

Tetapi dengan suatu strategi yang bagus dan cara negosiasi yang baik

bukan suatu hal yang tak mungkin untuk mendapatkan dana guna

membiayai suatu ekspedisi .

PERSIAPAN OPRASIONAL EKSPEDISI

Suatu ekspedisi harus disiapkan dari segi operasional dan non

operasionalnya . Agar ekspedisi tersebut dapat berjalan lancar dan

tujuan utama dari suatu ekspedisi atau kegiatan lainnya adalah

keselamatan tercapai

Untuk mencapai tujuan utama dari ekspedisi tersebut otomatis kita harus

mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik . Secara operasional ada

beberapa latihan-latihan yang harus dilakukan sebelum kita

melaksanakan suatu ekspedisi yaitu :

1.   Latihan Fisik

      Ini biasanya berupa jogging yang harus dilakukan secara rutin untuk

setiap anggotanya.

2.   Latihan Beban

      Latihan ini berupa latihan yang menggunakan alat atau barbel. Jenis

latihan ini banyak sekali dan tidak semua harus dilakukan tetapi

berdasarkan jenis olahraga apa yang kita lakukan didalam ekspedisi

tersebut. Contohnya seorang refter latihan bebannya lebih banyak

mengarah ke bagian lengan dibandingkan ke bagian yang lain karena

tumpuan kekuatan seorang refter ada di lengan . Begitupun dengan

seorang pendaki lebih banyak ke bagian kaki dan punggung belakang

karena tumpuan kekuatannya disitu.

4.   Latihan Lapangan

      Latihan lapangan harus dilakukan secara rutin tiap minggu. Banyak

hal yang kita dapat dengan melakukan latihan lapangan sesering

mungkin seperti : penambahan skill, melatih kerja sama tim, kekompakan

tim, dll. Pada latihan lapangan harus juga dilakukan simulasi agar kita

mempunyai gambaran apa yang akan kita lakukan saat ekspedisi atau

pra ekspedisi .

5.   Latihan Penunjang

      Ada beberapa latihan penunjang yang dapat menambah persiapan

kita dalam melakukan ekspedisi. Latihan-latihan tersebut seperti :

      -  Latihan pernapasan

      -  Latihan fisik dan mental kerja sama dengan pihak militer

      -  Latihan P3K

-    Dll

KOMUNIKASI EKSPEDISI

Dalam suatu ekspedisi komunikasi merupakan hal yang utama baik pada

masa persiapan sampai pada masa pelaksanaan . Tanpa adanya

komunikasi yang baik antar panitia atau antar atletnya maka ekspedisi

tersebut akan mendapatkan hambatan-hambatan .Guna komunikasi pada

masa persiapan adalah kita dapat mengetahui sudah sejauh mana tugas-

tugas dari masing-masing seksi terselesaikan .Tanpa komunikasi

mungkin kita akan menjadi orang yang tidak peduli dengan orang lain .

Dengan adanya komunikasi yang baik maka suatu pekerjaan dapat

terselesaikan dengan lancar .

Jika pada saat pelaksanaan ekspedisi, komunikasi sangat penting karena

kaitannya dengan jalannya ekspedisi tersebut. Sebelum tahap

pelaksanaan dimulai semua seksi dari kepanitiaan sudah membuat

skenario untuk pelaksanaan. Begitu pula dengan seksi komunikasi

dimana ia harus sudah membuat sistem komunikasi yang mungkin dapat

digunakan dan juga jadwal waktunya. 

A.  DOKUMENTASI EKSPEDISI

Dokumentasi ekspedisi ini sangat penting karena dokumentasi

merupakan bukti nyata bahwa kita melakukan suatu ekspedisi ke suatu

lokasi. Sama halnya dengan seksi komunikasi, Dokumentasi juga harus

membuat skenario dokumentasi. Dokumentasi ekspedisi gunanya agar

moment-moment yang diambil dokumentasinya tidak terlewatkan.

Dokumentasi dari masing-masing moment yang terjadi harus

didokumentasikan secara berurutan agar orang yang melihat

dokumentasi tersebut langsung mengetahui apa yang dilakukan oleh tim

tersebut tanpa perlu dijelaskan dengan kata lain foto yang berbicara.

Alat dokumentasi yang dapat dan mudah digunakan saat pelaksanaan

ekspedisi adalah kamera dan handycam.

B.  EVALUASI EKSPEDISI

Saat pelaksanaan ekspedisi sebaiknya melakukan evaluasi – evaluasi

yang rutin secara berkala, ini bertujuan untuk mengetahui apakah

ekspedisi tersebut berjalan sesuai dengan skenario yang telah dibuat

atau ada yang menyimpang. Dan juga dengan adanya evaluasi kita dapat

mengetahui apa-apa yang kurang dan akhirnya dapat dipenuhi agar

ekspedisi tersebut dapat berjalan dengan lancar.

Setelah ekspedisi ini selesai dan kembali ke kota asal maka alangkah

baiknya kita mengadakan evaluasi total agar hal-hal yang dirasakan

kurang dan menyimpang menjadi pelajaran bagi organisasi tersebut

dalam melakukan ekspedisi atau kegiatan lainnya.

Presentasi dapat dilakukan sebelum tim melakukan ekspedisi dan setelah

melakukan ekspedisi. Presentasi yang dilakukan sebelum ekspedisi

berjalan bertujuan untuk mengetahui apakah tim ekspedisi ini siap dan

layak atau tidak untuk berangkat melakukan ekspedisi tersebut dan

biasanya ini antara tim ekspedisi dengan pengurus suatu organisasinya.

Sedangkan untuk presentasi yang dilakukan setelah ekspedisi yang

sudah dilaksanakan, ini biasanya dengan pihak luar. Tujuan dari

presentasi ini bukan ingin menunjukan bahwa kita dapat melaksanakan

ekspedisi yang besar tetapi ini dapat menjadi wadah berbagi pengalaman

karena pada saat prestasi tersebut pihak lain dapat bertanya banyak hal

yang berkaitan dengan persiapan atau pelaksanaan ekspedisi tersebut

sehingga mereka dapat belajar dari pengalaman orang lain .

C.  MEMBUAT PROPOSAL

Proposal berasal dari kata propose yang artinya usulan .Isi dari suatu

proposal adalah rencana dan gambaran dari ekspedisi atau kegiatan

yang akan kita laksanakan .

Bagian dari proposal yaitu :

BAB I             Pendahuluan

Berisikan ekspedisi yang akan dilaksanakan yang menceritakan kegiatan

yang akan dilakukan dalam ekspedisi tersebut.

BAB II                        Maksud dan Tujuan

BAB III          Nama Kegiatan/Ekspedisi

BAB IV          Waktu dan Lokasi Kegiatan

BAB V            Bentuk Kegiatan

BAB VI          Panitia Pelaksana

BAB VII         Anggaran Keuangan

BAB VIII       Penutup

Lampiran-lampiran :

- Kata Sambutan

- Peta Lokasi

- Gambaran Kegiatan

- Schedulle Kegiatan

- Perincian Biaya Secara Lengkap