Make it Simpel... Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri

MEKANISME PENANGANAN ADMINISTRASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI

JAKARTA, 24 APRIL 2018

BIRO KERJA SAMA TEKNIK LUAR NEGERI KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA

1. PP 45 Tahun 2013 tentang Tata Cara Pelaksanaan APBN (Khususnya Pasal 90)

2. PP 31 Tahun 2013 tentang Pelaksanaan UU 6 Tahun 2011 tentang Keimigrasian (Pasal 44)

3. Inpres No 11 Tahun 2005 tentang PDLN 4. Perpres 12 Tahun 1961 tentang Tugas

Belajar

PERATURAN TERKAIT PDLN

1. Permensesneg No 11 Thn 2008 tentang

Petunjuk Pelaksanaan Administrasi PDLN

2. Peraturan Menteri Keuangan nomor

164/PMK.05/2015 tentang Tata Cara

Pelaksanaan Perjalanan Dinas Luar Negeri

sebagaimana telah direvisi dengan Peraturan

Menteri Keuangan nomor 227/PMK.05/2016

3. Surat Edaran Mensesneg dan

Seskemensetneg

PERATURAN TERKAIT PDLN

KETENTUAN UMUM

1. Perjalanan dinas luar negeri terlebih dahulu memerlukan izin Presiden atau pejabat yang ditunjuk.

2. Izin Presiden atau pejabat yang ditunjuk diterbitkan melalui Kementerian Sekretariat Negara.

3. Permohonan izin perjalanan dinas ke luar negeri diajukan paling lambat 1 (satu) minggu sebelum keberangkatan.

4. Apabila sampai dengan tanggal keberangkatan yang diusulkan belum mendapat persetujuan tertulis dari Presiden atau pejabat yang ditunjuk, yang bersangkutan tidak diizinkan melaksanakan perjalanan dinas ke luar negeri.

KETENTUAN UMUM

8. Perjalanan dinas ke negara yang belum memiliki hubungan diplomatik dengan Indonesia, diperlukan rekomendasi dari Kementerian Luar Negeri.

9. Pejabat Negara, Pejabat Lainnya, Pegawai Negeri, Pegawai BUMN/BUMD, dan Tenaga Indonesia yang telah melaksanakan perjalanan dinas ke luar negeri wajib membuat laporan tertulis tentang pelaksanaan tugasnya, sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam Surat Persetujuan.

10. Perjalanan dinas luar negeri dengan biaya donor luar/dalam negeri tidak menimbulkan ikatan apapun terhadap Pemerintah.

KETENTUAN UMUM

SP Kemensetneg hanya memuat “waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas”

“Waktu perjalanan pergi-pulang” ditetapkan dengan Surat Tugas masing-masing K/L sesuai ketentuan Pasal 8 Peraturan Menteri Keuangan No 164/PMK.05/2015, sebagai berikut: Lama perjalanan 1 s.d. 24 jam dihitung 1 (satu) hari Lama perjalanan 25 s.d. 48 jam dihitung 2 (dua) hari Lama perjalanan 49 s.d. 72 jam dihitung 3 (tiga) hari [Pasal 13 : Uang harian untuk waktu perjalanan paling tinggi 40% dari tarif uang harian, kecuali diperlukan penginapan pada waktu transit/setibanya di tempat tujuan]

PERSYARATAN LAYANAN

1. surat undangan atau pemberitahuan penyelenggaraan kegiatan dari penyelenggara/mitra kerjasama di luar negeri atau surat konfirmasi dari Perwakilan Pemerintah Republik Indonesia di Luar Negeri di negara yang dituju;

2. dokumen/surat resmi yang menerangkan sumber pembiayaan; 3. jadwal dan agenda kegiatan di luar negeri;

4. penjelasan mengenai relevansi, urgensi/alasan perjalanan dan rincian programnya dengan menyertakan dokumen yang berkaitan;

5. izin tertulis dari instansi yang bersangkutan apabila seorang pejabat/pegawai diajukan oleh instansi lain;

6. kertas posisi dan/atau pedoman delegasi, apabila perjalanan dinas luar negeri dalam rangka menghadiri pertemuan/sidang internasional;

7. brosur atau sejenisnya yang memberikan gambaran umum mengenai kegiatan promosi/pameran, apabila perjalanan dinas luar negeri dalam rangka mengikuti promosi/pameran;

8. draft perjanjian internasional yang telah dibahas dengan instansi terkait, apabila perjalanan dinas luar negeri untuk penandatanganan perjanjian internasional

PERMASALAHAN UMUM PDLN

Dari sisi PENYEDIA LAYANAN: Jumlah semakin meningkat Permohonan mendesak/mepet

waktu/telat meningkat Berkas tidak lengkap masih banyak Rombongan delegasi tidak relevan

masih banyak Ketaatan pada SOP masih rendah Pelanggaran (pemalsuan dokumen

masih ada)

PERMASALAHAN UMUM PDLN

Dari sisi PENGGUNA LAYANAN: Birokrasi panjang Belum ada kejelasan waktu

pelayanan Belum ada kejelasan persyaratan

pelayanan Terkesan ada diskriminasi dalam

pelayanan Keterbatasan SDM (Kualitas dan

Kuantitas)

Asas Penyelenggaraan Pelayanan Publik (UU No. 25 Tahun 2009)

SISTEM INFORMASI PDLN

SImPeL

DEBIROKRATISASI

PDLN vs BEASISWA

PDLN

PDLN selain Beasiswa KTLN

Tanpa melalui proses penawaran/pencalonan

Permohonan ijin diajukan secara secara online melalui SImPeL

Beasiswa KTLN

PDLN dalam kerangka kerja sama teknik dengan Mitra Pembangunan

Melalui proses penawaran/ pencalonan dari Mitra Pembangunan Biro KTLN K/L target

Permohonan izin masih diajukan secara manual melaui loket KTLN

SI Beasiswa KTLN akan dikembangkan pada tahun 2019

BEFORE and AFTER

SImPeL

Permohonan diproses di Kemensetneg setelah aplikasi online dikirim oleh Focal Point K/L (Berkas fisik tetap dikirim ke Biro KTLN untuk verifikasi)

- SP Kemensetneg dikirim secara digital ke operator di unit Focal Point, Unit Pemohon, dan Unit Tembusan

- Dikirim melalui email kepada pejabat yang melaksanakan PDLN (Masih dalam tahap pengembangan)

Satu permohonan hanya dapat memuat izin penugasan untuk satu kegiatan dan satu negara

PERIZINAN MANUAL

Permohonan diproses di Kemensetneg setelah berkas fisik diterima loket pelayanan KTLN

SP Kemensetneg diambil di loket pelayanan KTLN

Satu permohonan memuat izin PDLN ke beberapa kegiatan dan/atau negara tujuan

BUSINESS PROCESS SImPeL

SIMPEL V.2

Sebelum SIMPEL

SIMPEL V.1 Per 3 Januari 2017

SIMPEL V.2 Per 24 April 2018

SIMPEL Mobile

Fitur SIMPEL Mobile: - Pengecekan status

permohonan tanpa login - Notifikasi pengembalian

berkas - Download Surat Persetujuan - Upload Laporan Penugasan

Launching SIMPEL V2 : 2018

Unit Pemohon

Focal Point

(per 3 Januari 2017)

Kemensetneg

Kemenristekdikti

Setjen Kemen-

ristekdikti

Ditjen di Lingkungan

Kemen-ristekdikti

Ditjen SDID/

Belmawa

Perguruan Tinggi Negeri

Kemendagri

Setjen Kemendagri

Ditjen di Lingkungan Kemendagri

Ditjen Otda, Kemendagri

Pemerintah Daerah

K/L Lainnya

Setjen K/L

Ditjen K/L UPT

Triwulan II 2018 Triwulan III 2018 Triwulan IV 2018

terimakasih

Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri Kementerian Sekretariat Negara

2018