MAKALAH MANAJEMEN PENGANTAR

MEMAHAMI KONTEKS MANAJEMEN

KOMUNIKASI

Disusun Guna Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Pengantar

Dosen Pengampu : Dyna Herlina Suwanto, M.Sc

Disusun Oleh :

Muh. Mujiburokhman 13803241093

Nanda Siti Adi Utami 13803244014

Umi Syafaatul Udhma 13803244015

Mar Atus Solikhah 13803244016

PENDIDIKAN AKUNTANSIFAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

KOMUNIKASI

Komunikasi adalah perpindahan dan pemahaman makna. Komunikasi sempurna, jika ada, akan terjadi jika pikiran atau ide yang dikirimkan telah diterima dan dipahami oleh penerima persis seperti yang dibayangkan oleh pengirim.

Terdapat tujuh elemen dalam proses komunikasi. Pertama terdapat 1pegirim yang mempunyai 2pesan. Pesan adalah suatu 3tujuan yang ingin disampaikan. 4Encoding adalah mengubah pesan menjadi simbol-simbol. 5Saluran adalah media yang digunakan dalam menyampaikan pesan. 6Decoding adalah ketika penerima menerjemahkan kembali pesan dari pengirim. Terakhir terdapat 7umpan balik.Fungsi Komunikasi:

1. Komunikasi bertindak untuk mengendalikan perilaku karyawan dalam beberapa cara2. Komunikasi memotivasi dengan cara menjelaskan kepada karyawan apa yang harus

dilakukan, seberapa baik mereka melakukan, dan apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki kinerja jika belum sesuai dengan standar yang telah ditetapkan

3. Mengungkapkan ekspresi secara emosional dan untuk memenuhi kebutuhan sosial4. Komunikasi diperlukan untuk menyampaikan informasi yang diperlukan.

A. Komunikasi meliputi komunikasi antarpribadi yakni komunikasi antara dua orang atau lebih. Bagian terpenting dari komunikasi antarpribadi ialah komunikasi nonverbal, komunikasi yang disampaikan tanpa kata-kata meliputi: bahasa tubuh mengacu pada gerak tubuh, ekspresi wajah, dan gerakan tubuh lainnya

yang menyampaikan makna intonasi verbal adalah penekanan yang diberikan seseorang terhadap kata-kata atau

ungkapan yang mengandung makna

Para manajer dapat mengevaluasi berbagai metode komunikasi menurut umpan balik, kompleksitas kapasitas, luasnya potensi, kerahasiaan, kemudahan encoding,kemudahan decoding, kemdala waktu ruang, biaya, kehangatan pribadi, formalitas, scanability, dan waktu konsumsinya.

Namun, ada kalanya dalam melakukan komunikasi terjadi hambatan-hambatan yang mengakibatkan ketidak sempurnaan informasi yang didapatkan.1. Penyaringan adalah manipulasi informasi yang disengaja untuk membuat terlihat lebih

baik pada penerimanya. Contohnya jika informasi yang dikomunikasikan melalui tingkatan organisasi diringkas oleh pengirim.

2. Emosi apa yang dirasakan penerima ketika ia menerima sebuah pesan mempengaruhi penafsirannya. Biasanya kita sering mengabaikan proses berpikir yang rasional dan objektif dan menggantikannya dengan penilaian emosional.

3. Intonasi yang berlebihan suatu situasi dimana informasi melebihi kapasitas pegolahan seseorang. Contohnya ketika seorang manajer pemasaran melakukan perjalanan dinas, dimana dia memiliki akses surat elektronik saat beliau kembali didapati banyak sekali pesan yang datang dimejanya.

4. Defentif upaya untuk mencapai saling pengertian. Contohnya ia menjadi defentif- ,menyerang orang lain secara verbal, menjadi terlalu menghakimi.

5. Bahasa kata –kata yang memiliki arti berbeda bagi orang yang berbeda, terutama bagi mereka yang berasal dari berbagai daerah.

6. Budaya nasional bagaimana perbedaan komunikasi pempengaruhi perbedaan budaya nasional seperti halnya bahasa yang berbeda bagi orang yang berbeda. Contohnya di negara Inggris, komunikasi relatif formal dan dijabarkan dengan jelas. Manager mengandalkan pada laporan, memo, dan bentuk komunikasi formal lainnya.

Akan tetapi, ada beberapa hal yang dapat diatasi sehingga hambatan-hambatan dalam komunikasi dapat diminimalisasikan.

1. Menggunakan umpan balikSecara umum banyak permasalahan komunikasi terjadi karena kesalahpahaman. Namun tidak akan terjadi jika para manajer mendapatkan umpan balik baik secara verbal maupun nonverbal. Hal ini harus dilakukan agar manajer tahu reaksi penerima terhadap sebuah pesan.

Contohnya: Seorang manajer mengajukan pertanyaan mengenai sebuah pesan untuk menentukan apakah pesan tersebut dapat diterima dan dipahami sebagaimana maksud. Atau manajer dapat meminta penerima untuk mengemukakan kembali pesan tersebut dengan kata-katanya sendiri.

2. Menyederhanakan bahasaPenggunaan bahasa yang tidak tepat pada tempatnya dapat menjadi masalah, seperti halnya jargon, dapat dipergunakan untuk pemahaman dalam suatu kelompok yang mengetahui artinya, namun akan menjadi masalah jika digunakan pada orang-orang yang tidak mengerti. Untuk itu pemilihan bahasa juga perlu diperhatikan oleh para manager untuk komunikasi.

Contohnya: Administrator rumah sakit harus selalu mencoba untuk berkomunikasi dengan jelas, mudah dimengerti dan menggunakan bahasa yang disesuaikan untuk kelompok karyawan yang berbeda. Pesan untuk staf bedah harus dibedakan dengan pesan yang digunakan untuk karyawan kantor.

3. Menyimak dengan aktifMenyimak adalah pencarian makna secara aktif, yang artinya menyimak untuk mendapatkan makna yang menyeluruh tanpa lebih dulu membuat penilaian atau interpretasi, menurut konsentrasi yang total. Menyimak dengan aktif diperkuat dengan cara mengembangkan empati terhadap pengirim, yaitu dengan menempatkan diri pada posisi pengirim. Karena pengirim berbeda dalam sikap, minat, kebutuhan, dan harapan, empati mempermudah pemahaman isi pesan yang sebenarnya. Pendengar yang berempati menyimpan penilaian pada isi pesan dan mendengarkan dengan cermat apa yang dikatakan.

4. Membatasi emosiSeorang manajer yang sedang dalam keadaan kacau karena berbagai masalah hendaknya dapat menenangkan diri dan mengendalikan emosi sebelum berkomunikasi. Karena hal

tersebut dapat berdampak pada kecenderungan salah mengartikan pesan yang masuk dan gagal mengkomunikasikan pesan yang dikeluarkan dengan jelas dan akurat.

5. Memperhatikan isyarat nonverbalSeorang komunikator yang efektif memperhatikan isyarat-isyarat nonverbalnya untuk memastikan bahwa isyarat-isyarat itu menyampaikan pesan yang dikehendaki.

B. Komunikasi organisasi adalah semua pola, jaringan, dan sistem komunikasi dalam sebuah organisasi. Digambarkan dengan komunikasi formal mengacu pada komunikasi yang berlangsung dalam aturan-aturan kerja organisasi yang ditetapkan. Komunikasi informal adalah komunikasi organisasi yang tidak didefinisikan dalam hierarki struktur organisasi. Sistem ini memenuhi tujuan dalam organisasi:

1. Memungkinkan karyawan untuk memenuhi kebutuhan mereka akan interaksi sosial2. Meningkatkan kinerja organisasi dengan menciptakan saluran komunikasi alternatif, yang

sering kali lebih cepat dan lebih efisien

Aliran komunikasi

1. Komunikasi ke bawah (Downward Communication)Setiap komunikasi yang mengalir dari seorang manajer kepada para karyawan.

Digunakan untuk memberikan informasi, arahan, koordinasi, dan mengevaluasi para karyawan. Para manajer juga menggunakannya untuk memberikan deskripsi pekerjaan, menginformasikan kebijakan – kebijakan dan prosedur-prosedur organisasi, menunjukkan masalah-masalah yang memerlukan perhatian atau mengevaluasi kinerja para karyawan.

2. Komunikasi ke atas (Upward Communication)Komunikasi yang mengalir dari karyawan kepada manajer. Para manajer dapat

mengandalkan komunikasi keatas untuk ide-ide tentang bagaimana meningkatkan sesuatu. Beberapa contoh komunikasi dalam hal ini adalah laporan – laporan kinerja yang disiapkan oleh para karyawan, pesan-pesan karyawan pada kotak saran, survei sikap karyawan, prosedur keluhan, diskusi antara manajer dan karyawan, serta sesi kelompok informal dimana para karyawan memiliki kesempatan untuk mendiskusikan masalah – masalah dengan manajer/ perwakilannya/ manajer tingkat atas. Pengambilan keputusan yang partisipatif/memberdayakan akan ada banyak komunikasi yang mengarah ke atas dimana karyawan memberi masukan terhadap keputusan.

3. Komunikasi kesamping (Lateral Communication)Komunikasi yang terjadi diantara para karyawan pada tingkatan organisasi yang

sama. Komunikasi horisontal sering diperlukan untuk menghemat waktu dan memfasilitasi kooordinasi. Namun, konflik dapat terjadi jika para karyawan tidak memberitahu para manajernya tentang keputusan yang telah mereka buat ataua tindakan yang mereka ambil.

4. Komunikasi diagonal (Diagonal Communication)Komunikasi yang melintasi wilayah kerja dan tingkatan organisasi komunikasi ini

dapat bermanfaat karena efesiensi dan kecepatannya. Namun komunikasi ini juga

berpotensi untuk menciptakan masalah jika para karyawan tidak memberikan informasi kepada para manajernya.

Jaringan komunikasi organisasi

Aliran komunikasi organisasi secara vertikal dan horisontal dapat dikombinasikan ke dalam berbagai pola. Diantaranya:

Jaringan rantai, komunikasi mengalir menurut rantai komando formal, baik kebawah ataupun keatas

Jaringan roda, mewakili komunikasi yang mengalir antara pemimpin yang kuat dengan identitas yang jelas dan anggota lainnya dalam sutu kelompok kerja/tim.

Jaringan semua saluran, komunikasi mengalir dengan bebas diantara semua anggota kelompok kerja.

Jenis jaringan yang digunakan tergantung pada tujuan suatu organisasi. Tujuannya hanya untuk meringkas keefektivitas yang masing – masing jaringan mencakup empat kriteria; kecepatan, ketepatan , probabilitas munculnya seorang pemimpin dan pentingnya keputusan anggota. Sebuah pengamatan segera menjadi jelas bahwa tidak ada satupun jaringan yang terbaik untuk semua situasi.

Yang tidak kalah pentingnya dari sebuah komunikasi organisasi adalah selentingan karena terjadi hampir dalam setiap organisasi dan bernilai untuk dipahami. Bertindak sebagai mekanisme penyaringan dan umpan balik, selentingan menunjukkan dengan tepat isu-isu yang membingungkan dan yang dianggap penting oleh karyawan. Dari sudat pandang manajerial, selentingan adalah mungkin untuk menganalisis apa yang terjadi pada selentingan- informasi apa yang sedang disampaikan, bagaimana informasi itu mengalir, dan individu seperti apa yang menjadi kunci saluran informasi. Dengan tetap mengetahui aliran dan polanya, manajer dapat mengidentifikasikan isu-isu yang menyangkut karyawan, kemuadin menggunakan selentingan untuk menyebarluaskan informasi penting. Karena tidak dapat dihilangkan, manajer harus dapat mengelolanya sebagai jaringan informasi yang penting. Rumor yang mengalir dalam selentingan juga tidak dapat dihindarkan. Namun manajer dapat meminimalkan konsekuensi-konsekuensi negatif dari rumor tsb. Dengan cara komunikasi yang terbuka, sepenuhnya dan ujur dengan para karyawan, terutama dalam situasi dimana karyawan mungkin tidak suka pada keputusan manajerial yang diusulkan. Komunikasi yang terbuka dan jujur mempunyai manfaat yang positif bagi suatu organisasi.

Dan yang bisa kita tinggalkan, teknologi juga memiliki andil yang tidak kalah penting pada masa kini. Teknologi meningkatkan kemampuan seorang manajer untuk memonitor kinerja, memberi informasi yang lebih lengkap pada karyawan untuk membuat keputusan yang lebih cepat, memberi kesempatan yang lebih banyak pada karyawan untuk berkolaborasi dan berbagi informasi dan memugkinkan orang – orang untuk dapat diakses sepenuhnya, setiap saat, dimana pun mereka berada.

Teknologi informasi mempengaruhi organisasi dengan mempengaruhi cara para anggota berkomunikasi, berbagi informasi dan melakukan pekerjaan mereka.

C. Isu Komunikasi Dalam Organisasi saat ini

1. Mengelola Komunikasi Dalam Dunia InternetDua tantangan utama dalam mengelola komunikasi di dunia internet adalah isu isu hukum dan keamanan serta kurangnya interaksi pribadi

2. Mengelola Sumber Sumber Pengetahuan KomunikasiOrganisasi dapat mengelola pengetahuan dengan memudahkan para karyawan untuk berkomunikasi dan berbagi pengetahuannya sehuingga mereka dapat saling belajar mengenai cara melakukan pekerjaan mereka secara lebih efektif dan efisien. Salah satu caranya adalah dengan database informasi online dan cara yang lainnya adalah dengan menciptakan komunitas praktek.

3. Peran Komunikasi Dalam Layanan PelangganKomunikasi dengan para pelanggan adalah isu isu manajerial yang penting karena komunikasi apa yang terjadi dan abagaimana hal itu terjadi dapat memberikan dampak yang signifikan terhadap kepuasan pelanggan pada l;ayanan dan kemungkinan menjadi pelanggan yang berulang.

4. Komunikasi Yang Penuh PengertianKepekaan sosial mempengaruhi komunikasi dimana kadang kadang membatasi kejelasan komunikasi. Namun, para manager harus peka terhadap piloihan kata kata mereka yang mingkin akan menyinggung orang lain.