modul komunikasi bisnis
DESCRIPTION
Komunikasi bisnis terjadi karena adanya kebutuhan dunia usaha dalam mewujudkan tujuannya selalu membutuhkan pihak lain.Komunikasi bisnis selalu diperlukan untuk mengatasi hambatan, kendala atau masalah dalam kegiatan bisnisnya. Komunikasi bisnis diselenggarakan dalam rangka memenuhi kebutuhan dunia usaha dalam rangka mengikuti perkembangan lingkungan seperti perkembangan teknologi, perluasan usaha sehingga perusahaan dapat menyesuaikan diri yang pada akhirnya perusahaan dapat merealisir tujuannya secara lebih efektif dan efisien.TRANSCRIPT
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 1
Mira Veranita Effendy
Untuk dipergunakan di internal
Politeknik Piksi Ganesha Bandung
M o d u l
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 2
BAGIAN PERTAMA
K O M U N I K A S I
Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia. Dengan
berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan satu
sama lain baik dalam kehidupan sehari-hari di rumah
tangga, di tempat pekerjaan, di pasar, dalam masyarakat
atau di mana saja manusia berada. Tidak ada manusia yang
tidak akan
terlibat dalam
konunikasi.
Pentingnya
komunikasi bagi
manusia tidaklah
dapat dipungkiri
begitu juga
halnya bagi
suatu organisasi.
Dengan adanya
komunikasi yang baik suatu organisasi dapat berjalan
dengan lancar dan berhasil dan begitu pula sebaliknya,
kurangnya atau tidak adanya komunikasi organisasi dapat
macet dan berantakan. Oleh karena itu, para pemimpin
organisasi dan para komunikator dalam organisasi perlu
memahami dan menyempurnakan kemampuan
komunikasi mereka (Kohler 1981). Untuk memahami
komunikasi ini dengan mudah, perlu terlebih dahulu
mengetahui konsep-konsep dasar komunikasi.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 3
1. Definisi Komunikasi
Bermacam-macam definisi komunikasi yang
dikemukakan orang untukk memberikan batasan terhadap
apa yang dimaksud dengan komunikasi, sesuai dari sudut
mana mereka memandangnya. Tentu saja masing-masing
definisi tersebut ada benarnya dan tidak salah karena
disesuaikan dengan bidang dan tujuan mereka masing-
masing. Berikut ini disajikan beberapa dari definisi
tersebut untuk melihat keanekaragaman yang berguna
untuk menarik pengertian yang umum dari komunikasi.
a. Definisi Hovland, Janis dan Kelley
Hovland, Janis dan Kalley seperti yang dikemukakan
oleh Forsdale (1981) adalah sosiologi Amerika,
mengatakan bahwa, communication is the process by
which an individual transmits stimuli (usually verbal)
to modify the behavior of other individual.
(komunikasi adalah proses individu mengirim
stimulus yang biasanya dalam bentuk verbal untuk
mengubah tingkah laku orang lain.)
b. Definisi Forsdale
Menurut Louis Forsdale (1981), ahli komunikasi dan
pendidikan, communication is the process by which a
system is estabilished, maintained and altered by
means of shared signals that operate according to
rules. (Komunikasi adalah suatu proses memberikan
signal menurut aturan tertentu, sehingga dengan cara
ini suatu system dapat didirikan, dipelihara dan
diubah.) Selanjutnya Forsdale mengatakan, bahwa
pemberian signal dalam komunikasi dapat dilakukan
dengan maksud tertentu atau denganm disadari dan
dapat juga terjaditanpa disadari. Kalau kita
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 4
bandingkan dengan definisi pertama, definisi
Forsdale ini kelihatannya lebih umum dari definisi
pertama yang mengatakan komunikasi hanya terjadi
dengan penuh kesadaran sedangkan pada Forsdale
dapat dalam kondisi sadar dan tidak sadar. Begitu juga
dalam ruang lingkupnya, kalau definisi pertama lebih
menekankan komunikasi hanya di antara manusia,
sedangkan pada definisi kedua komunikasi baik di
antara manusia maupun komunikasi dalam sistem
kehidupan binatang.
c. Definisi Brent D. Rubben
Brent D. Rubben memberikan definisi mengenai
komunikasi manusia yang lebih komprehensif
sebagai berikut : Komunikasi manusia adalah suatu
proses melalui mana individu dalam hubungannya,
dalam kelompok, dalam organisasi dan dalam
masyarakat menciptakan, mengirimkan, dan
menggunakan informasi untuk mengkoordinasi
lingkungannya dan orang lain.
d. Definisi William J. Seller
Seiler (1998) memberikan definisi komunikasi lebih
bersifat universal. Dia mengatakan komunikasi
adalah proses dengan mana symbol verbal dan
nonverbal dikirimkan, diterima, dan diberi arti.
e. Pengertian lain
Komunikasi adalah pertukaran pesan verbal maupun nonverbal antara si pengirim dengan si penerima
pesan untuk mengubah tingkah laku.
Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim)
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 5
baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku
atau tindakan
2. Model Komunikasi
Yang dimaksudkan dengan model komunikasi adalah
gambaran yang sederhana dari proses yang
memperlihatkan kaitan antara satu komponen komunikasi
dengan komponen lainnya. Model komunikasi dibuat untuk
membantu dalam memberi pengertian tentang komunikasi
dan juga untuk menspesifikasi bentuk- bentuk komunikasi
yang ada dalam hubungan antar manusia. Model komunikasi
yang dikenal adalah : Model SMCR (Model Berlo), Model
Leary, Model Keyakinan Kesehatan, Model Komunikasi
King, Model Schraumn, Model Laswell, Model Shanon,
dan sebagainya.
Berikut ini akan dijelaskan dua Model di antaranya, yaitu
Model lasell danModel Shannnon.
a. Model Lasswell
Dikemukakan oleh Harold Laswell sebagai salah satu
model komunikasi tertua namun masih digunakan.
Laswell menggunakan ilmu pertanyaan yang perlu
ditanyakan dan dijawab dalam proses komunikasi, yaitu
who (siapa), says what (mengatakan apa), in which
medium atau dalam media apa, to whom atau kepada siapa,
dan dengan what effect atau apa efeknya.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 6
Gambar 1 : Model Komunikasi Laswell
b. Model Shannon
Diuraikan oleh Claude Shannon dengan menggunakan
istilah-istilah : Information Source, transmiter,
encoding, decoding, destination, dan noise. Berikut
penjelasannya :
a) Sumber Informasi (Information Source)
Dalam komunikasi manusia yang menjadi sumber
informasi adalah otak. Pada otak ini terdapat
kemungkinan message/pesan yang tidak terbatas
jumlahnya. Tugas utama dari otak adalah menghasilkan
suatu pesan atau suatu set kecil pesan dari berjuta-juta
pesan yang ada. Seringkali dalam kehidupan sehari-
hari pesan itu merupakan tugas yang sederhana bagi
otak seperti bila kita berjumpa dengan teman
mengucapkan selamat pagi, selamat sore, mau ke mana
dan sebagainya. Tetapi dalam keadaan pesan yang
kompleks menghendaki otak untuk lebih memikirkan
dan mempertimbangkan pesan yang akan dikirimkan
seperti menerangkan sesuatu pemacahan masalah
kepada orang lain. Dalam setiap kejadian, otak harus
memilih pesan yang tepat atau cocok dengan situasi.
Proses pemilihan ini seringkali merupakan perbuatan
yang tidak disadari manusia.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 7
b) Transmitter
Langkah kedua dari model Shannon adalah memilih
transmitter. Pemilihan transmitter ini tergantung pada
jenis komunikasi yang digunakan. Kita dapat
membedakan dua macam komunikasi yaitu komunikasi
tatap muka dan komunikasi menggunakan mesin.
Pada komunikasi tatapmuka yang menjadi
transmitternya adalah alat-alat pembentuk suara dan
dihubungkan dengan otot-otot serta organ tubuh
lainnya yang terlibat dalam penggunaan bahasa
nonverbal. Sedangkan pada komunikasi yang
menggunakan mesin-mesin alat-alat komunikasi yang
berfungsi sebagai transmitter adalah alat itu sendiri
seperti telepon, radio, televisi, foto dan film.
c) Penyandian (Enconding) Pesan
Penyandian (enconding) pesan doperlukan untuk
mengubah ide dalam otak ke dalam suat sandi yang
cocok dengan transmitter. Dalam komunikasi tatap
muka signal yang cocok dengan alat-alat suara adalah
berbicara. Signal yang cocok dengan otot-otot tubuh
dan indera adalah anggukan kepala, sentuhan dan
kontak mata.
Pada komunikasi yang menggunakan mesin, dimana
alat-alat yang digunakan sebagai perluasan dari indera,
penyandian pesan juga berasal dari tubuh tetapi
diperluas melalui jarak jauh dengan transmitter.
Misalnya radio adalah perluasan dari suara manusia,
televisi perluasan dari mata dan begitu juga dengan alat
komunikasi lainnya.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 8
d) Penerima dan Decoding
Istilah Shannon mengenai penerima dan decoding atau
penginterpretasian pesan seperti berlawanan dengan
istilah penyandian pesan. Pada komunikasi tatap muka
kemungkinan transmitter menyandikan pesan dengan
menggunakan alat-alat suara dan otot-otot tubuh.
Penerimaan dalam hal ini adalah alat-alat tubuh yang
sederhana yang sanggup mengamati signal. Misalnya
telinga menerima dan menguraikan sandi pembicaraan,
mata menerima dan menguraikan sandi gerakan badan
dan kepala, kilatan mata dan signal lainnya yang dapat
dilihat mata. Jelaslah jika seorang individu pada
komunikasi tatap muka kekurangan satu atau lebih
organ tubuh maka penerimaan pesan akan menjadi
macet.
e) Tujuan (Destination)
Komponen terakhir dari Shannon adalah destination
(tujuan) yang dimaksud oleh si komunikator.
Destination ini adalah otak manusia yang menerima
pesan yang berisi bermacam-macam hal, ingatan atau
pemikiran mengenai kemungkinan dari arti pesan.
Penerima pesan telah menerima signal mungkin
melalui pendengaran, penglihatan,penciuman dan
sebagainya kemudian signal itu diuraikan dan
diinterpretasikan dalam otak.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 9
f) Sumber Gangguan (Noise)
Dalam model komunikasi Shannon ini terlihat adanya
faktor sumber gangguan pada waktu memindahkan
signal dari transmitter kepada si penerima, gangguan
ini dinamakan noise.
Gambar 2 : Model Komunikasi Shannon
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 10
3. Komponen Dasar Komunikasi
Dari bermacam-macam
model komunikasi yang
telah dikemukakan di atas
nampak bahwa ada
bermacam-macam
komponen atau elemen
dalam proses komunikasi.
Kadang-kadang untuk
komponen yang sama
digunakan istilah yang
berbeda seperti halnya ada
yang menggunakan istilah
informasi dan pesan untuk
menyatakan komponen pesan yang dikirimkan dan begitu
juga ada yang memakai istilah sender dan source untuk
menyatakan orang yang mengirimkan pesan. Walaupun
demikian dapat disimpulkan mana diantara bermacam-
macam komponen itu yang merupakan komponen dasar
komunikasi. Dalam hal ini ada empat komponen yang
cenderung sama yaitu : orang yangmengirimkan pesan,
pesan yang akan dikirimkan, saluran atau jalan yang
dilalui pesan dari si pengirim kepada si penerima, dan si
penerima pesan. Karena komunikasi merupakan proses
dua arah atau timbal balik maka komponen balikan perlu
ada dalam proses komunikasi. Dengan demikian,
komponen dasar komunikasi ada lima, yaitu : pengirim
pesan, pesan, saluran, penerima pesan dan balikan.
Masing-masing komponen tersebut akan dijelaskan
kembali secara ringkas.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 11
a. Pengirim Pesan Pengirim pesan adalah individu atau orang yang
mengirim pesan. Pesan atau informasi yang
akan dikirimkan berasal dari otak si pengirim
pesan. Oleh sebab itu sebelum pengirim
mengirimkan pesan, si pengirim harus
menciptakan dulu pesan yang akan
dikirimkannya. Menciptakan pesan adalah
menentukan arti apa yang akan dikirimkan
kemudian menyandikan/encode arti tersebut ke
dalam suatu pesan. Sesudah itu baru dikirim
melalui saluran.
b. Pesan Pesan adalah informasi yang akan dikirimkan
kepada si penerima. Pesan ini dapat berupa
verbal maupun nonverbal. Pesan secara verbal
dapat secara tertulis seperti surat, buku,
majalah, memo, sedangkan pesan yang secara
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 12
lisan dapat berupa percakapan tatap muka,
percakapan melalui telepon, radio dan
sebagainya. Pesan yang nonverbal dapat berupa
isyarat gerakan badan, ekspresi muka, dan nada
suara.
c. Saluran /media Saluran adalah jalan yang dilalui pesan dari si
pengirim dengan si penerima. Channel yang
biasa dalam komunikasi adalah gelombang
cahaya dan suara yang dapat kita lihat dan
dengar. Akan tetapi alat dengan apa cahaya atau
suara itu berpindah mungkin berbeda-beda.
Misalnya bila dua orang berbicara tatap muka
gelombang suara dan cahaya di udara berfungsi
sebagai saluran. Tetapi jika pembicaraan itu
melalui surat yang dikirimkan, maka
gelombang cahaya sebagai saluran yang
memungkinkan kita dapat melihat huruf pada
surat tersebut. Kertas dan tulisan itu sendiri
adalah sebagai alat untuk menyampaikan pesan.
Kita dapat menggunakan bermacam-macam
alat untuk menyampaikan pesan seperti buku,
radio, film, televisi, surat kabar tetapi saluran
pokoknya adalah gelombang suara dan cahaya.
Di samping itu kita juga dapat menerima pesan
melalui lat indera penciuman, alat pengecap dan
peraba.
d. Penerima Pesan Penerima pesan adalah yang menganalisis dan
menginterpretasikan isi pesan yang
diterimanya.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 13
e. Balikan /respons/feed Back Balikan adalah respons terhadap suatu pesan
yang diterima yang dikirimkan kepada si
pengirim pesan. Dengan diberikannya reaksi ini
kepada si pengirim, pengirim akan dapat
mengetahui apakah pesan yang dikirimkan
tersebut diinterpretasikan sama dengan apa
yang dimaksudkan oleh si pengirim. Bila arti
pesan yang dimaksudkan oleh si pengirim
diinterpretasikan sama oleh si penerima berarti
komunikasi tersebut efektif.
Seringkali respons yang diberikan tidak seperti yang
diharapkan oleh si pengirim karena si penerima pesan
kurang tepat dalam menginterpretasikan pesan. Hal ini
disebabkan oleh adanya faktor-faktor dalam diri si
penerima yang mempengaruhi dalam pemberian arti pesan
seperti telah disebutkan dalam model Berlo.
4. Prinsip Komunikasi
Untuk dapat memahami hakikat suatu komunikasi perlu
diketahui prinsip dari komunikasi tersebut. Menurut Seiler
(1988), ada empat prinsip dasar dalam komunikasi yaitu :
suatu proses, suatu sistemik, interaksi dan transaksi,
dimaksudkan atau tidak dimaksudkan. Masing-masing
dasri prinsip ini akan dijelaskan berikut ini :
a. Komunikasi adalah Suatu Proses Komunikasi adalah suatu proses karena
merupakan suatu seri kehidupan yang terus-
menerus, yang tidak mempunyai permulaan atau
akhir dan selalu berubah-ubah. Komunikasi juga
bukanlah suatu barang yang dapat ditangkap
dengan tangan untuk diteliti. Komunikasi menurut
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 14
Seiler (1988) lebih merupakan cuaca yang terjadi
dari bermacam-macam variabel yang kompleks
dan terus berubah. Kadang-kadang cuaca hangat,
matahari bersinar, pada waktu yang lain cuaca
dingin, berawan dan lembab. Keadaan cuaca
mereflesikan satu variasi saling berhubungan yang
kompleks yang tidak ada pernah duplikatnya.
b. Komunikasi adalah Sistem Seperti telah bahwa komunikasi terdiri dari
beberapa komponen dan masing-masing
komponen tersebut mempunyai tugasnya masing-
masing. Tugas dari masing komonen itu
berhubungan satu sama lain untuk menghasilkan
suatu komunikasi. Misalnya pengirim mempunyai
peranan untuk menentukan apa informasi atau arti
apa yang akan dikomunikasikan. Setelah tahu apa
arti atau informasi apa yang akan dikirimkan,
informasi tersebut perlu diubah ke dalam kode atau
sandi-sandi tertentu sesuai dengan aturannya
sehingga berupa suatu pesan. Jadi komponen pesan
ada kaitannya dengan komponen pengirim. Bila
pengirim tidak benar menyandikan arti yang akan
dikirim maka terjadilah pesan tersebut kurang
tepat. Kurang tepatnya pesan yang dikirimkan
akan mempengaruhi komponen penerima dalam
menginterpretasikan isi pesan sehingga si
penerima mungkin juga akan salah dalam
menginterpretasikannya. Kaitan komponen pesan
dengan saluran misalnya bila pesan disampaikan
dengan lisan maka gelombang suara adalah
sebagai saluran dan ini juga akan berkaitan dengan
si penerima dalam mengikuti pesan yang harus
menggunakan pendengarannya dalam menerima
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 15
pesan tersebut. Begitulah, antara satu komponen
dengan komponen yang lain saling berkaitan dan
bila terdapat gangguan pada satu komponen akan
berpengaruh pada proses komunikasi secara
keseluruhan.
c. Komunikasi Bersifat Interaksi dan Transaksi Yang dimaksud dengan istilah interaksi adalah
saling bertukar komunikasi. Misalnya seseorang
berbicara kepada temannya mengenai sesuatu,
kemudian temannya yang mendengar memberikan
reaksi atau komentar terhadap apa yang sedang
dibicarakannya itu. Begitu selanjutnya
berlangsung secara teratur ibarat orang yang
bermain lempar bola. Seorang melemparkan yang
lainnya menagkap kemudian yang menangkap
melemparkan kembali kepada si pelempar
pertama.
Dalam
kehidupan
sehari-hari
komunikasi
yang kita
lakukan tidak
seteratur itu
prosesnya.
Banyak dalam
percakapan
tatap muka kita
terlibat dalam proses pengiriman pesan simultan
tidak terpisah seperti contoh di atas. Dalam
keadaan demikian komunikasi tersebut bersifat
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 16
transaksi. Sambil menyandikan pesan kita juga
menginterpretasikan pesan yang kita terima.
Misalnya dalam situasi pengajaran di kelas antara
guru dan murud seringkali memperlihatkan
komunikasi nteraksi ini. Sambil guru
menyampaikan informasi kepada murid atau
sedang menjelaskan pengajran, muridpun
menyampaikan pesan kepada guru dalam
bermacam-macam bentuk. Jadi komunikasi yang
terjadi antara manusia dapat berupa interaksi dan
transaksi.
d. Komunikasi dapat terjadi disengaja maupun tidak disengaja
Komunikasi yang disengaja terjadi apabila pesan
yang mempunyai maksud tertentu dikirimkan
kepada penerima yang dimaksudkan. Misalnya
seorang pimpinan bermaksud mengadakan rapat
dengan kepala-kepala bagiannya. Apabila
pimpinan tersebut mengirimkan pesan yang berisi
undangan rapat kepada kepala-kepala bagiannya,
maka itu dinamakan komunikasi yang disengaja.
Tetapi apabila pesan yang tidak sengaja
dikirimkan atau tidak dimaksudkan untuk orang
tertentu untuk menerimanya maka itu dinamakan
komunikasi tidak disengaja. Misalnya sesearang
memakai warna pakaian yang agak terang yang
tidak mempunyai maksud untuk mengirimkan
pesan tertentu, kadang-kadang diterima secara
tidak sengaja sebagai pesan oleh orang lain, karena
tanpa disadari orang lain melihat warna pakaian
yang dipakainya.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 17
Komunikasi yang ideal terjadi apabila seseorang
bermaksud mengirim pesan tertentu terhadap
orang lain yang ia inginkan untuk menerimanya.
Gambar 3 : Bagan Poses Komunikasi
Di dalam komunikasi selalu ada hambatan yang dapat
mengganggu kelancaran jalannya proses komunikasi.
Sehingga informasi dan gagasan yang disampaikan tidak
dapat diterima dan dimengerti dengan jelas oleh penerima
pesan atau receiver.
Menurut Ron Ludlow & Fergus Panton, ada hambatan-
hambatan yang menyebabkankomunikasi tidak
efektif yaitu adalah (1992:0-11) :
a. Status effect Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang
dimiliki setiap manusia.Misalnya karyawan
dengan status sosial yang lebih rendah harus
tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan
atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 18
takut mengemukakan aspirasinya atau
pendapatnya.
b. Semantic Problems Faktor semantik menyangkut bahasa yang
dipergunakan komunikator sebagai alat untuk
menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada
komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang
komunikator harus benar-benar memperhatikan
gangguan sematis ini, sebab kesalahan pengucapan
atau kesalahan dalam penulisan dapat
menimbulkan salah pengertian
(misunderstanding) atau penafsiran
(misinterpretation) yang pada gilirannya bisa
menimbulkan salah komunikasi
(miscommunication).
c. Perceptual distorsion Perceptual distorsion dapat disebabkan karena
perbedaan cara pandangan yang sempit pada diri
sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara
mengerti yang sempit terhadap orang lain.
Sehingga dalam komunikasi terjadi perbedaan
persepsi dan wawasan atau cara pandang antara
satu dengan yang lainnya.
d. Cultural Differences Hambatan yang terjadi karena disebabkan
adanya perbedaan kebudayaan, agama dan
lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat
beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda.
Sehingga ada beberapa kata-kata yang memiliki
arti berbeda di tiap suku.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 19
e. Physical Distractions Hambatan ini disebabkan oleh gangguan
lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya
komunikasi.
f. Poor choice of communication channels Adalah gangguan yang disebabkan pada media
yang dipergunakan dalam melancarkan
komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari
misalnya sambungan telephone yang terputus-
putus, suara radio yang hilang dan muncul, gambar
yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan
yang buram pada surat sehingga informasi tidak
dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.
g. No Feed back Hambatan tersebut adalah seorang sender
mengirimkan pesan kepada receiver tetapi tidak
adanya respon dan tanggapan dari receiver maka
yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-
sia.
5. Tipe Komunikasi
a. Komunikasi dengan Diri Sendiri (intrapersonal Communication)
Yaitu proses komunikasi yang terjadi di dalam
individu, atau dengan kata lain proses
berkomunikasi dengan diri sendiri.
Terjadinya proses komunikasi karena adanya
seseorang yang memberi arti terhadap sesuatu
obyek yang diamatinya atau terbetik dalam
pikirannya.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 20
Dalam proses pengambilan keputusan, seringkali
seseorang dihadapkan pada pilihan Ya atau Tidak.
Keadaan semacam ini membawa seseorang pada
situasi berkomunikasi dengan diri sendiri, terutama
untuk mempertimbangkan untung-ruginya suatu
keputusan yang diambil.
Beberapa kalangan menilai bahwa proses
pemberian arti terhadap sesuatu yang terjadi dalam
diri individu belum dapat dinilai sebagai proses
komunikasi, melainkan suatu aktivitas internal
monolog.
b. Komunikasi antar Pribadi (Interpersonal Communication)
Komunikasi antarpribadi yang dimaksud di sini
ialah proses komunikasi yang berlangsung antara
dua orang atau lebih secara tatap muka.
Menurut sifatnya, komunikasi antar pribadi dapat
dibedakan menjadi :
o komunikasi diadik (dyadic communications), ialah proses komunikasi
yang berlangsung antara dua orang dalam
situasi tatap muka, baik itu percakapan,
dialog maupun wawancara.
o komunikasi kelompok kecil (small group communications), ialah proses komunikasi
yang berlangsung antara tiga orang atau
lebih secara tatap muka, dimana anggota-
anggotanya saling berinteraksi satu sama
lainnya.
c. Komunikasi Publik (Public Communications)
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 21
Biasa disebut komunikasi pidato, komunikasi
kolektif, komunikasi retorika, public speaking dan
komunikasi khalayak (audience communications),
yaitu suatu proses komunikasi dimana pesan-pesan
disampaikan oleh pembicara dalam situasi tatap
muka di depan khalayak yang lebih besar.
Komunikasi publik memiliki ciri komunikasi
interpersonal (pribadi), karena berlangsung secara
tatap muka, tetapi pada komunikasi ini sumber dan
penerima dapat teridentifikasi dengan jelas.
Komunikasi publik biasanya ditemui dalam
berbagai aktivitas seperti kuliah umum, khotbah,
rapat akbar, pengarahan, ceramah dan
semacamnya.
d. Komunikasi Massa (Mass Communications) Komunikasi massa adalah proses komunikasi yang
berlangsung dimana pesannya dikirim dari sumber
yang melembaga kepada khalayak yang sifatnya
massal melalui alat-alat yang bersifat mekanis
seperti radio, televisi, surat kabar dan film.
Komunikasi massa memiliki ciri : sifat pesannya
terbuka dengan khalayak yang variatif, sumber dan
penerima dihubungkan oleh saluran yang telah
diproses secara mekanik, sumber juga merupakan
suatu lembaga atau institusi yang terdiri dari
banyak orang, misalnya reporter, penyiar, editor,
teknisi dan sebagainya, ciri lainnya adalah pesan
komunikasi massa berlangsung satu arah dan
tanggapan baliknya lambat (tertunda) dan sangat
terbatas dan cirri terakhir adalah penyebaran pesan
melalui media massa berlangsung begitu cepat,
serempak dan luas.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 22
Komunikasi dapat berlangsung setiap saat, dimana saja,
kapan saja, oleh siapa saja dan dengan siapa saja.
Komunikasi sangat penting bagi manusia dalam
kehidupan sosial, terutama dalam kegiatan perkantoran.
Paling tidak ada tiga aspek yang perlu diperhatikan dalam
komunikasi:
Komunikasi harus dipandang sebagai suatu proses, hal ini berarti bahwa komunikasi
merupakan aliran informasi, melalui
serangkaian kegiatan (tahap-tahap, langkah-
langkah) yang harus dilalui dalam
penyampaian informasi.
Aspek manusia dan bukan manusia.
Aspek informasi, ialah segala sesuatu yang mempunyai arti dan mempunyai kegunaan.
Informasi dapat terdiri atas berbagai bentuk,
misalnya dalam bentuk kata-kata, tanda-tanda,
gambar, kode dan lain-lain.
6. Media Komunikasi
Media Komunikasi adalah : alat / sarana yang digunakan
dalam menyampaikan pesan/ informasi.
Macam-macam Media Komunikasi :
a) Media Audio :
Sarana atau alat komunikasi yang hanya
mengaktifkan indera pendengaran saja (hanya
dapat di dengar). Misalnya : Radio, Telepon, dan
sebagainya.
b) Media Visual :
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 23
Sarana atau alat komunikasi yang dapat
mengaktifkan indera penglihatan, misalnya : Surat,
Buku Pelajaran, komik, dan sejenisnya.
c) Media Audio Visual :
Sarana atau alat komunikasi yang dapat
mengaktifkan indera penglihatan dan sekaligus
indera pendengaran, misalnya : Televisi,
Wawancara, Seminar, dan sebagainya.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 24
BAGIAN KEDUA
KOMUNIKASI
VERBAL &
NON VERBAL
Pengalaman komunikasi dapat membantu
mengungkapkan kepribadian dan membangun hubungan
yang baik, serta mengubah sikap dan perilaku.
Komunikasi dilakukan untuk memahami sikap dan prilaku
manusia.
Dalam dunia bisnis sering kita amati kegiatan dilakukan
yang membutuhkan interaksi diantara orang-orang yang
ada didalamnya seperti :
1. Bekerja sama menentukan tujuan yang ingin dicapai, 2. Menyusun rencana kerja, 3. Mengelola dan menjalankan operasi bisnis organisasinya.
4. Pedoman untuk membuat peraturan, mengambil keputusan dan melakukan hubungan dengan berbagai
pihak di luar organisasi.
Komunikasi biasanya dilakukan tidak hanya secara
individu namun juga dapat dilakukan secara team atau
kelompok. Komunikasi yang dilakukan secara individu
memerlukan keterampilan tersendiri bagi individu yang
bersangkutan.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 25
Hal-hal yang perlu diperhatikan agar komunikasi individu
dapat berjalan secara efektif antar lain :
a. Terbuka (transparan), setiap pesan atau informasi harus disampaikan secara apa adanya atau objektif
sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Hindari
usaha menutup-nutupi pesan atau informasi,
hendaknya pesan atauinformasi disampaikan
salam kondisi apapun walau terkadang akibat yang
ditimbulkannya dirasakan kurang baik.
b. Tidak arogan, dalam penyampaian pesan atau informasi sebaiknya sikap sombong dan merasa
bahwa dirinya adalah yang paling benar perlu
dihindari.
c. Adaptif terhadap perkembangan informasi, khususnya berkaitan dengan informasi bisnis,
dibutuhkan sikap atau keterampilan dalam
memahami setiap perubahan yang terjadi di
sekeliling dan yang menyangkut perubahan
terhadap informasi.
d. Kompeten, keahlian komunikasi memang menjadi hal dasar yang wajib dimiliki oleh individu, terlebij
jika menyampaikan informasi di depan khalayak
ramai.
e. Antusias, selalu menginginkan hal-hal baru yang akan menambah khasanah pengetahuan dan
keterampilan dalam berkomunikasi, juga selalu
mencari hal-hal yang belum pernah dijumpai.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 26
f. Penuh perhatian, selain memiliki kemampuan dalam berbicara setiap individu dituntut pula
memiliki keahlian dalam mendengar atau
menyimak. Juga selalu concern terhadap apa yang
ia sampaikan.
g. Cerdas, kaya bahan pertimbangan yang sehat dalam memilih topik atau fakta yang perlu
dikemukakan selama komunikasi.
h. Sabar dan penuh pengertian ; bahkan pada saat-saat menghadapi orang-orang yang perangainya
tidak terpuji sekalipun.
i. Jujur, mempunyai integritas yang tinggi
j. Menguasai subyek dan bahasa yang dipergunakan selama berkomunikasi
k. Memiliki pengetahuan dasar tentang proses komunikasi dan metode-metode memberikan dan
menerima pesan secara efektif.
1. Komunikasi Verbal Komunikasi verbal adalah komunikasi dalam bentuk
percakapan atau tertulis. Setiap orang dalam suatu
komunitas berkomunikasi secara verbal dalam
menyampaikan pesan atau informasi. Komunikasi
dilakukan dengan menggunakan kata-kata untuk
menyatakan ide. Gaya dalam berlomunikasi disesuaikan
dengan situasi, dan lawan komunikasi. Penggunaan gaya
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 27
bicara sangat berpengaruh terhadap minat lawan
komunikasi. Mengungkapkan pesan verbal diperlukan
keterampilan menggunakan kata-kata sederhana dan dapat
dipahami oleh lawan komunikasi.
Berbicara dan mendengarkan merupakan bentuk
komunikasi yang paling sering dilakukan. Hal ini
menjadikan orang lebih memilih berbicara daripada
menulis dalam berkomunikasi. Dengan komunikasi lisan
orang dapat langsungmendapat umpan balik, sedangkan
pada komunikasi tertulis orang harus menyusun pesan,
menulis , mengirim, dan menunggu tanggapan sebagai
umpan balik.
Bentuk komunikasi verbal selain berbicara atau
komunikasi lisan dapat dilakukan dengan cara lain seperti
dibawah ini :
1. Membuat dan mengirim surat klaim 2. Membuat dan mengirim surat penawaran harga
kepada pihak lain
3. Membuat dan mengirim surat pemesanan barang kepada pihak lain
4. Membuat dan mengirim surat konfirmasi kepada pelanggan
5. Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain
6. Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi tentang produk-produk baru
7. Berdiskusi dalam suatu tim kerja (team work) 8. Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar
kerja di suatu perusahaan
9. Mengadakan briefing dengan staf karyawan 10 Mengadakan pelatihan manajemen kepada para
manajer operasional/lini bawah
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 28
11. Melakukan presentasi proposal pengembangan perusahaan di hadapan tim penguji
12. Melakukan teleconference dengan pihak lain. 13. Melalui komunikasi lisan dan tulisan, diharapkan
orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh
pengirim pesan dengan baik.
2. Peran Komunikasi Non Verbal Dalam Dunia Bisnis Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang
menggunakan pesan-pesan nonverbal. Istilah nonverbal
biasanya digunakan untuk melukiskan semua peristiwa
komunikasi di luar kata-kata terucap dan tertulis. Secara
teoritis komunikasi nonverbal dan komunikasi verbal
dapat dipisahkan. Namun dalam kenyataannya, kedua
jenis komunikasi ini saling jalin menjalin, saling
melengkapi dalam komunikasi yang kita lakukan sehari-
hari.
3. Klasifiasi Pesan Nonverbal Klasifikasi pesan nonverbal.
Jalaludin Rakhmat (1994)
mengelompokkan pesan-
pesan nonverbal sebagai
berikut:
a. Pesan kinetik. Pesan nonverbal yang
menggunakan gerakan
tubuh yang berarti,
terdiri dari tiga
komponen utama: pesan
fasial, pesan gestural, dan
pesan postural.
Pesan fasial menggunakan air muka untuk menyampaikan
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 29
makna tertentu. Berbagai penelitian
menunjukkan bahwa wajah dapat
menyampaikan paling sedikit sepuluh
kelompok makna: kebagiaan, rasa terkejut,
ketakutan, kemarahan, kesedihan,
kemuakan, pengecaman, minat,
ketakjuban, dan tekad. Leathers (1976)
menyimpulkan penelitian-penelitian
tentang wajah sebagai berikut: a. Wajah
mengkomunikasikan penilaian dengan
ekspresi senang dan taksenang, yang
menunjukkan apakah komunikator
memandang objek penelitiannya baik atau
buruk; b. Wajah mengkomunikasikan
berminat atau tak berminat pada orang lain
atau lingkungan; c. Wajah
mengkomunikasikan intensitas
keterlibatan dalam situasi situasi; d. Wajah
mengkomunikasikan tingkat pengendalian
individu terhadap pernyataan sendiri; dan
wajah barangkali mengkomunikasikan
adanya atau kurang pengertian.
Pesan gestural menunjukkan gerakan
sebagian anggota badan seperti mata dan
tangan untuk mengkomunikasi berbagai
makna.
Pesan postural berkenaan dengan
keseluruhan anggota badan, makna yang
dapat disampaikan adalah: a. Immediacy
yaitu ungkapan kesukaan dan ketidak
sukaan terhadap individu yang lain. Postur
yang condong ke arah yang diajak bicara
menunjukkan kesukaan dan penilaian
positif; b. Power mengungkapkan status
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 30
yang tinggi pada diri komunikator. Anda
dapat membayangkan postur orang yang
tinggi hati di depan anda, dan postur orang
yang merendah; c. Responsiveness,
individu dapat bereaksi secara emosional
pada lingkungan secara positif dan negatif.
Bila postur anda tidak berubah, anda
mengungkapkan sikap yang tidak
responsif.
b. Pesan proksemik disampaikan
melalui
pengaturan jarak
dan ruang.
Umumnya dengan
mengatur jarak
kita
mengungkapkan
keakraban kita
dengan orang lain.
c. Pesan artifaktual diungkapkan melalui penampilan tubuh, pakaian,
dan kosmetik. Walaupun bentuk tubuh relatif
menetap, orang sering berperilaku dalam
hubungan dengan orang lain sesuai dengan
persepsinya tentang tubuhnya (body image). Erat
kaitannya dengan tubuh ialah upaya kita
membentuk citra tubuh dengan pakaian, dan
kosmetik.
d. Pesan paralinguistik adalah pesan nonverbal yang berhubungan dengan dengan cara mengucapkan
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 31
pesan verbal. Satu pesan verbal yang sama dapat
menyampaikan arti yang berbeda bila diucapkan
secara berbeda. Pesan ini oleh Dedy Mulyana
(2005) disebutnya sebagai parabahasa.
e. Pesan sentuhan dan bau-bauan. Alat penerima sentuhan adalah kulit, yang mampu
menerima dan membedakan emosi yang
disampaikan orang melalui sentuhan. Sentuhan
dengan emosi tertentu dapat mengkomunikasikan:
kasih sayang, takut, marah, bercanda, dan tanpa
perhatian.
Bau-bauan, terutama yang menyenangkan
(wewangian) telah berabad-abad digunakan orang,
juga untuk menyampaikan pesan menandai wilayah mereka, mengidentifikasikan keadaan
emosional, pencitraan, dan menarik lawan jenis.
4. Fungsi Pesan Non Verbal Mark L. Knapp (dalam Jalaludin, 1994), menyebut lima
fungsi pesan nonverbal yang dihubungkan dengan pesan
verbal:
a. Repetisi, yaitu mengulang kembali gagasan yang sudah disajikan secara verbal. Misalnya setelah mengatakan
penolakan saya, saya menggelengkan kepala.
b. Substitusi, yaitu menggantikan lambang-lambang verbal. Misalnya tanpa sepatah katapun kita berkata,
kita menunjukkan persetujuan dengan mengangguk-
anggukkan kepala.
c. Kontradiksi, menolak pesan verbal atau memberi makna yang lain terhadap pesan verbal. Misalnya anda
memuji prestasi teman dengan mencibirkan bibir, seraya berkata Hebat, kau memang hebat.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 32
d. Komplemen, yaitu melengkapi dan memperkaya makna pesan nonverbal. Misalnya, air muka anda
menunjukkan tingkat penderitaan yang tidak terungkap
dengan kata-kata.
e. Aksentuasi, yaitu menegaskan pesan verbal atau menggarisbawahinya. Misalnya, anda mengungkapkan
betapa jengkelnya anda dengan memukul meja.
Sementara itu, Dale G. Leathers (1976) dalam Nonverbal
Communication Systems, menyebutkan enam alasan
mengapa pesan verbal sangat signifikan. Yaitu:
a. Faktor-faktor nonverbal sangat menentukan makna
dalam komunikasi interpersonal. Ketika kita
mengobrol atau berkomunikasi tatamuka, kita
banyak menyampaikan gagasan dan pikiran kita
lewat pesan-pesan nonverbal. Pada gilirannya orang
lainpun lebih banya membaca pikiran kita lewat petunjuk-petunjuk nonverbal.
b. Perasaan dan emosi lebih cermat disampaikan lewat
pesan noverbal ketimbang pesan verbal.
c. Pesan nonverbal menyampaikan makna dan maksud
yang relatif bebas dari penipuan, distorsi, dan
kerancuan. Pesan nonverbal jarang dapat diatur oleh
komunikator secara sadar.
d. Pesan nonverbal mempunyai fungsi
metakomunikatif yang sangat diperlukan untuk
mencapai komunikasi yang berkualitas tinggi.
Fungsi metakomunikatif artinya memberikan
informasi tambahan yang memeperjelas maksud dan
makna pesan. Diatas telah kita paparkan pesan
verbal mempunyai fungsi repetisi, substitusi,
kontradiksi, komplemen, dan aksentuasi.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 33
e. Pesan nonverbal merupakan cara komunikasi yang
lebih efisien dibandingkan dengan pesan verbal.
Dari segi waktu, pesan verbal sangat tidak efisien.
Dalam paparan verbal selalu terdapat redundansi,
repetisi, ambiguity, dan abtraksi. Diperlukan lebih
banyak waktu untuk mengungkapkan pikiran kita
secara verbal.
f. Pesan nonverbal merupakan sarana sugesti yang
paling tepat. Ada situasi komunikasi yang menuntut
kita untuk mengungkapkan gagasan dan emosi
secara tidak langsung. Sugesti ini dimaksudkan
menyarankan sesuatu kepada orang lain secara
implisit (tersirat).
Gambar 5 : Peran komunikasi non verbal
KOMUNIKASI NON VERBAL
POTENSI KREDIBILITAS
KEPEMIMPINAN SESEORANG
KOMUNIKATOR
YANG BAIK
PENGELOLAAN PESAN BISNIS
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 34
Dari gambar tersebut terlihat bahwasannya selain
kemampuan verbal seseorang juga harus memiliki
kemampuan nonverbal dalam melakukan komunikasi.
Ternyata kemampuan nonverbal seseorang akan
berdampak pada kredibilitas dan potensi seseorang.
Seseorang akan dianggap mampu dalam menyampaikan
pesan dan informasi kepada khalayak jika ditunjang
dengan kemampuan diri yang memadai dalam
menafsirkan pesan nonverbal.
Hal ini juga akan menjadi barometer seseorang dalam
mengukur potensi dirinya, apakah ia mampu untuk
menyampakan pesan atau informasi secara baik dan benar,
tidah hanya terlihat dari isi materi pesan yang disampaikan
tetapi juga teknik atua metode cara penyampaian pesan
tersebut.
Apabila hal ini dapat dilakukan maka ia akan termasuk
dalam komunikator yang baik yang mampu
menyampaikan dan mengelola pesan atau informasi secara
efektif, terlebih dalam menyampaikan pesan bisnis.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 35
BAGIAN KETIGA
KOMUNIKASI
ORGANISASIONAL
Komunikasi dalam hampir semua organisasi secara jelas
merupakan suatu proses dinamik. Penyampaian informasi
yang akurat dan pemahaman atas informasi dari satu unit
(pengirim) ke unit lain (penerima) tidak hanya vital dalam
perumusan dan implementasi tujuan-tujuan organisasional
tetapi juga merupakan peralatan dan sarana penting
melalui mana kegiatan-kegiatan oraganisasional lainya di
laksanakan.
Komunikasi juga berfungsi juga sebagai peralatan-
peralatan utama dengan mana suatu organisasi secara
sukses atau tidak sukses berhubungan dengan lingkungan
tugasnya. Sistem komunikasi yang dikembangkan secara
baik adalah mekanisme utama yang tersedia bagi orang
organisasi untuk memonitor kondisi-kondisi lingkungan
eksternal dan kemudian menyesuaikan atau merubah
operasi-operasinya.
Komunikasi adalah usaha mendorong orang lain
menginterpretasikan pendapat seperti apa yang
dikehendaki oleh orang yang mempunyai pendapat
tersebut.
1. Komunikasi Organisasi Organisasi jelas memerlukan informasi. Dengan
berkembangnya organisasi kebutuhan informasi juga
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 36
bertambah. Perkembangan komunikasi biasanya mulai
dengan fase ekstensif di mana terjadi perkembangan cepat
informasi secara kuantitatif. Kemudian baru tercapai fase
intensif. Yaitu perkembangan cepat secara kualitatif.
a. Komunikasi internal. Komunikasi internal organisasi adalah proses
penyampaian pesan antara anggota-
anggota organisasi yang terjadi
untuk kepentingan organisasi,
seperti komunikasi antara
pimpinan dengan bawahan,
antara sesama bawahan,
dsb. Proses komunikasi
internal ini bisa berujud
komunikasi antarpribadi
ataupun komunikasi
kelompok. Juga
komunikasi bisa
merupakan proses
komunikasi primer
maupun sekunder (menggunakan media nirmassa).
Komunikasi internal ini lazim dibedakan menjadi dua,
yaitu:
Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas.
Komunikasi dari pimpinan kepada
bawahan dan dari bawahan kepada
pimpinan. Dalam komunikasi vertikal,
pimpinan memberikan instruksi-instruksi,
petunjuk-petunjuk, informasi-informasi,
dll kepada bawahannya. Sedangkan
bawahan memberikan laporan-laporan,
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 37
saran-saran, pengaduan-pengaduan, dsb.
kepada pimpinan.
Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara sesama seperti dari
karyawan kepada karyawan, manajer
kepada manajer. Pesan dalam komunikasi
ini bisa mengalir di bagian yang sama di
dalam organisasi atau mengalir
antarbagian. Komunikasi lateral ini
memperlancar pertukaran pengetahuan,
pengalaman, metode, dan masalah. Hal ini
membantu organisasi untuk menghindari
beberapa masalah dan memecahkan yang
lainnya, serta membangun semangat kerja
dan kepuasan kerja. b. Komunikasi eksternal.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 38
Komunikasi eksternal organisasi adalah
komunikasi antara pimpinan organisasi dengan
khalayak di luar organisasi. Pada organisasi besar,
komunikasi ini lebih banyak dilakukan oleh kepala
hubungan masyarakat dari pada pimpinan sendiri.
Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah
terbatas pada hal-hal yang ianggap sangat penting
saja. Komunikasi eksternal terdiri dari jalur secara
timbal balik:
Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi ini dilaksanakan
umumnya bersifat informatif, yang
dilakukan sedemikian rupa sehingga
khalayak merasa memiliki keterlibatan,
setidaknya ada hubungan batin.
Komunikasi ini dapat melalui berbagai
bentuk, seperti: majalah organisasi; press
release; artikel surat kabar atau majalah;
pidato radio; film dokumenter;
brosur; leaflet; poster; konferensi pers.
Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi dari khalayak
kepada organisasi merupakan umpan balik
sebagai efek dari kegiatan dan komunikasi
yang dilakukan oleh organisasi.
Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan
penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok
formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto,
2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang
disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya
berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara
kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 39
pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi.
Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan
surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah
komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya
bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya
secara individual.
Conrad (dalam Tubbs dan Moss, 2005)
mengidentifikasikan tiga komunikasi organisasi sebagai
berikut: fungsi perintah; fungsi relasional; fungsi
manajemen ambigu. a. Fungsi perintah berkenaan dengan angota-
anggota organisasi mempunyai hak dan
kewajiban membicarakan, menerima,
menafsirkan dan bertindak atas suatu
perintah. Tujuan dari fungsi perintah adalah
koordinasi diantara sejumlah anggota yang
bergantung dalam organisasi tersebut. b. Fungsi relasional berkenaan dengan
komunikasi memperbolehkan anggota-
anggota menciptakan dan mempertahankan
bisnis produktif hubungan personal dengan
anggota organisasi lain. Hubungan dalam
pekerjaan mempengaruhi kenirja pekerjaan
(job performance) dalam berbagai
cara. Misal: kepuasan kerja; aliran
komunikasi ke bawah maupun ke atas dalam
hirarkhi organisasional, dan tingkat
pelaksanaan perintah. Pentingnya dalam
hubungan antarpersona yang baik lebih
terasa dalam pekerjaan ketika anda merasa
bahwa banyak hubungan yang perlu
dlakukan tidak anda pilih, tetapi diharuskan
oleh lingkungan organisasi, sehingga
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 40
hubungan menjadi kurang stabil, lebih
memacu konflik, kurang ditaati, dsb. c. Fungsi manajemen ambigu berkenaan
dengan pilihan dalam situasi organisasi
sering dibuat dalam keadaan yang sangat
ambigu. Misal: motivasi berganda muncul
karena pilihan yang diambil akan
mempengaruhi rekan kerja dan organisasi,
demikian juga diri sendiri; tujuan organisasi
tidak jelas dan konteks yang mengharuskan
adanya pilihan tersebut adanya pilihan
tersebut mungkin tidak jelas. Komunikasi
adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi
ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat
dalam organisasi. Anggota berbicara satu
dengan lainnya untuk membangun
lingkungan dan memahami situasi baru,
yang membutuhkan perolehan informasi
bersama.
2. Pengaruh Komunikasi dalam Organisasi Sebagai komunikator, seorang pemimpin organisasi,
manajer, atau para pelaku bisnis harus memilih salah satu
dari berbagai metode dan
teknik komunikasi yang
disesuaikan dengan situasi
pada waktu komunikasi
dilancarkan.
Sebagai komunikator, seorang
manajer harus menyesuaikan
penyampaian pesannya kepada
peranannya yang sedang
dilakukannya.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 41
Dalam hubungan ini, Henry Mintzberg menyatakan
wewenang formal seorang manajer menyebabkan
timbulnya tiga peranan: peranan antarpersona; peranan
informasi; dan peranan memutuskan.
1. Peranan antarpersona seorang manajer meliputi tiga hal:
a. Peranan tokoh. Kedudukan sebagai kepala suatu unit organisasi, membuat seorang manajer melakuan
tugas yang bersifat keupacaraan. Karena ia
merupakan seorang tokoh, maka selain memimpim
berbagai upacara di kantornya, ia juga diundang oleh
pihak luar untuk menghadiri berbagai upacara.
Dalam peranan ini seorang manajer berkesempatan
untuk memberikan penerangan, penjelasan,
imbauan, ajakan, dan lain-lain.
b. Peranan pemimpin. Sebagai pemimpin, seorang manajer bertanggung jawab atas lancar-tidaknya
pekerjaan yang dilakukan bawahannya. Beberapa
kegiatan bersangkutan langsung dengan
kepemimpinannya pada semua tahap manajemen:
penentuan kebijaksanaan, perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, pengawasan, dan
penilaian. Ada juga kegiatan-kegiatan yang tidak
langsung berkaitan dengan kepemimpinannya,
antara lain memotivasi para karyawan agar giat
bekerja. Untuk melaksanakan kepemimpinannya
secara efektif, maka ia harus mampu melaksanakan
komunikasi secara efektif. Dalam konteks
kepemimpinan, seorang manajer berkomunikasi
efektif bila ia mampu membuat para karyawan
melakukan kegiatan tertentu dengan kesadaran,
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 42
kegairahan, dan kegembiraan. Dengan suasana kerja
seperti itu akan dapat diharapkan hasil yang
memuaskan. c. Peranan penghubung. Dalam peranan sebaga
penghubung, seorang manajer melakukan
komunikasi dengan orang-orang di luar jalur
komando vertikal, baik secara formal maupun secara
tidak formal.
2. Peranan informasi. Dalam organisasinya, seorang manajer berfungsi sebagai pusat informasi. Ia
mengembangkan pusat informasi bagi kepentingan
organisasinya. Peranan informasional meliputi peranan-
peranan sebagai berikut: a. Peranan monitor. Dalam melakukan peranannya
sebagai monitor, manajer memandang lingkungan
sebagai sumber informasi. Ia mengajukan berbagai
ertanyaan kepada rekan-rekannya atau kepada
bawahannya, dan ia menerima informasi pula dari
mereka tanpa diminta berkat kontak pribadinya yang
selalu dibinanya. b. Peranan penyebar. Dalam peranannya sebagai
penyebar ia menerima dan menghimpun informasi
dari luar yang penting artinya dan bermanfaat bagi
organisasi, untuk kemuian disebarkan kepada
bawahannya c. Peranan juru bicara. Peranan ini memiliki kesamaan
dengan peranan penghubung, yakni dalam hal
mengkomunikasikan informasi kepada khalayak
luar. Perbedaannya ialah dalam hal caranya: jika
dalam peranannya sebagai penghubung ia
menyampaikan informasi secara antarpribadi dan
tidak selalu resmi, namun dalam perananya sebagai
juru bicara tidak selamanya secara kontak pribadi,
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 43
tetapi selalu resmi. Dalam peranannya sebagai juru
bicara itu ia juga harus mengkomunikasikan
informasi kepada orang-orang yang berpengaruh
yang melakukan pengawasan terhadap
organisasinya. Kepada khalayak di luar
organisasinya ia memberikan informasi dalam
rangka pengembangan organisasinya. Ia
meyakinkan khalayak bahwa organisasi yang
dipimpinnya telah melakukan tanggung jawab sosial
sebagaimana mestinya. Ia meyakinkan pula para
pejabat pemerintah bahwa organisasinya berjalan
sesuai dengan peratruran sebagaimana harusnya.
3. Peranan memutuskan. Seorang manajer memegang peranan yang sangat penting dalam sistem pengambilan
keputusan dalam organisasinya. Ada empat peranan
yang dicakup pada peranan ini: a. Peranan wiraswasta. Seorang manajer berusaha
memajukan organisasinya dan mengadakan
penyesuaian terhadap perubahan kondisi
lingkungannya. Ia senantiasa memandang ke depan
untuk mendapatkan gagasan baru. Jika sebuah
gagasan muncul, maka ia mengambil prakarsa untuk
mengembangkan sebuah proyek yang iawasinya
sendiri atau didelegasikannya kepad bawahannya. b. Peranan pengendali gangguan. Seorang manajer
berusaha sebaik mungkin menanggapi setiap
tekanan yang menimpa organisasi, seperti buruh
mogok, para pelanggan menghilang, dsb. c. Peranan penentu sumber. Seorang manajer
bertanggung jawab untuk memutuskan pekerjaan
apa yang harus dilakukan, siapa yang akan
melaksanakan, dan bagaimana pembagian pekerjaan
dilangsungkan. Manajer juga mempunyai
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 44
kewenangan mengenai pengambilan keputusan
penting sebelum implementasi dijalankan. Dengan
kewenangan itu, manajer dapat memastikan bahwa
keputusan-keputusan yang berkaitan semuanya
berjalan melalui pemikran tunggal. d. Peranan perunding. Manajer melakukan peranan
perunding bukan saja mengenai hal-hal yang resmi
dan langsung berhubungan dengan organisasi,
melainkan juga tentang hal-hal yang tidak resmi dan
tidak langsung berkaitan dengan kekaryaan. Bagi
manajer, perundingan merupakan gaya hidup karena
hanya ialah yang mempunyai wewenang untuk
menanggapi sumber-sumber organisasional pada
waktu yang tepat, dan hanya ialah yang merupakan
pusat jaringan informasi yang sangat diperlukan
bagi perundingan yang penting.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 45
BAGIAN KEEMPAT
KOMUNIKASI BISNIS
1. Pengertian Komunikasi Bisnis Seperti telah dibahas pada bab
sebelumnya, pengertian
komunikasi dapat dilihat dari
berbagai sudut pandang yang pada
dasarnya merupakan bagian yang
tak terpisahkan antara sudut
pandang tertentu dengan sudut
pandang lainnya. Adapun
mengenai pengertian bisnis
dapat diungkapkan sebagai :
segala kegiatan atau upaya yang
bertujuan untuk menciptakan
keuntungan atau laba.
Bisnis merupakan proses atau kegiatan yang dilakukan
oleh dunia rumah tangga perusahaan yang
mengkombinasikan faktor-faktor produksi dalam rangka
menciptakan produk (barang atau jasa) sehingga dapat
memperoleh keuntungan yang diharapkan. Bisnis juga
berarti pemanfaatan sumber daya baik sumber daya alam,
sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya untuk
dapat mencapai tujuan tertentu yang biasanya berupa laba.
Berdasarkan pengertian komunikasi dan pengertian bisnis
maka dapat dirumuskan mengenai pengertian Komunikasi
Bisnis adalah sebagai berikut:
Komunikasi yang diterapkan pada bidang bisnis.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 46
Proses interaksi sejak didirikannya bisnis hingga perkembangannya yang mencakup segala
permasalahannya.
Proses interaksi antara perusahaan dengan lembaga lain yang terkait seperti konsumen, pemasok, pedagang
perantara, pesaing, lembagai pemerintah, lembaga
keuangan, stock holder dan lingkungannya.
2. Peranan Komunikasi Bisnis Komunikasi bisnis terjadi karena adanya kebutuhan dunia
usaha dalam mewujudkan tujuannya selalu membutuhkan
pihak lain agar tujuan bisnis dapat tercapai secara lebih
efektif dan efisien.
Perbaikan komunikasi bisnis selalu diperlukan karena
masih adanya berbagai
hambatan, kendala atau
masalah dalam
menyelenggarakan
kegiatan bisnis sebagai
akibat kurang baiknya
komunikasi dengan pihak
lain yang terkait.
Komunikasi bisnis
diselenggarakan dalam rangka
memenuhi kebutuhan dunia usaha dalam
rangka mengikuti perkembangan
lingkungan seperti perkembangan
teknologi, perluasan usaha sehingga
perusahaan dapat
menyesuaikan diri yang
pada akhirnya perusahaan dapat merealisir tujuannya
secara lebih efektif dan efisien.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 47
Peranan komunikasi dalam dunis bisnis cukup besar
bahkan dapat merupakan bagian yang dominan dalam
mendukung tercapainya tujuan bisnis, hal itu terlihat pada
berbagai hal sebagai berikut :
a. Untuk memperoleh informasi yang diperlukan oleh manajer dalam mengelola bisnisnya atau
dalam pengambilan keputusan yang berkaitan
dengan bisnisnya.
b. Untuk mendukung terwujudnya terealisasinya tujuan perusahaan baik melalui interaksi intern
(sesama karyawan perusahaan), maupun
interaksi ekstern dengan pihak-pihak lain di luar
perusahaan.
c. Untuk menjalin hubungan antara perusahaan atau dunia usaha dengan para nasabah atau
konsumen, menjalin hubungan dengan para
pemasok, menjalin hubungan dengan para
pedagang perantaranya, bahkan menjalin
kerjasama dengan berbagai pihak seperti
dengan penyandang dana (stock holder),
termasuk hubungan dengan pesaingnya.
d. Untuk menjaga eksistensi perusahaan dengan perubahan lingkungan, karena perusahaan dapat
selau berkomunikasi dengan pihak lain
dilingkungannya dengan demikian dapat secara
cepat pula melakukan perubahan yang
diperlukan.
e. Untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang ada di perusahaan. Ini berarti karena
keputusan yang diambil dapat lebih cepat maka
pelaksanaan bisnis dapat lebih efektif dan
efisien.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 48
f. Untuk menciptakan saling pengertian antar unsur-unsur terkait terutama sumber daya
manusia, baik intern maupun ekstern.
3. Tujuan Komunikasi Bisnis Tujuan komunikasi bisnis dapat dilihat dari tujuan umum
dan tujuan secara khusus.
Tujuan Komunikasi Bisnis secara umum adalah untuk
mendukung tujuan bisnis agar lebih efektif dan efisien
dalam rangka memperbaiki pengelolaan bisnis.
Sedangkan secara khusus Tujuan Komunikasi Bisnis
adalah menciptakan interaksi atau hubungan di dalam
perusahaan, hubungan antara perusahaan dengan
konsumen, perusahaan dengan lembaga pemerintah,
sesama dunia usaha, serta dengan lingkungan sehingga
tercipta hubungan yang harmonis yang ditandai oleh
tercapainya tujuan bisnis juga semakin meningkatnya
pertumbuhan bisnis.
4. Ruang Lingkup Komunikasi Bisnis Ruang lingkup komunikasi bisnis
sedemikian luas dan komplek yang
meliputi komunikasi sejak
berdirinya perusahaan
bahkan sebelumnya
hingga pengelolaan
bahkan
pengembangannya serta
dimungkinkan
komunikasi pada saat
perusahaan di likwidasi
atau dibubarkan.
Berkaitan dengan hal tersebut ruang lingkup komunikasi
bisnis dapat diungkapkan sebagai berikut:
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 49
Komunikasi pada saat penentuan jenis bisnis (inovasi untuk menentukan jenis bisnis)
Komunikasi pada saat penentuan badan usaha, atau pada saat perusahaan didirikan sejak
komunikasi dalam memenuhi syarat-syaratnya
hingga komunikasi melalui prosedur tertentu
untiuk memperoleh izin usaha dengan bentuk
badan usaha tertentu.
Komunikasi pada saat penentuan lokasi, baik dalam pemenuhan syarat-saratnya maupun
prosedur untuk memperoleh izin tempat usaha.
Komunikasi pada saat pengadaan prasarana dan sarana yang diperlukan dalam
menyelenggarakian bisnis.
Komunikasi pada saat pembentukan organisasi dan manajemen yang akan mengelola
perusahaan.
Komunikasi pada saat penentuan pengelolaan bisnis yang meliputi berbagai bidang, seperti
pengelolaan produksi, pengelolaan pemasaran,
pengelolaan personalia, dalam pengelolaan
keuangan, pengeloaan kantor atau administrasi,
komunikasi pada bidang-bidang lain baik intern
maupun ekstern, saat pengembangan bisnis atau
ekspansi, saat perusahaan dibubarkan atau
dilikuidasi, dan lain-lain.
Beberapa hal yang membuat komunikasi sangat penting
dalam bisnis yakni dalam hal pelatihan dan rekrutmen
karyawan, hubungan dengan karyawan (employee
relations), penjualan dan promosi, pelaporan pada
manajemen, pelaporan pada pemegang saham dan
sejenisnya.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 50
5. Prinsip-prinsip Komunikasi Bisnis Menurut Murphy dan Hildebrandt, ada 7 prinsip yang
harus dipegang saat melakukan kegiatan komunikasi
bisnis. Ketujuh prinsip tersebut dikenal dengan nama 7C,
yaitu :
a. Completeness, memberikan informasi selengkap mungkin kepada pihak yang membutuhkan.
Informasi yang lengkap akan memberikan
ketenangan, kepercayaan dan kepastian.
b. Consiceness, komunikasi disampaikan dengan jelas, singkat dan padat.
c. Concreteness, pesan yang dikomunikasikan disusun secara spesifik, dan tidak bersifat abstrak.
d. Consideration, pesan yang disampaikan harus mempertimbangkan situasi penerima/komunikan.
e. Clarity, pesan yang dikomunikasikan disusun dalam kalimat yang mudah dipahami komunikan.
f. Courtesy, sopan santun dan tata krama merupakan hal penting dalam berkomunikasi yang merupakan
penghargaan kepada komunikan.
g. Correctness, pesan yang dikomunikasikan dibuat secara cermat. Untuk pesan tertulis misalnya
dibuat dengan memperhatikan tata bahasa dan
untuk pesan lisan disampaikan dengan mengingat
kemampuan berbahasa komunikan.
Menurut Djoko Purwanto, penyebab pesan-pesan bisnis
tak terorganisasi dengan baik sehingga pesan-pesan
tersebut tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai
dengan apa yang dikehendakinya, adalah sebagai berikut :
Bertele-tele Pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca
memerlukan waktu yang cukup lama untuk
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 51
memahami maksud pesan-pesan yang
disampaikan.
Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan. Informasi yang tidak relevan, disamping
membuang-buang waktu, juga dapat membuat
pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur,
tidak jelas dan sulit dipahami.
Menyajikan ide-ide secara tidak logis. Dapat menyebabkan ketidaklancaran komunikasi
karena audiensi akan sulit memahami poin-poin
penting yang disampaikan.
Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan
Komunikasi Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua
organisasi bisnis dalam upaya mencapai tujuannya.
Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh
penguasaan komunikasi bisnis para anggota
organisasinya, baik penguasaan komunikasi verbal (lisan
dan tulisan), maupun komunikasi non-verbal. Fakta
empiris dalam dunia organisasi menunjukkan bahwa
sebagain besar anggota organisasi melakukan
pekerjaannya dengan melakukan komunikasi.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 52
Dalam kehidupan organisasi bisnis, keberadaan tim kerja
semakin populer. Banyak perusahaan dari berbagai
industri menerapkan konsep tim kerja dalam melakukan
aktifitasnya. Pemakaian tim kerja diyakini banyak
pimpinan perusahaan akan lebih efektif, dibandingkan
penyelesaian aktifitas secara individual. Pemakaian tim
kerja diharapkan dapat menciptakan sinergi yang positif.
Penjumlahan aggota dalam tim akan memungkinkan
menghasilkan output yang lebih besar dibandingkan
output total yang dikerjakan oleh masing-masing individu.
Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun
unggulnya sebuah tim atau seberapapun kuatnya kasus
hukum, keberhasilan tidak akan diperoleh tanpa
penguasaan keterampilan komunikasi yang efektif.
Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif akan
berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari
seluruh aktivitas. Untuk dapat melakukan komunikasi
yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan pesan
atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi
pendengar yang baik, serta keterampilan menggunakan
berbagai media atau alat audio visual merupakan bagian
yang sangat penting.
6. Kendala dalam Komunikasi Bisnis Untuk melakukan praktek bisnis ini para pelaku bisnis
perlu memiliki kemampuan dalam komunikasi bisnis.
Tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan
semakin sulit, yang menuntut kemampuan untuk
mengkomunikasikan ide gagasan dan tujuan dalam
lingkungan organisasinya serta bagaimana menyampaikan
produk atau jasa yang dimilikinya kepada pelanggan.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 53
Komunikasi Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua
organisasi bisnis dalam upaya mencapai tujuannya.
Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh
penguasaan komunikasi bisnis para anggota
organisasinya, baik penguasaan komunikasi verbal (lisan
dan tulisan), maupun komunikasi non-verbal. Fakta
empiris dalam dunia organisasi menunjukkan bahwa
sebagain besar anggota organisasi melakukan
pekerjaannya dengan melakukan komunikasi.
Terdapat 6 kendala yang mungkin muncul saat
mengkomunikasikan bisnis organisasinya, yaitu :
a. Struktur komunikasi yang buruk Struktur komunikasi adalah faktor esensial, yang
menentukan baik-buruknya komunikasi bisnis.
Tidak penting apakah audiencenya hanya satu
orang atau ribuan orang dan sekalipun di tengah
bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran, pesan
yang disampaikan haruslah terdengar dan
dimengerti.
b. Penyampaian yang lemah Tidak menjadi menjadi masalah, apakah pesan itu
penting atau impresif. Namun apabila
disampaikannya tanpa sentuhan yang kuat, hasilnya tidak akan dapat menyakinkan orang lain
sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah
dilakukan sentuhan yang sudah tepat ternyata seringkali juga masih memerlukan waktu untuk
mendapatkan respons. Dengan demikian, pesan
yang kuat, tidak boleh seperti lawakan yang tidak
lucu. Pesan yang disampaikan haruslah
menyentuh secara kuat dan telak, tidak sekedar mengelus-elus atau mengingatkan.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 54
c. Penggunaan media yang salah Perlu untuk mempertimbangkan siapa, dari
kalangan atau status sosial mana dan karakteristik
unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga
kita dapat memilih media yang tepat. Jika pesan
yang disampaikan sangat kompleks, berikanlah
ruang agar audience kita dapat mencerna pesan
tersebut secara lebih leluasa, sesuai kecepatan
mereka, seperti di kamar tidur, kamar mandi,
televisi, radio, majalah, koran dan lain sebagainya.
d. Pesan yang campur aduk Pesan yang campur aduk, hanya akan
menimbulkan kebingungan atau bahkan cemoohan
dari audience. Seperti, larangan untuk memberikan
hadiah kepada klien, tetapi pada saat yang sama
memberikan pengecualian untuk klien-klien baru
atau pelanggan VIP yang berpotensi besar pada
bisnis perusahaan. Sementara, kriteria dari klien
potensial atau pelanggan VIP tersebut tidak dirinci
secara jelas.
e. Salah Audience Topik yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai
dengan ekspektasi audience. Sebagai contoh,
misalnya dalam event pertemuan antara wakil dari
Pemerintah dan Pengusaha, namun dalam
presentasi disajikan tentang analisis situasi politik
dan pemerintahan, sedangkan para pengusaha,
sebenarnya lebih mengharapkan penjelasan
bagaimana tindakan atau langkah-langkah konkrit
yang diambil pemerintah untuk menciptakan iklim
usaha yang kondusif.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 55
f. Lingkungan yang mengganggu Lingkungan yang mengganggu jelas merupakan
kendala dalam komunikasi, sehingga pesan yang
disampaikan tidak dapat diterima / didengar secara
optimal. Seperti Suara penyaji yang tidak cukup
terdengar oleh Audience, Suara keras dari luar
ruangan, (seperti raungan sirine ambulan atau
suara lalu lintas yang padat ), Bunyi handphone
dari kantong audience, Interupsi, Sesi bicara yang
menegangkan, dsb. Oleh karena itu, perlunya
pemilihan tempat yang tepat serta upaya agar
audience fokus dengan pesan yang disampaikan.
7. Kaitan antara Komunikasi Bisnis dan Pemasaran
Philip Kotler (1990 : 5) menyebutkan bahwa Pemasaran
adalah proses sosial dimana individu dan kelompok
mendapatkan apa yang mereka butuhkan dengan
menciptakan dan mempertukarkan produk dan nilai
dengan individu dan kelompok lainnya. Definisi tersebut
bertumpu pada konsep pokok : kebutuhan, keinginan dan
permintaan terhadap produk atau nilai, yang tergantung
pada tingkat kepuasan tertentu, kemudian menimbulkan
transaksi. Pelembagaan atas transaksi menimbulkan pasar.
Secara sederhana mekanisme pemasaran digambarkan
oleh Redi Panuju (200:32) sebagai berikut :
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 56
Gambar 7 : Mekanisme Pemasaran
Dalam manajemen pemasaran, Komunikasi Pemasaran
(Marketing Communication) menjadi poin yang cukup
penting, sebagai sarana yang digunakan perusahaan
dalam upaya untuk menginformasikan, membujuk dan
meningkatkan konsumen langsung atau tidak langsung
tentang produk dan merk yang mereka jual.
Komunikasi pemasaran dapat diidentifikasikan sebagai
hal berikut:
Mengidentifikasikan pasar dan kebutuhan
konsumen atau persepsi konsumen.
menggambarkan dan mengoperasionalkan gambar
atau persepsi tujuan target group.
Mengevaluasikan sejumlah perilaku
yang tergambar diyakini dapat mencapai tujuan.
PRODUK
KEBUTUHAN
KEINGINAN
PERMINTAAN
PRODUK
SOSIALISASI &
PROMOSI
TRANSAKSI & JUAL BELI NILAI & KEPUASAN
FAKTOR SOSIO-KULTURAL
PASAR & PEMASAR
NILAI & KEPUASAN
FEED BACK
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 57
Strategi mempromosikan sebuah produk atau perusahan
merupakan strategi pembangunan atribut yang akan dan
terus dikenal oleh konsumen.
Tujuan Komunikasi Pemasaran adalah untuk
Membangkitkan keinginan akan suatu kategori
produk, Brand Awarness, Intention dan memfasilitasi
pembelian
Fungsi Komunikasi Pemasaran adalah yang pertama,
agar Konsumen dapat diberitahu atau ditunjuk bagaimana
dan mengapa sebuah produk digunakan oleh orang seperti
apa dan bagaimana serta kapan. Fungsi yang kedua adalah
agar Konsumen dapat belajar tentang siapa yang membuat
produk dan apa yang dipertahankan perusahaan dan fungsi
lainnya adalah agar konsumen dapat diberikan suatu
insentif atau imbalan untuk percobaan atau penggunaan.
Komunikasi Pemasaran adalah sarana yang digunakan
perusahaan dalam upaya untuk menginformasikan,
membujuk dan meningkatkan konsumen langsung atau
tidak langsung tentang produk dan merk yang mereka jual.
Kegiatan Komunikasi Pemasaran meliputi
:promosi, Iklan, Pemasaran Langsung, Penjualan Pribadi,
Hubungan Masyarakat dan Pemerintahan, dan Acara
khusus (Special event) dan Pengalaman.
Dari uraian pada bagian ini, jelas nampak bahwa dari
sudut Manajemen Pemasaran (Marketing Management),
Komunikasi memegang peranan yang sangat penting,
Terlebih lagi dengan semakin maraknya persaingan bisnis
di segala sektor usaha. Hal ini membuat setiap perusahaan
wajib membina komunikasi dan hubungan dengan
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 58
pelanggannya supaya tetap dapat bertahan. Oleh karena
itu, masalah komunikasi tidak lagi hanya menjadi beban
pemikiran divisi pemasaran saja, melainkan menjadi tugas
dan tanggung jawab seluruh divisi. Bisa dikatakan,
komunikasi pemasaran merupakan bagian dari solusi
bisnis dan bukan hanya solusi pemasaran belaka.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 59
BAGIAN KELIMA
MEDIA KOMUNIKASI
BISNIS
Media komunikasi adalah suatu alat yang dipergunakan
untuk mempermudah penyampaian informasi dari
seseorang kepada orang lain, untuk mencapai tujuan yang
ditentukan. Kecakapan dalam penggunaan media
komunikasi yang ada akan membuat pesan akan lebih
mudah tersampaikan dan dimengerti oleh penerima pesan.
Fungsi media komunikasi diantaranya sebagai berikut :
a. Mempermudah penyampaian pesan b. Sebagai alat untuk membangkitkan motivasi c. Mempersingkat waktu penyampaian informasi d. Membangkitkan daya tarik pesan yang akan
disampaikan
e. Mengkonkretkan isi berita yang bersifat abstrak f. Mempelajari isi dan maksud informasi yang akan
disampaikan
g. Merupakan alat hiburan dan mendidik para komunikan
Untuk memenuhi fungsi media komunikasi, terdapat 5 hal
yang harus diperhatikan dalam memilih dan menggunakan
media komunikasi, yaitu sebagai berikut :
a. Tanda atau lambang yang digunakan Tanda atau lambang yang digunakan mudah untuk
dimengerti
b. Unsur realitas yang digunakan Media tersebut masih digunakan untuk saat ini
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 60
c. Indra yang digunakan Penyampaian psan tertentu hendaknya
menggunakan media yang tepat
d. Kemampuan untuk mengontrol media yang digunakan
Ganti media yang digunakan jika memang sudah
tidak tepat lagi
e. Respon di dalam memanfaatkan media Respon dari setiap media yang digunakan berbeda-
beda
1. Jenis-jenis Media Komunikasi Bisnis
Menurut jenisnya, media komunikasi dikelompokkan
menjadi :
a. Media komunikasi audio
Adalah media komunikasi
yang dapat di dengar dan
dipahami dengan
pendengaran. Contohnya:
radio, telepon, tape
recorder, dan lain-lain.
b. Media komunikas visual
Adalah media komunikasi
yang dapat ditangkap
melalui penglihatan.
Contohnya: surat transparasi, chart, koran.
c. Media komunikasi audio visual
Adalah media komunikasi yang dapat dipahami
melalui pendengaran dan penglihatan. Contohnya:
televisi, DVD, VCD, dan lain-lain.
Memilih media komunikasi bisnis sangatlah penting.
Komunikasi yang efektif dan tidak efektif dapat dibedakan
melalui pilihan atas media komunikasi yang dipilih.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 61
Pilihan media komunikasi sangat tergantung pada sifat
pesan, waktu, formalitas dan harapan. Media yang
dimaksud adalah alat atau sarana yang digunakan untuk
memindahkan pesan dari pengirim pesan kepada penerima
pesan.
Dilihat dari cara melaksanakan komunikasi, dibagi
menjadi :
a. Komunikasi lisan ( oral comunnication ) b. Komunikasi tertulis (written
communication )
c. Komunikasi visual
2. Komunikasi Lisan ( Oral Communication ) Dalam dunia bisnis komunikasi lisan (oral
communication) merupakan komunikasi yang paling
banyak digunakan, misalnya melalui telepon, wawancara,
pidato, seminar, presentasi bisnis dan lain-lain.
Komunikasi ini disukai karena sederhana, spontan,
nyaman, praktis, ekonomis dan memilik kemampuan yang
lebih tinggi dalam memberikan feedback.
Komunikasi lisan dapat digunakan sebagai :
a. Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti b. Pesan tidak memerlukan catatan permanen c. Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan
ekonomis
d. Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan dan pengambilan keputusan
e. Diperlukan umpan balik secara lansung dari penerima
Jenis media komunikasi lisan yang digunakan sehari-hari:
a. Telepon
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 62
Adalah media komunikasi audio yang
dipergunakan dalam komunikasi antar
individu, telepon banyak digunakan
dilingkungan kantor dan kehidupan sehari-
hari.
b. Pertemuan Adalah jenis media komunikasi audio
dalam komunikasi kelompok yang bersifat
langsung. Pertemuan adalah jenis media
yang sangat pentingdalam organisasi untuk
membentuk saling pengertian antar
anggota organisasi, baik secara vertikal
atau horizontal.
c. Wawancara Adalah media komunikasi audio karena
komunikasi berlangsung dengan tatap
muka dan dua arah. Jenis media ini banyak
digunakan dalam organisasi secara vertikal
yaitu antara atasan dengan bawahan.
d. Kunjungan Adalah media komunikasi audio dalam
suatu kelompok. Bentuk media komunikasi
ini lebih menitikberatkan pada hubungan
antar manusia (human relation ).
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 63
3. Komunikasi Tertulis ( Written Communication ) Komunikasi ini biasanya digunakan untuk menyampaikan
informasi yang sifatnya singkat dan jelas, tetapi dipandang
perlu untuk ditulis denganmaksud atau tuuan tertentu.
Komunikasi ini juga digunakan untuk menyampaikan
infromasi yang bersifat kompleks, untuk mengirimkan
gambar dan foto karena tidak dapat dilukiskan dengan
kata-kata serta untuk menyampaikan informasi kepada
banyak orang seperti spanduk dan brosur.
Dalam komunikasi ini perlu ditimbangkan maksud dan
tujuan komunikasi tersebut dilakukan. Perlu diketahui
resiko dari komunikasi tersebut misalnya aman, mudah
dimengerti dan tidak menimbulkan pengertian yang
berbeda dari yang dimaksud. Komunikasi ini dapat dibuat
dalam bentuk surat, faksimile, e-mail, memo, proposal
,laporan. Pilihan kata dilakukan dengan hati-hati untuk
mempertahankan nada sopan dan bersahabat.
Komunikasi tertulis bisa dengan ditulis tangan atau
menggunakan media elektronik seperti telegram, mesin
faks dan e-mail.
Komunikasi tertulis tepat digunakan bila :
Pesan terinci dan kompleks Pesan memerlukan perencanaan yang saksama Pesan melakukan catatan prmanen Penerima dalam jumlah banyak Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara
geografis
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 64
Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima
Bentuk-bentuk media tertulis yang sering dipakai dalam
dunia bisnis adalah sebagai berikut :
a. Perintah tulis b. Peraturan kerja c. Memorandum d. Buku penuntun e. Laporan kerja f. Buku pegangan g. Formulir h. Catatan i. Kuesioner j. Pengumuman k. Iklan
4. Komunikasi Visual Komunikasi visual adalah komunikasi melalui
penglihatan. Komunikasi ini merupakan sebuah
rangkaian proses penyampaian kehendak atau maksud
tertentu kepada pihak lain dengan penggunaan media
penggambaran yang hanya terbaca oleh indera
penglihatan. Komunikasi ini mengkombinasikan seni,
lambang, tipografi, gambar, desain grafis, ilustrasi, dan
warna dalam penyampaiannya.
Fungsi komunikasi visual :
a. Sarana informasi dan intruksi yang bertujuan menunjukkan hubungan antara suatu hal denga hal
yang lain dalam bentuk petunjuk, posisi dan skala,
misalnya peta, diagram, simbol dan penunjuk arah.
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 65
b. Sebagai sarana presentasi dan promosi untuk menyampaikan pesan, mendapatkan perhatian (atensi)
dari mata ( secara visual ) dan membuat pesan tersebut
dapat diingat contohnya poster.
c. Sebagai sarana identifikasi. Identitas seorang dapat menatakan tentang siapa orang itu, dari mana asalnya.
Demikian juga dengan benda, produk ataupun
lembaga, identitas akan dapat mencerminkan kualitas
produk atau jasa tersebut dan mudah dikenali, baik
oleh produsen maupun konsumen.
5. Keuntungan Dan Kekurangan Media Komunikasi Bisnis
Media komunikasi adalah alat atau sarana yang
digunakan unutk berkomunikasi, selain untuk
mempermudah penyampaian informasi dan sebagai alat
motivasi, juga dapat memperjelas isi dan maksud
informasi yang akan disampaikan.
Keuntungan dan kelemaha media komunikasi dilihat dari
efektifitas pemakaiannya :
a. Media audio :
- Keuntungan : Harganya relatif murah Dapat membangkitkan fantasi
pendengaran
Mudah dibuat dan digunakan Alatnya sangat sederhana
- Kelemahan : Sulit di kontrol Kualitas suara cenderung
menurun dan berkurang
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 66
Apabila ada kesalahan harus membuat naskah baru
Tidak dapat ditampilkan secara visual
b. Media visual :
- Keuntungan : Informasi yang disampaikan
lebih jelas
Biaya pembuatannya relatif murah
Pelaksanaannya dapat menghemat biaya
Pembuatan dan penggunaannya lebih mudah
- Kelemahan : Perlu waktu untuk menafsirkan
pengertiannya
Menimbulkan rasa bosan atau jenuh
Menimbulkan gangguan-gangguan yang tida diinginkan
c. Media audio visual :
- Keuntungan : Pemakaiannya tidak
membosankan
Hasilnya lebih mudah untuk dimengerti dan dipahami
Informasi yang diterima lebih jelas dan cepat dimengerti
Informasi yang disampaikan dapat diterima sesuai
pemakaian
- Kelemahan : Kualitas suara tidak tetap
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 67
Pelaksanaannya perlu waktu cukup lama
Pelaksanaannya memakai tempat yang luas
Biayanya relatif mahal
Media komunikasi adalah suatu alat yang dipergunakan
untuk mempermudah penyampaian informasi dari
seseorang kepada orang lain, untuk mencapai tujuan yang
ditentukan. Kecakapan dalam penggunaan media
komunikasi yang ada akan membuat pesan akan lebih
mudah tersampaikan dan dimengerti oleh penerima pesan.
Keuntungan dan Kerugian relatif atas Media
Iklasn/Karakteristik Media Periklanan
MEDIA KEUNTUNGAN KERUGIAN Surat Kabar 1. Luwes dan berkala
2. Peliputan intensif atas pasar lokal
3. Penerimaan dan penggunaan luas
4. Kata-kata yang terctak sulit terhapus
5. Dapat menjangkau daerah yang luas kepada
penduduk
6. Advertising sangat luas dengan berbagai
kesempatan untuk iklan
mini besar dan berwarna,
jadual yang tepat,
memilih surat kabar dan
halaman.
7. Bisa didokumentasikan
1. Umurnya pendek, cepat basi
2. Tergesa-gesa dibaca 3. Pembaca sambil lalu
sedikit
4. Rata-rata orang baca surat kabar kurang
dari 30 menit
5. Anak remaja kurang berminat
6. Beberapa produk sulit diiklankan
dengan baik atau
yang menuntut
peragaan
Televisi 1. Kombinasi antara penglihatan, suara dan
gerak
2. Merangsang 3. Peliputan penonton 4. Psikologi perhatian
1. Penontonnya tidak selektif
2. Kesan cepat berlalu/selintas
3. Umurnya pendek 4. Mahal/biaya tinggi
-
Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 68
5. Sangat kreatif dan luwes 6. Menjangkau audiensi
massa
7. Menawarkan prestise
5. Kontraversial bagi sebagian masyarakat
Radio 1. Penggunaan massal 2. Selektif melalui format
pemancar
3. Biaya relatif rendah (per unit waktu)
4. Keluwesan geografis 5. Segmen audiensi selektif 6. Memberikan suasana
dekat bagi pengiklan
dengan penjualan
1. Hanya penyajian audio saja
2. Tidak ada komponen visual
3. Kurang menarik dibandingkan TV
4. Pembelian yang kacau (struktur tarif
tidak dilakukan)
5. Umurnya pendek 6. Perlu frekuensi
tinggi
7. Penelitian tidak selalu ada
Majalah 1. Selektifitas tinggi secara geografis dan
demografis
2. Psikologi perhatian 3. Kualitas reproduksi 4. Pembaca sambil lalu
banyak
5. Julah kisaran majalah memberian kesempatan
pada pengiklan untuk
menyempitkan sasaran
audiensi
6. Memberi lingkungan yang bergengsi dan
berkualitas bagi
pengiklan
7. Bisa berumur panjang/koleksi
1. Jangka waktu penutupan lama (6-
8minggu ke
publikasi)
2. Punya deadline iklan yang relatif lama
yang menurunkan
keluwesan pengiklan
3. Ada peredaran yang terbuang
4. Tidak ada jaminan posisi (kecuali premi
dibayar)
5. Lebih mahal bisa didasarkan
jangkauan medium
lainnya
6. Kurang menjangkau sebagian besar
segmen pasar/sasaran
Outdoor 1. Luwes 2. Relatif kurang
persaingan iklan
3. Dapat diulang kembali 4. Relatif tidak mahal
1. Pembatasan kreativitas
6. Banyak kekacauan bagi peninjau
7. Kriti masyarakat (implikasi ekologis)
8. Tiada selektivitas peninjau