Disusun Oleh:

PAULO M.P. HARIANJANPM: 11.032.111.006

Fakultas EkonomiJurusan Manajemen

Universitas Darma AgungMedan2012

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang atas

berkah dan rahmatNya maka penulis dapat menyelesaikan penyusunan makalah yang

berjudul “Makalah Komunikasi Bisnis”. Dimana penulisan ”Makalah Komunikasi

Bisnis” ini adalah merupakan salah satu tugas dan persyaratan dalam menyelesaikan tugas

mata kuliah Komunikasi Bisnis.

Dalam penulisan makalah ini penulis merasa masih banyak kekurangan-kekurangan baik

pada teknis penulisan maupun materi, mengingat akan kemampuan yang dimiliki penulis.

Untuk itu kritik dan saran dari semua pihak sangat penulis harapkan demi penyempurnaan

pembuatan makalah ini.

Dalam penulisan makalah komunikasi bisnis ini penulis menyampaikan ucapan terima

kasih yang tak terhingga kepada pihak-pihak yang membantu dalam menyelesaikan

penelitian ini, khususnya kepada :

1. Bapak Dosen

2. Teman-teman dan keluarga

Secara khusus penulis menyampaikan terima kasih kepada keluarga tercinta yang telah

memberikan dorongan dan bantuan serta pengertian yang besar kepada penulis, baik

selama mengikuti perkuliahan maupun dalam menyelesaikan makalah komunikasi bisnis

ini. Dan juga kepada semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang telah

memberikan bantuan dalam penulisan makalah ini.

Akhirnya penulis berharap semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan rahmat dan

karunia yang setimpal pada mereka yang telah memberikan bantuan, dan dapat

menjadikan semua bantuan ini sebagai ibadah, Amin.

Medan, 08 Januari 2012

Penulis

PAULO MP HARIANJA

NPM :11.032.111.006

DAFTAR ISI

2

Kata Pengantar .................................................................................................. 2

Daftar Isi .............................................................................................................. 3

BAB 1.PENDAHULUAN

1.1 Pemahaman Dasar Komunikasi Bisnis .................................................. 4

1.2 Pengertian Komunikasi Bisnis ............................................................... 5

1.3 Komponen-komponen dalam proses komunikasi ................................... 5

BAB 2.TINJAUAN UMUM

2.1 Bentuk Dasar Komunikasi .................................................................... 7

2.1.1 Komunikasi Antarpribadi ( Interpersonal Communications ) ......... 7

2.1.2. Komunikasi Lintas Budaya ( InterCultural Communications ) ..... 9

2.1.3 Komunikasi Verbal ......................................................................... 13

2.1.4 Komunikasi Nonverbal ................................................................... 14

2.2 Proses Komunikasi ………………………………………………….... 16

2.3 Permasalahan dalam Komunikasi ......................................................... 17

2.4 Komunikasi yang Efektif dan Efisien ................................................... 19

BAB 3.PENUTUP ................................................................................................ 21

Daftar Pustaka ..................................................................................................... 22

BAB 1

PENDAHULUAN

3

1.1 Pemahaman Dasar Komunikasi Bisnis

Dalam kehidupan sehari-hari, setiap orang tidak dapat dilepaskan dari dunia komunikasi,

mulai dari bangun tidur hingga akan tidur kembali.Sebelum berangkat kerja atau

sekolah,berbagai kegiatan komunikasi mereka lakukan, seperti mendengarkan musik atau

radio, menonton acara televisi, membaca koran, majalah atau tabloid,atau bercengkerama

dengan anggota keluarga.

Kegiatan komunikasi yang dilakukan dapat menggunakan berbagai media komunikasi

yang ada, baik media komunikasi nonelektronik / konvensional ( penggunaan bahasa lisan,

bahasa isyarat / bahasa tubuh, surat menyurat, surat kabar majalah dan tabloid ), maupun

media komunikasi elektronik ( media audio visual, interkom, internet, telepon seluler dan

telepon biasa ).

Dalam dunia bisnis yang berskala kecil, menengah maupun besar, para pelaku bisnis tidak

dapat terlepas dari kegiatan komunikasi. Oleh karena itu, komunikasi merupakan faktor

yang sangat penting demi pencapaian tujuan suatu organisasi. Seorang pimpinan suatu

organisasi bisnis, pada dasarnya dapat memberikan perintah kerja kepada bawahannya

secara lisan ( penyampaian pesan bisnis melalui telepon, interkom, rapat-rapat, dan

pengarahan ) dan secara tertulis ( memo, surat tugas kerja, surat perjanjian kerja, surat

pengumuman, surat edaran umum dan lain lain ).pembuatan pesan-pesan bisnis tersebut

merupakan kegiatan yang rutin dilakukan dalam dunia bisnis.

Sebagai awal, akan dibahas dasar-dasar komunikasi bisnis yang mencakup pengertian

dasar komunikasi bisnis, komunikasi antarpribadi ( interpersonal communications ),

komunikasi lintas budaya ( intercultural / cross cultural communications ), bentuk dasar

komunikasi ( komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal ), proses-proses komunikasi,

permasalahan dan kesalahpahaman yang timbul dalam komunikasi serta cara-cara

memperbaiki atau meningkatkan komunikasi.

1.2 Pengertian Komunikasi Bisnis

Menurut Himstreet dan Baty dalam Business Communications : Principles and

Methods, komunikasi adalah suatu pertukaran informasi antara individu melalui suatu

4

sistem yang biasa ( lazim ), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku

atau tindakan. Sementara itu menurut Bovee, komunikasi adalah suatu proses pengiriman

dan penerimaan pesan. Pada umumnya, pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan

dua orang atau lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan dengan

menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang melalui lisan,

tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal. Sedangkan komunikasi bisnis secara sederhana

dapat dikemukakan sebagai komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang

mencakup berbagai macam komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi

nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu.Dalam dunia bisnis, seorang komunikator yang

baik disamping harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, juga harus mampu

menggunakan berbagai macam alat atau media komunikasi yang ada untuk menyampaikan

pesan-pesan bisnis kepada pihak lain secara efektif dan efisien sehingga tujuan

penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai. Para komunikator harus memahami

dengan baik bagaimana menyusun kata-kata yang mampu membentuk suatu arti dan

makna, bagaimana mengubah situasi menjadi lebih menarik dan menyenangkan

( menghidupkan suasana ), mampu mengatur serta memilih media komunikasi secara

tepat, dan juga mampu menggunakan gerakan-gerakan isyarat ataupun bahasa tubuh untuk

memperkuat penyampaian pesan-pesan bisnis.

1.3 Komponen - Komponen dalam Proses Komunikasi

Dalam komunikasi sehari-hari, ada beberapa komponen yang menjadi dasar pembentuk

terciptanya proses komunikasi, antara lain :

1. Komunikator

Yaitu subyek / pihak yang mengirim ide, pesan, gagasan kepada pihak lain ( penerima /

receiver / komunikan ) untuk mencapai sebuah tujuan tertentu.

2. Ide, Pesan atau Gagasan ( Message )

Yaitu informasi berupa huruf, angka, gambar, yang disampaikan oleh pihak komunikator

( pengirim ) kepada pihak komunikan ( penerima ) untuk mencapai sebuah tujuan tertentu

5

( untuk menarik minat, mempromosikan, mempresentasikan sesuatu hal, barang ataupun

jasa kepada pihak penerima ide, pesan atau gagasan tersebut / komunikan ).

3. Komunikan

Yaitu pihak yang menerima ide, pesan atau gagasan dari komunikator ( pengirim ).

4. Feedback ( Respon / Umpan Balik )

Yaitu tanggapan atas ide, pesan atau gagasan yang diterima ( perbedaan reaksi atau respon

antara suatu pesan ).

5. Channel ( Media )

Yaitu alat atau sarana yang dipergunakan dalam menyampaikan informasi.Pada dasarnya

ada dua bentuk, yaitu :

a.Media cetak ( surat kabar, majalah )

b.Media elektronik ( telepon, radio, televisi, dan lainnya )

Dimana dalam penyampaian suatu ide, pesan atau gagasan, perlu diperhatikan

kompleksitas ( kerumitan ) dari ide, pesan atau gagasan yang akan disampaikan. Apabila

ide, pesan atau gagasan yang akan disampaikan bersifat sederhana dan dari pribadi ke

pribadi ( personal ), maka media yang digunakan dapat berupa telephon, handphone, surat

( pos ), maupun text. Namun apabila ide, pesan atau gagasan yang akan disampaikan

bersifat kompleks dan kepada banyak orang ( umum ), maka media yang digunakan dapat

berupa telavisi, radio, suratkabar, majalah, dan lain sebagainya.

6. Effect ( Pengaruh )

Yaitu perbedaan antara yang dirasakan dengan apa yang dipikirkan.

7. Lingkungan

Yaitu pengaruh lingkup sosial budaya yang meliputi kepribadian, tingkah laku,

pendidikan, adat istiadat, pergaulan, usia, kebiasaan ( tradisi ) dan lainnya.

BAB 2

TINJAUAN UMUM

6

2.1.Bentuk Dasar Komunikasi

Selain dalam bentuk komunikasi bisnis, didalam dunia praktis, kita juga mengenal bentuk

komunikasi antarpribadi ( interpersonal communications ), dan juga komunikasi lintas

budaya ( intercultural/cross cultural communications ).Namun pada lazimnya, ada dua

bentuk dasar komunikasi yang dipergunakan dalam dunia bisnis,yaitu komunikasi verbal

dan nonverbal.

2.1.1 Komunikasi Antarpribadi ( Interpersonal Communications )

Setiap individu dalam suatu organisasi, tidak dapat dilepaskan dengan dunia

komunikasi.Salah satu jenis komunikasi adalah komunikasi antarpribadi ( interpersonal

communications ), dimana komunikasi antarpribadi adalah komunikasi yang dilakukan

antara seseorang dengan orang lain ,secara langsung ( dalam situasi tatap muka ) maupun

tidak langsung ( menggunakan media komunikasi tertentu ), dalam suatu masyarakat

maupun organisasi, dengan bahasa yang mudah dipahami ( informal ) untuk mencapai

suatu tujuan tertentu.Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan ciri-ciri

komunikasi antar pribadi :

a. Komunikasi dilakukan oleh dua orang atau lebih secara langsung maupun tidak

langsung

b. Menggunakan media tertentu, misalnya telepon, telepon seluler dan lain-lain.

c. Bahasa yang digunakan bersifat informal ( tidak baku ), dapat menggunakan

bahasa daerah, bahasa pergaulan, atau bahasa campuran.

d. Tujuan yang ingin dicapai dapat bersifat pribadi ( personal ) bila komunikasi

terjadi dalam suatu masyarakat, dan untuk pelaksanaan tugas pekerjaan bila

komunikasi terjadi dalam suatu organisasi.

Apabila saat seseorang melakukan komunikasi dengan orang lain dalam konteks

komunikasi antar pribadi ( interpersonal communications ), biasanya ada beberapa tujuan

yang ingin dicapai, antara lain :

a. Menyampaikan informasi

Saat seseorang berkomunikasi dengan orang lain, tentu saja seseorang tersebut bertujuan

untuk menyampaikan dan berbagi informasi yang dimilikinya kepada orang lain, agar

7

orang tersebut juga mengetahui informasi yang dimilikinya..Sebagai contoh, seseorang

menyampaikan informasi kepada temannya bahwa akan diselenggarakan pameran

otomotif pada tanggal 1 hingga 5 Mei 2012 di Lapangan Merdeka Medan. Salah satu

alasan mengapa pesan tersebut perlu disampaikan kepada temannya adalah karena

temannya tersebut adalah salah satu penggemar dunia otomotif, sehingga akan sangat

disayangkan kalau kesempatan langka tersebut tidak disampaikan kepada temannya

tersebut.

b. Berbagi pengalaman

Selain menyampaikan informasi, komunikasi antar pribadi juga memiliki tujuan untuk

saling membagi pengalaman pribadi kepada orang lain mengenai hal-hal yang dirasakan

oleh seseorang. Saling berbagi rasa ini pada umumnya tidak disampaikan kepada setiap

orang, tetapi hanya kepada seseorang yang dapat dipercaya atau kepada teman dekat

maupun kepada anggota keluarga. Komunikasi antarpribadi ini bukan saja merupakan cara

untuk mencurahkan perasaan pribadi ( baik yang menyenangkan maupun yang

menyedihkan ), tetapi juga merupakan cara mencari jalan keluar atau alternatif solusi

masalah yang dihadapi.

c. Menumbuhkan simpati

Komunikasi antarpribadi dapat juga digunakan untuk menumbuhkan rasa simpati

seseorang kepada orang lain, dimana rasa simpati ini dapat berupa suatu sikap positif yang

ditunjukkan oleh seseorang yang muncul dari lubuk hati yang paling dalam untuk ikut

merasakan bagaimana beban derita, musibah, kesedihan, dan kepiluan yang sedang

dirasakan oleh orang lain., berupa dalam bentuk dukungan moril, nasehat, bantuan dana,

obat-obatan, bahan bangunan dan menjadi sukarelawan. Rasa simpati tumbuh dari lubuk

hati yang paling dalam dari siapa saja tanpa melihat asal usul suku, agama, daerah, negara,

maupun golongan.

d. Melakukan kerja sama

Tujuan komunikasi antarpribadi yang lainnya adalah untuk melakukan kerjasama antara

seseorang dengan orang lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu atau untuk melakukan

sesuatu yang bermanfaat bagi kedua belah pihak. Dengan adanya kerja sama yang baik

antara sesorang dengan orang lain tersebut, akan semakin mempermudah dan

mempercepat penyelesaian suatu pekerjaan.

8

e. Menumbuhkan motivasi

Melalui komunikasi antar pribadi,seseorang dapat memotivasi orang lain untuk melakukan

sesuatu yang bersifat baik dan bernilai positif, berupa dorongan kuat dari dalam diri

seseorang untuk melakukan sesuatu dengan sebaik-baiknya. Motivasi ini dapat berupa

pujian dan pengakuan atas prestasi kerja seseorang maupun pemberian insentif yang

bersifat finansial maupun non finansial.

2.1.2 Komunikasi Lintas Budaya ( InterCultural Communications )

Komunikasi lintas budaya merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang

atau lebih, yang masing masing memiliki budaya yang berbeda karena perbedaan

geografis tempat tinggal. Komunikasi dapat terjadi pada tingkat antar daerah, antar

wilayah maupun antar negara.

Sedangkan bagi para pelaku bisnis, pemahaman yang baik terhadap kebudayaan di suatu

daerah, wilayah atau negara menjadi sangat penting artinya bagi pencapaian tujuan

organisasi bisnis.Sehingga secara sederhana, apabila komunikasi lintas budaya dipandang

dari segi bisnis, dapat disimpulkan sebagai komunikasi yang digunakan dalam dunia

bisnis, baik dengan komunikasi verbal maupun nonverbal, dengan memperhatikan faktor-

faktor budaya disuatu daerah, wilayah atau negara.

Setiap orang hidup, tumbuh, dan berkembang dalam suatu kelompok-kelompok tertentu,

baik yang berkaitan dengan kelompok keagamaan, profesi, dan bisnis. Mereka masing-

masing menerapkan suatu aturan maupun perilaku yang sesuai dengan budayanya.

Sehingga dengan demikian, perlu adanya pemahaman yang mendasar mengenai definisi

kebudayaan. Dari beberapa sudut pandang beberapa ahli, budaya dapat didefinisikan

sebagai berikut :

a. Menurut Lehman, Himstreet dan Baty , budaya diartikan sebagai sekumpulan

pengalaman hidup yang ada dalam masyarakat mereka sendiri, termasuk didalamnya

perilaku dan keyakinan atau kepercayaan masyarakat itu sendiri.

b. Menurut Hofstede, budaya diartikan sebagai pemrograman kolektif atas pikiran

yang membedakan anggota-anggota suatu kategori orang dari kategori lainnya.

c. Menurut Bovee dan Thill, budaya adalah sistem sharing atas simbol-simbol,

kepercayaan, sikap, nilai-nilai, harapan dan norma-norma untuk untuk berperilaku.Dalam

9

hal ini, semua anggota dalam budaya memiliki asumsi-asumsi yang serupa tentang

bagaimana seseorang berpikir, berperilaku dan berkomunikasi, serta cenderung untuk

bertindak dan bertingkah laku berdasarkan asumsi-asumsi tersebut.

d. Menurut Murphy dan Hildebrandt, budaya diartikan sebagai tipikal karakteristik

perilaku dalam suatu kelompok, yang mengindikasikan bahwa komunikasi verbal dan

nonverbal dalam suatu kelompok juga merupakan tipikal dari kelompok tersebut dan

cenderung unik atau berbeda dengan yang lainnya.

e. Menurut Mitchel, budaya merupakan seperangkat nilai-nilai inti, kepercayaan,

standar, pengetahuan, moral, hukum dan perilaku yang disampaikan oleh individu-

individu dan masyarakat, yang menentukan bagaimana seseorang bertindak, berperasaan,

dan memandang dirinya serta orang lain.

Berdasarkan beberapa pengertian budaya tersebut,ada beberapa hal penting yang perlu

diperhatikan, antara lain bahwa budaya mencakup sekumpulan pengalaman hidup,

pemrograman kolektif, sistem sharing, dan tipikal karakteristik perilaku setiap individu

yang ada dalam suatu masyarakat, termasuk didalamnya tentang bagaimana sistem nilai,

norma, simbol-simbol dan kepercayaan atau keyakinan mereka masing-masing. Dengan

kata lain perbedaan antara satu budaya dengan budaya yang lain terletak pada tingkat

keunikan masing-masing budaya.

Mempelajari apa yang dapat dilakukan oleh seseorang tentang budaya tertentu sebenarnya

merupakan suatu cara yang baik untuk menemukan bagaimana mengirim dan menerima

pesan-pesan lintas budaya secara efektif. Sehingga dalam mempelajari keterampilan

komunikasi lintas budaya pada umumnya akan membantu seseorang beradaptasi dalam

setiap budaya, khususnya jika seseorang berhubungan dengan orang lain yang memiliki

budaya yang berbeda. Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dan perlu

diketahui dalam memahami perbedaan budaya :

A. Nilai-nilai sosial

Negara-negara maju seperti USA dan negara Eropa, didalam mengelola industrinya, lebih

memilih menggunakan teknologi maju daripada tenaga kerja kasar ( padat karya ) . Namun

negara-negara dengan jumlah penduduk yang besar dan jumlah pengangguran yang besar,

10

misalnya Indonesia dan India, lebih memilih menggunakan tenaga kerja kasar ( padat

karya ) daripada teknologi maju demi mengurangi tingkat pengangguran dinegara tersebut.

B. Peran dan status

Di negara maju seperti USA dan negara Eropa, yang pada dasarnya telah memiliki pola

berpikir yang lebih maju, peran dan status seorang perempuan dianggap lebih rendah dari

seorang pria. Yang sebaliknya terjadi di Indonesia, peran dan status baik pria dan

perempuan dianggap sama, bahkan untuk memberikan perempuan peluang karir yang

sama dengan pria, di Indonesia dibuat peraturan bahwa minimal 30 % dari anggota Dewan

Perwakilan Rakyat adalah perempuan.

C. Adat membuat keputusan ( adat pengambilan keputusan )

Di USA dan dinegara-negara Eropa, seorang pimpinan dari perusahaan maupun negara,

dalam membuat atau pengambilan keputusan, hanya mengambil satu keputusan inti (

primer ), dan keputusan lain yang bersifat sekunder maupun pelaksanaan dari keputusan

inti yang telah dibuat, didelegasikan kepada bawahannya. Tapi dinegara berkembang

seperti Indonesia, seorang pimpinan membuat keputusan secara menyeluruh, dan para

bawahannya hanya bertugas untuk menjalankan keputusan yang telah dibuat pimpinannya.

D. Konsep ruang waktu

Dinegara-negara maju seperti USA dan Eropa, kemampuan seseurang dalam

menyelesaikan suatu tugas dan pekerjaan secara efektif dan efisien, adalah hal yang utama

dan merupakan faktor penentu dari keberhasilan suatu usaha atau bisnis. Namun dinegara

berkembang seperti Indonesia, faktor yang menentukan kelancaran maupun kesuksesan

dari suatu usaha atau bisnis adalah apakah sipemilik usaha atau bisnis memiliki relasi yang

baik dengan pengusaha lainnya maupun dengan pejabat pemerintahan setempat.

E. Konsep ruang pribadi

Dalam melakukan dan membicarakan transaksi bisnis, pengusaha-pengusaha dari negara

maju seperti USA dan dari negara Eropa, cenderung membuat jarak antara seorang pelaku

bisnis dengan pelaku bisnis lainnya. Namun dinegara Arab, jarak tersebut tiada maupun

ditiadakan. Sehingga apabila pelaku bisnis dari negara-negara dengan budaya yang

berbeda tersebut bertemu, mereka harus bisa memahami perbedaan budaya tersebut, saling

menunjukkan sikap toleransi agar bisnis mereka dapat berjalan dengan lancar.

F. Konteks budaya

11

Negara-negara maju ( USA ) yang menganut paham kebebasan individu, pada umumnya

memiliki konteks budaya yang rendah. Berbeda dengan negara-negara yang masih

menganut paham kebudayaan tradisional seperti Korea Selatan dan Taiwan, memiliki

konteks budaya yang tinggi.

G.Bahasa atau gerakan tubuh

Pada umumnya apabila seseorang menjulurkan lidahnya, akan dianggap sedang mengejek

orang lain dan merupakan suatu tindakan yang tidak sopan. Namun di Papua, penduduk

lokal akan menjulurkan lidahnya untuk menyambut kedatangan famili atau keluarga yang

sedang berkunjung, dan bukannya sebagai sikap saat sedang mengejek seseorang.

H. Tingkah laku sosial dan sopan santun

Hal ini dapat terlihat pada wisatawan mancanegara yang sedang berwisata ke negara-

negara dengan budaya yang berbeda. Mereka akan memakai pakaian yang menurut norma

setempat ’ terbuka ’ dan tidak sopan, dan berperilaku dan bertindak jorok bahkan akan

dianggap oleh penduduk setempat sebagai hal yang memalukan. Misalnya berciuman bibir

ditempat publik.

I. Tingkah laku etis

Dinegara-negara maju seperti di USA dan negara-negara Eropa, sesorang tidak boleh

ditahan tanpa adanya surat penahanan, yang berarti bahwa pihak berwajib sudah memiliki

bukti konkrit yang mendukung dakwaan terhadap seseorang tersebut. Namun di Indonesia,

seseorang dapat ditahan terlebih dahulu, sementara bukti yang mendukung dakwaan yang

digunakan sebagai dasar penahanan, baru tersedia setelahnya.

J. Budaya perusahaan

Pada umumnya terdapat pada perusahaan–perusahaan asing, berupa peraturan-peraturan

kedisiplinan karyawan misalnya jam masuk dan keluar kerja, ruangan kusus untuk

merokok, makan dan minum, dan juga dapat berupa sistem kesejahteraan dan sistem

keselamatan kerja para karyawan perusahaan tersebut.

2.1.3 Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal adalah salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam

dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara

tertulis ( written ) maupun lisan ( oral ). Bentuk komunikasi verbal ini memiliki struktur

12

yang teratur dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan

bisnis dapat tercapai dengan baik. Contoh-contoh komunikasi verbal, antara lain :

o Membuat dan mengirim surat pengantar barang kesuatu perusahaan.

o Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak

pembayaran kredit.

o Membuat dan mengirim surat penawaran barang kepada perusahaan lain.

o Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan.

o Membuat dan mengirim surat pemesanan barang kepada pihak lain.

o Membuat dan mengirim surat pengaduan kepada pihak lain.

o Membuat dan mengirim surat lamaran pekerjaan.

o Membuat dan mengirim surat pengumuman ke msdia massa.

o Berdiskusi dalam suatu kerja tim.

o Melakukan wawancara kerja dengan pelamar kerja.

o Melakukan presentasi atas proposal dihadapan tim penguji.

o Melakukan negosiasi dengan pelaku bisnis lain.

o Dan lain sebagainya.

Komunikasi bisnis yang efektif sangat bergantung pada keterampilan seseorang dalam

mengirim maupun menerima pesan. Untuk dapat mengembangkan kemampuan dalam

berkomunikasi secara efektif, baik secara personal maupun professional, kita harus

menguasai empat jenis keterampilan dasar dalam berkomunikasi secara verbal, yaitu :

a. Menulis (writing): Persentase penggunaan saluran komunikasi 9%

b. Mendengarkan (listening): Persentase penggunaan saluran komunikasi 45%

c. Membaca (reading) : Persentase penggunaan saluran komunikasi 16%

d. Berbicara (speaking) : Persentase penggunaan saluran komunikasi 30%

Disadari ataupun tidak, setiap hari kita melakukan, paling tidak, satu dari keempat hal

tersebut diatas dengan lingkungan kita. Seperti juga pernafasan, komunikasi sering

dianggap sebagai suatu kejadian otomatis dan terjadi begitu saja, sehingga seringkali kita

tidak memiliki kesadaran untuk melakukannya secara efektif dan efisien.

13

2.1.4 Komunikasi Nonverbal

Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi

nonverbal. Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka

telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh sebagai alat untuk

berkomunikasi dengan orang lain.Contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi

nonverbal, antara lain :

A.Gerakan tubuh atau bahasa tubuh

o Menggertakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan

o Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau antipati terhadap

orang lain

o Menggelengkan dan menganggukkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak

dan menunjukkan tanda setuju.

o Gerakan kaki dan tangan secara tidak beratur, menunjukkan bahwa seseorang

sedang grogi atau gugup.

o Melambaikan tangan untuk menyatakan selamat tinggal

o Dan lain sebagainya.

B.Mata

Mata adalah cerminan hati atau jiwa seseorang, melalui mata seseorang dapat mengetahui

dan mengerti isi hati dari orang lain, Misalnya, apabila seseorang memandang suatu objek

yang dikaguminya maupun disenanginya, maka orang tersebut akan memandang objek

tersebut dengan antusias dan dalam waktu yang lebih lama.

C. Diam

Sikap diam memiliki konotasi yang positif maupun negatif. Misalnya apabila seseorang

diam dengan tiba-tiba saat sedang melakukan percakapan dengan orang lain, dapat

menandakan bahwa orang tersebut merasa tersinggung terhadap apa yang dikatakan oleh

lawan bicaranya.

D. Bentuk Tubuh

14

Sebuah interpretasi umum akan sifat dan kepribadian sesorang menurut bentuk tubuh yang

dimiliki seseorang tersebut. Misalnya :

o Kurus, Tinggi menunjukkan ciri-ciri pintar dan kritis.

o Tinggi, tegap menunjukkan ciri-ciri cerdas.

o Pendek, gemuk, bulat menunjukkan ciri-ciri cerdik dan humoris.

E. Bau

Berkaitan dengan aroma parfum yang dikenakan seorang pria maupun wanita.

F. Bunyi

o Bunyi beduq menandakan akan dimulainya salat

o Bunyi lonceng gereja menandakan akan dimulainya ibadat misa.

G. Irama

Yaitu menunjukkan jenis jenis suara manusia ( Bass, Alto, Tenor, Sopran )

H. Pakaian

Yaitu menunjukkan ciri khas seorang pria maupun wanita dari pakaian yang

dikenakannya.

I. Waktu

Misalnya papan pengumuman yang menunjukkan waktu tiba maupun keberangkatan

pesawat udara, kapal laut, maupun kereta api.

J, Kedudukan atau tempat

Misalnya seseorang yang memiliki jabatan yang lebih tinggi disuatu perusahaan akan

memiliki ruangan kerja tersendiri ( pribadi ), beda dengan pegawai dengan jabatan yang

lebih rendah dimana ruang kerjanya menyatu dengan pegawai lainnya.

Secara singkat, dalam komunikasi nonverbal, seseorang dapat mengambil suatu

kesimpulan tentang berbagai macam perasaan orang, baik rasa senang, benci, sedih, cinta,

rindu maupun berbagai macam perasaan lainnya, dimana ekspresi seseorang adalah

merupakan bagian dari komunikasi nonverbal.

Komunikasi nonverbal sering tidak terencana atau kurang terstruktur. Namun, komunikasi

nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal, terutama

15

dalam kaitannya dengan penyampaian perasaan dan emosi seseorang. Salah satu

keunggulan komunikasi verbal adalah kesahihannya ( reliabilitas ), yang berkaitan dengan

tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang disampaikan.

Secara umum, orang akan lebih mudah menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata

daripada menggunakan gerakan tubuh ( bahasa isyarat ) yang relatif lebih mudah untuk

ditafsirkan dan dipahami kesahihannya.

Meskipun dapat berdiri sendiri, komunikasi nonverbal sering sekali berkaitan erat dengan

ucapan ( lisan ). Ini berarti sering terjadi penggabungan antara komunikasi verbal dan

nonverbal dalam suatu situasi, dalam mencapai tujuannya untuk menyampaikan pesan

kepada orang lain atau pihak lain.Menurut Thill dan Bovee : Excellence in Business

Communications, komunikasi nonverbal mempunyai enam tujuan, yaitu :

a. Memberikan informasi.

b. Mengatur alur suatu pembicaraan.

c. Mengekspresikan emosi.

d. Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal.

e. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.

f. Mempermudah tugas-tugas khusus,misalnya,memberi contoh cara mengoperasikan

mesin-mesin berat secara baik dan benar.

2.2 Proses Komunikasi

Menurut Bovee dan Thill : Business Communication Today, Sixth Edition, proses

komunikasi terdiri atas enam tahap, yaitu :

a. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan.

Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, pengirim pesan harus menyiapkan

ide atau gagasan mengenai apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain, dimana ide atau

gagasan ini dapat diperoleh dari berbagai sumber yang terbentang luas dihadapan kita.

Seorang komunikator yang baik harus dapat menyaring hal-hal yang tidak penting atau

tidak relevan dari sumber-sumber tersebut dan memusatkan perhatian pada hal-hal yang

memang penting, relevan serta signifikan dalam usaha mempersiapkan ide atau

gagasannya.

b. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan

16

Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan

sempurna. Agar ide dapat dimengerti dan diterima secara sempurna, pengirim pesan harus

mampu mengubah atau mentransformasikan ide atau gagasan tersebut kedalam bentuk

pesan-pesan, seperti dalam bentuk kata-kata, ekspresi wajah,untuk kemudian disampaikan

kepada orang lain.

c. Pengirim menyampaikan pesan

Setelah mengubah ide-ide kedalam bentuk pesan, tahap berikutnya adalah memindahkan

atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada sipenerima pesan,

secara efektif dan efisien.

d. Penerima menafsirkan pesan

Setelah penerima menerima pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat

menafsirkan pesan yang disampaikan. Suatu pesan yang disampaikan, harus mudah

dimengerti dan tersimpan didalam benak pikiran sipenerima pesan, barulah suatu pesan

dapat ditafsirkan secara benar bila sipenerima pesan telah memahami isi pesan

sebagaimana yang dimaksud si pengirim pesan.

e. Penerima memberi tanggapan dan umpan balik ( feedback ) ke pengirim

Setelah menerima pesan, komunikan akan memberi tanggapan dengan cara tertentu dan

memberi sinyal terhadap sipengirim pesan. Sinyal yang diberikan oleh sipenerima pesan

dapat juga disebut sebagai umpan balik ( feedback ), dimana umpan balik ( feedback )

adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi, sebagai tanggapan

sipenerima pesan yang memungkinkan pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan.

Disamping itu, adanya umpan balik akan dapat menunjukkan adanya faktor-faktor

penghambat komunikasi.

2.3 Permasalahan dalam Komunikasi

Didalam suatu proses komunikasi, sering ditemukan adanya faktor-faktor penghambat

komunikasi antara sipengirim dan sipenerima pesan, yang dapat mengakibatkan penafsiran

yang salah oleh si penerima pesan atas pesan yang diterima, sebagaimana yang sebenarnya

dimaksudkan oleh sipengirim pesan pada awal proses komunikasi.Faktor-faktor

penghambat komunikasi tersebut, dikelompokkan kedalam empat masalah utama, yaitu :

a. Masalah dalam Mengembangkan Pesan

17

Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam

memformulasikan suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat

mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan

situasi yang ada, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan

suatu ide atau gagasan. Jika seseorang gagal dalam mengembangkan pesan, proses

komunikasi akan dimulai dengan sesuatu yang salah, yang pada akhirnya akan membawa

kegagalan yang akan berkelanjutan atau terus menerus.

b. Masalah dalam Menyampaikan Pesan

Komunikasi dapat juga terganggu karena munculnya masalah penyampaian pesan dari

pengirim ke penerima. Masalah yang paling jelas disini adalah faktor fisik dari media

komunikasi tersebut. Misalnya, terdapat sambungan kabel yang kurang baik pada sound

systemnya ( antara tersambung atau tidak ), kualitas suara sound system yang kurang baik,

lampu yang tiba-tiba padam, dan lain sebagainya.

Masalah lain yang muncul dalam penyampaian suatu pesan adalah bila dua buah pesan

yang disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan atau bermakna ganda.Bila dua

buah pesan disampaikan sekaligus, atau bila sebuah pesan disampaikan melalui saluran

penghubung yang cukup panjang, akan muncul gangguan dalam arus komunikasi dan

bahkan pesan yang disampaikan bisa jadi bertentangan dengan pesan aslinya.

c. Masalah dalam Menerima Pesan

Sebagaimana halnya dengan penyampaian pesan, menerima pesan pun tidak luput dari

masalah. Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya

persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang

terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima.

Dalam beberapa kasus, masalah penerimaan pesan dapat muncul berkaitab dengan

kesehatan sipenerima pesan. Misalnya, pendengaran yang kurang baik, penglihatan yang

kabur atau bahkan sakit kepala. Meskipun tidak menghambat jalur komunikasi secara

keseluruhan, tetapi hal-hal tersebut dapat mengurangi kesempurnaan penerimaan pesan.

d. Masalah dalam Menafsirkan Pesan

Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan, masalah

terbesar terletak pada mata rantai terakhir, saat suatu pesan ditafsirkan oleh penerima

18

pesan. Permasalahan saat penafsiran pesan tersebut dapat muncul akibat dari beberapa

faktor berikut :

o Perbedaan latar belakang kehidupan

o Perbedaan penafsiran kata

o Perbedaan reaksi emosional

2.4 Komunikasi yang Efektif dan Efisien

Dalam melakukan komunikasi, ada kalanya hasilnya tidak sesuai dengan apa yang

diharapkan. Dengan kata lain, komunikasi yang dilakukan tidak berjalan secara efektif dan

efisien. Oleh karena itu, untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif dan efisien,

diperlukan beberapa persyaratan, yaitu :

a. Persepsi

Seorang komunikator yang baik harus dapat memprediksi apakah pesan yang

disampaikannya dapat diterima oleh komunikan atau tidak. Bila prediksinya tepat, audiens

akan dapat membaca dan menerima tanggapannya dengan benar sehingga dapat

mengantisipasi reaksi komunikator dalam menyusun umpan balik, dengan tetap

melakukan penyesuaian untuk menghindari kesalahpahaman dalam komunikasi tersebut.

b. Ketepatan

Secara umum, audiens mempunyai suatu kerangka berpikir yang jelas. Agar komunikasi

dapat mencapai sasaran, seseorang perlu mengekspresikan sesuatu sesuai dengan apa yang

ada dalam kerangka berpikir mereka. Apabila hal tersebut diabaikan, yang muncul adalah

kesalahan komunikasi ( miscommunications ).

c. Kredibilitas

Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki suatu keyakinan dan optimisme yang

tinggi bahwa audiensnya adalah orang-orang yang dapat dipercaya, dan juga bahwa

substansi atau inti pesan yang ingin disampaikan, benar-benar akurat dan dapat

dipertanggungjawabkan. Disamping itu, komunikator juga harus memahami dengan baik

apa maksud dan tujuan penyampaian suatu pesan tersebut.

d. Pengendalian

19

Dalam berkomunikasi, audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap

pesan yang disampaikan. Hal ini ditentukan oleh intensitas reaksi yang dilontarkan

audiens terhadap apa yang disampaikan oleh komunikator. Sebaliknya, reaksi audiens

bergantung pada berhasil atau tidaknya komunikator mengendalikan audiensinya saat

melakukan komunikasi.

e. Keharmonisan

Komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang baik

dengan audiens sehingga komunikasi dapat berjalan lancar dan mencapai tujuannya.

Seorang komunikator yang baik juga akan menghormati dan berhasil memberi kesan yang

baik kepada audiensnya.

Komunikasi yang efektif dan efisien dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi

dalam komunikasi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut, yaitu :

1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-Hati

Langkah utama yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi adalah memperhatikan

maksud dan tujuan berkomunikasi dan audiens yang dituju. Sampaikan pesan dengan

bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami dan tidak bertele-tele. Jelaskan hal-hal

yang penting dan jangan lupa tekankan dan telaah ulang butir-butir tersebut.

2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi

Melalui pemilihan saluran komunikasi yang hati-hati, komunikator dapat membuat

audiensnya lebih mudah memusatkan perhatian pada pesan yang disampaikan.

3. Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima pesan

Agar pemberian umpan balik ( feedback ) dapat memberikan suatu manfaat yang berarti,

cara dan waktu penyampaiannya harus direncanakan dengan baik. Kalau komunikator

menghendaki umpan balik yang cepat, dapat dipilih sarana komunikasi yang cepat.

Misalnya, melalui tatap muka atau melalui telepon. Akan tetapi, apabila umpan balik yang

cepat tidak terlalu dipentingkan, sarana tertulis dapat menjadi alternatif yang baik dalam

menyampaikan pesan.

BAB 3

PENUTUP

20

Peran komunikasi dalam suatu organisasi sangat penting. Tidak ada seorangpun dalam

keseharian tugasnya tanpa  berkomunikasi. Baik itu bertema masalah pekerjaan maupun

masalah di luar pekerjaan, seperti masalah keluarga, politik, sosial dan ekonomi nasional.

Semua ini pasti dilakukan lewat komunikasi. Juga baik itu dilakukan melalui jalur vertikal

( atasan-bawahan ) maupun jalur horisontal ( kolega setingkat ).

Seberapa jauh proses berkomunikasi itu berhasil dengan baik sangat ditentukan oleh

kondisi dan perilaku komunikator sebagai pengirim gagasan atau pesan, penerima  pesan,

media yang dipakai, teknologi informasi yanga ada, isi pesan dan cara pesan yang

disampaikan serta suasana komunikasi itu sendiri. Keberhasilan itu akan dicerminkan oleh

tidak adanya kesenjangan pemahaman antara pengirim dan penerima pesan sehingga para

komunikator merasa senang dan puas, begitu juga para komunikan ( audiens ). 

Oleh karenanya, komunikasi merupakan keterampilan yang sangat penting dalam hidup

manusia. Unsur yang paling penting dalam berkomunikasi adalah bukan sekedar apa yang

kita tulis atau yang kita katakan, tetapi karakter kita dan bagaimana kita menyampaikan

pesan kepada penerima pesan. Penerima pesan tidak hanya sekedar mendengar kalimat

yang disampaikan tetapi juga membaca dan menilai sikap dan ekspresi kita. Jadi syarat

utama dalam komunikasi yang efektif adalah karakter kokoh yang dibangun dari fondasi

etika serta integritas pribadi yang kuat.

Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya sebuah tim atau

seberapapun unggulnya kualitas sebuah produk, keberhasilan tidak akan diperoleh tanpa

penguasaan keterampilan komunikasi yang efektif. Keterampilan melakukan komunikasi

yang efektif akan berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh

aktivitas. Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk

mengirimkan pesan atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang

baik, serta keterampilan menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan

bagian yang sangat penting.

DAFTAR PUSTAKA

21

Purwanto, Djoko, Komunikasi Bisnis, Edisi Ketiga, Jakarta: Penerbit Erlangga, 2006

22