MANAJEMEN

Dalam setiap badan usaha atau organisasi, baik yang bersifat ekonomi maupun sosial perlu ada pengelolaan yang baik agar semua kegiatan dapat berjalan dengan baik dan tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.

Untuk dapat mengelola dengan baik perlu perlu memahami apa yang disebut dengan manajemen Dalam Encyclopedia of the Social Economic, dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses

dengan proses mana pelaksanaan tujuan diselenggarakan dan diawasi.

Sedang menurut Haiman, manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain

dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapati tujuan bersama.

Menurut Gorge R. Terry manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dengan

menggunakan orang lain

Mary Foker Follet memberikan definisi yang singkat, manajemen adalah seni untuk melaksanakan pekerjaan melalui orang-orang.

James A,F. Stoner mengemukakan bahwa manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian upaya anggota organisasi dan proses penggunaan semua sumber daya untuk

tercapainya tujuan perusahaan.

Prof. Oey Liang Lie Iimu dan seni merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasikan

serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Berdasarkan pengertian dari beberapa tokoh di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah ilmu dan

seni merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga

manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dikatakan ilmu karena dapat dipelajari dan berfungsi menjelaskan fenomena-fenomena (gejala) yang

terjadi sedang dikatakan seni karena dalam pelaksanaan memerlukan kepekaan atau intuisi agar dapat

menjalankan fungsi menajemen itu dengan baik.

Alat yang dipakai untuk menjelaskan gejala atau fenomena yang terjadi adalah metode ilmiah yang memiliki

urutan kerja sebagai berikut:

1. mengetahui adanya persoalan 2. mendefinisikan persoalan

3. mengumpulkan fakta, data dan informasi 4. menyusun alternatif penyelesaian

5. mengambil keputusan dengan memilih salah satu alternatif yang ada 6. melaksanakan keputusan dan tindak lanjutnya

Dari pengertian tersebut ada tiga hal penting yaitu:

a. ada tujuan yang ingin dicapai;

b. tujuan tersebut dicapai dengan mempergunakan kegiatan orang lain; c. kegiatan yang dilakukan harus dibimbing dan diawasi.

Mengingat tujuan yang akan dicapai oleh masing-masing organisasi ekonomi (perusahaan) berbeda-beda

untuk itu diperlukan pembagian kerja yang memungkinkan pencapaian tujuan organisasi lebih terarh. Pembagian ini akan terlihat pada tngkatan manajemen. Secara umum tingkatan manajemen akan dibagi

dalam tiga bagian yaitu:

1. Top Management

Terdiri dari eksekutif puncak yaitu dewan direktur atau direktur utama yang menggunakan waktunya

untuk membuat rencana jangka panjang perusahaan. Dengan demikian kedudukan top management ini sangat menentukan berkembang tidaknya organisasi atau perusahyaan.

2. Middle Management Adalah mereka yang bertanggungjawab terhadap pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan oleh top

management, dalam artian mereka ini yang menterjemahkan dalam bentuk pelaksanaan kegiatan dari rencana yang ditetapkan oleh top management.

3. First Line Management Adalah mereka yang menjadi pelaksana konkrit dari apa yang dibuat oleh middle management maupun

top management.

Pada tingkatan manapun, manajer harus memiliki kemampuan yang mendukung pencapaian tujuan. Dalam

hal ini diharapkan manajer memiliki kemampuan managerial yang terdiri dari:

1. Technikcal Skill

Adalah keahlian untuk menggunakan prosedur, teknik dan pengetahuan mengenai bidang khusus yang

dipegang.

2. Interpersonal Skill

Adalah kemampuan untuk bekerjasama, memahami dan memotivasi orang lain sebagai individu atau dalam kelompok

3. Conceptual Skill

Adalah kemampuan untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan semua kepentingan dan aktivitas organisasi

Selain ketiga kemampuan tersebut masih juga diperlukan kemampuan lain yaitu:

a. Keahlian Diagnosis

Adalah keahlian untuk menganalisis suatu masalah yang ada dalam organisasi dan mengembangkan

solusinya.

b. Keahlian Komunikasi

Adalah kemampuan untuk menyalurkan ide dan informasi kepada orang lain dan menerima ide serta

informasi dari orang lain dengan baik.

c. Keahlian Manajemen Waktu

Adalah keahlian untuk mengatur waktu dengan tujuan agar dapat bekerja secara efisien dan cepat.

d. Keahlian Pengambilan Keputusan

Adalah keahlian untuk mengambil keputusan dengan tepat untuk menyelesaikan suatu masalah. Tidak selamanya keputusan manager tepat, tetapi juga tidak boleh terlalu sering mengambil keputusan yang

salah.

Agar pengelolaan usaha dapat berjalan dengan baik diperlukan pedoman yang berupa prinsip-pirnsip

manajemen dalam pelaksanaan tugas. Menurut Henry Fayol ada 14 prinsip manajemen yang perlu

diperhatikan namun sifatnya fleksibel. Artinya, tidak harus diterapkan sekaligus namun perlu disesuaikan dengan situasi yang ada.

Prinsip-prinsip manajemen tersebut sebagai berikut:

1. Division of Work (Pembagian kerjaPembagian kerjaPembagian kerjaPembagian kerja)

Dalam badan usaha ada sejumlah kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk itu perlu ada

pembagian kerja yang jelas. Pembedaan tugas inilah yang membedakan seseorang dalam badan usaha apakah dia pimpinan, staf pelaksana atau yang lainnya. Baik buruknya pembagian kerja

menentukan daya guna dan hasil guna

2. Authority and Responsibility (Wewengang daWewengang daWewengang daWewengang dan Tanggungjawabn Tanggungjawabn Tanggungjawabn Tanggungjawab)

Setiap pejabat dalam badan usaha harus mempunyai kekuasaan dan tanggung jawab. Kekuasaan

berhubungan dengan hal untuk mengambil keputusan sehubungan dengan tugas yang dipegang sedang tanggungjawab berhubungan dengan perkerjaan yang harus dilakukannya.

3. Discipline (DisiplinDisiplinDisiplinDisiplin)

Disipilin adalah sesuatu yang menjadi dasar kekuatan dalam badan usaha. Disiplin ada bila setiap orang yang terlibat dalam usaha tersebut menaati aturan yang dibuat bersama. Dalam hal ini contoh

dari pimpinan dalam mentaati peraturan penting.

4. Unity of Command (Kesatuan PerintahKesatuan PerintahKesatuan PerintahKesatuan Perintah)

Henry Fayol merumuskan: “one epmployess to have orders from one superior only”. Artinya seorang

pegawai hanya menerima perintah dari satu orang atasan saja. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi keraguan dalam pelaksanaan tugas

5. Unity of Direction (Kesatuan ArahKesatuan ArahKesatuan ArahKesatuan Arah)

Henry Fayol merumuskan: “one head and one plan or a group of activities having the same objective”. Maksudnya duharapkan seorang pemimpin mempunyai rencana atau sejumlah kegiatan

yang tujuannya sama. Maka tujuan masing-masing unit dengan tujuan perusahaan tidak boleh bertentangan.

6. Subordinate of Individual interest to General Interest (Kepentingan individu harus Kepentingan individu harus Kepentingan individu harus Kepentingan individu harus

dibawah kepentingan umumdibawah kepentingan umumdibawah kepentingan umumdibawah kepentingan umum)

Dalam hal ini kepentingan umum, terlebih kepentingan perusahaan harus dikedepankan dari pada kepentingan pribadi.

7. Remuneration of Personnel (Pembayaran Upah yang AdilPembayaran Upah yang AdilPembayaran Upah yang AdilPembayaran Upah yang Adil)

Pemberian upah kepada karyawan perlu memperhatikan prinsip keadilan. Ada dasar obyektif dalam

menetapkan upah masing-msing karyawan

8. Centralization (PemusataPemusataPemusataPemusatan)

Terdapat berbagai kewenangan yang harus dipusatkan tetapi ada pula yang dapat didelegasikan

kepada bawahan

9. Line of Authority (Rantai SkalaRantai SkalaRantai SkalaRantai Skala)

Garis wewenang dalam suatu organisasi harus jelas

10. Order (Tata TertibTata TertibTata TertibTata Tertib)

Dirumuskan oleh Henry Fayol: “a place for everything/everyone and everytihing/everyone in its place”. Maksudnya barang atau orang harus ada pada tempat yang seharusnya.

11. Equity (KeadilanKeadilanKeadilanKeadilan)

Kesetiaan bawahan akan terjadi bila atasan memberikan apa yang menjadi haknya kepada bawahan.

12. Stability of Tenure of Personnel (Stabilitas PegawaiStabilitas PegawaiStabilitas PegawaiStabilitas Pegawai)

Badan usaha perlu menjaga agar jangan terlalu sering terjadi pergantian pegawai baik karena perpindahan maupun pemecatan. Hal ini akan menyebabkan biaya tambahan untuk merekrut,

melatih, dan mengawasi. Pengangkatan, pengembangan dan pemeliharaan pegawai ditujukan untuk stabilitas pegawai.

13. Initiative (InisiatifInisiatifInisiatifInisiatif)

Prinsip ini dimaksudkan bahwa kepada setiap orang diberi kesempatan untuk mengungkapkan atau

menjalankan inisiatif, baik mengenai cara, prosedur kerja maupun rencana baru dalam melaksanakan pekerjaannya.

14. Esprit de Corps (Jiwa KesatuanJiwa KesatuanJiwa KesatuanJiwa Kesatuan)

Kesetiaan dalam kelompok merupakan salah satu aspek penting untuk timbulnya kerja sama pada

sejumlah orang untuk mencapai tujuan bersama.

FUNGSI MANAJEMEN

1. Planning (Perencanaan)

Merencanakan berarti mengambil keputusan untuk masa depan. Perencanaan juga berarti melihat jauh

ke depan dan menemukan apa yang akan dikerjakan pada pasa datang, merancang kegiatan apa yang perlu dilakukan dan mempersiapkan semua yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Intinya perencanaan menjawan pertanyaan 5W + 1H yaitu

a. Tindakan apa yang akan dilakukan (What – Aktivitas) b. Mengapa hal tersebut dilaksanakan (Why – Tujuan/Alasan)

c. Dimanakah hal tersebut akan dilaksanakan (Where – Tempat) d. Kapan hal tersebut akan dilaksanakan (When – Waktu)

e. Siapa yang akan melaksanakan (Who – Orang) f. Bagaimana hal tersebut akan dilaksanakan (How – Metode)

Jawaban pertanyaan ini perlu dipikirkan dengan matang sebelum bertindak. Maka rencana perlu dirumuskan dengan jelas dan konkrit tetapi fleksibel (dapat disesuaikan dengan keadaan) serta

didasarkan atas pertimbangan yang rasional dan pengetahuan yang cukup tentang keadaan yang ada serta peluang yang tersedia. Recana kerja tidak lengkap bila tidak disertai dengan anggaran biaya.

Perencanaan merupakan hal pertama dan terpenting dari antara fungsi manajemen yang ada karena merupakan dasar bagi fungsi yang lainnya. Maka kegunaan perencanaan adalah:

a. Sebagai pedoman dan pegangan bagi seluruh anggota organisasi

b. Penghematan biaya – memaksimalkan apa yang ada c. Sarana untuk mengadakan pengawasan

Suatu rencana yang baik harus memenuhi beberapa syarat berikut: a. Dirumuskan secara sederhana tetapi jelas, pasti dan tidak meragukan

b. Tujuan atau sasaran yang hendak dicapai harus dirumuskan dengan jelas

c. Bersifat fleksibel – bila terjadi perubahan cepat dapat disesuaikan dengan situasi

d. Realistik – atas dasar pertimbangan situasi yang sungguh-sungguh nyata b. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian berarti usaha untuk mengatur orang-orang ke dalam tugasnya masing-masing, disertai dengan penyediaan fasilitas atau peralatan, tanggung jawab dan wewenang, sedemikian

sehingga tujuan yang ditetapkan dapat dicapai.

Mengorganisasi juga berarti mengatur pola kerja sama antarmanusia, dengan menegaskan tugas dan batas-batas wewenang dan tanggung jawab masing-masing. Persoalannya bagaimana pemimpin dapat

memilih orang yang tepat untuk tugas tertentu (The right man on the right place) dan menegaskan

uraian pekerjaan (job description) serta menyerahkan wewenang tertentu kepada bawahan

(pendelegasian tugas dan wewenang )

c. Pengarahan (Directing) dan Pengkoordinasian (Coordinating)

Kedua fungsi ini sering disebut dengan “Actuating” yaitu menggerakkan atau memimpin pelaksanaan.

Pengarahan adalah memberikan perintah dan motivasi kepada para pelaksana agar dapat bekerja

secara efektif dan efisien.

Prinsip pengarahan:

1. Mengarah pada tujuan � membimbing bawahan dalam usaha mencapai tujuan.

2. Keharmonisan � dengan pengarahan diharapkan dapat menciptakan

keselarasan kerja antara karyawan dengan tujuan yang

ditetapkan.

3. Prinsip kesatuan komando � sebaiknya hanya ada satu jalur perintah dan tanggung

jawab dari pimpinan kepada bawahan dan sebaliknya.

Syarat perintah yang baik:

a. Harus dapat dilaksanakan

b. Hendaknya disertai dengan alasan dan pertimbangan c. Jelas, singkat, lengkap dan konsisten

d. Jangan bersifat memaksa, sebaiknya berupa saran, dan orang yang bersangkutan diajak berunding.

Pengkoordinasian adalah usaha menyatupadukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga tercipta kerjasama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tujuannya

mengkoordinasi kegiatan yang ada agar masing-masing kegiatan yang bermacam-macam terkoordinasi

pada tujuan. Koordinasi dapat dilakukan dengan jalan diskusi, rapat secara teratur atau penjelasan-penjelasan

sehingga terjalin komunikasi antara pimpinan dan bawahan. Dengan koordinasi yang baik maka masing-masing individu dapat menyadari dan memahami tugas-tugasnya dan kesimpang siuran dapat

dicegah.

d. Pengawasan (Controlling)

Pengawasan pada dasarnya adalah membandingkan antara pelaksanaan dengan rencana yang telah

dibuat serta mengatur dan memperbaiki bia terjadi penyimpangan. Pengawasan sering pula disebut

pengendalian. Pengawasan perlu dilakukan pada setiap pelaksanaan dengan maksud unuk mengetahui:

� Apakah hasilnya sesuai dengan rencana? � Apakah cara kerja sudah baik dan efisien?

� Apakah orang-orang sudah tepat pada tugasnya? � Apakah biaya tidak melebihi anggaran?

� Dll

Prinsip pengawasan yang baik:

1. Mendukung sifat dan tujuan kegiatan Pengawasan yang dilakukan harus sesuai dengan bagaimana kegiatan tersebut dilakukan dan tujuan dari kegiatan tersebut.

2. Koreksi Melihat setiap penyimpangan atau kesulitan yang terjadi agar dapat dilakukan perbaikan

3. Ekonomis Biaya yang dikeluarkan hendaknya lebih rendah dari pada kerugian yang mungkin timbul bila tidak

ada pengawasan. Maka perlu disusun sistem pengawasan yang sederhana.

4. Dapat dimengerti Sistem pengawasan yang dianut harus dimengerti dengan jelas oleh pihak-pihak yang terlibat.

Langkah-langkah pengawasan:

1. Menentukan standar atau alat ukur Penting untuk ditetapkan terlebih dahulu agar bawahan mengetahui standar yang dipakai untuk menilainya.

Macamnya: • Standar kualitatif

• Standar kuantitatif

2. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standar yang telah ditentukan Tujuannya untuk mengatahui sejauh mana penyimpangan yang telah terjadi. Pelaksanaannya dapat dilakukan dengan:

� Melihat secara langsung hasil kerja bawahan � Berdasarkan laporan tertulis yang disusun

3. Melakukan koreksi atau perbaikan

Langkah ini dilakukan untuk memperbaiki dan menyempurnakan hasil kerja yang belum sesuai

dengan rencana semula. Sebelum melakukan tindakan koreksi, pimpinan haruslan menganalisis apa

yang menyebabkan terjadinya penyimpangan.

Contoh kasus Pak Darno adalah seorang penduduk desa di Jawa Tengah. Keluarganya, sama seperti keluarga desa

lainnya, lebih suka menggilingkan padinya di penggilingan terdekat, daripada menumbuk sendiri. Hal ini memang dimungkinkan karena akhir-akhir ini semakin banyak orang (kaya) di desa-desa memiliki mesin

penggilingan padi. Mesin itu buatan Jepang dengankekuatan 5 pk dan berkapasitas sekitar 2 ton per hari. Harga mesin sekitar

Rp 15 juta, sudah termasuk ongkos pemasangan. Ongkos giling adalah 2,5 kg beras per kuintas padi. Harga ini cukup murah dibanding ongkos tumbuk yang rata-rata 7,5 kg per kuintal padi.

Atas dsar ini, Pak Darno membuat perhitungan sebagai berikut:

Sehari mesinnya bisa menggiling 2 ton gabah. Kalai 1 kw gabah upahnya 2,5 kg beras, berarti upah yang diterimanya 2,5 kg x 20. Oleh karena itu total pendapatan per hari = 2,5 x 20 x Rp 4.000 = Rp 200.000,00.

Dengan demikian modalnya akan dapat kembali kuranf dari 1 tahun. Maka ia buru-buru menjual tanah warisan dan segera membeli mesin penggilingan padi.

Setelah beroperasi bebera lama, pak Darno mulai menyadari pendapatan per hari ternyata tidak pernah mencapa Rp 200.000 per hari. Bahkan pada musim paceklik sehingga dalam 1 minggu hanya beberapa hari

saja mesin itu digunakan sehingga bila dihitung-hitung penggunaan mesin itu belum mencapai 30% dari kapasitasnya. Lebih celaka lagi ketika mesin itu mogok pak Darmo tidak tahu bagaimana harus

memperbaikinya. Selama ini hasil dari penggilingan padi itu digunakan untuk hidup sehari-hari sehingga

tidak terpikirkan pula menyisihkan untuk biaya perawatan mesin. Akhirnya pak Darmo sampai pada kesimpulan bahwa mesinnya tidak menguntungkan. Maka mesin buru-

buru dijual walaupun dengan harga rendah. Pokoknya laku dan tidak lagi dibebani dengan bagaimana mengoperasikan mesin tersebut.

Pertanyaan: 1. Mengapa usaha Pak Darno gagal? Jelaskan sebab-sebabnya! 2. Seharusnya ada 6 hal yang harus dipikirkan Pak Darno sebelum membeli mesin penggilingan padi. Kurang lebih apa

saja itu? 3. Tunjukkan 3 hal penting yang seharusnya dipertimbangkan sebelum membeli mesin penggilingan!